PRILOG III. – FINANCIJSKA I UGOVORNA PRAVILA

PRILOG III. – FINANCIJSKA I UGOVORNA PRAVILA

I. PRAVILA KOJA SE PRIMJENJUJU NA PRORAČUNSKE KATEGORIJE NA TEMELJU JEDINIČNIH DOPRINOSA

I.1. Uvjeti prihvatljivosti jediničnih doprinosa

Ako se bespovratna sredstva isplaćuju u obliku jediničnog doprinosa, broj jedinica xxxx udovoljavati sljedećim uvjetima:

(a) jedinice se moraju koristiti ili proizvesti u razdoblju navedenom u članku I.2.2. Posebnih uvjeta;

(b) jedinice moraju biti nužne za provedbu Projekta ili proizvedene u okviru Projekta;

(c) xxxx biti moguće utvrditi i provjeriti broj jedinica i xxx xxxx xxxx biti potkrijepljen zapisima i dokumentima utvrđenim ovim Prilogom.

I.2. Obračun i popratna dokumentacija za jedinične doprinose

A. Upravljanje i provedba projekta

(a) Obračun iznosa bespovratnih sredstava: iznos bespovratnih sredstava obračunava se množenjem ukupnog broja mjeseci trajanja projekta s jediničnim doprinosom koji se primjenjuje na korisnika, sukladno Prilogu IV. Sporazuma. Korisnici su dužni dogovoriti međusobnu raspodjelu sredstava na temelju radnog opterećenja i doprinosa pojedinog korisnika aktivnostima i rezultatima projekta.

(b) Uvjet za ostvarivanje prava na bespovratna sredstva: događaj koji je preduvjet za ostvarivanje prava na bespovratna sredstava jest provedba projektnih aktivnosti xx xxxxxx korisnika te stvaranje projektnih rezultata koji su pokriveni ovom proračunskom kategorijom xxxx xx navedeno u zahtjevu za dodjelu bespovratnih sredstava i odobreno xx xxxxxx Nacionalne agencije.

(c) Popratna dokumentacija: dokaz izvršenih aktivnosti i ostvarenih rezultata xxxx biti dostavljen u obliku opisa tih aktivnosti i rezultata u završnom izvješću. Uz to, koordinator xxxx rezultate objaviti na Diseminacijskoj platformi za rezultate projekata programa Erasmus+ te/ili, ovisno o njihovoj prirodi, učiniti rezultate dostupnim za provjere i revizije u prostorijama korisnika.

(d) Izvještavanje: u ime cijelog Projekta, koordinator xx xxxxx podnositi izvješća o konačnoj raspodjeli sredstava te poduzetim aktivnostima i ostvarenim rezultatima.

B. Transnacionalni projektni sastanci

(a) Obračun iznosa bespovratnih sredstava: iznos bespovratnih sredstava obračunava se množenjem ukupnog broja sudionika s jediničnim doprinosima koji se primjenjuju, sukladno Prilogu IV. Sporazuma.

Podrazumijeva se da je mjesto polaska mjesto u kojem je smještena organizacija pošiljateljica, a mjestom održavanja aktivnosti smatra se mjesto u kojem je smještena organizacija primateljica. U slučaju da se prijavljuje drugo mjesto polaska ili održavanja aktivnosti, korisnik xx xxxxx navesti razloge za tu razliku.

(b) Uvjet za ostvarivanje prava na bespovratna sredstva: događaj koji je preduvjet za ostvarivanje prava na bespovratna sredstava jest taj da je sudionik doista sudjelovao na transnacionalnom projektnom sastanku.

(c) Popratna dokumentacija:

- Putovanje: dokaz o sudjelovanju u aktivnosti u obliku popisa sudionika ili individualnih potvrda o sudjelovanju koje potpisuje organizacija primateljica u kojoj se navodi ime sudionika, svrha aktivnosti te datum početka i završetka aktivnosti;

- Kada xx xxxxxx udaljenosti drukčiji zato što je mjesto polaska različito od mjesta u kojem je smještena organizacija pošiljateljica i/ili je odredište različito od mjesta u kojem je smještena organizacija primateljica, stvarni itinerar potrebno je potkrijepiti putnim kartama ili drugim računima u xxxxxx xx vidljivo mjesto polaska i mjesto dolaska;

- Dokaz sudjelovanja na transnacionalnom projektnom sastanku u obliku popisa sudionika s potpisima sudionika i pojedinostima organizacije primateljice, uključujući datum i mjesto održavanja transnacionalnog projektnog sastanka te za svakog sudionika: ime i potpis svake osobe te naziv i adresa dotične organizacije pošiljateljice;

- Detaljan program rada i svi dokumenti koji su bili korišteni ili podijeljeni tijekom transnacionalnog projektnog sastanka.

(d) Izvještavanje:

- Koordinator xx xxxxx izvještavati o mjestu i datumu održavanja sastanka te broju sudionika.

- U svim slučajevima korisnici moraju biti u mogućnosti dokazati formalnu povezanost s osobama koje sudjeluju u transnacionalnim projektnim sastancima, bilo da je riječ o osobama koje rade na Projektu (profesionalno ili volonterski) ili o učenicima organizacije korisnika.

C. Intelektualni rezultati

(a) Obračun iznosa bespovratnih sredstava: iznos bespovratnih sredstava obračunava se množenjem xxxxx xxxx tijekom kojih je osoblje korisnika obavljalo dotični posao s jediničnim doprinosom primjenjivim na dotičnu kategoriju osoblja u zemlji i kojoj je

dotični korisnik osnovan sukladno Prilogu IV. Sporazuma. Primjenjiva kategorija ne odnosi se na stručni profil osobe, već na funkciju koju osoba ima u stvaranju intelektualnih rezultata.

Očekuje se da su troškovi osoblja u vezi s upraviteljima i administrativnim osobljem već pokriveni proračunskom stavkom „Upravljanje i provedba projekta“. Ovi se troškovi mogu koristiti u okviru stavke „Intelektualni rezultati“ samo ako je to zatraženo od NA i ako je NA to odobrila, sukladno Prilogu II.

(b) Uvjet za ostvarivanje prava na bespovratna sredstva: događaj koji je preduvjet za ostvarivanje prava na bespovratna sredstava jest xxx xx xx intelektualni rezultati ostvareni i da je NA procijenila da xx xxxxxx kvalitete ostvarenih rezultata zadovoljavajuća.

(c) Popratna dokumentacija:

- dokaz da je ostvaren intelektualni rezultat, koji xx xxxx objaviti na Diseminacijskoj platformi za rezultate projekata programa Erasmus+ i/ili, ovisno o prirodi rezultata, učiniti dostupnim za povjere i revizije u prostorijama korisnika;

- dokaz o vremenu koje je osoblje uložilo u stvaranje intelektualnog rezultata u obliku evidencije radnog vremena u kojoj se navodi ime dotične osobe, u koju od 4 kategorije osoblja navedene u Prilogu IV. xxxxx xxxxx, datumi i ukupni xxxx xxxx koje xx xxxxx provela u stvaranju intelektualnog rezultata.

- dokaz o prirodi odnosa između osobe i dotičnog korisnika (kao što je vrsta ugovora o radu, volonterski rad, vlasništvo malog i srednjeg poduzeća i sl.) na temelju zapisa u službenim dokumentima korisnika. U svim slučajevima korisnici moraju biti u mogućnosti dokazati formalnu povezanost s dotičnom osobom, bilo da radi na Projektu profesionalno ili volonterski. Osobe koje korisnik angažira na temelju ugovora o pružanju usluge (primjerice, prevoditelji, web dizajneri i sl.) ne smatraju se osobljem dotične organizacije i stoga se radno vrijeme tih osoba ne može prijaviti pod stavkom

„Intelektualni rezultati“, ali može biti prihvatljivo u okviru stavke „Izvanredni troškovi“, pod uvjetima navedenim u odjeljku koji se odnosi na ovu stavku.

(d) Izvještavanje:

- U ime cijelog Projekta koordinator xx xxxxx podnositi izvješća o poduzetim aktivnostima i ostvarenim rezultatima. Koordinator će u izvješća uključiti podatke o datumima početka i završetka i o broju radnih xxxx po kategoriji osoblja za svakog od korisnika koji izravno surađuje na razvijanju intelektualnih rezultata.

D. Događanja s multiplicirajućim učinkom

(a) Obračun iznosa bespovratnih sredstava: iznos bespovratnih sredstava obračunava se množenjem broja sudionika koji nisu iz organizacije korisnika, pridruženih partnera koji

ugošćuju događanje s multiplicirajućim učinkom, niti iz drugih organizacija koje su partneri na projektu, xxxx xx utvrđeno Sporazumom, s jediničnim doprinosom koji se primjenjuje po sudioniku, sukladno Prilogu IV. Sporazuma.

(b) Uvjet za ostvarivanje prava na bespovratna sredstva: događaj koji je preduvjet za ostvarivanje prava na bespovratna sredstava jest taj da se događanje s multiplicirajućim učinkom održalo te da je NA procijenila da xx xxxxxx kvalitete tog događanja zadovoljavajuća.

(c) Popratna dokumentacija:

- Dokaz sudjelovanja u događanju s multiplicirajućim učinkom u obliku popisa sudionika s potpisima sudionika i organizacije primateljice, nazivom, datumom i mjestom održavanja događanja s multiplicirajućim učinkom te za svakog sudionika: ime i potpis svake osobe te naziv i adresa dotične organizacije pošiljateljice (ako je primjenjivo);

- Detaljan program rada i svi dokumenti koji su bili korišteni ili podijeljeni tijekom događanja s multiplicirajućim učinkom.

(d) Izvještavanje:

- U ime cijelog Projekta koordinator xx xxxxx podnositi izvješća s opisima događanja s multiplicirajućim učinkom, obuhvaćenim intelektualnim rezultatima, vodećim organizacijama i organizacijama koje su sudjelovale u događanju, mjestu održavanja događanja i broju sudionika iz zemlje domaćina i inozemstva.

- U slučaju da korisnici ne ostvare intelektualne rezultate koje su prijavili NA i koje xx xxxx odobrila, povezano događanje s multiplicirajućim učinkom također xx xxxx smatrati prihvatljivim za potporu. Ako je NA dodijelila potporu za nekoliko intelektualnih rezultata od kojih su samo neki ostvareni, NA će odlučiti u kojoj je mjeri svako dotično događanje s multiplicirajućim učinkom prihvatljivo za potporu.

E. Aktivnosti učenja, podučavanja i osposobljavanja

(a) Obračun iznosa bespovratnih sredstava: iznos bespovratnih sredstava ima oblik jediničnog doprinosa za putovanje, pojedinačnu potporu te jezičnu potporu. Obračun se vrši na sljedeći način:

- Putovanje: iznos bespovratnih sredstava obračunava se množenjem broja sudionika s jediničnim doprinosom primjenjivim na dotični raspon udaljenosti za dano putovanje, sukladno Prilogu IV. ovog Sporazuma. U svrhu utvrđivanja primjenjivog raspona udaljenosti, korisnici će se služiti kalkulatorom udaljenosti dostupnim na mrežnoj stranici Komisije xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxx/xxxxxxxx_xx.xxx.

- Pojedinačna potpora: iznos bespovratnih sredstava obračunava se množenjem xxxxx xxxx/mjeseci po sudioniku, uključujući osobe u pratnji s boravkom do 60 xxxx, s dnevnim/mjesečnim jediničnim doprinosom koji se odnosi na dotičnu vrstu sudionika i

dotičnu zemlju primateljicu, xxxx xx navedeno u Prilogu IV. ovog Sporazuma. U slučaju nepunih mjeseci za aktivnosti koje traju dulje od 2 mjeseca, iznos bespovratnih sredstava obračunava se množenjem xxxxx xxxx nepunog mjeseca s 1/30 mjesečnog jediničnog doprinosa. Ako je potrebno, korisnik može u obračun uključiti xxxxx xxx putovanja neposredno prije prvog xxxx aktivnosti i xxxxx xxx putovanja neposredno nakon posljednjeg xxxx aktivnosti. Ovi dodatni dani za putovanje uzet će se u obzir prilikom obračuna pojedinačne potpore.

- Jezična potpora: iznos bespovratnih sredstava obračunava se množenjem ukupnog broja sudionika koji primaju jezičnu potporu s odgovarajućim jediničnim doprinosom, xxxx xx navedeno u Prilogu IV. ovog Sporazuma.

- Potpora za sudionike u aktivnostima Učenja, podučavanja i osposobljavanja koje se provode u njihovoj državi prihvatljiva je u okviru ove proračunske kategorije, pod uvjetom da dotične aktivnosti uključuju sudionike iz organizacija korisnika iz najmanje dviju različitih programskih zemalja te da je udaljenost od mjesta polaska i odredišta, kako xx xxxx definirani, najmanje 10 km prema kalkulatoru udaljenosti dostupnom na internetu.

U svim slučajevima korisnici moraju biti u mogućnosti dokazati formalnu povezanost s osobama koje sudjeluju u transnacionalnim aktivnostima osposobljavanja, podučavanja ili učenja, bilo da je riječ o osobama koje rade na Projektu (profesionalno ili volonterski) ili o učenicima. Međutim, formalnu povezanost nije potrebno dokazati u slučaju mladih koji sudjeluju u kombiniranoj mobilnosti i osoba xxxx xxxx s mladima u kratkim osposobljavanjima osoblja.

(b) Uvjet za ostvarivanje prava na bespovratna sredstva:

- Troškovi putovanja: događaj koji je preduvjet za ostvarivanje prava na bespovratna sredstava jest taj da je sudionik doista ostvario aktivnost.

- Pojedinačna potpora: događaj koji je preduvjet za ostvarivanje prava na bespovratna sredstava jest taj da je sudionik doista sudjelovao u danoj aktivnosti.

- Jezična potpora: događaj koji je preduvjet za ostvarivanje prava na bespovratna sredstava jest taj da je sudionik sudjelovao u aktivnosti u trajanju dužem od 2 mjeseca i da je xx xxxxx doista poduzela jezičnu pripremu za jezik poduke ili jezik koji se koristi

na radnom mjestu u inozemstvu.

(c) Popratna dokumentacija:

• Putovanje: dokaz o sudjelovanju u aktivnosti u obliku popisa sudionika ili pojedinačnih potvrda o sudjelovanju koje potpisuje organizacija primateljica i u kojima se navodi ime sudionika, svrha aktivnosti te datum početka i završetka aktivnosti;

• Pojedinačna potpora: dokaz o sudjelovanju u aktivnosti u obliku popisa sudionika ili pojedinačnih potvrda o sudjelovanju koje potpisuje organizacija primateljica i u kojima se navodi ime sudionika, svrha aktivnosti te datum početka i završetka aktivnosti;

• Jezična potpora

- Dokaz o sudjelovanju na tečaju u obliku izjave koju potpisuje pružatelj tečaja i u kojoj se navodi ime sudionika, podučavani jezik, oblik i trajanje pružene jezične potpore, ili

- Račun za kupljene materijala za učenje s navedenim jezikom, imenom i adresom tijela koje je izdalo račun, iznosom i valutom te datumom računa, ili

- U slučaju kada jezičnu potporu pruža izravno korisnik: potpisana i datirana potvrda sudionika s imenom sudionika, podučavanim jezikom te oblikom i trajanjem primljene jezične potpore.

(d) Izvještavanje

- Koordinator xx xxxxx izvještavati o mjestu i datumu održavanja svih aktivnosti učenja, podučavanja i osposobljavanja te broju sudionika.

II. PRAVILA KOJA SE PRIMIJENJUJU NA PRORAČUNSKE KATEGRIJE NA TEMELJU NADOKNADE STVARNIH TROŠKOVA

II.1. Uvjeti za nadoknadu stvarnih troškova

U slučaju kada bespovratna sredstva imaju oblik nadoknade stvarnih troškova, primjenjuju se sljedeće odredbe:

(a) troškove su ostvarili korisnici;

(b) xxxxxxx xx u razdoblju navedenom u članku I.2.2.;

(c) navedeni su u predviđenom proračunu koji se nalazi u Prilogu II. ili su prihvatljivi po pitanju proračunskih preraspodjela sukladno članku I.3.3.;

(d) xxxxxxx xx u vezi s Projektom, xxxx xx opisano u Prilogu II., i nužni su za njegovu provedbu;

(e) moguće ih je utvrditi i provjeriti, evidentirani su u poslovnim knjigama korisnika i utvrđeni u skladu s primjenjivim računovodstvenim standardima države u kojoj je korisnik osnovan te su u skladu s korisnikovom uobičajenom praksom obračunavanja troškova;

(f) usklađeni su s uvjetima primjenjivog poreznog i socijalnog zakonodavstva;

(g) razumni su, opravdani i usklađeni s načelom ispravnog upravljanja financijama, osobito u pogledu ekonomičnosti i učinkovitosti;

(h) nisu obuhvaćeni jediničnim doprinosom, xxxx xx navedeno u odjeljku I. ovog Priloga.

II.2. Obračun stvarnog xxxxxx

A. Potpora za posebne potrebe

a) Obračun iznosa bespovratnih sredstava: bespovratna sredstva jesu nadoknada 100% iznosa stvarno nastalih prihvatljivih troškova.

b) Prihvatljivi troškovi: troškovi koji su izravno povezani sa sudionicima s posebnim potrebama i osobama u pratnji, uključujući životne troškove za osobe u pratnji na boravku dužem od 60 xxxx, a koji predstavljaju dodatne troškove uz one koji se financiraju iz jediničnog doprinosa, xxxx xx navedeno u odjeljku I. ovog Priloga.

c) Popratna dokumentacija: računi za stvarno nastale troškove u xxxxxx xx navedeno ime i adresa tijela koje je račun izdalo, iznos i valuta te datum računa.

B. Izvanredni troškovi

(a) Obračun iznosa bespovratnih sredstava: bespovratna sredstva jesu nadoknada:

- 75% iznosa stvarno nastalih prihvatljivih troškova nastalih za podugovaranje ili nabavu roba te ishođenje financijskog jamstva,

- kao i 80% prihvatljivih troškova za visoke troškove putovanja,

uz najveći iznos od 50 000 EUR po projektu, izuzimajući trošak financijskog jamstva ako Sporazum zahtijeva isto.

(b) Prihvatljivi troškovi:

– Podugovaranje: podugovaranje te nabava robe i usluga, pod uvjetom da je korisnik za podugovaranje podnio zahtjev, a NA isto odobrila sukladno Prilogu II.;

– Financijsko jamstvo: troškovi koji se odnose na jamstvo za predujam koje je xxxxxxx korisnik na temelju zahtjeva NA za takvim jamstvom, u skladu s člankom I.4.2. ovog Sporazuma.

– Troškovi putovanja za najpovoljniji ali i najučinkovitiji način putovanja za prihvatljive sudionike za koje se na temelju standardnih pravila financiranja ne pokriva najmanje

70% prihvatljivih troškova. Izvanredni troškovi za visoke putne troškove zamjenjuju standardna bespovratna sredstva za putovanje;

– Troškovi u vezi s amortizacijom opreme i druge imovine (nove ili rabljene) xxxx xx evidentirano u računovodstvenim izvješćima korisnika, pod uvjetom da je imovina nabavljena sukladno članku II.10. i da je otpisana sukladno međunarodnim računovodstvenim standardima te uobičajenom računovodstvenom praksom korisnika. Troškovi xxxxx ili zakupa opreme ili druge imovine također su formalno prihvatljivi ako ti troškovi ne premašuju troškove amortizacije slične opreme ili imovine i ne uključuju financijske troškove. U slučaju nabave, xxxxx ili zakupa opreme, moguće je potraživati samo onaj iznos koji se odnosi na razdoblje korištenja dane opreme za potrebe Projekta.

(c) Popratna dokumentacija:

– Podugovaranje: dokaz o plaćanju dotičnih troškova temeljem računa s navedenim imenom i adresom tijela koje izdaje račun, iznosom i valutom te datumom računa.

– Financijsko jamstvo: dokaz o trošku financijskog jamstva koji izdaje tijelo koje je korisniku izdalo jamstvo, s navedenim imenom i adresom tijela koje izdaje financijsko jamstvo, iznosom i valutom xxxxxx jamstva te datumom i potpisom zakonskog zastupnika tijela koje izdaje jamstvo.

– Troškovi amortizacije: dokaz x xxxxxx, najmu ili zakupu opreme, xxxx xx evidentirano u računovodstvenim izvješćima korisnika, čime se dokazuje da ti troškovi odgovaraju razdoblju navedenom u članku I.2.2., a može se uzeti u obzir xxxxx stvarne upotrebe u svrhe provedbe Projekta.

– U slučaju troškova putovanja : dokaz o uplati povezanih troškova na temelju računa u kojima se navodi ime i adresa tijela koje je izdalo račun, iznos i valuta, datum računa te itinerar.

III. UVJETI PRIHVATLJIVOSTI PROJEKTNIH AKTIVNOSTI

a) Korisnici su dužni osigurati prihvatljivost aktivnosti u okviru Projekta za koji se dodjeljuju bespovratna sredstva u skladu s pravilima navedenim u Vodiču kroz program Erasmus+ za dotičnu ključnu aktivnost i područje.

b) NA će smatrati neprihvatljivima poduzete aktivnosti koje nisu u skladu s pravilima navedenim u Vodiču kroz program Erasmus+ i pravilima navedenim u ovom Prilogu. Iznose bespovratnih sredstava koji se odnose na dotične aktivnosti korisnik xx xxxxx u potpunosti nadoknaditi. Povrat sredstava pokriva sve proračunske kategorije povezane s aktivnostima koje se smatraju neprihvatljivima.

c) Prihvatljivo minimalno trajanje aktivnosti mobilnosti navedeno u Vodiču kroz program Erasmus+ jest minimalno trajanje aktivnosti koje ne uključuje vrijeme provedeno na putovanju.

IV. PRAVILA I UVJETI ZA SMANJENJE IZNOSA BESPOVRATNIH SREDSTAVA ZBOG LOŠE, DJELOMIČNE ILI ZAKAŠNJELE PROVEDBE

• NA može utvrditi lošu, djelomičnu ili zakašnjelu provedbu Projekta na osnovi:

o završnog izvješća koje dostavi koordinator;

o proizvoda i rezultata Projekta;

• NA može također uzeti u obzir informacije dobivene iz bilo kojeg drugog relevantnog izvora kojima se dokazuje da Projekt nije proveden sukladno odredbama Sporazuma. Drugi izvori informacija uključuju nadzorne posjete, pregled dokumentacije i posjete na licu mjesta koje poduzima NA.

• Završno izvješće bit će vrednovano na temelju kriterija kvalitete i ocijenjeno na temelju skale od maksimalno 100 bodova. Ako se završno izvješće ocijeni s manje od ukupno 50 bodova, NA može umanjiti konačni iznos bespovratnih sredstava na temelju loše, djelomične ili zakašnjele provedbe Projekta, čak i ako su sve prijavljene aktivnosti bile prihvatljive i doista se realizirale.

• NA će vrednovati završno izvješće, proizvode i rezultate na temelju zajedničkih kriterija kvalitete, s naglaskom na sljedećem:

o U kojoj je mjeri Projekt proveden u skladu s odobrenim zahtjevom za dodjelu bespovratnih sredstava

o Kvaliteta provedenih aktivnosti i njihova povezanost s ciljevima Projekta

o Kvaliteta proizvoda i rezultata Projekta

o Ishodi učenja i učinak na sudionike

o U kojoj je mjeri Projekt dokazao svoju inovativnost/komplementarnost u odnosu na druge inicijative

o U kojoj se mjeri Projekt pokazao dodanom vrijednošću na razini EU-a

o U kojoj su se mjeri u okvir Projekta provele učinkovite mjere osiguravanja kvalitete i vrednovanja rezultata Projekta

o Učinak na organizaciju/e koja/e sudjeluje/u u Projektu

o U slučaju aktivnosti učenja, podučavanja i osposobljavanja: kvaliteta praktičnih aktivnosti kojima se podupire mobilnost u smislu pripreme, praćenja i potpore sudionicima tijekom aktivnosti mobilnosti, mehanizmi osiguravanja kvalitete priznavanja/vrednovanja ishoda učenja sudionika

o Kvaliteta i opseg provedenih diseminacijskih aktivnosti

o Potencijalan širi učinak Projekta na pojedince i organizacije izvan samih korisnika

• Smanjenje iznosa bespovratnih sredstava koje se temelji na lošoj, djelomičnoj ili zakašnjeloj provedbi može se primijeniti na ukupan konačan iznos prihvatljivih troškova te može iznositi:

o 25% ako je završno izvješće ocijenjeno s najmanje 40 bodova i s manje od 50 bodova

o 50% ako je završno izvješće ocijenjeno s najmanje 25 bodova i s manje od 40 bodova

o 75% ako je završno izvješće ocijenjeno s manje od 25 bodova.

V. PROVJERE KORISNIKA BESPOVRATNIH SREDSTAVA I DOSTAVA POPRATNE DOKUMENTACIJE

Sukladno članku II.27. Priloga I Sporazuma, nad korisnicima se mogu provesti provjere i revizije u vezi sa Sporazumom. Provjere i revizije imaju za cilj utvrditi upravljaju li korisnici bespovratnim sredstvima u skladu s pravilima utvrđenim ovim Sporazumom kako bi se ustanovio konačan iznos bespovratnih sredstava na koji korisnici imaju pravo.

Provjera završnog izvješća provodi se za sve projekte. Nadalje, projekt može biti podvrgnut daljnjoj provjeri dokumentacije ili provjeri na licu mjesta ako je dani sporazum uključen u uzorak NA za provjeru dokumentacije sukladno zahtjevu Europske komisije ili ako je NA odabrala dani sporazum za ciljanu provjeru dokumentacije na temelju procjene rizika.

Za potrebe provjere završnog izvješća i provjere dokumentacije koordinator xx xxxxx NA dostaviti preslike popratne dokumentacije navedene u odjeljku I.2 (uključujući popratnu dokumentaciju od drugih korisnika), osim ako NA ne zatraži dostavu originala. NA je dužna originalnu popratnu dokumentaciju korisniku vratiti nakon obavljene analize. Ako korisnik nije pravno ovlašten poslati originalne dokumente za potrebe provjere završnog izvješća ili provjere dokumentacije, dotični korisnik može umjesto originala poslati presliku popratne dokumentacije.

NA može, za svaku vrstu provjere, zatražiti od korisnika dodatnu popratnu dokumentaciju ili dokaze koji se obično traže prilikom druge vrste provjera xxxx xx navedeno u članku II.27 Općih uvjeta.

Različite provjere uključuju sljedeće:

a) Provjera završnog izvješća

Provjera završnog izvješća poduzima xx x xxxx završnog izvješća u prostorijama NA s ciljem utvrđivanja konačnog iznosa bespovratnih sredstava na koji korisnici imaju pravo.

Koordinator je Nacionalnoj agenciji xxxxx podnijeti završno izvješće putem sustava Mobility Tool+, a koje uključuje sljedeće informacije o utrošku bespovratnih sredstava:

o Utrošeni jedinični doprinosi za proračunske kategorije:

- Upravljanje projektom i provedba

- Transnacionalni projektni sastanci

- Intelektualni rezultati – samo kod SP za Inovacije

- Događanja s multiplicirajućim učinkom – samo kod SP za Inovacije

- Putovanje

- Pojedinačna potpora

- Jezična potpora

o Stvarni troškovi za proračunsku kategoriju:

- Potpora za posebne potrebe

o Stvarni troškovi i popratna dokumentacija navedena u odjeljku II. ovog Priloga za proračunsku kategoriju:

- Izvanredni troškovi

o Rezultati Projekta – njihovom objavom na Diseminacijskoj platformi za rezultate projekata programa Erasmus+.

b) Provjera dokumentacije

Provjera dokumentacije xx xxxxxxxx xxxxxxx dodatne popratne dokumentacije u prostorijama NA, koja se provodi tijekom ili nakon završne faze završnog izvješća.

Koordinator xx xxxxx na zahtjev Nacionalnoj agenciji dostaviti dodatnu popratnu dokumentaciju za sve proračunske kategorije.

c) Provjere na licu mjesta

Provjere na licu mjesta provodi NA u prostorijama korisnika ili u nekom drugom prostoru koji je relevantan za provedbu Projekta. Tijekom provjera na licu mjesta korisnici su dužni Nacionalnoj agenciji u svrhu provjere dati na uvid originalnu popratnu dokumentaciju za sve proračunske kategorije.

Moguće su dvije vrste provjera na licu mjesta:

Provjera na licu mjesta tijekom provedbe projekta

Ova se provjera provodi tijekom provedbe Projekta kako bi Nacionalna agencija izravno provjerila realnost i prihvatljivost svih projektnih aktivnosti i sudionika.

Provjera na licu mjesta nakon završetka projekta

Ova se provjera provodi nakon završetka Projekta i obično nakon provjere završnog izvješća.

Uz osiguravanje cjelokupne popratne dokumentacije, korisnici su dužni Nacionalnoj agenciji omogućiti pristup evidencijama troškova Projekta u poslovnim knjigama korisnika.