MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO
SIRAP-GEMA S.p.A.
ai sensi dell’art. 6, 3° comma,
del Decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231
«Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell’art. 11
della legge 29 settembre 2000, n. 300»
Approvato dal Consiglio di Amministrazione 21 febbraio 2005
Ultima modifica in data 18 gennaio 2019
Sirap-Gema S.p.A.
INDICE
Definizioni
PARTE GENERALE
1. Natura e finalità del Modello
2. Processo di adozione del Modello
3. Elementi essenziali e strumenti di attuazione del Modello
4. Reati rilevanti per SIRAP-GEMA S.p.A.
5. Destinatari del Modello e attività di formazione
6. Modifiche e aggiornamento del Modello
7. Modello e società del Gruppo
8. Organismo di Xxxxxxxxx e obblighi informativi
9. Whistleblowing e gestione delle segnalazioni
10. Sistema sanzionatorio
11. Prestazione di servizi infragruppo
1
Definizioni
A) Decreto: il Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231;
B) TUF: il Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 (Testo Unico della Finan- za)
C) Reati: i reati di cui agli artt. 24, 24-bis, 24-ter, 25, 25-bis.1, 25-ter, 25-sexies, 25-septies, 25-octies, 25-novies, 25–decies, 25-undecies e 25-duodecies del D. Lgs. 8 giugno 2001, n. 231, i reati di cui all’art. 10 della Legge 146/2006 e gli illeciti amministrativi di cui all’art. 187-quinquies del TUF;
D) Società: SIRAP-GEMA S.p.A.;
E) Gruppo: le società italiane controllate direttamente o indirettamente da ITAL- MOBILIARE S.p.A., ai sensi dell’art. 2359 c.c.;
F) Gruppo SIRAP-GEMA: le società italiane controllate direttamente o indirettamen- te da SIRAP-GEMA S.p.A., ai sensi dell’art. 2359 c.c.;
G) Modello: il presente modello di organizzazione, gestione e controllo;
H) Soggetti apicali: persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di ammini- strazione o di direzione della Società o di una sua unità dotata di autonomia fi- nanziaria e funzionale, nonché da persone che esercitano, anche di fatto, la ge- stione o il controllo della Società;
I) Dipendenti: persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei sogget- ti di cui al punto precedente (e quindi tutti i soggetti che intrattengono un rap- porto di lavoro dipendente con la Società);
L) Organismo di Vigilanza: l’organismo previsto dal §8 del presente modello.
PARTE GENERALE
1. Natura e finalità del Modello
Con l’adozione del presente Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (il Modello) SIRAP GEMA S.p.a. (la Società) intende conformarsi ai principi ispiratori del D.lgs. 231/01 (il Decreto) e darne piena attuazione, nonché rendere più effica- ce il sistema dei controlli e di Corporate Governance, in particolare rispetto all’obiettivo di prevenire la commissione dei reati per i quali sussiste una respon- sabilità ai sensi e agli effetti di legge.
Il presente Modello costituisce regolamento interno della società SIRAP-GEMA
S.p.A. vincolante per la medesima.
Il presente Modello è ispirato alle Linee Guida per la costruzione dei modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo, elaborate da CONFINDUSTRIA nel documen- to del 7 marzo 2002 e successivi aggiornamenti.
Il presente Modello si pone come obiettivo principale quello di configurare un si- stema strutturato e organico di procedure di prevenzione e attività di controllo, volto a prevenire, per quanto possibile, la commissione di condotte idonee a inte- grare i reati contemplati dal Decreto, nonché misure idonee a migliorare l’efficienza nello svolgimento delle attività nel costante rispetto della legge e delle regole, individuando ed eliminando tempestivamente situazioni di rischio.
Il presente Modello costituisce elemento essenziale del sistema di Corporate Go- vernance di SIRAP GEMA e contribuisce, pertanto, al conseguimento dei seguenti obiettivi aziendali:
a) la diffusione e affermazione di una cultura di impresa improntata alla le- galità, con l’espressa riprovazione da parte della Società di ogni comporta- mento contrario alla legge o alle disposizioni interne e, in particolare, alle disposizioni contenute nel presente Modello;
b) la diffusione di una cultura del controllo, che deve presiedere al raggiungi- mento degli obiettivi che, nel tempo, la Società si pone;
c) la previsione di un’efficiente ed equilibrata organizzazione dell’impresa, con particolare riguardo alla formazione delle decisioni e alla loro trasparen- za, ai controlli, preventivi e successivi, nonché all’informazione interna ed esterna;
d) una adeguata informazione dei dipendenti e di coloro che agiscono su man- dato o per conto della Società in merito alle attività che comportano il ri- schio di realizzazione di reati e alle conseguenze sanzionatorie che possono derivare a essi o alla Società per effetto della violazione di norme di legge o di disposizioni interne della Società.
2. Processo di adozione del Modello
Il presente Modello è stato approvato dal Consiglio di Amministrazione della So- cietà con deliberazione del 21 febbraio 2005 e modificato successivamente in data 3 novembre 2006, 18 dicembre 2009, 29 luglio 2011, 29 ottobre 2012, 31 luglio
2013, 28 aprile 2016 e 18 gennaio 2019.
Il Modello si fonda su un processo preliminare di risk assessment che ha consenti- to alla Società di individuare, con riferimento alle sue attività e tenuto conto della sua organizzazione, i profili potenziali di rischio in relazione alla commissione dei reati indicati dal Decreto.
In particolare, il processo di adozione ha compreso le seguenti attività:
▪ identificazione dei processi e attività aziendali in cui è possibile che siano commessi i reati presupposto indicati nel Decreto;
▪ autovalutazione dei rischi (c.d. risk self assessment) di commissione di rea- ti e del sistema di controllo interno idoneo a prevenire comportamenti ille- citi;
▪ identificazione di adeguati presidi di controllo necessari per la prevenzione o per la mitigazione del rischio di commissione dei reati di cui al Decreto;
▪ analisi del proprio sistema di deleghe e poteri e di attribuzione interna delle
responsabilità.
I risultati di tutto il processo preliminare all’adozione del presente Modello sono formalizzati in documentazione agli atti della Società, che qui si intende integral- mente richiamata. La Società si impegna ad aggiornare il risk assessment in caso di novità normative, modifiche alla propria organizzazione o sviluppo di nuove at- tività che possano comportare nuovi rischi ai sensi del Decreto.
2.3. Il presente Modello è così strutturato:
➢ PARTE GENERALE che comprende: le caratteristiche e le componenti essen- ziali del Modello, i suoi destinatari, la disciplina delle funzioni e dei poteri dell’Organismo di Vigilanza, il sistema dei flussi informativi, il sistema della se- gnalazioni, il sistema sanzionatorio, gli obblighi di comunicazione e di formazione del personale.
➢ PARTE SPECIALE che comprende:
▪ il Decalogo dei principi generali di attuazione del Modello
▪ le misure di prevenzione e controllo trasversali a tutte le categorie di reato
▪ per ciascuna categoria di reato: le attività sensibili (quelle nell’ambito delle quali è potenzialmente possibile la commissione di uno dei reati rilevanti per il Decreto) e le misure di prevenzione e controllo che Sirap Gema si im- pegna ad implementare per la prevenzione del rischio specifico che sia com- messo uno dei reati appartenenti alla categoria considerata.
➢ ALLEGATI:
A. Il D. Lgs. 231/2001. Presupposti della responsabilità e sanzioni
B. Elenco dei reati presupposto rilevanti per Sirap Gema
C. Codice Etico
3. Elementi essenziali e strumenti di attuazione del Modello
3.1. Il presente Modello si integra ed è attuato da strumenti attraverso cui la Socie- tà definisce i propri obiettivi, prende le decisioni, gestisce le attività di business,
monitora i risultati e mitiga i rischi aziendali.
3.2. Costituiscono elementi essenziali del Modello:
➢ il risk assessment, nel quale sono mappati:
▪ le categorie di reato potenzialmente interessate da ciascuna delle at- tività sensibile;
▪ le attività sensibili collegate a ciascuna categoria di reato e al proces- so operativo;
➢ il Decalogo dei principi generali di attuazione del Modello, di cui al suc- cessivo § 12 della Parte Speciale, che elenca i principi fondamentali che de- vono guidare le misure di prevenzione e controllo;
➢ un idoneo sistema di controllo interno;
➢ gli strumenti governance operativa che comprendono il sistema di orga- nizzazione, il sistema dei poteri e il corpo procedurale che governa le attivi- tà e i processi a rischio di cui alla Parte Speciale del presente Modello;
➢ il Codice Etico, che declina i principi di comportamento che devono guidare tutti i dipendenti nello svolgimento delle rispettive mansioni, in allegato sub. C;
➢ le attività di sensibilizzazione e formazione di tutti i destinatari del Model- lo;
➢ la nomina di un Organismo di Vigilanza a cui è attribuito il compito speci- fico di vigilare sul corretto funzionamento del presente Modello;
➢ i meccanismi di segnalazione (c.d. whistleblowing) degli illeciti di cui al Decreto e delle violazioni al Modello;
➢ il sistema di verifica di funzionamento del Modello;
➢ un sistema sanzionatorio finalizzato a sanzionare gli illeciti ai sensi del De- creto e le violazione del Modello.
3.3. La Società ha adottato strumenti operativi volti a organizzare e gestire i pro- cessi interessati dalle misure di prevenzione e controllo previste dalla Parte Spe- ciale del presente Modello.
Il sistema di procedure definisce i flussi informativi, le attività e le responsabilità delle Funzioni e dei ruoli aziendali, con il principale scopo di coniugare le attività operative e gli obiettivi di business alle esigenze di compliance, coerentemente con il presente Modello, le leggi, i valori e i principi etici che governano il busi- ness della Società. Costituiscono, in particolare, parte integrante del Modello le politiche, le procedure operative, i Manuali e tutte le disposizioni interne che dan- no attuazione o integrano le misure di prevenzione e controllo di cui alla Parte Speciale del presente documento.
3.4. Nel rispetto del Decalogo dei Principi Generali di Attuazione del Modello (di cui al § 12 della Parte Speciale), la Società definisce la propria organizzazione in un'articolazione di funzioni che assicura le competenze tecniche e un sistema di poteri idoneo alla gestione e al controllo delle attività a rischio ai sensi della Parte Speciale del presente Modello. I principi che guidano il sistema dei poteri e l'organizzazione sono i seguenti:
▪ SEGREGAZIONE DELLE FUNZIONI
▪ FORMALIZZAZIONE DEI POTERI E DELLE RESPONSABILITÀ
▪ COERENZA DEI POTERI ASSEGNATI
▪ COERENZA TRA POTERI INTERNI E RESPONSABILITÀ COMUNICATE AI TERZI
La struttura organizzativa della Società è rappresentata in uno o più documenti denominati “Organigrammi”, nei quali sono definiti i ruoli e le linee di riporto funzionale e gerarchico.
Tutti i soggetti responsabili della gestione aziendale sono individuati ed informati in merito alla sfera di poteri e di doveri derivanti dal loro ruolo, dalle linee di ri- porto funzionale e gerarchico e dal sistema di deleghe e procure adottato dalla So- cietà.
3.5. La struttura dei controlli si articola in:
1. Controlli di linea (controlli di “primo” livello), svolti dai responsabili di a- rea operativa e diretti ad assicurare il corretto svolgimento delle operazioni, in linea con gli obiettivi aziendali di business e di governance. Comprendo- no i sistemi informativi, i sistemi organizzativi e di accountability, i sistemi di incentivazione, i controlli che identificano e valutano i rischi e definisco- no specifiche azioni per la loro gestione.
2. Monitoraggio e gestione di rischi specifici (controllo di “secondo” livello), svolti dalle funzioni individuate dalla Società, e finalizzati ad assicurare la coerenza rispetto agli obiettivi aziendali nel rispetto dei criteri di segrega- zione organizzativa.
3. Controlli indipendenti (controlli di “terzo” livello), svolti dalla funzione di Internal Auditing e da altre funzioni incaricate e finalizzati alla valutazione oggettiva ed indipendente del disegno e del funzionamento complessivo del sistema.
4. Responsabilità finale del Sistema, che consiste nella supervisione strategi- ca, nella gestione e valutazione dell’adeguatezza del sistema dei controlli. E' affidata al Consiglio di Amministrazione, all' Amministratore incaricato del Sistema di Controllo Interno e di Gestione dei Rischi, al Collegio Sindacale o all'Organismo di Vigilanza.
4. Reati rilevanti per SIRAP-GEMA S.p.A.
4.1. In considerazione della natura e dell’attività della Società e dei risultati del processo preliminare di risk assessment, nell’ambito dei reati previsti dal Decreto la Società ha individuato le categorie di reato e le singole fattispecie di reato che possono essere considerate rilevanti, in quanto è astrattamente possibile che detti reati siano commessi nell'interesse o a vantaggio della Società.
L’elenco dei reati rilevanti e la descrizione dei comportamenti vietati sono contenuti nel documento denominato REATI PRESUPPOSTO RILEVANTI PER SIRAP
GEMA, in allegato sub. B al presente Modello.
4.2. Le categorie di reato rilevanti per la Società sono di seguito richiamate:
▪ Reati contro la Pubblica Amministrazione (art. 24 e 25 del Decreto), di cui alla Parte Speciale I del presente Modello
▪ Reati societari (art. 25-ter del Decreto), di cui alla Parte Speciale II del presente Modello, nei limiti delle fattispecie di reato indicate nel documento “Reati Presupposto rilevanti per SIRAP GEMA” in allegato sub B
▪ Induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all'autorità giudiziaria (art. 25-decies del Decreto ) di cui alla Parte Speciale II del presente Modello
▪ Abusi di mercato (art. 25-sexies del Decreto e art. 187-quinquies del TUF), di cui alla Parte Speciale III del presente Modello
▪ Omicidio e lesioni colpose in violazione delle norme in materia anti- infortunistica (art. 25-septies del Decreto), di cui alla Parte Speciale IV del presente Modello
▪ Reati transnazionali, Criminalità organizzata, Ricettazione, riciclaggio, impiego di denaro di provenienza illecita, auto–riciclaggio (art. 25-octies, art. 24-ter e art. 24-ter.1. del Decreto e art. 10 della L. 146/06), di cui alla Parte Speciale V del presente Modello, nei limiti delle fattispecie di reato indicate nel documento “Reati Presupposto rilevanti per SIRAP GEMA ” in allegato sub. B
▪ Reati in tema di turbata libertà dell’industria e del commercio (art. 25– bis del Decreto) e reati di contraffazione (art. 25–bis del Decreto) di cui alla Parte Speciale VI del presente Modello, nei limiti delle fattispecie di reato indicate nel documento “Reati Presupposto rilevanti per SIRAP GEMA ” in allegato sub. B
▪ Delitti in materia di violazione del diritto di autore (art. 25-novies del Decreto), di cui alla Parte Speciale VII del presente Modello, nei limiti delle fattispecie di reato indicate nel documento “Reati Presupposto rilevanti per SIRAP GEMA ” in allegato sub. B
▪ Criminalità informatica (art. 24–bis del Decreto), di cui alla Parte Speciale VIII del presente Modello, nei limiti delle fattispecie di reato indicate nel documento “Reati Presupposto rilevanti per SIRAP GEMA ” in allegato sub. B
▪ Reati ambientali (art. 25–undecies del Decreto) di cui alla Parte Speciale IX del presente Modello, nei limiti delle fattispecie di reato indicate nel documento “Reati Presupposto rilevanti per SIRAP GEMA ” in allegato sub. B
▪ Impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare (art. 25–
duodecies del Decreto) di cui alla Parte Speciale X del presente Modello
4.3. La Società, a seguito della mappatura dei rischi effettuata in via preliminare alla redazione del presente Modello e in considerazione dei limiti oggettivi dell'attività sociale svolta, ha valutato estremamente basso il rischio di commissione delle seguenti categorie di reato, per le quali non si è ritenuto necessario redigere apposite Parti Speciali:
▪ Reati in materia di falsità in moneta e carte di pubblico credito ed i valori di bollo (art. 25–bis del Decreto), ad eccezione dei reati di cui agli articoli 473 e 474 del codice penale
▪ Pratiche di mutilazione degli organi genitali femminili (art. 25 quater-1
del Decreto)
▪ Delitti contro la personalità individuale (art. 25–quinques del Decreto) anche con riferimento alla fattispecie di Intermediazione illecita e sfruttamento del lavoro, da ultimo modificata con Xxxxx 29 ottobre 2016, n. 199
▪ Razzismo e xenofobia (art. 25–terdecies del Decreto).
4.4. La Società si impegna, nel quadro della costante attività di monitoraggio del Modello, anche su iniziativa dell'Organismo di Vigilanza, a mantenere costantemente aggiornato l'elenco dei reati presupposto rilevanti per la Società, alla luce delle modifiche del quadro normativo e dell’emersione di possibili nuovi profili di rischio.
5. Destinatari del Modello e attività di formazione
5.1. Le regole contenute nel Modello si applicano a coloro che svolgono, anche di fatto, funzioni di gestione, amministrazione, direzione o controllo nella Società, ai dipendenti della Società, ancorché distaccati all’estero per lo svolgimento dell’attività, nonché a coloro i quali, pur non appartenendo alla Società, operano su mandato della medesima, sempre che rientrino nelle tipologie di rapporti ai quali è opportuno, al fine di prevenire i reati rilevanti ai sensi del Decreto, esten- dere le previsioni del Modello.
5.2. Il Modello si applica altresì a coloro i quali, pur non appartenendo al persona- le della Società, operano su mandato o per conto della medesima, sempre che rien- trino nelle tipologie di rapporti ai quali è opportuno, al fine di prevenire i reati ri- levanti ai sensi del Decreto, estendere le previsioni del Modello.
A tal fine, la funzione Legale, sentiti il responsabile Risorse Umane e l'Organismo di Vigilanza, nonché, qualora ritenuto opportuno, i responsabili delle funzioni inte- ressate, determina, preliminarmente, le tipologie di rapporti giuridici alle quali è opportuno applicare le previsioni del Modello, precisandone le modalità di diffu- sione dello stesso e stabilendo le misure sanzionatorie nei casi di violazione delle prescrizioni in esso contenute. Ai fini dell’applicazione del Modello a queste cate- gorie di soggetti, la Società predispone e inserisce nel contratto con il soggetto ter- zo clausole idonee a:
▪ richiamare il terzo agli adempimenti e alle responsabilità derivanti dal De- creto e dal rispetto del presente Modello;
▪ imporre, solo se ritenuto opportuno alla luce della natura dell'attività svolta dal soggetto terzo, l’obbligo di ottemperare alle richieste di informazioni o di esibizione di documenti da parte dell’Organismo di Vigilanza della So- cietà;
▪ definire le possibili sanzioni nei casi di violazione di dette obbligazioni da parte del soggetto terzo.
5.3. La Società si impegna a garantire, attraverso modalità idonee, la diffusione e la conoscenza effettiva del Modello a tutti i destinatari.
5.4. I destinatari del Modello sono tenuti a rispettarne puntualmente tutte le dispo- sizioni, anche in adempimento dei doveri di lealtà, correttezza e diligenza che sca- turiscono dai rapporti giuridici instaurati con la Società.
5.5. La Società si impegna ad attuare specifici programmi di formazione, con lo scopo di garantire l’effettiva conoscenza del Decreto, del Modello e del Codice etico da parte di tutti i membri degli organi sociali e dei dipendenti della Società.
5.6. L’attività di formazione è obbligatoria per coloro a cui è destinata ed è dif- ferenziata, nei contenuti e nelle modalità di erogazione, in funzione della qualifica dei destinatari, del livello di rischio dell’area in cui operano, del grado di coinvol- gimento degli stessi nelle attività sensibili indicate nel Modello, dell’esercizio di eventuali funzioni di rappresentanza della Società.
5.7. Per gli operai la formazione può avvenire nell’ambito di altre iniziative di formazione e può essere limitata ai principi generali del Decreto e a quelle specifi- che procedure che interessano l’attività a rischio nel quale è impiegato il dipen- dente.
5.8. Le iniziative di formazione possono svolgersi anche a distanza o mediante l’utilizzo di sistemi informatici.
5.9. La formazione del personale ai fini dell’attuazione del Modello è gestita dalla Direzione Risorse Umane del Gruppo SIRAP-GEMA, sentito l’Organismo di Vigilanza.
5.10. La mancata partecipazione non giustificata ai programmi di formazione co- stituisce violazione del Modello e può comportare l'irrogazione di una sanzione disciplinare ai sensi del successivo § 10.
6. Modifiche e aggiornamento del Modello
6.1. Il Consiglio di Amministrazione, salvo quanto di seguito espressamente previsto, ha competenza esclusiva per l’adozione e la modificazione del Modello.
6.2. Il Consiglio di Amministrazione, anche su proposta dell’Organismo di Vigi-
xxxxx, provvede a modificare tempestivamente il Modello qualora:
a) siano emerse significative violazioni o elusioni delle prescrizioni in esso con- tenute che ne evidenziano l’inadeguatezza a garantire l’efficace prevenzione dei fatti di reato.
b) intervengano mutamenti nel sistema normativo o nell’organizzazione e nell’attività della Società.
Le proposte di modifica sono preventivamente comunicate all’Organismo di Vigi- xxxxx, il quale deve esprimere un parere.
6.3. In deroga a quanto disposto dal punto precedente, il Presidente e/o il Ammi- nistratore Delegato della Società possono apportare al Modello modifiche di natura non sostanziale, qualora necessarie per una sua miglior chiarezza o efficienza. Di ta- li modifiche è data comunicazione al Consiglio di Amministrazione e all’Organismo di Vigilanza.
6.4. L’Organismo di Vigilanza, in ogni caso, deve prontamente segnalare in forma scritta, senza dilazione, al Presidente del Consiglio di Amministrazione e al Amministratore Delegato eventuali fatti che evidenziano la necessità di revisione del Modello. Il Presidente del Consiglio di Amministrazione, in tal caso, deve convocare il Consiglio di Amministrazione, affinché adotti le deliberazioni di sua competenza.
6.5. Le Funzioni aziendali interessate, anche su proposta dell’Organismo di Vigi- xxxxx, provvedono a modificare le procedure e gli strumenti di attuazione del Mo- dello qualora si siano verificati fatti o circostanze che abbiano evidenziato la ne- cessità di una loro revisione (c.d. remediation activity) in quanto inefficaci, in- completi o non effettivamente attuati. Le modifiche apportate su iniziativa delle funzioni aziendali devono essere tempestivamente comunicate all’Organismo di Vigilanza.
7. Modello e società del Gruppo
7.1. Il presente Modello, e ogni sua successiva edizione, si ispira ai principi e ai
contenuti del Modello di organizzazione, gestione e controllo di ITALMOBILIARE S.p.A., in attuazione delle disposizioni di cui al § 7 del Modello di ITALMOBILIARE
S.p.A. A tal fine, ITALMOBILIARE comunica alla Società il proprio Modello e i suoi successivi aggiornamenti.
7.2. L'Organismo di Vigilanza della Società informa tempestivamente l’Organismo di Vigilanza di ITALMOBILIARE S.p.A. in merito a violazioni del proprio Modello o del Codice Etico in conseguenza delle quali siano state applicate sanzioni discipli- nari, nonché in merito all’apertura di procedimenti giudiziari a carico della Società ai sensi e agli effetti del Decreto, specificandone gli estremi.
7.3. Le società del Gruppo SIRAP-GEMA adottano, per le finalità indicate nel De- creto, un proprio «Modello di organizzazione e di gestione» e nominano un pro- prio Organismo di Vigilanza. Nelle società di piccole dimensioni le funzioni dell’Organismo di Vigilanza possono essere svolte direttamente dall’organo diri- gente.
I modelli delle società del Gruppo SIRAP-GEMA si devono fondare su un processo preliminare di risk assessment e di gap analysis volto a individuare, alla luce dell'attività e dell'organizzazione della società, i profili potenziali di rischio in re- lazione alla commissione dei reati rilevanti ai sensi del Decreto. I modelli delle società del Gruppo SIRAP-GEMA si ispirano alle Linee Guida per la costruzione di modelli di organizzazione, gestione e controllo elaborate da Confindustria nel documento del 7 maggio 2002 e successivi aggiornamenti
Nella predisposizione del loro modello le società del Gruppo SIRAP-GEMA si ispira- no ai principi e ai contenuti del presente Modello. A tal fine, SIRAP-GEMA comuni- ca alle società del Gruppo il proprio Modello e i suoi successivi aggiornamenti. Le società del Gruppo SIRAP-GEMA controllate direttamente da Sirap-Gema S.p.A. possono chiedere il supporto della funzione di Internal Auditing di SIRAP- GEMA/ITALMOBILIARE .
7.4. Gli Organismi di Vigilanza delle società controllate direttamente da Sirap- Gema S.p.A. informano tempestivamente l’Organismo di Vigilanza della Società e di ITALMOBILIARE S.p.A. in merito alle violazioni del proprio Modello o del pro-
prio Codice Etico per le quali siano state applicate sanzioni disciplinari, nonché in merito all’apertura di un procedimento giudiziario a carico della società ai sensi e agli effetti del Decreto, specificandone gli estremi.
L’Organismo di Vigilanza della Società informa il Consiglio di Amministrazione nella propria relazione.
8. Organismo di Xxxxxxxxx e obblighi informativi
8.1. Nomina, requisiti di eleggibilità e principi di funzionamento
Il compito di vigilare continuativamente sull’efficace funzionamento e sull’osservanza del Modello, nonché di proporne l’aggiornamento, è affidato ad un organismo (Organismo di Vigilanza o OdV) istituito dalla Società e nominato dal Consiglio di Amministrazione con provvedimento motivato rispetto a ciascun componente.
La durata dell'Organismo di Vigilanza coincide con la durata del Consiglio di Amministrazione che ha provveduto alla sua nomina, salva diversa e motivata de- cisione del Consiglio stesso. L'Organismo di Vigilanza può essere rieletto.
L'Organismo di Vigilanza opera sulla base dei seguenti principi:
▪ AUTONOMIA, intesa come libertà di iniziativa, di decisione e di esecuzione delle proprie funzioni. L’Organismo di Vigilanza dispone di autonomi poteri di i- niziativa e di controllo e di autonomi poteri di spesa sulla base di un preventivo an- nuale, approvato dal Consiglio di Amministrazione su proposta dell’Organismo stesso. L’Organismo di Xxxxxxxxx può impegnare risorse che eccedono i propri po- xxxx di spesa in presenza di situazioni eccezionali e urgenti, con l’obbligo di dare informazione al Consiglio di Amministrazione nella riunione immediatamente successiva.
▪ INDIPENDENZA, intesa come assenza di legami, interessi o forme di interfe- renza con gli organi societari o altre funzioni aziendali, ovvero di situazione di po- tenziale o effettivo conflitto d'interessi con la Società. A tal fine, i componenti dell'Organismo di Vigilanza:
❒ non devono svolgere funzioni operative o di business all’interno della Società o di altra società del Gruppo ITALMOBILIARE;
❒ non devono intrattenere rapporti d’affari con la Società o con gli am- ministratori muniti di deleghe;
❒ non devono essere legati alla Società da rapporti continuativi di pre- stazione d’opera o relazioni di natura patrimoniale tali da condizionar- ne l’autonomia di giudizio;
❒ non essere legati da rapporti stretti di parentela con amministratori del- la Società o di società del Gruppo ITALMOBILIARE;
❒ non devono rivestire incarichi esecutivi o delegati nel Consiglio di Amministrazione della Società;
❒ non devono risultare titolari, direttamente o indirettamente, di parteci- pazioni nel capitale della Società.
▪ PROFESSIONALITÀ, intesa come patrimonio di strumenti e conoscenze tec- niche specialistiche in materie giuridiche o di controllo interno.
▪ CONTINUITÀ D’AZIONE, intesa come capacità dell’organo di agire in tempi rapidi e di operare con impegno diligente e costante nel tempo.
▪ ONORABILITÀ, intesa come assenza di precedenti di natura penale o di provvedimenti di interdizione per fatti connessi alle attività di impresa. A tal fine, i componenti dell'Organismo di Vigilanza non possono essere eletti o decadono au- tomaticamente dalla carica in caso di:
❒ condanna, anche con sentenza non definitiva o emessa ai sensi degli articoli 444 e 445 c.p.p. (c.d. patteggiamento), per aver commesso uno dei reati previsti dal D. Lgs. 231/2001;
❒ condanna a una pena che importi l’interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici o l’incapacità ad esercitare uffici direttivi nelle imprese;
❒ applicazione di misure di prevenzione disposte dall'autorità giudiziaria ai sensi del Codice Antimafia (D.lgs. n. 159/2011).
Il verificarsi di una sola delle condizioni di ineleggibilità comporta la decadenza
automatica dalla funzione di membro dell’organismo. Il Consiglio di Amministra- zione, accertata la sussistenza della causa di decadenza, provvede senza indugio alla sostituzione del membro divenuto inidoneo.
L’Organismo di Vigilanza di SIRAP GEMA S.p.a. è composto, nel rispetto dei requi- siti di cui al punto precedente, da almeno due membri, dei quali:
a) uno appartenente al personale della Società o di altra società del gruppo ITALMOBILIARE, non incaricato di funzioni operative e individuato preferi- bilmente in un soggetto appartenente alla Funzione di Internal Auditing di ITALMOBILIARE S.p.A. o della Società;
b) uno o due non appartenente/i al personale della Società o di altra società del gruppo ITALMOBILIARE, e ove si tratti di amministratore, solo se non esecutivo e indipendente, ai sensi del Codice di Autodisciplina di ITALMO- BILIARE S.p.A. o di eventuale diversa disposizione statutaria.
L’Organismo di Vigilanza può dotarsi di un proprio regolamento, che disciplina le modalità di svolgimento delle sue attività.
L’Organismo di Vigilanza nomina al proprio interno un Presidente, al quale può delegare specifiche funzioni.
8.2. Poteri e attività dell'Organismo di Vigilanza
All’Organismo di Xxxxxxxxx non competono, né possono essere attribuiti, neppure in via sostitutiva, poteri di intervento gestionale, decisionale, organizzativo o di- sciplinare, relativi allo svolgimento delle attività della Società.
I componenti dell’Organismo di Xxxxxxxxx, nonché i soggetti dei quali l’Organismo, a qualsiasi titolo, si avvale sono tenuti all’obbligo di riservatezza su tutte le informazioni delle quali sono venuti a conoscenza nell’esercizio delle loro funzioni o attività.
La Società cura e favorisce una razionale ed efficiente cooperazione tra l’Organismo di Vigilanza e gli altri organi e funzioni di controllo esistenti presso la Società, ai fini dello svolgimento dei rispettivi incarichi.
L’Organismo di Xxxxxxxxx, nel perseguimento della finalità di vigilare sull’effettiva attuazione del Modello adottato dalla Società, è titolare dei seguenti poteri di ini- ziativa e controllo, che esercita nel rispetto delle norme di legge, nonché dei dirit- ti individuali dei lavoratori e delle persone interessate:
a) svolge periodica attività ispettiva, la cui cadenza è, nel minimo, prede- terminata in considerazione ai vari settori di intervento;
b) ha accesso a tutte le informazioni concernenti le attività a rischio;
c) può chiedere informazioni o l’esibizione di documenti, pertinenti alle atti- vità a rischio, ai dirigenti della Società, nonché a tutto il personale dipen- dente che svolga attività a rischio o alle stesse sovraintenda;
d) qualora necessario, può chiedere informazioni o l’esibizione di documen- ti, pertinenti alle attività a rischio, agli amministratori, al Collegio Sinda- cale, o organo equivalente e alla società di revisione, ove presente;
e) può chiedere informazioni o l’esibizione di documenti pertinenti alle atti- vità a rischio a collaboratori, consulenti, agenti e rappresentanti esterni al- la Società e in genere a tutti i soggetti tenuti all’osservanza del Modello; l’obbligo di questi ultimi di ottemperare alla richiesta dell’Organismo di Vigilanza deve essere inserito nei singoli contratti;
f) definisce i flussi informativi periodici obbligatori da parte dei responsabi- li delle attività a rischio, secondo modalità e tempistiche preliminarmente individuate e comunicate a ciascun responsabile;
g) può, ove necessario al compiuto svolgimento delle proprie funzioni, chie- dere informazioni al corrispondente Organismo di Vigilanza delle società controllate direttamente da Sirap-Gema S.p.A. e all’Organismo di Vigi- xxxxx di ITALMOBILIARE S.p.A.;
h) può avvalersi del personale appartenente alla funzione di Internal Auditing;
i) può rivolgersi, dopo averne informato il Presidente o il Amministratore De- legato, a consulenti esterni per problematiche di particolare complessità o che richiedono competenze specifiche;
j) propone le opportune azioni di integrazione o modifica alle misure di prevenzione e controllo e agli strumenti operativi di attuazione del pre- sente Modello (remediation activity) qualora si siano verificati fatti o cir- costanze che abbiamo evidenziato la necessità di una loro revisione in quanto inefficaci, incompleti o non effettivamente attuati;.;
k) sottopone il Modello a verifica periodica e ne propone l’aggiornamento, secondo quanto previsto dal presente Modello;
L) svolge le funzioni di cui al § 11
8.3. Flussi informativi dell'Organismo di Vigilanza
L’Organismo di Vigilanza riferisce direttamente al Consiglio di Amministrazione ove non diversamente previsto dal presente Modello.
L'Organismo di Vigilanza redige periodicamente, e comunque almeno semestral- mente, una relazione scritta sull’attività svolta inviandola, unitamente a un moti- vato rendiconto delle spese sostenute, al Presidente del Consiglio di Amministra- zione e al Presidente del Collegio Sindacale. Le relazioni, riportate nel libro dei verbali, contengono eventuali proposte di integrazione e modifica del Modello.
Le relazioni periodiche predisposte dall’Organismo di Vigilanza sono redatte an- che al fine di consentire al Consiglio di Amministrazione le valutazioni necessarie per apportare eventuali aggiornamenti al Modello e devono quanto meno contene- re, svolgere o segnalare:
❒ una sintesi delle attività svolte nel periodo considerato;
❒ eventuali problematiche sorte riguardo alle modalità di attuazione delle procedure previste dal Modello o adottate in attuazione o alla luce del Modello e del Codice etico;
❒ il resoconto delle segnalazioni ricevute da soggetti interni ed esterni in or- dine al Modello;
❒ le procedure disciplinari e le sanzioni eventualmente applicate dalla Socie- tà, con riferimento esclusivo alle attività a rischio;
❒ una valutazione complessiva sul funzionamento del Modello con eventua- li indicazioni per integrazioni, correzioni o modifiche.
❒ le novità normative che richiedono un aggiornamento del Modello o circo- stanze che richiedono un aggiornamento del risk assessment;
❒ un rendiconto delle spese sostenute.
9. Whistleblowing e gestione delle segnalazioni
9.1. La Società adotta le misure ritenute più opportune per facilitare la scoperta di violazioni al Modello e la loro tempestiva segnalazione, dando piena attuazione all'art. 6, commi 2–bis, 2–ter e 2–quater del Decreto.
Ogni comportamento o evento che possa integrare un reato presupposto ai sensi del Decreto, ogni violazione del Modello o delle procedure stabilite per la sua at- tuazione deve essere immediatamente comunicato all’Organismo di Vigilanza.
Il dovere di segnalazione grava su tutti i destinatari del presente Modello e riguar- da fatti o comportamenti di cui sono a diretta conoscenza o di cui sono venuti a conoscenza tramite comunicazione altrui.
Le segnalazioni devono essere il più possibile circostanziate e fondate su ele- menti di fatto. L'Organismo di Vigilanza non è tenuto a gestire segnalazioni che si fondino su mere voci o sospetti o che siano talmente generiche da non consentire l'avvio di una indagine.
La segnalazione può essere anche anonima.
9.2. La segnalazione deve avvenire per iscritto attraverso l’indirizzo di posta elettronica dell’Organismo di Vigilanza o attraverso posta ordinaria indirizza all’Organismo di Vigilanza presso la sede della Società. Entrambi i canali di se- gnalazione garantisco la protezione della riservatezza dell'identità del segnalante. L’indirizzo di posta elettronica dell’Organismo di Vigilanza è accessibile esclusi- vamente ai membri dell’organismo stesso. Le modalità di segnalazione e l’indirizzo di posta elettronica dell’Organismo di Vigilanza sono resi noti a tutto il personale della Società, a tutti i membri degli organi sociali e alla società di revi- sione.
9.3. Le segnalazioni ricevute dalle funzioni aziendali o da altri organismi di controllo della Società riguardanti comportamenti che potrebbero integrare uno dei
reati presupposto del Decreto o una violazione del Modello devono essere imme- diatamente inoltrate all’Organismo di Vigilanza, secondo quanto previsto dalle procedure interne. La mancata tempestiva trasmissione all’Organismo di Vigilanza di dette segnalazioni costituisce violazione al presente Modello ed è passibile di sanzione disciplinare ai sensi del § 10.
9.4. Ricevuta la segnalazione, l’Organismo di Vigilanza verifica in via prelimi- nare la pertinenza della stessa ai fini dell’attuazione del presente Modello. Qualora la segnalazione non sia pertinente ma contenga comunque elementi di violazione o presunta violazione a disposizioni interne o alla legislazione vigente, l’Organismo di Vigilanza trasmette la segnalazione al responsabile della funzione di Internal Audit.
Di tale trasmissione è data notizia al segnalante.
9.5. Se la segnalazione è pertinente, l’Organismo di Vigilanza deve immedia- tamente dare corso ai necessari accertamenti, garantendo la riservatezza circa l’identità del segnalante in tutta la fase di gestione della segnalazione.
In sede di indagine, l’OdV può esercitare tutti i poteri attribuiti dal presente Mo- dello, ivi compresa la facoltà di avvalersi della funzione di Internal Audit o di con- sulenti esterni e di informare, qualora ritenuto opportuno in funzione della natura della presunta violazione, il collegio sindacale e la società di revisione. L’OdV deve garantire, anche in questo caso, la riservatezza circa l’identità del segnalante.
9.6. Qualora all’esito dell’accertamento non emergano elementi per dare segui- to alla segnalazione, l’Organismo di Vigilanza procede all’archiviazione della no- tizia, dandone analitica motivazione.
9.7. Qualora all’esito dell’accertamento la segnalazione risulti fondata, l’Organismo di Vigilanza informa immediatamente il titolare del potere disciplina- re, il quale procede secondo quanto stabilito dal sistema sanzionatorio del presente Modello.
Nel trasmettere l’esito della propria istruttoria, l’Organismo di Vigilanza segnala le disposizioni del Modello che si assumono violate ed esprime la propria valuta- zione in merito agli elementi di prova accertati, alla natura della violazione e alla
sua gravità rispetto ai principi e alle disposizioni del presente Modello. Inoltre può proporre agli organi competenti la misura disciplinare che ritiene maggiormente idonea, proporzionata e sufficientemente dissuasiva al fine di prevenire il ripetersi della violazione.
9.8. E’ dovere dell’Organismo di Vigilanza fornire al segnalante non anonimo una risposta in merito all’archiviazione ovvero alla decisione di procedere rispetto alla segnalazione.
9.9. Tutti i documenti relativi alla segnalazione sono archiviati e conservati a cura dell’Organismo di Xxxxxxxxx, al fine di garantire la trasparenza e la tracciabi- lità delle decisioni.
9.10. La Società garantisce che nell’ambito delle attività di indagine interna di- sciplinate dal presente paragrafo il trattamento dei dati personali, ivi inclusi quelli di natura sensibile o giudiziaria, avvenga nel pieno rispetto della disciplina in ma- teria di privacy.
Qualora sui medesimi fatti oggetto di un’indagine interna ai sensi del presente pa- ragrafo si apra un procedimento penale, la Società garantisce altresì il rispetto dei diritti di difesa riconosciuti dall’ordinamento al soggetto testimone o all’indagato.
9.11. Costituisce illecito disciplinare, sanzionato ai sensi del sistema sanzionatorio previsto dal § 10, la segnalazione volontaria di fatti di cui si conosce la falsità o la palese infondatezza o che si sa non essere stati commessi dal soggetto segnalato. La Società si riserva ogni azione, anche non di natura disciplinare, contro chiun- que effettui con dolo o colpa grave segnalazioni non veritiere oppure finalizzate a danneggiare la Società, gli organi sociali o il personale della stessa.
9.12. La Società forma vieta qualsiasi atto di ritorsione o discriminatorio, diretto o indiretto, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indi- rettamente, alla segnalazione, anche laddove la segnalazione dovesse rivelarsi in- fondata nel merito.
9.13. Le violazioni alla misure di tutela della riservatezza dell'identità del segna- lante o alle misure di protezione da atti ritorsivi o discriminatori costituiscono ille-
cito disciplinare sanzionato ai sensi del sistema sanzionatorio previsto dal presente Modello.
9.14. La Società pone in essere le azioni ritenute più opportune per eliminare o ridurre il rischio che violazioni della specie di quella segnalata e accertata possano ripetersi in futuro. In particolare, l’Organismo di Xxxxxxxxx propone tempestiva- mente le modifiche o le integrazioni necessarie al Modello o alle procedure che ne costituiscono attuazione qualora la violazione accertata abbia evidenziato carenze significative nelle misure di prevenzione e controllo.
10. Sistema sanzionatorio
10. Sistema sanzionatorio
10.1. Principi generali
SIRAP-GEMA condanna qualsiasi comportamento che integri uno dei reati rilevanti ai sensi del Decreto o difforme dalle previsioni del Modello e degli strumenti ope- rativi che ne costituiscono attuazione, anche qualora il comportamento sia realiz- zato nell’interesse della Società ovvero con l’intenzione di arrecarle un vantaggio.
Il presente Sistema Sanzionatorio è adottato ai sensi dell'art. 6, comma secondo, lett. e) e dell'art. 7, comma quarto, lett. b) del Decreto.
L’applicazione delle misure sanzionatorie non pregiudica né modifica ulteriori, eventuali conseguenze di altra natura (penale, amministrativa, tributaria), che pos- sano derivare dal medesimo fatto.
Le sanzioni per la commissione di reati rilevanti ai sensi del Decreto e di violazio- ni delle disposizioni del presente Modello sono adottate dagli organi che risultano competenti, in virtù dei poteri e delle attribuzioni loro conferiti dallo Statuto o dai regolamenti interni della Società. L'Organismo di Xxxxxxxxx non ha potere disci- plinare, ma può proporre al titolare del potere disciplinare le sanzioni che ritiene più opportune per garantire un'efficace prevenzione di episodi di analoga natura e il rispetto del presente Modello.
L’Organismo di Xxxxxxxxx deve essere immediatamente informato dell’avvio di un procedimento disciplinare e dell'applicazione di una sanzione per violazione del Modello o delle procedure stabilite per la sua attuazione.
10.2. Criteri generali di applicazione delle sanzioni
Ferma la preventiva contestazione e la procedura prescritta dall'art. 7 della legge 20 maggio 1970 n. 300 (c.d. Statuto dei Lavoratori), le sanzioni previste nel pre- sente paragrafo potranno essere applicate nei confronti di quadri e impiegati.
Nei singoli casi, il tipo e l'entità delle sanzioni specifiche verranno applicate in proporzione alla gravità delle mancanze e, comunque, in considerazione degli e- lementi di seguito elencati:
❒ elemento soggettivo della condotta, in funzione del dolo o della colpa;
❒ rilevanza degli obblighi violati;
❒ livello di responsabilità gerarchica e/o tecnica;
❒ presenza di circostanze aggravanti o attenuanti con particolare riguardo alla professionalità e alle circostanze in cui è stato commesso il fatto;
❒ eventuale condivisione di responsabilità con altri soggetti che abbiano concorso nel determinare la violazione.
L'eventuale applicazione della sanzione disciplinare, prescindendo dall'eventuale instaurazione del procedimento e/o dall'esito di un eventuale giudizio penale per i medesimi fatti, dovrà essere, per quanto possibile, ispirata ai principi di tempesti- vità.
10.3. Contratti di lavoro e codice disciplinare
Il rispetto delle disposizioni del Modello vale nell’ambito dei contratti di lavoro di qualsiasi tipologia e natura, inclusi quelli con i Dirigenti, a progetto, part-time, nonché nei contratti di collaborazione rientranti nella c.d. parasubordinazione.
Il Modello costituisce un complesso di norme alle quali il personale dipendente deve uniformarsi anche ai sensi di quanto previsto dai rispettivi CCNL in materia di norme comportamentali e di sanzioni disciplinari. Pertanto la violazione delle previsioni del Modello, e delle procedure di attuazione, comporta l’applicazione
del procedimento disciplinare e delle relative sanzioni, ai sensi di legge e dei citati CCNL.
Fermo restando quanto sopra e a titolo esemplificativo, costituiscono infrazioni di- sciplinari i seguenti comportamenti:
❒ la commissione o il tentativo di commettere uno dei reati previsti del De- creto;
❒ la violazione, anche con condotte omissive e in eventuale concorso con al- tri, delle prescrizioni previste dal presente Modello o stabilite per la sua attuazio- ne;
❒ la redazione, anche in concorso con altri, di documentazione falsa o in- completa;
❒ l’agevolazione, anche mediante condotta omissiva, della redazione da parte di altri di documentazione incompleta o non veritiera;
❒ l’omessa redazione della documentazione prevista dal presente Modello o dalle procedure stabilite per l’attuazione dello stesso;
❒ la violazione o l’elusione del sistema di controllo previsto dal Modello, in qualsiasi modo effettuata, incluso l’ostacolo ai controlli, l’impedimento all’accesso alle informazioni e alla documentazione opposta ai soggetti preposti ai controlli delle procedure e delle decisioni;
❒ violazione delle disposizioni relative ai poteri di firma e al sistema delle deleghe;
❒ il compimento di atti di ritorsione o discriminatori verso colui che segnala illeciti o violazioni alle disposizioni del presente Modello;
❒ la tenuta di condotte o la redazione di atti che abbiano l’effetto di rivelare l’identità del segnalante illeciti o violazioni del Modello;
❒ effettuare, con dolo o colpa grave, segnalazioni false di reati o di violazioni del Modello o attribuirle con dolo a un soggetto estraneo ai fatti.
Per i dirigenti, costituiscono altresì illecito disciplinare i seguenti comportamenti:
❒ l' omessa vigilanza sui propri sottoposti circa la corretta e l’effettiva appli- cazione principi e delle procedure del presente Modello;
Nei confronti dei lavoratori dipendenti con qualifica di operaio, impiegato e quadro, il sistema disciplinare è applicato in conformità all’art. 7 della legge 20 maggio 1970 n. 300 (Statuto dei Lavoratori) e ai vigenti CCNL per i lavoratori di- pendenti. Qualora il fatto costituisca violazione di doveri discendenti dalla legge o dal rapporto di lavoro, tale da non consentire la prosecuzione del rapporto stesso neppure in via provvisoria, potrà essere deciso il licenziamento senza preavviso, a norma dell’art. 2119 c.c., fermo il rispetto del procedimento disciplinare.
In caso di violazione da parte di un dirigente, l’Organismo di Xxxxxxxxx deve dar- ne comunicazione, oltre che al titolare del potere disciplinare, al Consiglio di Amministrazione, in persona del Presidente e del Consigliere Delegato, mediante relazione scritta. La commissione degli illeciti disciplinari da parte dei dirigenti è sanzionata con i seguenti provvedimenti disciplinari in ragione della gravità delle inosservanze, tenuto conto della particolare natura fiduciaria del rapporto di lavo- ro:
❒ richiamo verbale;
❒ richiamo formale scritto;
❒ licenziamento senza preavviso.
Con la contestazione, può essere disposta la revoca delle eventuali procure affidate al soggetto interessato.
Il puntuale rispetto (così come il mancato rispetto) delle previsioni del Modello Organizzativo e delle procedure dallo stesso richiamate potrà influenzare la de- terminazione dei bonus previsti dai piani di incentivazione per i dirigenti.
10.4. Amministratori e sindaci
Se la violazione riguarda un Amministratore della Società, l’Organismo di Vigi- xxxxx deve darne immediata comunicazione al Consiglio di Amministrazione, in persona del Presidente e del Consigliere Delegato, e al Collegio Sindacale, in per- sona del Presidente, mediante relazione scritta.
Nei confronti degli Amministratori che abbiano commesso un reato rilevante ai sensi del Decreto o una violazione del Modello o delle procedure stabilite in attua- zione del medesimo, il Consiglio di Amministrazione può applicare ogni idoneo provvedimento consentito dalla legge, fra cui le seguenti sanzioni, determinate a seconda della gravità del fatto e della colpa, nonché delle conseguenze che sono derivate:
❒ richiamo formale scritto;
❒ sanzione pecuniaria pari all’importo da due a cinque volte gli emolumenti calcolati su base mensile;
❒ revoca, totale o parziale, delle eventuali procure.
Nei casi più gravi - e, comunque, quando il comportamento sia tale da ledere la fi- ducia della Società nei confronti del responsabile - il Consiglio di Amministrazio- ne convoca l’Assemblea, proponendo la revoca dalla carica.
In caso di violazione da parte di un componente del Collegio Sindacale, l’Organismo di Vigilanza deve darne immediata comunicazione al Consiglio di Amministrazione, in persona del Presidente e del Consigliere Delegato, mediante relazione scritta.
Il Consiglio di Amministrazione, qualora si tratti di violazioni tali da integrare giusta causa di revoca, propone all’Assemblea l’adozione dei provvedimenti di competenza e provvede agli ulteriori incombenti previsti dalla legge.
10.5. Collaboratori e controparti contrattuali
Qualora si verifichino fatti che possono integrare reati ai sensi del Decreto o viola- zione del Modello da parte di collaboratori o controparti contrattuali che siano de- stinatari del Modello ai sensi del § 5., l’Organismo di Xxxxxxxxx informa il Presi- dente o il Consigliere Delegato nonché il Direttore Risorse Umane e il Responsa- bile dell’area alla quale il contratto o rapporto si riferiscono, mediante relazione scritta.
Nei confronti dei responsabili viene deliberata l’applicazione delle misure
prestabilite ai sensi delle clausole contrattuali inserite nel rapporto tra le parti.
11. Prestazione di servizi infragruppo
Ai fini di quanto previsto nei successivi paragrafi, per Gruppo deve intendersi l’insieme delle società controllanti, controllate o collegate direttamente o indiret- tamente dalla Società nonché le società controllate e collegate delle precedenti.
11.1. Le prestazioni di servizi svolte dalla Società a favore di società del Gruppo o da società del Gruppo in favore della Società, che hanno a oggetto attività e opera- zioni a rischio di cui alla successiva Parte Speciale devono essere disciplinate da un contratto scritto.
Il contratto è comunicato all’Organismo di Vigilanza della società destinataria ed erogante il servizio.
11.2. Il contratto di prestazione di servizi di cui al punto precedente deve prevede- re:
❒ che la società del Gruppo che presti il servizio si doti di un Modello e di procedure idonee a prevenire la commissione dei reati rilevanti ai sensi del Decre- to (salvo quanto previsto dal successivo § 11.3 e 11.4);
❒ l’obbligo da parte della società beneficiaria del servizio di attestare la veri- dicità e completezza della documentazione o delle informazioni necessarie ai fini dello svolgimento dei servizi richiesti;
❒ il potere dell’Organismo di Vigilanza della società che presta il servizio di richiedere informazioni all’Organismo di Vigilanza della società beneficiaria del servizio, ovvero - previa informazione a quest’ultimo - alle funzioni aziendali, al fine del corretto svolgimento della propria funzione di vigilanza;
❒ il potere dell’Organismo di Vigilanza della società beneficiaria del servizio di richiedere informazioni all’Organismo di Vigilanza della società che presta il servizio, ovvero - previa informazione a quest’ultimo - alle funzioni aziendali, al fine del corretto svolgimento della propria funzione di vigilanza;
❒ il dovere dell’Organismo di Vigilanza di redigere una volta all’anno una relazione concernente lo svolgimento dei servizi prestati a un'altra società del
Gruppo. Tale relazione è comunicata al Consiglio di Amministrazione e all’Organismo di Vigilanza della società beneficiaria del servizio.
11.3. Nelle prestazioni di servizi le società del Gruppo si attengono, oltre che al Codice Etico, a quanto previsto dal proprio Modello e dalle procedure stabilite per la sua attuazione.
Qualora sia richiesto di svolgere servizi nell’ambito di attività od operazioni a ri- schio non contemplate dal proprio Modello, la società del Gruppo richiesta del servizio si dota di regole e procedure adeguate e idonee a prevenire la commissio- ne dei reati rilevanti ai sensi del Decreto.
11.4. Qualora la società del Gruppo beneficiaria dei servizi richieda motivatamen- te il rispetto di procedure nuove o diverse da quelle previste dal Modello della so- cietà che presta il servizio, o stabilite per la sua attuazione, la società si attiene a tali procedure solo previo parere favorevole del proprio Organismo di Xxxxxxxxx.
11.5. L’Organismo di Vigilanza delle società del Gruppo interessate da una presta- zione di servizi infragruppo propone e cura l’adozione e il rispetto delle procedure contemplate nei paragrafi precedenti.