Administrative bestemmelser
Varekjøp bilag 3
Administrative bestemmelser
1 Prosjektorganisering
Prosjektet organiseres iht. kravspesifikasjon, tilbud og kontrakt.
2 Leveringsvilkår
Levering skal skje DDP (Incoterms 2010) på leveringssted som angitt under, eller, dersom det er avtalt særskilt, til leveringsstedet som er avtalt for den enkelte leveransen.
3 Leveringssted
Bergen hovedbrannstasjon, Xxxxxxxxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxx
4 Leveringstid
Se bilag 1 punkt 5e
5 Fakturering
Leverandøren skal levere elektronisk faktura til Bergen kommune på Elektronisk handels- format(EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Nærmere beskrivelse av formatet finnes her: xxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxx.
For å kunne levere EHF-faktur til Bergen kommune, må leverandøren inngå avtale med et Aksesspunkt. Nærmere beskrivelse av hvordan komme i gang finnes her: xxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxx/xxxx-xxxxxx-xx-x-xxxx
Fakturaer som ikke har det innhold som fremgår av pkt.5.1. Fakturainnhold ansees som ikke mottatt. Betalingsfrist løper først fra den dato korrekt faktura er mottatt.
5.1 Fakturaformat og innhold
• Elektronisk faktura skal merkes med bestillers navn og fakturabehandlers ressursnummer. Ressursnummeret består av 5 eller 6 siffer, og skal legges i feltet
«Party.Contact.identifier». Det er kun ressursnummeret med numeriske tall som skal være i dette feltet. Bestillers navn skal legges i feltet «xxxxx.xxxxxxx.xxxx
• For innkjøpsordrer som mottas elektronisk fra Bergen kommunes eHandelsløsning (via IBX) skal Bergen kommunes ordrenummer angis i feltet «»Order Reference.identifier». Det samme gjelder innkjøpsordrer på papir som er merket med ordrenummer. For innkjøpsordrer som ikke er merket med oppdragsgivers ordrenummer skal dette feltet vært tomt.
• Organisasjonsnummer til Bergen kommune må være angitt. Bergen kommune er registrert med følgende organisasjonsnummer i ELMA: 964 338 531.
• I de tilfeller følgende organisasjonsenheter er inkludert i leveranseavtalen skal korrekt organisasjonsnummer benyttes:
Organisasjonsenhet | Organisasjonsnummer |
Bergen og Omland havnevesen | 970 970 347 |
Varekjøp bilag 3
Bergen Vann KF | 987 328 096 |
• Kopi av originalfaktura i PDF-format med referanse mellom selve EHF-transen og filen slik den er beskrevet i standarden for EHF-formatet. Vedlegg i andre formater enn PDF blir ikke akseptert. Vedlegget skal være «bakt inn i filen» i følgende felt:
«Invoice.Additional_dokument.Reference, og skal leveres som
<cbc:EmbeddedDocumentBinaryObjekt. PDF skal ha med tagen «Commercial invoice som er det hovedfakturaen skal tagges med når det er vedlegg.
• Kreditnota skal ha oppdragsgivers ressursnummer eller ordrenummer i feltet Party.Contact.Identifier og feltet OrderReference skal være tomt.
• Det skal være minst 10 års intervall hvis leverandør gjenbruker fakturanummer.
For øvrig vises til den tekniske beskrivelsen under:
Felt | Innhold |
Invoice.Additional_dokument.Refe rence | PDF av originalfaktura skal ha med tagen Commercial invoice som er det hovedfakturaen (fakturaforsiden) skal tagges med når det er et vedlegg. Den skal leveres som <cbc:EmbeddedDocumentBinaryObject Det vil si bakt inn i filen og ikke som egen fil i tillegg. |
- Dokument Reference.Identifier | Dokumentnavn <cbc:ID>TBS.20110713.1416013627.pdf</cbc:ID> |
- Dokument Reference.DocumentType | <cbc:DocumentType> Commercial invoice</cbc:DocumentType> |
Invoice.OrderReference | Oppdragsgivers ordrenummer |
- OrderReference | Eks: <cac:OrderReference><cbc:ID>11084022</cbc:ID></ cac:OrderReference> Hvis IKKE det er en innkjøpsfaktura (fra elektronisk bestillingssystem) skal feltet være blankt |
Invoice.Accounting_CustomerParty | |
- Party.Contact.Identifier | Ressursnummer til bestiller Skal kun leveres som et 5 eller 6-sifret nummer. Eks: </cac:PartyLegalEntity><cac:Contact><cbc:ID>9999 9</cbc:ID></cac:Contact> Hvis det er en innkjøpsfaktura kan oppdragsgivers ordrenummer også legges her, da feltet er et må felt |
Invoice.Accounting_CustomerParty - Xxxxx.Xxxxxxx.xxxx | Bestillers navn |
5.2 Feil i fakturaformat
Varekjøp bilag 3
Faktura som har feil eller mangler i forhold til beskrivelsen i 5.1. vil ikke bli betalt, men tilbakemeldt som feil. Leverandør må i slike tilfeller sende ny og korrekt faktura med ny fakturadato og tilsvarende ny forfallsdato. Kreditnota skal i slike tilfeller ikke utstedes/sendes til oppdragsgiver.
6 Godkjente underleverandører
Følgende underleverandører er godkjent av Oppdragsgiveren:
[Fylles ut ved avtaleinngåelse]