INDICE
REGOLAMENTO PER IL CONTRASTO AI
FENOMENI DI RICICLAGGIO E DI FINANZIAMENTO AL TERRORISMO
INDICE
Pag. | 2 | Premessa ed inquadramento |
Pag. | 4 | Riferimenti normativi utili |
Pag. | 5 | Definizioni e abbreviazioni |
Pag. | 6 | Art. 1 Oggetto |
Pag. | 6 | Art. 2 Campo di applicazione |
Pag. | 7 | Art. 3 Livelli e Responsabilità |
Pag. | 8 | Art. 4 Indicatori di Anomalia |
Pag. | 9 | Art. 5 Procedura di Comunicazione/Segnalazione interna |
Pag. | 12 | Art. 6 Adeguata Verifica della controparte |
Pag. | 13 | Art. 7 La segnalazione sospetta alla UIF |
Pag. | 14 | Art. 8 Legittimità della segnalazione |
Pag. | 14 | Art. 9 Formazione |
Pag. | 14 | Art.10 Riservatezza e divieto di comunicazione |
Pag. | 14 | Art.11 Approvazione e modifica del Regolamento |
Pag. 15 Allegato 1 - Elenco esemplificativo degli indicatori di anomalia
Pag. 18 Allegato 2 - Modulo per la comunicazione/segnalazione interna di operazione sospetta
Premessa ed inquadramento
Il presente Regolamento è stato redatto dalla Azienda Sanitaria Locale di Matera in ossequio alla normativa antiriciclaggio che ha lo scopo di impedire, o comunque rendere difficile, la circolazione del denaro proveniente da azioni illegali, anche a scopo di finanziamento di azioni terroristiche, attraverso una serie di prescrizioni valide anche per gli enti pubblici.
Nel presente documento si trattano i seguenti aspetti:
- Operazione sospetta
in base alle indicazioni contenute nell’art. 35 D. Lgs. n. 231/2007, una segnalazione di operazione è sospetta quando i soggetti obbligati sanno, sospettano o hanno motivi ragionevoli per sospettare che siano in corso o che siano state compiute o tentate operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo o che comunque i fondi, indipendentemente dalla loro entità, provengano da attività criminosa. Il sospetto è desunto dalle caratteristiche, dall'entità, dalla natura delle operazioni, dal loro collegamento o frazionamento o da qualsivoglia altra circostanza conosciuta, in ragione delle funzioni esercitate, tenuto conto anche della capacità economica e dell'attività svolta dal soggetto cui è riferita, in base agli elementi acquisiti ai sensi del presente decreto. Il ricorso frequente o ingiustificato ad operazioni in contante, anche se non eccedenti la soglia prevista dall'art.49 del D. Lgs n.231/2007 e, in particolare, il prelievo o il versamento in contante di importi non coerenti con il profilo di rischio del cliente, costituiscono elementi di sospetto;
- Indicatori di anomalia
fattispecie rappresentative di operatività ovvero di comportamenti anomali finalizzati ad agevolare la valutazione, da parte dei segnalanti, degli eventuali profili di sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo;
- Riciclaggio
l’art. 2, co.4 del D.Lgs. n. 231/2007 definisce “riciclaggio” le seguenti attività illecite, se commesse intenzionalmente:
a) la conversione o il trasferimento di beni, effettuati essendo a conoscenza che essi provengono da un'attività criminosa o da una partecipazione a tale attività, allo scopo di occultare o dissimulare l'origine illecita dei beni medesimi o di aiutare chiunque sia coinvolto in tale attività a sottrarsi alle conseguenze giuridiche delle proprie azioni;
b) l'occultamento o la dissimulazione della reale natura, provenienza, ubicazione, disposizione, movimento, proprietà dei beni o dei diritti sugli stessi, effettuati essendo a conoscenza che tali beni provengono da un'attività criminosa o da una partecipazione a tale attività;
c) l'acquisto, la detenzione o l'utilizzazione di beni essendo a conoscenza, al momento della loro ricezione, che tali beni provengono da un'attività criminosa o da una partecipazione a tale attività;
d) la partecipazione ad uno degli atti di cui alle lettere a), b) e c) l'associazione per commettere tale atto, il tentativo di perpetrarlo, il fatto di aiutare, istigare o consigliare qualcuno a commetterlo o il fatto di agevolarne l'esecuzione.
- Finanziamento al terrorismo
s'intende per finanziamento del terrorismo qualsiasi attività diretta, con ogni mezzo, alla fornitura, alla raccolta, alla provvista, all'intermediazione, al deposito, alla custodia o all'erogazione, in qualunque modo realizzate, di fondi e risorse economiche, direttamente o indirettamente, in tutto o in parte, utilizzabili per il compimento di una o più condotte, con finalità di terrorismo secondo quanto previsto dalle leggi penali, ciò indipendentemente dall'effettivo utilizzo dei fondi e delle risorse economiche per la commissione delle condotte anzidette.
Riferimenti normativi utili
1. D.Lgs. n. 109/2007 “Misure per prevenire, contrastare e reprimere il finanziamento del terrorismo internazionale e l’attività dei paesi che minacciano la pace e la sicurezza internazionale, in attuazione della direttiva 2005/60/CE”;
2. X.Xxx. n. 231/2007 “Attuazione della direttiva 2005/60/CE concernente la prevenzione dell’utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo nonché della direttiva 2006/70/CE che ne reca misure di esecuzione”;
3. Decreto del Ministero dell’Interno del 25 settembre 2015 “Determinazione degli indicatori di anomalia al fine di agevolare l’individuazione delle operazioni sospette di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo da parte degli uffici della pubblica amministrazione”;
4. Legge n. 190/2012 “Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell’illegalità nella pubblica amministrazione”;
6. D.Lgs n. 90/2017 “Attuazione della direttiva (UE) 2015/849 relativa alla prevenzione dell’uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo e recante modifica delle direttive 2005/60/CE e 2006/70/CE e attuazione del regolamento (UE) n. 2015/847 riguardante i dati informativi che accompagnano i trasferimenti di fondi e che abroga il regolamento (CE) n. 1781/2006”;
7. Comunicazione U.I.F. del 18 aprile 2016 (Prevenzione del finanziamento del terrorismo internazionale);
8. Comunicazione U.I.F. del 13 ottobre 2017 (Prevenzione del finanziamento del terrorismo internazionale);
9. Unità di Informazione Finanziaria per l’Italia. Provvedimento 23 aprile 2018 (pubblicato sulla G.U. n. 269 del 19 novembre 2018) “Istruzioni sulle comunicazioni di dati e informazioni concernenti le operazioni sospette da parte degli uffici delle pubbliche amministrazioni”.
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Definizioni e abbreviazioni
- ASM: Azienda Sanitaria Locale di Matera;
- UIF: Unità di informazione finanziaria per l’Italia (organismo nazionale appartenente alla Banca d’Italia);
- Gestore: Referente delle segnalazioni di operazioni sospette, delegato dal Direttore Generale a trasmettere le segnalazioni alla UIF di cui alla vigente normativa in materia di antiriciclaggio e repressione del finanziamento del terrorismo;
- Responsabile (della comunicazione/segnalazione interna): Direttore/Responsabile della struttura aziendale di volta in volta interessata dall’applicazione della normativa in materia di antiriciclaggio e repressione del finanziamento del terrorismo in relazione alle funzioni svolte.
- Commissione tecnica collegiale per la Valutazione delle operazioni sospette: Organismo collegiale composto in prevalenza dai Responsabili delle Unità Operative ritenute maggiormente a rischio che, congiuntamente al Gestore, valuta la pertinenza, la fondatezza e l’effettiva rilevanza delle comunicazioni/segnalazioni di operazioni sospette pervenute e decide sull’eventuale trasmissione alla UIF da parte del Gestore. Procede, inoltre, alla mappatura e alla valutazione dei rischi di riciclaggio e finanziamento al terrorismo, e all’individuazione delle misure necessarie a mitigarlo.
(Il Comitato di Sicurezza Finanziaria, istituito presso il Ministero dell’Economia e delle Finanze, non ha ancora emanato Le Linee Guida)
Art. 1 - Oggetto
L’Azienda adotta la presente regolamentazione interna allo scopo:
− di favorire l’individuazione, da parte dei propri Uffici, di eventuali transazioni ed operazioni economico finanziarie, che per la presenza di caratteristiche\elementi particolari, possano generare anche solo il sospetto di possibili azioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo;
− definire il percorso interno al fine di contrastare il fenomeno del riciclaggio supportando le competenti autorità nelle attività di prevenzione e repressione.
Art. 2 - Campo di applicazione
Ai sensi dell’art. 10 D. Lgs. n. 231/2007, l’ASM, quale amministrazione pubblica, è soggetta agli obblighi di segnalazione delle operazioni sospette di riciclaggio e finanziamento del terrorismo.
La presente regolamentazione è rivolta alle strutture aziendali che, per la natura delle funzioni esercitate, svolgono attività finalizzate a realizzare operazioni a contenuto economico connesse con la trasmissione o movimentazione di mezzi di pagamento di qualsiasi tipo o con la realizzazione di un obiettivo di natura finanziaria o patrimoniale, ovvero a quelle che svolgono i controlli nei confronti dei destinatari di dette operazioni identificati quali soggetti cui è riferita l’operazione, siano essi persone fisiche o giuridiche. In particolare è rivolta alle strutture competenti nell'ambito dei seguenti procedimenti o procedure:
a) procedimenti finalizzati all'adozione di provvedimenti di autorizzazione o concessione;
b) procedure di scelta del contraente per l'affidamento di lavori, forniture e servizi secondo le disposizioni di cui al codice dei contratti pubblici;
c) procedimenti di concessione ed erogazione di sovvenzioni, contributi, sussidi, ausili finanziari, nonché attribuzioni di vantaggi economici di qualunque genere a persone fisiche ed enti pubblici e privati.
L'identificazione di ulteriori procedimenti o procedure avviene nel rispetto delle previsioni di cui all'art.10, co. 2 D. Lgs. n.231/2007.
Le misure di cui al presente Regolamento si fondano sul principio della leale collaborazione da parte dei destinatari delle disposizioni in esso contenute, per garantirne la piena osservanza. Tutti i dipendenti e collaboratori dell’Azienda sono tenuti, quindi, a collaborare per favorire l’individuazione di eventuali transazioni e operazioni economico finanziarie sospette che possono dar luogo ad azioni di riciclaggio o finanziamento del terrorismo, supportando sia gli organi interni che le competenti Autorità per contrastare il fenomeno.
Una comunicazione di operazione sospetta deve effettuarsi quando si è a conoscenza o si hanno motivi ragionevoli per sospettare che siano in corso o che siano state compiute o tentate operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo.
Il sospetto deve fondarsi su una compiuta valutazione degli elementi oggettivi e soggettivi dell’operazione a disposizione dei segnalanti, acquisiti nell’ambito dell’attività svolta ovvero a seguito del conferimento di un incarico, anche alla luce degli indicatori di anomalia di cui all’art. 4 del presente Regolamento.
L’analisi delle operazioni, ai fini dell’eventuale segnalazione alla UIF, è effettuata per l’intera durata del rapporto e non può essere limitata alle fasi di instaurazione o di conclusione del medesimo.
Nella valutazione delle operazioni sono tenute in particolare considerazione le attività che presentano maggiori rischi di riciclaggio in relazione alla movimentazione di elevati flussi finanziari.
Art. 3 - Livelli e Responsabilità
Ai fini dell’applicazione della normativa in materia di antiriciclaggio e repressione del finanziamento del terrorismo vengono individuati quattro livelli di responsabilità interni all’Azienda:
A. Il Direttore Amministrativo;
B. I Responsabili della comunicazione/segnalazione interna ovvero i Direttori/Responsabili di Unità Operativa, siano essi responsabili di Unità Operativa Complessa (UOC), di Unità Operativa Semplice Dipartimentale (UOSD) o di Unità Operativa Semplice (UOS);
C. il Direttore/Responsabile dell’UOC Gestione Economico Finanziaria;
D. Il Direttore Amministrativo nella qualità di Gestore (soggetto incaricato della trasmissione delle comunicazioni di operazioni sospette alla Unità di Informazione Finanziaria per l’Italia) e la Commissione tecnica collegiale per la Valutazione delle operazioni sospette.
A - Il Direttore Amministrativo verifica che le strutture aziendali si attivino per garantire una corretta vigilanza ed adottino procedure e comportamenti che, ai sensi del presente regolamento:
− consentano di coordinare e rendere fruibili le informazioni concernenti transazioni sensibili o sospette;
− forniscano valutazioni idonee a garantire l’efficacia della rilevazione di operazioni sospette, la tempestività delle segnalazioni alla UIF, la massima riservatezza dei soggetti coinvolti nell’effettuazione della segnalazione stessa e l’omogeneità dei comportamenti;
− contribuiscano ad aumentare il livello di sensibilità di tutto il personale al rischio di riciclaggio e di repressione del finanziamento del terrorismo, garantendo un’adeguata informazione sui rischi connessi al riciclaggio di denaro e su eventuali novità normative o regolamentari;
Il Direttore Amministrativo, inoltre,:
− fornisce, se necessario, direttive ulteriori al fine di consentire una corretta applicazione della normativa all’interno dell’Azienda;
− verifica che il Piano formativo aziendale contenga la previsione di attività formative anche sulla materia oggetto del presente regolamento;
− valuta le segnalazioni inviate alla UIF per l’assunzione delle conseguenti decisioni aziendali e se ne ricorrono i presupposti procede con la comunicazione alla Autorità Giudiziaria;
− informa la Direzione aziendale circa le decisioni da intraprendere riguardo a transazioni sospette o sensibili.
B - I Responsabili della comunicazione/segnalazione interna (di seguito Responsabili) sono i Direttori/Responsabili delle strutture aziendali (UOC/UOSD/UOS) interessate all’applicazione del presente regolamento e che rispondono, in quanto tali:
− dell’applicazione della presente regolamentazione nelle attività di afferenza;
− della comunicazione al Gestore delle operazioni\transazioni sospette o su cui possano sorgere dubbi in merito alla presenza di elementi propri delle fattispecie di riciclaggio e finanziamento al terrorismo, di cui siano venuti direttamente o indirettamente a conoscenza;
− della completezza e della correttezza del contenuto delle segnalazioni trasmesse per la parte di specifica competenza al fine di supportare il Gestore nelle valutazioni a lui attribuite.
C - Il Direttore/Responsabile dell’UOC Gestione Economico Finanziaria, gestendo nel complesso le attività/flussi economico finanziari connessi con la movimentazione dei mezzi di pagamento/riscossione, ha il compito di collaborare con il Gestore, sia in relazione alle segnalazioni di propria competenza, sia svolgendo una generale funzione complessiva di monitoraggio e controllo rispetto a tutte le attività che comportano operazioni\transazioni a titolo oneroso inerenti le varie funzioni e strutture aziendali. Il Direttore/Responsabile dell’UOC Economico Finanziaria, nel caso rilevi elementi di sospetto, o quantomeno di dubbio, nel corso dell’esercizio delle proprie funzioni, deve informare il Responsabile della relativa funzione (articolazione organizzativa) interna ed il Gestore.
Accanto al Direttore/Responsabile dell’UOC Economico Finanziaria possono essere individuati, per le funzioni affidate e per i compiti svolti a livello aziendale, altri collaboratori ai fini dell'informativa al Gestore, con le medesime competenze già precisate.
D - Il Direttore Amministrativo nella qualità di "Gestore" è il Referente delle comunicazioni di operazioni sospette, nominato dal Direttore Generale, per trasmettere le segnalazioni all’Unità di Informazione Finanziaria per l’Italia.
Acquisite le comunicazioni di operazioni sospette provenienti dai Responsabili delle articolazioni organizzative (UOC/UOSD/UOS) dell’ASM secondo le modalità di cui al presente regolamento, il Gestore e la Commissione tecnica collegiale per la Valutazione delle operazioni sospette, valutano la pertinenza, la fondatezza e l’effettiva rilevanza delle comunicazioni/segnalazioni di operazioni sospette pervenute e decidono sull’eventuale trasmissione alla UIF da parte del Gestore.
La Commissione tecnica collegiale per la Valutazione delle operazioni sospette è composta:
▪ dal Direttore Amministrativo nonché Gestore (che la presiede),
▪ dal Direttore/Responsabile della UOC Economico Finanziaria,
▪ dal Direttore/Responsabile della UOC Provveditorato ed Economato,
▪ dal Direttore/Responsabile della UOC Attività Tecniche e Gestione del Patrimonio,
▪ dal Direttore/Responsabile della UOC Attività Amministrative Distrettuali,
▪ dal Direttore/Responsabile della UOSD Affari Generali e Legali.
Delle decisioni assunte nelle sedute della Commissione di Valutazione è redatto verbale interno.
La Commissione tecnica collegiale per la Valutazione delle operazioni sospette, inoltre, procede, sulla base delle emanande Linee Guida da parte del Comitato di Sicurezza Finanziaria, alla mappatura e alla valutazione dei rischi di riciclaggio e finanziamento al terrorismo, e in ragione del livello di esposizione al rischio degli uffici dell’ASM, con riguardo alle dimensioni organizzative ed operative aziendali, all’individuazione delle misure necessarie a mitigarlo.
Tutte le decisioni assunte dalla Commissione tecnica collegiale per la Valutazione delle operazioni sospette sono comunicate al Responsabile della Prevenzione della corruzione e Trasparenza.
Art. 4 - Indicatori di Anomalia
Al fine di agevolare l’individuazione delle operazioni sospette di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo da parte degli uffici della pubblica amministrazione, la
normativa antiriciclaggio demanda alla competenza del Ministero dell’Interno il compito di emanare ed aggiornare periodicamente degli appositi indicatori di anomalia, finalizzati a ridurre i margini di incertezza connessi alle valutazioni soggettive per il corretto adempimento degli obblighi di segnalazione (D.M. 25 settembre 2015).
Attualmente gli indicatori di anomalia aggiornati sono contenuti nel Provvedimento dell’Unità di Informazione Finanziaria per l’Italia del 23 aprile 2018, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 269 del 19 novembre 2018.
Gli indicatori di anomalia definiti nel succitato provvedimento della U.I.F. sono volti a ridurre i margini di incertezza delle valutazioni soggettive connesse alle comunicazioni di operazioni sospette e hanno lo scopo di contribuire alla correttezza e omogeneità delle comunicazioni medesime.
L’elencazione degli indicatori di anomalia non è esaustiva, anche in considerazione della continua evoluzione delle modalità di svolgimento delle operazioni.
La mera ricorrenza di operazioni o comportamenti descritti in uno o più indicatori di anomalia non è motivo di per sé sufficiente per la qualificazione dell’operazione come sospetta ai fini della comunicazione alla U.I.F., ma è comunque necessario svolgere una specifica analisi nel concreto e una valutazione complessiva dell’operatività avvalendosi di tutte le altre informazioni disponibili.
Le articolazioni organizzative dell’ASM devono applicare gli indicatori rilevanti alla luce dell’attività istituzionale in concreto svolta ed avvalersi degli indicatori di carattere generale unitamente a quelli specifici per tipologia di attività.
Le operazioni e i comportamenti inerenti ad attività economiche svolte nei settori degli appalti e dei finanziamenti pubblici devono essere valutati sulla base degli elementi di anomalia indicati per ciascun settore e dei seguenti criteri: incoerenza con l’attività o il profilo economico-patrimoniale del soggetto cui è riferita l’operazione; assenza di giustificazione economica; in usualità; illogicità; elevata complessità dell’attività.
Nell’allegato 1 al presente regolamento sono richiamati, a titolo meramente esemplificativo, alcuni dei principali indicatori di anomalia maggiormente pertinenti le attività dell’ASM che potranno essere oggetto di integrazione in base alle disposizioni ministeriali o dell’autorità competente.
E’ compito degli Uffici aziendali e dei loro Responsabili, del Gestore e degli altri soggetti individuati valutare le operazioni ed i fatti oggetto di verifica secondo criteri che, in base alle circostanze e indipendentemente dalla presenza o assenza degli indicatori di anomalia possano ragionevolmente evidenziare elementi sintomatici di fatti contrari alla legge. A tal fine il Gestore può concordare con la Commissione di Valutazione di cui all’art.3 punto D di inserire, tra i fatti rappresentativi di potenziali situazioni contrarie alla legge di cui all’allegato 1 del D.M. 25 settembre 2015, ulteriori indicatori aziendali di anomalia.
In esito alle eventuali attività di mappatura e valutazione dei rischi di riciclaggio e finanziamento del terrorismo cui l'ASM è esposta, possono essere altresì dettagliati altri indicatori aziendali di anomalia.
Ai fini dell’applicazione degli indicatori, per “ soggetto cui è riferita l’operazione” si intende il soggetto (persona fisica o entità giuridica) che entra in relazione con l’ASM e riguardo al quale emergono elementi di sospetto di riciclaggio, di finanziamento del terrorismo o di provenienza da attività criminosa delle risorse economiche e finanziarie
Art. 5 - Procedura di comunicazione/segnalazione interna
Ogni dipendente della struttura aziendale interessata, per le competenze e funzioni assegnate al personale ad essa afferente, ha il compito di eseguire un’analisi dell’eventuale grado di anomalia relativo all’operazione eseguita, in modo tale da
effettuare una prima valutazione di coerenza e compatibilità con le informazioni in possesso per il successivo inoltro al Direttore/Responsabile della Unità Operativa.
Ogni incongruenza rilevata/presunta deve essere comunicata per iscritto al proprio Direttore/Responsabile della Unità Operativa, il quale può richiedere ad altre strutture aziendali tutte le informazioni ritenute utili per poter effettuare un’analisi completa dell’operazione ed eventualmente, se ancora non conclusa, chiedere la sospensione della stessa.
Ai fini della suddetta analisi può essere chiesto il supporto dell’UOC Direzione Economico Finanziaria.
Nei casi in cui ci siano i presupposti per ritenere\sospettare che siano in corso o che siano state compiute o tentate operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo il Direttore/Responsabile dell’Unità Operativa interessata (Responsabile), che le abbia verificate personalmente o al quale siano state evidenziate da parte dei propri collaboratori\uffici, inoltra comunicazione al Gestore secondo le modalità successivamente descritte.
La comunicazione al Gestore deve scaturire da una valutazione generale degli elementi a disposizione del Responsabile ed è collegata all’esistenza anche solo di un sospetto, non essendo necessaria una vera e propria consapevolezza dell’origine illecita dei beni oggetto dell’operazione anomala.
La comunicazione deve essere tempestiva, tutelare la riservatezza dei soggetti coinvolti e garantite l’omogeneità dei comportamenti, basarsi su una valutazione a carattere onnicomprensivo, scaturente sia dall’uso degli strumenti di cui all’articolo precedente sia dal corretto inquadramento della fattispecie in relazione all’importo, al settore di interesse ed al soggetto coinvolto.
Il Responsabile ha l’obbligo di segnalare al Gestore:
− le operazioni sospette a prescindere dal relativo importo;
− le operazioni sospette rifiutate o comunque non concluse e quelle tentate;
− le operazioni sospette il cui controvalore sia regolato in tutto o in parte presso altri soggetti, sui quali gravano autonomi obblighi di segnalazione.
In ogni caso dovranno essere oggetto di valutazione da parte del Responsabile i seguenti aspetti:
− esito dell’adeguata verifica dell’identità della controparte;
− esito dei controlli su banche dati, antecedente all’instaurazione del rapporto, al fine di verificare la eventuale iscrizione alle liste ufficiali antiterrorismo o coinvolgimento in altre attività criminose;
− coerenza dell’operazione con l’attività esercitata dalla controparte;
− esito del monitoraggio nel corso del rapporto (es. monitoraggio pagamenti, ecc.).
Il Responsabile valuterà anche l’importanza di eventuali informazioni provenienti da fonti non ufficiali (es. internet, articoli di giornale).
Il Responsabile, effettuate le attività sopra descritte e valutata la rilevanza dei fatti e delle informazioni raccolte in relazione all’analisi generale dell’operazione ed alla eventuale presenza di indicatori di anomalia, provvede ad informare il Gestore dei fatti oggetto di verifica e a descrivere il processo logico attivato in relazione alle conclusioni raggiunte, anche al fine di garantire la pronta ricostruibilità a posteriori delle motivazioni delle decisioni assunte.
La comunicazione deve contenere i dati, le informazioni, la descrizione delle operazioni e i motivi del sospetto nonché elementi informativi, in forma strutturata, delle operazioni oggetto di verifica e delle attività di valutazione svolte; la segnalazione dovrà altresì essere accompagnata da una sintetica relazione e dalla documentazione, idonea a ricostruire le
motivazioni che hanno portato alla segnalazione stessa e deve contenere i riscontri anche contabili a supporto.
In occasione delle verifiche può pertanto essere sempre richiesto il supporto tecnico del Direttore della UO Economico Finanziaria.
Il contenuto della comunicazione del Responsabile al Gestore si articola in:
(A) dati identificativi della comunicazione. La comunicazione deve indicare se nell’operatività è stato ravvisato il sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. La comunicazione deve contenere il riferimento ad eventuali comunicazioni ritenute collegate e il motivo del collegamento; si ha collegamento tra più operazioni qualora:
• siano ravvisate connessioni tra operazioni sospette, anche imputabili a soggetti diversi;
• si ritenga che l’operazione sospetta costituisca una continuazione di operazioni precedentemente comunicate;
• xxxxxxx trasmettersi ulteriori documenti in ordine a un’operazione già comunicata.
(B) elementi informativi in forma strutturata. La comunicazione deve riportare il riferimento ad almeno un’operazione e al soggetto cui questa è riferita oppure il riferimento a più operazioni che appaiano tra loro funzionalmente o economicamente collegate. E’ possibile riportare anche operazioni ritenute non sospette se necessarie alla comprensione dell’operatività descritta o del sospetto manifestato; i dati strutturati devono riguardare le operazioni, i rapporti, i soggetti ai quali si riferisce l’attività amministrativa, i legami tra le operazioni e i rapporti, i legami tra le operazioni/i rapporti e i soggetti, i legami tra i soggetti.
(C) elementi descrittivi in forma libera. Nella descrizione occorre fare riferimento al contesto economico finanziario, illustrando in modo esauriente e dettagliato i motivi del sospetto, ossia le ragioni che hanno indotto a sospettare l’operazione come collegata a riciclaggio o finanziamento del terrorismo e a effettuare la comunicazione. In particolare, deve risultare chiaramente il processo logico seguito nella valutazione delle anomalie rilevate nell’operatività oggetto della comunicazione. Le informazioni, esposte in forma sintetica, devono risultare necessarie o utili alla comprensione dei collegamenti fra operazioni, rapporti e soggetti coinvolti, ed essere finalizzate a consentire, ove possibile, di ricostruire il percorso dei flussi finanziari individuati come sospetti, dall’origine all’impiego degli stessi.
(D) documenti allegati. I documenti ritenuti necessari ai fini della descrizione dell’operatività sospetta devono essere allegati alla comunicazione. Tutta la documentazione rimane, sempre in adempimento agli obblighi di riservatezza, agli atti del Responsabile della funzione a precostituire prova documentale o anche per corrispondere alle eventuali richieste della U.I.F. o degli organi investigativi.
La comunicazione (anche redatta in formato elettronico e sottoscritta digitalmente dal Responsabile) e gli eventuali allegati sono inviati al Gestore.
Il Responsabile deve trasmettere l’informativa ed inviarla al Gestore anche nel caso in cui la valutazione effettuata abbia dato, a suo parere, esito negativo.
Qualora la verifica venga fatta direttamente dal Gestore, si applicano le regole di cui al presente atto relativamente alle modalità di valutazione ed alle metodiche usate.
Nei casi in cui le comunicazione di operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo riguardino il Responsabile della struttura, o nel caso in cui quest’ultimo non processi le segnalazioni evidenziate da parte dei propri collaboratori\uffici, gli stessi possono inoltrare la segnalazione direttamente al Gestore secondo le modalità descritte.
La comunicazione di operazione sospetta va effettuata indipendentemente dall’eventuale denuncia all’Autorità giudiziaria.
Al fine di assicurare il corretto adempimento dell’obbligo di comunicazione delle operazioni sospette, l’Azienda si rifiuta di effettuare operazioni ritenute anomale per tipologia, oggetto, frequenza o dimensioni e di instaurare rapporti che presentano profili di anomalia. Qualora ricorrano tali situazioni, soprattutto se l’operazione viene richiesta da soggetti sottoposti a indagini penali o a misure patrimoniali di prevenzione o da soggetti agli stessi collegati, il Responsabile della relativa funzione interna deve informare tempestivamente il Gestore il quale, di concerto con la Commissione tecnica collegiale per la Valutazione delle operazioni sospette di cui all’art. 3 Punto D, valuterà l’opportunità di preavvisare la UIF per ricevere istruzioni sul comportamento da tenere. Delle decisioni assunte nelle sedute della Commissione tecnica collegiale per la Valutazione delle operazioni sospette è redatto verbale interno.
In ogni caso le operazioni rifiutate o comunque non concluse per sospetti di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo dovranno essere obbligatoriamente segnalate alla UIF. Qualora, a seguito dell’analisi e degli eventuali approfondimenti svolti dal Responsabile, l’operazione non presenti caratteristiche considerate anomale e non necessiti, quindi, della procedura di comunicazione interna, si dà corso alla prosecuzione del rapporto o al compimento dell’operazione. In tale caso il Responsabile notizia il Gestore e comunque conserva copia della documentazione garantendo la riservatezza delle informazioni contenute.
Art. 6 - Adeguata Verifica della controparte
Come previsto dal Codice dei contratti pubblici (art.80, co. 1, lett. e) del D. Lgs. 50/2016) costituisce motivo di esclusione di un operatore economico dalla partecipazione a una procedura di appalto o concessione, la condanna con sentenza definitiva o decreto penale di condanna divenuto irrevocabile o sentenza di applicazione della pena su richiesta delle parti ai sensi dell’art. 444 del C.P.P. (anche riferita ad un suo subappaltatore nei casi di cui all’art. 105, comma 6, del medesimo D. Lgs. 50/2016) per i “delitti di cui agli articoli 648-bis (riciclaggio), 648-ter (impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita) e 648-ter.1 (autoriciclaggio) del Codice Penale, riciclaggio di proventi di attività criminose o finanziamento del terrorismo”.
Ai fini di una corretta applicazione della normativa richiamata, tali controlli devono essere effettuati in sede di adeguata verifica della controparte.
Il Responsabile, quando si trovi a dover contrattare/concludere, a vario titolo, un accordo per l’Azienda, ha l’obbligo di effettuare un’adeguata verifica della controparte ai fini della corretta identificazione.
Gli obblighi di verifica della controparte si applicano a tutti i nuovi contraenti, nonché, previa valutazione del rischio presente, ai vecchi contraenti, quando:
1. vi è il sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo;
2. vi sono dubbi sulla veridicità o sull’adeguatezza dei dati ottenuti ai fini dell’identificazione della controparte.
A tal fine il Responsabile può interpellare anche altre amministrazioni pubbliche al fine di ottenere informazioni o conferme sulla controparte, persona fisica o giuridica.
Nel caso in cui la controparte si rifiuti, senza fondate motivazioni, di presentare la documentazione richiesta dall’Azienda, il Responsabile si astiene dall’instaurare il rapporto
o dal compiere l’operazione, e può valutare l’opportunità di attivare la procedura prevista per la segnalazione di operazione sospetta.
Nel caso in cui, sulla base dei meccanismi di controllo interno e delle evidenze raccolte, si riscontrino incongruenze, anomalie o errori nella dichiarazione della controparte, il Responsabile, previa informazione allo stesso delle incongruenze rilevate, dovrà astenersi dall’eseguire l’operazione e/o accendere il rapporto fino alle ulteriori evidenze fornite della controparte a supporto della sua dichiarazione.
Il Responsabile della funzione deve conservare copia cartacea o informatica della documentazione raccolta in fase di identificazione della controparte.
Il Responsabile della funzione non è soggetto agli obblighi di adeguata verifica se la controparte è un ufficio della pubblica amministrazione o una istituzione o un organismo che svolge funzioni pubbliche.
Art. 7 - Segnalazione sospetta alla UIF
Il Gestore, ricevuta la comunicazione dal Responsabile provvederà tempestivamente a convocare la Commissione tecnica collegiale per la Valutazione delle operazioni sospette di cui all’art. 3 Punto D, al fine della verifica delle risultanze delle segnalazioni svolte ed argomentate dai Responsabili:
a. in caso di decisione negativa, sono specificate le motivazioni per le quali non si è ritenuto opportuno effettuare la segnalazione alla UIF;
b. in caso di decisione positiva, si provvede alla compilazione e all’invio della segnalazione di operazione sospetta, a mezzo della postazione Infostat alla UIF senza indicazione dei nominativi dei segnalanti, secondo le modalità stabilite dalla stessa UIF.
Il contenuto delle segnalazioni alla UIF si articola in:
− dati identificativi della segnalazione, in cui sono riportate le informazioni che identificano e qualificano la segnalazione;
− elementi informativi, in forma strutturata, sulle operazioni, sui soggetti, sui rapporti e sui legami intercorrenti tra gli stessi;
− elementi descrittivi, in forma libera, sull’operatività segnalata e sui motivi del sospetto;
Delle decisioni assunte nelle sedute della Commissione tecnica collegiale per la Valutazione delle operazioni sospette è redatto verbale interno.
Il Direttore Amministrativo attiva i provvedimenti conseguenti di sospensione o interruzione del rapporto\operazione e, se ne ricorrano i presupposti, la comunicazione all’Autorità giudiziaria.
La comunicazione alla UIF dei dati e informazioni concernenti le operazioni sospette è un atto distinto dalla denuncia di fatti penalmente rilevanti.
Il Gestore mantiene apposito archivio di tutte le pratiche di segnalazione sospetta prese in carico.
Ai sensi dell’art. 6, comma 7 del Decreto del Ministro dell’Interno del 25 settembre 2015 “in caso di strutture organizzative particolarmente complesse, è possibile individuare più di un soggetto delegato dal Gestore alla tenuta dei rapporti con la UIF”. Il delegato potrà essere individuato nell’ambito dei componenti della Commissione tecnica collegiale per la Valutazione delle operazioni sospette. In tal caso, il coordinamento tra i delegati è garantito da apposita decisione assunta dalla Commissione tecnica collegiale per la Valutazione delle operazioni sospette.
Ai sensi dell’art. 6 co.4 lett. c) del D.Lgs. n. 231/2007, la UIF, avvalendosi delle informazioni acquisite nello svolgimento delle proprie attività, può sospendere, anche su
richiesta del Nucleo speciale di polizia valutaria della Guardia di Finanza, della DIA e dell’Autorità giudiziaria, per un massimo di 5 giorni lavorativi, sempre che ciò non pregiudichi il corso delle indagini, operazioni sospette di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. Qualora ricorra la circostanza della sospensione dell’operazione, è fatto divieto a tutti i dipendenti e collaboratori a qualsiasi titolo dell’Azienda di informare la controparte soggetta alle relative indagini.
Art. 8 – Legittimità della segnalazione
Le segnalazioni di operazioni sospette, effettuate ai sensi del presente Regolamento, non costituiscono violazione degli obblighi di segretezza, del soggetto professionale o di eventuali restrizioni alla comunicazione imposte in sede contrattuale o da disposizioni legislative, regolamentari o amministrative e, se poste in essere per le finalità previste e in buona fede, non comportano responsabilità di alcun tipo.
Art. 9 – Formazione
L’ASM, nell'ambito dell'attività di formazione annuale pianificata, adotta misure di adeguata formazione del personale ai fini della corretta individuazione degli elementi di sospetto e del riconoscimento delle attività potenzialmente connesse con il riciclaggio e il finanziamento del terrorismo.
La formazione deve avere carattere di continuità e sistematicità e deve tener conto dell'evoluzione della normativa in materia di antiriciclaggio.
Art. 10 - Riservatezza e divieto di comunicazione
L’intero iter valutativo e di segnalazione delle operazioni sospette è coperto dalla massima riservatezza.
Tutto il personale è tenuto ad evitare ogni diffusione non necessaria di informazioni sia all’interno sia all’esterno dell’Azienda. L’identità delle persone che hanno effettuato la comunicazione e la segnalazione può essere rivelata solo quando l’Autorità giudiziaria, con decreto motivato, lo ritenga indispensabile ai fini dell’accertamento dei reati per i quali si procede. Il trattamento delle informazioni da parte degli operatori avviene nel rispetto delle disposizioni previste in materia di protezione dei dati personali.
Art. 11 – Approvazione e modifica del Regolamento
Il presente Regolamento è pubblicato nel sito istituzionale dell'ASM, al fine di diffondere la conoscenza tra i dipendenti ed i collaboratori dei presupposti delle segnalazioni e dell'iter relativo e può essere modificato e/o aggiornato in relazione a mutamenti normativi e/o organizzativi.
Per quanto non espressamente citato nel presente Regolamento, si fa riferimento alla vigente normativa in materia.
ALLEGATO 1
Elenco esemplificativo degli indicatori di anomalia (estratto da decreto del Ministero dell’interno 25 settembre 2015)
X. Xxxxxx esemplificativo degli indicatori di anomalia connessi con l'identità o con il comportamento del soggetto cui è riferita l'operazione
1. Il soggetto cui è riferita l'operazione intrattiene rilevanti rapporti finanziari con fondazioni, associazioni, altre organizzazioni non profit ovvero organizzazioni non governative, riconducibili a persone sottoposte a procedimenti penali o a misure di prevenzione patrimoniale o a provvedimenti di sequestro, a persone che risultano rivestire importanti cariche pubbliche, anche a livello domestico, ovvero a soggetti censiti nelle liste delle persone o degli enti coinvolti nel finanziamento del terrorismo.
2. Il soggetto cui è riferita l'operazione risulta collegato con organizzazioni no profit ovvero con organizzazioni non governative che presentano tra loro connessioni non giustificate, quali ad esempio la condivisione dell'indirizzo, dei rappresentanti o del personale, ovvero la titolarità di molteplici rapporti riconducibili a nominativi ricorrenti.
3. Il soggetto cui è riferita l'operazione è caratterizzato da ripetute e/o improvvise modifiche nell'assetto proprietario, manageriale (ivi compreso il "direttore tecnico") o di controllo dell'impresa.
4. Il soggetto cui è riferita l'operazione è un'impresa, specie se costituita di recente, controllata o amministrata da soggetti che appaiono come meri prestanome.
5. Il soggetto cui è riferita l'operazione mostra di avere scarsa conoscenza della natura, dell'oggetto, dell'ammontare o dello scopo dell'operazione, ovvero è accompagnato da altri soggetti che si mostrano interessati all'operazione, generando il sospetto di agire non per conto proprio ma di terzi.
B. Indicatori di anomalia connessi con le modalità (di richiesta o esecuzione) delle operazioni
1. Richiesta di regolare i pagamenti mediante strumenti incoerenti rispetto alle ordinarie prassi di mercato, in assenza di ragionevoli motivi legati al tipo di attività esercitata o a particolari condizioni adeguatamente documentate.
2. Richiesta di estinzione di un'obbligazione effettuata da un terzo estraneo al rapporto negoziale, in assenza di ragionevoli motivi o di collegamenti con il soggetto cui é riferita l'operazione.
3. Richiesta di accredito su rapporti bancari o finanziari sempre diversi.
C. Indicatori specifici per settore di attività
• Settore appalti
1. Partecipazione a gara per la realizzazione di lavori pubblici o di pubblica utilità, specie se non programmati, in assenza dei necessari requisiti (soggettivi, economici, tecnico-realizzativi, organizzativi e gestionali), con apporto di rilevanti mezzi finanziari privati, specie se di incerta provenienza o non compatibili con il profilo economico-patrimoniale dell'impresa, ovvero con una forte disponibilità di
anticipazioni finanziarie e particolari garanzie di rendimento prive di idonea giustificazione.
2. Partecipazione a procedure di affidamento di lavori pubblici, servizi e forniture, in assenza di qualsivoglia convenienza economica all'esecuzione del contratto, anche con riferimento alla dimensione aziendale dell'operatore e alla località di svolgimento della prestazione.
3. Partecipazione a procedure di affidamento di lavori pubblici, servizi e forniture da parte di un raggruppamento temporaneo di imprese, costituito da un numero di partecipanti del tutto sproporzionato in relazione al valore economico e alle prestazioni oggetto del contratto, specie se il singolo partecipante é a sua volta riunito, raggruppato o consorziato.
4. Partecipazione a procedure di affidamento di lavori pubblici, servizi e forniture da parte di una rete di imprese il cui programma comune non contempla tale partecipazione tra i propri scopi strategici.
5. Partecipazione a procedure di affidamento di lavori pubblici, servizi e forniture mediante ricorso al meccanismo dell'avvalimento plurimo o frazionato, ai fini del raggiungimento della qualificazione richiesta per l'aggiudicazione della gara, qualora il concorrente non dimostri l'effettiva disponibilità dei requisiti facenti capo all'impresa avvalsa, necessari all'esecuzione dell'appalto, ovvero qualora dal contratto di avvalimento o da altri elementi assunti nel corso del procedimento se ne desuma l'eccessiva onerosità ovvero l'irragionevolezza dello stesso da parte del concorrente.
6. Partecipazione a procedure di affidamento di lavori pubblici, servizi e forniture da parte di soggetti che, nel corso dell'espletamento della gara, ovvero della successiva esecuzione, realizzano operazioni di cessione, affitto di azienda, o di un suo ramo, ovvero di trasformazione, fusione o scissione della società, prive di giustificazione.
7. Presentazione di offerta che presenta un ribasso sull'importo a base di gara particolarmente elevato nei casi in cui sia stabilito un criterio di aggiudicazione al prezzo più basso, ovvero che risulta anormalmente bassa sulla base degli elementi specifici acquisiti dalla stazione appaltante, specie se il contratto è caratterizzato da complessità elevata.
8. Presentazione di una sola offerta da parte del medesimo soggetto nell'ambito di procedure di gara che prevedono tempi ristretti di presentazione delle offerte, requisiti di partecipazione particolarmente stringenti e un costo della documentazione di gara sproporzionato rispetto all'importo del contratto, specie se il bando di gara è stato modificato durante il periodo di pubblicazione.
9. Ripetuti affidamenti a un medesimo soggetto non giustificati dalla necessità di evitare soluzioni di continuità di un servizio nelle more della indizione ovvero del completamento della procedura di gara.
10. Ripetute aggiudicazioni a un medesimo soggetto, in assenza di giustificazione, specie se in un breve arco temporale, per contratti di importo elevato e mediante affidamenti diretti o con procedura negoziata senza previa pubblicazione del bando di gara, o a seguito di procedura a evidenza pubblica precedentemente revocata.
11. Contratto aggiudicato previo frazionamento in lotti non giustificato in relazione alla loro funzionalità, possibilità tecnica o convenienza economica.
12. Modifiche delle condizioni contrattuali in fase di esecuzione, consistenti in una variazione delle prestazioni originarie, in un allungamento dei termini di ultimazione dei lavori, servizi o forniture, in rinnovi o proroghe, al di fuori dei casi normativamente previsti, o in un significativo incremento dell'importo contrattuale.
13. Esecuzione del contratto caratterizzata da ripetute e non giustificate operazioni di cessione, affitto di azienda, o di un suo ramo, ovvero di trasformazione, fusione o scissione della società.
14. Ricorso al subappalto oltre la quota parte subappaltabile, in assenza di preventiva indicazione in sede di offerta ovvero senza il necessario deposito del contratto di subappalto presso la stazione appaltante o della documentazione attestante il possesso da parte del subappaltatore dei requisiti di legge.
15. Cessioni di crediti derivanti dall'esecuzione del contratto, effettuate nei confronti di soggetti diversi da banche e da intermediari finanziari aventi nell'oggetto sociale l'esercizio dell'attività di acquisto dei crediti ovvero senza l'osservanza delle prescrizioni di forma e di previa notifica della cessione, salva la preventiva accettazione, da parte della stazione appaltante, contestuale alla stipula del contratto.
16. Esecuzione delle attività affidate al contraente generale direttamente o per mezzo di soggetti terzi, in assenza di adeguata esperienza, qualificazione, capacità organizzativa tecnico-realizzativa e finanziaria.
17. Esecuzione della prestazione, oggetto della sponsorizzazione mediante il ricorso a subappalti, oltre i limiti imposti per i contratti pubblici ovvero mediante il ripetuto ricorso a sub affidamenti, specie se in reiterata violazione degli obblighi contrattuali e delle prescrizioni impartite dall'amministrazione in ordine alla progettazione, direzione ed esecuzione del contratto.
ALLEGATO 2
Modulo per la comunicazione/segnalazione interna di operazione sospetta ai sensi e per gli effetti del Decreto del Ministero dell’Interno del 25 settembre 2015
_ l _ sottoscritt_ C.F.: In qualità di:
o Direttore/Responsabile dell’Unità Operativa
o Dipendente in servizio presso l’Unità Operativa
consapevole delle responsabilità penali, civili e amministrative cui può andare incontro in caso di omessa o falsa dichiarazione, dichiara di:
• essere consapevole che i dati e le informazioni di seguito indicati sono raccolti per adempiere agli obblighi di comunicazione/segnalazione di operazione sospetta previsti dal D. Lgs. 231/2007 e s.m.i. e dai provvedimenti dell’Unità di Informazione Finanziaria relativi alla prevenzione dell’uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento al terrorismo;
• essere consapevole dell’obbligatorietà del rilascio dei dati e delle informazioni di seguito previsti.
Posto quanto sopra, ai sensi del Regolamento aziendale per il contrasto ai fenomeni di riciclaggio e finanziamento del terrorismo, trasmette al “Gestore” la seguente comunicazione/segnalazione interna ai fini della segnalazione alla UIF (Unità di Informazione Finanziaria) della Banca d’Italia:
dati identificativi della comunicazione
elementi informativi in forma strutturata
elementi descrittivi in forma libera
Si allega la seguente documentazione:
▪ ……………………………………………
▪ ……………………………………………
▪ …………………………………………… Luogo e data
Nominativo del Dichiarante Firma del Dichiarante