CILJ PROCESA
NAZIV PROCESA | Šifra procesa |
Proces zaprimanja roba, radova i usluga | O4 Rev08/05/22 |
Korisnik procesa | Općina Xxxxx |
Xxxxxxx procesa | Pročelnik Jedinstvenog upravnog odjela |
Cilj xxxxxxx xx vjerodostojno zaprimanje roba, radova i usluga u skladu s naručenim odnosno ugovorenim uvjetima.
CILJ PROCESA
Odstupanje od naručene kvalitete ili količine roba i usluga ili radova zbog nepoznavanja predmeta nabave. Nepotpuna kontrola i uvid nad izvršenjem nabave zbog različitog spektra usluga koje se nabavljaju. Zbog nemarnosti ne prati se realizacija ispunjenja svih ugovorenih obveza.
GLAVNI RIZICI
KRATKI OPIS PROCESA | |
ULAZ: | Narudžbenica za količinu i kvalitetu robe, zahtjev ugovora za izvršenje radova ili narudžbenice za izvršenje usluga. |
AKTIVNOSTI: | Kvalitativno i kvantitativno provjeravanje, uvid u dokumentaciju izvršenja radova, provjera kvalitativnog i kvantitativnog obavljanja usluge. |
IZLAZ: | Prihvaćanje obaveze po preuzetim robama, izvršenim radovima i izvršenim uslugama. |
Proces stvaranja i praćenja ugovornih obveza, Proces javne nabave, Proces zaprimanja, otpreme i arhiviranja dokumenta, Proces knjigovodstva.
VEZE S DRUGIM PROCESIMA / POSTUPCIMA
Ljudski resursi, infrastrukturni resursi, informatički resursi.
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA
O4.1 Rev08/05/22 Postupak zaprimanja robe O4.2 Rev08/05/22 Postupak zaprimanja radova O4.3 Rev08/05/22 Postupak zaprimanja usluga
ŠIFRE I NAZIVI POSTUPKA
Ime i prezime | Funkcija | Datum | Potpis | |
Izradio: | Xxxxxx Xxxxxxxx | Pročelnik JUO | 11.05.2022. | |
Kontrolirao: | Xxxx Xxxxx | Načelnik | 11.05.2022. | |
Odobrio: | Xxxx Xxxxx | Načelnik | 11.05.2022. |
NAZIV POSTUPKA | Šifra postupka |
Postupak zaprimanja robe | O4.1 Rev08/05/22 |
Vlasnik postupka | Pročelnik Jedinstvenog upravnog odjela |
Cilj postupka je vjerodostojno, kvalitativno i kvantitativno zaprimanje roba prema uvjetima iz narudžbenice.
SVRHA I CILJ POSTUPKA
Postupak se primjenjuje u Općini Gunja.
PODRUČJE PRIMJENE
Ugovor, Otpremnica, Primka, Narudžbenica, Račun, Dovršena predmetna situacija.
DRUGA DOKUMENTACIJA
Osoba xxxx xx inicirala nabavu je odgovorna za prijem robe i provjeru parametara pratećeg dokumenta uz robu. Pročelnik XXX xx odgovoran za kontrolu i dostavu dokumentacije na računovodstveno financijsko postupanje. Viši savjetnik za računovodstveno-financijske poslove je odgovoran za postupak knjiženja ulaznih računa. Referent za računovodstvo i knjiženje je odgovoran za plaćanje i podmirenje obveze te arhiviranje dokumentacije.
ODGOVORNOSTI I OVLAŠTENJA
Zakon o obveznim odnosima, Zakon o računovodstvu, Pravilnik o obradi i zaštiti arhivskog gradiva.
ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR
JUO – Xxxxxxxxxxx upravni odjel.
POJMOVI I SKRAĆENICE koje se koriste u dijagramu tijeka
Ime i prezime | Funkcija | Datum | Potpis | |
Izradio: | Xxxxxx Xxxxxxxx | Pročelnik JUO | 11.05.2022. | |
Kontrolirao: | Xxxx Xxxxx | Načelnik | 11.05.2022. | |
Odobrio: | Xxxx Xxxxx | Načelnik | 11.05.2022. |
Dijagram tijeka
Opis aktivnosti
Izvršenje
Rok
Popratni
Odgovornost
izvršenja
dokumenti
POČETAK
Prijem robe
Viši referent za javnu nabavu i uredsko poslovanje zaprima robu te obavještava
Pročelnika JUO o primitku i u skladu s njegovom uputom prosljeđuje dalje na pregled.
Osoba xxxx xx inicirala nabavu
Kontinuirano
Ugovor, Otpremnica, Narudžbenica, Račun
Provjera
parametara
Neispravno
Ispravno
Formalno, suštinski i matematički se provjerava prateći dokument uz robu, te se prosljeđuje na daljnje postupanje.
Osoba xxxx xx inicirala nabavu
Odmah bez odgode
Ugovor, Otpremnica, Narudžbenica, Račun
Kontrola
Neispravno
Ispravno
Xxxx xx isporučena u skladu s vremenskim rokovima iz ugovora. Xxxx xx isporučena u skladu sa zahtjevima količine i kvalitete iz ugovora. Xxxx xx isporučena na lokacijama koje su navedene u ugovoru. Xxxx xx isporučena sukladno nacrtima, analizama, modelima, uzorcima iz ugovora. Xxxx xx instalirana i u upotrebi.
Pročelnik JUO
Ugovor, Otpremnica, Narudžbenica, Račun
Dostava dokumentacije računovodstvu na daljnje postupanje
Dokumentacija se dostavlja na računovodstveno financijsko postupanje.
Pročelnik JUO
Nakon potvrde ispravnosti
Ugovor, Otpremnica, Narudžbenica, Račun, Xxxxxx
Xxxxxxxx knjiženja ulaznih računa
Plaćanje i podmirenje obveze
Arhiviranje dokumentacije
Nakon što je utvrđeno da je sve u skladu s narudžbenicom, nabavom ili ugovorom vrši se knjiženje u računovodstvene programe.
Po dospijeću se vrši plaćanje računa za primljenu robu.
Po dovršenosti predmeta, cjelokupna dokumentacija se pregledava, obrađuje, te se arhivira sukladno Pravilniku o obradi i zaštiti arhivskog gradiva.
Viši savjetnik za računovodstveno- financijske poslove
Referent za računovodstvo i knjiženje
Referent za računovodstvo i knjiženje
Odmah po prijemu
Po dospijeću
Sukladno Pravilniku o
obradi i zaštiti arhivskog gradiva
Ulazni računi
Ugovor, Otpremnica, Narudžbenica, Račun
Dovršena predmetna situacija
KRAJ
NAZIV POSTUPKA | Šifra postupka |
Postupak zaprimanja radova | O4.2 Rev08/05/22 |
Vlasnik postupka | Pročelnik Jedinstvenog upravnog odjela |
Cilj postupka je vjerodostojno, kvalitativno i kvantitativno zaprimanje radova prema uvjetima iz ugovora i troškovnika te izvješća nadzornog organa.
SVRHA I CILJ POSTUPKA
Postupak se primjenjuje u Općini Gunja.
PODRUČJE PRIMJENE
Troškovnik, Ugovor, Izvješće o izvršenim radovima, Narudžbenica, Račun, Zapisnik o nadzoru radova, Situacija.
DRUGA DOKUMENTACIJA
Pročelnik XXX xx odgovoran za zaprimanje dokumentacije izvođača o izvršenim radovima, provjeru parametara pratećih dokumenata, usporedbu izvršenih radova s troškovnikom, prosljeđivanje dokumentacije na računovodstveno financijsko postupanje. Nadzorno tijelo je odgovorno za dostavu dokumentacije o izvršenom nadzoru radova. Načelnik je odgovoran za kontrolu i potvrđivanje dokumentacije o izvršenim radovima. Viši savjetnik za računovodstveno-financijske poslove je odgovoran za postupak knjiženja ulaznih računa. Referent za računovodstvo i knjiženje je odgovoran za plaćanje i podmirenje obveze te arhiviranje dokumentacije.
ODGOVORNOSTI I OVLAŠTENJA
Zakon o javnoj xxxxxx, Zakon o obveznim odnosima, Zakon o proračunu, Pravilnik o obradi i zaštiti arhivskog gradiva.
ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR
JUO – Xxxxxxxxxxx upravni odjel.
POJMOVI I SKRAĆENICE koje se koriste u dijagramu tijeka
Ime i prezime | Funkcija | Datum | Potpis | |
Izradio: | Xxxxxx Xxxxxxxx | Pročelnik JUO | 11.05.2022. | |
Kontrolirao: | Xxxx Xxxxx | Načelnik | 11.05.2022. | |
Odobrio: | Xxxx Xxxxx | Načelnik | 11.05.2022. |
Dijagram tijeka
Opis aktivnosti
Izvršenje
Rok
Popratni
Odgovornost
izvršenja
dokumenti
POČETAK
Zaprimanje dokumentacije izvođača o izvršenim radovima
Izvođač radova dostavlja dokumentaciju o izvršenim radovima.
Pročelnik JUO
Nakon obavljenih radova
Troškovnik, Ugovor, Izvješće o izvršenim radovima, Narudžbenica, Račun
Provjera
parametara
Neispravno
Ispravno
Formalno se provjerava prateći dokument uz radove. Xxxxxxxxx se provjerava prateći dokument uz radove. Provjeravaju se matematički parametri.
Pročelnik JUO
Odmah bez odgode
Troškovnik, Ugovor, Izvješće o izvršenim radovima, Narudžbenica, Račun
Zaprimanje dokumentacije nadzornog organa o izvršenim radovima
Nadzorno tijelo dostavlja dokumentaciju o izvršenom nadzoru radova.
Pročelnik JUO
Nakon završetka radova
Zapisnik o nadzoru radova
Usporedba izvršenih radova s troškovnikom
Obavlja se usporedba izvršenih radova sa specifikacijama iz troškovnika.
Pročelnik JUO
Odmah po provjeri
Troškovnik
Kontrola
Neispravno
Ispravno
Radovi su izvedeni u skladu s vremenskim rokovima iz ugovora, skladu sa zahtjevima količine i kvalitete iz ugovora, na lokacijama koje su navedene u ugovoru, sukladno nacrtima, analizama, modelima, uzorcima iz ugovora.
Izvršen je tehnički pregled obavljenih radova.
Načelnik
Odmah
Potvrđivanje dokumentacije o
izvršenim radovima
Ovlaštena osoba potvrđuje dokumentaciju o
izvršenim radovima, uz supotpis Pročelnika JUO.
Pročelnik JUO, Nadzorni inženjer
Nakon kontrole
Situacija
Prosljeđivanje dokumentacije na računovodstveno financijsko postupanje
Dokumentacija se prosljeđuje na računovodstveno i financijsko postupanje.
Pročelnik JUO
Odmah
Troškovnik, Ugovor, Izvješće o izvršenim radovima, Narudžbenica, Račun
Postupak knjiženja ulaznih računa
Nakon što je izvršena suštinska, formalna i matematička kontrola, vrši se knjiženje situacije u računovodstvene programe.
Viši savjetnik za računovodstveno- financijske poslove
Odmah po prijemu
Situacija
Plaćanje i podmirenje obveze
Vrši se plaćanje situacije po dospijeću.
Referent za računovodstvo i knjiženje
Po dospijeću
Situacija
Arhiviranje dokumentacije
Po prijemu okončane situacije i zapisnika o primopredaji, te podmirenja cjelokupnog dugovanja, dokumentacija se pregledava, obrađuje i arhivira sukladno Pravilniku o obradi i zaštiti arhivskog gradiva.
Referent za računovodstvo i knjiženje
Sukladno Pravilniku o
obradi i zaštiti arhivskog gradiva
Dovršena predmetna dokumentacija
KRAJ
NAZIV POSTUPKA | Šifra postupka |
Postupak zaprimanja usluga | O4.3 Rev08/05/22 |
Vlasnik postupka | Pročelnik Jedinstvenog upravnog odjela |
Cilj postupka je vjerodostojno, kvalitativno i kvantitativno zaprimanje usluga.
SVRHA I CILJ POSTUPKA
Postupak se primjenjuje u Općini Gunja.
PODRUČJE PRIMJENE
Izvještaj o obavljenoj usluzi, Ugovor, Račun, Narudžbenica.
DRUGA DOKUMENTACIJA
Pročelnik XXX xx odgovoran za preuzimanje dokumentacije o izvršenoj usluzi, provjeru parametara pratećih dokumenata, usporedbu izvršene usluge s narudžbenicom te prosljeđivanje na računovodstveno financijsko postupanje. Načelnik je odgovoran za kontrolu i potvrđivanje dokumentacije o izvršenoj usluzi. Viši savjetnik za računovodstveno-financijske poslove je odgovoran za postupak knjiženja ulaznih računa. Referent za računovodstvo i knjiženje je odgovoran za plaćanje i podmirenje obveza te arhiviranje dokumentacije.
ODGOVORNOSTI I OVLAŠTENJA
Zakon o obveznim odnosima, Zakon o proračunu, Pravilnik o obradi i zaštiti arhivskog gradiva.
ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR
JUO – Xxxxxxxxxxx upravni odjel.
POJMOVI I SKRAĆENICE koje se koriste u dijagramu tijeka
Ime i prezime | Funkcija | Datum | Potpis | |
Izradio: | Xxxxxx Xxxxxxxx | Pročelnik JUO | 11.05.2022. | |
Kontrolirao: | Xxxx Xxxxx | Načelnik | 11.05.2022. | |
Odobrio: | Xxxx Xxxxx | Načelnik | 11.05.2022. |
Dijagram tijeka
Opis aktivnosti
Izvršenje
Rok
Popratni
Odgovornost
izvršenja
dokumenti
POČETAK
Preuzimanje dokumentacije o izvršenoj usluzi
Preuzima se dokumentacija o izvršenoj usluzi.
Pročelnik JUO
Kontinuirano
Ugovor, Izvještaj o obavljenoj usluzi, Račun, Narudžbenica
Provjera
parametara
Neispravno
Ispravno
Usporedba izvršene usluge s narudžbenicom
Formalno se provjerava prateći dokument uz usluge. Xxxxxxxxx se provjerava prateći dokument uz usluge. Provjeravaju se matematički parametri.
Izvršenje usluge se uspoređuje s narudžbenicom da bi se dobio uvid xx xx usluga izvršena u skladu s naručenim.
Pročelnik JUO
Pročelnik JUO
Odmah bez odgode
Odmah bez odgode
Ugovor, Izvještaj o obavljenoj usluzi, Račun, Narudžbenica
Ugovor, Izvještaj o obavljenoj usluzi, Račun, Narudžbenica
Kontrola
Neispravno
Ispravno
Usluga je izvršena u skladu s vremenskim rokovima iz ugovora, u skladu sa zahtjevima količine i kvalitete iz ugovora, na lokacijama koje su navedene u ugovoru, sukladno nacrtima, analizama, modelima, uzorcima iz ugovora.
Načelnik
Odmah bez odgode
Ugovor, Izvještaj o obavljenoj usluzi, Račun, Narudžbenica
Potvrđivanje dokumentacije o izvršenoj usluzi
Potvrđuje se dokumentacija o izvršenoj usluzi.
Načelnik
Izvještaj o obavljenoj usluzi
Prosljeđivanje dokumentacije na računovodstveno financijsko postupanje
Dokumentacija se prosljeđuje na računovodstveno financijsko postupanje.
Pročelnik JUO
Odmah po pregledu
Ugovor, Izvještaj o obavljenoj usluzi, Račun, Narudžbenica
Postupak knjiženja ulaznih računa
Nakon što je izvršena suštinska, formalna i računska kontrola vrši se knjiženje u računovodstvene programe.
Viši savjetnik za računovodstveno- financijske poslove
Odmah po zaprimanju računa
Račun
Plaćanje i podmirenje obveza
Arhiviranje dokumentacije
Vrši se plaćanje računa po dospijeću.
Po dovršenosti predmeta, cjelokupna dokumentacija se pregledava, obrađuje te se arhivira sukladno Pravilniku o obradi i zaštiti arhivskog gradiva.
Referent za računovodstvo i knjiženje
Referent za računovodstvo i knjiženje
Po dospijeću
Sukladno Pravilniku o
obradi i zaštiti arhivskog gradiva
Ugovor, Izvještaj o obavljenoj usluzi, Račun, Narudžbenica
Ugovor, Izvještaj o obavljenoj usluzi, Račun, Narudžbenica
KRAJ