ALL. A
con marcatura temporale
ALL. A
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO EX D.LGS. 231/2001
CODICE ETICO, DI CONDOTTA E PRINCIPI DI SOSTENIBILITÀ
Verifica | Approvazione | |
Funzione | RSG | DG |
Nome | Xxxxxxx Xxxxxx | Xxxxxx Xxxxxxxxx Firmato digitalmente da |
Firma | Xxxxxx Xxxxxxxxx CN = Xxxxxxxxx Xxxxxx C = IT | |
Data | 15/01/2023 | 15/01/2023 |
CODICE DOCUMENTO ALL.A-CODETIC | REVISIONE 07 | PAGINE 1 di 44 |
INDICE
1.2. Principi di sostenibilità e Responsabilità Sociale di Impresa 6
1.3. I Soggetti Destinatari del Codice 8
2.5. Rispetto della dignità delle persone e pari opportunità 11
2.6. Lavoro minorile e diritti umani 11
2.7. Sicurezza, salvaguardia della salute e condizioni di lavoro 12
2.8. Lavoro individuale e di squadra 12
2.9. Impegno per lo sviluppo sostenibile 13
2.10. Diversity and Inclusion 13
A. CRITERI DI CONDOTTA NEI RAPPORTI CON I SOCI E IN MATERIA CONTABILE 14
3.1. Trasparenza delle registrazioni contabili 14
3.5. L’accuratezza e la conservazione della documentazione aziendale 17
3.6. Rispettabilità delle controparti 19
B. CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI TRA I COLLABORATORI E LA SOCIETÀ 19
3.8. Consulenze e servizi professionali 19
3.9. Informazioni confidenziali 20
3.11. L’utilizzo e la protezione dei beni aziendali 22
3.12. Conflitto di interessi 23
3.13. Assunzione e inserimento delle persone 24
3.14. Computer e mezzi di comunicazione 25
3.15. Uso di sostanze stupefacenti e alcoliche 26
C. CRITERI DI CONDOTTA NEI RAPPORTI CON LA COLLETTIVITÀ 26
3.16. Rapporti con la Pubblica Amministrazione 26
3.17. Rapporti con le Autorità Giudiziarie 27
3.18. Rapporti con Partiti, Organizzazioni sindacali ed Associazioni 27
3.19. Spese di rappresentanza 27
3.20. Sovvenzioni e viaggi sponsorizzati 27
D. CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON FORNITORI E CONSULENTI .29
E. CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON I CLIENTI 30
4. LE MODALITÀ D’ATTUAZIONE DEL CODICE ETICO 32
4.1. L’efficacia del Codice verso i soggetti terzi 32
4.2. Il valore contrattuale del Codice 32
4.6. Le regole di condotta dei Vertici Aziendali 35
4.7. Gli obblighi dei Responsabili di Funzione 35
4.8. Gli obblighi dei dipendenti 36
4.9. La segnalazione di una violazione e la richiesta di un consiglio 36
4.11. Indagini sulle violazioni 39
4.13. Violazioni relative alle prestazioni 40
4.14. Applicazione del Codice e conseguenze disciplinari 41
4.15. Per qualunque ulteriore informazione 42
4.16. Individuazione preventiva delle infrazioni 43
STORIA REVISIONI
REV. | DATA | MOTIVO | PAGINE MODIFICATE |
01 | 29/05/2014 | Nascita | // |
02 | 06/10/2014 | Revisione completa | Tutte |
03 | 12/02/2015 | Aggiornamento | 1-4, 39 |
04 | 01/03/2018 | Modifica recapiti OdV | 28,30,32,37 |
05 | 18/06/2019 | Revisione completa | Tutte |
06 | 07/07/2020 | Modifica par. 4.9. | 36 |
07 | 15/01/2023 | Revisione completa | Tutte |
1. PREMESSA
Il presente Codice Etico (di seguito, anche il “Codice”) è espressione dei principi etici e dei valori che ispirano l’attività di COMAPP S.r.l. (di seguito, anche “COMAPP” o la “Società”) e che tutti coloro che operano per e/ o con essa devono r i spettare.
Il Codice rappresenta, altresì, le misure che la Società intende adottare sotto un profilo etico-comportamentale, al fine di adeguare la propria struttura ai requisiti previsti dal Decreto Legislativo n. 231/2001 (di seguito anche “Decreto”) e di predisporre le linee di condotta interne ed esterne alla Società da seguire nella realizzazione degli obiettivi societari1. Dunque, i principi contenuti nel presente Codice prevedono e si estendono ai Modelli di organizzazione e gestione di cui agli artt. 6 e 7 del D. Lgs. 231/2001.
Il Codice Etico è così composto:
• principi generali ovvero quei valori ritenuti fondamentali, condivisi e riconosciuti dalla Società per l’affermazione della propria missione, ai quali i diversi stakeholders2 coinvolti sono tenuti ad ispirarsi per favorire il buon funzionamento, l’affidabilità e la reputazione della Società;
• criteri di condotta verso ciascuna classe di stakeholders, che
1 La reputazione di una società è uno dei suoi beni più preziosi. Xxxxxx ha il dovere di proteggere e migliorare quella reputazione e di assicurare che la società rispetti le leggi, i regolamenti e i modelli etici che si applicano all’attività tipica. I destinatari del Codice devono familiarizzarsi con tali leggi e standard etici e con la politica e le direttive della società al riguardo.
2 Per Stakeholders si intendono tutti i soggetti (persone, organizzazioni, gruppi di pressione) che detengono un interesse di qualsiasi genere nei confronti della Società.
forniscono le linee guida e le norme alle quali i Collaboratori di COMAPP sono tenuti ad attenersi per il rispetto dei principi generali e per prevenire il rischio di comportamenti non etici;
• modalità di attuazione che descrivono il sistema di controllo per
l’osservanza del Codice e per il suo continuo miglioramento.
COMAPP conferma - anche tramite il presente documento - la volontà di perseguire una nuova etica di impresa, per affrontare le sfide che i moderni mercati impongono.
I Collaboratori si impegnano, pertanto, a rispettare i principi e le disposizioni contenuti nel presente Codice, nonché nelle altre policies di natura etico- comportamentale adottate dalla Società.
COMAPP - predisponendo adeguati strumenti di informazione, prevenzione e controllo - garantisce la trasparenza delle condotte poste in essere, intervenendo, ove necessario, a reprimere eventuali violazioni del Codice e monitorando, attraverso le preposte funzioni aziendali di controllo, l’effettiva osservanza dello stesso.
1.2. Principi di sostenibilità e Responsabilità Sociale di Impresa
La Responsabilità Sociale d’impresa (RSI) o Corporate Social Responsibility (CSR) è, secondo la Comunicazione UE n. 681 del 2011, “la responsabilità delle imprese per gli impatti che hanno sulla società”.
Elemento chiave della RSI è quindi quello di affiancare alla responsabilità economica anche una responsabilità sociale, in grado di creare valori vincenti, tangibili e intangibili, per l’impresa, per le persone, per il territorio e per l’ambiente.
Fortemente convinti che l’etica sia alla base della responsabilità sociale di impresa, COMAPP ha deciso di reinterpretare il proprio Codice Etico anche in chiave di sostenibilità, anche in vicinanza a molti dei Sustainable
Development Goals (SDGs) e dei Target che li sostanziano, approvati dalle
Nazioni Unite nell’Agenda 2030 per lo sviluppo sostenibile.
COMAPP ha quindi integrato i principi della responsabilità sociale d'impresa in tutta l'organizzazione e nei suoi rapporti con gli stakeholder attraverso l’adozione di buone prassi che coinvolgono direttamente i dipendenti, i clienti, i fornitori e la comunità.
Nei confronti dei propri dipendenti e collaboratori, COMAPP:
• promuove una politica di conciliazione vita-lavoro (flessibilità degli orari, part-time e smart-working attraverso specifici accordi individuali, promozione della salute);
• implementa soluzione volte a promuovere il comfort e la qualità dell'ambiente lavorativo;
• a seconda dei risultati aziendali, definisce un premio di risultato per tutti i collaboratori
Al fine di dimostrare il proprio impegno per la trasparenza, l'eticità e il rispetto della legge, l'azienda si è dotato di un Modello ai sensi del d.lgs 231/2001 nel 2014.
COMAPP, attenta ai bisogni della comunità di cui fa parte, si impegna a sostenere iniziative di solidarietà sociale, anche valutando eventuali collaborazioni future con le scuole superiori tese ad inserire nell’organico
giovani leve da formare e preparare alla professione.
L'attenzione di COMAPP per le tematiche ambientali ha portato all'adozione di specifiche politiche di risparmio energetico, attuate attraverso il monitoraggio dei consumi e attraverso procedure di smaltimento dei rifiuti che al contempo valorizzino il recupero ed il riciclaggio dei materiali.
L'attuazione e lo sviluppo di tutte queste prassi esprimono la volontà di COMAPP di ricercare costantemente, in un’ottica di sviluppo sostenibile, il punto di equilibrio tra competitività, eticità, interessi degli stakeholder e tutela dell’ambiente.
1.3. I Soggetti Destinatari del Codice
I Soggetti Destinatari del presente Codice (d’ora in avanti, anche
“Soggetti Destinatari”) sono:
i. i membri del Consiglio di Amministrazione (di seguito, il “C.d.A.”);
ii. gli organi di controllo societario;
iii. i dipendenti con contratto di lavoro a tempo indeterminato o determinato;
iv. i collaboratori esterni;
v. gli altri soggetti terzi con i quali la Società intrattiene rapporti contrattuali per il raggiungimento degli obiettivi aziendali, i quali possono apportare prestazioni d’opera anche temporanea ovvero svolgere semplicemente attività in nome e per conto della Società, tali comunque da porre in essere un rapporto fiduciario con quest’ultima;
vi. per quanto di competenza, tutti i soggetti che a qualsiasi titolo intrattengono rapporti con la Società.
Nei confronti dei Soggetti Destinatari, i Vertici della Società3 si impegnano a:
• realizzare adeguati programmi di formazione e sensibilizzazione sui contenuti del Codice, anche in riferimento ai principi di sostenibilità promossi al suo interno;
• assicurare la tempestiva diffusione, mediante intranet aziendale, e la conferma della ricezione del Codice di modo che sia data prova di conoscenza preventiva, con attestazione corrispondente dell’avvenuta ricezione e contestuale impegno a rispettarlo, nonché mediante la pubblicazione dello stesso sul sito Internet aziendale;
• verificare periodicamente il rispetto e l’osservanza del Codice, unitamente con l’Organismo di Vigilanza;
• garantire la periodica revisione ed aggiornamento del Codice al fine di adeguare lo stesso ad eventuali mutamenti nella struttura organizzativa o gestionale della Società, all’evoluzione della sensibilità civile, delle condizioni ambientali e normative;
• adottare adeguati strumenti di prevenzione, e ad attuare idonee misure sanzionatorie e la tempestiva applicazione delle stesse in caso di comprovata violazione delle previsioni del Codice.
Infine, i dipendenti della Società, essendo il Codice parte integrante del rapporto di lavoro, si impegnano ad agire e comportarsi in linea con quanto indicato nel presente documento, a segnalare eventuali violazioni non appena ne vengano a conoscenza, a cooperare nel rispetto delle procedure interne predisposte per dare attuazione al Codice.
3 Per Vertici della Società si intendono i membri del Consiglio di Amministrazione, i responsabili di Funzioni della Società, il Direttore Generale, il Direttore Finanziario nonché il Collegio sindacale.
2. PRINCIPI GENERALI
Tutti i Destinatari sono tenuti ad osservare le norme dell’ordinamento giuridico in cui ciascuno di essi opera, astenendosi da qualsiasi comportamento che possa violare leggi e regolamenti vigenti.
COMAPP non accetta in nessuna occasione condotte in contrasto con Xxxxx e Regolamenti vigenti, con il Codice Etico e con le norme aziendali interne.
La Società ritiene indispensabile che tutte le relazioni con gli stakeholders siano impostate sempre nel rispetto delle regole di onestà e correttezza, lealtà, collaborazione e reciproco rispetto. In nessun caso il perseguimento dell’interesse della Società e del singolo Destinatario può giustificare un comportamento contrario a detti principi.
I Collaboratori di COMAPP, così come tutti i Destinatari del presente, sono tenuti ad agire sempre in modo trasparente, fornendo sempre informazioni accurate, complete e comprensibili.
Ciò è necessario per far si che, nell’impostare i rapporti con la Società, tutti gli stakeholders siano in grado di assumere decisioni autonome e consapevoli degli interessi coinvolti, delle alternative e delle conseguenze rilevanti. In particolare, nella predisposizione di eventuali contratti, COMAPP ha cura di specificare al contraente i comportamenti da tenere mediante clausole contrattuali o comunicazioni circolari, in modo chiaro e comprensibile.
I Collaboratori di COMAPP si impegnano a trattare ogni informazione
acquisita nello svolgimento dell’attività lavorativa come riservata e, dunque,
a non diffonderla se non nei limiti dell’uso di tali informazioni per
l’esecuzione dell’attività. La Società richiede, altresì, che le informazioni ottenute non siano utilizzate per interessi propri al fine di trarne indebito vantaggio secondo modalità contrarie alla legge o in modo da provocare danno ai diritti, al patrimonio ed agli obiettivi della Società.
2.5. Rispetto della dignità delle persone e pari opportunità
COMAPP rispetta i diritti fondamentali delle persone tutelandone l’integrità
fisica e, morale,nonchè garantendo sempre pari opportunità a tutti.
Tutti i Destinatari, nelle relazioni interne ed esterne, sono tenuti ad astenersi da qualsiasi comportamento discriminatorio fondato sulla razza, il credo religioso, l’età, lo stato di salute, le opinioni politiche e sindacali, la nazionalità, l’orientamento sessuale e in genere qualsiasi caratteristica intima della persona umana.
COMAPP si impegna quindi ad implementare azione volte a scoraggiare qualsiasi tipo di discriminazione, nonché a favorire (ove possibile) azioni a vantaggio di soggetti vulnerabili.
La Società assicura, altresì, condizioni di lavoro rispettose delle regole comportamentali della buona educazione. Inoltre, agisce affinché nell’ambiente di lavoro non si verifichino episodi di intimidazione, mobbing o stalking.
2.6. Lavoro minorile e diritti umani
COMAPP ritiene fondamentale che, sul lavoro, sia garantito il rispetto dei diritti umani e la tutela della dignità individuale, ed è per questo che si impegna a contrastare qualsivoglia forma di sfruttamento del lavoro e, in particolare, del lavoro minorile.
Allo stesso modo, la Società si impegna a contrastare anche l’utilizzo di mano d’opera a basso costo riconducibile al fenomeno del c.d. “caporalato”.
Il rispetto di queste garanzie e dei divieti sopra citati è vincolante e richiesto da COMAPP anche a tutti i propri fornitori e clienti, siano essi operanti in Italia o all’estero.
2.7. Sicurezza, salvaguardia della salute e condizioni di lavoro
La Società si impegna ad agire scrupolosamente nel rispetto delle norme vigenti in materia di sicurezza ed igiene sul lavoro, nonché a favorirne l’applicazione all’interno dell’azienda.
COMAPP si impegna, altresì, a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza, sviluppando una maggiore consapevolezza dei rischi e promuovendo condotte responsabili da parte di tutti i dipendenti.
La Società effettua un controllo costante dei locali e dei relativi impianti che ha in proprietà o in affitto o dei quali disponga a qualsiasi titolo, anche al di là degli obblighi di legge e della prevenzione dei rischi considerati imminenti, per garantire i livelli più elevati di sicurezza ed igiene nell’ambiente di lavoro. I Collaboratori di COMAPP assicurano la massima collaborazione e disponibilità nei confronti del RSPP e verso chiunque svolga ispezioni e controlli per conto di qualunque ente pubblico competente in materia.
Ove i Collaboratori di COMAPP riscontrino anomalie o irregolarità in tale materia, gli stessi informeranno immediatamente il datore di lavoro o, se previsto, il datore di lavoro delegato ai sensi dell’art. 16 D. Lgs. n. 81/2008, oltre che il RSPP.
Pari impegno rispetto alla salute e sicurezza dei lavoratori è richiesto da COMAPP anche a tutti i propri fornitori e clienti, siano essi operanti in Italia o all’estero.
2.8. Lavoro individuale e di squadra
Il lavoro deve essere impostato sui rapporti di fiducia e collaborazione, nel rispetto delle direttive aziendali e delle relazioni tra colleghi.
Il lavoro di gruppo va promosso e stimolato. Gli interessi personali non devono
essere anteposti agli obiettivi sociali.
2.9. Impegno per lo sviluppo sostenibile
La Società si impegna ad agire nel rispetto delle normative vigenti, applicando le migliori tecnologie disponibili, a favorire e programmare uno sviluppo delle proprie attività volto ad ottimizzare l’utilizzo delle risorse naturali, preservare l’ambiente anche per le generazioni future ed a sostenere iniziative per una diffusa protezione dell’ambiente.
La Società si impegna dunque a migliorare l’impatto ambientale e paesaggistico delle proprie attività, nonché a prevenire i rischi per le popolazioni e per l’ambiente non solo nel rispetto della normativa vigente, ma tenendo conto dello sviluppo della ricerca scientifica e delle migliori esperienze (best practices) in materia su base volontaria.
La diversità è un valore chiave che all’interno di una Società deve essere protetto ed incoraggiato attraverso la comprensione, l’inclusione e la valorizzazione delle differenze delle proprie persone con l’obiettivo di creare ricchezza e nuove idee.
COMAPP, quindi, si impegna a:
- dare valore all’equilibrio di genere e al superamento di ogni stereotipo, discriminazione o pregiudizio basato sul sesso dell’individuo;favorire il dialogo e il confronto intergenerazionale, anche attraverso l’istituzione di meccanismi in grado di incoraggiare il confronto e la contaminazione delle differenti esperienze sociali, culturali e lavorative, oltre che delle diverse abilità, conoscenze e competenze tipiche di ciascuna generazione;
- riconoscere pari opportunità a tutte le sue persone indipendentemente
dalle disabilità sensoriali, cognitive e motorie;
- favorire e mettere a sistema il mix di culture diverse al proprio interno attraverso la promozione di una visione interculturale e aperta al confronto multilivello, improntata alla cooperazione organizzativa e sociale.
Sulla base di ciò, COMAPP si impegna ad avviare iniziative volte a promuovere la diversità e l’inclusione, con l’obiettivo di valorizzare le diversità all’interno del proprio contesto organizzativo.
3. CRITERI DI CONDOTTA
A. CRITERI DI CONDOTTA NEI RAPPORTI CON I SOCI E IN MATERIA CONTABILE
3.1. Trasparenza delle registrazioni contabili
La trasparenza contabile si basa sull’accuratezza, verità e completezza dell’informazione di fondo per le relative registrazioni contabili. Ciascun componente degli organi sociali, della direzione e ciascun dipendente è tenuto a collaborare, nell’ambito delle proprie competenze, affinché i fatti di gestione siano riportati correttamente e tempestivamente nelle scritture contabili.
Ogni operazione o transazione deve essere autorizzata, verificabile, legittima, congrua, coerente e correttamente e tempestivamente rilevata e registrata nel sistema di contabilità aziendale secondo i criteri indicati dalla legge e sulla base dei principi contabili applicabili.
È vietato porre in essere comportamenti che possano arrecare pregiudizio alla trasparenza e tracciabilità dell’informativa di bilancio.
Per ogni operazione è conservata agli atti un’adeguata documentazione di supporto dell’attività svolta, in modo da consentire:
- l’agevole e puntuale registrazione contabile;
- la tempestiva determinazione delle caratteristiche e delle motivazioni alla base della stessa;
- l’individuazione dei diversi livelli di responsabilità e di ripartizione e
segregazione dei compiti;
- la ricostruzione accurata dell’operazione, anche per ridurre la probabilità di errori sia materiali, sia interpretativi.
I dipendenti e i collaboratori - questi ultimi nella misura in cui siano a ciò incaricati - che vengano a conoscenza di omissioni, falsificazioni o trascuratezze della contabilità o della documentazione su cui le registrazioni contabili si fondano, sono tenute a comunicare i fatti all’organo superiore o all’organo del quale sono parte.
Qualora la segnalazione non dia esito, il dipendente o collaboratore ne
riferisce all’Organismo di Vigilanza.
I consulenti, limitatamente all’attività svolta in favore della Società,
effettuano la segnalazione direttamente all’Organismo di Vigilanza.
COMAPP si fa carico di rispettare tutte le direttive riguardanti la stesura di rapporti finanziari. Tutti i Soggetti Xxxxxxxxxxx che si occupano della stesura di rapporti finanziari devono operare in modo che non si verifichino infedeltà che potrebbero turbare la corretta rappresentazione della realtà nell’ambito dei rapporti finanziari della Società. Per assicurare l’alta qualità nella divulgazione delle informazioni finanziarie deve essere riferita all’OdV e al proprio superiore di riferimento, qualsiasi condotta infedele da parte dei Soggetti Destinatari che si occupano della preparazione delle relazioni finanziarie della Società, qualsiasi conflitto di interessi reale o apparente che coinvolge detti Soggetti e qualsiasi inosservanza di regole etiche applicabili a tale personale.
La Società promuove ad ogni livello l’assunzione di una mentalità orientata a
sani criteri economici.
Una positiva attitudine verso i controlli contribuisce in maniera significativa al
miglioramento dell’efficienza aziendale.
Per controlli interni s’intendono tutti gli strumenti adottati dalla Società al fine di orientare, gestire e verificare le attività dell’impresa con l’obiettivo di assicurare il rispetto delle leggi e delle procedure aziendali, proteggere i beni della Società, gestire efficientemente le attività e fornire dati contabili e finanziari accurati e completi.
Ogni livello della struttura organizzativa ha il compito di concorrere alla realizzazione di un sistema di controllo interno efficace ed efficiente.
Per tale motivo, conseguentemente, tutti i dipendenti della Società, nell’ambito delle funzioni svolte e delle rispettive mansioni, sono responsabili del corretto funzionamento del sistema di controllo interno. La Società garantisce agli organi societari titolari di potestà di controllo, nonché all’OdV, il libero accesso ai dati, alla documentazione ed a qualsiasi informazione utile allo svolgimento della propria attività.
I Soggetti Destinatari sono tenuti alla massima collaborazione con i titolari di potestà di controllo; sono vietate attività di ostacolo alla funzione di controllo, svolta da organi istituzionali.
Per riciclaggio si intende:
- la realizzazione, attraverso transazioni finanziarie e contabili, di proventi illeciti.
Mentre per autoriciclaggio si intende:
- dopo aver commesso o concorso nella commissione di un delitto non
colposo da cui derivano denari, beni o altre utilità, provvedere al loro impiego, sostituzione, trasferimento in attività economiche, finanziarie, imprenditoriali o speculative in modo da ostacolare concretamente l’identificazione della loro provenienza delittuosa.
La Società si impegna per assicurare che la propria attività economica e finanziaria non divenga strumento per favorire, neppure potenzialmente, attività illecite ed organizzazioni criminali e terroristiche.
COMAPP applica le normative antiriciclaggio nazionali ed internazionali che ad essa si riferiscono.
La Società procede, dunque, a verificare con la massima diligenza, se necessario, le informazioni disponibili sulle controparti commerciali, sui fornitori, sui partner e consulenti, al fine di accertare la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività prima di instaurare con loro rapporti d’affari.
La Società verifica, inoltre e in caso di fattori di rischio, che le operazioni di cui è parte non presentino, anche solo potenzialmente, il rischio a favorire il ricevimento, la sostituzione o l’impiego di danaro o di beni derivanti da attività criminali.
3.5. L’accuratezza e la conservazione della documentazione
aziendale
È dovere di ogni Soggetto Destinatario documentare e riferire tutte le informazioni attinenti alla gestione aziendale in modo veritiero ed accurato. Questa regola riguarda tra l’altro le informazioni riguardanti le domande di assunzione e quelle inerenti al rapporto sulle ore lavorate, alle spese di rappresentanza, ai dati sulla produzione, alle vendite e alle attività commerciali e/o di marketing. La falsificazione o l’alterazione di questi documenti, o l’approvazione consapevole di documentazione falsa, comporta grave responsabilità per il/i soggetto/i interessato/i.
La documentazione aziendale deve rispecchiare esattamente i fatti di
gestione della Società ed essere redatta in conformità ai criteri indicati dalla legge ed ai principi di contabilità applicabili e generalmente accettati. È proibito nascondere o occultare deliberatamente la reale natura di qualsiasi fatto aziendale registrato nei libri contabili e/o ometterne la segnalazione; altrettanto riguardo ad ogni altra documentazione della Società idonea ad influire sulla rappresentazione della situazione economica della Società.
Nessun dipendente o collaboratore può effettuare, in mancanza di adeguata documentazione di supporto e formale autorizzazione, pagamenti nell’interesse e per conto della Società.
È fatto tassativo divieto di costituire e/o detenere fondi e riserve occulte.
La Società promuove l’avvio di programmi di formazione e di aggiornamento al fine di rendere edotti i Soggetti Destinatari in ordine alle regole (norme di legge anche in tema di conservazione di documenti e dei libri obbligatori, regolamenti, prescrizioni interne, disposizioni delle associazioni di categoria) che presiedono alla formazione e alla gestione della documentazione contabile.
I Soggetti Destinatari devono fare in modo che le informazioni della Società siano utilizzate in modo appropriato.
La documentazione deve essere conservata e distrutta secondo le regole di conservazione di COMAPP. I documenti che non devono più essere conservati secondo le regole di conservazione/eliminazione dei documenti della Società devono essere distrutti o eliminati in modo definitivo.
I Soggetti Destinatari devono rivolgersi ai propri superiori (che potranno rispettivamente essere o DG o DF) ovvero all’OdV a proposito delle pratiche di conservazione della documentazione per il proprio settore.
È necessario contattare immediatamente i soggetti sopraindicati se si è a
conoscenza o se viene comunicata l’esistenza di un avviso di garanzia. Devono essere conservati tutti i documenti che possono riguardare l’avviso di garanzia o altri atti notificati nel corso delle indagini o successivamente, senza tenere conto delle regole relative alla conservazione della
documentazione. Qualsiasi domanda riguardante la pertinenza di un documento ad un procedimento penale in corso o conclusosi, deve essere rivolta ai soggetti sopra indicati.
3.6. Rispettabilità delle controparti
I Soggetti Xxxxxxxxxxx, prima di instaurare rapporti d’affari o stipulare contratti con fornitori non occasionali, devono assicurarsi che quest’ultimi godano di una reputazione rispettabile, che siano impegnati soltanto in attività lecite e che si ispirino a principi etici eguagliabili a quelli di COMAPP.
Se qualcuno all’esterno di COMAPP, come i media, analisti finanziari o investitori, dovesse rivolgere, direttamente o indirettamente o attraverso un’altra persona, delle domande sulla Società, è opportuno astenersi dal rispondere, a meno che non si sia all’uopo autorizzati a farlo. Le interviste richieste alla Società devono essere approvate dal Direttore Generale della società, o da un soggetto appositamente delegato, prima di essere comunicata all’esterno. Salvo che per le richieste riguardanti informazioni finanziarie rese pubbliche, il rigoroso rispetto delle presenti disposizioni è essenziale, in quanto una risposta inappropriata o inesatta, o una smentita o un disconoscimento di informazioni, potrebbe avere effetti negativi per la Società.
B. CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI TRA I COLLABORATORI E LA SOCIETÀ
3.8. Consulenze e servizi professionali
I consulenti e i lavoratori temporanei esterni, nonché i fornitori, hanno
l’obbligo di osservare gli stessi standard di comportamento dei dipendenti di COMAPP quando conducono affari con o per conto della Società.
Nessun dipendente è autorizzato, neanche in modo indiretto, tramite soggetti terzi, a compiere quanto non consentito dalla politica sociale.
Coloro che agiscono in nome e/o per conto di COMAPP sono tenuti a mantenere e tutelare l’immagine di serietà, rispettabilità e correttezza della Società.
L’utilizzo del nome e del prestigio di COMAPP è tassativamente vietato all’ex prestatore di servizi e consulente dopo la cessazione del rapporto di lavoro con la Società.
L’integrità commerciale è un fattore chiave standard per la selezione e il mantenimento dei rapporti con chi rappresenta la Società.
3.9. Informazioni confidenziali
Nell’ambito degli obblighi verso la Società, tutti i Soggetti Destinatari devono salvaguardare le informazioni confidenziali di COMAPP ed utilizzarle solo all’interno della Società e nell’esclusivo interesse della stessa. Il termine “informazioni confidenziali” indica informazioni relative alle attività sia attuali che programmate della Società che non siano state rese pubbliche e che, se utilizzate o rese pubbliche indebitamente, potrebbero recare vantaggi economici a terzi con ingiusto danno per la Società.
Informazioni confidenziali possono essere, in via semplificativa e non tassativa, i segreti commerciali e il know-how, le invenzioni, i programmi e le strategie sia di marketing che di vendita, le informazioni sui clienti e fornitori, le strategie per determinare i prezzi e gli acquisti, i dati finanziari, i processi e le tecniche di produzione, software informatici, dati, formule, composizioni, tecniche, protocolli di servizi e di nuovi prodotti. Sono da considerare informazioni confidenziali anche quelle provenienti da terzi ed affidate alla Società.
Tutte le informazioni confidenziali sono di proprietà di COMAPP (e/o dei suoi
concedenti l’utilizzo della proprietà intellettuale) e non devono essere utilizzate se non per il perseguimento dell’interesse sociale.
In particolare, i Soggetti Destinatari che sono in possesso o hanno accesso a informazioni confidenziali devono:
- evitare la divulgazione di queste informazioni alle persone al di fuori della Società. Per tale motivo devono astenersi dal discutere tali argomenti con i componenti della famiglia, con le persone con le quali intrattengono relazioni d’affari o sociali, nei luoghi pubblici, ivi inclusi i taxi, gli ascensori e i ristoranti;
- astenersi dall’utilizzare le informazioni a proprio vantaggio o a
vantaggio di persone estranee alla Società;
- assicurarsi che tali informazioni siano contrassegnate con la menzione
“confidenziali”, “riservate” o che portino qualche annotazione simile;
- assicurarsi che le informazioni confidenziali siano accessibili unicamente con una password; in alternativa devono essere conservate in un luogo sicuro, e comunque devono essere sotto la stretta supervisione dei Soggetti responsabili quando se ne faccia uso;
- astenersi dal diffondere informazioni confidenziali agli altri Soggetti Xxxxxxxxxxx, a meno che ciò non sia indispensabile per il perseguimento di scopi aziendali.
Il vincolo a trattare in modo confidenziale tutte le informazioni non cessa con l’interruzione del rapporto con la Società. Anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro è proibito comunicare informazioni confidenziali ad un nuovo datore di lavoro o ad altri.
Con la cessazione del rapporto sorge l’obbligo di consegnare al proprio diretto superiore tutti i documenti e gli altri materiali contenenti informazioni confidenziali su COMAPP. Il mancato rispetto di questo obbligo di confidenzialità è fonte di grave responsabilità per il soggetto inadempiente. Oltre a proteggere le proprie informazioni confidenziali, la Società si impegna
a rispettare le informazioni confidenziali altrui.
Se i Soggetti Destinatari dovessero indebitamente venire a conoscenza di informazioni confidenziali, o di rivelazioni da parte di soggetti tenuti al segreto, hanno l’obbligo di rivolgersi all’OdV.
La Società è sensibile alla privacy dei Soggetti Destinatari, attraverso l’adozione delle più idonee precauzioni e misure di sicurezza in materia di trattamento dei dati personali e/o sensibili raccolti, di volta in volta, dai Soggetti Destinatari.
In conformità alla legge applicabile, è vietata qualsiasi indagine sulle opinioni, le preferenze, i gusti personali e, in generale, la vita privata dei Soggetti Destinatari. È altresì escluso, fatte salve le ipotesi previste dalla legge, di comunicare/diffondere i dati personali senza preventivo consenso dell’interessato; sono quindi necessarie regole per consentire il controllo, da parte di ciascun Soggetto Destinatario, delle norme a protezione della privacy.
Qualora emergano attività ritenute non conformi alla normativa sulla privacy o alle policies adottate in materia dalla Società, ovvero non conformi agli standard di sicurezza, dovranno essere immediatamente segnalate al proprio diretto superiore, al responsabile per il trattamento dei dati personali ed all’OdV.
3.11. L’utilizzo e la protezione dei beni aziendali
Ogni dipendente ha il dovere di operare con diligenza per tutelare i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili e in linea con le procedure operative predisposte per regolamentarne l’utilizzo, documentando con precisione il loro impiego.
In particolare, ogni collaboratore di COMAPP deve:
- utilizzare con parsimonia i beni a lui affidati;
- evitare utilizzi impropri dei beni aziendali che possano causare un danno o ridurre di efficienza, o che siano comunque in contrasto con l’interesse dell’Azienda;
- ottenere le autorizzazioni necessarie nell’eventualità di un utilizzo del
bene fuori dall’ambito aziendale.
Devono essere adottate tutte le misure necessarie contro i furti, i danneggiamenti ed il cattivo uso dei beni della Società.
I Soggetti Destinatari del Codice devono assicurare che ogni decisione di business è presa nell’interesse della Società. Questi ultimi devono evitare pertanto situazioni di conflitto di interesse, tra attività economiche personali o familiari e mansioni ricoperte nella Società, che possano intaccare la loro indipendenza di giudizio e di scelta.
Qualora uno dei Soggetti Xxxxxxxxxxx si trovi in una situazione che, anche potenzialmente, possa costituire o determinare un conflitto di interessi deve segnalarla tempestivamente al proprio superiore e all’OdV.
In caso di possibile conflitto di interessi, occorre in primo luogo inoltrare un rapporto tempestivo e completo di esso alle figure sovra-indicate.
Con particolare riferimento ai dipendenti, si aggiunge che nessun dipendente deve approfittarsi di opportunità che dovessero presentarsi grazie all’uso del patrimonio, delle informazioni in suo possesso o della propria posizione nella Società, e non deve svolgere qualsivoglia attività che sia in concorrenza con COMAPP.
A mero titolo esemplificativo e non esaustivo, possono determinare conflitto di interesse le seguenti situazioni:
- avere interessi economici e finanziari (anche attraverso familiari) con
fornitori, clienti o concorrenti;
- accettare regali, denaro, omaggi o favori di qualsiasi natura da persone, aziende o enti che sono o intendono entrare in rapporti d’affari con la Società;
- utilizzare la propria posizione in azienda o le informazioni acquisite nel proprio lavoro in modo che si possa creare conflitto tra gli interessi propri e quelli dell’azienda.
3.13. Assunzione e inserimento delle persone
Le assunzioni rispondono, da un lato, alla necessità di acquisire sul mercato competenze e professionalità non presenti in azienda, dall’altro, all’esigenza di inserire giovani sui quali investire per garantire la crescita e lo sviluppo dell’azienda.
La ricerca e selezione del personale da assumere è attribuita come da procedura operativa di riferimento e deve essere effettuata nel rispetto della privacy dei candidati, unicamente in base a criteri di oggettività e trasparenza, assicurando pari opportunità ed evitando qualsiasi favoritismo. Tutto il personale è assunto con regolare contratto di lavoro nel rispetto della legislazione applicabile nel luogo di assunzione; è espressamente vietata e non tollerata alcuna forma di lavoro irregolare.
Al momento dell’assunzione, e durante il primo periodo di inserimento in azienda, ogni Collaboratore riceve accurate informazioni con particolare riferimento alle norme che regolano il proprio rapporto di lavoro, alle norme e procedure di prevenzione relative alla sicurezza e salute sul luogo di lavoro, alle politiche aziendali e alle norme del presente Codice al fine di assicurare un’immediata conoscenza e favorire una più rapida integrazione nella vita e cultura dell’azienda.
Ne consegue che: l’assunzione, la formazione, la retribuzione, le promozioni, i trasferimenti e la cessazione del rapporto di lavoro non possono / devono in alcun modo essere influenzati da motivazioni discriminatorie (razza, sesso,
età, nazionalità, religione, preferenze politiche, ecc.).
Costituisce abuso della posizione di autorità richiedere ai propri subalterni prestazioni o favori personali, estranei all’attività dell’impresa o qualunque comportamento che configuri una violazione del presente Codice Etico.
3.14. Computer e mezzi di comunicazione
Ogni Soggetto Destinatario è tenuto ad adottare le misure necessarie per assicurare la sicurezza del proprio computer / mezzo di comunicazione.
Nell’utilizzo delle password bisogna attenersi alle seguenti regole:
- assicurarsi di scegliere una password non scontata, per esempio non utilizzare il proprio nome o cognome;
- assicurarsi di modificare la password almeno una volta ogni tre mesi;
- non dare la propria password a nessuno all’interno e all’esterno della
Società, né documentarla rendendola accessibile ad altri.
Tutte le informazioni elettroniche delicate, confidenziali o riservate devono essere protette da una password. Se per un qualsiasi motivo si crede che sia a rischio la propria password o la sicurezza del computer della società o i mezzi di comunicazione, compresi i computer e altri, bisogna cambiare immediatamente la password e comunicare l’accaduto al proprio diretto superiore (DG/DF) e alla funzione preposta (SI).
Le risorse della Società non devono essere adoperate per scopi illegali, per recare disturbo, né essere utilizzate in modo offensivo per altri. Quando si trasmette una e-mail o altri messaggi registrati, è vietato trasmettere commenti ovvero utilizzare un linguaggio, immagini o altri tipi di registrazioni che potrebbero essere causa di imbarazzo se letti da terzi.
Bisogna ricordarsi che le e-mail “private” possono essere inoltrate facilmente ad un pubblico vasto ed una volta inviate non possono essere ritirate. L’utilizzo di computer e mezzi di comunicazione posseduti da COMAPP per inviare e- mail o per accedere a internet impegna l’immagine della Società. L’utilizzo
di questi mezzi non deve riflettersi in modo negativo sulla Società ed in nessun modo deve danneggiare la sua immagine. L’utilizzo del computer e dei mezzi di comunicazione deve essere in linea con le policies aziendali, la privacy, i diritti d’autore, i marchi di fabbrica, i segreti commerciali e altre considerazioni sulle proprietà intellettuali.
3.15. Uso di sostanze stupefacenti e alcoliche
Tutti i Soggetti Xxxxxxxxxxx devono contribuire personalmente a promuovere
e mantenere un clima di reciproco rispetto nell’ambiente di lavoro.
Sarà considerata consapevole assunzione del rischio di pregiudicare tali caratteristiche ambientali, essere trovati o trovarsi sotto l’effetto di sostanze alcoliche, di sostanze stupefacenti o di sostanze di analogo effetto nel corso della prestazione lavorativa e nei luoghi di lavoro.
C. CRITERI DI CONDOTTA NEI RAPPORTI CON LA COLLETTIVITÀ
3.16. Rapporti con la Pubblica Amministrazione
I rapporti tra la Società e la Pubblica Amministrazione, i pubblici ufficiali, i soggetti incaricati di pubblico servizio o i pubblici agenti devono ispirarsi alla più rigorosa osservanza delle leggi e dei regolamenti applicabili, oltre che delle specifiche policies in materia approvate dalla Società e non possono in alcun modo compromettere l’integrità e l’immagine della Società.
L’assunzione di impegni e la gestione delle relazioni, di qualsiasi genere, con la Pubblica Amministrazione, i pubblici ufficiali o i soggetti incaricati di pubblico servizio sono riservati esclusivamente alle funzioni aziendali a ciò preposte ed al personale autorizzato.
É espressamente vietata qualsiasi dazione o promessa di danaro o altra utilità effettuata per scopi illegali o per ottenere vantaggi.
Questa linea di comportamento si applica non solo ai pagamenti e/o alle promesse dirette, ma anche a quelle indirette fatte in qualsiasi forma, operate anche attraverso consulenti o terzi. Ove esista un dubbio, il Soggetto Destinatario deve rivolgersi all’OdV.
3.17. Rapporti con le Autorità Giudiziarie
In caso di partecipazione a procedimenti giudiziari (amministrativi, civili o penali) la Società si impegna ad agire nel rispetto della legge, delle procedure presenti in COMAPP e delle norme del presente Codice Etico.
È fatto divieto, in particolare agli organi sociali e ai dipendenti muniti di delega a rappresentare la Società in giudizio, di promettere o dare denaro o altra utilità a magistrati, giudici, addetti alla cancelleria e testimoni al fine di condizionare l’esito del processo in senso favorevole a COMAPP.
3.18. Rapporti con Partiti, Organizzazioni sindacali ed Associazioni
La Società si astiene da qualsiasi pressione diretta o indiretta ad esponenti politici (ad esempio, tramite concessione di strutture della Società, accettazione di segnalazioni per le assunzioni, contratti di consulenza, ecc.) e da qualsiasi forma di contribuzione a partiti politici e/o candidati politici.
Le spese sostenute quali pasti, spese di viaggio e intrattenimenti offerti a terzi, saranno di modico valore e per motivi commerciali giustificati. Tutte le spese saranno fatte in conformità alle leggi in vigore e alle policies adottate dalla Società in materia.
3.20. Sovvenzioni e viaggi sponsorizzati
Nel normale corso della propria attività è naturale che COMAPP promuova
sé stessa e i suoi prodotti o che si impegni nel promuovere lo sviluppo del settore in cui opera, assegnando sovvenzioni, sponsorizzando eventi o organizzando viaggi per clienti attuali o potenziali, facendosi carico dei corrispondenti costi e spese.
Tali costi e spese devono essere esaminati in anticipo per determinare se sono conformi con il presente Codice, le procedure in essere e le leggi in vigore e le policies adottate dalla Società in materia. Ogni eventuale dubbio in proposito dovrà essere sottoposto all’esame congiunto dell’OdV e del DG societario.
È espressamente vietata qualsiasi forma di regalo che possa anche solo essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia o comunque diretta ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività collegabile alla Società.
In particolare, è proibita qualsiasi forma di regalo a funzionari pubblici, o a loro familiari.
Tale regola di condotta riguarda sia i regali promessi ed offerti, sia quelli ricevuti. Si evidenzia che per regalo si intende qualunque tipo di beneficio (sconti fuori dalla prassi commerciale seguita dalla Società, promessa di un’offerta di lavoro, ecc.).
In ogni caso, la Società si astiene da pratiche non consentite dalla legge, dagli usi commerciali o dai codici etici delle aziende o degli enti con cui ha rapporti.
I regali offerti - eccetto quelli di modico valore - devono essere gestiti e autorizzati secondo i processi aziendali e devono essere adeguatamente documentati.
D. CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON FORNITORI E CONSULENTI
La Società si impegna a ricercare nei fornitori e nei collaboratori esterni professionalità idonea e impegno alla condivisione dei principi e contenuti del Codice e promuove la costruzione di rapporti duraturi per il progressivo miglioramento delle performance nella tutela e promozione dei principi e dei contenuti del Codice.
Nei rapporti di approvvigionamento, di fornitura di beni e di collaborazione esterna (compresi consulenti, agenti, ecc.) è fatto obbligo ai Soggetti Destinatari di:
- ottenere la collaborazione dei fornitori e collaboratori esterni nell’assicurare costantemente il soddisfacimento delle esigenze di clienti e consumatori in misura adeguata alle loro legittime aspettative, in termini di qualità, costo e tempi di consegna;
- osservare le procedure interne per la selezione e la gestione dei rapporti con i fornitori e collaboratori esterni e di non precludere ad alcun soggetto in possesso dei requisiti richiesti la possibilità di competere per aggiudicarsi una fornitura presso la Società; adottare nella selezione esclusivamente criteri di valutazione oggettivi, secondo modalità dichiarate e trasparenti;
- osservare e chiedere l’osservanza delle condizioni contrattualmente
previste;
- mantenere un dialogo franco e aperto con i fornitori e collaboratori esterni in linea con le buone consuetudini commerciali;
- riferire tempestivamente al proprio superiore e all’OdV le possibili
violazioni del Codice.
Il compenso da corrispondere dovrà essere unicamente commisurato alla prestazione indicata in contratto e i pagamenti non potranno in alcun modo essere effettuati a un soggetto diverso dalla controparte contrattuale,
né in un Paese terzo diverso da quello delle parti o di esecuzione del contratto.
Ogni fornitore e consulente sarà pagato con un assegno bancario, ricevuta bancaria o tramite bonifico bancario su conto corrente intestato al contraente.
Infine, viene fatto inoltre divieto assoluto di offrire/ricevere, direttamente o indirettamente, a/da fornitori regalie e/o benefici di qualsiasi tipo tali da poter essere interpretati da un osservatore imparziale come finalizzati al conseguimento di un vantaggio economico e non.
E. CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON I CLIENTI
Il successo di qualsiasi società, e quindi anche di COMAPP, si basa sulla capacità di riuscire a soddisfare quelle che sono le aspettative dei clienti, offrendo un servizio ed un prodotto in grado di rispettare le esigenze degli stessi in termini di affidabilità, qualità e sicurezza.
La Società si impegna pertanto a identificare i bisogni reali di ognuno dei suoi Clienti e ad utilizzare al meglio tutte le risorse a propria disposizione per soddisfare nel miglior modo possibile le richieste degli stessi.
Tutti i soggetti che lavorano per conto della Società sono inoltre tenuti a comportarsi nei confronti dei Clienti sempre in modo corretto e trasparente; ciò si deve obbligatoriamente riflettere anche su quelle che sono le attività di marketing della Società.
A tal proposito, COMAPP si impegna ad informare correttamente i Clienti in merito alle caratteristiche dei beni e dei servizi offerti e sugli adempimenti in
carico alla Società, utilizzando un linguaggio semplice e comprensibile ed agendo sempre nel rispetto della vigente normativa in materia di pubblicità e marketing. È quindi vietata qualsiasi forma di comunicazione pubblicitaria volta a trarre in inganno i clienti, così come qualsiasi azione che possa influire negativamente sulle relazioni instaurate e sull’immagine che il Cliente ha di COMAPP.
Qualora si verificassero eventi e situazioni non previste, la Società si impegna a rispettare col massimo sforzo le aspettative del Cliente, svolgendo la propria attività in modo equo e corretto, nonché senza sfruttare eventuali condizioni di debolezza e/o ignoranza della controparte.
In tal senso, viene fatto inoltre divieto assoluto di offrire/ricevere, direttamente o indirettamente, a/da clienti regalie e/o benefici di qualsiasi tipo tali da poter essere interpretati da un osservatore imparziale come finalizzati al conseguimento di un vantaggio economico e non.
Consapevoli dell’importanza che al giorno d’oggi rivestono il know-how e le informazioni in possesso di ciascun Ente, la Società si impegna a trattare con la massima riservatezza tutte le informazioni relative alle aziende con cui collabora, sia con riferimento alle informazioni in tema di organizzazione aziendale sia con riferimento ai dati personali (e non) in possesso delle stesse.
La Società si impegna infine a tutelare il proprio patrimonio e le proprie risorse umane, stipulando appropriate polizze assicurative di responsabilità civile con primarie compagnie di assicurazione, al fine di garantire il risarcimento di eventuali danni subiti dai Clienti nell’ambito dell’attività aziendale o a causa di eventi fortuiti.
4. LE MODALITÀ D’ATTUAZIONE DEL CODICE
ETICO
4.1. L’efficacia del Codice verso i soggetti terzi
Chiunque, anche agendo in nome e/o per conto della Società, entri in contatto con soggetti terzi con i quali la Società intenda intraprendere rapporti giuridici o sia con gli stessi tenuta ad avere rapporti di natura istituzionale, sociale, politica o di qualsivoglia natura, ha l’obbligo di:
a) informare tali soggetti degli impegni e degli obblighi imposti dal Codice;
b) esigere il rispetto degli obblighi riguardanti la loro attività;
c) adottare le iniziative di natura interna utili a garantire l’osservanza del Codice, quindi sciogliere il rapporto in caso di rifiuto da parte dei soggetti terzi di adeguarsi al Codice o in caso di mancata o parziale esecuzione dell’impegno assunto di osservare le disposizioni nello stesso contenute.
4.2. Il valore contrattuale del Codice
Il Codice, considerato nel suo complesso e unitamente a tutte le specifiche procedure attuative approvate dalla Società, deve considerarsi parte integrante dei Contratti di Lavoro subordinato in essere e da stipulare, ai sensi dell’art. 2104 codice civile.
La violazione di tali disposizioni integrerà quindi un illecito di natura disciplinare e, come tale, potrà essere perseguito e sanzionato dalla Società ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 7 della L. 300/1970; detto illecito potrà comportare, tra l’altro, il risarcimento dei danni procurati alla Società.
Quanto ai collaboratori, consulenti, contraenti ed agli altri soggetti terzi, la sottoscrizione o, comunque, l’adesione alle disposizioni e ai principi previsti dal Codice rappresentano una condicio sine qua non della stipulazione di
contratti di qualsiasi natura fra la Società e tali soggetti; pertanto le disposizioni approvate, una volta rese note alla controparte, costituiscono parte integrante dei contratti stessi. In ragione di quanto precede, eventuali violazioni da parte dei soggetti terzi di specifiche disposizioni del Codice legittimano l’interruzione da parte della Società dei rapporti contrattuali in essere con detti soggetti e possono altresì essere individuate ex ante come cause di risoluzione espressa del contratto ai sensi dell’art. 1456 codice civile.
La Società demanda all’OdV la funzione di “Garante” del Codice. Tale
funzione assolve ai seguenti compiti:
a) fissare, di concerto con i Vertici aziendali, criteri e procedure finalizzati al rispetto del Codice tramite l’implementazione di “Procedure” e “Istruzioni Operative”;
b) promuovere l’emanazione di linee-guida e di procedure operative
con l’ausilio delle Funzioni competenti alla loro definizione;
c) predisporre programmi di comunicazione e formazione dei dipendenti aventi come obiettivo la diffusione della conoscenza e della comprensione del Codice all’interno dell’Azienda;
d) verificare l’effettiva attuazione del Codice;
e) prendere in esame notizie di possibili violazioni del Codice tramite
l’indirizzo mail xxxxxx@xxxxxxxxxxxx000.xx;
f) comunicare al Presidente del C.d.A. e/o alle figure di DG e DF i risultati di eventuali indagini cui si sia proceduto in relazione a violazioni del Xxxxxx, al fine di adottare eventuali provvedimenti sanzionatori e comunque effettuare, ove richiesta, una funzione consultiva nel corso del procedimento disciplinare;
g) sottoporre alle stesse figure eventuali iniziative utili per la migliore
diffusione e l’aggiornamento del Codice;
h) attivare e mantenere un adeguato flusso informativo tra i soggetti
interessati deputati a vario titolo all’osservanza del Modello
Organizzativo;
i) presentare al C.d.A. una relazione annuale sullo stato di attuazione del Codice.
L’attuazione del presente Codice Etico pone le sue basi sui principi operativi
che hanno caratterizzato la Società fin dalla sua costituzione:
- azioni conformi ai valori aziendali e alle esigenze dei clienti (correttezza nei rapporti negoziali);
- comunicazione costruttiva, trasparente, diretta, onesta e tempestiva;
- impegno a costruire grazie alla fiducia degli altri;
- partecipazione al lavoro di gruppo e teorizzazione degli errori reciproci;
- miglioramento progressivo e costante delle posizioni;
- definizione di obiettivi ambiziosi, pensando non in modo convenzionale.
È politica aziendale della Società rispettare le leggi e le regole applicabili nel settore di appartenenza. Nessuna azione che violi leggi e regolamenti dovrà essere intrapresa in nome della Società. Ciascuno dei Soggetti Xxxxxxxxxxx deve fare propri i principi legali ed etici che si applicano alle attività aziendali e, in caso di dubbi a proposito dell’adeguatezza della condotta proposta, è tenuto a relazionarsi con l’OdV al fine di ottenere un parere sulla conformità del proprio agire alle regole fissate nel presente Xxxxxx.
La Società è impegnata ad agire con integrità e a gestire le sue attività in linea con i più alti modelli etici. Xxxxxx deve impegnarsi ad interagire in modo corretto con i clienti, i fornitori, i concorrenti e con i colleghi di lavoro. Non si deve tendere a conseguire posizioni di supremazia nei rapporti di lavoro, attraverso la manipolazione, l’occultamento o l’abuso di informazioni privilegiate, o comunque con il travisamento di fatti materiali.
L’atteggiamento di ciascuno deve essere equo nei confronti di tutti.
Il presente Codice contiene le regole in materia di condotta sia personale che professionale, sicché l’adesione a detto Xxxxxx non integra in nessun modo la stipula di un contratto di assunzione o la garanzia di un impiego a tempo indeterminato.
4.6. Le regole di condotta dei Vertici Aziendali
I membri del C.d.A., i responsabili di Funzioni della Società, nonché il Revisore contabile sono tenuti al rispetto del presente Codice e ad uniformare la propria attività a valori di onestà, lealtà, correttezza ed integrità, condividendo consapevolmente la missione della Società.
Spetta ai componenti del C.d.A. dare concreta attuazione ai principi contenuti nel presente Xxxxxx, rafforzando la fiducia e la coesione cui si ispira l’operatività aziendale.
A tal fine, il C.d.A. si ispira, anche nel fissare gli obiettivi di impresa, ai valori espressi dal Codice.
Il C.d.A. agisce nella piena consapevolezza di interpretare puntualmente i principi espressi nel presente Codice Etico.
4.7. Gli obblighi dei Responsabili di Funzione
Ogni Responsabile di Funzione aziendale ha l’obbligo di:
a) rappresentare con il proprio comportamento un esempio per i propri sottoposti;
b) curare l’osservanza del Codice da parte dei medesimi;
c) adoperarsi affinché i dipendenti comprendano che il rispetto delle disposizioni contenute nel Codice costituisce parte integrante e sostanziale della loro prestazione lavorativa;
d) selezionare dipendenti e collaboratori che garantiscano il rispetto dei principi presenti nel Codice;
e) riferire tempestivamente all’OdV eventuali segnalazioni di violazioni o
richieste di chiarimenti avanzate dai dipendenti;
f) impedire qualsiasi forma di ritorsione all’interno delle proprie Funzioni, a danno di lavoratori o collaboratori che abbiano collaborato all’osservanza o all’implementazione concreta del Codice.
4.8. Gli obblighi dei dipendenti
Ad ogni dipendente è richiesta la conoscenza delle disposizioni contenute nel Codice e delle norme di legge di riferimento che regolano l’attività svolta nell’ambito della sua funzione.
I dipendenti hanno l’obbligo di:
a) rispettare il Codice ed astenersi da comportamenti contrari a tali disposizioni e norme;
b) rivolgersi in caso di dubbi ai propri diretti superiori, all’OdV, per i necessari chiarimenti sulle modalità applicative del Codice o delle normative di riferimento;
c) riferire tempestivamente sia all’OdV (xxxxxx@xxxxxxxxxxxx000.xx) che ai propri diretti superiori eventuali notizie in merito a possibili violazioni del Codice, salvo che le irregolarità rilevate coinvolgano lo stesso titolare dell’ufficio; in tal caso le notizie dovranno essere riferite a soggetti sovra-ordinati all’apicale coinvolto (se DG, allora si dovrà contattare DF e viceversa);
d) collaborare con la Società all’interno di indagini volte a verificare, ed
eventualmente sanzionare, possibili violazioni.
Il dipendente non è autorizzato a condurre in prima persona indagini relative a presunte condotte illecite ed è tenuto a comunicare le notizie di cui è in possesso in merito a entrambe le figure sovra-elencate.
4.9. La segnalazione di una violazione e la richiesta di un consiglio
I Soggetti Destinatari delle disposizioni contenute nel presente Codice sono
tenuti a riferire all’OdV e ai propri diretti superiori qualsiasi comportamento che sia, anche solo potenzialmente, in contrasto con le disposizioni del presente Xxxxxx e più in generale con quanto previsto dal Modello.
Se nello svolgimento dell’attività aziendale dovessero sorgere dubbi sulla conformità di un tipo di condotta rispetto al presente Codice, alle procedure o ad altre policies etico-comportamentali comunque adottate dalla Società, i Soggetti Destinatari sono tenuti a mettersi in contatto con l’OdV e con il proprio superiore (DG o DF). Tutti sono individualmente responsabili per l’applicazione di queste regole e a nessuno è richiesto di “applicarle da solo”.
Tutti i Soggetti collegati alla Società possono segnalare per iscritto, attraverso appositi canali informativi protetti, ogni violazione o sospetto di violazione del Codice Etico, delle procedure aziendali e, più in generale, del Modello 231 così come presunti comportamenti contrari alla Legge.
Proprio per questo motivo, così come previsto dalla Legge 179/2017 (cosiddetta “legge sul whistleblowing”), la società ha messo a disposizione dei Destinatari o di altri soggetti terzi aventi rapporti e relazioni d’affari con COMAPP, appositi canali di comunicazione idonei a garantire la ricezione e gestione delle segnalazioni circostanziate di condotte rilevanti fondate su elementi di fatto precisi e veritieri.
Tali canali, e le relative modalità di utilizzo, sono descritti all’interno dell’apposita procedura e nelle pagine dedicate del Modello di gestione e controllo di cui COMAPP è dotata.
Le segnalazioni possono essere inviate tramite:
- Comunicazione cartacea attraverso l’apposita cassetta posizionata all’interno degli uffici aziendali;
- Comunicazione diretta all’OdV tramite mail all’indirizzo di posta elettronica
istituzionale
- Incontro diretto con l’OdV, Xxxx. Xxxxxxx Xxxxxxx, i cui recapiti sono:
o Xxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, 0 – 00000 Xxxxxxx (XX)
o Tel. Ufficio: x00 0000 000000
- Invio di una lettera raccomandata A/R all’OdV, Xxxx. Xxxxxxx Xxxxxxx, al
recapito di cui al punto precedente.
È assicurata la riservatezza del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge.
Si precisa che, così come previsto dalla Legge, in caso di utilizzo improprio dello strumento di segnalazione, di ritorsioni o atti discriminatori nei confronti del segnalante e di mancata tutela dell’anonimato dello stesso, saranno applicabili le sanzioni previste dal Sistema Disciplinare.
Condizione fondamentale per lavorare con COMAPP è quella di mantenere una condotta conforme a tutti i requisiti legali e principi chiave inseriti in questo documento. L’inosservanza di queste regole di condotta può
legittimare l’applicazione di misure disciplinari in base al disposto dei relativi
paragrafi del presente Xxxxxx, fino ad un eventuale licenziamento.
È fatta salva la responsabilità civile o penale dei Soggetti Destinatari per comportamenti posti in essere in violazione delle norme del presente Codice.
Non appena la Società riceverà la comunicazione di presunte violazioni, le valuterà alla stregua dei parametri di rilevanza, rappresentati dalla gravità dell’azione e dalle circostanze che hanno portato all’infrazione delle stesse o delle procedure aziendali; la Società dovrà tenere in considerazione l’anzianità in azienda del dipendente, il suo comportamento e contributo.
I provvedimenti disciplinari potrebbero consistere nella sospensione temporanea dalla retribuzione e dal servizio o nel licenziamento, come previsto dal Sistema Disciplinare integrato al Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo.
Inoltre, nel caso in cui la Società subisse una perdita, in termini patrimoniali, potrebbe agire in giudizio per il risarcimento dei danni nei confronti del responsabile.
La Società coopererà con le autorità competenti laddove le leggi siano state violate e, ove lo riterrà opportuno, provvederà direttamente a segnalare a dette autorità le violazioni in questione.
4.11. Indagini sulle violazioni
Tutte le violazioni saranno sottoposte immediatamente a indagine e trattate con il massimo riserbo; in particolare, per quanto concerne i dipendenti, le indagini saranno effettuate secondo le disposizioni di legge e contrattazione collettiva in materia di procedimento disciplinare (si veda il relativo paragrafo del presente Xxxxxx).
È fatto divieto alla persona che ha comunicato la violazione di condurre indagini preliminari in proprio. Le indagini su presunte violazioni possono
comportare problematiche giuridiche complesse; agire di propria iniziativa può, quindi, compromettere la genuinità delle indagini e avere conseguenze negative nei confronti del dipendente e della Società.
Tutte le segnalazioni relative a possibili violazioni del presente Xxxxxx, ovvero al rifiuto di applicare il medesimo o altre policies adottate dalla Società di rilievo etico comportamentale devono essere comunicate ai propri diretti superiori.
Nel caso in cui uno dei membri del C.d.A. o un soggetto apicale intendesse derogare, per motivate esigenze, alle regole di questo Xxxxxx, dovrà preventivamente chiedere l’autorizzazione all’OdV.
Immediatamente dopo l’approvazione della deroga da parte dell’OdV, la
Società comunicherà pubblicamente le ragioni di detta deroga.
COMAPP attuerà le misure necessarie per investigare su eventuali violazioni della legge o delle politiche aziendali.
COMAPP richiede ai propri dipendenti di comportarsi con correttezza e buona fede anche per quanto riguarda la comunicazione di qualsiasi violazione della legge o delle politiche aziendali: non saranno tollerate ritorsioni contro dipendenti che abbiano prestato in buona fede un rapporto relativo ad una delle violazioni in parola o che abbiano partecipato all’investigazione di una presunta violazione, e tali eventuali ritorsioni saranno punite.
4.13. Violazioni relative alle prestazioni
La Società mantiene un rapporto trasparente con i propri dipendenti e conseguentemente comunica in modo diretto ed in anticipo ciò che si aspetta dagli stessi. I dipendenti possono ricevere dei resoconti relativi alle loro prestazioni. Talvolta si possono verificare situazioni tanto gravi da poter
avere un effetto negativo sui dipendenti, sulle attività, sulla reputazione, sul servizio fornito ai clienti e/o sulla redditività di COMAPP.
Talvolta, la direzione può stabilire che un progresso non sia ragionevolmente possibile o che l’infrazione commessa sia così seria da comportare l’immediata conclusione del rapporto di lavoro.
4.14. Applicazione del Codice e conseguenze disciplinari
Eventuali violazioni del presente Codice potrebbero avere gravi ripercussioni sulla Società.
Atteso che il presente Xxxxxx rappresenta non già una mera enunciazione di principi morali che ispirano le attività poste in essere dalla Società, bensì anche uno specifico strumento di adeguamento ai requisiti previsti dal D. Lgs.
n. 231/01, ne consegue che i criteri adottati dal Consiglio di Amministrazione della Società per autorizzare le deroghe a detto Xxxxxx dovranno essere molto rigorosi, previa verifica, volta per volta, che tali deroghe non inficino i principi del Decreto o l’effettiva operatività del Codice e, più, in generale, del Modello: le deroghe devono in ogni caso essere immediatamente rese note. Ogni dipendente dovrà pertanto informare prontamente il proprio superiore ovvero l’OdV di qualsiasi attività di cui sia a conoscenza che costituisca o possa costituire violazione delle regole di condotta o dei valori qui enunciati.
Violazioni delle regole di condotta del presente Codice da parte dei dipendenti potranno comportare l’applicazione di sanzioni disciplinari, in conformità alle regole di legge, al Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (di seguito, il “CCNL”) e allo stesso Xxxxxx.
Una volta rilevata una possibile violazione del presente Codice, ovvero di altre policies adottate da COMAPP, la Società aprirà un procedimento disciplinare nei confronti del dipendente secondo le modalità e i termini di cui all’art. 7, L. 300/70 e del CCNL.
In particolare, le infrazioni disciplinari alle norme del CCNL e al Sistema
Disciplinare interno al MOGC, e quindi anche al Codice Etico, potranno essere punite, tenuto conto della gravità delle mancanze, secondo quanto descritto nell’apposito paragrafo del Modello organizzativo.
Fermo restando quanto enunciato nel paragrafo relativo al “Valore contrattuale del Codice”, la sottoscrizione o, comunque, l’adesione alle disposizioni, o ad alcune di esse, e ai principi previsti dal presente Codice da parte di soggetti terzi alla Società, con i quali la medesima abbia rapporti di collaborazione, consulenza professionale o partnership commerciale, rappresentano una condicio “sine qua non” della stipulazione di contratti di qualsiasi natura fra la Società e tali soggetti. Le specifiche disposizioni contenute nel Codice, sottoscritte da tali soggetti o, in ogni caso, approvate anche per fatti concludenti dai medesimi ai sensi del comma precedente, costituiscono parte integrante e sostanziale dei contratti da questi stipulati con la Società.
Eventuali violazioni da parte dei soggetti terzi di specifiche disposizioni del Codice legittimano l’interruzione da parte della Società dei rapporti contrattuali in essere con detti soggetti e possono altresì essere individuate ex ante come cause di risoluzione espressa del contratto ai sensi dell’art. 1456 codice civile.
La Società richiede ai propri dipendenti di comportarsi con correttezza e buona fede anche per quanto riguarda la comunicazione di qualsiasi violazione della legge o delle politiche aziendali: non saranno tollerate ritorsioni contro dipendenti che abbiano prestato in buona fede un rapporto relativo ad una delle violazioni in parola o che abbiano partecipato all’investigazione di una presunta violazione.
4.15. Per qualunque ulteriore informazione
Per maggiori approfondimenti su questi argomenti o altri correlati, COMAPP
invita i Soggetti Destinatari a contattare l’OdV nell’indirizzo di posta
elettronica xxxxxx@xxxxxxxxxxxx000.xx
Le norme relative alle sanzioni, alle infrazioni in relazione alle quali ciascuna di esse può essere applicata ed alle procedure di contestazione delle stesse sono raccolte in un Sistema Disciplinare portato a conoscenza dei lavoratori mediante intranet aziendale.
Le norme disciplinari devono applicare quanto è stabilito in materia dai contratti collettivi.
4.16. Individuazione preventiva delle infrazioni
Ricordiamo, come già presente nel Sistema Disciplinare su citato, che non è necessario che il codice contenga una precisa e sistematica previsione delle singole infrazioni, delle loro varie graduazioni e delle corrispondenti sanzioni essendo sufficiente una proporzionata correlazione tra le singole ipotesi di infrazione, sia pure di carattere schematico e non dettagliato, e le corrispondenti previsioni sanzionatorie, anche se suscettibili di attuazione discrezionale ed adattamento secondo le concrete ed effettive inadempienze del lavoratore, nel rispetto del principio per cui le sanzioni disciplinari devono avere un grado di specificità sufficiente ad escludere che la collocazione della condotta del lavoratore nella fattispecie disciplinare sia interamente devoluta ad una valutazione unilaterale ed ampiamente discrezionale del datore di lavoro (Cass. 9 agosto 1996, n. 7370).
È sanzionabile in sede disciplinare anche il comportamento extra lavorativo quando la natura della prestazione del lavoratore richieda un ampio margine di fiducia, esteso ai comportamenti privati (Xxxx. 12 settembre 2000, n. 11986).
5. CONFERMA DI RICEVUTA
Nel momento in cui il presente Codice Etico verrà consegnato, in formato cartaceo o elettronico, ai soggetti Destinatari, essi dovranno compilare il Modulo di accettazione come previsto dalla Parte Generale del Modello, e all. allo stesso al punto 3.
Nella conferma di ricevuta è necessario che sia specificato un limite temporale per interiorizzare il Codice nonché che sia definita la possibilità per il ricevente di dichiarare la propria mancata accettazione entro il termine temporale suddetto, accompagnandola ovviamente con motivazioni solide e basi legali a supporto.
Il presente Documento è stato redatto con il supporto professionale di Aspera231 S.r.l.