Bruk av Sør-Varanger kommunes informasjonssystem. Dokumenter som inneholder beskyttelsesverdige opplysninger som kan skade enkeltindivider, kunder, leverandører eller Sør-Varanger kommune hvis de blir kjent av uvedkommende, skal graderes, merkes og håndteres i henhold til rutine for informasjonshåndtering (ref. [1]). • Sør-Varanger kommunes informasjonssystemer er beregnet for jobbrelaterte formål. Privat bruk, f.eks. e-post og private filer tillates i meget begrenset omfang, så lenge det ikke kommer i konflikt med jobbrelaterte oppgaver. • Sør-Varanger kommune har i utgangspunktet ikke anledning til innsyn i privat e- post eller filer. Unntak gjelder ved begrunnet mistanke om straffbare forhold, ved sikkerhetsmessige behov eller der ansatte er ikke-planlagt utilgjengelig over lengre tid, og virksomheten har behov for virksomhetsrelatert informasjon. Det er etablert en egen rutine for slikt innsyn. • All virksomhets- og prosjektrelatert informasjon skal lagres på virksomhetens eller prosjektets lagringsområder på filservere. Hjemmekatalogen skal primært brukes for informasjon som den enkelte ønsker å ta vare på og som kan benyttes på tvers av prosjekter eller funksjoner som vedkommende utfører. Der det er tilrettelagt med egne applikasjoner og systemer for håndtering av spesifikke saks- og informasjonsforhold, skal disse benyttes. • Dokumenter og lagringsmedia skal ikke ligge oppbevares tilgjengelig for uvedkommende. Utskrifter skal fjernes fra skriveren så snart utskriftsjobben er ferdig. Dokumenter skal ikke bli liggende igjen etter kopiering. • Dokumenter med personopplysninger, som skal kasseres – skal destrueres på forsvarlig vis i henhold til Sør-Varanger kommunes rutiner for makulering. • Alle lagringsmedia skal merkes iht. retningslinjer i ref. [1]. • Virksomhetsleder og prosjektleder er ansvarlig for at tilgang til informasjon følger prinsippet om tilgang i henhold til tjenstlig behov, og gir beskjed til IT-avdelingen om avskjerming av tilgangsrettigheter ved opprettelse av nye områder, der slikt avgrensing ikke kan utføres av vedkommende selv. • Det er forbudt for medarbeidere å søke etter personopplysninger som vedkommende ikke har bruk for i sitt tjenstlige virke.
