ANBUDSINNBYDELSE
ANBUDSINNBYDELSE
Rammeavtale
Operasjonell leasing
Leasing av biler til
Levanger kommune og Verdal kommune Frist 14.februar 2014 kl.14,00
1. GENERELT
1.1 Oppdragsgiver
Oppdragsgiver er Innherred samkommune på vegne av kommunene: Levanger og Verdal, heretter kalt oppdragsgiver. Innherred samkommune har en koordinerende oppgave for denne forespørselen.
Forespørselen gjelder operasjonell leasing av ca 77 biler fordelt på
Kat. | Antall | |
1 | Mellomstor personbil, tilsvarende gr C i Avis utleieoversikt for personbiler x) | 13 Derav 1 m/krok |
2 | Stor personbil (familiebil), tilsvarende gr D i Avis utleieoversikt for personbiler x) | 1 |
3 | Personbil, SUV 4x4 gr. J i Xxxx sin utleieoversikt for personbiler Hvitt skilt | 10 Derav 1 med 3 Nøkler Og 1 med krok |
4 | Liten varebil 2 hjulsdrift, («pizzabilstørrelse») med vindu i skyvedør | 6 |
5 | Stasjonsvogn tilsvarende gr. H | 25 Derav 5 m/krok |
6 | 4-hjulstrekkere(4X4) Vindu rundt Varebil (grønt skilt) | 17 Derav 1 m/krok |
7 | El.biler (Kjøpes evt Leases, som oppsjonsmulighet) | 3 |
8 | Varebil(grønt skilt) minimum 5 m3(Beskrivende eksempel: Opel Vivaro | 2 |
Dette antallet kan bli nedjustert med inntil 15 biler. Dette i forhold til evt. utkjøp av allerede leasede biler
Alle biler untatt El.bil, skal være med manuell gearsystem, og være dieseldrevne.
x)= xxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxx/Xxxxxxxxxxx
Oppdragsgiver benytter felles utlysing og har utarbeidet felles konkurransegrunnlag. Det kan inngås avtale med inntil to tilbydere.
1.2 Innlevering
Frist for innlevering av tilbud: Xxxxxx den 14. februar kl. 14.00. Tilbudet leveres skriftlig utfylt i lukket konvolutt til :
Innherred samkommune v/saksbehandler Xxxx Xxxxxxx, økonomienheten. Leveringsadresse: Verdal rådhus, rådhusgt.2, 7650 Verdal.
Eller sendes til: Innherred samkommune Pb 130, 7601 Levanger
Tilbudet merkes: ”Tilbud Leasingbiler”
Tilbudet skal bestå av følgende:
▪ 1 sett i papirformat
▪ 1 sett i kopi
▪ 1 sett elektronisk, enten på USB eller CD.
▪ 1 sett i blendet format
Tilbudet skal m.a.o leveres i 1 offentlig versjon og 1 versjon som er unntatt offentligheten. Tilbudet i offentlig versjon sladdes for drifts- og forretningshemmeligheter av tilbyder.
Tilbudet skal være utformet på norsk.
Hvis post benyttes, er det tilbyders ansvar at tilbudet er oppdragsgiveren i hende innen fastsatt frist.
For sent mottatte anbud vil bli forkastet.
1.3 Avtaleperiode :
Avtaleperiode: F.o.m. våren 2014 og 3 år fremover, med opsjon på ytterligere 1 år.
1.4 Anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse etter del I/ III i Forskrift om offentlige anskaffelser.
Konkurransen er kunngjort i Doffin/TED.
1.5 Opsjon
Oppdragsgiver skal kunne velge å inngå avtaler vedr. nedenfor viste tilleggstjenester. Disse vil ikke være med i vurderingen av tilbudet.
- Oppdragsgiver skal ha opsjon på å forlenge avtalen med + 1 år.
- Kommunaleide og deleide selskaper skal kunne tiltre avtalen
- Det skal være en oppsjonsmulighet til å kjøpe El.biler Denne skal ha 5 seter og ha min. 4 stjerner på Euro NCAP og ha hurtiglading. Hvis avgiftsreglene endres, kan det bli vurdert Leasing
- Bilens pris skal være i henhold til 20.000 km/år. Hvor det vil være naturlig kan prisen fastsettes til 10.000 km/år eller 30.000 km/år. Km lengden pr bil avtales særskilt for den enkelte bil,
- Prisliste for reparasjon av dekk
1.7 Tilbudsåpning
Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Åpningen vil skje like etter anbudsfristen.
1.8 Oppbygging av konkurransegrunnlag
Konkurransegrunnlag Vedlegg 1 Tilbudserklæring
Vedlegg 2 Anbud/tilbudsskjema for hver varegruppe. Vedlegg 3 Kravspesifikasjon til bilene.
Vedlegg 4 Definisjoner av slitasje Vedlegg 5 HMS-egenerkæring
1.9 Tilbudets utforming
Tilbudet skal utformes i henhold til nedenfor viste disposisjon. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet.
• Tilbudserklæring.
o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson.
• Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret.
• MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret.
• HMS-egenerklæring
• Firmaattest.
• Årsoppgjør 2010 og 2011.
• Bekreftelse på at tilbyder har ordnede arbeidsavtaler
• Kort presentasjon av firmaet og salgs-og serviceorganisasjon
• Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene.
• Egenpresentasjon Universell utforming-beskrivelse
• Utfylte prisskjema
• Kontraktforslag
2.0 ANBUDETS OMFANG/SPESIFIKASJONER
2.1 Omfang
Forespørselen omfatter følgende varegrupper: Oppdragsgiver ønsker tilbud på i alt 77 biler.
Kat. | Antall | |
1 | Mellomstor personbil, tilsvarende gr C i Avis | 13 Derav 1 m/krok |
utleieoversikt for personbiler x) | ||
2 | Stor personbil (familiebil), tilsvarende gr D i Avis utleieoversikt for personbiler x) | 1 |
3 | Personbil, SUV 4x4 gr. J i Xxxx sin utleieoversikt for personbiler Hvitt skilt | 10 Derav 1 med 3 Nøkler Og 1 med krok |
4 | Liten varebil 2 hjulsdrift, («pizzabilstørrelse») med vindu i skyvedør | 6 |
5 | Stasjonsvogn tilsvarende gr. H | 25 Derav 5 m/krok |
6 | 4-hjulstrekkere(4X4) Vindu rundt Varebil (grønt skilt) | 17 Derav 1 m/krok |
7 | El.biler (Kjøpes evt. Leases, som oppsjonsmulighet) | 3 |
8 | Varebil(grønt skilt) minimum 5 m3(Beskrivende eksempel: Opel Vivaro | 2 |
Dette antallet kan bli nedjustert med inntil 15 biler. Dette i forhold til evt. utkjøp av allerede leasede biler
x)= xxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxx/Xxxxxxxxxxx
Alle biler untatt El.bil skal være med manuell gearsystem, og være dieseldrevne.
3. RAMMEBETINGELSER
3.1 Anbudets innhold og utforming
Anbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne forespørselen stiller krav om. Mangelfulle anbud vil bli forkastet. Vedlagte skjemaer skal være utfylt.
3.2 Vedståelse
Mottatte anbud må vedstås av tilbyder i 3 måneder fra anbudsfristens utløp.
3.3 Omkostninger
Omkostninger som anbyder pådrar seg ved utarbeidelsen av anbud vil ikke bli refundert av kommunen.
3.4 Antakelse av anbud
Innherred samkommune forbeholder seg retten til å anta helt eller delvis et hvilket som helst anbud, eller forkaste samtlige etter gjeldende regelverk.
3.5 Oppdeling av leveransen
Det vil være anledning til å legge inn anbud på hele eller deler av det behov som er beskrevet i anbudsinnbydelsen. Det vil maks bli to leverandører. Da vil hver bilgruppe bli vurdert hver for seg og satt sammen med de andre kriteriene. De to med flest vektede poeng vil da bli valgt.
3.7 Valg av leverandør- Tildelingskriterier
Ved valg av leverandør vil kommunen velge det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på følgende kriterier:
% | Evalueringspunkt | Nærmere beskrivelse |
50 % | Pris | Månedlig operasjonell leasingpris, biladministrasjon og med tillegg som beskrevet i vedlegg 3, for 20.000 km. Pris for overkjøring/underkjøring vil bli hensyntatt med 1000 km overkjøring og 1000 km. underkjøring. |
30 % | Kjøreopplevelser: - førermiljø og komfort, - brukervennlighet - framkommelighet | - Ergonomisk utforming med tilpasning mange typer brukere i kommunene bl.a sittestilling, gode siktforhold og støynivå - Svingradius, kjøreegenskaper, standard utstyrsnivå antall dører, tilgjengelig ekstrautstyr. Tilstrekkelig bagasjeplass. - Framkommelighet uansett føre og årstid. Tilstrekkelig god bakkeklaring. Prøvekjøring på aktuelle veier med vanskelig framkommelighet vil bli aktuelt. |
20 % | Miljøhensyn | Lavest mulig utslipp av Co2 og NOx. Tilbyder oppgir andel frigjøring av miljøskadelige stoffer. |
Det vil bli valgt maksimum to leverandører
Pris
Leasingpris med alle tillegg av det som er beskrevet, for 20.000 km. vil bli vurdert. Den som får best pris vil få 10 poeng
For 36mnd/30.000km, og 36mnd/90.000km ønskes det pristilbud. Dette blir ikke vektlagt i evalueringen, men vil kun gjøres gjeldende for avtalen.
Den månedlige totalprisen bli vurdert etter forholdsmessig metode: Poengscore=10xPb/Pe der Pe er den prisen som evalueres og Pb er den beste (laveste)pris
Dette vil bli beregnet for inntil 2 leverandører, og satt sammen for en gunstigst totalpris for oppdragsgiver.
Dette blir så vektet med 50%
Kjøreopplevelser
Med kjøreopplevelser vil førermiljø, brukervennlighet og fremkommelighet vurderes
Brukergruppen vil her vurdere innkomne bilforslag. Deretter tildele poeng etter sitt innkjøpsfaglige/fagtekniske vurderinger, da tatt i betraktning ovenfornevnte punkter. Den tilbyders brukergruppe mener er best egnet, vil få 10 poeng, deretter gradert etter gruppens vurderinger. Denne sum vil så bli vektet med 30%
Tilbyder må kunne stille med en demo.bil for utprøving
Miljøhensyn
Den som har lavest utslipp (g/km) vil få 10 poeng
Deretter vil de neste bli vurdert etter forholdsmessig metode:
Poengscore=10xPb/Pe der Pe er det utlippet som evalueres og Pb er den beste (laveste)utslippet
Dette blir så vektet med 20%
Totalvurdering
Den som da får flest vektede poeng vil få kontrakten. Vi skal ha maks to leverandører. Se 3.5
3.8 Forbehold og avvik
Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold.
Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren.
Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises.
4.0 ANBUDETS OMFANG/SPESIFIKASJONER
4.1 Omfang
Det forventes uttak av ca 77 biler. Bilene vil gå ca. 20.000 km i året. Leverandøren kan bytte ut biler i perioden, hvis dette ikke skaper praktiske problemer for kommunen. Det ønskes også pris også på 10.000 og 30.000 km pr år. Km lengden pr bil avtales særskilt for den enkelte bil, Priser for 10.000 km. og 30.000 km kan bli satt inn i kontrakt men vil ikke bli vektlagt i evalueringen
Vedlagt følger anbud/tilbudsskjema - inkl. varespesifikasjon for den enkelte varegruppe, vedlegg 2.
4.2 Priser skal inneholde
I tillegg til kravspekk, vedlegg 3, skal tilbudet inneholde
BILADMINISTRASJON
Biladministrasjon skal inneholde:
* Fakturakontroll av løpende driftskostnader. Tilbyderen påtar seg ansvaret for å betale, postere, kontrollere og viderefakturere samtlige kostnadsfakturaer på innherred samkommunes biler. Drivstoffkortadministrasjon, behandling av statlige avgifter,
bompengeabonnementer, bøter etc. inngår naturlig i standardadministrasjonen. Tilbyderen må derfor redegjøre for sitt kontrollapparat og sine rutiner for bilteknisk kostnadsbehandling, samt sin bilavgiftsmessige og biløkonomiske spisskompetanse. Forhåndsbudsjettering av bilkostnader og løpende sammenligning av budsjetterte mot faktisk påløpte kostnader må tilbys, slik at dette gir et tilstrekkelig godt grunnlag for avviksrapportering og -behandling.
* Kostnadsrapportering Det skal gis oppdatert informasjon om bl.a. biloversikter, samt kostnads- og kjøremønsterutvikling på en enkel og oversiktlig måte.
* Avviksrapportering og avvikshåndtering. Xxxxxxxx rapporterer om avvik og foreslår løpende tiltak for avvikshåndtering, deriblant oppfølging av kjørte kilometer i forhold til avtalt kjørelende.
* Rådgiving. Tilbyder yter aktiv veiledning og rådgivning for valg av bilmodeller, og nyheter/bevegelser på nybilmarkedet. Med til rådgivingsfunksjonen skal også høre vurderinger av lønnsomhet ved alternative kjørelengder og leasing/driftsperioder.
* Bilbrukerinformasjon, -veiledning og – oppfølging. Innherred samkommune gis tilgang til navngitte personer/saksbehandlere som til enhver tid er tilgjengelige for Innherred samkommunes kontaktpersoner og dets bilbrukere. Tilbyderen stiller til Innherred samkommunes rådighet faste kontaktpersoner som er ansvarlige for den daglige oppfølgingen av biler og kommunikasjonen mellom tilbyderen og Innherred samkommunes bilbrukere/kontaktpersoner. Innherred samkommunes faste kontaktperson(er) er ansvarlig(e) for all rapportering og tilbakemeldinger til bilbrukere og øvrige kontaktpersoner hos Innherred samkommune.
Tilbyderen inntar også en aktiv rolle i arbeidet med utarbeidelse av forskjellige bilbrukerinstrukser, og slike instrukser mangfoldiggjøres og legges i hver enkelt bil under administrasjon. I denne instruksen skal navn, direkte telefonnummer og e-mail adressen til teammedlemmene fremkomme. Dersom bilbrukerne har spørsmål vedrørende bil, bruk, service, driftsavbrudd, assistanse etc., skal bilbrukerne kunne kontakte Innherred samkommunes kontaktperson(er) hos tilbyderen direkte.
* Bilbrukerinformasjon, -veiledning – oppstartmøte og oppfølgingsmøter
Hos Innherred samkommune skal det holdes et oppstartsmøte med fokus på bilbruk og skadeforebyggende tiltak og minimum 1 møte til i løpet a perioden. Dette skal dekkes av biladministrasjonskostnade
* Bilbrukerinformasjon, -veiledning –av fagpersonell
Uavhengig vurdering av fagpersonell ved dekkskifter
*Håndtering av skader og mangler utover normal slitasje (påkost- og verditapsprosessen). Slitasjedefinisjoner (definisjoner av normalslitasje og merslitasje) skal være en del av kontrakten og beskrives som eget vedlegg (forslag til slitasjedefinisjoner følger som vedlegg 4 til konkurransegrunnlaget). På tilbakeleveringstidspunktet gjennomføres en fellesbesiktigelse av bilen, og skader, feil og mangler som avdekkes i etter utløpet av leasingperioden skal føres i en protokoll/et skjema som begge parter (en representant for tilbyder og en representant for Innherred samkommune) signerer på. Skader, feil og mangler utover det som kan betegnes som normal slitasje vurderes kostnadsmessig i forhold den reelle verdireduksjonen skaden antas å gi for bilens salgsverdi, og ikke de takserte
reparasjonskostnadene. Xxxxxxxxx forslag til erstatningsbeløp skal presenteres for Innherred samkommune, som på sin side enten aksepterer dette eller fremmer sitt forslag til erstatningsbeløp.
Dersom tilbyder betinger seg bruk av nøytral takstinstans for fastsettelse av erstatning for påført merslitasje, skal denne instansens navn, rolle og mandat beskrives. Dersom eventuell bruk av takstinstans i denne sammenheng medfører kostnadsbelastninger for Innherred samkommune, skal denne kostnaden oppgis.
Tilbudet skal inneholde en oversikt over
overkjøringsgebyr underkjøringskreditt
Dette skal oppgis som en pris pr km
Tilbudene skal videre basere seg på følgende beregningsgrunnlag: Leasingperiode: 36 måneder
Kjørelengde: 20 000 km. pr. år – 60 000 km totalt for leasingperioden
Bilene skal være merket: Verdal kommune og kommunelogo, Levanger kommune med kommunelogo og Innherred samkommune med kommunelogo på begge sider
LEASINGFINANSIERING
Bilene skal leasingfinansieres, og restverdier skal oppgis. Finansieringstilbudet skal inneholde følgende prinsipp:
2.1 Flytende rente
Denne varianten skal baseres på en avtalt margin over 3 mndr. NIBOR som referanserente. For å unngå negative og uheldige utslag ved uro i pengemarkedet, bør rentefastsettelsen baseres på en gjennomsnittsrente. NIBOR-renten på nye og eksisterende kontrakter bør reguleres 4 ganger pr. år på faste datoer. Renten på eksisterende og nye kontrakter bør baseres på gjennomsnittet av NIBOR i de 3 foregående måneder. Denne gjelder så til neste regulering, men marginen vil være den samme og legges på toppen av NIBOR-basisen. Rentemarginen skal baseres på forskuddsvis beregning, og etter prinsippet 360/360 dager.
Rentemarginen skal oppgi i poeng over 3 mndr. NIBOR.
• Prisene skal oppgis i NOK eks. mva. på de vedlagte prisskjemaer (vedlagte prisskjema, vedlegg 2)
• De tilbudte priser på biler, service og deler og lignende skal være faste de 12 første månedene i avtaleperioden.
• Leasingtilbudet skal være basert på den til enhver gjeldene Niborrente med leverandørens påslagsprosent eksplisitt angitt.
• Prisene skal inneholde alle utgifter til egen administrasjon, opplæring, frakt, reiseutgifter, feriepenger, skatter og avgifter, etc.
• Detaljer som er nødvendig for at bilene skal fungere i drift, og som ikke er priset, betraktes som inkludert.
• Tilbud fra leverandøren til andre og/eller gjennomføring av spesielle kampanjer, gitt etter inngåelse av avtalen og som er mer gunstig enn i inngått avtale, skal automatisk gjelde for denne avtalen. Leverandøren er forpliktet til å gjøre slike tilbud kjent for den enkelte virksomhet som omfattes av avtalen.
• Dersom prisene på avtaleprodukter faller i perioden, skal de nye prisene omgående gjøres kjent og gjeldende for Oppdragsgiver. Leverandøren skal holde Oppdragsgiver orientert om prisutviklingen på produktene.
• Tilbudet fra leverandøren skal også inneholde rabatt i % på øvrige bilrelaterte produkter/reservedeler (som ikke er opplistet i oppdragsgivernes kravspesifikasjon). Rabatten skal gis på gjeldende prisliste, som skal vedlegges tilbudet.
• Nye og andre aktuelle produkter (i avtaleperioden) skal ha den samme rabatten som i det inngitte tilbud.
• Timepris for verksted skal oppgis.
Prisendringer
• Ved prisregulering på leasingavtalen skal den til enhver tid gjeldende Niborrenten bli lagt til grunn.
• Prisøkninger skal begrunnes skriftlig minst 3 (tre) måneder før ikrafttredelse, og er ikke gyldig før de er skriftlig godkjent av oppdragsgiver
• Dersom leverandørens produkter får en prisøkning som etter kommunenes vurdering går ut over naturlig sammenlignbare konkurrenters, gir dette grunnlag for reforhandlinger, eventuelt oppsigelse av avtalen.
• Prisendringer skal kun relateres til produktene og kan ikke overstige dokumenterte økninger fra underleverandører. Alle prisendringer skal dokumenteres.
Leveringsbetingelser
• All dokumentasjon og kommunikasjon skal være på NORSK.
• Leveringsbetingelsene er fritt levert den enkelte virksomhet, dvs. DDP i henhold til sist oppdaterte Incoterms. Bilene skal være ferdig fortollet.
• Leverandøren forplikter seg til å levere de produktene avtalen gjelder til beskrevet kvalitet.
• Bilene skal ved levering være ledsaget av nødvendige instruksjoner/deklarasjoner for bruk og vedlikehold og annen informasjon som måtte være avtalt og spesifisert i bestillingen.
• Leverandøren er ansvarlig for at leveransen er i samsvar med bestillingen. Dersom ikke bestilte biler kan fremskaffes til avtalt tid, skal leverandøren i påvente av de avtale biler stille til oppdragsgivers rådighet alternative, egnede biler. Dette skal skje uten ekstra omkostninger for oppdragsgiver. Erstatningsbil må oppfylle de absolutte krav til kvaltiet og sikkerhet som beskrevet i kravspesifikasjonen.
• Alle bestillinger skal ordre bekreftes med leveringstidspunkt.
• Ved avvik på avtalt leveringsdato skal dette varsles omgående når leverandøren får slik informasjon fra importør/produsent.
• Dersom leverandøren forstår eller har grunn til å anta at levering vil bli forsinket, skal det omgående gis skriftlig underretning til den kommune det gjelder om antatt varighet og med begrunnelse for forsinkelsen.
Utfylling av prisskjema:
• Prisskjemaet inneholder et ark pr. bilgruppe som skal tilbys.
• Alle priser oppgis eks mva og inkl. leasingkostnader, biladministrasjon. I prisene skal inngå de krav til bil og utstyr som inngår i Vedlegg 3
Det er kolonne 36mnd/60.000km som blir lagt til grunn for evalueringen.
For kolonner 36mnd/30.000km, og 36mnd/90.000km ønskes det pristilbud. Dette blir ikke vektlagt i evalueringen, men vil kun gjøres gjeldende for avtalen.
I kolonnen opsjonskostnader/ekstrautstyr settes inn priser på ekstrautstyr
4.3 Leveringssted - leveringsopplegg
Fysisk kjøp vil etter inngåelse av en rammeavtale gjøres av det enkelte tjenestested i henhold til rammeavtalens betingelser. Levering anses å ha skjedd når varen er mottatt for godkjennelse på avtalt sted.
4.4 Tilbakelevering av biler ved leie
Restverdirisiko skal ligge hos leverandør.
Tilbyder må redegjøre for vilkårene ved tilbakelevering av biler.
4.5 Endring av oppgitt kjørelengde
Kilometeravstand som avtales for leasingperioden skal ha en toleransegrense på +/-10% før det eventuelt beregnes tilleggsavgift for overkjørte kilometer eller fratrekk for underkjørte km. Tilleggsavgift/fratrekk skal oppgis.
Tilbyder må gi en redegjørelse for praktisering av endringer av oppgitt kjørelengde.
4.6 Fakturering
Det forutsettes minimum kreditt-tid på fakturadato+30 dager.
Det forutsettes at valgte leverandører sender elektroniske fakturer
Innherred samkommune, Verdal kommune, Levanger kommune og Trønderhallen KF har elektronisk behandling av alle inngående fakturaer. For at alle leverandører skal få betaling i rett tid er det viktig at fakturaene er merket riktig.
Uavhengig av leveringsadresser sendes fakturaene hhv. Innherred samkommune, Verdal kommune, Levanger kommune og Trønderhallen Levanger KF til samme fakturaadresse:
Fakturamottak Verdal Postboks 24
7651 Verdal
Faktura bes merket med ansvarsnummer og navn, samt navn på rekvirent/bestiller. Krav til fakturaopplysninger:
· Ansvarsnummer består av 4 siffer
· Bestillende enhets navn/leveringsadresse må påføres fakturaen
· Navn på rekvirent/bestiller skal opplyses
· Bankkonto skal være påført
· Fakturadato
· Forfallsdato
· Fakturanummer
· Spesifisert merverdiavgift
· Organisasjonsnummer
· Spesifikasjon av varer/tjenester
For å sikre rett betaling til riktig tid er det viktig at fakturaen inneholder de opplysninger som er nevnt ovenfor.
For ytterligere spørsmål vedr dette kan vår Xxxxx Xxxxxxxx på tlf. 00000000, kontaktes.
4.7 Universiell utforming
Tilbyder skal vedlegge en orientering om firmaets arbeid med UU
4.8 Viktige datoer
Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:
Aktivitet | Tidspunkt |
Kunngjøring i DOFFIN/TED | 13. des. 2013 |
Frist for å levere tilbud | 14. februar 2014 kl.14,00 |
Tilbudsåpning | 17. februar 2014 kl.09,00 |
Tilbudets vedståelsesfrist | 3 mnd |
Evaluering | Ukene 8, 9, 10 og 11 |
Meddelelse om valg av leverandør | Uke 11 |
Klagefrist | 14 dager |
Kontraktsinngåelse | Uke 13 |
Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende.
4.9 Fordeling av kostnader i kontraktsperioden
Kostnader oppdragsgiver skal dekke utenfor leieprisen:
• Bøter og gebyrer som skyldes forhold hos oppdragsgiver eller noen han svarer for
• Drivstoff
• Vindusspyleveske
• Vindusviskere
• Lyspærer
• Skader og slitasje som skyldes uaktsomhet eller forsett hos bruker
Kostnader leverandøren skal dekke innenfor leieprisen:
• Biladministrasjon
• Serviceettersyn i hht bilfabrikkens forskrifter. Deler, oljeskift og arbeid inkludert.
• Teknisk/mekaniske reparasjoner som bli nødvendig i leietiden som følge av produktfeil eller slitasje. Deler og arbeid inkludert.
• Bytte av dekk hvis dette er nødvendig og som følge av vanlig slitasje. Dette innebærer blant annet at dersom dekket i løpet av leieperioden eller ved innlevering har en ulovlig mønsterdybde i dekket, skal leverandøren dekke utgifter til nytt dekk, forutsatt at det er snakk om slitasje ved normal bruk.
• Ved sessongskifte av dekk forventes det at forhandler møter ved basen og foretar dekkskifte på alle biler. Dette for å minimalisere tidsbruk for oppdragsgiver.
• Bytte av hjul vår og høst ved omlegging til sommerdekk og fra vinterdekk til sommerdekk. Lagring av ikke benyttede hjul. Lagrede hjul skal merkes slik at dekk følger bilen i avtaleperioden.
• Bilene hentes/bringes av leverandøren ved verkstedsbesøk når dette er ønskelig.
• Erstatningsbil(er) holdes til disposisjon av utleier. Erstatningsbil(er) skal benyttes vederlagsfritt av leier ved rutineservice eller nødvendig verkstedsbesøk.
• Leverandøren er ansvarlig for periodisk service og vedlikehold ihht leverandørens serviceprogram for det aktuelle kjøretøy, og tekniske reparasjoner som skyldes normal slitasje ut i fra kjørte kilometer, skal tas fortløpende i leasingperioden etter godkjennelse av oppdragsgiver.
• Tilbyder skal klart og tydelig beskrive garantibestemmelsene og hvilke begrensninger det eventuelt ligger i disse. Garantikrav gjelder både mekanisk og elektronikk.
• Garantikrav for bilene skal være minimum 3 år eller oppgitte kjørelengder i km fra leveringsdato. I garantitiden er tilbyder forpliktet til å rette feil og mangler uten utgifter for oppdragsgiver. Er utbedring ikke foretatt innen rimelig frist, kan det kreves at leverandøren betaler de nødvendige kostnadene ved utbedring utført av tredjepart. Det bes om at lengden på garantien og innholdet beskrives.
• Det skal være erstatningsbil ved f eks verkstedbesøk, i hele avtaleperioden, selv etter garantitidens utløp Bilene hentes og bringes av leverandøren ved verkstedsbesøk, uavhengig av om det er planlagte servicer eller feil på bil som gjør at den må til verksted.
Dette må skje uten at det skjer uakseptabelt tidsavbrudd hos leietaker.
Det skal skisseres akseptabel løsning for redning og reparasjoner utenom vanlig arbeidstid, så som kveld/ natt og helg. Dette gjelder også punktering og behov for dekkskifte.
• Erstatningsbil holdes til disposisjon av utleier om leietaker mener dette er nødvendig også på kveld/natt og helg
• Merking av biler med logoene for Innherred samkommune, Levanger kommune og Verdal kommune.
4.10 Taksering av innleverte leasingbiler
Oppdragsgiver ønsker en ryddig tilbakelevering av biler med restverdi ved endt leasingperiode. Kilometeravstand som avtales for leasingperioden skal ha en toleransegrense på +/-10% før det eventuelt beregnes tilleggsavgift for overkjørte kilometer eller fratrekk for underkjørte km.
Avtalt restverdi skal ha aksept for normal slitasje av bilen. Ved tilbakelevering etter utløpt avtaleperiode skal det ikke kreves dekning av kostnader for utbedringer som defineres innenfor «normal» slitasje. For påviste mangler som defineres under «unormal slitasje» kan det kreves dekket kostnader for utbedringer ved tilbakelevering. Dette skal gjennomføres som følge av takst som er godkjent av partene.
Etter endt taksering skal en representant fra kommunen gjennomgå takseringen med en representant fra leverandøren. Kommunens representant skal godkjenne den enkelte taksering. Taksering og gjennomgang skal skje uten opphold.
Dersom kommunens representant og leverandørens representant ikke blir enige om takseringen, skal en utenforstående takstmann, eks. NAF benyttes. Denne kostnaden belastes leverandør.
4.11 Håndtering av skader og mangler utover normal slitasje
Slitasjedefinisjoner (definisjoner av normalslitasje og merslitasje) skal være en del av kontrakten og beskrives som eget vedlegg (forslag til slitasjedefinisjoner følger som vedlegg 4 til konkurransegrunnlaget). På tilbakeleveringstidspunktet gjennomføres en fellesbesiktigelse av bilen, og skader, feil og mangler som avdekkes i etter utløpet av leasingperioden skal føres i en protokoll/et skjema som begge parter (en representant for tilbyder og en representant for oppdragsgiver) signerer på. Skader, feil og mangler utover det som kan betegnes som normal slitasje vurderes kostnadsmessig i forhold den reelle verdireduksjonen skaden antas å gi for bilens salgsverdi, og ikke de takserte reparasjonskostnadene. Xxxxxxxxx forslag til erstatningsbeløp skal presenteres for oppdragsgiver, som på sin side enten aksepterer dette eller fremmer sitt forslag til erstatningsbeløp.
4.12 Kostnadsfri tidligavvikling/førterminering
Det bes oppgitt hvorvidt det kan tilbys kostnadsfri tidligavvikling/førterminering av enkeltkontrakter på biler, samt hvilke begrensninger eller forutsetninger som legges til grunn for et slikt eventuelt tilbud. Videre skal det gis en pris på en evt. rebudsjettering
4.13 Skader og reparasjoner på biler i avtaleperioden
Reparasjonsarbeider på bilene skal ikke påbegynnes uten at arbeidsomfanget og kostnadene for slikt arbeid er forhåndsgodkjent av oppdragsgivers kontaktpersoner eller den instans som kommunene bemyndiger til å gi slik forhåndsgodkjennelse. Slik forhåndsgodkjennelse gjelder
også rekvirering og montering av deler som tilbyder anser at han ikke skal dekke kostnadene for, altså i denne sammenheng alle kostnader som ikke dekkes av det månedlige leievederlaget. Oppdragsgiver er ikke pliktig til å betale for arbeider som ikke er forhåndsgodkjent.
Dersom det inntreffer større karosserimessige skader på bilen(e) skal oppdragsgiver sørge for at reparasjoner blir iverksatt og utført i h.h.t. godkjente kvalitetsstandarder. Oppdragsgiver ønsker at tilbyder gir tilbud på skadereparasjoner og tilhørende ytelser som f.eks. glasstjenester, men forbeholder seg samtidig retten til å få utført slike reparasjoner på annet skadeverksted dersom dette er mer fordelaktig for oppdragsgiver
5. KVALIFIKASJONSKRAV
5.1 Innledning
Formålet med å stille krav til tilbyderens kvalifikasjoner er å sikre at avtaleleverandøren er i stand til å oppfylle kontrakten i hele perioden. Tilbyder vil bli avvist hvis dokumentasjon viser at dette ikke er sannsynlig. Hvis tilbyderen er klar over at dokumentasjonen som skal leveres etter kvalifikasjonskrava kan gi usikkerhet om hans evne til å oppfylle kontrakten, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet.
5.2 Skatteforhold og HMS
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. | • Skatteattest • Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. |
Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. (gjelder ikke ved vareanskaffelser) | HMS-egenerklæring |
5.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
Krav - eksempler | Dokumentasjonskrav – eksempler |
Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak | - Firmaattest |
5.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling
Krav - eksempler | Dokumentasjonskrav – eksempler |
Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten | Siste årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring |
Bekrefte at tilbyder har ordnede arbeidsavtaler med sine ansatte, og at arbeidstakerne har lønns og arbeidsvilkår jfr pkt 12 i Innkjøpsbetingelser | Bekreftelse på dette vedlegges tilbudet. |
5.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal ha gjennomføringsevne og kapasitet | • Kort presentasjon av firmaet og salgs - og serviceorganisasjon. • Foretakets viktigste leveranser de siste 3 årene inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker med navn og telefonnummer ved eventuell kontakt. Disse kan bli kontaktet |
5.6 UU
Krav | Dokumentasjonskrav |
Universiell utforming | Egenpresentasjon om firmaets universielle utforming |
5.6 Bruk av underleverandører
Dersom tilbyder inkluderer leveranser fra andre leverandører, skal tilbyderen stå ansvarlig for disse når det gjelder oppfylling av kontrakten. Hvilke underleverandører som skal benyttes, skal opplyses i tilbudet. For underleverandørene gjelder samme krav til kvalifikasjoner som for hovedleverandøren.
Følgende skal inn i avtale. Dette forholdet skal bekreftes med en egenerklæring.
Tjenesteyters ansatte, og ansatte hos underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle Kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det
som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke.
Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen.
På Oppdragsgivers forespørsel skal tjenesteyter dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle Kontrakten. Oppdragsgiver har rett til innsyn i relevante dokumenter og rett til å foreta andre undersøkelser som gjør det mulig å gjennomføre nødvendig kontroll med at kravet til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Ved manglende oppfyllelse av dette krav påløper det dagsgebyr à kr 1000 for hver dag inntil Tjenesteyter har gitt informasjon om hvilke lønns- og arbeidsvilkår de ansatte har, og inntil Tjenesteyter har korrigert i forhold til å gi de ansatte riktige lønns- og arbeidsvilkår. Oppdragsgiver kan heve kontrakten dersom dagsgebyr er påløpt i mer enn 12 uker eller Tjenesteyter motsetter seg å bringe forholdet i orden.
Tjenesteyter plikter å ha tilsvarende kontraktsbestemmelser i sine kontrakter med underleverandører, og å gjennomføre nødvendig kontroll for å påse at dette overholdes. Dersom Tjenesteyter ikke etterlever denne plikten, har Xxxxxxxxxxxxx samme rett til å kreve dagsgebyr og heve kontrakten som ovenfor.
7 KONTAKTPERSON
Spørsmål vedrørende anbudsinnbydelsen kan rettes til :
Innherred samkommune
v / Økonomikonsulent Xxxx Xxxxxxx Telefon: 00000000/00000000
Vedlegg:
Vedlegg 1: Tilbudserklæring
Vedlegg 2: Prisskjema for alle kategoriene Vedlegg 3: Kravspesifikasjon
Vedlegg 4 Definisjoner av normalslitasje og merslitasje Vedlegg 5: HMS-erklæring
VEDLEGG 1
TILBUDSERKLÆRING
Undertegnede tilbyr seg å levere varer til Innherred samkommune i samsvar med krav og spesifikasjoner og i henhold til enhetspriser og rabatter vedlagt i tilbudsskjema.
Tilbyders navn og adresse:
Foretaksnr.:
Kontaktperson:
Tlfnr.: e-mail.
Liste over vedlegg:
• Tilbudserklæring.
o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson.
• Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret.
• MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret.
• HMS-egenerklæring
• Firmaattest.
• Årsoppgjør 2010 og 2011.
• Bekreftelse på at tilbyder har ordnede arbeidsavtaler
• Kort presentasjon av firmaet og salgs-og serviceorganisasjon
• Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene.
• Egenpresentasjon Universell utforming-beskrivelse
• Utfylte prisskjema
• Kontraktforslag
• Evt. andre vedlegg:
Underskrift: Sted: Dato:
VEDLEGG 2
2.1 Pris-/kravskjema –gruppe B hos Avis
Det skal fylles ut et skjema for hver biltype/modell – dersom flere modeller tilbys.
FIRMA: Biltype: Modell:
Nr | Tekst | ||
1 | Drivstofforbruk vanlig kjøring | Liter/km | |
2 | CO2-utslipp ved kombinert kjøring | g/km | |
3 | Motorstørrelse | Kwt/hk | |
Bilen/prisen ivaretar alle krav i Vedlegg 3 Ja/Nei | |||
Leasingpris inkl. alle tillegg pr. mnd etter følgende årlige kjørelengder - 36måneder
Bil: | 20.000 | 10.000 | 30.000 | ||
Restverdi: | |||||
Opsjonskostnader/Ekstrautsyr
Bil: | Utstyr: | 20.000 | 10.000 | 30.000 | ||
2.2 Pris-/kravskjema –Gruppe C hos Avis
Det skal fylles ut et skjema for hver biltype/modell – dersom flere modeller tilbys.
FIRMA: Biltype: Modell:
Nr | Tekst | ||
1 | Drivstofforbruk vanlig kjøring | Liter/km | |
2 | CO2-utslipp ved kombinert kjøring | g/km | |
3 | Motorstørrelse | Kwt/hk | |
Bilen/prisen ivaretar alle krav i Vedlegg 3 Ja/Nei | |||
Leasingpris inkl. alle tillegg pr. mnd etter følgende årlige kjørelengder - 36måneder
Bil: | 20.000 | 10.000 | 30.000 | ||
Restverdi: | |||||
Opsjonskostnader/Ekstrautstyr
Bil: | Utstyr: | 20.000 | 10.000 | 30.000 | ||
2.3 Pris-/kravskjema –gruppe D hos Avis
FIRMA: Biltype: Modell:
Nr | Tekst | ||
1 | Drivstofforbruk vanlig kjøring | Liter/km | |
2 | CO2-utslipp ved kombinert kjøring | g/km | |
3 | Motorstørrelse | Kwt/hk | |
Bilen/prisen ivaretar alle krav i Vedlegg 3 Ja/Nei | |||
Leasingpris inkl. alle tillegg pr. mnd etter følgende årlige kjørelengder - 36måneder
Bil: | 20.000 | 10.000 | 30.000 | ||
Restverdi | |||||
Opsjonskostnader/Ekstrautstyr
Bil: | Utstyr: | 20.000 | 10.000 | 30.000 | ||
2.4 Pris-/kravskjema –gruppe H hos Avis
FIRMA: Biltype: Modell:
Nr | Tekst | ||
1 | Drivstofforbruk vanlig kjøring | Liter/km | |
2 | CO2-utslipp ved kombinert kjøring | g/km | |
3 | Motorstørrelse | Kwt/hk | |
Bilen/prisen ivaretar alle krav i Vedlegg 3 Ja/Nei | |||
Leasingpris inkl. alle tillegg pr. mnd etter følgende årlige kjørelengder - 36måneder
Bil: | 20.000 | 10.000 | 30.000 | ||
Restverdi: | |||||
Opsjonskostnader/Ekstrautstyr
Bil: | Utstyr: | 20.000 | 10.000 | 30.000 | ||
2.5 Pris-/kravskjema –El.biler
FIRMA: Biltype: Modell:
Kjøp:
Pris på El bil ekskl. mva, som har 5 seter og har Euro NCAP – min 4 stjerner og inkl sommer og vinterhjul og hurtiglading
Pris:………………………
Evt Leasing:
Leasingpris inkl. alle tillegg pr. mnd etter følgende årlige kjørelengder - 36måneder
Bil: | 20.000 | 10.000 | 30.000 | ||
Restverdi | |||||
2.6 Pris-/kravskjema –4-hjulstrekker (hvitt skilt) Gr. J
FIRMA: Biltype: Modell:
Nr | Tekst | ||
1 | Drivstofforbruk vanlig kjøring | Liter/km | |
2 | CO2-utslipp ved kombinert kjøring | g/km | |
3 | Motorstørrelse | Kwt/hk | |
4 | Lasterom størrelse | m3 | |
Bilen/prisen ivaretar alle krav i Vedlegg 3 Ja/Nei | |||
Leasingpris inkl. alle tillegg pr. mnd etter følgende årlige kjørelengder - 36måneder
Bil: | 20.000 | 10.000 | 30.000 | ||
Restverdi: | |||||
Opsjonskostnader/Ekstrautstyr
Bil: | Utstyr: | 20.000 | 10.000 | 30.000 | ||
2.7 Pris-/kravskjema –Liten varebil, grøn skilt (Pizzabil)
FIRMA: Biltype: Modell:
Nr | Tekst | ||
1 | Drivstofforbruk vanlig kjøring | Liter/km | |
2 | CO2-utslipp ved kombinert kjøring | g/km | |
3 | Motorstørrelse | Kwt/hk | |
4 | Lasterom størrelse | m3 | |
Bilen/prisen ivaretar alle krav i Vedlegg 3 Ja/Nei | |||
Leasingpris inkl. alle tillegg pr. mnd etter følgende årlige kjørelengder - 36måneder
Bil: | 20.000 | 10.000 | 30.000 | ||
Restverdi: | |||||
Opsjonskostnader/Ekstrautstyr
Bil: | Utstyr: | 20.000 | 10.000 | 30.000 | ||
2.8 Pris-/kravskjema –Varebil, grøn skilt min 5 m3, Beskrivelse: som en Opel Vivaro
FIRMA: Biltype: Modell:
Nr | Tekst | ||
1 | Drivstofforbruk vanlig kjøring | Liter/km | |
2 | CO2-utslipp ved kombinert kjøring | g/km | |
3 | Motorstørrelse | Kwt/hk | |
4 | Lasterom størrelse | m3 | |
Bilen/prisen ivaretar alle krav i Vedlegg 3 Ja/Nei | |||
Leasingpris inkl. alle tillegg pr. mnd etter følgende årlige kjørelengder - 36måneder
Bil: | 20.000 | 10.000 | 30.000 | ||
Restverdi: | |||||
Opsjonskostnader/Ekstrautstyr
Bil: | Utstyr: | 20.000 | 10.000 | 30.000 | ||
2.9 Pris-/kravskjema –4-hjulstrekker (grønt skilt) Vindu rundt.
FIRMA: Biltype: Modell:
Nr | Tekst | ||
1 | Drivstofforbruk vanlig kjøring | Liter/km | |
2 | CO2-utslipp ved kombinert kjøring | g/km | |
3 | Motorstørrelse | Kwt/hk | |
4 | Lasterom størrelse | m3 | |
Bilen/prisen ivaretar alle krav i Vedlegg 3 Ja/Nei | |||
Leasingpris inkl. alle tillegg pr. mnd etter følgende årlige kjørelengder - 36måneder
Bil: | 20.000 | 10.000 | 30.000 | ||
Restverdi: | |||||
Opsjonskostnader/Ekstrautstyr
Bil: | Utstyr: | 20.000 | 10.000 | 30.000 | ||
Vedlegg 3 Kravspesifikasjon
Minimumskrav som skal oppfylles.
Oppdragsgiver ønsker tilbud på biler innenfor følgende kategorier:
Kat. | Antall | |
1 | Mellomstor personbil, tilsvarende gr C i Avis utleieoversikt for personbiler x) | 13 Derav 1 m/krok |
2 | Stor personbil (familiebil), tilsvarende gr D i Avis utleieoversikt for personbiler x) | 1 |
3 | Personbil, SUV 4x4 gr. J i Xxxx sin utleieoversikt for personbiler Hvitt skilt | 10 Derav 1 med 3 Nøkler Og 1 med krok |
4 | Liten varebil 2 hjulsdrift, («pizzabilstørrelse») med vindu i skyvedør | 6 |
5 | Stasjonsvogn tilsvarende gr. H | 25 Derav 5 m/krok |
6 | 4-hjulstrekkere(4X4) Vindu rundt Varebil (grønt skilt) | 17 Derav 1 m/krok |
7 | El.biler (Kjøpes/Leases, som oppsjonsmulighet) | 3 |
8 | Varebil(grønt skilt) minimum 5 m3(Beskrivende eksempel: Opel Vivaro | 2 |
Dette antallet kan bli nedjustert med inntil 15 biler. Dette i forhold til evt. utkjøp av allerede leasede biler
x)= xxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxx/Xxxxxxxxxxx
Alle biler untatt El.bil med manuell gearsystem, og være dieseldrevne.
x)= xxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxx/Xxxxxxxxxxx
Oppdragsgiver ønsker opsjon på strømdrevne biler (el-biler). Disse vil bli vurdert leaset hvis de nye reglene vedtas. Bilene skal ha 5 seter, ha Euro NCAP min 4 stjerner og ha hurtiglading
For en liten andel av bilene kan være aktuelt for strømdrevne (el-biler) til bruk ved sentrumsnære enheter. Grunnen til dette er at el-biler kan være med på å redusere hele leasingparkens samlede CO2 utslipp. Leverandør skal opplyse om de har mulighet for å tilby el-biler for leasing/kjøp, med tilhørende betingelser/beskrivelser.
Leverandøren kan samarbeide med en annen leverandør som tilbyr el-biler for at de skal kunne tilby
Oppdragsgiver ønsker pris på El bil ekskl. mva, som har 5 seter og har Euro NCAP – min 4 stjerner og inkl sommer og vinterhjul
Punkt 1 - Generelle minimumskrav til bil:
1.1 Sikkerhet
Oppdragsgiver ønsker tilbud på anvendelige biler av god kvalitet og med høy grad av sikkerhet. Bilene som tilbys og skal være kollisjonstestet ved et anerkjent
testlabratorie og ha minimum 4 stjerner i Euro NCAP eller lignende. Bilene som tilbys skal ha ABS og ESP.
1.2 Miljøkrav
Oppdragsgiver ønsker biler som har lavt forbruk av drivstoff , og biler som slipper ut lite CO2.
1.3 Sikkerhet
og ha minimum 4 stjerner i Euro NCAP eller lignende.
1.3 HMS
Det skal være lett å gå inn og ut av bilen. Bruker/fører skal kunne sette seg inn i bilen og ikke ned i bilen. Bilsete bør være så høyt over bakken at brukerne lett kan stige ut og inn uten å belaste kroppen unødig. Seter bør ha god ergonomi, skal være faste med justeringsmuligheter (minimum ryggjustering, fram/tilbake, opp og ned i høyde ). Seter skal gi god støtte nederst i korsryggen.
Punkt 2 - Krav til utstyr – minimumskrav i alle biler
• Kollisjonsputer for fører og passasjer
• ABS-bremser
• Elektronisk stabilitetsprogram
• Antispinn
• Fjernstyrt sentrallås
• Radio/CD m/blåtann
• Klimaanlegg/AC
• Bilpakke som beskrevet nedenfor i pkt. 4
• Sommer/vinter dekk på felg som beskrevet i pkt. 5
• 2 sett nøkler
• Motorvarmer/Dieselvarmer inkl. tilkoblingsutstyr, klar til bruk av oppdragsgiver
• Kupevarm (kat. 1)
Punkt 3 - Ekstrautstyr som tilvalg
I prisoppsettet skal leverandøren synliggjøre pris for følgende ekstrautstyr. Dette er utstyr som kunden skal kunne bestille som tilvalg. Dersom ekstrautstyret leveres som standard på tilbudte biler, skal leverandøren merke dette som inkludert i pris. Dersom dette ikke kan leveres/monteres, skal dette oppgis. Pris skal oppgis inkl. montering.
• Ryggesensor
• Ekstralys
• Hengerfeste
• Partikkel filter på dieselbiler
• Tilleggsvarmer
Som tilleggsvalg skal det opplyses om priser for nedenfor viste tilleggsvalg.
• Verksted-timepris
• Bilglasstjenester
• Dekk og felgtjenester
• Tillegsutstyr f.eks krok
• Pristilbud på dekk
• Redningspris
• Priser enkle reparasjoner av dekk.
Disse vil bli medtatt i avtalen, men vil ikke bli vurdert i tilbudet.
Bilene skal være utstyrt med sikkerhetsutstyr som følger:
• Førstehjelpsskrin
• Gummimatter til alle sitteplasser
• Isskrape
• Snøkost
• 2 refleksvester.
Punkt 5 - Beskrivelse krav til dekk:
Alle biler skal leveres med to sett dekk. Sommer og vinterhjul skal ha gode egenskaper ihht anerkjente tester. Kunden skal fritt kunne velge mellom piggdekk eller piggfrie vinterdekk.
Punkt 6 - Spesielle krav til biler som brukes av hjemmetjenesten
Mange av bilene vil bli brukt av hjemmetjenester der det ofte er svært korte avstander med mange start og stopp. Samtidig kjøres det ofte i lave hastigheter i tettbygde strøk, noe som gjør at normal arbeidstemperatur på motor ikke alltid oppnås. Det forutsettes at leverandører tilbyr biler som er testet ut til å kunne mestre slike forhold uten at det oppstår negative effekter for bruker i form av skade på bil eller driftsavbrudd på annen måte. Skulle egenskaper med tilbudte biler medføre at en ikke klarer drift under slike forhold, vil dette være grunnlag for å heve dette enkelte avropet. Alle kostnader som oppstår som følge av slike driftsavbrudd, leiebil og finansielle kostnader samt verditap på leieobjektet påligger leverandør. Dette gjelder også for dieselbiler som tilbys.
Punkt 7- Leverandørens ansvar ved leasing/oppdragsgivers minstekrav
Leverandøren bærer alle driftsutgifter, unntatt drivstoff-forbruk. Dette innebærer bl.a. at utleier ved levering og drift av bilene skal forestå følgende kostnader og som skal være priset i leasingprisen:
• Registreringsavgift
• Årsavgift/Veiavgift
• Nødvendig demonstrasjon og opplæring av bilene på brukerstedene
• Levert på brukersted etter nærmere avtale
• Hente bilene på brukerstedene ved opphør av avtalen.
• Leverandøren skal ha ansvar og oversikt over bilparken samt planlegge / organisere alle nødvendige verkstedsbesøk ved service, kontroll, reparasjon og dekkskift. Leverandøren skal bl.a. sikre innkalling, planlegging og organisering av erstatningsbil tilgjengelighet.
• Kontroll av bilene skal skje 2 gang pr. år (for eksempel i forbindelse med dekkskift) og skal resultere utarbeidelsen av en statusrapport for hver bil (inkludert dekkstatus), og hvor bilens generelle tilstand kommenteres. I tillegg skal den halvårlig rapportering inneholde som et minimum en oversikt over bilparken med kjørte km, verkstedsbesøk, skadestatus. Det skal i samarbeid med kommunens kontaktperson for driftsspørsmål, foretas en gjennomgang av statusrapport. Det skal foreslås tiltak for oppnå en bedre utnyttelse av bilparken. Justering av avtalte kjørelengde kan evt. vurderes.
• Bilen skal til enhver tid ha godkjente dekk.
• Utføre hovedrengjøring innvendig og utvendig 2 ganger i året. Dette kan utføres samtidig med dekkskifte evt. service.
Punkt 8 – Krav til service og vedlikehold
Serviceavtale skal omfatte: Fri lånebil v skader og verkstedsbesøk inkl. levering/henting av lånebil/leiebil. Skift og oppbevaring av vinter-/sommerdekk. Gratis dekkskifte i Levanger og Verdal eller henting bilene for dekkskift vår og høst. Normal garantiservice i perioden.
Ved sessongskifte av dekk forventes det at forhandler møter ved basen og foretar dekkskifte på alle biler. Dette for å minimalisere tidsbruk for oppdragsgiver.
Det kreves at leverandøren har eller etablerer stedlig representant som forestår alle deler av oppdraget, og er Leverandørens kontaktpunkt i forhold til alle deler av denne kontrakten.
Leverandøren skal etter egen plan kalle kjøretøy inn til jevnlig service i tråd med bilens serviceintervall. Alle leverandørens kostnader til gjennomføring av vanlig vedlikehold og service i hht. serviceprogram og garanti, skal være inkludert i mnd. leiebeløp.
Ved alle servicer skal leverandør gjennomføre et utvendig/innvendig sikkerhetsmessig ettersyn der en sjekker at bilens sikkerhetsbelter, airbager og dekk er funksjonell og god stand, samt at oljenivå og dekktrykk er riktig.
Leverandøren skal i sitt tilbud påta seg økonomisk og praktisk ansvar for all service og vedlikeholdsarbeid.
Leverandøren skal utføre hovedrengjøring innvendig og utvendig 2 ganger i året. (tas i forbindelse med dekkskift/service etc)
Tilbyder skal tilby en lokal løsning for skifting av lyspærer og vindusviskere.
Oppdragsgivers biler tilknyttet pleie- og omsorgstjenester er vesentlige for å ivareta helse og velferd til pasienter, og skal derfor gis førsteprioritet og forrang fram for alle andre biler ved brå værskifter og snøfall som medfører behov for dekkskifte.
Tilbyder skal beskrive kostnader ved rebudsjettering.
Punkt 9 – Merking av biler
Alle bilene skal være merket med Enten:
Levanger kommune og kommunelogo eller: Verdal kommune og kommunelogo
eller: Innherred samkommune og kommunelogo
Vedlegg 4 Definisjoner av normalslitasje og merslitasje
DEFINISJON AV NORMAL/UNORMAL SLITASJE
1. INTERIØR
Bekledning må opprettholdes på en høy standard som står i forhold til kjøretøyets alder og kilometerstand. Vurderingen av møbeltrekk vil omfatte alle myke deler av bekledningen, inkludert tepper, dashbord, takkledning og dørbekledning.
Akseptabelt:
- Normal slitasje på tepper, bekledning, møbeltrekk etc. som kan renses grundig.
- Svimerker som ikke krever at bekledning må erstattes.
- Reparasjoner på setetrekk/bekledning som ikke er synlig fra 1 meters avstand og som er av høy standard.
Uakseptabelt;
- Brennmerker som trenger gjennom bekledning, setetrekk, takkledning og gulvbelegg etc.
- Permanente flekker eller misfarging som ikke kan fjernes fullstendig.
- Rifter, kutt, sprekker eller hull i møbeltrekk (unntatt hull som skyldes telefonutstyr).
- Mugg eller unormale tilstander som forårsaker ubehagelig lukt.
- Ødelagte eller skadede tetningslister, deksler, instrumentpanel, solskjermer eller takkledning.
2. GLASS
Frontruter og-/eller andre glassdeler som er skadet, må erstattes eller repareres slik at de oppfyller lokale og nasjonale krav.
Akseptabelt:
- Skår i frontruten som er mindre enn 2mm i diameter, og som ligger utenfor vindusviskerområdet for føreren, aksepteres dersom de er innenfor nasjonalt lovfestede grenseverdier og ikke reduserer helhetsinntrykket av kjøretøyet.
- Linser med små skår som ikke reduserer helhetsinntrykket av kjøretøyet, eller påvirker lampens ytelse.
Uakseptabelt:
- Riper og sprekker i glasset.
- Glasserstatninger som ikke oppfyller produsentens spesifikasjoner.
- Skade på baklys.
- Skår som er større enn 2mm og-/eller mer enn 3 skår og-/eller i vindusviskerområdet for føreren.
3. DEKK OG HJUL
Kjøretøyet må leveres tilbake med samsvarende dekk (fabrikat, størrelse, type og stil godkjent av produsenten) og hjul på hver aksel. Reservedekk og hjul må oppfylle produsentens spesifikasjoner.
Akspetabelt:
- Slitasjemerker på sidene av dekkene som kan fjernes på vanlig måte.
- Hjul, pyntelister og spoilere må være i god stand.
- Lett skade på felg, pyntelister eller spoilere er akseptabelt, men kun ett tilfelle på hvert hjul og skaden må være mindre enn 80 mm lang.
- Mønsterdybde på alle hjul må være minst 3 mm langs hele kjøreflaten, eller over nasjonalt lovfestede grenseverdier, avhengig av hvilket mål som er størst.
Uakseptabelt:
- Hjul med uvanlig slitasje som indikerer mulig skade på styring, f.eks. avsmalnende mønsterkanter.
- Slitasjemerker større enn 80 mm og alle flenger eller sprekker i hjul, pyntelister og spoilere aksepteres ikke.
- Dekkside med flenger, kutt, ,rifter eller defekter.
- Hjulkapsler som ikke oppfyller produsentens spesifikasjoner for den bestemte modellen/det bestemte kjøretøyet.
- Hjulkapsler med skadede eller manglende deler.
4. STØTFANGERE OG KAROSSERILISTER
Støtfangere og karosserilister vil være utsatt for en viss grad av slitasje som kan anses som normal.
Akseptabelt:
- Lette riper og-/eller slitasje/lakkflekker som ikke trenger gjennom til grunnmaterialet og som er mindre enn 100 mm (lette riper og/eller lett slitasje aksepteres på ulakkerte deler).
- Mindre skader på gummilister som ikke påvirker utseende på delen på en negativ måte.
- Bulker på èn karosserilist som er mindre enn 30 mm i diameter og som ikke påvirker utseendet på delen på en negativ måte, eller som ikke trenger gjennom til grunnmaterialet – der det er malt.
- To bulker (maks. En på hver støtfanger) som er mindre enn 30 mm I diameter.
Uakseptabelt:
- Flekkete, løse, sprukne, forvrengte, hullete eller delte støtfangere/karosserilister som må byttes ut, plastsveises eller lakkeres
- Riper og-/eller slitasje som trenger gjennom til grunnmaterialet og-/eller er over 100 mm.
- Bulker i karosserilister som er mer enn 30 mm eller som går over mer enn èn karosserilist eller som påvirker utseendet til den delen på en negativ måte.
- Bulker som er mer enn 30 mm i diameter eller mer enn èn bulk pr. støtfanger og-/eller bulker som trenger gjennom grunnmaterialet der det er lakkert.
5. KAROSSERI OG LAKK
- Uriktige eller dårlige reparasjoner aksepteres ikke.
- Alle reparasjoner på lakk må utføres med lakk og reparasjonsmaterialer som er godkjent av fabrikant og i overensstemmelse med fabrikantens reparasjonspraksis.
Akseptabelt:
- Avskallinger som ikke krever omlakkeringer.
- Bulker som ikke er større enn 30 mm i diameter og som ikke krever omlakkering (maks. 3).
- Punktvise reparasjoner kan aksepteres dersom reparasjonene holder høy standard, dvs. at fargen passer, at lakken er jevn I forhold til eksisterende lakk og at reparasjoner ikke er lett synlige når den beskues fra en avstand på 1 meter.
- Lette overflateskrammer som ikke går gjennom det øverste laget med lakk og som kan fjernes ved polering.
- En enkel skramme som krever lakkering pr. kjøretøy som er mindre enn 100 mm (unntatt støtfangere)
Uakseptabelt:
- Tidligere karosserireparasjoner og lakkering aksepteres ikke dersom fargen passer dårlig og dersom det er bølger, merker etter prepareringen, synlig linjer etter overlakkering/maskering på pyntelister/spoilere og-/eller karosseripaneler eller hvis det er for mye ”smuss” i lakken.
- Store mengder avskalling som reduserer helhetsinntrykket dersom dette rettes opp ved hjelp av punktvis lakkering.
- Avskalling som går gjennom lakken og som krever lakkering eller metallarbeid.
- Industrielt/kjemisk avfall, fremmedstoff og-/eller andre former for forurensning som krever omlakkering.
- Hvis det er mer enn 3 bulker og-/eller alle bulker krever omlakkering og-/eller aller bulker er over 30 mm.
- En enkelt skramme som er over 100 mm og som krever omlakkering eller som går over mer enn èn karosseridel.
- Flere enn en skramme som er under 100 mm og som krever omlakkering.
Vedlegg 5. HMS-erklæring
Endret ved forskrift 28 juni 2002 nr. 645 (i kraft 1 juli 2002, tidligere vedlegg 3).
Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet
Denne bekreftelsen gjelder:
Firma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adresse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Postnr./-sted . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Land*
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v.
Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter.
Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet.
Daglig leder | Dato: |
(sign.)
Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.
Representant for de ansatte | Xxxx: |
(sign.)