Contract
Nomor SOP | : | 01 | |
Tanggal Pembuatan | : 14 Desember 2015 | ||
Tanggal Revisi | : 29 Juli 2019 | ||
Tanggal Efektif | : 05 Agustus 2019 | ||
Disahkan Oleh | : Plt. KEPALA DINAS ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL PROVINSI KEPULAUAN RIAU, | ||
DINAS ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL PROVINSI KEPULAUAN RIAU | XXXXXX XXXXXXXX, S.STP, X.XX. Pembina Tk.I/IV.b NIP.19771116 199612 1 001 | ||
Nama SOP | : Pengelolaan Naskah Dinas / Surat Masuk | ||
Dasar Hukum | Kualifikasi Pelaksana | ||
1. Permendagri No 54 Tahun 2009 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Daerah; 2. Peraturan MENPAN Dan RB Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan; 3. Peraturan Gubernur Kepulauan Riau No 8 Tahun 2010 tentang Tata Naskah Dinas dilingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau. | 1. Mengetahui tugas dan fungsi pengadministrasi umum dan Penatausaha pimpinan 2. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan 3. Mengetahui penggunaan perangkat komputer 4. Mengetahui aturan dan regulasi persuratan, kode nomor surat, template | ||
Keterkaitan | Peralatan / Perlengkapan | ||
1. SOP Penataan dan Peyimpanan Arsip Dinamis Aktif | 1. Lembaran kerja | ||
2. SOP Pengelolaan Surat Keluar | 2. Ruangan rapat internal | ||
3. Komputer, Printer, LCD, ATK, | |||
4. Jaringan internet | |||
Peringatan | Pencatatan dan Pendataan | ||
Apabila penanganan dan pengelolaan surat masuk terhambat maka semua aktivitas perkantoran akan mengalami keterlambatan, pengurangan TPP, Kinerja instansi menurun | Disimpan sebagai dokumen surat masuk | ||
KEGIATAN | PELAKSANA | MUTU BAKU | KETERANGAN | |||||||
JFU | Subbag Umum dan Kepegawaian | Sekretaris | Kepala Dinas | Kelengkapan dan Peralatan | Waktu | Output | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | ||
1. Menerima naskah dinas /surat masuk dan kemudian membaca serta mencermati sesuai alamat dan isinya | Buku agenda ATK | 10 Menit | Surat masuk | |||||||
2. Memberikan tanda tangan pada buku ekspedisi pengirim dan kemudian membukukan pada buku agenda surat masuk | - Surat masuk - Buku ekspedisi - Buku Agenda, - ATK | 5 Menit | Surat masuk Buku ekspedisi | |||||||
3. Menyerahkan surat masuk ke Kasubag Umum dan Kepegawaian untuk penyortiran beserta lembar disposisi yang telah diisi lewat aplikasi tata persuratan | - Surat masuk, - Lembar disposisi, - Komputer atau mesin ketik manual, - ATK | 10 Menit | Surat masuk | |||||||
4. Menerima dan Menyortir surat masuk dan kemudian menyerahkannya pada sekretaris untuk diserahkan pada Kepala Dinas | - Surat masuk | 10 Menit | Disposisi Surat masuk | Jika Kasubbag Umum dan Kepegawaian ada di tempat | ||||||
5. Menyampaikan surat masuk kepada Kepala Dinas setelah disortir untuk mendapat disposisi dan penilaian | - Disposisi - Surat masuk | 10 Menit | Surat masuk | Jika Sekretaris ada di tempat | ||||||
6. Memberikan penilaian atas surat masuk. Jika surat memerlukan tindak lanjut maka diberikan disposisi dan jika tidak akan diarsipkan atau langsung tinggal diruangan kerja Kepala Dinas | T | - Surat masuk | 30 Menit | Disposisi Surat masuk | Tergantung banyak jumlah surat masuk | |||||
7. Mengambil dan menyerahkan surat yang telah mendapat disposisi Kepala Dinas | Y | - Disposisi - Surat masuk | 15 Menit | Disposisi Surat masuk | Tergantung banyak jumlah surat masuk | |||||
8. Menerima dan mendistribusikan surat dan memintakan tanda terima bersama surat yang diantar | - Surat masuk - Disposisi - Alat tulis | 30 Menit | Lembar disposisi | SOP Pengiriman Surat | ||||||
9. Menyimpan tanda terima surat, buku agenda, kembali pada tempatnya | - Lembar disposisi - Buku agenda, - map, filling kabinet | 5 Menit | Arsip | SOP Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif | ||||||
KETERANGAN SIMBOL | |||||
Nama Simbol | Kapsul/Terminator | Kotak/Process | Belah Ketupat/Decision | Panah/arrow | Segi lima/off-page connector |
Simbol | |||||
Makna | Mulai/Berakhir | Proses/eksekusi | Pengambilan Keputusan | Arah Proses | Hubungan antar symbol yang berbeda halaman |
Kebijakan | |||||
Y : Ya | T : Tidak | ||||
Nomor SOP | : 02 | |
Tanggal Pembuatan | : 14 Desember 2015 | |
Tanggal Revisi | : 29 Juli 2019 | |
Tanggal Efektif | : 05 Agustus 2019 | |
Disahkan Oleh | : Plt. KEPALA DINAS ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL PROVINSI KEPULAUAN RIAU, | |
DINAS ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL PROVINSI KEPULAUAN RIAU | XXXXXX XXXXXXXX, S.STP, X.XX. Pembina Tk.I/IV.b NIP.19771116 199612 1 001 | |
Nama SOP | : Pembuatan Surat Keluar/ Naskah Dinas | |
Dasar Hukum | Kualifikasi Pelaksana | |
1. Permendagri No 54 Tahun 2009 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Daerah 2. Peraturan MENPAN Dan RB Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 3. Peraturan Gubernur Kepulauan Riau No 8 Tahun 2010 tentang Tata Naskah Dinas dilingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau | 1. Mengetahui tugas dan fungsi pengadministrasi umum dan Penatausahaan pimpinan 2. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan 3. Mengetahui penggunaan perangkat komputer 4. Mengetahui aturan dan regulasi persuratan, kode nomor surat, template 5. Mengetahui Tata naskah dinas | |
Keterkaitan | Peralatan / Perlengkapan | |
SOP Pengarsipan | 1. Lembaran kerja | |
SOP Pengiriman Surat | 2. Komputer, Printer, ATK, | |
3. Aplikasi template | ||
4. Pergub tata naskah dinas | ||
Peringatan | Pencatatan dan Pendataan | |
Apabila penanganan dan pengelolaan surat keluar terhambat maka semua aktivitas perkantoran akan mengalami keterlambatan, pengurangan TPP, Kinerja instansi menurun | Disimpan sebagai dokumen surat keluar | |
KEGIATAN | PELAKSANA | MUTU BAKU | KETERANGAN | |||||
Kasubbag Umum dan Kepegawaian | JFU | Sekretaris | Kepala Dinas | Kelengkapan dan Peralatan | Waktu | Output | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
1. Membuat konsep surat / Naskah Dinas dan menugaskan staff untuk diketik sesuai aturan tata naskah dinas dan template | Agenda kerja ATK | 45 Menit | Konsep surat | |||||
2. Mengetik surat ND disesuaikan dengan Pergub Tata Naskah Dinas / Template dan menyerahkannya kembali ke Kasubag untuk diteliti, diperiksa . | T | Konsep surat Mesin tik, Pergub tata naskah dinas, computer, ATK | 30 Menit | Konsep surat | ||||
3. Meneliti, memeriksa hasil pengetikan. Jika sudah benar diberi paraf dan jika belum dikembalikan untuk diperbaiki | Y | Y | Konsep surat ATK | 5 Menit | Disposisi Draft surat | |||
4. Meneliti, memeriksa hasil pengetikan. Jika sudah benar diberi paraf dan jika belum dikembalikan untuk diperbaiki, Menyampaikan draf surat kepada kepala untuk ditandatangani | T | Y | Disposisi Draft surat | 5 Menit | Disposisi Draft surat | Jika Pimpinan ada di tempat | ||
5. Menandatangani surat. Jika surat sudah benar diberi tanda tangan dan paraf untuk diselesaikan. Jika belum akan dikembalikan untuk diperbaiki. | T | Draft surat | 5 Menit | Disposisi Surat/ Naskah Dinas | Jika Pimpinan ada di tempat | |||
6. Mengambil , menerima dan menyerahkan surat/ND untuk proses selanjutnya | Disposisi Surat/ Naskah Dinas | 10 Menit | Disposisi Surat/ Naskah Dinas | |||||
7. Memberikan nomor , cap stempel , amplop dan diserahkan ke caraka untuk dikirim atau dikembalikan ke pembuat surat untuk digandakan terlebih dahulu | Surat. Buku kode nomor persuratan Amplop. Cap, Stempel | 5 Menit | Surat | SOP Penataan dan Penyimpanan Arsip Dinamis Aktif | ||||
8. Mengagendakan surat pada buku agenda surat keluar sebelum dikirim dan menyerahkan satu lembar surat kepada asal pembuatan surat dan satu lembar lagi disimpan sebagai dokumen/ arsip | Surat | 5 Menit | Surat | SOP Penataan Arsip Dinamis Aktif | ||||
KETERANGAN SIMBOL | |||||
Nama Simbol | Kapsul/Terminator | Kotak/Process | Belah Ketupat/Decision | Panah/arrow | Segi lima/off-page connector |
Simbol | |||||
Makna | Mulai/Berakhir | Proses/eksekusi | Pengambilan Keputusan | Arah Proses | Hubungan antar symbol yang berbeda halaman |
Kebijakan | |||||
Y : Ya | T : Tidak | ||||
DINAS ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL PROVINSI KEPULAUAN RIAU | Nomor SOP | : 03 |
Tanggal Pembuatan | : 14 Desember 2015 | |
Tanggal Revisi | : 29 Juli 2019 | |
Tanggal Efektif | : 05 Agustus 2019 | |
Disahkan Oleh | Plt. KEPALA DINAS ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL PROVINSI KEPULAUAN RIAU, XXXXXX XXXXXXXX, S.STP, X.XX. Pembina Tk.I/IV.b NIP.19771116 199612 1 001 | |
Nama SOP | : Pelaksanaan Pembuatan Gaji Berkala | |
Dasar Hukum | Kualifikasi Pelaksana | |
1. Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977 tentang Peraturan Gaji Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2005; 2. Peraturan MENPAN Dan RB Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan | 1. Mengetahui tugas dan fungsi Pengelola barang dan Pengadministrasi umum 2. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan 3. Mengetahui aturan Kepegawaian 4. Mengetahui tata cara administrasi dan persuratan 5. Mengetahui tata cara perhitungan gaji | |
Keterkaitan | Peralatan / Perlengkapan | |
SOP Surat Masuk SOP Pembuatan Surat/Naskah Dinas SOP Pengiriman Surat | 1. Lembaran kerja 2. Komputer, Simpeg, ATK 3. Buku penjagaan, Buku agenda, Buku ekspedisi 4. Buku aturan Kepegawaian 5. Cap stempel, Buku nomor surat, Tata naskah dinas | |
Peringatan | Pencatatan dan Pendataan | |
Apabila Pelaksanaan pembuatan gaji berkala tidak berjalan dengan baik maka penerimaan gaji pegawai akan terlambat sehingga akan berimplikasi terhadap kinerja dan prestasi kerja pegawai dan terhadap besaran TPP Kantor | Aktivitas Pelaksanaan pembuatan gaji berkala dicatat dan didata sebagai dokumen atau bahan laporan Pengadministrasi kepegawaian | |
KEGIATAN | PELAKSANA | MUTU BAKU | KETERANGAN | ||||||
Subbag Umum dan kepegawaian | Bendahara Gaji | Sekretaris | Kepala Dinas | JFU | Kelengkapan dan Peralatan | Waktu | Output | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | |
1. Mencermati buku penjagaan terkait kenaikan gaji berkala bagi PNS yang berhak | Agenda kerja/ Tupoksi Tabel penjagaan kenaikan gaji berkala - Komputer, ATK | 15 Menit | Buku penjagaan | ||||||
2. Berdasarkan tabel Penjagaan, PNS yang berhak memperoleh kenaikan gaji akan dibuatkan usulan kepada pimpinan satu bulan sebelumnya | Berkas usulan kenaikan gaji berkala - Tabel penjagaan - Komputer, ATK | 1 Jam | Berkas usulan kenaikan gaji berkala terkoreksi | ||||||
3. Membuat konsep, SK Gaji Berkala sesuai skala gaji yang berlaku untuk disampaikan kepada pimpinan terutama yang berkaitan dengan masa kerja sehingga diperoleh besaran rupiah yang benar | Y | Berkas usulan kenaikan gaji berkala - Komputer, ATK | 1 Jam | Berkas usulan kenaikan gaji berkala disampaikan ke bendahara | SOP Membuat surat/ Naskah dinas | ||||
4. Bendahara gaji melakukan pencermatan dan penelitian berkas usulan kenaikan gaji berkala apakah sudah sesuai dengan aturan dan ketentuan yang berlaku jika sudah sesuai akan diproses ke tahap selanjutnya jika belum akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai arahan | T | Y | Berkas usulan kenaik an gaji berkala - ATK | 30 Menit | Berkas usulan kenaikan gaji berkala sudah dikoreksi bendahara | ||||
5. Mencermati dan memeriksa usulan SK Gaji Berkala. Jika sudah benar akan diparaf dan diteruskan kepada Kepala. Jika belum benar akan dikembalikan sesuai arahan. | T | Y | Disposisi Berkas usulan kenaikan gaji berkala | 15 Menit | Disposisi Berkas usulan kenaikan gaji berkala dipara | Jika Pimpinan ada di Tempat | |||
6. Mencermati dan memerika kembali usulan SK Gaji Berkala. Jika sudah benar akan ditandatangani dan diteruskan kepada BPKAD untuk peremajaan daftar gaji berkala Jika belum benar akan dikembalikan sesuai arahan. | T | Y | Disposisi Berkas usulan kenaikan gaji berkala sudah ditandatangani | 30 Menit | Disposisi Berkas usulan kenaikan gaji berkala ditandatangani | ||||
7. Menerima SK gaji berkala yang sudah ditandatangani Kepala kemudian diberi nomor, cap stempel, diagendakan dan diberikan satu lembar kepada asal surat apabila perlu digandakan atau foto copy sebelum dikirim dan diarsipkan | Surat usulan kenaikan gaji berkala | 30 Menit | Surat usulan kenaikan gaji berkala | SOP Surat keluar | |||||
8. Menyampaikan salinan SK Kenaikan Gaji Berkala ke Bendahara Gaji Kantor untuk lampiran gaji dan PNS yang bersangkutan sebagai arsip pegawai | Surat usulan kenaikan gaji berkala | 15 Menit | Surat usulan kenaikan gaji berkala siap dikirim | ||||||
9. Mengirim surat usulan kenaikan gaji berkala ke BPKAD | 1 Jam | Tanda terima | SOP Pengiriman surat |
KETERANGAN SIMBOL | |||||
Nama Simbol | Kapsul/Terminator | Kotak/Process | Belah Ketupat/Decision | Panah/arrow | Segi lima/off-page connector |
Simbol | |||||
Makna | Mulai/Berakhir | Proses/eksekusi | Pengambilan Keputusan | Arah Proses | Hubungan antar symbol yang berbeda halaman |
Kebijakan | |||||
Y : Ya | T : Tidak | ||||
Nomor SOP | : | 04 | |
Tanggal Pembuatan | : 14 Desember 2015 | ||
Tanggal Revisi | : 29 Juli 2019 | ||
Tanggal Efektif | : 05 Agustus 2019 | ||
Disahkan Oleh | : Plt. KEPALA DINAS ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL PROVINSI KEPULAUAN RIAU, | ||
DINAS ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL PROVINSI KEPULAUAN RIAU | XXXXXX XXXXXXXX, S.STP, X.XX. Pembina Tk.I/IV.b NIP.19771116 199612 1 001 | ||
Nama SOP | : Pelaksanaan Kenaikan Pangkat | ||
Dasar Hukum | Kualifikasi Pelaksana | ||
1. UU No 8 Tahun 1974 ttg Pokok Pokok kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan UU No.43 Tahun 1999. 2. PP No. 99 Tahun 2000 ttg Kenaikan Pangkat PNS sebagaimana telah diubah dengan PP No. 12 Tahun 2002. 3. Keputusan Kepala BKN No. 12 Tahun 2002. 4. PP No. 9 Tahun 2003 ttg Kewenangan Pengangkatan Pemindahan dan Pemberhentian PNS. 5. Peraturan MENPAN Dan RB Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan | 1. Mengetahui tugas dan fungsi Pengelola barang dan Pengadministrasi umum 2. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan 3. Mengetahui aturan Kepegawaian 4. Mengetahui tata cara administrasi dan persuratan | ||
Keterkaitan | Peralatan / Perlengkapan | ||
1. SOP Surat Masuk 2. SOP Pembuatan Surat 3. SOP Pexxxxxxxx Xxxxx 0. SOP Pengarsipan | 1. Lembaran kerja 2. Komputer, Simpeg, ATK 3. Buku penjagaan, Buku agenda, Buku ekspedisi 4. Buku aturan Kepegawaian 5. Cap stempel, Buku nomor surat, Tata naskah dinas | ||
Peringatan | Pencatatan dan Pendataan | ||
Apabila Pelaksanaan kenaikan pangkat tidak berjalan dengan baik maka DUK pegawai tidak tersusun dengan benar sehingga akan berimplikasi terhadap kinerja dan prestasi kerja pegawai kemudian terhadap besaran TPP Kantor | Aktivitas Pelaksanaan kenaikan pangkat dicatat dan didata sebagai dokumen atau bahan laporan Pengadministrasi kepegawaian | ||
KEGIATAN | PELAKSANA | MUTU BAKU | KETERANGAN | |||||
Subbag Umum dan Kepegawaian | Sekretaris | Kepala Dinas | JFU | Kelengkapan dan Peralatan | Waktu | Output | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
1. Menerima surat edaran kenaikan pangkat | - Agenda kerja/ - Xxxxxxx Xxxxx | 00 Xxxxx | Xxxxx | XXX Xxxxx Xxxxx | ||||
0. Meneliti dan menyiapkan berkas-berkas sebagai syarat kenaikan pangkat melalui buku penjagaan kenaikan pangkat dan aturan lainnya | - Berkas usulan kenaikan gaji berkala - Tabel penjagaan - Komputer, ATK | 1 Hari | Syarat kenaikan pangkat | - | ||||
3. Membuat konsep surat usulan kenaikan pangkat beserta lampirannya dan menyerahkannya kepada Pimpinan untuk diteliti dan dicermati | Y | Konsep surat Komputer, ATK Surat, Buku penjagaan Tata naskah dinas | 1 Jam | Konsep | SOP Pembuatan surat/ Naskah dinas | |||
4. Meneliti Surat usulan kenaikan pangkat.Jika sudah benar akan diberi paraf dan diteruskan kepada Kepala. Jika belum benar akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai arahan | T | Y | Konsep surat | 30 Menit | Disposisi Konsep surat | Jika Pimpinan ada di Tempat | ||
5. Meneliti kembali Surat usulan kenaikan pangkat.Jika sudah benar akan ditandatangani dan diteruskan kepada BKPSDM. Jika belum benar akan dikembalikan untuk diperbaiki sesuai arahan | T | Disposisi Konsep surat | 1 Jam | Disposisi Surat usulan kenaikan pangkat | Jika Pimpinan ada di Tempat | |||
KEGIATAN | PELAKSANA | MUTU BAKU | KETERANGAN | |||||
Subbag Umum dan Kepegawaian | Sekretaris | Kepala Dinas | JFU | Kelengkapan dan Peralatan | Waktu | Output | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
6. Menerima surat usulan kenaikan pangkat yang sudah ditandatangani Kepala selanjutnya diberi nomor, digandakan diberi cap dinas, diagendakan sebelum dikirim bersama lampirannya | Disposisi Berkas usulan kenaikan gaji berkala | 15 Menit | Disposisi Surat usulan kenaikan pangkat | SOP Pengiriman Surat | ||||
7. Menerima satu lembar Surat usulan sebagai arsip internal atau untuk digandakan | Surat usulan kenaikan pangkat Cap stempel, Buku agenda, Nomor surat | 5 Menit | Surat usulan kenaikan pangkat | SOP Pengarsipan | ||||
8. Mengirimkan surat usulan kenaikan pangkat dan lampirannya ke BKPSDM | Surat usulan kenaikan gaji berkala | 15 Menit | Arsip Surat usulan kenaikan pangkat | |||||
KETERANGAN SIMBOL | |||||
Nama Simbol | Kapsul/Terminator | Kotak/Process | Belah Ketupat/Decision | Panah/arrow | Segi lima/off-page connector |
Simbol | |||||
Makna | Mulai/Berakhir | Proses/eksekusi | Pengambilan Keputusan | Arah Proses | Hubungan antar symbol yang berbeda halaman |
Kebijakan | |||||
Y : Ya | T : Tidak | ||||
Nomor SOP | : 05 | |
Tanggal Pembuatan | : 14 Desember 2015 | |
Tanggal Revisi | : 29 Juli 2019 | |
Tanggal Efektif | : 05 Agustus 2019 | |
Disahkan Oleh | : Plt. KEPALA DINAS ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL PROVINSI KEPULAUAN RIAU, | |
DINAS ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL PROVINSI KEPULAUAN RIAU | XXXXXX XXXXXXXX, S.STP, X.XX. Pembina Tk.I/IV.b NIP.19771116 199612 1 001 | |
Nama SOP | : Pelaksanaan Pembuatan Kartu Askes/BPJS dan Taspen | |
Dasar Hukum | Kualifikasi Pelaksana | |
1. Kepres No. 14 Tahun 1993 Tgl. 15-01-1993 2. Keputusan Menteri Negara Pemukiman Rakyat No. 10/Kpts/1993 tentang Pembentukan Sekretariat Sementara Bapertarum PNS 3. Kepres No. 01/Kpts/Taperum-PNS/1996 4. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 1969Tentang Pensiun Pegawai Dan Pensiun Janda/Duda Pegawai (Lembaran Negara Tahun 1969 Nomor 42, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2906) 5. Undang-undang Nomor 5 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Pemerintahan Di Daerah (Lembaran Negara Tahun 1974 Nomor 38, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3037) 6. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3041) jo UU No. 43 Tahun 1999 Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian 7. Peraturan MENPAN Dan RB Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan | 1. Mengetahui tugas dan fungsi Pengelola barang dan Pengadministrasi umum 2. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan 3. Mengetahui aturan Kepegawaian 4. Mengetahui tata cara administrasi dan persuratan | |
Keterkaitan | Peralatan / Perlengkapan | |
1. SOP membuat surat/ Naskah dinas, 2. SOP Surat keluar 3. SOP Pengiriman surat | 1. Lembaran kerja 2. Komputer, Simpeg, ATK 3. Buku penjagaan, Buku agenda, Buku ekspedisi 4. Buku aturan Kepegawaian 5. Cap stempel, Buku nomor surat, Tata naskah dinas | |
Peringatan | Pencatatan dan Pendataan | |
Apabila pembuatan kartu ASKES/BPJS dan TASPEN tidak berjalan dengan baik maka hak pegawai tidak ditunaikan dengan benar sehingga akan berimplikasi terhadap penurunan motivasi, kinerja dan prestasi kerja pegawai kemudian terhadap besaran TPP Kantor | Aktivitas Pelaksanaan pembuatan Kartu Askes/BPJS dan Taspen dicatat dan didata sebagai dokumen atau bahan laporan Pengadministrasi kepegawaian | |
KEGIATAN | PELAKSANA | MUTU BAKU | KETERANGAN | |||||
Subbag Umum dan Kepegawaian | Sekretaris | Kepala Dinas | JFU | Kelengkapan dan Peralatan | Waktu | Output | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
1. Mengambil blanko ke PT ASKES/BPJS / PT TASPEN untuk disampaikan kepada PNS yang belum memiliki KARTU agar diisi beserta berkas persyaratan | - Agenda kerja/ - Tupoksi Surat | 3 Jam | Isian blangko ASKES | |||||
2. Memeriksa berkas persyaratan, susunan keluarga. Kemudian diajukan ke sekretaris untuk dikoreksi dan dicermati melalui Surat permintaan Kartu Askes/BPJS, Taspen | 1.Foto Copy SPJ Daftar Gaji Terbaru (bukan perincian gaji) 2.Foto Copy SK Pangkat terakhir 3.Pas foto 2×3 = 2 lembar (balita belum memakai foto) 4.Foto Copy Surat Nikah 5.Foto Copy Akte kelahiran anak 6.Foto Copy KTP/Surat keterangan domisili (dari RT sampai dengan kelurahan) 7.Surat keterangan masih kuliah terbaru (untuk anak usia 21 tahun, maksimal 25 tahun) 8.Kartu ASKES lama (peserta pindahan dari Kabupaten/Propinsi lain) | 1 hari | Surat / Naskah dinas | |||||
3. Memeriksa surat usulan permintaan kartu Askes. Jika sudah benar beserta berkasnya akan diteruskan kepada Kepala. Jika belum akan dikembalikan dan diperbaiki sesuai arahan | Y | Konsep surat Komputer, ATK Surat, Buku penjagaan Tata naskah dinas | 1 Jam | Paraf Surat permintaan kartu | SOP Pembuatan surat/ Naskah dinas | |||
4. Memeriksa ulang surat usulan permintaan kartu Askes. Jika sudah benar beserta berkasnya akan ditandatangani dan diteruskan ke | T | Konsep surat | 15 Menit | Surat permintaan kartu di tandatangani | Jika Pimpinan ada di Tempat | |||
KEGIATAN | PELAKSANA | MUTU BAKU | KETERANGAN | ||||||
Subbag Umum dan Kepegawaian | Sekretaris | Kepala Dinas | JFU | Kelengkapan dan Peralatan | Waktu | Output | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | |
PT,ASKES/BPJS. Jika belum akan dikembalikan dan diperbaiki sesuai arahan diperbaiki sesuai arahan | |||||||||
5. Menerima surat permintaan kartu Askes/BPJS, Taspen yang sudah ditandatangani Kepala selanjutnya diberi nomor, cap stempel, diagendakan sebelum dikirim bersama kelengkapannya | Disposisi Konsep surat | 15 Menit | Surat permintaan kartu di tandatangani, Stempel cap, nomor | Jika Pimpinan ada di Tempat | |||||
6. Menerima satu lembar Surat permintaan kartu sebagai arsip internal | Disposisi; Berkas usulan | 5 Menit | SOP Surat keluar | ||||||
7. Mengirimkan surat permintaan kartu ke PT. Askes/BPJS, PT. Taspen sesuai alamat surat | Surat; Cap stempel, Buku agenda, Nomor surat | 2 Jam | |||||||
KETERANGAN SIMBOL | |||||
Nama Simbol | Kapsul/Terminator | Kotak/Process | Belah Ketupat/Decision | Panah/arrow | Segi lima/off-page connector |
Simbol | |||||
Makna | Mulai/Berakhir | Proses/eksekusi | Pengambilan Keputusan | Arah Proses | Hubungan antar symbol yang berbeda halaman |
Kebijakan | |||||
Y : Ya | T : Tidak | ||||
Nomor SOP | : | 06 | |
Tanggal Pembuatan | : 14 Desember 2015 | ||
Tanggal Revisi | : 29 Juli 2019 | ||
Tanggal Efektif | : 05 Agustus 2019 | ||
Disahkan Oleh | : Plt. KEPALA DINAS ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL PROVINSI KEPULAUAN RIAU, | ||
DINAS ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL PROVINSI KEPULAUAN RIAU | XXXXXX XXXXXXXX, S.STP, X.XX. Pembina Tk.I/IV.b NIP.19771116 199612 1 001 | ||
Nama SOP | : Pengelolaan Data Kepegawaian | ||
Dasar Hukum | Kualifikasi Pelaksana | ||
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian Pasal 12 Ayat (2) yaitu mewujudkan PNS yang profesional dan sejahtera serta memiliki misi yaitu menyelenggarakan manajemen PNS berbasis kompetensi untuk mewujudkan PNS yang profesional dan sejahtera 2. Peraturan Kepala BKN Nomor 22 Tahun 2007 tentang Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil --> Petunjuk pelaksanaan konversi NIP 3. Peraturan Kepala BKN Nomor 43 Tahun 2007 tentang Tata Cara Permintaan, Penetapan dan Penggunaan Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil --> Pedoman pelaksanaan permintaan, penetapan dan penggunaan NIP 4. Peraturan Kepala BKN Nomor 7 Tahun 2008 tentang Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik --> Petunjuk pelaksanaan penerbitan KPE 5. Peraturan MENPAN Dan RB Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan | 1. Mengetahui tugas dan fungsi penyusun program 2. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan 3. Mengetahui aturan Kepegawaian | ||
Keterkaitan | Peralatan / Perlengkapan | ||
1. SOP Mengentri data | 1. Lembaran kerja 2. Komputer, Simpeg, ATK 3. Ruangan rapat internal 4. Jaringan internet | ||
Peringatan | Pencatatan dan Pendataan | ||
Apabila Updating data pegawai tidak berjalan dengan baik maka hak setiap pegawai yang diberikan berdasar aturan akan terlambat kemudian berimplikasi terhadap kinerja serta TPP | Aktivitas updating data pegawai dicatat dan didata sebagai dokumen atau bahan laporan Pengadministrasi kepegawaian | ||
KEGIATAN | PELAKSANA | MUTU BAKU | ||||||
JFU | Kasubbag Umum dan Kepegawaian | Sekretaris | Kepala Dinas | Kelengkapan dan Peralatan | Waktu | Output | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
1. Memeriksa data pegawai pada Simpeg dan mencocokannya pada Pangkat, Gol, Gaji berkala, Jumlah anak, Mutasi, Kediklatan sesuai surat dan bukti yang sah | Agenda kerja/ Tupoksi Simpeg, Komputer Surat dan bukti bukti | 1 Hari | Aplikasi Simpeg | - | ||||
2. Memberkaskan data pegawai yang bertambah kedalam Map dokumen keeper setelah dilakukan konfirmasi atau analisa | Agenda kerja/ Tupoksi Surat dan bukti bukti Dokumen Keeper | 15 Menit | Berkas data pegawai | - | ||||
3. Mengentri data ke aplikasi Simpeg berdasar surat dan bukti yang sah dan kemudian diserahkan untuk dicermati, periksa Kasubag | Agenda kerja/ Tupoksi Simpeg, Komputer Surat dan bukti bukti | 3 Jam | Entri data | SOP Mengentri Data | ||||
4. Menilai dan mencermati hasil entri data Jika hasil entri data benar akan diparaf dan diteruskan kepada sekretaris. Jika belum akan dikembalikan dan dibetulkan sesuai arahan. | Y | Hasil entri data | 1 Jam | Disposisi Hasil entri data | - | |||
5. Mencermati kembali hasil entri data. Jika benar akan diberi paraf sebagai mengetahui dan jika salah akan dikembalikan untuk dibetulkan sesuai arahan. | T | Y | Hasil entri data | 30 Menit | Disposisi Hasil entri data | - | ||
6. Menyerahkan data yang telah diverifikasi kepada kepala dinas, jika sudah benar akan diberikan tandatangan dan jika salah akan dikembalikan untuk dibetulkan sesuai arahan | T | 15 menit | Jika Pimpinan ada di Tempat | |||||
7. Menerima hasil entri data yang sudah diberi tanda tangan dan mendistribusikan kepada Subbag Umum dan Kepegawaian untuk | Pengesahan entri data | 15 Menit | Pengesahan entri data | - | ||||
KEGIATAN | PELAKSANA | MUTU BAKU | ||||||
JFU | Kasubbag Umum dan Kepegawaian | Sekretaris | Kepala Dinas | Kelengkapan dan Peralatan | Waktu | Output | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
disesuaikan sesuai implikasinya. | ||||||||
8. Memperbaharui data pegawai setiap bulan secara rutin bila memang terjadi perubahan sesuai bukti dan surat yang sah | Entri data Simpeg | 3 Jam | Pembaharuan data pegawai | - | ||||
9. Menyimpan hasil entri data sebagai arsip dan memasukannya kedalam dokumen keper pegawai tersebut. | Pengesahan entri data | 15 Menit | Xxxxx Xxxxxsahan entri data | - | ||||
KETERANGAN SIMBOL | |||||
Nama Simbol | Kapsul/Terminator | Kotak/Process | Belah Ketupat/Decision | Panah/arrow | Segi lima/off-page connector |
Simbol | |||||
Makna | Mulai/Berakhir | Proses/eksekusi | Pengambilan Keputusan | Arah Proses | Hubungan antar symbol yang berbeda halaman |
Kebijakan | |||||
Y : Ya | T : Tidak | ||||
Nomor SOP | : | 07 | |
Tanggal Pembuatan | : 14 Desember 2015 | ||
Tanggal Revisi | : 29 Juli 2019 | ||
Tanggal Efektif | : 05 Agustus 2019 | ||
Disahkan Oleh | : Plt. KEPALA DINAS ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL PROVINSI KEPULAUAN RIAU, | ||
DINAS ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL PROVINSI KEPULAUAN RIAU | XXXXXX XXXXXXXX, S.STP, X.XX. Pembina Tk.I/IV.b NIP.19771116 199612 1 001 | ||
Nama SOP | : Pelaksanaan Izin Cuti Pegawai | ||
Dasar Hukum | Kualifikasi Pelaksana | ||
1. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian 2. Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang- undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 24 tahun 1976 tentang Cuti Pegawai Negeri Sipil yang disesuaikan dengan Peraturan Pemerintah Nomor 8 tahun 2003 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah 4. Peraturan MENPAN Dan RB Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan | 1. Mengetahui tugas dan fungsi penyusun program 2. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan 3. Mengetahui penggunaan perangkat computer 4. Mengetahui aturan Kepegawaian | ||
Keterkaitan | Peralatan / Perlengkapan | ||
1. SOP Pembuatan surat/ Naskah dinas | 1. Lembaran kerja | ||
2. SOP surat keluar | 2. Komputer, Printer, ATK, | ||
3. Ruang rapat internal | |||
4. Jaringan Internet | |||
Peringatan | Pencatatan dan Pendataan | ||
Apabila Pelaksanaan Cuti pegawai tidak berjalan dengan baik maka hak setiap pegawai yang diberikan berdasar aturan akan hilang dan kemudian berimplikasi terhadap kinerja serta TPP | Aktivitas Pelaksanaan Cuti pegawai dicatat dan didata sebagai dokumen atau bahan laporan Pengadministrasi kepegawaian | ||
KEGIATAN | PELAKSANA | MUTU BAKU | KETERANGAN | ||||||||
PNS | JFU | Subbag Umum dan Kepegawaian | Sekretaris | Kepala Dinas | Kelengkapan dan Peralatan | Waktu | Output | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | |||
1. PNS mengajukan cuti kepada atasan langsung, setelah Setelah mendapat persetujuan cuti dari Kepala Bagian dan Bidang, kemudian diserahkan kepada kasubag umum dan kepegawaian untuk di proses | 1 Hari | ||||||||||
2. Membuat pengajuan surat cuti berdasarkan usulan PNS bersangkutan dan menyerahkan kepada kasubag umum dan kepegawaian | Y | Agenda kerja/ Tupoksi Formulir cuti | 1 Jam | Konsep | |||||||
3. Memeriksa dan mencermati surat pengajuan cuti, jika sudah benar akan diparaf diteruskan keoada sekretaris jika belum akan dikembalikan untuk diperbaiki | T | Y | Permohonan cuti Peraturan tentang cuti Buku register cuti | 30 Menit | Konsep | ||||||
4. Memeriksa dan mencermati surat pengajuan cuti, jika sudah benar akan diparaf diteruskan keoada kepala untuk ditandatangani untuk diperiksa jika belum akan dikembalikan untuk diperbaiki | T | Y | Konsep surat ijin cuti | 15 Menit | Disposisi Konsep surat ijin cuti | Jika Pimpinan ada di Tempat | |||||
5. Memeriksa dan mencermati surat cuti, jika sudah benar akan ditandatangani untuk diperiksa jika belum akan dikembalikan untuk diperbaiki | T | Konsep surat ijin cuti | 15 Menit | Disposisi Konsep surat ijin cuti | |||||||
6. Menerima surat ijin cuti yang sudah ditandatangani dan diserahkan ke JFU | surat ijin cuti | 30 Menit | surat ijin cuti | ||||||||
KEGIATAN | PELAKSANA | MUTU BAKU | KETERANGAN | ||||||
PNS | JFU | Subbag Umum dan Kepegawaian | Sekretaris | Kepala Dinas | Kelengkapan dan Peralatan | Waktu | Output | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | |
7. Surat yang telah ditandangani Kepala Dinas diberikan nomor surat keluar : - Diarsipkan - Dikirim ke BKPSDM - Fotokopi diberikan kepada yang bersangkutan | Surat ijin cuti Cap, Stempel, ATK, , Buku agenda | 2 Jam | Surat ijin cuti | SOP Pembuatan Surat; SOP Surat Keluar | |||||
8. Menyampaikan surat ijin cuti kepada pegawai yang dimaksud. | surat ijin cuti | 5 Menit | surat ijin cuti | ||||||
KETERANGAN SIMBOL | |||||
Nama Simbol | Kapsul/Terminator | Kotak/Process | Belah Ketupat/Decision | Panah/arrow | Segi lima/off-page connector |
Simbol | |||||
Makna | Mulai/Berakhir | Proses/eksekusi | Pengambilan Keputusan | Arah Proses | Hubungan antar symbol yang berbeda halaman |
Kebijakan | |||||
Y : Ya | T : Tidak | ||||
Nomor SOP | : | 08 | |
Tanggal Pembuatan | : 14 Desember 2015 | ||
Tanggal Revisi | : 29 Juli 2019 | ||
Tanggal Efektif | : 05 Agustus 2019 | ||
Disahkan Oleh | : Plt. KEPALA DINAS ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL PROVINSI KEPULAUAN RIAU, | ||
DINAS ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL PROVINSI KEPULAUAN RIAU | XXXXXX XXXXXXXX, S.STP, X.XX. Pembina Tk.I/IV.b NIP.19771116 199612 1 001 | ||
Nama SOP | : Penyusunan Laporan Triwulan, Semesteran, Dan Tahunan | ||
Dasar Hukum | Kualifikasi Pelaksana | ||
1. UU Nomor 17 Tahun 2013 tentang Keuangan Negara 2. PP No 65 Tahun 2005 tentang Pedoman Penyusunan dan Penerapan SPM (Lembaran Negara RI Tahun 2005 Nomor 150, Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 4585) 3. PP No 8 Tahun 2006 tentang LAKIP 4. PP No 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan 5. PP No 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah 6. Permendagri No 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan PP No 8 Tahun 2008 7. Permen PAN dan RB Nomor 29 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Penetapan Kinerja dan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah 8. Permen PAN dan RB Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah | 1. Mengetahui tugas dan fungsi Pengelola barang dan Pengadministrasi umum 2. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan 3. Mengetahui aturan sarpras 4. Mengetahui pelaksanaan penyusunan laporan | ||
Keterkaitan | Peralatan / Perlengkapan | ||
1. SOP Surat keluar | 1. Lembaran kerja | ||
2. SOP pembuatan laporan | 2. Buku Induk inventaris | ||
3. Komputer, ATK, | |||
4. Buku pergub tentang Sarpras | |||
Peringatan | Pencatatan dan Pendataan | ||
Apabila Penyusunan laporan bulanan, semesteran, dan tahunan tidak berjalan dengan baik maka akan berimplikasi terhadap kinerja instansi kemudian kepada TPP | Aktivitas Penyusunan laporan bulanan, semesteran, dan tahunan dicatat dan didata sebagai dokumen atau bahan laporan pengelola barang | ||
KEGIATAN | PELAKSANA | MUTU BAKU | KETERANGAN | |||||
Kepala Dinas | Sekretaris | Pengelola Barang | JFU | Kelengkapan dan Peralatan | Waktu | Output | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
1. Menyiapkan data barang dalam penguasaan Kuasa pengguna berdasarkan Buku Induk barang, KIR, Buku Inventaris, dan catatan lain | Agenda kerja/ Tupoksi Buku Induk, Buku Inventaris , KIR | 2 Hari | Data barang | |||||
2. Menyusun Laporan Barang Kuasa Pengguna perbulan, Semesteran (LBKPS) dan Laporan Barang Kuasa Pengguna Tahunan (LBKPT) kemudian disampaikan kepada Pimpinan | T | Y | Draft laporan LBKPS, LBKPT Data barang, Komputer , ATK, Tata naskah dinas | 2 Hari | Draft laporan | SOP Pembuatan laporan | ||
3. Menilai dan mencermati draft LBKPS dan LBKPT. Jika draft sudah sesuai akan diberi paraft untuk diteruskan kepada Kepala. Jika belum akan diperbaiki kembali sesuai arahan | T | Draft laporan LBKPS, LBKPT | 1 Hari | Disposisi Draft laporan LBKPS, LBKPT | ||||
4. Menilai dan mencermati ulang draft LBKPS dan LBKPT. Jika draft sudah sesuai akan diberi tandatangan dan difinalisasi. Jika belum akan diperbaiki kembali sesuai arahan | Y | Disposisi Draft laporan LBKPS, LBKPT | 1 hari | Disposisi Laporan | ||||
5. Menerima surat dan memberikan nomor, cap stempel , mengagendakan Kemudian diserahkan kepada bagian/asal surat untuk arsip internal | Laporan, Cap, Buku nomor persuratan, Buku agenda surat | 1 Hari | Laporan | SOP surat keluar | ||||
6. Menerima laporan yang sudah ditandatangani dan disimpan sebagai dokumen pelaksanaan tugas | Laporan | 30 Menit | Laporan LBKPS, LBKPT | |||||
7. Menyimpan laporan sebagai arsip. | Laporan LBKPS, LBKPT | 10 Menit | Arsip Laporan LBKPS, LBKPT | |||||
KETERANGAN SIMBOL | |||||
Nama Simbol | Kapsul/Terminator | Kotak/Process | Belah Ketupat/Decision | Panah/arrow | Segi lima/off-page connector |
Simbol | |||||
Makna | Mulai/Berakhir | Proses/eksekusi | Pengambilan Keputusan | Arah Proses | Hubungan antar symbol yang berbeda halaman |
Kebijakan | |||||
Y : Ya | T : Tidak | ||||
DINAS ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL PROVINSI KEPULAUAN RIAU | Nomor SOP | : 09 : 14 Desember 2015 : 29 Juli 2019 : 05 Agustus 2019 Plt. KEPALA DINAS ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL PROVINSI KEPULAUAN RIAU, XXXXXX XXXXXXXX, S.STP, X.XX. Pembina Tk.I/IV.b NIP.19771116 199612 1 001 |
Tanggal Pembuatan | ||
Tanggal Revisi | ||
Tanggal Efektif | ||
Disahkan Oleh | ||
Nama SOP | : Pelaksanaan DP-3/SKP | |
Dasar Hukum | Kualifikasi Pelaksana | |
1. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian 2. Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang- undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian 3. Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 43/KEP/2001 Tentang Standar Kompetensi Jabatan Struktural Pegawai Negeri Sipil 4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 99 tahun 2000 Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil 5. Peraturan MENPAN Dan RB Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 6. Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun 2011 tentang Penilaian Prestasi Kerja PNS. 7. Peraturan Kepala BKN Nomor 1 Tahun 2013 tentang Ketentuan Pelaksanaan PP Nomor 46 Tahun 2011 tentang Penilaian Prestasi Kerja PNS | 1. Mengetahui tugas dan fungsi Pengelola barang dan Pengadministrasi umum 2. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan 3. Mengetahui aturan Kepegawaian 4. Mengetahui tata cara administrasi dan persuratan | |
Keterkaitan | Peralatan / Perlengkapan | |
1. SOP Pengiriman surat | 1. Lembaran kerja 2. Ruangan rapat internal 3. Komputer, Printer, LCD, ATK, 4. Buku aturan Kepegawaian | |
Peringatan | Pencatatan dan Pendataan | |
Apabila Pelaksanaan DP-3/SKP tidak berjalan dengan baik maka pengembangan karir seorang pegawai dapat terhambat, sehingga akan berimplikasi terhadap motivasi kerja dan pelaksanaan pekerjaan. | Aktivitas Pelaksanaan DP-3/SKP dicatat dan didata sebagai dokumen atau bahan laporan Pengadministrasi kepegawaian | |
KEGIATAN | PELAKSANA | MUTU BAKU | KETERANGAN | ||||||
JFU | Kasubbag Umum dan Kepegawaian | Pejabat Penilai | Sekretaris | Caraka | Kelengkapan dan Peralatan | Waktu | Output | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
1. Mengumpulkan bahan penilaian tahun lalu sebagai acuan / pedoman dalam penilaian tahun berjalan | Agenda kerja Bahan, Data ATK | 1 Jam | Blangko DP3/SKP sudah diketik | ||||||
2. Menyiapkan blanko DP3/SKP sebanyak pegawai yang ada dan mengetik/ mengisi data pegawai sesuai format DP3/SKP terkecuali kolom penilaian dan tanggapan agar dikosongkan dan menyerahkan kepada Kasubbag Umum dan Kepegawaian | Blanko DP 3/SKP, Komputer, ATK, Printer, MAp | 1 Jam | |||||||
3. Menyampaikan bahan penilaian DP3/SKP kepada atasan langsung setiap PNS untuk diisi dan diberi tanda tangan | Blanko DP 3/SKP | 30 Menit | DP3/SKP sudah dinilai | - | |||||
4. Mengisi lembar penilaian yang telah diberikan Subbag Umum dan Kepegawaian dalam hal ini berjenjang : - Eselon II menilai Eselon III - Eselon III menilai Eselon IV - Eselon IV menilai Staff | Lembar Penilaian DP3/SKP | 1 Hari | Lembar Penilaian DP 3/SKP | ||||||
5. Mengumpulkan kembali DP3/SKP yang telah diisi dan ditandatangani oleh atasan langsung | Konsep DP 3/SKP | 1Menit | DP3/SKP sudah dinilai dan ditandatangani pejabat penilai | - | |||||
KEGIATAN | PELAKSANA | MUTU BAKU | KETERANGAN | ||||||
JFU | Kasubbag Umum dan Kepegawaian | Pejabat Penilai | Sekretaris | Caraka | Kelengkapan dan Peralatan | Waktu | Output | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
6. Meminta kembali tandatangan dari pegawai yang dinilai secara langsung dan kemudian menyerahkan DP3/SKP tersebut kepada atasan langsung pejabat penilai secara berjenjang | Konsep DP 3/SKP | 1 jam | DP3/SKP sudah dinilai dan ditandatangani pejabat penilai dan PNS yang dinilai | ||||||
7. Setelah di tandatangani oleh Pegawai yang bersangkutan, diserahkan kepada Subbag Umum dan kepegawaian, jika sudah benar akan diberikan paraf , diserahkan kepada pejabat penilai dan jika ada kesalahan maka akan dikembalikan dan diperbaiki sesuai dengan arahan | Y | Konsep DP3/SKP yang sudah dinilai | 1 jam | DP3/SKP sudah dinilai dan ditandatangani pejabat penilai dan PNS yang dinilai serta Kepala | |||||
8. Mencermati dan menilai draft penilaian kinerja pegawai, jika sudah jika sudah benar akan diberikan paraf , diserahkan kepada sekretaris dan jika ada kesalahan maka akan dikembalikan dan diperbaiki sesuai dengan arahan | T | T | Konsep DP 3/SKP | 1 Jam | Konsep DP 3/SKP | ||||
9. Mencermati dan menilai draft penilaian kinerja pegawai, jika sudah jika sudah benar akan diberikan paraf , diserahkan kepada sekretaris dan jika ada kesalahan maka akan dikembalikan dan diperbaiki sesuai dengan arahan | Y | Konsep DP 3 | 15 Menit | Konsep DP 3 | |||||
KEGIATAN | PELAKSANA | MUTU BAKU | KETERANGAN | ||||||||
JFU | Kasubbag Umum dan Kepegawaian | Pejabat Penilai | Sekretaris | Caraka | Kelengkapan dan Peralatan | Waktu | Output | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | ||
10. Menandatangani DP3/SKP yang telah dibuatkan | Konsep DP 3/SKP | 1 Hari | DP3/SKP Yang sudah ditandatangani | ||||||||
11. Memberi cap stempel dinas pada setiap DP3/SKP yang telah ditandatangani Kepala sebagai Kepala Kantor | DP 3/SKP sudah ditandatangani | 1 Jam | DP3/SKP Yang sudah ditandatangani dan dicap | ||||||||
12. Menyampaikan DP3/SKP Kepala kepada Gubernur setelah ditandatangani dan diberi nilai oleh Xxxxx | DP 3/SKP | 1 Hari | DP3/SKP sudah dinilai dan ditandatangani pejabat penilai dan PNS yang dinilai diterima ajudan | ||||||||
13. Menyampaikan DP3/SKP secara keseluruhan kepada BKPSDM melalui surat pengantar | Disposisi Draft, Fotocopy, Buku Expedisi | 30 Menit | Tanda terima | SOP pengiriman surat | |||||||
14. Menyimpan surat pengantar DP3/SKP sebagai arsip | DP 3/SKP | 15 Menit | Arsip | ||||||||
KETERANGAN SIMBOL | |||||
Nama Simbol | Kapsul/Terminator | Kotak/Process | Belah Ketupat/Decision | Panah/arrow | Segi lima/off-page connector |
Simbol | |||||
Makna | Mulai/Berakhir | Proses/eksekusi | Pengambilan Keputusan | Arah Proses | Hubungan antar symbol yang berbeda halaman |
Kebijakan | |||||
Y : Ya | T : Tidak | ||||
Nomor SOP | : | 10 | |
Tanggal Pembuatan | : 14 Desember 2015 | ||
Tanggal Revisi | : 29 Juli 2019 | ||
Tanggal Efektif | : 05 Agustus 2019 | ||
Disahkan Oleh | : Plt. KEPALA DINAS ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL PROVINSI KEPULAUAN RIAU, | ||
DINAS ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL PROVINSI KEPULAUAN RIAU | XXXXXX XXXXXXXX, S.STP, X.XX. Pembina Tk.I/IV.b NIP.19771116 199612 1 001 | ||
Nama SOP | : Perencanaan Kebutuhan Barang/ Penyusunan RKBU | ||
Dasar Hukum | Kualifikasi Pelaksana | ||
1. Peraturan MENPAN Dan RB Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan. 2. Peraturan Mendagri Nomor 19 Tahun 2016 Tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah. | 1. Mengetahui tugas dan fungsi Pengelola barang dan penyusun program 2. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan 3. Mengetahui aturan sarpras dan pengelolaannya 4. Kemampuan pembuatan perencanaan RKBU 5. Rapi, tertib | ||
Keterkaitan | Peralatan / Perlengkapan | ||
SOP Rapat Internal | 1. Lembaran kerja 2. Buku Induk inventaris 3. Komputer, ATK, 4. Buku pergub tentang Sarpras | ||
Peringatan | Pencatatan dan Pendataan | ||
Apabila Pelaksanaan Perencanaan kebutuhan barang/ Penyusunan RKBU tidak berjalan dengan baik maka pemenuhan akan kebutuhan barang akan mendapat hambatan sehingga dapat menghambat kegiatan kantor dengan keadaan peralatan seadanya | Aktivitas Pelaksanaan Perencanaan kebutuhan barang/ Penyusunan RKBU dicatat dan didata sebagai dokumen atau bahan laporan pengelola barang | ||
KEGIATAN | PELAKSANA | MUTU BAKU | KETERANGAN | |||||
Pengelola Barang | Sekretaris | Kepala Dinas | Subbag Perencanaan program | Kelengkapan dan Peralatan | Waktu | Output | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
1. Menyampaikan informasi akan kebutuhan barang untuk diusulkan kepada masing masing seksi. | Agenda kerja / Tupoksi Informasi | 1 Hari | informasi | SOP surat masuk | ||||
2. Memeriksa kondisi fisik barang atau inventaris yang layak diganti atau diperbaiki oleh masing masing seksi serta rencana kebutuhan barang tahun mendatang dalam rangka tuntutan kerja | Agenda kerja / Tupoksi Rancangan kebutuhan barang | 2 Hari | Daftar kebutuhan barang | |||||
3. Membuat rekapitulasi atas usulan masing masing seksi untuk diteruskan kepada Kepala melalui sekretaris | Rekapitulasi Daftar kebutuhan barang Komputer, ATK | 2 Hari | Rekapitulasi Daftar kebutuhan barang | |||||
4. Memeriksa dan mencermati rekapitulasi usulan. Jika dinilai pantas untuk diganti maka diteruskan kepada Kepala, Jika usulan masih dapat disservice tanpa mengurangi kinerja akan ditunda | T | Y | Rekapitulasi Daftar kebutuhan barang | 1 Hari | Draft Rekapitulasi Daftar kebutuhan barang | |||
5. Memeriksa dan mencermati ulang rekapitulasi usulan. Jika keuangan anggaran ada maka segera dibeli atau diperbaiki. Jika tidak ada diusulkan sebagai prioritas pada tahun anggaran mendatang | T | Y | Draft Rekapitulasi Daftar kebutuhan barang | 1 Hari | Rekomendasi / Disposisi Draft Rekapitulasi Daftar kebutuhan barang | |||
6. Menerima rekomendasi dari Kepala untuk memasukan kebutuhan barang prioritas kedalam rancangan usulan program kegiatan mendatang | Rekomendasi / Disposisi Daftar kebutuhan barang | 1 Hari | Rekomendasi / Disposisi Daftar kebutuhan barang | |||||
7. Melaksanakan rapat koordinasi internal pembahasan dan penentuan kebutuhan barang | Rekomendasi / Disposisi Daftar kebutuhan barang Rapat | 1 Hari | Hasil rapat penentuan kebutuhan barang | SOP Rapat Internal | ||||
8. Menetapkan kebutuhan barang dalam rangka peningkatan kerja atau pelayanan masyarakat | Hasil rapat penentuan kebutuhan barang | 1 Jam | Penetapan kebutuhan barang | |||||
KETERANGAN SIMBOL | |||||
Nama Simbol | Kapsul/Terminator | Kotak/Process | Belah Ketupat/Decision | Panah/arrow | Segi lima/off-page connector |
Simbol | |||||
Makna | Mulai/Berakhir | Proses/eksekusi | Pengambilan Keputusan | Arah Proses | Hubungan antar symbol yang berbeda halaman |
Kebijakan | |||||
Y : Ya | T : Tidak | ||||