Bilag 1 - Oppdragsgivers spesifikasjon
Bilag 1 - Oppdragsgivers spesifikasjon
Innholdsfortegnelse
2 Nærmere beskrivelse av leveransen 3 Minimumskrav
Leie og vask av mopper og kluter til Bergen kommune og kommunens samarbeidsparter. Reservert kontrakt jf. FOA § 16-9.
2 Nærmere beskrivelse av leveransen
Oppdragsgiver har begrenset konkurransen til virksomheter eller programmer som har som
hovedformål å integrere funksjonshemmede eller vanskeligstilte personer i arbeidslivet, jf. FOA § 16-9.
Leie og vask av mopper og kluter, inkludert transport og distribusjon av rene produkter til brukersteder samt innhenting av brukte (skitne) produkter fra brukerstedene. Sted for
gjennomføring av oppdraget er Bergen kommune.
Følgende absolutte krav er satt av Oppdragsgiver for leveranser under denne avtalen:
1.0 Generelle krav (Informasjon)
1.1 Reservert kontrakt (Svar er påkrevd)
Kontrakten er reservert til virksomheter eller programmer som har som hovedformål å integrere funksjonshemmede eller vanskeligstilte i arbeidslivet, jf. FOA § 16-9.
Dokumentasjonskrav:
Dokumentasjon gis i form av egenerklæring som lastes oppunder dette kravet. Dette gjelder også for underleverandører.
Det må i tillegg vedlegges opplysninger som underbygger erklæringen.
Oppdragsgiver kan når som helst i kontraktsperioden be om dokumentasjon som gjør det mulig å kontrollere at kravet er oppfylt.
2.0
Vasketemperatur - desinfeksjon (Svar er påkrevd)
Klutene og moppene skal gjennomgå en desinfiserende vaskeprosess. Desinfiserende vask kan oppnås gjennom termisk eller kjemotermisk desinfeksjon. Vaskeriet skal gjennom sin
internkontroll sikre at den desinfiserende vaskeprosessen fungerer til enhver tid.
I Norge er termisk desinfeksjon ved vask av tekstiler definert som minimum 85 grader celcius kontinuerlig i minimum 10 minutter.
Kjemotermisk desinfeksjon av tekstiler er en kombinasjon av kjemisk desinfeksjon og varmedesinfeksjon ved temperatur under 85 grader celcius. Bruk av desinfeksjonsmiddel må være i samsvar med kravet til miljøfyrtårnsertifisering av vaskeriet.
Klutene og moppene som leveres på kontrakten må ihht. datablad tåle vask på 85 grader xxxxxxx,
eller bruk av kjemotermisk desinfeksjon.
Dokumentasjon: Leverandør bes beskrive sin metodikk for å sikre desinfiserende vaskeprosess av kluter og mopper.
3.0
Beskrivelse (Svar er påkrevd)
I avtaleperioden skal leverandør stå for leie og vask av mopper og kluter, inkludert levering av
rene produkter til brukersteder og henting av brukte (skitne) produkter fra brukersteder. Transport til og fra brukerstedene skal være inkludert i tilbudte priser.
Oppdraget gjelder tjenestesteder i Bergen kommune Mopper og kluter eies av leverandør selv.
Estimert antall av ulike produkter baseres på estimert gjennomsnitt årlig forbruk av produkter jf. statistikk.
Priser skal oppgis i pris- og produktskjema i Mercell, pris per stk. Priser inkluderer vask og leie.
4.0
Distribusjon (Svar er påkrevd)
Levering og henting av mopper og kluter, dvs. distribusjon til og fra brukersteder, skal som hovedregel utføres en gang i uke (fast levering 1 gang i uken).
Levering og henting til og fra brukersteder skal utføres på dagtid.
Det kan likevel forekomme behov fra enkelte brukere (leveringssteder) om at leveringsfrekvens blir annerledes, for eksempel annenhver uke, en gang i måneden eller lignende. I så fall avtales leverings- og hentings frekvens med den respektive brukeren og uten tillegg i pris for oppdragsgiver.
Distribusjonen av mopper og kluter skal samkjøres i høyest mulig grad, for å sikre lavest mulig miljøbelastning.
5.0 Leveringsstørrelse og levering av produkter (Svar er påkrevd)
Mopper og kluter leveres til oppdragsgiver i forpakninger på 25 stk.
Mopper og kluter skal leveres tørre og i lukket emballasje (sekker). Emballasjen skal bekostes av leverandør og uten tillegg i pris for oppdragsgiver.
Ved henting kan brukte (skitne) mopper og kluter være våte.
6.0
Kartlegging og leveringsplan (Svar er påkrevd)
Ved oppstart av kontrakten må leverandøren ta kontakt med hvert brukersted for å kartlegge behov. Hvert brukersted må deretter, senest 2 måneder etter avtalens oppstart, få tilsendt en leveringsplan som angir brukerstedets faste bestilling av mopper og kluter, og som viser:
Antall og typer mopper.
Antall og typer kluter og kluter Leveringshyppighet
Dersom det skal beregnes svinn på moppene må det vedlegges en beholdningsoversikt for
moppene, der hvert produkt kunne identifiseres, se punkt 9.2.
Leveringsplanen dokumenteres og oversendes til brukerstedet. Brukerstedene har anledning til å endre sin leveringsplan ved behov.
En samlet leveringsplan for alle brukerstedene oversendes til kontraktsforvalter ved Innkjøp konsern innen 2 måneder etter kontraktens oppstart. Oppdatert leveringsplan skal kunne sendes på forespørsel til kontraktsforvalter også senere i kontraktsperioden.
7.0 Leveringssteder og oppdragsgiverens forbehold (Svar er påkrevd)
Leveringssteder i Bergen kommune er listet opp i vedlegget ''Bilag 1a. Oversikt leveringssteder Bergen kommune" og dette er en oversikt over nåværende leveringssteder.
Det må påregnes mulige endringer, for eksempel på grunn av endringer i organisasjonsstruktur hos oppdragsgiver, slik at noen av leveringssteder uteblir fra avtalen eller at nye leveringssteder etableres samt at eksisterende flyttes til annen lokasjon og adresse.
8.0
Overgangsperiode (Svar er påkrevd)
Ved overgang av avtalen til ny leverandør skal den nye leverandøren samarbeide med utgående leverandør om overgangen, ved at ny leverandør henter inn utgående leverandørs mopper og kluter ved første gangs levering av egne produkter og leverer disse til utgående leverandør.
Førstegangslevering skal fortrinnsvis finne sted ved ordinær forfall og skal – om ikke annet er avtalt – være fullført i løpet av den første måneden av ny avtaleperiode.
Dersom utgående leverandør ønsker å hente egne mopper og kluter selv, må tidspunkt for henting tilpasses slik at enhetenes behov blir dekket til en hver tid.
9.0
Slitasje (Informasjon)
9.1 Utslitte produkter (Svar er påkrevd)
Utslitte mopper og kluter skal på leverandørens initiativ skiftes ut og erstattes med tilsvarende mopper og kluter.
9.2
Unormal slitasje (Svar er påkrevd)
I tilfeller der personer hos oppdragsgiver har forårsaket at mopper og kluter må kasseres på
grunn av unormal bruk, kan erstatning av disse produktene faktureres oppdragsgiver. Eksempel på slik skade er klipping av stoffet. Oppdragsgiver skal betale leverandørens innkjøpspris på de produktene som erstattes på grunn av unormal slitasje.
Dersom et brukersted har flere tilfeller av unormal slitasje enn normalt, eller dersom det oppstår enkelthendelser som gjør at flere produkter må erstattes, skal skadene dokumenteres med bilder.
Bildene sendes på e-post til kontaktperson på brukersted, eller deler gjennom system for beholdningsstyring.
10.0 Svinn og beholdningsstyring (Informasjon)
10.1 Risiko og dekning av svinn på mopper og kluter (Svar er påkrevd)
Leverandør skal være ansvarlig for dekning av svinn på mikrofiberklutene.
For moppene skal leverandøren ha risiko for svinn inntil 2,5% av beholdningen (gjelder pr. 3 mnd.). Svinn over 2,5% (pr. kvartal) må hvert enkelt brukersted betale for (jf. pkt. 9.3). Leverandør må sette inn nye mopper i beholdning som erstatter de tapte produktene.
En forutsetning for at leverandør skal kunne beregne svinn på moppene, er at det er merket opp en beholdning av mopper per brukersted med strekkode eller liknende. Dersom moppene ikke er merket per brukersted, vil svinn på moppene være leverandørs ansvar.
10.2 Beregning av svinn (Svar er påkrevd)
Beholdningen av mopper på hvert enkelt brukersted skal være grunnlaget for beregning av svinn.
Som grunnlag for svinnberegning skal leverandørens leveringsplan for brukerstedet (jf. punkt 6 ovenfor ) vedlegges en beholdningsoversikt som angir hvilke typer mopper og antall som inngår i brukerstedets beholdning, der hvert produkt kan identifiseres. Listen skal også inneholde dato for når produktet ble satt inn i beholdningen. Dersom moppen ikke var ny da den ble satt inn i
beholdningen, skal det angis antall vask produktet hadde vært igjennom før den ble satt inn i beholdningen.
Mopper som ikke har vært registrert inn på vaskeriet i løpet av de siste 3 mnd. før beregningen, blir regnet som svinn.
I etterkant av svinnberegning og erstatning av tapte produkter, skal leverandør sende ut en oppdatert beholdningsliste til brukerstedet.
Når leverandør skal gjennomføre svinnberegning må det enkelte brukerstedet varsles ved e-post til kontaktperson minst 30 dager i forkant av beregningsdatoen. Kontraktsforvalter ved Innkjøp konsern (Bergen kommune) skal informeres om at leverandør skal gjennomføre svinnberegning.
Etter gjennomført beregning, må leverandøren dokumentere hvilke mopper i brukerstedets
beholdning som ikke har vært levert inn på vaskeriet. Dokumentasjonen sendes til kontaktperson ved brukerstedet. Brukerstedet har en frist på 14 dager fra dokumentasjonen er mottatt til å gi en eventuell tilbakemelding på beregningsgrunnlaget. Dersom ingen tilbakemelding gis, ansees
beregningsgrunnlaget som godkjent. Dersom brukerstedet kan vise til feil ved beregningen, eller den ''finner igjen tapte produkt'' i løpet av disse 14 dagene, må leverandøren justere sitt
beregningsgrunnlag. Leverandør kan deretter fakturere svinn.
Senest en måned etter gjennomført svinnberegning, når tapte produkt i beholdningen erstattet, skal leverandør sende ut en oppdatert beholdningsoversikt til brukerstedet.
Dersom leverandøren har en innloggingsløsning / portal der brukerstedene kan logge seg inn og finne informasjon om sin beholdning, er det ikke behov for at leverandøren sender ut
beholdningsstatistikk til brukerstedene.
10.3 Pris ved svinn (Svar er påkrevd)
Oppdragsgiver skal betale leverandørens innkjøpspris på de produktene som erstattes ved svinn. Beløpet skal være fratrukket verdireduksjon som følge av avskrivningstid for det produktet som erstattes.
10.4 Tidspunkt for beregning av svinn (Svar er påkrevd)
Svinnberegning skal foretas hver 3 mnd. Tidspunkt for svinnberegning kan justeres dersom partene kommer til enighet om dette.
11.0 Krav til vaskerier (Svar er påkrevd)
Alle vaskerier som skal brukes må være Miljøfyrtårn sertifisert.
Dokumentasjonskrav: Leverandør må legge ved dokumentasjon som bevis for oppfyllelse av dette kravet (lisens/sertifikat fra Miljøfyrtårn).
12.0 Krav til vaskemidler (Svar er påkrevd)
Alle vaskemidler som leverandør bruker til vask av mopper og kluter på kontrakten skal være sertifisert med EU Ecolabel, Svanemerke eller annet type 1 miljømerke.
13.0 Mopper (Informasjon)
13.1 Type (Svar er påkrevd)
Mopper skal tilbys med ''lomme'' (ikke borrelås).
13.2 Materiale (Svar er påkrevd)
Mopper skal være mikrofiber.
13.3 Krav til miljømerke (Svar er påkrevd)
Mopper skal være Svanemerket eller tilsvarende (andre type 1 miljømerke).
13.4 Dokumentasjon for mopper (Svar er påkrevd)
Leverandør må legge ved produktdatablad og beskrivelse med bilder i PDF format.
14.0 Kluter (Informasjon)
14.1 Dimensjon (Svar er påkrevd)
Dimensjon skal være ca. 40 x 40 cm.
14.2 Farge (Svar er påkrevd)
Kluter skal levers i farger rosa og blå.
14.3 Materiale (Svar er påkrevd)
Kluter skal være mikrofiber.
14.4 Krav til miljømerke (Svar er påkrevd)
Kluter skal være Svanemerket eller tilsvarende (andre type 1 miljømerke).
14.5 Dokumentasjon for kluter (Svar er påkrevd)
Leverandør må legge ved produktdatablad og beskrivelse med bilder i PDF format.