Contract
1. Samhandlingsavtalen og de samhandlende partene
Avtale om elektronisk samhandling (Samhandlingsavtale) er inngått mellom følgende parter:
Virksomhetens navn | Organisasjonsnummer (oppført i ELMA=SMP) | |
Kjøper (avtaleansvarlig) | Helse Sør-Øst RHF | 991324968 |
Tilhørende | Oslo universitetssykehus HF | 993467049 |
virksomheter | Vestre Viken HF | 894166762 |
Sunnaas sykehus HF | 883971752 | |
Sykehuset Innlandet HF | 983971709 | |
Sykehuset Telemark HF | 983975267 | |
Sykehuset Østfold HF | 983971768 | |
Sørlandet sykehus HF | 983975240 | |
Sykehuset i Vestfold HF | 983975259 | |
Sykehusapotekene HF | 992281618 | |
Akershus universitetssykehus HF | 983971636 | |
Sykehuspartner HF | 914637651 | |
Leverandør (avtaleansvarlig) | ||
Eventuelle underleverandører |
Samhandlingsavtalen gjelder for gjennomføring av partenes elektroniske samhandling og har til hensikt å avstemme partenes gjensidige forventninger, og sikre en god fremdrift på implementeringen av e-handelsløsningen.
Dette dokumentet gjelder for følgende faser i anskaffelsesprosessen. Fyll ut hvilke aksesspunkt som skal benyttes for å motta de forskjellige formater:
Ja/Nei | Merknader (se xxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx ) | |
Produktkatalog (oppdragsgiver) | Ja | Amesto Solutions Holding AS |
Ordre (selger) | Ja | |
Ordrebekreftelse (oppdragsgiver) | Ja | Amesto Solutions Holding AS |
EHF Pakkseddel (oppdragsgiver) | Nei | Ikke påkrevd |
Fakturering (oppdragsgiver) | Ja | Amesto Solutions Holding AS |
Partene er innforstått med at tekniske e-handelsløsninger og tjenester inngått med 3. part skal være i henhold til de krav som stilles i denne avtalen.
Hvis det er opprettet en forretningsavtale eller kjøpsavtale mellom partene vil Samhandlings- avtalen utgjøre et vedlegg til den merkantile avtalen, og beskrive vilkårene og betingelsene som skal styre den elektroniske samhandlingen mellom partene. Er det ikke opprettet annen avtale vil Samhandlingsavtalen utgjøre en egen selvstendig avtale. Samhandlingsavtalen inngått med en leverandør kan gjelde også for en eventuelt ny avtale med samme leverandør. En samhandlingsavtale vil dermed kunne gjelde for to eller flere separate avtaler med samme leverandør.
Referanse til den(de) forretningsavtale(r) som samhandlingsavtalen gjelder for
120
Hvis det ikke finnes noe forretningsavtale er gjensidig oppsigelse av samhandlingsavtalen satt til dager.
Endringer til samhandlingsavtalen skal være gjensidig avtalt og dokumentert i en revidert versjon av avtalen. Ønske om eventuelle endringer skal meddeles den annen part skriftlig med 2 måneders varsel. Tilsvar skal gis innen 10 arbeidsdager.
Hvis det er motstrid mellom denne samhandlingsavtale og den/de refererte forretningsavtalen(e)/kjøpsavtalen(e), skal følgende tolkningsprinsipp legges til grunn:
• Det som er avtalt i denne samhandlingsavtalen skal gå foran generelle forretningsvilkår i kjøpsavtalen(e)/forretningsavtalen(e)
Ved manglende oppfølgning eller mislighold av samhandlingsavtalen kan det være aktuelt med sanksjoner der det følger av forretningsavtalen/kjøpsavtalen eller av alminnelige avtalerettslige prinsipper.
Partene skal tilrettelegge sine løsninger for oppstart av elektronisk samhandling. Oppstartdato for elektronisk samhandling iht. denne samhandlingsavtalen skal skje senest 14 kalenderdager etter at karensperioden for første forretningsavtale med HSØ er over.
Alle tidligere samhandlingsavtaler opphører fra samme dato.
Partene har en aktiv opplysningsplikt om forhold som vedrører tilgjengelighet av de tjenester og tekniske løsninger som partene etablerer etter denne avtalen og som påvirker partenes mulighet til å gjennomføre elektronisk samhandling.
Dersom en part forårsaker at det ikke er mulig å gjennomføre elektronisk samhandling i en periode på 14 kalenderdager og dette ikke er avtalt på forhånd, betraktes avtalen som misligholdt.
Henvendelser vedrørende denne samhandlingsavtalen skal rettes skriftlig til:
Kjøper | Leverandør | |
Virksomhetens adresse | Sykehuspartner, Regional økonomi og logistikktjeneste Postboks 3562, 3007 Drammen | |
Hovedkontaktperson Tittel | Xxxxx Xxxxxxxx MDM prosjektleder | |
E-post adresse |
For øvrig henvises til kontaktpersoner angitt i forretningsavtalen mellom partene.
Kjøper | Leverandør | |
Forpliktende underskrift | Helse Sør-Øst RHF | |
Dato og underskrift | 29.05.2019 | |
Tittel | Direktør regnskap og rapportering Helse Sør-Øst RHF | |
Xxxx | Xxxxx Xxxxxx |
2. Meldingsutveksling
Med mindre annet er eksplisitt avtalt i punkt 2.1 og 2.2 skal all utveksling av elektroniske meldinger mellom partene gjøres i henhold til gjeldene EHF formater og formidles til mottaker over EHF transportinfrastruktur (PEPPOL).
Bruk av EHF transportinfrastruktur (EHF) forutsetter at partner er registrert i ELMA eller annen PEPPOL SMP, og at elektroniske meldinger leveres til den adresse som er angitt i PEPPOL SML.
2.1 Alternative meldingsutveksling eller format
Følgende alternative prosess(er) eller formater er avtalt brukt i stedet for eller i tillegg til meldingsutveksling via EHF infrastruktur eller EHF formatet.
Alternativ meldingsutveksling/format | Ja/Nei | Merknader |
Ikke aktuelt | ||
2.2 Informasjonsverdier i elektroniske meldinger
Avtalepartene er enig om at følgende verdier skal benyttes i de elektroniske meldinger som utveksles:
Spesifisering | Kommentar / Referanse / Eksempel |
Identifikasjon av kunde 1. | Organisasjonsnummer |
Identifikasjon av kundeadresse. | |
Identifikasjon av varer og tjenester. | Artikkelnummer |
Ordre/bestillingsreferanse | |
Formater på vedlegg. |
3. Elektronisk produktkatalog
Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF spesifikasjon (Lenke til EHF Katalog veileder) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.
Produktkatalogen skal til enhver tid være oppdatert med korrekt informasjon. For informasjon om krav til korrekt utforming av produktkatalog vises det til HSØ sine logistikkbetingelser og «HSØ Veileder og krav til korrekt Grunndata».
Hvis en ny avtale skal implementeres skal det lages en detaljert, gjensidig akseptert milepælsplan med alle hovedaktiviteter knyttet til implementeringen i henhold til Helse Sør-Øst sine logistikkbetingelser.
4. Bestilling
Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF spesifikasjon (Lenke til EHF Ordre veileder) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.
4_
Ordrebekreftelse skal være sendt av leverandør innen timer etter at bestilling er mottatt.
epostbekreftelse til oppgitt epostreferanse i bestillingen _
Ved bruk av annet format eller transportkanal enn EHF og EHF infrastruktur meddeles ordrebekreftelsen på følgende måte:
4.1 Bruk av bekreftelse med endring
Partene er enig om at Leverandør kan benytte bekreftelser med status «Akseptert med endring» i følgende situasjoner:
Type endring | Ja | Nei |
Endret leveringsdato som gjelder for hele ordren | X | |
Endret leveringsdato for en enkelt varelinje | X | |
Reduksjon i kvantum som leveres | X | |
Erstatningsprodukt | X | |
Endret pris (i de tilfeller man har en avtalefestet variabel pris eller pris er lavere enn avtalepris og med samme eller bedre kvalitet) | X | |
Splitting av leveransen for en eller flere varelinjer over to eller flere leveringsdatoer (restordre) | X | |
Xxxxx xxxxxxxxx (må spesifiseres): | X |
4.2 Presisering av informasjonsinnhold ved bestilling
Hvis spesielle behov skal partene tilrettelegge sine løsninger slik at følgende funksjonalitet er tilgjengelig ved bestilling:
Funksjonalitet i bestilling | Tilleggsinformasjon |
4.3 Kjøpers håndtering av bekreftelse med endring
Et av følgende prinsipp er avtalt for kjøpers behandling av bekreftelser med status «Akseptert med endring»:
Prinsipp | Ja | Nei |
Stilltiende aksept Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” er Leverandørens endringer å betrakte som akseptert av kjøper med mindre kjøper gir leverandør respons innen 1 dag etter mottak av bekreftelsen. | X | |
Kansellering og ny bestilling Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” skal kjøper alltid kansellere bestillingen og eventuelt starte bestillingsprosessen på nytt. | X | |
Endringsordre Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” skal kjøper alltid bekrefte aksept eller avvisning av endringen innen 3 dager etter mottak av bekreftelsen. | X |
5. Forsendelse og varemottak
Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF Pakkseddel spesifikasjon (Lenke til EHF Pakkseddel veileder) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.
6. Fakturering
Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF Faktura spesifikasjon (Lenke til EHF Faktura veileder) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2. Se punkt 8 Nyttige lenker
Presisering av informasjon i faktura | Bruk (ja/nei) | Kommentar |
Ordrereferanse/Ordrenummer | Ja | |
Oppdragsgivers referanse | Ved manglende ordrereferanse/ordrenummer | |
7. Nyttige lenker
Format | Link |
Generell informasjon oppdragsgiver | xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx-xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx |
Generell informasjon leverandør | xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx-xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx |
EHF Katalog | xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx-xxx- bis/ehf-katalog |
EHF Ordre og ordrebekreftelse | xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx-xxx- bis/ehf-ordre-og-ordrebekreftelse |
EHF Pakkseddel | xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx-xxx- bis/ehf-pakkseddel |
EHF Faktura og kreditnota | xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx-xxx- bis/ehf-faktura-og-kreditnota |
EHF infrastruktur PEPPOL | xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxx- infrastruktur-kontraktsoppfolging xxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx_xxxxxxxx/-xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx |
EHF tekniske spesifikasjoner | xxxxx://xxxx.xxxx.xx/xxx/xxxxxxxx/ xxxxx://xxxx.xxxx.xx/xxx-xxx/xxxxxxxx/ |
PEPPOL BIS formater | |
Validator EHF formater | |
Hvem kan motta EHF formatene | |
HSØ logistikkbetingelse | xxxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx |
HSØ veileder og krav til korrekt grunndata | xxxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxxxxxxxxxxxxx/Xxxxxxx%000%00- %20HSØ%20Veileder%20og%20Krav%20til%20Korrekt%20Grunndata.pdf |