Istruzioni operative per l’utilizzo del Negozio Elettronico
Istruzioni operative per l’utilizzo del Negozio Elettronico
Adesione al Contratto Quadro per l’affidamento dei servizi per la Progettazione, realizzazione e gestione del Sistema Cloud Toscana, il community Cloud per la Pubblica Amministrazione in Toscana
stipulato tra
Regione Toscana – Soggetto Aggregatore e
R.T.I. TELECOM ITALIA (MANDATARIA) E ENTERPRISE SERVICES SPA, IBM ITALIA SPA, LUTECH SPA E DEDALUS SPA (MANDANTI)
ver 1.0
1. PREMESSA
Il presente documento illustra le modalità di utilizzo del Negozio Elettronico da parte degli utenti delle Amministrazioni e degli Enti interessati ad aderire al Contratto Quadro per l’affidamento dei Servizi per la Progettazione, realizzazione e gestione del Sistema Cloud Toscana, il community Cloud per la Pubblica Amministrazione in Toscana.
L’adesione al Contratto si svolge secondo la seguente procedura:
• PIANO DEI FABBISOGNI: è inoltrato dal responsabile dell’Amministrazione contraente al Fornitore. Si utilizza il modello denominato “PIANO DEI FABBISOGNI”, disponibile nella documentazione allegata sul Sistema; la trasmissione al Fornitore avviene tramite pec al seguente indirizzo: XXX.Xxxxxxx@xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx
• PROGETTO DEI FABBISOGNI: è inoltrato dal Fornitore, entro i termini definiti dal Contratto Quadro e suoi allegati, all’Amministrazione contraente tramite pec all’indirizzo comunicato dall’Amministrazione stessa con l’invio del PIANO DEI FABBISOGNI; al PROGETTO DEI FABBISOGNI
• MANIFESTAZIONE DI INTERESSE: è inoltrata dal responsabile dell’Amministrazione contraente con allegato il PROGETTO DEI FABBISOGNI approvato dalla stessa. Si utilizza il modello denominato “MANIFESTAZIONE DI INTERESSE”, disponibile nella documentazione allegata sul Sistema telematico.
• APPROVAZIONE MANIFESTAZIONE DI INTERESSE è inoltrata da parte del RUP del Contratto Quadro all’Amministrazione contraente;
• ATTO DI ADESIONE (art. 4.1 del Capitolato): è inoltrato da parte del responsabile dell’Amministrazione contraente a Regione Toscana. Si utilizza il modello denominato “ATTO DI ADESIONE”, disponibile nella documentazione allegata sul Sistema telematico;
• NULLA OSTA dell’ ATTO DI ADESIONE è inoltrato da parte del RUP del Contratto Quadro all’Amministrazione contraente e all’Appaltatore;
• ATTO DI ADESIONE, DATA PROTECTION AGREEMENT E RICHIESTA TRACCIABILITA’ sono inoltrati dal responsabile dell’Amministrazione contraente al Fornitore. Con tale invio l’atto di adesione risulta perfezionato. L’amministrazione predispone il Data Protection Agreement richiesto dalla normativa vigente in tema di Data Protection ( Regolamento UE 2016/679, DLgs 2003/196) e la richiesta di acquisizione di conti correnti dedicati ai fini della tracciabilità dei pagamenti; di entrambi i documenti è
disponibile un modello sul Sistema telematico. IL D.P.A. dovrà essere sottoscritto da parte dell'amministrazione contraente e successivamente dal Fornitore del SCT.
• DATA PROTECTION AGREEMENT CONTROFIRMATO E DICHIARAZIONE TRACCIABILITA’ Il Fornitore controfirma il Data Protection Agreement e lo inoltra all’Amministrazione Contraente assieme alla dichiarazione sulla tracciabilità dei pagamenti.
SI INVITANO GLI UTENTI AD ATTENERSI ALLE SEGUENTI ISTRUZIONI OPERATIVE.
1. UTILIZZO DEL NEGOZIO ELETTRONICO
L’accesso al Negozio elettronico avviene attraverso la username e la password indicati dall’utente in fase di iscrizione.
Fig. 1
Dopo l’accesso al Sistema, l’utente deve cliccare su “Negozio elettronico”.
Fig. 2
L’utente accede alla pagina con l’elenco dei contratti ai quali è possibile aderire.
Cliccando sulla “descrizione” - “Progettazione, realizzazione e gestione del Sistema Cloud Toscana, il community Cloud per la Pubblica Amministrazione in Toscana” (come in fig. 3) - si accede alla pagina contenente la documentazione pubblicata sul sistema.
Fig. 3 Di seguito un esempio di documentazione pubblicata.
Fig. 4
Attenzione: nella parte in basso della pagina è presente la sezione “Chiarimenti” con la quale ogni utente può inviare chiarimenti/comunicazioni al Responsabile del Procedimento del Contratto Quadro e prendere visione dei chiarimenti pubblicati.
3. PIANO DEI FABBISOGNI E PROGETTO DEI FABBISOGNI L’Amministrazione contraente invia al Fornitore tramite PEC all’indirizzo XXX.Xxxxxxx@xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx il Piano dei fabbisogni con l’indicazione dei servizi che intende acquisire.
Il fornitore a seguito di una analisi dei servizi richiesti inoltra all’Amministrazione contraente un dettagliato Progetto dei Fabbisogni entro i termini definiti dal Contratto Quadro e suoi allegati tramite pec all’indirizzo comunicato dall’Amministrazione stessa con l’invio del PIANO DEI FABBISOGNI.
4. MANIFESTAZIONE DI INTERESSE
Una volta valutata la completezza e la coerenza del Progetto dei Fabbisogni l’Amministrazione contraente invia a Regione Toscana – Soggetto Aggregatore la manifestazione di interesse con l’indicazione del valore in euro per cui intende aderire sulla base di quanto formalizzato dal Fornitore nel Progetto dei fabbisogni.
Su Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx: per inviare il modello “MANIFESTAZIONE DI INTERESSE” firmato digitalmente, l’utente deve utilizzare la funzione “crea manifestazione di interesse” (fig. 4) inserendo nell’apposito campo (fig. 5) il valore di adesione al Contratto Quadro e cliccare sul pulsante “procedi”.
Fig. 5
Per procedere all’invio, l’utente deve obbligatoriamente generare il documento denominato “manifestazione di interesse”. Nell’immagine seguente è evidenziata la funzione per generare il documento.
Fig. 6
ATTENZIONE: una volta generato il documento, l’utente non deve tuttavia scaricare e utilizzare tale documento generato ma deve inserire sul Sistema il modello “MANIFESTAZIONE DI
INTERESSE”, presente fra la documentazione a disposizione, correttamente compilato e firmato digitalmente dal Responsabile, utilizzando i pulsanti “sfoglia” e “allega” (fig. 6).
Per completare l’invio della “MANIFESTAZIONE DI INTERESSE”, cliccare su “conferma manifestazione di interesse” (fig. 7). Il sistema presenta un testo predefinito della comunicazione che accompagna l’inoltro.
L’utente deve inoltre allegare in questa fase il Progetto dei fabbisogni predisposto dal Fornitore. Al momento dell’inoltro, il Sistema invia una comunicazione al RUP del Contratto.
Fig. 7
ATTENZIONE: la MANIFESTAZIONE DI INTERESSE deve essere firmata digitalmente dal Responsabile dell’Amministrazione contraente o da un suo legale rappresentante, indipendentemente da chi accede al negozio elettronico con propria login e password.
Una volta inviata la MANIFESTAZIONE DI INTERESSE l’utente rimane in attesa dell’approvazione della manifestazione di interesse da parte del RUP del Contratto Quadro.
Il RUP del Contratto Quadro in risposta alla manifestazione inserisce sul sistema un documento firmato digitalmente denominato “APPROVAZIONE MANIFESTAZIONE DI INTERESSE”.
Nella documentazione allegata del negozio elettronico è disponibile un esempio di “APPROVAZIONE MANIFESTAZIONE DI INTERESSE”.
Al momento in cui il RUP del Contratto Quadro rilascia l’ APPROVAZIONE MANIFESTAZIONE DI INTERESSE, l’utente riceve una mail.
In ogni caso, l’utente, cliccando sulla voce “Contratti Regionali Aperti Esterni”, può visualizzare lo stato delle richieste della propria Amministrazione: cliccando sul numero in corrispondenza della
colonna “Manifestazioni approvate” può visionare l’ APPROVAZIONE MANIFESTAZIONE DI INTERESSE inserita sul sistema dal RUP del Contratto Quadro (fig. 8).
Fig. 8
5. ATTO DI ADESIONE (art. 4.1 del Capitolato)
Una volta ottenuta l’approvazione della manifestazion l’Amministrazione contraente compila e sottoscrive digitalmente l’ ATTO DI ADESIONE. Il modello di ATTO DI ADESIONE da utilizzare è disponibile nella documentazione allegata sul negozio elettronico.
Attenzione: l’importo di adesione al Contratto Quadro deve essere coincidente con quanto indicato nella MANIFESTAZIONE DI INTERESSE approvata dal RUP del Contratto Quadro.
L’utente invia l’ ATTO DI ADESIONE al RUP del Contratto Quadro attraverso la funzionalità del negozio elettronico: cliccando sulla descrizione del Contratto, l’utente accede alla maschera di dettaglio dalla quale procede all’inoltro utilizzando la funzione “invio atto di adesione” (fig. 9).
Fig. 9
Per procedere all’inoltro telematico dell’ ATTO DI ADESIONE, firmato digitalmente dal Responsabile dell’Amministrazione contraente o da un suo legale rappresentante, l’utente deve inserire a sistema l’ ATTO con la funzione “Allega” (fig. 10).
Fig. 10
NOTA BENE:
Dopo l’invio dell’ ATTO DI ADESIONE al RUP, l’Amministrazione contraente deve attendere il nulla osta di Regione per inviare via PEC l’ATTO DI ADESIONE stesso al Fornitore, fuori sistema telematico, al fine del perfezionamento dello stesso.
6. NULLA OSTA DELL’ATTO DI ADESIONE
L’ “ATTO DI ADESIONE”, completo delle indicazioni di cui sopra, è visionato dal RUP del Contratto Quadro il quale provvede a predisporre ed inviare uno specifico ”NULLA OSTA DELL’ATTO DI ADESIONE”.
Il Sistema invia una mail all’Amministrazione contraente e all’Appaltatore comunicando l’avvenuto inoltro del Nulla Osta.
L’utente può comunque verificare l’esito di questa fase e il nulla osta consultando lo stato delle adesioni (fig. 8) dalla voce di menù “Contratti Regionali Aperti Esterni”.
7. INVIO ATTO DI ADESIONE, DATA PROTECTION AGREEMENT E TRACCIABILITA’ DEI PAGAMENTI AL FORNITORE
Ai sensi dell’art. 4.1 “Procedura di adesione e di stipula degli atti di adesione” del Capitolato Speciale Descrittivo e Prestazionale, l’Amministrazione contraente deve inoltrare l’ ATTO DI ADESIONE al Fornitore: con tale invio l’atto di adesione risulta perfezionato.
Ai sensi dell’art. 38 (Trattamento dei dati ) del Contratto Quadro, l’Amministrazione contraente e il Fornitore devono inoltre sottoscrivere l’Accordo Data Protection fra Titolare e Responsabile (Data Protection Agreement).
Infine l’Amministrazione deve acquisire i conti correnti dedicati ai fini della tracciabilità dei pagamenti.
Successivamente alla ricezione del Nulla Osta dell’Atto di Adesione l’amministrazione deve quindi:
• inoltrare l’ ATTO DI ADESIONE al Fornitore
• compilare, sottoscrivere ed inoltrare l’Accordo Data Protection
• inviare al Fornitore la richiesta della dichiarazione degli obblighi sulla tracciabilità dei movimenti finanziari previsti dall’art. 3 della legge n. 136/2010 indicando espressamente il CIG derivato (che ogni amministrazione deve prendere) al quale il Fornitore deve fare riferimento.
Il modello di Accordo Data Protection è disponibile nella documentazione allegata sul negozio elettronico.
Tutti documenti suddetti devono essere inviati al Fornitore tramite PEC all’indirizzo
XXX.Xxxxxxx@xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx.
7. RESTITUZIONE DATA PROTECTION AGREEMENT E TRACCIABILITA’ DEI PAGAMENTI ALL’AMMINISTRAZIONE
Il Fornitore deve a sua volta sottoscrivere l’Accordo, predisporre e sottoscrivere la “comunicazione dati tracciabilità” e restituire entrambi i documenti tramite PEC all’Amministrazione contraente.
Il modello di “comunicazione dati tracciabilità” è disponibile nella documentazione allegata sul negozio elettronico.
Attenzione: Il Fornitore invierà un numero di comunicazioni distinte a seconda del tipo di pagamento scelto dall’Amministrazione al momento della redazione dell’atto di adesione (a ciascun soggetto del RTI o alla sola mandataria);
Tutti documenti suddetti devono essere inviati tramite PEC all’indirizzo comunicato dall’Amministrazione stessa
8. INFORMAZIONI E CHIARIMENTI
Per informazioni
Per ulteriori informazioni e chiarimenti sulle finalità, sulle funzionalità del negozio elettronico e sullo stato delle iscrizioni al negozio elettronico è possibile contattare:
Regione Toscana - : xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xxxxxxx.xx
Per chiarimenti sull’uso dello strumento Negozio Elettronico è possibile contattare il Fornitore del sistema (tel. 000.000000 da lunedì a venerdì dalle ore 08:30 alle ore 18:30) o scrivere all’indirizzo: Xxxxx.Xx@XX.x-xxxxx.xxx
Per informazioni sul contenuto del Contratto, sui servizi acquisibili e per ogni informazione sull’attività del fornitore è possibile contattare: