ANSVARLIG OG BÆREKRAFTIG INNKJØP – ETISKE KRAV TIL FORRETNINGSPARTNERE
ANSVARLIG OG BÆREKRAFTIG INNKJØP – ETISKE KRAV TIL FORRETNINGSPARTNERE
Følgende krav gjelder for alle forretningspartnere til:
Aspelin Ramm Holding AS, Aspelin Ramm AS og Aspelin Ramm Eiendom AS med kontrollerte datterselskap, heretter samlet betegnet «Aspelin Ramm».
Aspelin Ramm skal være ledende på sikkerhet, helse, arbeidsmiljø (SHA) og bærekraft. For å få til det er vi avhengig av godt samarbeid med våre leverandører, og vi har tydelige forventninger og krav til at våre leverandører deler vårt verdigrunnlag.
Med leverandører menes Aspelin Ramm sine leverandører inkludert eventuelle underleverandører, entreprenører inkludert eventuelle underentreprenører, samt andre relevante samarbeidspartnere.
1 ETTERLEVELSE AV GJELDENDE LOVER OG REGLER
Leverandøren skal etterleve alle gjeldende lover og regler i sin virksomhet i tillegg til kravene i dette dokumentet. I tilfelle avvik mellom lokalt regelverk og kravene i dette dokumentet, er det de strengeste kravene som skal etterleves.
2 GRUNNLEGGENDE MENNESKERETTIGHETER
Leverandøren skal sikre at virksomheten verken direkte eller indirekte bryter grunnleggende menneskerettigheter, slik de fremkommer i internasjonale konvensjoner, og skal arbeide for å forhindre at egen virksomhet kan medføre eller bidra til slike brudd.
3 LIKESTILLING OG MANGFOLD
Aspelin Ramm har nulltoleranse mot diskriminering og trakassering på bakgrunn av kjønn, religion, legning, nasjonalitet mv.
Det skal etableres gode varslingsrutiner for trakasserende oppførsel.
4 KVALITETSSTYRING, MILJØSTYRING OG INTERNKONTROLL
Leverandøren skal dokumentere et kvalitetsstyringssystem i henhold til ISO 9001 eller tilsvarende, og som omfatter tilfredsstillende rutiner for prosesser som omfattes av leveransen, som f.eks. HMS, økonomi, lønns- og arbeidsforhold, kvalitetssikring mv.
Leverandøren skal kunne dokumentere en egen miljøpolicy og et miljøstyringssystem i henhold til ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende, som inkluderer klart definerte miljø- og klimamål for virksomheten og en plan for å oppnå målene. Leverandører med høye ambisjoner for reduksjon av egen miljø- og klimabelastning vil bli foretrukket.
Leverandøren skal gi Aspelin Ramm innsyn i relevante deler av styringssystemene ved etterspørsel.
5 ARBEIDSTAKERRETTIGHETER OG -VILKÅR
Alle ansatte, innleide, ansatte hos underleverandører og selvstendige oppdragstakere skal motta lønn som minimum er i tråd med nasjonale bestemmelser og bransjestandard for minstelønn. Lønnsforhold og utbetaling av lønn skal være skriftlig avtalefestet før arbeidet igangsettes – på et språk som er forståelig for begge parter. Lønn, oppgjør og annen godtgjørelse skal utbetales til den enkeltes konto i bank.
Arbeidstid skal være i tråd med nasjonale bestemmelser og bransjestandard.
Forpliktelser overfor arbeidere, i tråd med internasjonale konvensjoner, nasjonale lover og regler om regulære ansettelser skal ikke omgås gjennom bruk av korttidsengasjementer (som bruk av kontraktsarbeidere, løsarbeidere og dagarbeidere), underkontraktører eller andre arbeidsrelasjoner.
Det skal ikke forekomme noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid. Arbeidere skal ikke måtte levere fra seg identifikasjonspapirer eller betale depositum til arbeidsgiver, og skal fritt kunne avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid.
Arbeidere skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget ønske, og til å forhandle kollektivt. Det skal ikke forekomme represalier eller hindrer fra arbeidsgiver knyttet til dette.
Minstealder for arbeidere skal ikke være mindre enn 15 år, og minstealder skal være i tråd med nasjonal minstealder for ansettelse eller minstealder for obligatorisk skolegang, hvorav høyeste alder er gjeldende. Barn under 18 år skal ikke arbeide nattskift, eller utføre noen type arbeid som vil sette deres sikkerhet, fysiske og/eller mentale helse i fare. Barn har rett til å bli beskyttet mot økonomisk utnytting i arbeid.
Arbeidere skal ikke utsettes for trakassering, fysisk eller psykisk misbruk, eller diskriminering på noe som helst grunnlag.
Innkvartering av personell skal være i samsvar med god bransjestandard med hensyn til plass, hygiene, privatliv og sikkerhet.
I byggeprosjekter skal det kunne dokumenteres at alle som arbeider i prosjektet er dekket av yrkesskadeforsikring.
6 HELSE, MILJØ OG SIKKERHET
Leverandøren skal jobbe systematisk for å ivareta de ansattes helse, arbeidsmiljø og sikkerhet i tråd med gjeldende lover og forskrifter. Nødvendige tiltak skal iverksettes for å forhindre og minimere ulykker og helseskader som resultat av, eller relatert til, forhold på arbeidsplassen. Arbeidere skal ha jevnlig og dokumentert opplæring i helse og sikkerhet, og opplæringen skal gjentas for nyansatte og omplasserte arbeidere. Personlig verneutstyr skal alltid være tilgjengelig og brukes når det foreligger risiko for negativ påvirkninger på arbeidstakerens helse og sikkerhet. Farlige kjemikalier og andre stoffer skal håndteres forsvarlig.
Leverandøren skal ha et godkjent internkontrollsystem (HMS).
I prosjekter der det er utarbeidet en SHA-plan, eller eget SHA/HMS reglement skal dette følges, og følge SHA-koordinatorenes anvisninger.
Alle ansatte i virksomheter som utfører bygge- eller renholdsarbeider på byggeplass skal ha og bære gyldig HMS-kort utstedt av arbeidstilsynet. Byggeplassen skal benytte et godkjent system f.eks. HMSREG til adgangskontroll og loggføring av arbeidene. Aspelin Ramm eller samarbeidspartnere innen SHA skal ha innsynsrett i systemet.
Alle arbeidere skal ha tilgang til rene sanitærfasiliteter og rent drikkevann. Hvis relevant, skal arbeidsgiver også besørge tilgang til fasiliteter for trygg oppbevaring av mat. Hvis arbeidsgiver tilbyr losji, skal dette være rent, sikkert, tilstrekkelig ventilert og med tilgang til rene sanitærfasiliteter og rent drikkevann.
Leverandøren skal rapportere SHA aktiviteter til Aspelin Ramm etter nærmere avtale.
7 KOMPETANSEUTVIKLING – LÆRLINGER, FAGARBEIDERE OG FAST ANSATTE
Aspelin Ramm er opptatt av kompetanseutvikling i den norske bygg- og anleggsbransjen.
Ved utførelsen av kontraktsarbeidet skal leverandøren etter beste evne etterstrebe:
å bruke lærlinger innenfor fagområder med behov for læreplasser
at arbeid innenfor bygg- og anleggsfagene utføres av personer med fagbrev, svennebrev eller dokumentert fagopplæring i henhold til nasjonal fagopplæringslovgivning eller likeverdig utenlandsk fagutdanning
at mesteparten av arbeid innenfor bygg- og anleggsfagene utføres av personer fast ansatt i bedriften.
Leverandøren skal på forespørsel fra Aspelin Ramm redegjøre for sin policy for bruk av lærlinger, fagarbeidere og fast ansatte.
8 PERSONVERN
Leverandøren skal respektere arbeidstakere og tredjeparters personvern, og skal herunder ikke registrere eller overvåke disse uten at det er i overensstemmelse med det aktuelle lands lover. Dersom forretningspartneren også vil behandle personopplysninger på vegne av Aspelin Ramm må det etableres og etterleves en egen databehandleravtale i tråd med norsk personvernlovgivning i forkant av denne informasjonsbehandlingen.
9 MILJØ OG KLIMA
9.1 Generelle krav
Leverandøren skal overholde nasjonal og internasjonal miljølovgivning og –reguleringer, og skal innhente relevante utslippstillatelser. Forretningspartneren skal ha et «føre var-prinsipp» knyttet til forurensning, miljørisiko og andre miljø- og klimautfordringer. I tillegg bør forretningspartneren fremme en ansvarlig miljøpolicy og bidra til utvikling og bruk av miljøvennlig teknologi, herunder minimere sine utslipp og utvikle sin miljø- og klimasatsing. Forretningspartneren skal kontinuerlig jobbe for å redusere energiforbruk og avfall, samt utvise samfunnsansvar i valg av materialer og ved naturinngrep.
Leverandører skal kunne dokumentere kunnskap om og/eller erfaring fra prosjekter med høye miljøambisjoner, og er forpliktet til å sette seg inn i og følge opp gjeldende miljøprogram og miljøoppfølgingsplaner.
9.2 Innkjøp av materialer og produkter
Alle leveranser skal være lovlig og ansvarlig innkjøpt. Materialer produsert av utrydningstruede arter, eller i strid med FNs Barnekonvensjon eller Den Europeiske Menneskerettighetskonvensjonen skal ikke benyttes.
Produkter som inneholder helse- og miljøfarlige stoffer på Miljødirektoratets Prioritetsliste, skal erstattes med alternativer i henhold til Substitusjonsplikten. Eventuelle nødvendige avvik skal forhåndsgodkjennes av byggherre.
Tropisk trevirke skal ikke benyttes.
9.3 Rapportering miljø
Tall på avfallsmengder, avfallssortering, energi og drivstofforbruk og vannforbruk rapporteres til Aspelin Ramm på avtalt skjema.
10 ANSVARLIG FORRETNINGSPRAKSIS
10.1 Ansatte og underentreprenører
Alle utenlandske arbeidstakere skal rapporteres til Skatteetaten etter gjeldende regler. Leverandøren er ansvarlig for at slik registrering skjer i hele leverandørkjeden, og skal på forespørsel dokumentere at rapporteringsplikten er oppfylt. Eventuelt ansvar for skatter og avgifter, gebyrer eller tvangsmulkt ilagt byggherren på grunn av at entreprenøren ikke har overholdt disse pliktene er entreprenørens ansvar og skal betales av entreprenøren.
Alle entreprenører, underentreprenører og leverandører på bygge- og anleggsprosjekter hvor Aspelin Ramm er byggherre skal være registrert i StartBank, og kontraktspartneren til Aspelin Ramm skal dokumentere dette overfor Aspelin Ramm.
Dersom ikke annet er avtalt, skal det ikke være mer enn 1 ledd med underentreprenører under kontraktspartneren. Avvik på dette skal avklares med Aspelin Ramm før oppstart av arbeidene.
10.2 Økonomi, skatt og avgift
Leverandører og underleverandører skal være seriøse og ha en sunn og transparent økonomi. Entreprenøren/leverandøren plikter å ha orden i skatte og avgiftssaker for bedriften. Entreprenøren/leverandøren plikter også å ha kontroll med at egne underentreprenører/leverandører samt eventuelt deres underentreprenører/leverandører har orden i skatte og avgiftssaker.
Økonomiske misligheter som bestikkelser, ulovlig prissamarbeid, hvitvasking, urimelige forsinkelser av lønnsutbetaling og betaling til underleverandører o.l. skal ikke forekomme.
10.3 Lojalitet, habilitet og interessekonflikt
Alle Aspelin Ramm sine leverandører skal opptre slik at de ikke svekker Xxxxxxx Xxxx sin tillit og omdømme.
Dersom personlig interesse kan oppfattes å påvirke avgjørelsen i en sak man har ansvar for, skal overordnet kontaktes slik at man kan bli løst fra den aktuelle oppgave.
Kontantbetaling aksepteres ikke brukt i noen del av leverandørkjeden, alle transaksjoner skal gjøres gjennom bank.
10.4 Varslingsrutiner
Kritikkverdige forhold og mistanke om brudd på noen av nevnte retningslinjer skal uten unødig opphold varsles til Byggherres kontaktperson eller dens overordnede. Dette gjelder uavhengig av om bruddet er i egen virksomhet, hos leverandører, underleverandører eller hos Aspelin Ramm.
11 INNSYNSRETT OG RAPPORTERING
Aspelin Ramm, eller en bemyndiget tredjepart, skal ha rett til innsyn i forretningspartnerens systemer, rutiner og aktiviteter som er forbundet med forretningspartnerens oppfyllelse av kontrakten. Innsynsretten omfatter blant annet annonsert og uannonsert revisjon og verifikasjon inklusive intervjuer, inspeksjon, kontroll og dokumentgjennomgåelse.
12 KONSEKVENSER VED BRUDD
Kritikkverdige forhold skal rettes opp innen rimelig tid og uten kostnad for Aspelin Ramm.
Xxxxx brudd på retningslinjene beskrevet over gir Aspelin Ramm rett til å terminere avtalen.
13 AKSEPT OG EGENERKLÆRING
Jeg bekrefter herved at jeg har lest og forstått innholdet i «Ansvarlig og bærekraftig innkjøp - etiske krav til forretningspartnere» inkludert ev. vedlegg. Jeg bekrefter også at jeg er autorisert til å signere og akseptere kravene i dette dokumentet på vegne av mitt selskap (forretningspartner).
På vegne av forretningspartneren bekrefter jeg at:
|
|
Følgende vedlegg er gjeldende for denne kontrakten (kryss av): ☐ Detaljerte krav for lønns- og ansettelsesvilkår til forretningspartnere innen bygg-, anleggs- og tjenestekontrakter ☐ Seriøsitetsbestemmelser for bygg- og anleggskontrakter |
|
Navn på forretningspartner (blokkbokstaver): |
|
Adresse: |
|
Navn på representant for forretningspartneren (blokkbokstaver): |
|
Underskrift: |
Dato og sted:
|
|
Side: 6 av 5 |