SADRŽAJ
Priprema natječajne dokumentacije za ugovore o uslugama
07.09.2011
SADRŽAJ
⮚ Uvod
⮚ Natječajna dokumentacija
⮚ ToR
⮚ Indikativni proračun
⮚ Contract Forecast i Procurement Notice
⮚ Primjeri
Tender dossier / Natječajna dokumentacija je:
skup dokumenata pripremljenih xx xxxxxx onog tko objavljuje javni natječaj (Contracting Authority-a)
koji sadrži sve dokumente neophodne za izradu i podnošenje ponude.
Većina ugovora o uslugama se odnosi na:
• Tehničku pomoć (fee-based)
• „Izrade studija‟ (global-price)
Mogućnost ugovaranja sa
svim tvrtkama
Različiti postupci javne nabave
Usluge velike vrijednosti
(i ≥ 200.000 €)
Implementacija aktivnosti (i > 24 mjeseca)
Nema ograničenja dužine
angažmana stručnjaka
Postupak javne nabave = 6 - 9 mjeseci
Ugovori za izradu studija uključuju:
⮚ studije za identifikaciju i pripremu projekata
⮚ studije izvodljivosti
⮚ ekonomske studije i studije tržišta
⮚ tehničke studije
⮚ procjene i revizije…
Kod Global-price ugovora xxxxx xx krajnji proizvod, ne metodologija i u xxx smislu se odreĎuje cijena za krajnji rezultat usluge.
Fee-based ugovori koriste se kada ugovaratelj treba pružiti savjetodavnu, nadzornu, upravljačku uslugu na nekom projektu.
IzvoĎač je odgovoran za izvršenje poslova detaljno opisanih u Opisu posla i osiguranje kvalitete pruženih usluga.
Definiraju se jedinične cijene po pojedinom stručnjaku.
U natječajnoj dokumentaciji uvijek birati Option 2 – for Global price
Opis posla ima drugačiji obrazac, ne unose se:
- xxxxx xxxx
- postotak rada u RH
- sporedni troškovi
- trošak revizije
Ne prilaže se prijedlog proračuna
Ne prilaže se Model ToR-a i revizorskog izvješća (Annex 7)
Tender Dossier sastoji se od:
A. Instructions to tenderers (ITT)
B. Draft Contract Agreement and Special Conditions with annexes
C. Other information (Shortlist notice, Administrative compliance grid, Evaluation grid)
D. Tender submission form
Letter of Invitation to tender
A. ITT
B. Draft Contract: Special conditions +
(Annex 1) General conditions
(Annex 2) ToR (fee based ili global price) (Annex 3) Organisation & Methodology (Annex 4) List & CV‟s of key Experts
(Annex 5) Budget global price / fee based
(Annex 6) Forms and other relevant documents (FIF,LEF, Financial guarantee)
(Annex 7) ToR and report of factual findings
C. Other information
Shortlist notice
Administrative compliance grid Evaluation grid
D. Tender submission form
+ Provisional budget
+ Glossary
+ Declarations
+ SPO statement
Procurement notice - šalje se uz opis posla!
Logička matrica (LFM) - ne prilaže se uz ToR
- Procurement notice / Contract forecast
- 01 Instructions_CONTRACT FORECAST.pdf
- Instructions_PROCUREMENT NOTICE_2011..pdf
1. Background information
2. Objective, Purpose & Expected results
3. Assumptions & risks
4. Scope of the work
5. Logistics and timing
6. Requirements
7. Reports
8. Monitoring & evaluation
1.1. Beneficiary country
1.2. Contracting Authority
1.3. Relevant country background
- kratki opći podatci o Hrvatskoj
- općenito uz relevantni sektor
- jasan i logičan redoslijed
1.4. Current state of affairs in the relevant sector
- trenutno iz sektora
- relevantni dokumenti
- stanje sektora institucionalni okvir unutar kojeg će se projekt provoditi, pretpristupni pregovori
1.5. Related programmes and other donor activities
- ostali projekti korisničke institucije financirani iz pretpristupnih fondova ili ostalih bilateralnih izvora
2.1. Overall objectives
- jedan opći cilj po projektu
- xxxx biti u skladu s Projektnim sažetkom
- nije ga moguće postići provedbom projekta
2.2. Purpose
- svrha projekta je konkretni cilj koji će se postići završetkom projekta
- kod kompleksnijih projekata moguće je definirati više svrha
2.3. Results to be achieved by the consultant
- moraju biti mjerljivi i podijeljeni prema komponentama/grupama aktivnosti – ToR 4.2. Svaka aktivnost xxxx dati jedan output dok jedan rezultat može biti suma outputa
- paziti na razliku output/result
- rezultati se uvijek izražavaju u pasivu
3.1. Assumptions underlying the project intervention
Pretpostavke koje moraju biti zadovoljene da bi projekt bio proveden. Mogući primjeri:
- stupanje na snagu relevantnog zakona
- uspostava nekog odjela
- zapošljavanje stručnog osoblja
- završetak vezanog/ prethodnog projekta
3.2. Risks
- mogu utjecati na uspješnu provedbu projekta
- mogu biti negativno izražene pretpostavke
4.1. General
4.1.1. Project description
- kratki opis projekta, do dvije stranice, paziti na logični slijed
- naglasak na opisu aktivnosti, ne ponavljati!
4.1.2. Geographical area to be covered
- područje pokriveno projektnim aktivnostima (grad, županija, čitava Hrvatska)
4.1.3. Target groups
- ciljane skupine koje će biti uključene u provedbu projekta; npr. “direktni – indirektni korisnici”.
4.2. Specific activities
- „incepcijska‟ faza (4-8 tjedana).
- detaljan opis aktivnosti (iskazati brojčano).
- grupirati u faze (koristiti numeraciju radi lakšeg povezivanja s outputima.
- aktivnosti vezane uz vidljivost
- popis outputa koji nastaju kao posljedica aktivnosti
4.3.1. Responsible body
- definiranje konkretnog odjela unutar tijela zaduženog za ugovaranje/zemlji korisnici koji će biti zadužen za upravljanje ugovorom/projektom
4.3.2. Management structure
- uglavnom se opisuje struktura Upravljačkog odbora i njegova uloga (učestalost sastanaka), uloga potencijalnog “projektnog partnera” ili krajnjeg korisnika u provedbi projekta (logistička potpora, uloga PIU-a i sl.).
- prilagoditi zahtjevima projekta
4.3.3. Facilities to be provided by the Contracting Authority and/or other parties
- definiranje uvjeta koje bi trebao osigurati krajnji korisnik projekta vezano uz xxxxx xxxxxxx za stručnjake, stručna potpora,
prostorije za edukacije, telefonske linije, računala…
5.1. Location
- Lokacija projekta (smještaj xxxxx) xxx x xxxxx područja provedbe (vidi 4.1.2.)
5.2. Commencement date & period of execution
- Okvirni datum početka provedbe projekta (mjesec i xxxxxx), te dužina trajanja projekta iskazana u mjesecima (uskladit s PN i ITT)
- ako postoji mogućnost produženja projekta u opsegu i dužini trajanja
(definirano u PN) tada to navesti i ovdje.
6.1. Personnel
6.1.1. Key experts
- uvod: minimalni zahtjevi,
“prednosti” + bodovi, evaluacijska tablica, postotak radnog vremena u Hrvatskoj.
- minimalan broj radnih xxxx po stručnjaku
“Qualifications & skills”
• obrazovanja, jezik, računalna pismenost (certifikati, potvrde…)
“General proffesional experience” & “Specific proffesional experience”:
- nose najviše bodova, uglavnom se na temelju njih utvrĎuje poredak ponuda u drugoj fazi odabira
- moraju biti mjerljivi i objektivni
“General proffesional experience”
• definira se profesionalno iskustvo šire, općenitije naravi
“Specific proffesional experience”
• definiraju se zahtjevi za specifična radna iskustva xxxx xx biti direktno vezana uz provedbu projekta
• Izbjegavati preveliki broj zahtjeva i preveliko detaljiziranje
6.1.2. Other experts
- definirati minimalan broj radnih xxxx stručnjaka
- minimalni postotak radnih xxxx koje moraju provesti u Hrvatskoj
- mogućnost definiranja profila
6.1.3. Support staff & backstopping
- dodatne obveze koje tvrtka ima tijekom provedbe projekta
- navesti da se plaćaju iz dnevnica ključnih stručnjaka
6.2. Office accomodation
- ili ga omogućava korisnik ili se pokriva
iz dnevnica ključnih stručnjaka, standardan tekst
6.3. Facilities to be provided by the Consultant
- standardan tekst, opisuje se podrška koju konzultantska tvrtka xxxx pružiti svojim stručnjacima tijekom rada na projektu
6.4. Equipment
- standardan tekst kojim se zabranjuje kupovina opreme putem ugovora x xxxxxx usluga
6.5. Incidental expenditure
- sporedni troškovi koji se plaćaju iz proračuna projekta
- nabrojati što će sve biti pokriveno iz ove stavke (npr. najam dvorana, tiskanje materijala, studijska putovanja, lokalna putovanja stručnjaka...)
- naznačuje se samo ukupna svota
- naznaka da ta svota xxxx biti uključena u financijsku ponudu bez izmjene
- veza s aktivnostima/prijedlogom proračuna
- upotreba termina approximately or estimated
6.6. Expenditure verification
- trošak revizije, 2 do 3% ukupnog proračuna
7.1. Reporting requirements
- informacije vezane uz broj i okvirni
sadržaj izvješća, te rokove u kojima ih je potrebno predati
- uglavnom standardan tekst
7.2. Submission and approval of progress reports
- navodi se koliko kopija izvješća je potrebno dostaviti i kome, te tko odobrava izvješća
8.1. Definition of indicators
- indikatori koji služe za potrebe praćenja provedbe projekta
- mogu biti kvantitativni (količinski) ili kvalitativni (opisni)
- moguće je dodati klauzulu po kojoj će dodatni indikatori biti odreĎeni tijekom početne faze projekta u suradnji sa stručnjacima
8.2. Special requirements
- u slučajevima xxxx xx projekt direktno povezan s drugim projektom, ovdje objasniti njihovu vezu
Vježba
- Česte greške vezane uz Evaluation grid
- Evaluation grid.doc
Svrha mu je opravdati sredstva predviĎena za provedbu projekta
Stavke:
1)Plaće stručnjaka – navodi se broj radnih xxxx i iznos dnevnice. Jedinica je working days (cca 800
– 1200 EUR)
2) Sporedni troškovi Putovanja
- troškovi lokalnih putovanja (ne više od 70 EUR) jedinica je times
- dnevnice, uključuju smještaj i hranu i plaćaju se samo u slučaju putovanja izvan mjesta provedbe projekta koje uključuje i noćenje
- troškovi meĎunarodnih putovanja (study visit)
- dnevnice (study visit)
Seminari, sastanci, radionice
- Iznajmljivanje dvorana i opreme (po danu), simultani prijevod (po satu/po danu), katering (po osobi), prijevod materijala (po osobi) Publikacije, ispis, medijska proizvodnja
- brošure, pozivnice, upute za rad (trošak dizajna; trošak ispisa i prijevoda (po kopiji/stranici), plakati
web stranice (održavanje, dizajn) Oprema i uredski materijal
- ostavlja se prazno, plaća se iz dnevnica stručnjaka
Ostali troškovi
- definira se u slučaju nekih npr. posebnih istraživanja, kampanja i sl. (lump sum)
3) Trošak revizije
- iznos odreĎen u Opisu poslova
- Primjer budgeta
- Provisional Budget -primjer.xls
• Upisivanje podataka u već postojeći stari ugovor
– mijenjanje/pogrešan obrazac
• Ne usklaĎenost datuma (PN, ITT, ToR), uvijek ostaviti dovoljno vremena CA i DEU za faze procesuiranja
• ToR – usklaĎenost aktivnosti, sporednih troškova i prijedloga proračuna
• Nelogičan slijed aktivnosti, nedostatak jasne veze izmeĎu aktivnosti/outputa/rezultata
• Loše definirani kriteriji za stručnjake
• Evaluacijski obrazac – loše rasporeĎeni bodovi
• Nerealno planiran proračun
Prilikom izrade Natječajne dokumentacije uvijek koristiti obrasce s eurepeaida
Hvala na pažnji…