CHIARIMENTI
CHIARIMENTI
eGPA 165/2018 Servizi per la gestione ed il recapito a destino della corrispondenza e servizi accessori per le Società del Gruppo Ferrovie dello Stato Italiane
Lotto 1 - CIG 76909726DE Lotto 2 - CIG 76909840C7 Lotto 3 - CIG 7691003075
Con riferimento al procedimento di gara in oggetto e alle richieste di chiarimenti pervenute entro il termine previsto dal Bando di gara, questa Stazione Appaltante, ritenendo le relative risposte di interesse comune, ha deciso di comunicare a tutti i Concorrenti quanto segue:
Domanda n. 1
Nel caso si faccia ricorso al fornitore del servizio universale potrà essere utilizzata la macchina affrancatrice dell’appaltatore?
Domanda n. 2
Il prodotto recapitato utilizzando il servizio del fornitore universale nelle aree di non copertura, sarà pagato alle tariffe applicate da Poste Italiane?
Risposta alle domande n. 1 e 2
Come previsto al paragrafo 2.1 “Servizi di Base” del Capitolato Tecnico “Per la corrispondenza da consegnare a Poste Italiane, nelle eventuali zone non coperte, l’Appaltatore potrà, secondo le proprie logiche organizzative ed economiche, valutare di consegnare la corrispondenza preaffrancata o richiedere
Xxx Xxxxxxxxxxxx, 00 - 00000 Xxxx
Ferservizi S.p.A. – Gruppo Ferrovie dello Stato Italiane
Società con socio unico soggetta alla direzione e coordinamento di Ferrovie dello Stato Italiane S.p.A.
Sede legale: Xxxxxx xxxxx Xxxxx Xxxxx, 0 - 00000 Xxxx Cap. Soc. Euro 8.170.000,00
Iscritta al Registro delle Imprese di Roma
Cod. Fisc. e P. Iva 04207001001- R.E.A .n. 741956
l’affrancatura a Poste Italiane. In entrambi i casi, il costo riconosciuto all’Affidatario da parte di Ferservizi sarà quello offerto in fase di gara”.
Pertanto, premesso che le tariffe per tutta la corrispondenza (anche diretta ai CAP non direttamente coperti dal Concorrente) saranno quelle offerte in fase di gara, si conferma che spetterà all’Appaltatore valutare se utilizzare o meno la propria macchina affrancatrice, se associata ad un servizio di affranca-posta o similare richiesto per il servizio universale.
Domanda n. 3
Con riferimento al punto 2.3.2. del Capitolato tecnico “Posta massiva a richiesta”, in caso l’Appaltante decidesse di affidare all’appaltatore il servizio di spedizione della documentazione, la fornitura delle buste e il servizio di stampa dei documenti ha una quotazione a parte rispetto all’offerta presentata? Se si in quale momento si dovrà presentare l’offerta? In fase di gare o durante la vigenza contrattuale al momento dell’attivazione del servizio?
Risposta alla domanda n. 3
Come previsto al paragrafo 2.3.2. “Posta massiva a richiesta” del Capitolato Tecnico, il servizio richiesto è solo la spedizione della documentazione. I servizi di stampa ed imbustamento sono, ad oggi, a carico di un altro Appaltatore. Nell’eventualità in cui, nel corso della vigenza contrattuale, si dovesse manifestare l’esigenza di gestire altre prestazioni si procederà ad una apposita negoziazione.
Domanda n. 4
Con riferimento al punto 2.3.3. “Spedizione dei Titoli di Viaggio” del Capitolato tecnico, quale tipologia di posta deve essere adottata per la spedizione dei titoli di viaggio? Potrebbe
essere sufficiente la raccomandata A/R? se si questa non sarà possibile consegnarla nella cassetta postale del destinatario in quanto sarà necessaria la firma di ricezione.
Risposta alla domanda n. 4
Nel paragrafo 2.3.3 “Spedizione dei Titoli di Viaggio” del Capitolato Tecnico si fa riferimento a due tipologie di spedizione:
• I tagliandi internazionali, per i quali è sufficiente la conferma di consegna del plico nella cassetta postale del destinatario o in alternativa una tipologia di posta ordinaria tracciata (es. anche raccomandata A/R);
• Le Carte di Libera Circolazione, per le quali è richiesta la conferma di avvenuta consegna della busta al destinatario (es. anche raccomandata A/R).
Domanda n. 5
In relazione alla compilazione dell’Allegato 5 bis lista cap si rappresenta quanto segue: si chiede cortesemente di esplodere l’elenco Cap relativo ai capoluoghi di provincia dei 3 Lotti di riferimento, di modo da poter indicare singolarmente la copertura di ciascun cap. Di fatto, rebus sic stantibus risulta impossibile indicare la copertura o meno di Aree quali a titolo esemplificativo la città di Xxxx (00000 – 00199), di Xxxxxx (00000 – 20162) o di Napoli (80121 – 80147) laddove racchiudenti un certo numero di cap indicati cumulativamente.
Risposta alla domanda n. 5
Per le città, quali a titolo esemplificativo Roma, Milano o Napoli, è richiesto all’Appaltatore una copertura complessiva e non puntuale per singolo CAP, per ulteriori valutazioni potrebbe risultare utile confrontarsi con i dati di rendicontazione per AM, CP e EU riportati a pag. 23 e 24 del Capitolato Tecnico
Si chiede conferma che per gli invii destinati all’estero, essendo il servizio eseguito dagli operatori dei paesi di destinazione, sia coerente una offerta con SLA analoghi a quelli offerti dal fornitore del servizio universale.
Risposta alla domanda n. 6
Come indicato al paragrafo 10. “Service Level Agreement” del Capitolato tecnico: “Vale la pena di precisare che i livelli di servizio richiesti all’appaltatore e l’applicazione delle penali per eventuali ritardi sono riferiti solo alla corrispondenza direttamente gestita dall’Appaltatore.” Pertanto per prestazioni eseguite attraverso il fornitore del servizio universale, gli SLA saranno quelli riferiti all’erogazione del servizio universale.
Domanda n. 7
Nel caso di servizio di cortesia per la posta raccomandata, ovvero di consegna concordata (previo appuntamento telefonico), si chiede conferma che qualora il destinatario non dovesse richiedere la consegna concordata, l’invio dovrà essere posto in giacenza presso l’ufficio competente territorialmente. Per i termini di decorrenza della compiuta giacenza farà comunque fede la data di primo tentativo di consegna.
Risposta alla domanda n. 7
Si conferma che, nel caso del servizio cortesia per la posta raccomandata, qualora il destinatario non dovesse richiedere la consegna concordata e a valle del secondo tentativo di consegna, se offerto in fase di gara, il plico dovrà essere posto in giacenza. Si conferma che per i termini di decorrenza della compiuta giacenza farà comunque fede la data di primo tentativo di consegna a valle del quale verrà rilasciato al destinatario l’avviso di giacenza (cfr. par. 2.2 del Capitolato Tecnico).
Si chiede di confermare che con riferimento all’art. 3.5 “Sciopero” del capitolato, l’aggiudicataria sarà tenuta ad informare la S.A. ove la stessa venisse a conoscenza tempestivamente dello sciopero, nel rispetto delle indicazioni contenute nella Delibera n.02/37 del 7 marzo 2002.
Risposta alla domanda n. 8
L’Appaltatore sarà tenuto al rispetto di quanto indicato all’art. 3.5 “Sciopero” del Capitolato Tecnico, in relazione al quale si specifica che il servizio postale, e di conseguenza le relative disposizioni, rientrano nel campo di applicazione della legge n. 146 del 1990, ivi indicata.
Domanda n. 9
Si chiede, in base a quanto richiesto a pagina 8 del Disciplinare di gara, di dettagliare per il servizio Sistema Web come si desidera che venga erogata la possibilità di svincolo delle giacenze e la possibilità di effettuare i reclami? Si conferma che si intenda far riferimento ai reclami della stessa Stazione Appaltante?
Risposta alla domanda n. 9
Posto che si conferma che si fa riferimento ai reclami del Committente stesso, il Concorrente, nella parte denominata Sistema Web del Progetto Tecnico (paragrafo 3.1. lett.a) del Disciplinare di gara), è nella libertà di proporre, tra l’altro, le modalità per mezzo delle quali il Committente potrà effettuare reclami on line e lo svincolo delle giacenze.
Domanda n. 10
Si chiede di dettagliare come vadano interpretate le tabelle di pagina 23 e 24 del Capitolato Tecnico, in quanto i volumi in esse contenuti sembra non corrispondano per ciascun lotto tra la prima tabella e le seguenti.
Risposta alla domanda n. 10
Le tabelle previste a pag. 23 e 24 del Capitolato Tecnico vanno interpretate come di seguito:
La prima tabella indica l’incrocio tra il centro corrispondenza mittente e la tipologia di spedizione. La tabella è divisa in quattro blocchi, il primo blocco si riferisce alle spedizioni effettuate dal lotto 1, il secondo dal lotto 2 e il terzo dal lotto 3 e il quarto alle spedizioni estere.
Per ciascun blocco si evidenzia poi quale parte delle spedizioni è nell’ambito dello stesso lotto di mittenza. Ad es. il lotto 1 è quello in grigio.
Nelle tabelle successive si analizza nel dettaglio il singolo lotto specificando anche se la spedizione è avvenuta in AM, CP o EU.
Con l’occasione si precisa la presenza di due refusi:
• nella tabella a pag. 24 per la sede di Roma non è stato riportato il totale per la posta Assicurata RR (2 pezzi), pertanto i volumi della sede di Roma sono pari a 19.252 pezzi come correttamente indicato nella tabella a pag. 23:
• nella tabella a pag. 23 per la sede di Bologna non sono state inseriti 2 pezzi di posta Assicurata RR, presenti invece nella tabella a pag. 24 per un totale di pezzi spediti di 2.578.
Domanda n. 11
Si chiede di dettagliare i volumi per CAP e per tipologia di prodotto allo scopo di poter calcolare la copertura in modo più raffinato e dettegliarla per il prodotto raccomandata e per il prodotto ordinaria separatamente. In caso il dato non fosse disponibile si richiede se la copertura vada calcolata in termini di copertura del prodotto ordinaria.
Risposta alla domanda n. 11
Non è disponibile questo dettaglio. La copertura per CAP deve essere calcolata considerando entrambe le tipologie di prodotto.
Domanda n. 12
Si richiede alla S.A. se la richiesta di avere una tracciatura sulla cartolina del "consegnata all'indirizzo del destinatario" oppure "ritirata dal destinatario" (come riportato a pagina 11 del Capitolato Tecnico) possa essere sostituita da una reportistica ad hoc contenente gli esiti delle raccomandate che risultano consegnate.
Risposta alla domanda n. 12
Premesso che nella cartolina devono essere indicate le modalità di consegna/ritiro, eventuali altre modalità si intendono integrative e non alternative.
Domanda n. 13
Si chiede gentile conferma che quanto previsto al paragrafo 2.2 del capitolato “Mancato recapito, compiuta giacenza e punti di giacenza”, per punti di giacenza sia da intendersi come da glossario degli acronimi “Punti di Giacenza: sono luoghi/uffici dell’Appaltatore deputati alla giacenza di Legge della corrispondenza in caso di mancato recapito”.
Quindi, alla luce di tale definizione, essendo accettazione e giacenza due attività completamente diverse e svolte da strutture diverse siano da intendersi come sotto rappresentato ovvero due fattispecie distinte:
• accettazione= presa in carico della corrispondenza della S.A.
• giacenza= deposito delle raccomandate e consegna ai destinatari.
Risposta alla domanda n. 13
Si conferma la corretta interpretazione.
Domanda n. 14
Si richiede cortesemente alla SA di dettagliare se i titoli di viaggio ed i biglietti internazionali verranno consegnati al recapitatore già imbustati e in caso contrario si richiedono le modalità di imbustamento.
Risposta alla domanda n. 14
I titoli di viaggio e i biglietti internazionali verranno consegnati al recapitatore già imbustati.
Domanda n. 15
Si chiede di chiarire se gli importi delle penali, previsti all’allegato 2 (cfr. tabella di riferimento) del capitolato, possano considerarsi congrui rispetto al servizio richiesto, atteso che, soprattutto con riferimento alla posta indescritta, le penali indicate appaiono sproporzionate e lesive. Sul punto, l’ANAC nella determinazione n. 5 ha evidenziato l’importanza della disciplina delle penali ai fini del corretto espletamento delle procedure di gara sottolineando che la disciplina stessa “deve essere dettata avendo sempre riguardo al rispetto del sinallagma contrattuale, di modo che la relativa applicazione non possa sbilanciarlo a danno dell’esecutore”.
Risposta alla domanda n. 15
Confermato quanto previsto in merito nel Capitolato Tecnico, nell’Accordo Quadro e nei relativi allegati, e che le penali si ritengono proporzionate alle prestazioni richieste, nel caso della corrispondenza massiva le penali saranno applicate per invio massivo di più plichi (per una stima dei volumi spediti al mese si rimanda alla risposta n.19).
Domanda n. 16
Si chiede conferma che lo SLA di recapito decorrerà dal giorno successivo all’accettazione della corrispondenza (pick up o consegna su punto di ritiro).
Risposta alla domanda n. 16
Come indicato nel paragrafo 10 del Capitolato Tecnico, per il calcolo degli SLA si prende come riferimento la data di ritiro della corrispondenza presente sulla distinta e la tempistica viene calcolata dal giorno successivo al ritiro.
Domanda n. 17
Si chiede conferma che per il servizio di recapito della posta raccomandata, sia da ritenersi opzionale l’indicazione della modalità di consegna della raccomandata (al domicilio/ufficio di giacenza). Si precisa in proposito che tale informativa non potrebbe comunque essere fornita per le aree non coperte direttamente.
Risposta alla domanda n. 17
Con riferimento paragrafo 2.2. “Mancato recapito, compiuta giacenza e punti di giacenza” all’ultimo capoverso, del Capitolato Tecnico: “Si precisa che è necessario tracciare sulla cartolina A/R se la raccomandata è stata consegnata presso l’indirizzo del destinatario oppure se è stata ritirata presso l’ufficio di deposito a seguito di giacenza postale.” Si conferma che questa tipologia di servizio sarà valida solo per i CAP gestiti/coperti direttamente dall’appaltatore; la corrispondenza affidata al fornitore del servizio universale verrà gestita con le modalità all’uopo previste.
Domanda n. 18
Relativamente alle spedizioni destinate all’estero, si precisa che ANAC nelle linee guida delle gare sui servizi postali indica espressamente che l’affidamento al fornitore del servizio universale non costituisce subappalto, in quanto nessun operatore postale è in grado di effettuare direttamente il servizio di recapito all’estero. Si chiede pertanto di ricondurre il servizio richiesto a quanto proposto nell’ambito del servizio universale, con particolare riferimento alla richiesta di rendicontazione della consegna nella buca del destinatario nel caso di invii di posta non raccomandata ed ai tempi di consegna.
Risposta alla domanda n. 18
Con riferimento al servizio di spedizione all’estero si precisa che si tratta di un servizio del tutto residuale e che è facoltà dell’Appaltatore valutare di fornire la prestazione attraverso il servizio universale, in tal caso saranno applicate le corrispondenti tempistiche e la relativa disciplina.
Domanda n. 19
Nell’ambito del servizio di normalizzazione, al fine di considerarne correttamente i costi connessi, si chiede di indicare la frequenza di invio dei file da normalizzare ed il numero medio di indirizzi.
Risposta alla domanda n. 19
Il file da normalizzare dovrà essere disponibile sul Sistema Web o inviato mensilmente, conterrà l’elenco di tutte le spedizioni effettuate il mese precedente. Le spedizioni possono essere settimanali o anche più volte a settimana per circa 15.000 buste al mese, con circa 500 indirizzi errati al mese.
Domanda n. 20
Si chiede di chiarire se le comunicazioni contenenti i titoli di viaggio saranno stampate da un service ed allestite in accordo con le specifiche comunicate dall’aggiudicatario (es. trasmissione distinta di spedizione, ecc.)
Risposta alla domanda n. 20
I titoli di viaggio saranno stampati dal Committente e l’allestimento della busta potrà essere modificato sulla base di quanto concordato con l’Appaltatore; ad oggi le spedizioni avvengono utilizzando una busta standard a doppia finestra.
Domanda n. 21
Si chiede se le distinte di postalizzazione della posta raccomandata/ordinaria potranno essere inviate all’aggiudicatario tramite apposito portale web.
Risposta alla domanda n. 21
Si conferma tale possibilità.
Domanda n. 22
Con riferimento al Lotto 3 Area Sud, si chiede gentilmente di quantificare il numero di raccomandate semplici e di A/R destinate all'estero?
Risposta alla domanda n. 22
Facendo riferimento al periodo di analisi della corrispondenza del paragrafo 8.1. del Capitolato tecnico, non ci sono elementi da esplicitare in quanto, in quell’intervallo di tempo, non sono state spedite raccomandate. Al fine di agevolare le valutazioni si integrano le informazioni presenti sul Capitolato Tecnico indicando che nel periodo Gennaio - Novembre 2018 sono state spedite dal lotto 3: n. 16 raccomandate internazionali AR e n. 7 raccomandate semplici internazionali. Per un totale di 23 raccomandate.
Xxxxx Xxxxxxx
Firmato digitalmente da Xxxxx Xxxxxxx ND: c=IT, o=Gruppo Ferrovie dello Stato, sn=Fratoni, givenName=Xxxxx, serialNumber=TINIT- FRTPLA63H29H501L, cn=Xxxxx Xxxxxxx, dnQualifier=442-1316169431098, 2.5.4.97=VATIT-06359501001
Data: 2018.12.14 16:38:32 +01'00'