CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE 08/07/2019
Modello Organizzativo di Arexpo S.p.A.
CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE 08/07/2019
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Rev. V
INDICE
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3.1 ORGANIZZAZIONE FUNZIONALE 5
3.2 ORGANIZZAZIONE GERARCHICA 8
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1. PREMESSA
Arexpo S.p.A. è la proprietaria dell’area che ha ospitato Expo 2015.
La missione della società è quella di valorizzare e riqualificare l’area, ispirandosi ai principi dello sviluppo sostenibile, facendo leva sull’innovazione tecnologica ed organizzativa e sull’elevato patrimonio umano e professionale di cui dispone per sviluppare progetti innovativi, capaci di valorizzare le risorse e di contribuire alla crescita economica sia in ambito regionale che nazionale.
L’obiettivo della Società è quella di trasformare l’area in un distretto dell’innovazione di livello internazionale (MIND – Milano Innovation District) in grado di generare ricadute positive e coerenti così da poter determinare un sistema che attivi, attiri e premi l’innovazione e sia il sostegno alla competitività delle imprese e del sistema imprenditoriale.
2. FATTI DI RILIEVO
Aggiudicazione della c.d. “gara masterplan” (9 novembre 2017).
Nel marzo 2018, Arexpo (“AX”) ed il RTI con mandataria Lendlease S.r.l. (“LL”) hanno sottoscritto un Contratto Quadro ed un contratto di appalto di servizi mediante il quale il predetto RTI ha svolto attività di supporto a favore di Arexpo nella predisposizione dei documenti concernenti la proposta di Programma Integrato di Interventi (PII) attualmente al vaglio dei Comuni di Milano e Rho.
Il Contratto Quadro prevede che terminate le attività previste nel contratto di appalto di servizi, le Parti sottoscrivano un contratto di concessione per la gestione di spazi tali da consentire la realizzazione da parte del concessionario di 250.000 mq di SLP, con costituzione di un diritto di superficie sulle relative aree per una durata di 99 anni. Nel corso dell’esecuzione del contratto di appalto è emersa l’opportunità per Arexpo di estendere il perimetro originario della concessione (facoltà espressamente prevista nella procedura di gara), comprendendovi anche l’area per una estensione territoriale tale da attribuire l’ulteriore SLP prevista dall’Raccordo di Programma, sino ad un massimo di n. 477.500 mq, anche in funzione di dismissione delle aree, come in seguito meglio precisato. Le Parti hanno dunque avviato una fitta negoziazione con l’obiettivo di disciplinare, coerentemente alla documentazione ed all’equilibrio originario di gara, il contenuto della concessione, anche relativamente alla predetta estensione.
Il 12 Aprile u.s. è stata sottoscritta tra Arexpo (AXP) e Lendlease(LL) la Concessione “base” in conseguenza della quale sarà attribuito a quest’ultima per 99 anni il diritto di superficie su un’area idonea alla realizzazione di opere per un’estensione di 250.000 mq di superficie lorda di pavimento.
L’efficacia della Concessione decorrerà dalla data di adozione del Programma Integrato di Intervento da parte delle competenti amministrazioni comunali, anche se le prestazioni caratterizzanti (l’attribuzione del diritto di superficie ed il pagamento del canone) decorreranno solo a seguito della sottoscrizione della Convenzione Urbanistica di cui agli articoli 87 e 14 della L.R. 12/2005 e s.m.i. che rappresenterà il presupposto urbanistico per l’avvio dei lavori di rigenerazione e sviluppo dell’Area.
Sempre il 12 aprile, le Parti hanno sottoscritto un’ulteriore concessione “aggiuntiva” avente ad oggetto l’incremento fino ad una estensione massima tale da generare 227,50 mq di superficie lorda di pavimento, corrispondenti alle aree sulle quali LL svilupperà di volta in volta le ulteriori opere.
Programma Integrato d’intervento (PII)
Arexpo ha concluso l’istruttoria prodromica all’approvazione del PII da parte degli organi competenti. In particolare, in data 10 maggio 2018, l’Assemblea dei Soci di Arexpo ha approvato ai sensi dell’art. 10.1. dello Statuto sociale, la proposta del Piano Urbanistico attuativo di valorizzazione dell’area di proprietà. In data 1° ottobre 2018, Arexpo ha depositato presso i competenti uffici del Comune di Milano e di Rho la relativa documentazione. In data 6 dicembre 2018 nell’ambito della procedura di Valutazione Ambientale Strategica (VAS) è stato consegnato il rapporto Ambientale.
L’istruttoria da parte delle Amministrazioni competenti si dovrebbe concludere a inizio settembre 2019 e l’adozione del PII è prevista, di norma, entro la fine dello stesso mese. Da tale data decorreranno i 60 giorni di pubblicazione alla fine dei quali si procederà all’approvazione del PII.
Stazione Appaltante
In data 24 luglio 2018 il Consiglio regionale della Lombardia ha approvato la l.r. n. 10 (nel BURL n. 30 suppl. del 26 luglio 2018) ” Disposizioni relative alla Società Arexpo S.p.A. per la realizzazione del parco scientifico e tecnologico Milano Innovation District (MIND)” introducendo nell’elenco delle attività istituzionali che l’azienda deve svolgere anche le attività di centralizzazione delle committenze e di committenza ausiliaria, secondo le indicazioni ed i limiti previsti dalla suddetta normativa.
Arexpo, quindi, oltre alle attività strumentali e funzionali alla valorizzazione ed alla riqualificazione dell’ex sito espositivo di Expo Milano 2015, finalizzate all’ottimizzazione delle procedure di affidamento, alla razionalizzazione della spesa pubblica, al presidio dell’unitario sviluppo urbanistico dell’area e dell’armonica attuazione del Programma Integrato di Interventi pertinente la stessa dovrà svolgere anche le attività di committenza anche con riguardo ad interventi esterni alle suddette aree purché ricompresi nel territorio della Città metropolitana di Milano e purché strettamente connessi agli interventi da realizzare sulle aree dove si è svolta l’Esposizione Universale.
I fatti sopra esposti comportano un diverso modello organizzativo che contempli un rafforzamento di maggior presidio degli indirizzi strategici in capo al direttore generale attraverso l’accorpamento di funzioni/aree operative in grado di sviluppare e gestire funzioni strategiche sia interne(gestione del potenziale umano, pianificazione finanziaria) che esterne (marketing, relazioni internazionali, rapporti con gli enti) ma anche un maggior investimento per quanto riguarda la realizzazione di nuovi progetti.
Più in generale occorre ridefinire alcune funzioni ed aree operative alla luce del cammino intrapreso che vede uno spostamento nella direzione operations dell’area operativa inerente l’asset management al fine di connettere tutte le aree di sviluppo degli asset aziendali ed anche in tema di Centrale di committenza interna occorre introdurre nuove figure professionali che possano adeguatamente ricoprire le mansioni tecniche richieste quali ad esempio le funzioni relative alla gestione degli appalti e dei lavori, alla direzione lavori, agli impiantisti ed ai coordinatori della sicurezza.
Arexpo, grazie alle sue professionalità ed al percorso fin qui intrapreso potrà sul mercato come un soggetto facilitatore tra il settore pubblico e il settore privato facendo nascere, incontrare e realizzare interessi diversi che spesso non sono in grado di comprendersi o hanno delle difficoltà a dialogare tra loro.
3. MODELLO ORGANIZZATIVO
3.1 ORGANIZZAZIONE FUNZIONALE
Il modello organizzativo di Arexpo S.p.A. prevede una struttura manageriale composta dai seguenti organi:
❖ Presidenza;
❖ Consiglio di Amministrazione;
❖ Collegio sindacale;
❖ Revisore legale dei conti;
❖ Organismo di vigilanza;
❖ Magistrato Corte dei Conti delegato al controllo della gestione finanziaria;
❖ Amministratore delegato;
❖ Direzione generale;
❖ Direzioni operative.
Figura 1 – Gli organi aziendali
Gli organi rappresentati nello schema della Figura 1 devono essere declinati in una visione funzionale che individui gli ambiti di competenza e che consenta il perseguimento in efficace degli obiettivi e delle attività descritte nella mission aziendale.
Tale rappresentazione, formalizzata nella seguente figura 2, identifica:
❖ la Governance, costituita da Presidenza/Consiglio di amministrazione, Amministratore delegato e Direzione generale;
❖ una “linea” di funzionamento operativo (Operations, Gestione parco e Asset Management);
❖ una “linea” di supporto al funzionamento aziendale (Amministrazione, Affari legali, Procurement e ICT);
❖ una “linea” di core business (Sviluppo Immobiliare, Appalti lavori).
Inoltre, sono state istituite le seguenti aree operative in staff all’Amministratore delegato per il supporto alle attività:
• di Internal Audit e RPCT;
• di rapporti con i media;
• di Comunicazione, Marketing, relazioni Internazionali.
La figura del Direttore generale è stata rafforzata in ottica strategica con riferimento:
• alla gestione delle risorse umane e degli affari societari;
• alla pianificazione finanziaria ed al controllo di gestione strategico;
• alla supervisione per la progettazione di nuovi progetti;
• alla pianificazione dei rapporti con gli Enti e all’ambiente;
• all’innovazione e sviluppo.
Tutte le linee riportano alla Governance e attivano tra loro relazioni interfunzionali per lo svolgimento delle loro specifiche attività.
Figura 2 – Schema funzionale di Arexpo S.p.A.
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3.2 ORGANIZZAZIONE GERARCHICA
Nella figura 3 è riportato lo schema gerarchico di Arexpo S.p.A. che evidenzia la scomposizione e articolazione degli ambiti logico/funzionali in strutture organizzative dedicate allo svolgimento delle specifiche attività con la descrizione delle Funzioni e la definizione delle rispettive responsabilità.
La struttura organizzativa aziendale è organizzata su 5 livelli gerarchici:
1. Amministratore delegato;
2. Direzione generale;
3. Direzioni di linea;
4. Funzioni aziendali;
5. Aree operative.
Di norma la responsabilità delle strutture citate viene affidata ai sotto riportati livelli di inquadramento contrattuale:
1. Amministratore delegato;
2. Direttore generale;
3. Dirigente (direzioni di linea e funzioni aziendali);
4. Quadro (funzioni aziendali e area operativa).
Inoltre, all’interno dell’organizzazione aziendale sono individuate alcune figure di quadro che possono svolgere attività di coordinamento di altre funzioni aziendali e/o aree operative.
Le tre direzioni di linea, unitamente al Direttore generale partecipano, di norma settimanalmente, ad uno “Executive committee” con l’Amministratore delegato per meglio coordinare le attività secondo linee strategiche condivise.
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Figura 3 – Organigramma di Arexpo S.p.A. al 27/02/2019
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4. SHORT JOB DESCRIPTION
JOB TITLE | SHORT JOB DESCRIPTION | |
Amministratore delegato | Riporta all’Amministratore delegato le seguenti attività: | |
− sviluppare relazioni con gli organi di informazione, in stretto collegamento ed alle dipendenze dei vertici aziendali; | ||
Rapporti con i media (Quadro) | − presidiare i rapporti con la stampa e curare le pubblicazioni/comunicati promuovendo la conoscenza delle politiche, delle strategie e delle decisioni aziendali con l'obiettivo di ottenere la massima visibilità mediatica della società; | |
− favorire il posizionamento della Società sui media nazionali in relazione all’attualità e alle prospettive della stessa; | ||
− curare i rapporti con le istituzioni pubbliche e private nell’ambito di iniziative comuni che abbiano rilevanza mediatica. | ||
Riporta all’Amministratore delegato supportandolo: | ||
− nella definizione di strategie di comunicazione e nell'elaborazione di campagne di informazione con l'obiettivo di ottenere la massima visibilità della società e dei suoi progetti, a partire dallo sviluppo del nuovo quartiere della città di Milano, MIND Milano Innovation District; | ||
− nel coordinamento della comunicazione congiunta degli attori/promotori del progetto MIND (HT, UNIMI, LL, Fondazione Triulza); | ||
Comunicazione, Marketing, relazioni internazionali (Quadro di coordinamento) | − nello sviluppo ed applicazione di strategie ed attività di marketing a lungo o breve termine al fine di incrementare la conoscenza del progetto MIND e più in generale della nuova realtà; − nello sviluppo della pianificazione strategica e operativa della comunicazione, in stretto raccordo con gli indirizzi del Presidente e del CdA, monitorandone la sua attuazione e implementazione; | |
− nella gestione dei rapporti con le istituzioni, con le Agenzie e i Fornitori collegati all'attività di comunicazione, favorendo azioni coordinate con i diversi partner dello sviluppo, a partire da quelli legati al mondo dell’istruzione e della ricerca; | ||
− nella gestione della comunicazione interna aziendale, in stretto raccordo con la funzione Organizzazione, Personale e Societario, attraverso strumenti adeguati; | ||
− nel presidio e nel coordinamento delle strategie relazionali adottate in ambito nazionale e internazionale. | ||
Riporta funzionalmente al Consiglio di amministrazione (CdA) e gerarchicamente all’Amministratore delegato con il compito di: | ||
Internal Audit/RPCT (Quadro) | − assistere il CdA nella valutazione periodica di adeguatezza ed efficacia del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi, rispetto alle caratteristiche e specificità operative aziendali e al profilo di rischio assunto, attraverso un'attività indipendente e obiettiva di assurance e consulenza; − predisporre un Piano annuale di audit, da sottoporre ad approvazione del CdA, basato su un processo strutturato di identificazione delle priorità dei principali rischi, per le verifiche dell’adeguatezza del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi; | |
− supportare l’Organismo di Vigilanza ex D.lgs. 231/2001 nella verifica dell’efficace attuazione, idoneità e aggiornamento del Modello 231 nonché nella gestione e monitoraggio dei flussi informativi periodici e delle segnalazioni; | ||
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JOB TITLE | SHORT JOB DESCRIPTION | |
− garantire il periodico aggiornamento al CdA, all’OdV e agli altri Organismi preposti al controllo, sull'attività svolta e sui risultati più significativi, con riferimento alle rispettive aree di competenza, nonché sul rispetto dei piani definiti per il contenimento dei rischi; − curare i rapporti con ANAC per le tematiche di propria competenza. | ||
JOB TITLE | SHORT JOB DESCRIPTION | |
Direzione generale | Direttore Generale | Xxxxxxx all’Amministratore delegato e funzionalmente al CdA in forza dell’attribuzione di poteri di cui al verbale dell’8 luglio 2019 allegato per estratto al presente modello. In un’ottica di trasversalità e di valorizzazione, assicura il raggiungimento degli obiettivi aziendali, compie gli atti di ordinaria amministrazione occorrenti per la gestione sociale, cura l’organizzazione delle risorse umane, degli impianti e materiali in armonia con le attribuzioni delegate dal Consiglio di Amministrazione, con autonomia tecnico amministrativa di decisione e di direzione. Collabora con il Consiglio di Amministrazione e l’Amministratore delegato nella definizione delle strategie aziendali e nelle relazioni istituzionali. È l’esecutore delle decisioni del Consiglio di Amministrazione, a stretto riporto dell’Amministratore delegato, operando le opportune scelte tattiche, trasmettendole ai dirigenti e responsabili subordinati e controllandone la puntuale esecuzione sotto la direzione e la vigilanza dell’Amministratore delegato stesso. A lui riportano gerarchicamente le direzioni operative e le funzioni aziendali. |
Organizzazione, Personale e societario (Dirigente) | Riporta al Direttore Generale curando le seguenti aree: − presidio delle attività inerenti all'Assemblea dei Soci, al Consiglio di Amministrazione, al Collegio sindacale, alla Società di revisione, al Magistrato della Corte dei Conti ed alla tenuta dei libri sociali; − supporto alla: • programmazione e pianificazione delle attività finanziare della società e delle attività operative finalizzate ad una completa e corretta governace finanziaria; • alla gestione dei rapporti operativi con gli Istituti di Credito e nello sviluppo e gestione degli iter per la concessione di prestiti finanziari. Inoltre, dovrà lavorare in collaborazione con le diverse direzioni operative per definire e dar vita ad una politica delle risorse umane efficace e innovativa nello specifico dovrà: - coordinare la gestione delle Risorse Umane, i processi di sviluppo e di organizzazione; - presidiare: • i processi di reclutamento, selezione e formazione; • la gestione delle carriere: prospettiva e sviluppo delle professioni e delle competenze, gestione degli alti potenziali, knowledge management e sviluppo del capitale umano, valutazione delle prestazioni; | |
JOB TITLE | SHORT JOB DESCRIPTION | |
- gestire i rapporti con le organizzazioni sindacali. | ||
Pianificazione Strategica, rapporti con Enti e Ambiente (Quadro su posizione dirigenziale) | Riporta al Direttore generale svolgendo le attività necessarie a garantire la valorizzazione e lo sviluppo immobiliare. In particolare: − ha la responsabilità dei processi autorizzativi di sviluppo immobiliare con particolare riferimento alla predisposizione degli strumenti urbanistici attuativi e al rilascio delle concessioni e delle autorizzazioni, attivando le competenti funzioni aziendali e coordinandone le attività; − imposta i nuovi progetti di sviluppo con particolare attenzione all’iter tecnico-amministrativo e ambientale; − gestisce le relazioni con gli Enti Pubblici e i soggetti privati coinvolti nelle attività di sviluppo e presidia i Tavoli Tecnico-Istituzionali per l’attuazione dei programmi e delle procedure anche con riferimento alle valutazioni ambientali strategiche e di impatto; − supporta le competenti strutture aziendali nelle azioni volte a garantire il rispetto delle disposizioni previste dagli strumenti autorizzativi con particolare riferimento alla verifica di ottemperanza degli adempimenti ambientali. | |
Supervisione nuovi progetti strategici (Quadro) | A riporto della Direzione Generale presidia e coordina le seguenti attività: − sviluppo di proposte e concept urbani, architettonici e di paesaggio, rigenerazione urbane e di edifici, anche con valorizzazione e messa a regime di risorse e potenzialità specifiche rispetto ai siti oggetto di studio; − studi di prefattibilità flessibili e veloci, che anticipano l’avvio di progetti finalizzati o costituiscono ponte tra la conclusione di un progetto e la sua continuazione; − interfaccia con referenti e team tecnici esterni, in particolare, ma non solo, afferenti alla PA; − coordinamento continuo con la funzione Pianificazione Strategica, rapporti con Enti e Ambiente e con i team tecnici delle diverse aree operative e direzioni aziendali. | |
Pianificazione finanziaria (Quadro di coordinamento) | Riporta al Direttore generale le seguenti responsabilità: − traduce gli indirizzi strategici e gestionali, di breve, medio e lungo periodo nel Piano industriale della società; − supporta la centrale di Committenza sui nuovi progetti, predisponendo Piani di fattibilità o Piani economici finanziari di massima al fine di valutare la convenienza economica e la sostenibilità finanziaria degli stessi; − nell’ambito del controllo di gestione coordina l’attività di budgeting predisponendo conti economici di commessa e producendo reportistica periodica; − elabora e monitora l’andamento dei flussi di cassa della società al fine di garantire una adeguata copertura finanziaria, attraverso la scelta del mix più efficace di utilizzo di risorse rinvenienti da autofinanziamento o ricorso a mezzi di terzi. | |
Innovazione e sviluppo (Collaboratore) | Supporta il Direttore generale: − nella definizione, coordinamento e attuazione delle strategie di innovazione e ricerca che alimentano l’ecosistema di MIND, in stretto raccordo con l’area operativa Asset management; − nel definire ed attuare le azioni di collaborazione e sinergia tra l’ecosistema di innovazione di MIND e gli altri poli di innovazione o | |
JOB TITLE | SHORT JOB DESCRIPTION | |
protagonisti degli stessi presenti sul territorio nazionale ed internazionale. | ||
JOB TITLE | SHORT JOB DESCRIPTION | |
Amministrazione, Affari legali, Procurement e ICT | Riporta al Direttore generale con il quale si confronta costantemente al fine di verificare il raggiungimento degli obiettivi aziendali di sua competenza. | |
Garantisce l’adeguato presidio del contenzioso a carico della Società, sia nella fase stragiudiziale che nella fase giudiziale, garantendo la corretta gestione dei rapporti con i legali esterni incaricati. | ||
Garantisce l’adeguato presidio e supporto ai legali esterni nell’impostazione degli atti e della documentazione di causa, per l’intera durata del giudizio. | ||
Garantisce il corretto e adeguato supporto all’intera organizzazione aziendale su tutte le tematiche aventi implicazioni legali, coordinando la consulenza legale interna. | ||
Coordina la gestione delle attività di contabilità, assicurando la correttezza, la completezza e la trasparenza dei processi di formazione dei relativi documenti contabili, nel rispetto dei vincoli normativi e dei principi contabili adottati. Garantisce la corretta tenuta della contabilità generale per la predisposizione del bilancio societario d’esercizio. | ||
Direttore Amministrazione, Affari legali, Procurement e ICT (dirigente) | Garantisce gli adempimenti in materia fiscale e tributaria, con l’obiettivo di salvaguardare il patrimonio aziendale e cura, in raccordo con la funzione “Societario”, i rapporti con la Società di Revisione ed il Collegio Sindacale, nell’espletamento delle rispettive funzioni e competenze. Cura, in raccordo con l’area operativa Pianificazione finanziaria, le attività relative al controllo di gestione, finalizzando i relativi report gestionali. | |
Coordina le fasi di programmazione, progettazione, affidamento ed esecuzione dei contratti di appalto, nel ruolo di stazione appaltante e centrale di committenza, con il supporto delle strutture tecniche di competenza ed in raccordo con il responsabile legale e il responsabile anticorruzione e trasparenza. | ||
Coordina le attività autorizzative, a seguito di verifica tecnica ed amministrativa dei documenti contrattuali e dei documenti inerenti sicurezza e legalità in fase esecutiva, gli adempimenti di cui all’art. 80 del Codice Appalti e le verifiche Antimafia. Presidia gli adempimenti relativi al Protocollo di Legalità con la Prefettura di Milano. | ||
Cura, anche in qualità di Delegato del Titolare, gli adempimenti in materia di tutela dei dati personali, nel rispetto del GDPR UE 2016/679 e della normativa nazionale. | ||
Gestisce i sistemi ICT aziendali, curandone la maintenance e le eventuali evoluzioni in raccordo con le esigenze aziendali e garantendo il presidio dei rapporti con i fornitori. Promuove le iniziative per lo sviluppo IT, con l’obiettivo di un allineamento costante con le evoluzioni normative e tecnologiche. | ||
Contratti e Procurement (Dirigente) | Riporta al Direttore Amministrazione, Affari legali, Procurement e ICT. Lavora in collaborazione con tutte le aree per definire e dar vita ad una strategia degli acquisti unitaria, condivisa, efficace e innovativa, con riferimento sia agli acquisti interni alla Società, sia a quelli afferenti il ruolo di Centrale di Committenza. | |
In sintesi, le principali responsabilità: | ||
− pianifica e razionalizza gli acquisti sulla base delle indicazioni ricevute dalle aree della Società; | ||
JOB TITLE | SHORT JOB DESCRIPTION | |
− ricerca del miglior fornitore, nel rispetto del codice degli appalti, attraverso lo svolgimento di analisi di mercato e procedure di gara, nonché la predisposizione dei relativi contratti; − supporta i RUP e i DEC nel monitorare costantemente le prestazioni dei fornitori selezionati per garantire il rispetto delle condizioni contrattuali; − garantisce il rispetto nella normativa e delle procedure aziendali da parte delle aree della Società in termini di acquisti ed esecuzione contrattuale, occupandosi di monitorare la corretta archiviazione della documentazione prodotta. | ||
Gare e Contratti (Collaboratore) | Riporta al Dirigente Contratti e Procurement. Lavora a supporto del proprio Responsabile per implementare al meglio la strategia degli acquisti sia interni alla Società, che afferenti il ruolo di Centrale di Committenza. In sintesi, le principali responsabilità: − coordina la predisposizione e lo svolgimento delle procedure di gara, garantendo la corretta applicazione della normativa, delle procedure interne alla Società e il rispetto degli obiettivi aziendali; − coordina la predisposizione dei contratti e garantisce la loro corretta interpretazione nella fase esecutiva da parte degli attori coinvolti (RUP/DEC/DL/fornitore) per assicurare il regolare svolgimento delle prestazioni; − monitora lo svolgimento degli adempimenti amministrativi nei confronti degli enti preposti (ANAC, Osservatorio Regionale, GUUE, ecc.) previsti per le Stazioni Appaltanti. | |
Legale (Quadro) | Riporta al direttore Amministrazione, Affari legali, Procurement e ICT: − supporta la corretta gestione di tutti gli affari legali della Società; − gestisce le pratiche legali affidate risolvendo eventuali rischi e/o aree di criticità di rilievo giuridico – legale e contrattuale; − gestisce le attività relative al contenzioso stragiudiziale e coordina l’attività del contenzioso giudiziale svolta dai legali esterni; − supporta la programmazione e la realizzazione delle procedure di gara e le diverse strutture operative nella fase esecutiva dei contratti di appalto; | |
Amministrazione (Quadro) | Riporta al direttore Amministrazione, Affari legali, Procurement e ICT nella cura delle attività inerenti: − alla predisposizione delle procedure amministrative, contabili e fiscali; − alla supervisione di tutti gli aspetti di contabilità generale e della fatturazione attiva e passiva della società, nel coordinamento delle attività inerenti il bilancio aziendale e nei vari adempimenti fiscali nonché nella gestione dell’home banking e della piccola cassa aziendale. | |
Sicurezza, legalità, cantieri (Quadro) | Riporta al Direttore Amministrazione, Affari legali, Procurement e ICT le seguenti attività: − verifiche: • tecnico amministrative dei contratti di subappalto, dei requisiti di qualificazione, tracciabilità finanziaria, dichiarazioni e coordinamento con DL per note benestare; • dei contratti di natura derivata (forniture in opera, forniture, servizi, noli a caldo e a freddo) e della relativa documentazione; | |
JOB TITLE | SHORT JOB DESCRIPTION | |
• dell’art. 80 per tutti i contratti sottoscritti da Arexpo (affidatari, subappaltatori, locatari, partner, consulenze, servizi, concessionari a vario titolo) e comunicazione al reparto amministrazione per i relativi pagamenti; • del rispetto del Protocollo di Legalità sottoscritto da Arexpo con la Prefettura di Milano, a mezzo piattaforme BDNA, Legolas e APRI; • dell’Idoneità Tecnico Professionale delle aziende, dei documenti di personale, mezzi e attrezzature; − adempimenti a carico del Responsabile dei Lavori e Delegato del Datore di lavoro. − istruzioni procedure di accesso, rilascio pass temporanei e definitivi, creazione di utenze per la piattaforma di rilascio badge, monitoraggio accessi, supporto agli utenti del sistema informatico APRI di rilascio badge e di Legolas per il Protocollo di Legalità, monitoraggio della tutela dei dati personali ivi contenuti. | ||
JOB TITLE | SHORT JOB DESCRIPTION | |
SVILUPPO URBANISTICO/IMMOBILIARE E AMBIENTE/ASSET MANAGEMENT | Direttore Sviluppo Immobiliare, Appalti e Xxxxxx (Dirigente) | Riporta al Direttore generale con il quale si confronta costantemente al fine di verificare il raggiungimento degli obiettivi aziendali di sua competenza. Garantisce la realizzazione dello sviluppo del Masterplan e del piano industriale, in funzione delle priorità realizzative e dei vincoli urbanistici nonché della realizzazione delle urbanizzazioni dell’area. Declina le diverse iniziative immobiliari che si intende realizzare, relativamente agli aspetti progettuali, realizzativi, funzionali e di creazione dei contenuti, correlandosi con i diversi soggetti coinvolti, supportando la promozione delle iniziative verso operatori, partners, finanziatori, associazioni ed istituzioni. Presidia le competenze legate alle attività di raccolta fabbisogni, studio e progettazione al fine di assicurare le consegne nel rispetto di tempi e costi, coordinando tutte le attività degli attori coinvolti nella realizzazione delle commesse. Presidia le competenze legate agli appalti e lavori al fine di assicurare le consegne nel rispetto di tempi e costi, coordinando tutte le attività degli attori coinvolti nella realizzazione delle commesse. Assicura la pianificazione dell’uso e dello sviluppo del territorio, l'adozione degli strumenti urbanistici e dei regolamenti che definiscono l’assetto del territorio, modalità di intervento, indici e parametri urbanistici ecc.. |
Gestione Appalti e lavori (Dirigente) | Riporta al direttore Sviluppo Immobiliare. È responsabile del processo di realizzazione delle opere assegnate nonché degli avanzamenti delle relative produzioni nel rispetto dei tempi e dei costi definiti. Garantisce tramite la propria funzione il supporto tecnico al RUP nella fase esecutiva degli appalti di lavori. Garantisce a terzi committenti o stazioni appaltanti di interventi per lo sviluppo dell’area il supporto operativo e il coordinamento per la progettazione e cantierizzazione dei propri interventi. Garantisce alle altre direzioni il supporto in relazione a questioni tecniche relative alle infrastrutture e manufatti di proprietà. | |
Supporto alla gestione appalti (Collaboratore) | Riporta al dirigente Gestione Appalti e lavori supportandolo: − nell’attività per supporto operativo e coordinamento per la progettazione e cantierizzazione a terzi committenti o stazioni appaltanti dei propri interventi; − nel coordinamento delle direzione di esecuzione/direzione dei lavori esterne, nel corso della gestione dei contratti, anche tramite riunioni tecnico/gestionali periodiche di cantiere alla presenza degli appaltatori; − nello svolgimento del supporto tecnico al RUP nella fase esecutiva dei lavori, a garanzia della corretta esecuzione delle opere e del loro completamento, con particolare riferimento al controllo dei tempi di realizzazione. | |
JOB TITLE | SHORT JOB DESCRIPTION | |
Coordinamento e direzione lavori (Quadro di coordinamento) | Riporta al dirigente Gestione Appalti e lavori supportandolo: − nello sviluppo di tutte le attività proprie del project management dei contratti di competenza del RUP, gestendo al meglio le risorse affidate al fine di raggiungere pienamente gli obiettivi nei tempi prefissati e il controllo economico dei progetti; − nel coordinamento delle direzione di esecuzione/direzione dei lavori esterne, nel corso della gestione dei contratti, anche tramite riunioni tecnico/gestionali periodiche di cantiere alla presenza degli appaltatori; − nella supervisione delle attività di cantiere degli appalti assegnati al RUP, a garanzia della corretta esecuzione delle opere e del loro completamento, con particolare riferimento al controllo dei tempi di realizzazione; − nello svolgimento delle attività di Direzione Lavori interna. | |
Progettazione urbanistica e architettonica (Quadro) | Riporta al direttore le seguenti responsabilità: − acquisisce i fabbisogni funzionali e prestazionali, presidia e coordina i processi per l’ottenimento delle progettazioni (fattibilità, definitivo, esecutivo) da parte dei fornitori, e le relative verifiche propedeutiche agli appalti per la realizzazione (predisposizione della documentazione di gara); − pianifica, definisce, implementa e gestisce i progetti architettonici ed urbanistici dal concepimento iniziale alla consegna finale inclusi gli aspetti autorizzativi urbanistici, ambientali ed edilizi; − assume la responsabilità dell’ottenimento di progetti coerenti con gli obiettivi, le performance, i costi ed i tempi predefiniti definiti dalla Stazione Appaltante; − svolge il ruolo di supporto tecnico al RUP nella fase di progettazione in qualità di responsabile o di componente del team multidisciplinare (progettazione architettonica, strutturale, impiantistica ed altre discipline), durante tutte le fasi della progettazione. | |
Ingegneria (Quadro) | Riporta al direttore supportandolo: − nelle attività di pianificazione, progettazione di fattibilità ed analisi costi/benefici; − nella verifica delle progettazioni, nel coordinamento delle attività di progettazione, nella predisposizione di elaborati tecnico- amministrativi di appalto, nella direzione operativa dei lavori relativamente agli aspetti impiantistici ed energetici, nel rispetto della corretta gestione dei rischi e della governance aziendale, durante l’intero ciclo di vita di asset immobiliari, sottoservizi impianti ed infrastrutture; Quando necessario, supervisiona i cantieri sia quelli di manutenzione che quelli di sviluppo. Collabora alla definizione delle strategie energetiche di sviluppo dell’area. | |
JOB TITLE | SHORT JOB DESCRIPTION | |
Operations, Gestione Parco, Asset Management | Riporta al Direttore generale con il quale si confronta costantemente al fine di verificare il raggiungimento degli obiettivi aziendali di sua competenza | |
Dirige il Parco Mind, in particolare è responsabile della gestione e della supervisione di tutti i servizi che la società deve garantire all’interno del sito e ne coordina lo sviluppo per le procedure di competenza, proponendo miglioramenti ed interventi di riallineamento. | ||
Coordina le attività in termini di sicurezza, per la tutela delle persone e dei beni, in linea con gli obblighi previsti dalla legislazione in merito di sicurezza e al processo d’identificazione, misurazione e monitoraggio dei rischi. | ||
Direttore Operations, Gestione Parco, Asset Management (dirigente) | Coordina l’esecuzione degli eventi programmati, in particolare, rispetto di tempi e costi di progetto – definizione del perimetro degli eventi, supervisione della produzione. Presidia la pianificazione e l’erogazione dei servizi relativi alla manutenzione dei manufatti, alla gestione integrata dei rifiuti, alla pulizia, alla disinfestazione, al facchinaggio, alla mobilità, alle utenze, alle opere a verde, ecc. | |
Coordina le attività di sviluppo degli Asset immobiliari presenti in sito, finalizzate a creare opportunità attrattive per il mercato immobiliare. | ||
Coordina, in raccordo con la Direzione generale, le attività legate al progetto “MIND Lab” ed ai possibili insediamenti di start up a caratteri innovativo, coerenti con la visione di sviluppo del Sito MIND. | ||
Progetta congiuntamente con il Concessionario il modello gestionale del Sito MIND, attraverso il coordinamento di tavoli di lavoro congiunti con lo Concessionario ed i soci di Arexpo. | ||
Riporta al direttore Operations supportandolo: | ||
− nel raccogliere e presidiare tutte le informazioni immobiliari, legali, economiche, tecniche riguardanti gli immobili/spazi presenti in Sito. | ||
− nell’attuare tutti gli strumenti per la realizzazione degli obiettivi di valorizzazione dei beni, attraverso la gestione locativa, tecnica ed economica; | ||
Asset Management e Partnership (quadro di coordinamento) | − nel ricercare nuove opportunità d’investimento: a tale scopo, deve garantire un rapporto di qualità con tutti i contatti quali, istituzioni, società pubbliche e private; − nello sviluppare strumenti di gestione delle locazioni, concessioni e di reporting; | |
− nello strutturare e presidiare il progetto “MIND Lab”, congiuntamente con il partner di sviluppo e la direzione generale i possibili insediamenti di start up a carattere innovativo, coerenti con la visione di MIND; | ||
− nel coordinare, in raccordo con la direzione generale, le trattative e finalizzare le partnership relative al progetto MIND Lab; | ||
− nel gestire con continuità le relazioni con tutti “I tenants” sia pubblici che privati. | ||
JOB TITLE | SHORT JOB DESCRIPTION | |
Safety (Quadro) | Riporta al direttore Operations supportandolo: − nella realizzazione delle azioni volte a garantire la sicurezza e la salute sul lavoro nel pieno rispetto della normativa di riferimento; − nelle attività connesse alla risoluzione di interferenze tra cantieri, appalti di servizi, eventi; − nella stesura dei piani, procedure e misure per la salute e la sicurezza delle persone presenti nel sito MIND e negli gli spazi di lavoro sotto la responsabilità della società; − nella predisposizione di informative rischi per le aree utilizzate da Soggetti Terzi; − nelle attività di coordinamento per la sicurezza delle aree del sito; − nella ricerca di soluzioni migliorative dei sistemi di sicurezza e antinfortunistici allo scopo di minimizzare il rischio di infortuni e incidenti; − nell’attuazione di interventi per il miglioramento a seguito delle analisi di sicurezza; − nella predisposizione di piani di emergenza e verifica del loro funzionamento; − nella redazione del documento valutazioni rischi e suo aggiornamento; − nella formazione del personale alle procedure di sicurezza, anche attraverso esercitazioni pratiche; − nella definizione, in raccordo con la funzione Organizzazione e Personale, dei processi aziendali di competenza ed il relativo Risk Assessment; − nello sviluppare piani di Safety congiunti con le aziende in prossimità del sito. | |
Security (Quadro) | Riporta al direttore Operations supportandolo: − nell’elaborazione di analisi dei rischi in materia di sicurezza, in modo da prevedere le situazioni di pericolo o in maniera da ridurne gli eventuali danni. Rientra tra queste attività anche la valutazione del rapporto costi/benefici per gli interventi di tutela aziendale; − nell’elaborazione ed attuazione del piano di security aziendale; − nella tutela di informazioni, dati e documenti in formato cartaceo come da regolamento generale sulla protezione dei dati (General Data Protection Regulation); − nel coordinamento e supervisione delle procedure per le Gare d’Appalto con lo sviluppo di Capitolati Tecnici; − nella formazione del personale alle procedure di emergenza e sviluppo delle procedure stesse; − nel coordinamento con la FF.OO. in caso di eventi, visite istituzionali, etc.; − nello sviluppare piani di Security congiunti con le aziende in prossimità del sito; | |
JOB TITLE | SHORT JOB DESCRIPTION | |
Coordinamento tecnico (Quadro di coordinamento) | Riporta al direttore Operations supportandolo nelle seguenti attività: − coordinare tutte le attività di Manutenzione/Mobility e Facility in raccordo con i Responsabili d’area operativa; − cura il mantenimento delle opere del verde. In particolare: − coordina tutte le attività di manutenzione in raccordo con Manutenzione e Mobility, finalizzata ad una efficiente gestione dei contratti di servizio; − definisce dei KPI di manutenzione in raccordo con Manutenzione e Mobility, finalizzata al controllo dei tempi di realizzo e qualità degli interventi; − coordina le attività relative alla gestione della Facility (incluso Verde ed IT) al fine di redigere offerte di servizi adeguati, attivando ove necessario i contratti richiesti; − sviluppa attività finalizzate alla riduzione dei costi di gestione del Sito congiuntamente a Facility e Manutenzione; − sviluppa una nuova e più evoluta modalità di gestione integrata di tutte le attività connesse al funzionamento ottimale del Sito, secondo le linee guida denominate “Super Condominio”; − coordina tutte le attività autorizzative presso gli enti competenti, attraverso il coordinamento di tavoli tecnici anche con il supporto di professionisti incaricati. | |
Facility Management (collaboratore) | Xxxxxxx al direttore Operations in raccordo con Il coordinatore Tecnico supportandolo nelle seguenti attività: − gestione dei contratti di appalto stipulati: • per la fornitura delle utenze elettriche ed idriche; • per la manutenzione di tutte le opere a verde presenti; • per la gestione integrata dei rifiuti; • per il servizio di pulizia e mantenimento del decoro ed igiene degli ambienti interni ed esterni; − gestione delle gare di competenza dalla fase di predisposizione dei capitolati tecnici, alla chiusura contratto, passando per le relative fasi di assegnazione, startup e messa a regime; − gestione della contabilità ordinaria e straordinaria degli appalti; − fornisce le direttive per operare, quindi anche tutelare l'azienda, secondo le direttive imposte dal D.lgs. 152/2006 (T.U. Ambiente) − cura il registro rifiuti mantenendolo aggiornato e garantisce una perfetta gestione del ciclo rifiuti assimilati agli urbani, speciali e non; − cura i rapporti con tutti i soggetti presenti in sito, definendo indicatori di prestazione e perseguire iniziative di miglioramento continuo − soddisfa tutti i requisiti e la conformità normativa relativa alla Sicurezza, Ambiente, Salute. | |
JOB TITLE | SHORT JOB DESCRIPTION | |
− gestisce e supervisiona tutti i servizi di smaltimento e trattamento dei rifiuti, in funzione dei target di sostenibilità attribuiti e delle pulizie dell’ex sito espositivo; − presidia le attività ICT all’interno del sito in raccordo con la direzione Amministrazione, Affari legali, Procurement e ICT. | ||
Manutenzione/Mobility (Quadro) | Riporta al direttore Operations in raccordo con Il coordinatore Tecnico supportandolo nelle seguenti attività: Per le attività riguardanti la Manutenzione: − presidia tutte le attività di manutenzione ordinaria e straordinaria, attraverso la stesura di piani di azione ed indicatori finalizzati al controllo delle attività; − presidia le attività di manutenzione inerenti lo sviluppo del sito MIND; − progetta e gestisce le attività manutentive straordinarie per la rifunzionalizzazione e riallocazione di strutture/edifici esistenti; − svolge il ruolo di RUP nei contratti di appalto Global Service; − pianifica e gestisce le attività di service per i soggetti concessionari per la realizzazione di eventi/convention; − presidia le attività di service relative alla movimentazione di materiale e facchinaggio a servizio dell’azienda e dei soggetti presenti all’interno del sito MIND; Per le attività riguardanti la Mobility: − pianifica e gestisce i servizi aziendali di mobilità; − pianifica e gestisce la segnaletica interna ed esterna al Sito MIND in funzione dello sviluppo dell’area; − pianifica e progetta i sistemi (infrastrutture e servizi) di accessibilità e mobilità in ottica aziendale e di governance di sistema; − progetta e supervisiona le indagini di mobilità e di modellazione di sistemi di accessibilità anche in ottica di ottenimento delle autorizzazioni da parte degli Enti competenti. | |
Coordinamento Operativo Mind e Sponsorship (Quadro di coordinamento) | Riporta al Direttore Operations supportandolo nelle seguenti attività: − coordinare tutte le attività relative all’organizzazione di eventi B2B e B2C con i relativi allestimenti nonché i servizi MIND in raccordo con i Responsabili d’area operativa; In particolare: − coordina le attività riguardanti tutte le tipologie di concessione spazi disponibili in sito, attraverso la stesura di procedure ad hoc, incontri periodici con il team eventi; − sviluppa e mantiene sistema d’indicatori di mercato; − supervisiona la stesura dei contratti, il rispetto dei listini definiti e supervisiona la successive rendicontazione; − elabora di piani commerciali e di sponsorship; − collabora a stretto contatto con la funzione Asset Management e con il concessionario per il progetto denominato MINDLab e per progetti speciali che coinvolgono i soci pubblici; | |
JOB TITLE | SHORT JOB DESCRIPTION | |
− con il concessionario definisce i Servizi di gestione operativa del super-condominio, garantendone il raccordo con il piano di sviluppo del Sito; − definisce e gestisce i Servizi Soft Facility Management per la comunità di MIND (a titolo d’esempio strutture sportive, scolastiche, d’intrattenimento e di aggregazione); − cura i rapporti con le altre strutture di governo coinvolte nella gestione di MIND, interne al concessionario (Asset Management, Enlivement Management e in generale con l’Estate Governance del Super condominio), esterne (Provider servizi ed altri soggetti). | ||
Eventi/servizi MIND B2C (Quadro) | Riporta al direttore Operations in raccordo con Il coordinatore Operativo supportandolo nelle seguenti attività: Presidio dell’esecuzione degli eventi programmati in particolare assicurando: − la definizione del perimetro degli eventi, dal loro avvio (durata, target, costi, ripetibilità dell’evento, innovazione, cronoprogramma); − la supervisione della produzione degli spettacoli, del calendario degli allestimenti, dei service coinvolti, della logistica, dei flussi e degli accessi degli ospiti/pubblico e degli staff; − collabora con l’area operativa Comunicazione sia di Arexpo che del Concessionario per la realizzazione di eventi istituzionali anche a carattere internazionale (promossi da Arexpo, dai Soci o dallo Concessionario). Nel caso, anche nell’ideazione e sviluppo degli stessi. In Ambito di sviluppo del mercato e del sito, si occupa di: − indagini di mercato finalizzate alla ricerca di eventi pubblici e privati da realizzare in sito; − individuare e pianificare nuove forme di eventi e produzioni culturali in grado di valorizzare le venue eventi del sito e le aree limitrofe in ottica di crescita di potenzialità culturali dell’area; − sviluppare potenziali aree di interesse trasversale e sinergico tra i partner e soci del progetto MIND/Arexpo in ambito entertainment/cultura/information; − sviluppare congiuntamente con l’area operativa Comunicazione il progetto MIND Education, relativamente alle proprie aree di competenza. | |
Allestimenti eventi/servizi MIND (Quadro) | Riporta al direttore Operations in raccordo con Il coordinatore Operativo supportandolo nelle seguenti attività: − presidio e gestione delle attività connesse agli allestimenti e produzione degli eventi prodotti da Arexpo; − gestione gli spettacoli diurni e serali dell’Albero della Vita, e la manutenzione ordinaria e straordinaria delle scenografie e degli impianti multimediali AVL necessari alla rappresentazione degli show; Supervisione, in raccordo con le funzioni manutenzione ed eventi, della consegna/ritiro degli spazi ai concessionari in occasione delle manifestazioni organizzate procedendo anche alla valutazione verifica dei danni eventuali; | |
JOB TITLE | SHORT JOB DESCRIPTION | |
− verifica del pieno rispetto del valore degli Asset immobiliari, durante la fasi di attività ed evento da parte dei concessionari; − attività di RUP di contratti attivi e passivi, e attività di Direzione dell’Esecuzione di contratti di concessione spazi o affidamenti di servizi tecnici. − collaborazione, con gli organizzatori degli eventi sia pubblici che privati, alla realizzazione; degli allestimenti anche attraverso l’individuazione di soluzioni creative ed innovative; − redazione documenti e concept creativi propedeutici alle attività di allestimento; − redazione di documenti di gara e capitolati, con relativo controllo e valutazione dei costi attraverso stime e valutazioni economiche; − ideazione e sviluppo installazioni multimediali e concept scenografici/espositivi per eventi live, show e esposizioni. | ||
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