Oppfølging og kontroll. Helsedirektoratet kan føre kontroll med: - at bevilgningen brukes etter kravene i regelverk og tilskuddsbrev - at opplysninger som legges til grunn for tildeling og som inngår i den etterfølgende rapporteringen er korrekte, jf. bevilgningsreglementet §10, annet ledd. Helsedirektoratet kan gi myndighet til en annen virksomhet for å føre denne kontrollen. Tilskuddsmottakere skal legge frem opplysninger ved forespørsel og bidra på andre måter til å muliggjøre og lette kontrollarbeidet. Helsedirektoratet kan iverksette nødvendige og hensiktsmessige kontroller.
Oppfølging og kontroll. Rammeavtalen har et eget punkt om kontroll av at leverandører oppfyller krav om lærlingordning og lønns- og arbeidsvilkår, gjennomføring av statusmøter minimum to ganger i året og oversendelse av statistikk fra leverandør minimum en gang pr. år. Revisjonen har ikke funnet dokumentasjon som viser at det har blitt gjennomført kontroll av krav om lærlingordning eller krav til lønns- og arbeidsvilkår. Hva gjelder krav til lønns- og arbeidsvilkår opplyser kontaktperson at det har blitt gjennomført risikovurdering, men ikke kontroller. Revisjonen har funnet referat fra kontraktsmøte og/eller statusmøte med samtlige leverandører. Hva gjelder statusmøter har det blitt gjennomført et statusmøte i kontraktsperioden med to av seks leverandører, mens det er gjennomført tre statusmøter med en av seks leverandører. De øvrige tre leverandørene har det kun blitt gjennomført kontraktsmøte med. Kontaktperson bekrefter at det ikke har blitt gjennomført årlige statusmøter med samtlige av rammeavtaleleverandørene. Det vises også at bruk av Avtalekatalogen vil gi langt bedre forutsetninger for systematisk og god oppfølging av avtaler. Det er ikke funnet salgsstatistikk fra leverandør. Kontaktperson opplyser at det ikke er praksis å journalføre disse i Public 360. Gjennomgått dokumentasjon omtaler gjennomførte stikkprøvekontroller uten at revisjonen har funnet dokumentasjon på selve kontrollen. Kontaktperson opplyser at stikkprøvekontrollene loggføres i henhold til prosedyre i RiskManager28.
Oppfølging og kontroll. Barnevernstjenesten skal være tilgjenge- lig for fosterforeldrene og gi nødvendig veiledning.
Oppfølging og kontroll. Avtalen inneholder bestemmelser om bruk av underleverandører og lønns- og arbeidsvilkår hos leverandøren. På spørsmål fra revisjonen opplyser kontaktperson at temaet ble drøftet med leverandørene i forhandlingsmøtene, om enn dokumentert i noe varierende grad, avhengig av kommunens risikovurdering. Kontaktperson opplyser at risikoen ble vurdert som størst hos en av leverandørene, og at det i forhandlingsmøtet ble stilt en rekke spørsmål om firmaets bruk av underleverandører. Leverandør besvarte også en del spørsmål rundt dette i sitt reviderte tilbud. Etter avtalen kan kommunen gjennomføre tilsyn/kontroller av tjenesteleveransen, herunder kvalitet. På spørsmål fra revisjonen opplyser kontaktperson opplyser at det gjennomføres jevnlige kontroller som dokumenteres i fagsystemet Gerica og i brukerens journal. Ved kjøp av tjenester utarbeider kommunen en oppdragsbeskrivelse som inneholder kommunens krav til kvalitet, kompetanse og bemanning. Det inngås en avtale for hvert enkelt kjøp og denne avtalen inneholder prosedyre og maler for oppfølging av kompetanse og tjenesteutførelse. Det er enheten som gjennomfører kjøpet som er ansvarlig for å følge opp kvalitet, kompetanse og bemanning i tiltaket ut fra de faglige kravene til å yte forsvarlige tjenester. Dette gjøres sammen med tjenestemottaker, eventuelt dens partsrepresentant, og leverandør. En slik gjennomgang skal dokumenteres og utføres minst en gang pr. år. I saker hvor funksjonsnivået til brukerne varierer gjennomgås dette oftere, og da kombinert med at leverandør jevnlig beskriver innhold og resultater i tiltaket, som oftest en gang pr. måned. Revisjonen har videre funnet i vedlegg til konkurransegrunnlaget25 at leverandør skal stille på samhandlingsmøter når oppdragsgiver ber om det, og at leverandør er ansvarlig for utarbeidelse av nødvendige rapporter som gir oppdragsgiver innsyn og kontroll med leveranse av avtalte tiltak. På spørsmål fra revisjonen svarer kontaktperson at avtalene i all hovedvekt blir benyttet av team livslange tjenester, som gjennomfører hyppige møter med leverandørene. Referater fra møtene journalføres i Gerica i den enkelte sak. Kontaktperson opplyser at det ikke har vært behov for møte hvor også innkjøpsfunksjonen har deltatt. Sentral innkjøpsfunksjon blir kontaktet dersom det oppstår forhold rundt forståelsen av innholdet i rammeavtalene. Hva gjelder statistikk fra leverandørene opplyses det at dette følger av rapportene fra enkeltoppdrag. Kontaktperson opplyser at det i tillegg...
Oppfølging og kontroll. Det følger av vedlegg til avtalen26 at det skal gjennomføres statusmøter med oppdragsgiver minimum fire ganger i året. Revisjonen har ikke funnet referater etter gjennomførte statusmøter. På spørsmål fra revisjonen opplyser kontaktperson at avtalen i all hovedsak blir benyttet at helse, og at det finner sted produkt- og fagmøter som det ikke er relevant for sentral innkjøpsfunksjon å delta på. Videre følger det av samme vedlegg at leverandør skal levere salgsstatistikk over den enkelte virksomhets og kommunens samlede forbruk hvert halvår eller ved forespørsel. Revisjonen har funnet at det ved en anledning har blitt oversendt statistikk fra leverandør pr. e-post. Kontaktperson opplyser at salgsstatistikken tas ut i Visma, og at det ikke er praksis for at denne journalføres i Public 360. Revisjonen har videre funnet at det er gjennomført en stikkprøvekontroll og at kontrollen avdekker flere feil i prislisten. Dette resulterer i flere kreditnota. Revisjonen har funnet dokumentasjonen på innkjøpsområdet. Kontaktperson opplyser at det også er gjennomført flere fakturakontroller.
Oppfølging og kontroll. På lik linje med rammeavtale for medisinsk forbruksmateriell, følger det av vedlegg til avtalen27 at det skal gjennomføres statusmøter og at leverandør hvert halvår eller ved forespørsel skal levere salgsstatistikk. For denne rammeavtalen skal det gjennomføres minimum to statusmøter i året. Revisjonen har funnet referat fra et statusmøte med leverandør. Kontaktperson opplyser at avtalen i all hovedsak blir benyttet av kommunens IKT-team, og at det finner sted produkt- og fagmøter som det ikke er relevant for sentral innkjøpsfunksjon å delta på. Det er videre opplyst at møtereferater utarbeides av IKT-team og lagres lokalt. I overnevnte møtereferat fremkommer det at kommunen har opplevd gjentatte brudd på avtalte leveringstider, og at det i et tilfelle er varslet bruk av dagbøter. Kontaktperson har deltatt i forbindelse med håndteringen av denne saken, og vedkommende opplyser at IKT-team har fulgt dette tett opp. Det opplyses at leveringsutfordringene har vært relatert til en bestemt produktgruppe, og at etter dette ble løst har leveringspresisjonen vært tilfredsstillende. Kontaktperson opplyser også at de i forkant av prolongeringen har gjennomført en konsekvensutredning og konkludert med at leveringspresisjonen har blitt bedre. I samme møtereferat fremkommer det at leverandør skal lage månedlig rapport på leveringsgrad som skal sendes kommunen innen den 10. hver påfølgende måned. Revisjonen har ikke funnet slike rapporter i dokumentasjonen. Kontaktperson opplyser imidlertid at i de fleste tilfeller har gjennomgang av rapporter foregått i månedlige møter mellom IKT-team og leverandør, men at rapporter har blitt oversendt og lagret lokalt når det ikke har blitt gjennomført møter. Kontaktperson opplyser at det også har blitt gjennomført fakturakontroller.
Oppfølging og kontroll. Oppfølging og kontroll skal skje i henhold til Utenriksdepartementets og Norads håndbøker i tilskuddsforvaltning med de presiseringer som gis i dette ordningsregelverket. Bruk av maler og skjema følger håndboken dersom ikke annet er nevnt. Denne ordningen forvaltes etter forvaltningsregime I, ref. Grant Management Manual. Avtaler inngås som enten ettårige- eller flerårige prosjektavtaler eller som samarbeidsavtaler med mer profesjonelle bistandsaktører. Tilskuddsmottakeren er ansvarlig for forvaltning av tilskudd i samsvar med den inngåtte avtalen. Gjennomføringsansvar og styring av virksomheten skal reguleres i avtale mellom tilskuddsmottakeren og lokal partner. Norad skal føre tilsyn med at organisasjonen oppfyller sine forpliktelser gjennom ulike oppfølgings- og kontrolltiltak som dimensjoneres avhengig av bistandsvirksomhetens risiko og vesentlighet. Paraplyorganisasjoner inngår som en tilskuddsmottaker i kjeden mellom Norad og sluttbruker. De er en sammenslutning av flere underorganisasjoner, organisert og representert gjennom et sekretariat. Norad skal inngå avtale med sekretariatet som kvalitetssikrer og videreformidler tilskuddet til medlemsorganisasjonene. Tilskuddet reguleres i egne avtaler mellom paraplyorganisasjonene og Norad.
Oppfølging og kontroll. Tilskuddet er øremerket den personen kommunen fremmer søknaden for. Tilskuddet skal brukes i samsvar med formål, aktiviteter og størrelse på innvilget tilskudd. Regnskap for innvilget tilskudd må innleveres før neste søknad kan behandles. Ved endring av tiltakene etter innvilget tilskudd må kommunen kontakte IMDi for å få godkjenning av endringene. Tilbakebetaling av tilskudd er aktuelt når regnskapet viser lavere utgifter enn innvilget i tilskudd 2. IMDi vil enten fremme krav om tilbakebetaling eller foreta fratrekk av underforbruket ved neste års tildeling av tilskudd. Refusjon av tilskudd er aktuelt når regnskapet viser høyere utgifter enn innvilget tilskudd 2. Differansen kan utbetales sammen med neste års innvilgelse, eller sendes som egen utbetaling. Avvik mellom innvilget tilskudd 2 og regnskap skal forklares i eget vedlegg. IMDi og Riksrevisjonen kan kontrollere at midlene brukes etter forutsetningene, jf. Stortingets bevilgningsreglement § 10.2.ledd og riksrevisjonsloven § 12,3.ledd.
Oppfølging og kontroll. Barneverntjenesten skal være tilgjengelig for fosterforeldrene og gi nødvendig veiledning. Barneverntjenesten skal bistå fosterforeldrene i kontakten med andre offentlige etater som skole, NAV eller helsemyndigheter. Barneverntjenesten skal hjelpe og støtte fosterbarnet og iverksette de tiltak eller foreta de endringer som til enhver tid viser seg nødvendige. Barneverntjenesten skal føre kontroll med at barnet får god omsorg i fosterhjemmet og at de forutsetninger som ble lagt til grunn for plasseringen blir fulgt opp. Barneverntjenesten skal besøke fosterhjemmet så ofte som nødvendig for å sikre en forsvarlig oppfølging og kontroll med fosterbarnets situasjon. Barneverntjenesten skal som et minimum besøke fosterhjemmet fire ganger i året. I den første fasen etter plassering vil det generelt være behov for en noe tettere oppfølging og kontroll. Det kan også senere oppstå faser hvor det vil være behov for tettere oppfølging, for eksempel ved start på ny skole, i ungdomstiden, ved endringer i barnevernsaken, ved forberedelse til ettervern eller i perioder hvor det oppstår spesielle problemer. Etter at barnet har vært plassert i fosterhjemmet i 2 år kan barneverntjenesten redusere antall besøk til minimum 2 ganger i året. Dette forutsetter at barneverntjenesten har funnet det klart at forholdene i fosterhjemmet er så gode at det ikke er nødvendig med flere besøk for å sikre en forsvarlig oppfølging og kontroll.
Oppfølging og kontroll. Kommunen kan utføre kontroll med at bruk av gategrunnen er i henhold til de tillatelser som er gitt gjennom godkjent varslingsplan. Ved overskridelse av avtalt leietid kan kommunen kreve forhøyet leiesats for den resterende tid.