Redegjørelse etter åpenhetsloven
Redegjørelse etter åpenhetsloven
Oppdatert 29.06.2023
1 INNLEDNING
Åpenhetsloven trådte i kraft 1. juli 2022 og gjelder for virksomheter av en viss størrelse, herunder Helseplattformen AS. I henhold til loven er vi pålagt å gjennomføre aktsomhets- vurderinger om grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet, i vår leverandørkjede og hos våre øvrige forretningspartnere. I denne redegjørelsen beskriver vi vårt arbeid med slike aktsomhetsvurderinger for perioden 1. juli 2022 til 31. desember 2022, og hvordan dette er forankret og fremmet i interne retningslinjer, rutiner og varslingskanaler og klagemekanismer som skal bidra til å avdekke negative innvirkninger på blant annet menneskerettigheter og arbeidsforhold.
2 KONTAKT OG KOMMUNIKASJON
Helseplattformen AS publiserer redegjørelse for aktsomhetsvurderinger offentlig på våre nettsider, xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Redegjørelsen oppdateres senest 30. juni hvert år, og ved vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger. Ved spørsmål til redegjørelsen eller øvrige spørsmål tilknyttet åpenhetsloven, herunder henvendelser etter retten til informasjon i § 6, vennligst kontakt xxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
3 OM SELSKAPETS VIRKSOMHET OG ORGANISERING
Helseplattformen AS ble stiftet den 20. februar 2019 av Helse Midt-Norge RHF. Selskapets formål er å levere og forvalte den felles elektroniske pasientjournalen med pasient- administrativt system til helseforetak, kommuner, fastleger og tilknyttede aktører som tilbyr helsetjenester til befolkningen i Trøndelag og Møre og Romsdal fylker, og som etter lov og forskrift er pålagt å føre elektronisk pasientjournal. Pasientjournalsystemet har navnet "Helseplattformen".
Som leverandør av Helseplattformen følger Helseplattformen AS opp de relevante kontraktene med teknologileverandørene på vegne av helsetjenestene i Midt-Norge. Vi drifter også innbyggerportalen HelsaMi, som er et verktøy for kommunikasjon mellom helsetjenesten og innbyggerne.
Helseplattformen er en regional utprøvingsarena som definert i stortingsmelding nr. 9 (2012- 2013) med overskrift "Én innbygger – én journal" med tre overordnede formål.
Helseplattformen AS sin kjerneoppgave er å tilrettelegge for at disse formålene ivaretas:
• Helsepersonell skal ha enkel og sikker tilgang til pasient- og brukeropplysninger
• Innbyggerne skal ha tilgang på enkle og sikre digitale tjenester
• Data skal være tilgjengelig for kvalitetsforbedring, helseovervåking, styring og forskning
Helseplattformen AS er eid av Helse Midt-Norge RHF som et datterselskap i Helse-MidtNorge foretaksgruppen (konsern), Trondheim kommune og alle andre kommuner som tar i bruk systemet gjennom et offentlig-offentlig samarbeid.
I Helseplattformen AS jobber det omtrent 320 personer, og vi har kontorsteder i Trondheim, Namsos, Levanger, Molde og Ålesund.
4 SAMFUNNSANSVAR OG INTERNE RETNINGSLINJER
Helseplattformen AS leverer en samfunnskritisk tjeneste, og vi jobber aktivt for å oppfylle vårt samfunnsansvar gjennom bærekraftige prioriteringer og beslutninger. Vi ønsker å gjennomføre vårt formål som leverandør av Helseplattformen med positiv påvirkning på alle som berøres, direkte eller indirekte, av vår virksomhet, både regionalt og nasjonalt. Vi bestreber derfor å levere en pålitelig tjeneste og samtidig drive vår virksomhet på etisk og bærekraftig grunnlag.
De overordnede etiske kravene for selskapet er oppstilt i vår "Policy for ansvarlig virksomhet hos Helseplattformen AS", understøttet av "Etiske retningslinjer for Helseplattformen AS".
Dokumentene er forankret i selskapets styre, og kommuniseres til ansatte som også gis relevant opplæring. De etiske retningslinjene stiller blant annet krav til ivaretakelse av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og følges opp og kontrolleres av ansatte i relevante dedikerte roller. Av dokumentene fremgår det også at Helseplattformen AS forplikter seg til å følge internasjonale standarder som OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper, FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter, og ILOs 8 kjernekonvensjoner om arbeidslivet, og at vi skal tilstrebe at våre leverandører og forretningspartnere også gjør det.
Vi har utarbeidet en rutine for etterlevelse av åpenhetsloven som gjelder selskapet. Det innebærer at vi viderefører allerede etablerte prosesser, herunder HMS-rutiner, varslingsrutiner for kritikkverdige forhold og ROS-vurderinger av prosjekter, samt at vi videreutvikler dette ved å introdusere nye prosesser. Rutinen er strukturert etter Forbrukertilsynets veiledning for etterlevelse av åpenhetsloven som vi ønsker å følge. Vi jobber kontinuerlig med å oppdatere og forbedre implementering av interne prosesser knyttet til dette.
Helseplattformen AS har et særlig fokus på oppdateringen av våre prosesser for aktsomhets- vurderinger av leverandørkjeden og forretningspartnere. Prosessene skal videreutvikles kontinuerlig og vi ser blant annet til risikovurderingskriterier som forbrukertilsynet viser til på egne nettsider, herunder DFØs Høyrisikolisten som vist i tabellen under.
Risiko | Vurderingskriterier | Vurderingstema |
Landrisiko | Risiko for brudd på menneskerettigheter Risiko for brudd på anstendige arbeidsforhold |
Produkt- og bransjerisiko | DFØs Høyrisikolisten | Risiko for brudd på menneskerettigheter ved produksjon av bestemte produkter/i bestemte bransjer |
Sykehusinnkjøp HF er innkjøpssentral i henhold til regelverket for offentlige anskaffelser. Helseplattformen AS inviteres i anskaffelse av rammeavtaler som er relevant for selskapet, i tillegg til at Sykehusinnkjøp HF gjennomfører anskaffelser på oppdrag fra Helseplattformen AS. Sykehusinnkjøp HF arbeider etter Policy for samfunnsansvar som bidrar til å ivareta følgende: «Helseforetaket skal sørge for at anskaffelsene skje på korrekt og samfunns- ansvarlig måte. Helseforetaket skal være en pådriver for etisk handel og miljøvennlige innkjøp.»
I denne redegjørelsen er det derfor lagt vekt på anskaffelser som ikke gjennomføres av Sykehusinnkjøp HF, men som gjennomføres i egen regi av Helseplattformen AS. Disse anskaffelsene gjennomføres iht. anskaffelsesregelverket.
Oppsummert har Helseplattformen AS etablert følgende rutiner:
• Våre retningslinjer for ansvarlig næringsliv skal vedlegges alle innkjøp av varer og/eller tjenester.
• Vi stiller kontraktuelle krav til leverandører og forretningspartnere om menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i tråd med virksomhetens innkjøpspolicy, herunder som del av anskaffelsesprosesser.
• ROS-analyser som gjennomføres i forbindelse med inngåelse av avtaler skal ta høyde for anstendige arbeidsforhold.
• Jevnlige statusmøter vil bli avholdt med større leverandører. Hyppigheten skal tilpasses størrelsen på leveransen/avtalen. Arbeidsforhold til innleid personale skal være tema som Helseplattformen AS tar opp og vurderer.
• Ved mistanke om at ansatte hos leverandører ikke arbeider/lever under anstendige arbeidsforhold, herunder ved utbredt bruk av overtid, skal Helseplattformen AS melde bekymringen til leverandør hvis det anses hensiktsmessig for å avhjelpe dette.
I tillegg er vi i prosess med å implementere følgende rutiner:
• Etter avtaleinngåelse gjennomfører vi en innledende screening av leverandører og forretningspartnere basert på relevante kriterier, herunder ITUC Index, Freedom House, og DFØs Høyrisikolisten. Leverandører og forretningspartnere tilknyttet middels eller høy risiko vil bli tilsendt spørreskjemaer for innhenting av ytterligere relevant informasjon.
• Informasjon fra spørreskjemaer skal gjennomgås. Dersom høy risiko for brudd, eller faktiske brudd, avdekkes, skal selskapet vurdere tiltak for å avhjelpe dette, herunder
ved å gå i dialog med evt. leverandør eller forretningspartner, og i ytterste tilfelle vurdere å avslutte kontraktsforholdet.
5 GJENNOMFØRTE AKTSOMHETSVURDERINGER I 2022
5.1 SELSKAPETS LEVERANDØRKJEDE OG FORRETNINGSPARTNERE
Selskapet har omtrent 90 leverandører som følges opp i egenregi. Hovedandelen av disse er lokalisert i Midt-Norge. Enkelte leverandører er lokalisert i andre land, hovedsakelig i Norden og USA. Leverandører av varer og tjenester, der selskapet selv er ansvarlig for anskaffelsen, er fordelt etter følgende type leveranser:
IT: programvare
10 %
3 %
18 %
IT: utstyr
3 %
3 %
Kjøp av mat og drikke
1 % Kontorrekvisita / profilering
5 %
1 %
6 %
5 %
45 %
Leie av lokaler
Lån / finansiering / pensjon Personell / oppdrag Renhold
Støttetjenester
IT: tjeneste
Figur 1: Inndeling av antall leverandører etter type leveranse
Innleie av personell og gjennomføring av enkeltoppdrag
Som vist i figur 1 leverer nær halvparten av alle leverandørene tjenester innen leie av personell eller gjennomføring av enkeltoppdrag. En større andel av disse er kommuner i Midt-Norge, hvor det omhandler innleie av personell til opplæringsformål ved innføring av journalsystemet. For disse er risiko ansett å være lav. På den andre siden er det her flere leverandører som leverer konsulentbistand til enkeltoppdrag eller arbeid over lengre tidsperioder. Enkelte av disse leverandørene har internasjonal virksomhet, og er vurdert til middels risiko.
IT-programvare og IT-tjeneste
En større andel av selskapets leverandører leverer lisenser eller tjenester knyttet til leveranse av IT-programvare og tilsvarende tjenester. Dette omhandler i stor grad selskaper med internasjonal virksomhet, og enkelte av disse er dermed kategorisert som middels risiko.
Resultat av aktsomhetsvurderinger av leverandørkjede og forretningspartnere
Våre gjennomførte vurderinger tilknyttet leverandørkjeden og forretningspartnere resulterte i følgende prosentvise fordeling av antatt risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold:
Prosentvis inndeling i risikoklasser
12 %
40 %
Lav
Middels Høy
48 %
Figur 2: Prosentvis inndeling av leverandører iht. vurdert risikoklasse
For leverandører vurdert til potensiell høy risiko, eller med høy driftsmessig betydning, er det innhentet forpliktelseserklæringer, for å sørge for etterlevelse av FNs menneskerettighetskonvensjoner og ILOs kjernekonvensjoner for arbeidslivet. Det er innhentet forpliktelseserklæringer fra totalt 27 leverandører.
For leverandører som har rammeavtaler gjennom Sykehusinnkjøp AS er det innhentet dokumentasjon på at aktsomhetsvurderinger er gjennomført iht. krav i åpenhetsloven.
Til tross for våre vurderinger av risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er det ikke avdekket faktiske negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold tilknyttet selskapets leverandører av varer og tjenester, verken gjennom egne avtaler eller rammeavtaler gjennom Sykehusinnkjøp HF.
5.2 AKTSOMHETSVURDERING AV EGEN DRIFT
Selskapet har i 2022 vært gjenstand for tilsyn gjennomført av Arbeidstilsynet. Det ble her avdekket utfordringer knyttet til arbeidsbelastning og overtidsbruk.
Selskapet har hatt, og har, stort fokus på kartlegging, risikovurdering og tiltak knyttet til arbeidsmiljø og arbeidsbelastning. Herunder er det etablert et forbedret styringssystem for ivaretakelse av anstendige arbeidsforhold som helse, miljø og sikkerhet.
For øvrig vektlegges ryddige og ordnede forhold i tråd med lovverk, tariffavtaler og interne policies og rammeverk. Dette gjenspeiles blant annet i vår HMS-policy, etiske retningslinjer, personalhåndbok og lønnspolitikk.
Det vises også til selskapets likestillingsredegjørelse.
6 TILTAK OG OPPFØLGING
6.1 TILTAK OVERFOR LEVERANDØRER OG SAMARBEIDSPARTER
Det er ikke funnet faktiske negative konsekvenser tilknyttet selskapets leverandører og samarbeidsparter. Det er derimot identifisert forbedringsområder knyttet til gjennomføring av risikovurderinger og oppfølging av avtaler. Selskapet har derfor iverksatt et arbeid med utdypende aktsomhetsvurderinger av leverandører med høy eller medium risikoklasse, og vil arbeide kontinuerlig med dette i tiden fremover.
Som videre oppfølging av gjennomførte aktsomhetsvurderinger vil selskapet også innhente forpliktelseserklæringer fra leverandører vurdert til lav og middels risiko.
6.2 TILTAK OVERFOR EGEN DRIFT
Basert på de identifiserte utfordringene knyttet til arbeidsbelastning internt i selskapet er det utarbeidet en handlingsplan forankret hos styre og ledelse. Betydelige tiltak er iverksatt, og oppfølging av arbeidstid viser en tydelig forbedring. Det vil jobbes videre med handlingsplanen i 2023 for å sikre en varig endring.
Det er for øvrig etablert et årshjul for å sikre kontinuitet i det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet.
7 SIGNATURER
Trondheim 29.06.2023
Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx | Xxxxxxx Xxxxxxx | Xxxxx Xxxx Xxxxxxxxxx |
Styreleder | Nestleder | Styremedlem |
Xxxxx Xxxxxxxxx | Xxxxx Xxxxxxxxx | Xxxxxx Xxxxxxxxx |
Styremedlem | Styremedlem | Styremedlem |
Xxxx Xxxxxx | Xxxxx Xxxxxxx | Xxxxx Xxxxxxxxx |
Styremedlem | Styremedlem | Styremedlem |
Xxxxx Xxxx | ||
Adm. direktør, konst. |