AVVISO DI CONVOCAZIONE DELL’ASSEMBLEA ORDINARIA
AVVISO DI CONVOCAZIONE DELL’ASSEMBLEA ORDINARIA
I legittimati all’intervento e all’esercizio del diritto di voto all’Assemblea di Banca Sistema S.p.A. (“Società” o “Banca”) sono convocati in Assemblea Ordinaria presso la sede della Banca in Milano – Xxxxx Xxxxxxx
x. 0/X Xxxxxx Xxx Xxxxxxxx x. 00 – il giorno 24 aprile 2024, in unica convocazione, alle ore 10.00.
ORDINE DEL GIORNO
1. Approvazione del Bilancio di esercizio di Banca Sistema S.p.A. al 31 dicembre 2023. Presentazione del Bilancio Consolidato al 31 dicembre 2023. Relazioni degli Amministratori, del Collegio Sindacale e della Società di Revisione. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
2. Destinazione dell’utile di esercizio 2023. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
3. Nomina del Consiglio di Amministrazione previa determinazione del numero dei componenti. Deliberazioni inerenti e conseguenti:
3.1 Determinazione del numero degli Amministratori.
3.2 Nomina dei componenti del Consiglio di Amministrazione.
3.3 Determinazione della durata in carica.
3.4 Nomina del Presidente del Consiglio di Amministrazione.
4. Determinazione del compenso spettante ai componenti del Consiglio di Amministrazione, dei Comitati Endoconsiliari e di altri organi presenti all’interno della Società. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
5. Politiche in materia di remunerazione ed incentivazione.
5.1 Approvazione della prima sezione (Politiche di Remunerazione del Gruppo Banca Sistema
S.p.A. per l’esercizio 2024) della Relazione sulla politica in materia di remunerazione e sui compensi corrisposti: deliberazione ai sensi dell’art. 123-ter, comma 3-ter, del D. Lgs. 24 febbraio 1998 n. 58 e successive modifiche ed integrazioni. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
5.2 Approvazione della seconda sezione (Applicazione delle Politiche di Remunerazione del Gruppo Banca Sistema S.p.A. e compensi corrisposti nell’esercizio 2023) della Relazione sulla politica in materia di remunerazione e sui compensi corrisposti: deliberazione ai sensi dell’art. 123-ter, comma 6, del D. Lgs. 24 febbraio 1998 n. 58 e successive modifiche ed integrazioni. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
6. Autorizzazione all’acquisto e disposizione di azioni proprie. Deliberazioni inerenti e conseguenti. Si precisa che alla data di pubblicazione del presente avviso:
- il capitale sottoscritto e versato della Banca ammonta a euro 9.650.526,24;
- le azioni ordinarie sono n. 80.421.052, di cui n. 78.194.143 che singolarmente attribuiscono il diritto a un voto nell’Assemblea, e n. 2.058.905 che singolarmente attribuiscono il diritto a due voti nell’Assemblea.
Alla data del 14 marzo 2024, la Banca detiene n. 168.004 azioni proprie.
L’eventuale successiva variazione delle informazioni sopra indicate sarà pubblicata sul sito internet della Banca e comunicata in apertura dei lavori assembleari.
Banca SISTEMA S.p.A.
Largo Augusto 1/A, angolo xxx Xxxxxxxx, 00, 00000 Xxxxxx Tel x00 00 000000 Fax x00 00 00000000
Codice Fiscale e Partita IVA 12870770158 Capitale Sociale € 9.650.526,24 i.v.
Capogruppo del gruppo bancario Banca Sistema – Albo Gruppi Bancari n. 3158
Albo delle Banche – codice ABI n. 03158.3 e sottoposta all'Attività di Vigilanza della Banca d'Italia Aderente al Fondo Interbancario di Tutela dei Depositi e al Fondo Nazionale di Garanzia
Legittimazione all’intervento e voto per delega
Ai sensi dell’art. 83-sexies del D.Lgs. 24 febbraio 1998 n. 58 e successive modifiche ed integrazioni (“TUF”), la legittimazione all’intervento in Assemblea e all’esercizio del diritto di voto è attestata da una comunicazione alla Banca effettuata dall’intermediario abilitato ai sensi di legge, in favore del soggetto a cui spetta il diritto di voto, sulla base delle evidenze relative al termine della giornata contabile del settimo giorno di mercato aperto precedente la data dell’Assemblea in unica convocazione, coincidente con il 15 aprile 2024 (Record Date). In attuazione delle previsioni di cui all’art. 125-bis, comma 4, del TUF, le registrazioni in accredito e in addebito compiute sui conti successivamente a tale termine non rilevano ai fini della legittimazione all'esercizio del diritto di voto nell'Assemblea. La suddetta comunicazione dell’intermediario deve pervenire alla Banca entro la fine del terzo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea in unica convocazione (ossia il 19 aprile 2024).
Resta ferma la legittimazione all'intervento e al voto qualora la comunicazione sia pervenuta alla Banca oltre il predetto termine, purché entro l'inizio dei lavori assembleari.
Ai sensi dell’art. 135-novies del TUF e dell’art. 8.7 dello Statuto sociale, coloro ai quali spetta il diritto di voto possono farsi rappresentare mediante delega rilasciata per iscritto secondo le modalità previste dalla disciplina normativa e regolamentare tempo per tempo vigente.
La delega può essere notificata alla Banca presso la sede sociale in Xxxxxx, Xxxxx Xxxxxxx,0/X, Xxxxxx Xxx Xxxxxxxx,00, a mezzo raccomandata a/r, o, a mezzo posta elettronica certificata, alla seguente casella di posta elettronica certificata xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx, allegando copia del documento di identità o certificato camerale di colui al quale spetta il diritto di voto.
Il modulo di delega è disponibile sul sito internet della Banca xxx.xxxxxxxxxxxx.xx sezione Investors/ Governance/ Assemblea degli Azionisti/ 2024/ 24 aprile 2024.
Stante l’eventuale notifica preventiva, il delegato che interverrà all'Assemblea dovrà comunque attestare, in sede di accreditamento per l’accesso ai lavori assembleari, la conformità all'originale della copia notificata e l’identità del delegante.
Ai sensi dell’art. 135-novies del TUF, la delega può essere anche conferita con documento informatico sottoscritto in forma elettronica ai sensi dell’art. 20, comma 1-bis, del D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 e notificata, a mezzo posta elettronica certificata, all’indirizzo xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx.
Rappresentante degli azionisti designato dalla Società
La delega può essere conferita, con istruzioni di voto sulle proposte in merito agli argomenti all’ordine del giorno, a Monte Titoli S.p.A., con sede legale in Xxxxxx, Xxxxxx xxxxx Xxxxxx x. 0, Codice Fiscale n. 03638780159, appartenente al Gruppo Euronext, P.IVA di Gruppo 10977060960, (di seguito “Monte Titoli”), all’uopo designata dalla Banca ai sensi dell’art. 135-undecies del TUF, sottoscrivendo lo specifico modulo di delega reperibile, in versione stampabile, sul sito internet xxx.xxxxxxxxxxxx.xx (nella sezione Investors/ Governance/ Assemblea degli Azionisti/ 2024/ 24 aprile 2024) ovvero presso la sede legale della Banca. La delega con le istruzioni di voto deve pervenire presso Monte Titoli entro la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l’Assemblea in unica convocazione (ossia entro il 22 aprile 2024) unitamente alla copia di un documento di identità del socio delegante avente validità corrente o, qualora il socio delegante sia una persona giuridica, del legale rappresentante pro tempore ovvero di altro soggetto munito di idonei poteri, unitamente a documentazione idonea ad attestarne qualifica e poteri con le seguenti modalità alternative:
i) trasmissione, a mezzo posta elettronica certificata, di copia riprodotta informaticamente (PDF) all’indirizzo di posta certificata XX@xxx.xxxxxxxx.xxx (oggetto "Delega Assemblea BANCA SISTEMA aprile 2024”);
ii) trasmissione in originale, tramite corriere o raccomandata A/R alla c.a. Area Register Services di Monte Titoli S.p.A., Xxxxxx xxxxx Xxxxxx x. 0, 00000 Xxxxxx (Xxx. “Delega Assemblea BANCA SISTEMA aprile 2024”) anticipandone copia riprodotta informaticamente (PDF) a mezzo posta elettronica ordinaria alla casella XX@xxx.xxxxxxxx.xxx (oggetto "Delega Assemblea FERVI 2023”).
La delega ha effetto esclusivamente nel caso in cui siano state conferite istruzioni di voto. La delega e le istruzioni di voto sono revocabili entro il medesimo termine di cui sopra. Si ricorda che la comunicazione effettuata alla Banca dall’intermediario, attestante la legittimazione all’intervento in Assemblea e all’esercizio del diritto di voto, è necessaria anche in caso di conferimento di delega al Rappresentante designato. Ai sensi di legge, le azioni per le quali è stata conferita delega, anche parziale, sono computate ai fini della regolare costituzione dell’Assemblea e, nel caso in cui non siano state conferite istruzioni di voto, le azioni
non sono computate ai fini del calcolo della maggioranza e della quota di capitale richiesta per l’approvazione delle delibere. Per eventuali chiarimenti inerenti al conferimento della delega (ed in particolare circa la compilazione del modulo di delega e delle Istruzioni di voto e la loro trasmissione) i soggetti legittimati all’intervento in Assemblea possono contattare Monte Titoli S.p.A. via e-mail all’indirizzo XxxxxxxxXxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx o al numero (x00) 00.00000000 nei giorni d’ufficio aperti, dalle 9:00 alle 17:00.
Voto per corrispondenza
Ai sensi dell’art. 127 del TUF e dell’art. 8.8 dello Statuto, il voto può essere esercitato anche per corrispondenza in conformità con le disposizioni vigenti in materia.
La scheda di voto è disponibile sul sito Internet della Banca nella sezione Investors/ Governance/ Assemblea degli Azionisti/ 2024/ 24 aprile 2024, o presso la sede sociale. La scheda di voto compilata e sottoscritta dovrà pervenire in busta chiusa entro e non oltre il 23 aprile 2024 presso la sede legale della Banca in Milano – Xxxxx Xxxxxxx x. 0/X, Xxxxxx Xxx Xxxxxxxx x. 00, tramite lettera raccomandata a/r, all’attenzione della Funzione Affari Societari, ovvero, potrà essere inviata a mezzo posta elettronica certificata all’indirizzo xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx allegando copia del documento di identità o certificato camerale di colui al quale spetta il diritto di voto.
Le schede pervenute oltre il termine previsto o prive di sottoscrizione non saranno prese in considerazione né ai fini della costituzione dell’Assemblea né ai fini della votazione. Il voto per corrispondenza è esercitato direttamente dal titolare ed è espresso separatamente per ciascuna delle proposte di deliberazione. Il voto può essere revocato mediante dichiarazione scritta portata a conoscenza della Banca entro e non oltre il 23 aprile 2024, ovvero mediante dichiarazione espressa resa dall’interessato nel corso dell’Assemblea medesima.
Integrazione dell’ordine del giorno e presentazione di nuove proposte di delibera
Ai sensi dell’art. 126-bis del TUF, gli Azionisti che, anche congiuntamente, rappresentino almeno un quarantesimo del capitale sociale, possono chiedere, entro dieci giorni dalla pubblicazione del presente avviso di convocazione (entro e non oltre il termine ultimo del 24 marzo 2024), l'integrazione dell'elenco delle materie da trattare in Assemblea, indicando nella domanda gli ulteriori argomenti proposti, ovvero presentare proposte di deliberazione sulle materie già all’ordine del giorno.
L'integrazione dell'ordine del giorno non è ammessa per gli argomenti sui quali l'Assemblea delibera, a norma di legge, su proposta degli Amministratori o sulla base di un progetto o di una relazione da essi predisposta diversa da quelle di cui all'art. 125-ter, comma 1, del TUF. Le ulteriori proposte di deliberazione su materie già all’ordine del giorno saranno messe a disposizione del pubblico nelle forme prescritte per la pubblicazione dell’avviso di convocazione, contestualmente alla pubblicazione della notizia della presentazione.
Le richieste, unitamente alla certificazione attestante la titolarità della partecipazione degli Azionisti richiedenti, rilasciata dagli intermediari presso cui sono depositate le azioni, devono essere presentate per iscritto presso la sede sociale a mezzo raccomandata a/r inviata all’attenzione della Funzione Affari Societari presso la sede legale della Banca ovvero a mezzo posta elettronica certificata all’indirizzo xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx, allegando copia del documento di identità o certificato camerale dell’Azionista.
Gli Azionisti che richiedono l'integrazione dell’ordine del giorno predispongono una relazione che riporta la motivazione delle proposte di deliberazione sulle nuove materie di cui essi propongono la trattazione, ovvero la motivazione relativa alle ulteriori proposte di deliberazione presentate su materie già all’ordine del giorno. La relazione è trasmessa al Consiglio di Amministrazione della Banca entro il termine ultimo per la presentazione della richiesta di integrazione.
Delle integrazioni all'ordine del giorno e della presentazione di ulteriori proposte di deliberazione su materie già all’ordine del giorno, sarà data notizia almeno 15 (quindici) giorni prima di quello fissato per l’Assemblea in unica convocazione (entro il 9 aprile 2024). Il Consiglio di Amministrazione mette a disposizione del pubblico la relazione, accompagnata dalle proprie eventuali valutazioni, contestualmente alla pubblicazione della notizia dell'integrazione dell’ordine del giorno o della presentazione di nuove proposte di delibera, mediante pubblicazione sul sito internet della Banca e presso la sede sociale di quest’ultima.
Coloro ai quali spetta il diritto di voto possono presentare individualmente proposte di deliberazione in Assemblea.
Diritto di porre domande sulle materie all’ordine del giorno
Ai sensi dell’art. 127-ter del TUF, coloro ai quali spetta il diritto di voto possono porre domande inerenti alle materie all’ordine del giorno anche prima dell’Assemblea, entro il termine del 17 aprile 2024, a mezzo raccomandata a/r presso la sede legale della Banca in Milano – Xxxxx Xxxxxxx,0/X, Xxxxxx Xxx Xxxxxxxx, 00, ovvero, tramite posta elettronica certificata, all’indirizzo xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx.
Ai fini dell’esercizio di tale diritto, dovrà pervenire alla Banca apposita comunicazione rilasciata dagli intermediari depositari delle azioni di titolarità di colui al quale spetta il diritto di voto, insieme a copia del documento di identità o visura camerale.
Alle domande pervenute prima dell’Assemblea è data risposta al più tardi nel corso della stessa, con facoltà della Banca di fornire una risposta unitaria alle domande aventi il medesimo contenuto.
Nomina del Consiglio di Amministrazione
La procedura di nomina degli amministratori è disciplinata dal Codice Civile, dal TUF, dal D.Lgs. 1° settembre 1993, n. 385 e successive modifiche ed integrazioni (“TUB”) e dalle correlate disposizioni regolamentari, nonché dall’art. 10 dello Statuto di Banca Sistema, normativa tutta alla quale si rinvia.
Il Consiglio di Amministrazione di Banca Sistema è composto da un minimo di 7 a un massimo di 11 membri. Nel rispetto del principio dell’adeguata diversificazione della composizione in termini di genere, almeno due quinti dovranno appartenere al genere meno rappresentato, con arrotondamento, in caso di numero frazionario, all'unità superiore.
I componenti dell’organo amministrativo durano in carica per tre esercizi (con scadenza in coincidenza dell’Assemblea convocata per l’approvazione del bilancio relativo all’ultimo esercizio della loro carica) o per il minor periodo che sia fissato dall’Assemblea all’atto di nomina. Gli amministratori sono rieleggibili.
Si ricorda che i membri del Consiglio di Amministrazione sono eletti con il sistema delle liste nelle quali i candidati devono essere elencati, in numero massimo di undici, mediante un numero progressivo. Il candidato posto al numero progressivo “1” di ciascuna lista sarà anche il candidato alla carica di Presidente del Consiglio di Amministrazione.
Per agevolare la presentazione delle “liste di minoranza” per la nomina del Consiglio di Amministrazione, saranno ammesse anche le liste con un numero di Amministratori inferiore al minimo di tre previsto dall’art. 10.2, comma 2, dello Statuto di Banca Sistema, anche al fine di dare coerente applicazione alle lettere a), b) e c) dell’art. 10.2 dello Statuto, che riservano alla c.d. “lista di minoranza” un numero di amministratori inferiore a tre.
Ogni azionista, nonché gli azionisti appartenenti a uno stesso gruppo, aderenti a uno stesso patto parasociale ai sensi dell’art. 122 del TUF, il soggetto che lo controlla, il soggetto dal quale è controllato e il soggetto sottoposto a comune controllo ai sensi dell’art. 93 del TUF, non possono presentare o concorrere alla presentazione, neppure per interposta persona o società fiduciaria, di più di una lista, né possono votare liste diverse da quella presentata. Il concorso, diretto o indiretto, nell’indicazione delle candidature da presentare in più di una lista, comporta che dette liste si considerano non presentate.
Sono considerati appartenenti a uno stesso gruppo il soggetto, anche non avente forma societaria, che esercita, direttamente o indirettamente, il controllo ai sensi dell’art. 93 del TUF sul socio in questione e tutte le società controllate direttamente o indirettamente dal predetto soggetto.
Hanno diritto di presentare le liste soltanto gli azionisti cui spetta il diritto di voto che, da soli o insieme ad altri azionisti, rappresentino almeno il 4,5% del capitale sociale.
La titolarità di tale quota è determinata avendo riguardo alle azioni che risultano registrate a favore del singolo legittimato, ovvero di più legittimati congiuntamente, nel giorno in cui le liste sono depositate presso la Società e deve essere attestata ai sensi della normativa vigente con apposita comunicazione; tale comunicazione può pervenire alla Società anche successivamente al deposito purché entro il termine previsto per la pubblicazione delle liste da parte della Società, ossia entro il 30 marzo 2024, da intendersi prorogato al 2 aprile 2024, primo giorno successivo non festivo.
La titolarità della quota minima necessaria alla presentazione delle liste è determinata avendo riguardo alle azioni che risultano registrate a favore dell’azionista nel giorno in cui le stesse liste sono depositate presso la sede della società.
Le liste devono essere depositate presso la sede della società almeno 25 (venticinque) giorni prima di quello previsto per l’Assemblea, ossia entro il entro il 30 marzo 2024, da intendersi prorogato al 2 aprile 2024, primo giorno successivo non festivo.
Le liste sono depositate, tramite documento sottoscritto dall’azionista o dagli azionisti depositanti, presso la sede sociale all’attenzione della Funzione Affari Societari, in orario d’ufficio (8:30-13:00/14:00-17:00), o anche tramite trasmissione a mezzo posta elettronica certificata all’indirizzo xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx, oppure in forma digitale convalidata con sottoscrizione in forma elettronica ai sensi dell’art. 21, comma 2-bis, del D.Lgs. 7 marzo 2005 n.82.
Le liste sono messe a disposizione del pubblico presso la sede sociale, la società di gestione del mercato, sul sito internet della Società e con le altre modalità previste dalle disposizioni di legge e regolamentari applicabili almeno 21 (ventuno) giorni prima di quello fissato per l’Assemblea, ossia entro il 3 aprile 2024.
Le liste indicano quali sono gli amministratori in possesso dei requisiti di indipendenza stabiliti dalla legge e dallo Statuto. Le liste che presentano un numero di candidati pari o superiore a tre devono includere un numero di candidati appartenente al genere meno rappresentato che assicuri il rispetto dell’equilibrio fra generi nella misura minima richiesta dalla normativa, anche regolamentare, tempo per tempo vigente.
Unitamente a ciascuna lista, entro il termine di legge previsto per il loro deposito, i soggetti legittimati che le hanno presentate devono altresì depositare:
- le informazioni relative all’identità dei soci che hanno presentato la lista e alla percentuale di partecipazione da essi complessivamente detenuta;
- le dichiarazioni con le quali i singoli candidati accettano la candidatura (nel caso dei candidati posti al numero progressivo “1” di ciascuna lista, essi accettano anche la candidatura a Presidente del Consiglio di Amministrazione) e attestano, sotto la propria responsabilità, l’inesistenza di cause di ineleggibilità e di incompatibilità, nonché l’esistenza dei requisiti di professionalità e onorabilità e di ogni ulteriore requisito prescritto dalla normativa vigente e dallo Statuto per l’assunzione della carica;
- le dichiarazioni di indipendenza rilasciate ai sensi delle applicabili disposizioni legislative, regolamentari e statutarie;
- il curriculum vitae di ciascun candidato, che contenga un’esauriente informativa sulle caratteristiche personali e professionali del candidato medesimo e che indichi gli incarichi di amministrazione e controllo ricoperti.
La lista per la quale non siano state osservate le previsioni di cui sopra è considerata come non presentata. Nel presentare le liste, agli azionisti viene richiesto:
- di attenersi alle previsioni del Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze n. 169 del 23 novembre 2020 emanato in attuazione, tra l’altro, dell’art. 26 del TUB, come successivamente modificato;
- di tenere conto del documento “Composizione qualitativa e quantitativa del Consiglio di Amministrazione di Banca Sistema S.p.A.”, contenente i risultati dell’analisi preventiva svolta dal Consiglio di Amministrazione di Banca Sistema sulla propria composizione quali/quantitativa considerata ottimale al fine del corretto assolvimento delle funzioni al medesimo attribuite, in conformità, in particolare, alle previsioni in materia di governo societario di cui alla Circolare della Banca d’Italia n. 285 del 17 dicembre 2013. Tale documento, approvato dal Consiglio di Amministrazione in data 22 novembre 2023, è pubblicato sul sito internet di Banca Sistema nella sezione Investors/ Governance/ Assemblea degli Azionisti/ 2024/ 24 aprile 2024.
In applicazione delle norme statutarie sulle modalità di nomina del Consiglio di Amministrazione:
- dalla lista che ottiene la maggioranza dei voti (lista di maggioranza) sono tratti, in base all’ordine progressivo con il quale sono elencati nella lista stessa, tutti gli amministratori da eleggere, meno uno e nel rispetto di quanto previsto dallo Statuto in materia di numero minimo di amministratori in possesso dei requisiti di indipendenza; il candidato posto al numero progressivo “1” viene nominato Presidente del Consiglio di Amministrazione della società;
- un membro del Consiglio di Amministrazione è tratto dalla lista di minoranza che ottiene il maggior numero di voti dopo la lista di maggioranza e che non sia collegata in alcun modo, neppure indirettamente, con tale lista e/o con i soci che hanno presentato o votato la lista di maggioranza, secondo l’ordine in questa previsto; tale membro deve essere in possesso dei requisiti di indipendenza previsti dallo Statuto sociale; a tal fine, non si terrà tuttavia conto delle liste che non abbiano conseguito una percentuale di voti almeno pari alla metà di quella richiesta per la presentazione delle liste (ovvero il 2,25% del capitale sociale);
- nel caso in cui la lista di minoranza che ottiene il maggior numero di voti dopo la lista di maggioranza, che non sia collegata in alcun modo, neppure indirettamente, con tale lista e/o con i soci che hanno presentato o votato la lista di maggioranza, sia stata presentata da uno o più azionisti cui spetta il
diritto di voto che, da soli o insieme ad altri azionisti, rappresentino almeno il doppio della percentuale del capitale sociale fissata dalla normativa di riferimento tempo per tempo vigente per la presentazione delle liste di candidati per l’elezione del Consiglio di Amministrazione (ovvero, almeno il 9% del capitale sociale), dalla stessa saranno tratti due amministratori in base all’ordine progressivo con il quale sono elencati nella lista medesima; in tal caso, il numero degli amministratori che saranno tratti dalla lista di maggioranza si ridurrà conseguentemente di uno.
Ciascun socio può votare una sola lista, così come ogni candidato può presentarsi in una sola lista a pena di ineleggibilità.
Nel caso in cui venga presentata e ammessa un’unica lista, risulteranno eletti tutti i candidati di tale lista, comunque salvaguardando la nomina di amministratori in possesso dei requisiti di indipendenza almeno nel numero complessivo richiesto dalla normativa pro tempore vigente e dallo Statuto, nonché il rispetto delle disposizioni statutarie in materia di equilibrio tra i generi.
Inoltre, si invitano coloro che intendono presentare liste ad osservare le raccomandazioni formulate dalla Consob con la Comunicazione n. DEM/9017893 del 26.2.2009 riguardo ai rapporti di collegamento tra liste di cui all’art. 147-ter, comma 3, del TUF ed all'art. 144-quinquies del Regolamento Emittenti Consob, al cui contenuto si rinvia.
Documentazione
La documentazione relativa agli argomenti posti all’ordine del giorno, i testi integrali delle proposte di deliberazione unitamente alle relazioni illustrative previste dalla normativa vigente, saranno messi a disposizione del pubblico, presso la sede legale e sul meccanismo di stoccaggio autorizzato 1Info all’indirizzo xxx.0xxxx.xx, nonché sul sito internet della Banca xxx.xxxxxxxxxxxx.xx, nella sezione Investors/ Governance/ Assemblea degli Azionisti/ 2024/ 24 aprile 2024, nei termini di legge.
Per ulteriori informazioni circa il funzionamento dell’Assemblea, si invita a consultare il documento “Regolamento delle assemblee degli azionisti di Banca SISTEMA S.p.A.” pubblicato sul sito xxx.xxxxxxxxxxxx.xx, sezione Investors/ Documenti societari.
L’estratto del presente avviso è pubblicato il giorno 14 marzo 2024 sul quotidiano "Il Giornale”. Milano, 14 marzo 2024
LA PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
X.xx Xxxxxxxx Xxxxxxx
I legittimati all’intervento in Assemblea e all’esercizio del diritto di voto sono cortesemente invitati a presentarsi in anticipo rispetto all'orario d'inizio dell’Assemblea, muniti di documento di identità, in modo da agevolare le operazioni di ammissione e consentire la puntuale apertura dei lavori.
Informazioni circa le modalità di partecipazione all’Assemblea potranno essere richieste telefonando al numero 02.80280.1 nei giorni feriali dalle ore 8.30 alle ore 13.00 e dalle ore 14.00 alle ore 17.00.
NOTICE OF CALL OF THE ORDINARY SHAREHOLDERS' MEETING
Shareholders entitled to attend and vote at the Shareholders’ Meeting of Banca Sistema S.p.A. (hereinafter the “Company” or “Bank”) are convened in an Ordinary Shareholders' Meeting to be held at the Bank’s registered office in Milan – Xxxxx Xxxxxxx 0/X, Xxxxxx Xxx Xxxxxxxx no. 13 – on 24 April 2024, in a single call, at 10:00 a.m.
AGENDA
1. Approval of the Separate Financial Statements of Banca Sistema S.p.A. as at 31 December 2023. Presentation of the Consolidated Financial Statements at 31 December 2023. Reports of the Directors, the Board of Statutory Auditors and the Independent Auditors. Relating and resulting resolutions.
2. Allocation of the profit for the year 2023. Relating and resulting resolutions.
3. Appointment of the Board of Directors after determining the number of members. Relating and resulting resolutions:
3.1 Resolution to determine the number of Directors.
3.2 Appointment of the members of the Board of Directors.
3.3 Determination of the term of office.
3.4 Appointment of the Chairperson of the Board of Directors.
4. Determination of the remuneration due to members of the Board of Directors, Board Committees and other bodies established within the Company. Relating and resulting resolutions.
5. Policies on remuneration and incentives.
5.1 Approval of the first section (Remuneration Policies of the Banca Sistema Group for 2024) of the Report on the remuneration policy and remuneration paid: resolution pursuant to Article 123-ter, paragraph 3-ter of Legislative Decree no. 58 of 24 February 1998 as amended and supplemented. Relating and resulting resolutions.
5.2 Approval of the second section (Application of the Remuneration Policies of the Banca Sistema Group and remuneration paid for 2023) of the Report on the remuneration policy and remuneration paid: resolution pursuant to Article 123-ter, paragraph 6, of Legislative Decree no. 58 of 24 February 1998 as amended and supplemented. Relating and resulting resolutions.
6. Authorisation for the purchase and disposal of treasury shares. Relating and resulting resolutions. It is stated that at the date of publication of this notice:
- the subscribed paid-in share capital of the Bank is €9,650,526.24;
- there are no. 80,421,052 ordinary shares, of which no. 78,194,143 individually give the right to one vote at the Shareholders' Meeting, and no. 2,058,905 individually give the right to two votes at the Meeting.
As at 14 March 2024, the Bank holds no. 168,004 treasury shares.
Any subsequent changes in the information outlined above will be published on the Bank’s website and communicated at the beginning of the Meeting.
Banca SISTEMA S.p.A.
Largo Augusto 1/A, angolo Xxx Xxxxxxxx 00, 00000 Xxxxx Tel. x00 00 000000 Fax x00 00 00000000
Tax Code and VAT number 12870770158 Fully paid-in share capital € 9,650,526.24
Parent of the Banca Sistema banking group – No. 3158 in the Register of Banking Groups Register of Banks – ABI No. 03158.3 and subject to the supervisory activity of the Bank of Italy Member of the Interbank Deposit Protection Fund and National Guarantee Fund
Participation rights and voting by proxy
Under Article 83-sexies of Legislative Decree no. 58 of 24 February 1998 as amended and supplemented (Consolidated Law on Finance), the legal power to participate in the Meeting and exercise the right to vote shall be attested by a communication, prepared by the intermediary authorised by law, confirming such a right and delivered to the Bank, in favour of the person entitled to the right to vote, on the basis of the accounting registration at the end of the seventh business trading day prior to the date of the Shareholders’ Meeting in single call, i.e. on 15 April 2024 (Record Date). In implementation of the provisions set forth by Article 125-bis, paragraph 4 of the Consolidated Law on Finance, all crediting and debiting of the accounts subsequent to said date, have no relevance for the right to exercise the right to vote at the Shareholders' Meeting. The above communication of the intermediary must be received by the Bank by the end of the third business trading day prior to the date set for the Shareholders' Meeting in single call (i.e. on 19 April 2024).
All of the above without prejudice to the entitlement to participate and vote if the communication was received by the Bank after the above-mentioned term, as long as it was by the beginning of the Meeting.
Under Article 135-novies of the Consolidated Law on Finance and Article 8.7 of the Articles of Association, those who are entitled to the right to vote may be represented by proxy issued in writing in the manner prescribed by the legislation and regulations from time to time in force.
The proxy may be notified to the Bank at its registered office in Milan, Xxxxx Xxxxxxx, 0/X, Xxxxxx Xxx Xxxxxxxx, 00, by registered letter, or certified email to the following certified email address: xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx, attaching a copy of the identity document or chamber of commerce certificate of the party with voting rights.
The proxy form is available on the Bank’s website xxx.xxxxxxxxxxxx.xx in the Investors/ Governance/ Shareholders’ Meeting/ 2024/ 24 April 2024 section.
Without prejudice to prior notice, when registering to attend the Shareholders’ Meeting, the proxy holder attending the Meeting should in any case certify that the copy of the proxy is true to the original sent and the identity of the delegating party.
Under Article 135-novies of the Consolidated Law on Finance, the proxy can also be conferred by electronic document signed electronically in accordance with Article 20, paragraph 1-bis, of Legislative Decree no. 82 of 7 March 2005 and notified, by certified email, to the address xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx.
Shareholder representative appointed by the Company
The proxy may be granted, with voting instructions for the items on the agenda, to Monte Titoli S.p.A., which has its registered office at Xxxxxx xxxxx Xxxxxx xx. 0, Xxxxx, Tax Identification No. 03638780159, part of the Euronext Group, Group VAT No. 10977060960, (hereinafter "Monte Titoli"), duly designated by the Bank for this purpose, in accordance with Article 135-undecies of the Consolidated Law on Finance, by signing the proxy form available, in a printable version, on the xxx.xxxxxxxxxxxx.xx website (in the Investors/ Governance/ Shareholders’ Meeting/ 2024/ 24 April 2024 section) or at the Bank’s registered office. The proxy with voting instructions must be received by Monte Titoli by the end of the second business trading day prior to the date set for the Meeting in single call (i.e. by 22 April 2024) together with a copy of an identity document of the delegating shareholder with current validity or, if the delegating shareholder is a legal person, of the pro tempore legal representative or of another person provided with suitable powers, together with a suitable document to attest his/her position and powers with the following alternative methods:
i) transmission, by certified email, of a digitally reproduced copy (PDF) to the certified email address XX@xxx.xxxxxxxx.xxx (subject: "Proxy for BANCA SISTEMA Meeting April 2024”);
ii) transmission of the original, via courier or registered letter, F.A.O. Area Register Services of Monte Titoli S.p.A., Xxxxxx xxxxx Xxxxxx xx. 0, 00000 Xxxxx (Xxx. “Proxy for BANCA SISTEMA Meeting April 2024”) forwarding a digitally reproduced copy (PDF) in advance by ordinary email to XX@xxx.xxxxxxxx.xxx (subject: "Proxy for FERVI Meeting 2023”).
The proxy is valid solely in respect of those items for which voting instructions are given. Proxies and voting instructions may be revoked by the deadlines specified above. It should be noted that the communication sent to the Bank by the authorised intermediary, confirming the shareholder’s eligibility to attend and exercise voting rights at the Shareholders' Meeting, is required even when a proxy is granted to the designated Proxy holder. By law, shares for which a proxy is granted, whether in full or in part, are taken
into account in determining whether the Shareholders' Meeting is duly constituted, although proxies without voting instructions do not count for the purposes of calculating the majority and quorum required to pass resolutions. For clarifications on the granting of a proxy (and in particular on completing the proxy form and voting instructions and their transmission) the parties entitled to take part in the Shareholders' Meeting can contact Monte Titoli S.p.A. via email at XxxxxxxxXxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx or on the number (x00) 00.00000000 on business days, from 9:00 a.m. to 5:00 p.m.
Postal voting
Pursuant to Art. 127 of the Consolidated Law on Finance and Art. 8.8 of the Articles of Association, voting may also be exercised by post in accordance with the applicable regulations.
The voting ballot is available on the Bank's website in the Investors/ Governance/ Shareholders' Meeting/ 2024/ 24 April 2024 section, or at the registered office. The voting ballot duly filled in and signed must reach the registered office of the Bank in Milan – at Xxxxx Xxxxxxx 0/X, Xxxxxx Xxx Xxxxxxxx 00, in a sealed envelope no later than 23 April 2024 and should be sent by registered letter, marked for the attention of Funzione Affari Societari, or may be sent by certified email to xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx, attaching a copy of the identity document or chamber of commerce certificate of the party with voting rights.
Voting ballots received after the specified deadline or which have not been signed shall not be counted in the initial or the voting quorum of the Shareholders' Meeting. Postal voting is exercised directly by the holder of the voting right and is exercised separately for each of the resolutions proposed. The vote may be revoked with a written statement notified to the Bank by 23 April 2024, or by way of an express statement issued by the holder during the course of the Shareholders' Meeting.
Additions to the agenda and presentation of new proposed resolutions
Pursuant to Article 126-bis of the Consolidated Law on Finance, Shareholders who, even jointly, represent at least one fortieth of the share capital, may request, within ten days of publication of this notice of call (in any case no later than 24 March 2024), that additional items be added to the agenda of the Meeting, specifying such additional items in their request, or may submit resolution proposals on items already on the agenda.
Additions to the agenda are not allowed for matters on which the Shareholders’ Meeting resolves, by law, at the proposal of the Directors or on the basis of a project or a report prepared by them, other than those referred to under Art. 125-ter, paragraph 1, of the Consolidated Law on Finance. The additional proposed resolutions on matters already on the agenda shall be made available to the public in the manner prescribed for the publication of the notice of call, with the publication of the news of the submission.
The requests, together with the certification attesting the ownership of the shareholding of the requesting Shareholders, issued by the intermediary depositories of the shares shall be sent in writing to the registered office by registered letter addressed for the attention of Funzione Affari Societari - Corporate Affairs Department or by certified e-mail to the address xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx, attaching a copy of the identity document or chamber of commerce certificate of the Shareholder.
Shareholders requesting additions to the agenda shall prepare a report outlining the reasons for the proposed resolutions on new matters they propose to be discussed, or the reasons for the additional proposed resolutions submitted on matters already on the agenda. The report shall be submitted to the Board of Directors of the Bank within the deadline for submission of the request for the inclusion of additional items.
The additions of items to the agenda and submission of further resolution proposals on items already on the agenda shall be notified at least 15 (fifteen) days prior to the date scheduled for the Shareholders' Meeting in single call (no later than 9 April 2024). The Board of Directors shall make the report available to the public, accompanied by its own evaluations, if any, together with the publication of the news of the addition to the agenda or the submission of new resolution proposals, through publication on the Bank’s website and at its registered office.
Those who have the right to vote may individually submit proposed resolutions at the Meeting.
Right to submit questions on the items of the agenda
Under Article 127-ter of the Consolidated Law on Finance, those who have the right to vote, can submit questions relating to items on the agenda even before the Shareholders’ Meeting, by 17 April 2024, by registered letter to the Bank's registered office in Xxxxx - Xxxxx Xxxxxxx 0/X, Xxxxxx Xxx Xxxxxxxx 00, or by certified email to the address xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx.
In order to exercise this right, a notice issued by the intermediary depositaries of the shares owned by the shareholders with voting rights should be sent to the Bank, together with a copy of the identity document or chamber of commerce register certificate.
Questions received before the Shareholders' Meeting will be answered at the latest during the Meeting, and the Bank reserves the right to provide a single answer to questions having the same content.
Appointment of the Board of Directors
The procedure for appointing directors is governed by the Italian Civil Code, the Consolidated Law on Finance, Legislative Decree no. 385 of 1st September 1993, as amended, (“Consolidated Law on Banking”) and the related regulatory provisions, as well as Article 10 of Banca Sistema's Articles of Association, to which reference should be made.
The Board of Directors of Banca Sistema is composed of a minimum of 7 and a maximum of 11 members. In accordance with the need to ensure an adequate degree of diversification in its composition, in terms of gender, at least two fifths must be of the least represented gender, rounded up to the next whole number in the event of a fraction.
The members of the management body shall remain in office for three financial years (their office shall end on the date of the Shareholders’ Meeting called to approve the financial statements for the last year of their office) or for any shorter period which may be established by the Shareholders’ Meeting at the time of appointment. Directors may be re-elected.
The Members of the Board of Directors are elected using the list system in which a maximum of eleven candidates must be listed in sequential order. The candidate at sequential number “1” of each list shall also be the candidate appointed as Chairperson of the Board of Directors.
To facilitate submission of “minority lists” for the appointment of the Board of Directors, slates of candidates with fewer Directors than the minimum of three, as envisaged under Article 10.2, paragraph 2, of the Articles of Association of Banca Sistema, will also be allowed, including in order to consistently apply letters a), b) and c) of Article 10.2 of the Articles of Association, which earmark fewer than three directors for the so-called “minority list”.
Every shareholder, or the shareholders belonging to the same group, parties to the same shareholders’ agreement pursuant to Article 122 of the Consolidated Law on Finance, the entity controlling it, the entity by which it is controlled and the entity subject to joint control pursuant to Article 93 of the Consolidated Law on Finance, may not submit or be involved in the submission, either through a third party or a trust company, of more than one list and may not vote for different lists to the one submitted. Participating, either directly or indirectly, in the indication of applicants present in more than one list, shall imply that these lists shall be deemed to have not been submitted.
Entities, even those without a corporate status, which exercise direct or indirect control pursuant to Article 93 of the Consolidated Law on Finance over the shareholder in question and all the companies directly or indirectly controlled by such entities are deemed to belong to the same group.
Only those shareholders with voting rights who, separately or together with other shareholders, are holders of shares representing at least 4.5% of the share capital are entitled to submit slates of candidates.
Holding of this share is determined having regard to the shares which are registered to an individual entitled shareholder, or several entitled shareholders jointly, on the day in which the slates of candidates are filed at the Company and must be certified pursuant to current legislation with a specific communication; such communication may also be received by the Company after filing as long as it is before the publishing deadline for the slates by the Company, i.e. by 30 March 2024, to be understood as having been extended until 2 April 2024, it being the first working day after the expiring date.
The holding of the minimum share necessary to submit slates is determined having regard to the shares which are registered to the shareholder on the day in which these slates are filed at the company’s registered office.
The slates must be filed at the company’s registered office at least 25 (twenty-five) days before the date scheduled for the Shareholders' Meeting, i.e. by 30 March 2024, to be understood as extended until 2 April 2024, it being the first working day after the expiring date.
The slates are filed, with a document signed by the filing shareholder or shareholders, at the registered office for the attention of the Funzione Affari Societari (corporate affairs department), during business hours (8:30 a.m.-1:00 p.m. / 2:00 p.m.-5:00 p.m.), or also by transmission by certified email to xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx, or in digital format validated with an electronic signature pursuant to Article 21, paragraph 2-bis, of Legislative Decree no. 82 of 7 March 2005.
The slates are made available to the public at the registered office, the stock exchange operator, on the Company's website and with the other methods laid down by the applicable statutory and regulatory provisions at least 21 (twenty-one) days before the date set for the Shareholders' Meeting, i.e. by 3 April 2024.
The lists indicate which directors are in possession of the requirements of independence stipulated by law and these Articles of Association. Lists containing three or more candidates must include a number of candidates from the least represented gender that ensures respect of the gender balance to the minimum extent required by the legislation and regulations in force at the time.
By the legal deadline set for filing the slates, together with each slate, the authorised parties who filed them must also file the following:
- information regarding the identity of the shareholders who submitted the slate and the total percentage interest held by those shareholders;
- the declarations in which each candidate accepts the nomination (candidates positioned at sequential number “1” on each list also accept the nomination for the position of Chairperson of the Board of Directors) and declare, under their own responsibility that there is no cause for ineligibility or incompatibility, and that the requirements of professionalism and integrity and any other requirement stipulated under current laws and the Articles of Association for undertaking the position are met;
- declarations of independence issued pursuant to the applicable legal and regulatory provisions and the Articles of Association;
- the CV of each candidate, containing extensive information of the individual’s personal and professional characteristics, indicating the management and control positions held.
A slate for which the above provisions have not been complied with is deemed not to have been submitted. In submitting the slates, the shareholders are required:
- to comply with the provisions of Decree no. 169 of 23 November 2020 of the Italian Ministry of the Economy and Finance issued in implementation, among other things, of Article 26 of the Consolidated Law on Banking, as amended;
- to take into account the document "Qualitative and quantitative composition of the Board of Directors of Banca Sistema S.p.A.", containing the results of the preventive analysis carried out by the Board of Directors of Banca Sistema on its own qualitative and quantitative composition as deemed optimal for the correct performance of the functions attributed to it, in compliance, in particular, with the provisions on corporate governance as set out in Bank of Italy Circular no. 285 of 17 December 2013. This document, approved by the Board of Directors on 22 November 2023, is published on Banca Sistema's website in the Investors/ Governance/ Shareholders' Meeting/ 2024/ 24 April 2024 section.
In application of the provisions of the Articles of Association on the procedures for appointing the Board of Directors:
- all directors to be appointed, less one, are drawn from the slate that obtains the majority of votes (majority list), in the sequential order in which they are listed on that same slate, and in accordance with the provisions of the Articles of Association on the minimum number of directors in possession of the independence requirements; the candidate positioned at sequential number “1” is appointed Chairperson of the company’s Board of Directors;
- one member of the Board of Directors is drawn from the minority list that obtains the highest number of votes after the majority list and which is not connected in any way, even indirectly, with that list and/or with the shareholders who submitted or voted for the majority list, according to the order foreseen therein; such member must be in possession of the independence requirements stipulated by the Articles of Association; to this end, however, slates that did not obtain a percentage of votes equal to at least half of that required for the submission of lists, shall not be taken into account (i.e. 2.25% of the share capital);
- in cases where the minority list that obtains the highest number of votes after the majority list, which is not connected in any way, even indirectly, with that list and/or with the shareholders who submitted or voted for the majority list, is submitted by one or more shareholders with voting rights who,
separately or together with other shareholders, represent at least twice the percentage of share capital established by applicable legislation in force at the time for the submission of slates of candidates for the election of the Board of Directors (i.e. at least 9% of the share capital), then two directors shall be drawn from such list in the sequential order in which they are listed on that list; in this case the number of directors drawn from the majority list will consequently be reduced by one.
Each shareholder may only vote for one list, just as each candidate may only appear on one list, under pain of ineligibility.
In the event that there is only one list submitted and allowed, all the candidates on such list shall be elected, but ensuring the nomination of directors in possession of the independence requirements at least in the overall number required under current law and the Articles of Association, and also in compliance with the provisions of the Articles of Association on gender equality.
Furthermore, those intending to submit slates of candidates are invited to observe the recommendations made by Consob with Communication no. DEM/9017893 of 26.2.2009 regarding the affiliation relationships between slates mentioned in Article 147-ter, paragraph 3, of the Consolidated Law on Finance and Article 144-quinquies of the Consob Issuers' Regulation, to which reference should be made.
Documentation
The documentation relating to items on the agenda, the complete text of the proposed resolutions together with the reports required by applicable law, will be made available to the public at the registered office and on the authorised storage mechanism 1Info at the address xxx.0xxxx.xx, as well as on the Bank’s website xxx.xxxxxxxxxxxx.xx in the Investors/ Governance/ Shareholders’ Meeting/ 2024/ 24 April 2024 section, within the terms set forth by law.
For further information on the procedures of Shareholders’ Meetings, please read the document “Rules governing Shareholders’ Meetings of Banca Sistema S.p.A” published on the xxx.xxxxxxxxxxxx.xx website, in the Investors/Corporate Documents section.
An excerpt of this notice will be published on 14 March 2024 in the newspaper "Il Giornale”. Milan, 14 March 2024
THE CHAIRPERSON OF THE BOARD OF DIRECTORS
Signed by Xxxxxxxx Xxxxxxx
Shareholders entitled to attend and vote at the Meeting are kindly requested to arrive in advance of the stated time, together with ID documents, to allow for the preliminary checks and to ensure that the Meeting starts on time.
Information about attendance at the Shareholders' Meeting can be obtained by calling 02.80280.1 from Monday to Friday, from 8:30 a.m. until 1:00 p.m. and from 2:00 p.m. to 5:00 p.m.