Avtale om elektronisk samhandling

Avtale om elektronisk samhandling

1. Samhandlingsavtalen og de samhandlende partene

Avtale om elektronisk samhandling (Samhandlingsavtale) er inngått mellom følgende parter:

	Virksomhetens navn	Organisasjonsnummer (oppført i ELMA=SMP)
Kjøper (avtaleansvarlig)	Helse Vest RHF	983658725
Tilhørende virksomheter	Helse Bergen	983974724
	Helse Fonna	983974694
	Helse Førde	983974732
	Helse Stavanger	983974678
	Helse Vest IKT	987601787
	Sjukehusapoteka Vest	983974716
Leverandør (avtaleansvarlig)
Eventuelle underleverandører

Samhandlingsavtalen gjelder for gjennomføring av partenes elektroniske samhandling og har til hensikt å avstemme partenes gjensidige forventninger, og sikre en god fremdrift på

implementeringen av e-handelsløsningen.

Dette dokumentet gjelder for følgende faser i anskaffelsesprosessen.

	Ja/Nei	Merknader
Produktkatalog (oppdragsgiver)	Xx
Ordre (selger)	Ja
Ordrebekreftelse (oppdragsgiver)	Ja
EHF Pakkseddel (oppdragsgiver)	Nei	EHF pakkseddel er planlagt som utvekslingsformat i framtiden
Fakturering (oppdragsgiver)	Xx

Partene er innforstått med at tekniske e-handelsløsninger og tjenester inngått med 3. part skal være i henhold til de krav som stilles i denne avtalen.

Hvis det er opprettet en forretningsavtale eller kjøpsavtale mellom partene vil Samhandlings-avtalen utgjøre et vedlegg til den merkantile avtalen, og beskrive vilkårene og betingelsene som skal styre den elektroniske samhandlingen mellom partene. Er det ikke opprettet annen avtale vil

Samhandlingsavtalen utgjøre en egen selvstendig avtale. Samhandlingsavtalen inngått med en

leverandør kan gjelde også for en eventuelt ny avtale med samme leverandør. En samhandlingsavtale vil dermed kunne gjelde for to eller flere separate avtaler med samme leverandør.

Referanse til den(de) forretningsavtale(r) som samhandlingsavtalen gjelder for Samhandlingsavtale gjelder generelt for periode leverandøren leverer varer og/eller tjenester til en eller flere av Helse Vest sine virksomheter.

Dokumentnr.:	SUS2023-IO-9801-KONT-SP-0015	Revisjon: 01	Dato:	30.06.2020
Tittel: Kontrakt:	Vedlegg 1.8 Samhandlingsavtale IO-9801 - Felles Prøvemottak		Side:	2 av 26

120

Hvis det ikke finnes noe forretningsavtale er gjensidig oppsigelse av samhandlingsavtalen satt til dager.

Endringer til samhandlingsavtalen skal være gjensidig avtalt og dokumentert i en revidert versjon av

3

avtalen. Ønske om eventuelle endringer skal meddeles den annen part skriftlig med varsel. Tilsvar skal gis innen 10 arbeidsdager.

Hvis det er motstrid mellom denne samhandlingsavtale og den/de refererte

forretningsavtalen(e)/kjøpsavtalen(e), skal følgende tolkningsprinsipp legges til grunn:

måneders

• Det som er avtalt i denne samhandlingsavtalen skal gå foran generelle forretningsvilkår i kjøpsavtalen(e)/forretningsavtalen(e)

Ved manglende oppfølgning eller mislighold av samhandlingsavtalen kan det være aktuelt med sanksjoner der det følger av forretningsavtalen/kjøpsavtalen eller av alminnelige avtalerettslige prinsipper.

xx.xx. åååå

Partene skal tilrettelegge sine løsninger for oppstart av elektronisk samhandling. Oppstartdato for elektronisk samhandling iht. denne samhandlingsavtalen skal skje senest fra:

Alle tidligere samhandlingsavtaler opphører fra samme dato.

Partene har en aktiv opplysningsplikt om forhold som vedrører tilgjengelighet av de tjenester og

tekniske løsninger som partene etablerer etter denne avtalen og som påvirker partenes mulighet til å gjennomføre elektronisk samhandling.

30

Dersom en part forårsaker at det ikke er mulig å gjennomføre elektronisk samhandling i en periode på og dette ikke er avtalt på forhånd, betraktes avtalen som misligholdt.

Henvendelser vedrørende denne samhandlingsavtalen skal rettes skriftlig til:

	Kjøper	Leverandør
Virksomhetens adresse	Helse Xxxx XXX Xxxxxx xxxx 000 0000 Xxxxxx
Hovedkontaktperson Tittel	Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Koordinator
E-post adresse	ehandel@helse-vest- xxxxxxx.xx

For øvrig henvises til kontaktpersoner angitt i den til forretningsavtalen mellom partene.

	Kjøper	Leverandør
Forpliktende underskrift
Dato for underskrift
Tittel	Divisjonsdirektør
Xxxx	Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxx

2. Meldingsutveksling

Dokumentnr.:	SUS2023-IO-9801-KONT-SP-0015	Revisjon: 01	Dato:	30.06.2020
Tittel: Kontrakt:	Vedlegg 1.8 Samhandlingsavtale IO-9801 - Felles Prøvemottak		Side:	3 av 26

Med mindre annet er eksplisitt avtalt i punkt 2.1 og 2.2 skal all utveksling av elektroniske meldinger mellom partene gjøres i henhold til gjeldene EHF formater og formidles til mottaker over EHF

transportinfrastruktur (PEPPOL).

Bruk av EHF transportinfrastruktur (EHF) forutsetter at partner er registrert i ELMA eller annen PEPPOL SMP, og at elektroniske meldinger leveres til den adresse som er angitt i PEPPOL SML.

2.1. Alternativ meldingsutveksling eller format

Følgende alternative prosess(er) eller formater er avtalt brukt i stedet for eller i tillegg til meldingsutveksling via EHF infrastruktur eller EHF formatet.

Alternativ meldingsutveksling/format	Ja/Nei	Merknader
Ehandelsplattformen/Tradeshift (IBX)	Ja	Leverandøren kan bruke ehandelsplattformen til det blir avtalt å bytte sendemåte. Dette er beskrevet nærmere i vedlegg i samhandelsavtale versjon 2.5 som er vedlagt.

2.2. Informasjonsverdier i elektroniske meldinger

Avtalepartene er enig om at følgende verdier skal benyttes i de elektroniske meldinger som utveksles:

Spesifisering	Kommentar / Referanse / Eksempel
Identifikasjon av kunde1.	Organisasjonsnummer
Identifikasjon av kundeadresse.	GLN
Identifikasjon av varer og tjenester.	Felles varekatalog – bruk av samme varekode og enhet må gjennomføres i hele elektroniske prosessen fra varekatalog – orderbekreftelse – faktura.
Ordre/bestillingsreferanse	Kundens bestillingsreferanse
Rammeavtale.	Kundens kontraktsnummer
Formater på vedlegg.	Det av de anbefalte formatene definert av EHF

3. Elektronisk produktkatalog

Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF spesifikasjon (Lenke til EHF Katalog veileder) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.

Produktkatalogen skal oppdateres etter avtale og/eller ved behov.

Dokumentnr.:	SUS2023-IO-9801-KONT-SP-0015	Revisjon: 01	Dato:	30.06.2020
Tittel: Kontrakt:	Vedlegg 1.8 Samhandlingsavtale IO-9801 - Felles Prøvemottak		Side:	4 av 26

Godkjenning av EHF Katalog

Det er viktig at oppdragsgiver og leverandør er koordinert på tidspunktet (fast dato eller prosesstid) priser skal være tilgjengelig for bestiller. Dette for at ordre, vare og pris fra katalog, er den samme som leverandør har i sitt eget system så faktura kan sammenlignes med ordre hos oppdragsgiver.

Prosess	Mottatt oppdragsgiver	Tilgjengelig bestiller
Ny katalog	10 virkedager før oppstart av ny avtale	Oppstartdato
Oppdatering av katalog	10 virkedager før endring/oppdatering gjennomføres	10 virkedager etter mottak av katalog.

3.1. Krav til kvalitet i visse katalog felt

Følgende krav stilles til kvalitet i den produktkatalogen som leverandør til enhver tid gjør tilgjengelig for kjøper. Ved at felt i matrisen fylles ut er det implisitt at disse felter fylles ut i katalog.

Vurderingsparameter		Krav til poengsum (0-5) 1
A	Produktnavn	5
B	Produktbeskrivelse	4
C	Bilder	5
D	Kategorisering (UNSPSC) 2	5
E	Synonymer / nøkkelord	4
F	Produktidentitet 3	5
G	Vedlegg	5

1 Kravmatrise se avsnitt 7.

2 Kategorisering av varer og tjenester i henhold til enhver tid gjeldende UNSPSC versjon. Det er

viktig at leverandør knytter sine varer og tjenester mot riktig kode på det laveste nivå hvis mulig (nivå 4). For mer informasjon: xxxx://xxx.xx0.xx/xxxxxx

3 Med produktidentitet menes produsentens navn og artikkelnummer, i tillegg til leverandørens artikkelnummer.

3.2. Innhold katalog

Feltnavn er i henhold til EHF Katalogformatet. Katalog veileder er hovedkilden for korrekt informasjon. Samhandlingsavtalen har til hensikt å hjelpe aktørene om å ha felles forståelse av de felter som skal benyttes i katalog. Denne tabellen må derfor ikke ansees som uttømmende.

Katalogfelt	Bruk (ja/nei)	Kommentar
Katalognummer/navn	Xx
Katalog språk	Ja
Aksjonskode	Ja	.
Datofelter	Ja

Dokumentnr.:	SUS2023-IO-9801-KONT-SP-0015	Revisjon:	01	Dato:	30.06.2020
Tittel: Kontrakt:	Vedlegg 1.8 Samhandlingsavtale IO-9801 - Felles Prøvemottak			Side:	5 av 26

Avtalenummer	Ja	En avtale per katalog Helse Vest avtalenummer
Aktøridentifikasjon	Ja	.
Mailadresse katalogansvarlig leverandør	Ja	.
Identifikator	Xx
Bestillbarindikator	Ja	.
Bestillingsenhet	Xx	.
Prisbeløp	Ja
Valuta	Ja	. Valuta avtalt i kontrakt
Leverandørens artikkelnummer	Ja
UNSPSC + kodeverdi	Ja	.
Produktnavn	Xx
MVA sats	Ja	.
Produktbeskrivelse	Ja
Nøkkelord	Ja
Produsent navn og varenummer1	Ja	.Ønskelig med GTIN. Vil etter hvert bli obligatorisk
Opprinnelsesland (landkode)	Ja	.
Farlig gods/Risikoprodukter	Ja
HMS datablad	Ja	.
Miljø, sosialt ansvarsmerker	Ja	.
Pakningsnivå	Ja	.
Pakningsenhet og kvantum	Ja
Ledetid	Ja
Farlig gods	Ja	.
Minste ordrestørrelse	Ja
Bilde	Ja	.

4. Bestilling

Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF spesifikasjon (Lenke til EHF Ordre veileder) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.

5

Ordrebekreftelse skal være sendt av leverandør innen timer etter at bestilling er mottatt. Ved

bruk av annet format eller transportkanal enn EHF og EHF infrastruktur meddeles ordrebekreftelsen

på følgende måte:

epostbekreftelse til oppgitt epostreferanse i bestillingen  

4.1. Bruk av bekreftelse ved endring

Dokumentnr.:	SUS2023-IO-9801-KONT-SP-0015	Revisjon: 01	Dato:	30.06.2020
Tittel: Kontrakt:	Vedlegg 1.8 Samhandlingsavtale IO-9801 - Felles Prøvemottak		Side:	6 av 26

Partene er enig om at Leverandør kan benytte bekreftelser med status «Akseptert med endring» i følgende situasjoner:

Type endring	Ja	Nei
Endret leveringsdato som gjelder for hele ordren	x
Endret leveringsdato for en enkelt varelinje	x
Reduksjon i kvantum som leveres	x
Erstatningsprodukt		x
Endret pris (i de tilfeller man har en avtalefestet variabel pris eller pris er lavere enn avtalepris og med samme eller bedre kvalitet)		x
Splitting av leveransen for en eller flere varelinjer over to eller flere leveringsdatoer (restordre)	x
Andre endringer (må spesifiseres):

4.2. Presisering av informasjonsinnhold ved bestilling

Hvis spesielle behov skal partene tilrettelegge sine løsninger slik at følgende funksjonalitet er tilgjengelig ved bestilling:

Funksjonalitet i bestilling Tilleggsinformasjon

4.3. Kjøpers håndtering av bekreftelse med endring

Et av følgende prinsipp er avtalt for kjøpers behandling av bekreftelser med status «Akseptert med endring»:

Prinsipp	Ja	Nei
Stilltiende aksept Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” er Leverandørens endringer å betrakte som akseptert av kjøper med mindre kjøper gir leverandør respons innen 1 dag etter mottak av bekreftelsen.	x
Kansellering og ny bestilling Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” skal kjøper alltid kansellere bestillingen og eventuelt starte bestillingsprosessen på nytt.		x
Endringsordre Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” skal kjøper alltid bekrefte aksept eller avvisning av endringen innen XX dager etter mottak av bekreftelsen.		x

5. Forsendelse og varemottak

Dokumentnr.:	SUS2023-IO-9801-KONT-SP-0015	Revisjon: 01	Dato:	30.06.2020
Tittel: Kontrakt:	Vedlegg 1.8 Samhandlingsavtale IO-9801 - Felles Prøvemottak		Side:	7 av 26

Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF Pakkseddel spesifikasjon (Lenke til EHF Pakkseddel veileder) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2.

6. Fakturering

Meldingsutveksling og informasjonsinnhold i de enkelte meldinger skal være i henhold til gjeldende EHF Faktura spesifikasjon (Lenke til EHF Faktura veileder) og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML) med mindre annet er avtalt i punkt 2. Se punkt 8 «Nyttige lenker»

Presisering av informasjon i faktura	Bruk (ja/nei)	Kommentar
Ordrereferanse/Ordrenummer	Ja	Kundens ordrereferanse er obligatorisk. Uten denne referanse vil faktura ikke behandles.
Oppdragsgivers referanse	Nei	Ved manglende ordrereferanse/ordrenummer

7. Kvalitetsparametere for produktkatalog

Nedenstående kvalitetsparameterne skal hjelpe Kjøper å sette krav til Leverandør for ønsket kvalitet i den elektroniske katalogen. Dette for å øke innkjøpsopplevelsen og søkbarhet i innkjøpssystemet for sluttbruker for derigjennom øke avtalelojalitet, anbefales høyest mulig poengskår. Tallverdi fylles inn i avsnitt for produktkatalog ref. kapittel 3.1.

Attributt	Ver di	Kriterier
A - Produkt- navn	0	Artikkelnummer, typebetegnelse eller lignende brukes som artikkelnavn. Ingen informasjon om produkttype.
	1	Nøkkelterminologi er forkortet. Viktig produktinformasjon savnes (for eksempel produsent/modell). Artikkelnavnet er ikke unikt.
	2	Se verdi 1. Artikkelnavnene er unike.
	3	Artikkelnavnet er unikt og beskrivende, men ikke rasjonalisert (se verdi 4). Ingen forkortede nøkkeltermer.
	4	Rasjonaliserte artikkelnavn ifølge anbefalt syntaks-> (Type av produkt - merke / modell - nøkkelattributt). Unike navn. Ingen forkortede nøkkeltermer.
	5	Se verdi 4. Konvensjonelle navn og termer brukes (brukervennlige, enkle å forstå for alle sluttbrukere).
B - Produkt- beskrivels e	0	Produktbeskrivelsene er kortere og mindre utførlige enn artikkelnavnet. Produktbeskrivelser savnes.
	1	Produktbeskrivelse = Artikkelnavnet
	2	Viktig informasjon savnes (for eksempel minnet til en PC)
	3	Produktenes formål og egenskaper er beskrevet. Nøkkeltermer er forkortet.
	4	Utførlige beskrivelser med all vital produktinformasjon. Ingen forkortede nøkkeltermer.

Dokumentnr.:	SUS2023-IO-9801-KONT-SP-0015	Revisjon: 01	Dato:	30.06.2020
Tittel: Kontrakt:	Vedlegg 1.8 Samhandlingsavtale IO-9801 - Felles Prøvemottak		Side:	8 av 26

	5	Saklig informasjon som beskriver produktenes formål og egenskaper. Ingen unødig reklame eller irrelevant informasjon. (Alle produkter har en produktbeskrivelse)
C - Bilder	0	Mindre enn 15 % av samtlige artikler har bildelenker
	1	Minst 15 % av samtlige artikler har bildelenker
	2	25 % av samtlige artikler har bildelenker
	3	50 % av samtlige artikler har bildelenker
	4	Rett formaterte (størrelse og vekt) og relevante bilder lenket til 80 % av samtlige artikler
	5	Rett formaterte (størrelse og vekt) og relevante bilder lenket til 99 % av samtlige artikler
D - Kategori- sering (UNSPSC)	0	Mindre enn 80 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt segment (nivå 2)
	1	Minst 80 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt segment (nivå 2)
	2	99 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt segment (nivå 2)
	3	99 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt familie (nivå 3)
	4	90 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt klasse (nivå 4). Øvrige 10 % må være kategorisert i korrekt familie (nivå 3).
	5	99 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt varegruppe (nivå 4). Øvrige 1 % må være kategorisert i korrekt familie (nivå 3).
E - Synonyme r	0	Ingen synonymer /nøkkelord
	1	Synonymer /nøkkelord identifiserer sortimentet / leverandøren snarere enn de enkelte produktene, for eksempel 'kontormateriell', 'møbler', 'vaskeutstyr' etc., som kan medføre irrelevante søketreff.
	2	Synonymer / nøkkelord identifiserer 25 % av samtlige artikler
	3	Synonymer /nøkkelord identifiserer 50 % av samtlige artikler. De må være så eksakte som mulig for å gi bra søkepresisjon. For generelle synonymer gir irrelevante søketreff.
	4	Synonymer / nøkkelord identifiserer 75 % av samtlige artikler. De må være så eksakte som mulig for å gi bra søkepresisjon. For generelle synonymer gir irrelevante søketreff.
	5	Synonymer / nøkkelord identifiserer 99 % av samtlige artikler. De må være så eksakte som mulig for å gi bra søkepresisjon. For generelle synonymer gir irrelevante søketreff.
F - Produkt- identitet	0	Leverandørens artikkelnummer har dårlig format med lav søkbarhet (for eksempel begynner med '0000' eller er separerte med mellomrom).
	1	Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog.
	2	Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog. Katalogen savner navn på produsent samt produsentens artikkelnummer.
	3	25 % av samtlige artikler har med produsent og produsentens artikkelnummer. (Unntak: tjenester og logistikkleverandører). Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog.
	4	50 % av samtlige artikler har med produsent og produsentens artikkelnummer. (Unntak: tjenester og logistikkleverandører).

Dokumentnr.:	SUS2023-IO-9801-KONT-SP-0015	Revisjon:	01	Dato:	30.06.2020
Tittel: Kontrakt:	Vedlegg 1.8 Samhandlingsavtale IO-9801 - Felles Prøvemottak			Side:	9 av 26

		Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog.
	5	99 % av samtlige artikler har med produsent og produsentens artikkelnummer. (Unntak: tjenester og logistikkleverandører). Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog.
G - Vedlegg	0	Ingen bilag
	1	Link til leverandørens hjemmeside. Ingen produktspesifikke lenker, tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad.
	2	25 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker. (OBS! Ikke bildelenker), tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad.
	3	50 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker. (OBS! Ikke bildelenker), tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad.
	4	75 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker. (OBS! Ikke bildelenker), tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad.
	5	99 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker. (OBS! Ikke bildelenker), tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad

8. Nyttige lenker

Format	Link
Generell informasjon oppdragsgiver	xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx-xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx- oppdragsgivere
Generell informasjon leverandør	xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx-xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx- leverandorer
EHF Katalog	xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx- systemleverandorer/formater-ehf-bis/ehf-katalog
EHF Ordre og ordrebekreftelse	xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx- systemleverandorer/formater-ehf-bis/ehf-ordre-og-ordrebekreftelse
EHF Pakkseddel	xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx- systemleverandorer/formater-ehf-bis/ehf-pakkseddel
EHF Faktura og kreditnota	xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx- systemleverandorer/formater-ehf-bis/ehf-faktura-og-kreditnota

Dokumentnr.:	SUS2023-IO-9801-KONT-SP-0015	Revisjon: 01	Dato:	30.06.2020
Tittel: Kontrakt:	Vedlegg 1.8 Samhandlingsavtale IO-9801 - Felles Prøvemottak		Side:	10 av 26

EHF infrastruktur PEPPOL	xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx- systemleverandorer/ehf-infrastruktur-kontraktsoppfolging xxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx_xxxxxxxx/-xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx
EHF tekniske spesifikasjoner	xxxxx://xxxx.xxxx.xx/xxx/xxxxxxxx/ xxxxx://xxxx.xxxx.xx/xxx-xxx/xxxxxxxx/
PEPPOL BIS formater	xxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxx-xxxxxxx/xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx/xxxx- award/mandatory
Validator EHF formater	xxxxx://xxxx.xxxx.xx/xxxxxxxxx/
Hvem kan motta EHF formatene	xxxxx://xxxxxx.xxxx.xx/?xxxxxxxxxxxx/xxxx/xxxxxxxxxxxx

Dokumentnr.:	SUS2023-IO-9801-KONT-SP-0015	Revisjon: 01	Dato:	30.06.2020
Tittel: Kontrakt:	Vedlegg 1.8 Samhandlingsavtale IO-9801 - Felles Prøvemottak		Side:	11 av 26

Bilag 1: Avtale om elektronisk samhandling ved bruk av E- handelsplattformen Xxxxxxx.xx

1. Samhandlingsavtalen og de samhandlende partene

Avtale om elektronisk samhandling (Samhandlingsavtale) er inngått mellom følgende parter:

Rolle	Kjøper	Leverandør
Virksomhetens navn	Sykehusinnkjøp HF divisjon Vest
Organisasjonsnummer	915 536 255

Samhandlingsavtalen gjelder for gjennomføring av partenes elektroniske samhandling og har til hensikt å avstemme partenes gjensidige forventninger, og sikre en god fremdrift på implementeringen av ehandelsløsningen. Partene er innforstått med at avtalen setter krav til de tjenester og tekniske ehandelsløsninger de er forpliktet til å etablere, inklusive tjenester og tekniske ehandelsløsninger anskaffet fra tredjepart, herunder operatøren av Ehandelsplattformen på Xxxxxxx.xx (IBX AS).

Hvis det er opprettet en forretningsavtale eller kjøpsavtale mellom partene vil Samhandlingsavtalen utgjøre et vedlegg til den merkantile avtalen, og beskrive vilkårene og betingelsene som skal styre den elektroniske samhandlingen mellom partene. Er det ikke opprettet annen avtale vil Samhandlingsavtalen utgjøre en egen selvstendig avtale.

Referanse til den(de) forretningsavtale(r) som samhandlingsavtalen gjelder for
All elektronisk samhandling mellom partene.

Samhandlingsavtalen har samme gyldighet som forretningsavtalen mellom partene, med mindre den blir skriftlig sagt opp av en av partene. Gjensidig oppsigelse er satt til 90 dager. Endringer til Samhandlingsavtalen skal være gjensidig avtalt og dokumentert i en revidert versjon av avtalen.

Ønske om eventuelle endringer skal meddeles den annen part skriftlig 2 måneders varsel med mindre annet er avtalt særskilt. Tilsvar skal gis innen 10 arbeidsdager. Denne samhandlingsavtale kan regulere forholdet mellom Kjøper og Leverandør alene, eller i kombinasjon med annen forretningsavtale/kjøpsavtale. Hvis det er motstrid mellom denne samhandlingsavtale og en forretningsavtale/kjøpsavtale, skal følgende tolkningsprinsipp(er) legges til grunn:

1. Det som er avtalt i denne samhandlingsavtalen skal gå foran generelle forretningsvilkår i kjøpsavtale/forretningsavtale på den elektroniske samhandlingen

2. Ved manglende oppfølgning eller mislighold av samhandlingsavtalen kan det være aktuelt med sanksjoner der det følger av forretningsavtalen/kjøpsavtalen eller av alminnelige obligasjonsrettslige prinsipper.

Ved inngåelse av Samhandlingsavtalen har eller skal Kjøper opprette(t) et avtaleforhold med operatøren av Ehandelsplattformen (Capgemini/IBX) og skal som hovedregel bruke operatøren av Ehandelsplattformen for elektronisk utveksling av forretningsdokumenter.

Partene skal tilrettelegge sine tekniske løsninger, rutiner og organisasjon slik at elektronisk samhandling i henhold til beskrivelsene i denne avtalens kan skje senest fra:

Dokumentnr.:	SUS2023-IO-9801-KONT-SP-0015	Revisjon: 01	Dato:	30.06.2020
Tittel: Kontrakt:	Vedlegg 1.8 Samhandlingsavtale IO-9801 - Felles Prøvemottak		Side:	12 av 26

Oppstartdato for elektronisk samhandling
Ved avtaleinngåelse.

De tekniske løsninger, rutiner og organisasjon som er nødvendig for å understøtte den elektroniske samhandlingen som beskrevet i avtalens kan etableres i henhold til den milepælsplan som er angitt i avtalens punkt 2.

Partene har en aktiv opplysningsplikt om forhold som vedrører tilgjengelighet av de tjenester og tekniske ehandelsløsninger som partene etablerer etter denne avtalen og som påvirker partenes mulighet til å gjennomføre elektronisk samhandling.

Dersom en part forårsaker at det ikke er mulig å gjennomføre elektronisk samhandling som beskrevet i dette dokument i en periode på

14 kalenderdager og dette ikke er avtalt på forhånd, betraktes avtalen som misligholdt og sanksjons regime, hvis dette er avtalt i forretningsavtalen/kjøpsavtalen, tre i kraft.

Henvendelser vedrørende denne samhandlingsavtalen skal rettes skriftlig til:

	Kjøper	Leverandør
Virksomhetens adresse	Sykehusinnkjøp HF divisjon Vest Postboks 1400 5021 Bergen
Hovedkontaktperson	Xxxxxxxx Xxxxxxxxx
Tittel	Koordinator
e-post adresse	xxxxxxx@xxxxx-xxxx.xx

For øvrig henvises til kontaktpersoner angitt i den til forretningsavtalen mellom partene.

Forpliktende underskrift	Kjøper	Leverandør
Dato for underskrift
Tittel	Divisjonsdirektør
Xxxx	Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxx

2. Etablering av tekniske løsninger, rutiner og organisasjoner

2.1. Milepælsplan

Følgende milepæler er avtalt for å sikre en effektiv og synkronisert tilrettelegging av tekniske løsninger, rutiner og organisasjon, slik at elektronisk samhandling skal kunne skje fra avtalt oppstartdato:

Dokumentnr.:	SUS2023-IO-9801-KONT-SP-0015	Revisjon:	01	Dato:	30.06.2020
Tittel: Kontrakt:	Vedlegg 1.8 Samhandlingsavtale IO-9801 - Felles Prøvemottak			Side:	13 av 26

Milepæl		Avtalt ferdigdato
1	Produkter/tjenester som skal gjøres tilgjengelig i katalogen er avtalt	10 dager etter utløpt klagefrist.
2	Selger og Leverandør har etablert et avtaleforhold med operatøren av Ehandelsplattformen på Xxxxxxx.xx	10 dager etter utløpt klagefrist
3	Kjøper har etablert avstemt plan over tiltak som skal gjennomføres for å skape utbredelse av elektronisk handel i egen organisasjon. Viktig at kjøper definerer sin innkjøpsorganisasjon samt kartlegger leveringsadresser. For å gjennomføre en fullstendig elektronisk prosess som både kjøper og leverandør kan ta del i er det viktig å registrere unik identifikasjon i sitt innkjøpssystem for disse to områder. (eks. GLN eller annen unik identifikator).	Avtales etter behov.
4	Kjøper har sendt triggerdokument til operatør av Ehandelsplattformen for leverandøraktivering (forventet aktiveringstid av leverandør avstemmes med operatør).	5 virkedager etter utløpt klagefrist.
5	Produktkatalog skal være lastet opp fra Leverandør i Ehandelsplattformens katalogverktøy.	12 virkedager etter utløpt klagefrist.
6	Kjøpers evaluering av katalog i henhold til inngått avtaler (hvis ikke avvik neste steg pkt. 7)	17 virkedager etter utløpt klagefrist.
7	Kjøper og Leverandør har gjennomført gjennomgang av kvaliteten og innhold i Leverandørs produktkatalog via Ehandelsplattformens katalogverktøy (hvis avvik fra avtalte krav).	17 virkedager etter utløpt klagefrist.
8	Produktkatalog er godkjent og gjort tilgjengelig for Kjøpers organisasjon via E-handelsplattformen	22 dager etter utløpt klagefrist.
9	Begge parters tekniske løsninger er testet og godkjent (ved behov)	Før oppstart

Detaljerte prosjekt-/aktivitetsplaner kan eventuelt gis som vedlegg.

2.2. Rollefordeling under etablering

Nedenstående ansvarsmatrise angir den prinsipielle rollefordelingen mellom partene ved etablering av tekniske løsninger, rutiner og organisasjon.

Forhold	Kjøper	Operatør av Ehandels- plattformen	Leverandør
Avvik fra Samhandlingsavtale	Beslutter	Informeres	Melder
Sortiment	Definerer/Beslutter	Informeres	Melder
Utfylling av katalogmaler	Informeres	Konsulteres	Utfører
Tekniske spørsmål relatert til katalog	Informeres	Konsulteres	Informeres
Teknisk godkjenning av katalog	Beslutter	Informeres/konsulteres	Informeres
Innholdsmessig spørsmål til katalog	Beslutter	Informeres/konsulteres	Informeres

Dokumentnr.:	SUS2023-IO-9801-KONT-SP-0015	Revisjon: 01	Dato:	30.06.2020
Tittel: Kontrakt:	Vedlegg 1.8 Samhandlingsavtale IO-9801 - Felles Prøvemottak		Side:	14 av 26

2.3. Bruk av elektronisk produktkatalog

Leverandør forplikter seg til å levere produktkatalog i det til enhver tid gjeldende format som følger Ehandelsplattformens standard. Produktkatalogen skal oppdateres ved alle endringer og årlig etter avtalt dato. Leverandør forplikter seg til å levere oppdatert produktkatalog første gang til kjøper, via katalogverktøyet tilhørende Ehandelsplattformen, innen den dato avtale som er beskrevet i punkt 2, eller annen dato avtalt mellom partene.

		Ja/nei (anmerkning)
A	Den elektroniske samhandlingen mellom partene skal baseres på elektronisk katalog og kjøper skal normalt bestille produkter fra Leverandør ved å velge produktene fra elektroniske kataloger (katalogordre). Krav til kvalitet og innhold i informasjon skal være i henhold til 2.4 og 2.5	Ja
B	Støttes bruk av elektronisk katalog gjennom Roundtrip/Punchout 1 Krav til kvalitet og innhold i informasjon skal være i henhold til 2.4 og 2.5	Nei
C	Skal fritekstordre benyttes via Ehandelsplattformen?	Ja

1 Grensesnittet som Leverandør leverer mot kjøper er tilpasset kjøper med riktige avtalebetingelser og sortiment.

2.4. Kvalitet i produktkatalog

Følgende krav stilles til kvalitet i den produktkatalogen som Leverandør til enhver tid gjør tilgjengelig for kjøper:

Det er helt avgjørende for innkjøpsopplevelsen at det bestrebes en høyest mulig kvalitet

Forklaring av kravene finnes under punkt 5.4.

Vurderingsparameter		Krav til Scorecard poengsum (0-5)
A	Produktnavn	4
B	Produktbeskrivelse	4
C	Bilder	5
D	Kategorisering (UNSPSC)	5
E	Synonymer	4
F	Produktidentitet 1	5
G	Vedlegg	5

1 Med produktidentitet menes produsentens navn og artikkelnummer, i tillegg til leverandørens artikkelnummer.

Dokumentnr.:	SUS2023-IO-9801-KONT-SP-0015	Revisjon: 01	Dato:	30.06.2020
Tittel: Kontrakt:	Vedlegg 1.8 Samhandlingsavtale IO-9801 - Felles Prøvemottak		Side:	15 av 26

2.5. Innhold i produktkatalog

Følgende minimumskrav stilles til innholdet i den produktkatalogen som Leverandør til enhver tid gjør tilgjengelig for kjøper. Det henvises til katalogmal

Dokumentnr.:	SUS2023-IO-9801-KONT-SP-0015	Revisjon: 01	Dato:	30.06.2020
Tittel: Kontrakt:	Vedlegg 1.8 Samhandlingsavtale IO-9801 - Felles Prøvemottak		Side:	16 av 26

Produkt- katalog felter	Felt	Bruk (ja/- nei)	Anmerkning/utstrekning av bruk
	Leverandørens artikkelnummer	Ja	Må være gjennomgående fra bestilling til betaling.
	Produktnavn	Ja	Se forklaring side 9 og krav til scorecard (2.4)
	Produktbeskrivelse	Ja	Se forklaring side 9 og krav til scorecard (2.4)
	Enhet	Ja	Må være gjennomgående fra bestilling til betaling. Dersom produktet leveres i flere enheter (Minste enhet, FPAK, LPAK og TPAK) skal disse oppgis med aktuelle faktorer for hver av disse, i riktige kolonner
	Ledetid	Ja
	UNSPSC klassifisering i henhold til dagens gjeldende versjon	Ja
	Minste bestillingskvantum	Ja
	Bestillingsintervall	Ja
	Pris	Ja	Kundens nettopris i forhold til oppgitt enhet.
	Valuta	Ja
	MVA sats	Ja
	Miljømerkenavn	Ja	Standardiserte verdier
	Miljøtekst/link	Ja	Eksempel på link til beskrivelse av miljømerke. Klikk her
	Synonymer	Ja	Gode og relevante synonymer for produktet
	Produsent	Ja	Der dette er avgjørende for kjøpsbeslutning
	Produsentens artikkelnummer	Ja	Der dette er avgjørende for kjøpsbeslutning
	En enhet består av	Ja	Dersom kolonnen ”Enhet” er annet enn STK, skal denne fylles ut. Se under Enhet over, dersom denne er korrekt utfylt kan denne være nei
	Relaterte produkter – tilbehør	Nei
	Medfølgende produkter	Nei
	GTIN	Nei
	Risikoprodukt	Ja
	HMS blad	Ja	Obligatorisk dersom verdien under ”Risikoprodukt” er ja.
	Bilde (link eller filnavn)	Xx

Dokumentnr.:	SUS2023-IO-9801-KONT-SP-0015	Revisjon: 01	Dato:	30.06.2020
Tittel: Kontrakt:	Vedlegg 1.8 Samhandlingsavtale IO-9801 - Felles Prøvemottak		Side:	17 av 26

	Link	Ja	Der det er tilgjengelig/Helse Vest anser det for nødvendig
	Linknavn	Ja	Der det er tilgjengelig/Helse Vest anser det for nødvendig
	Eformsreferanse	Ja	Xxxxxxx.xx
	Standard/bransjespesifikt nummer	Nei	Skal angi hvilket nomenklatur som legges til grunn
	Standard/bransjespesifikt navn	Nei
	Volumpris, pris	Nei
	Volumpris, minstekvantum	Nei
	Sortiment	Nei
	Avtalenummer	Ja	Avtalenummer på produktlinjenivå
	Andre kjøperspesifikke felt (spesifiser)		Se under
	Andre kjøperspesifikke felt (spesifiser)
	Minste forpakningsenhet (ME)	Ja	Eks. 1: fl Eks. 2: stk Eks. 3: rl Eks. 4: pk
	Antall minste enhet (ME) (=SI-faktor)	Ja	Eks. 1: 2 Eks. 2: 1 Eks 3: 12 Eks 4: 500
	Pris Minste Enhet	Ja
	Pris DDP HF	Nei
	F-PAK	Ja	Eks. 1: eske Eks. 2: pk Eks. 3: eske Eks. 4: krt
	Enhetspris F-PAK	Ja
	Antall ME pr F-PAK	Ja	Eks. 1: 10 Eks. 2: 5 Eks 3: 6 Eks 4: 5
	L-PAK	Ja	Eks. 1: krt Eks. 2: Eks. 3: Eks. 4: pall
	Enhetspris L-PAK	Ja

Dokumentnr.:	SUS2023-IO-9801-KONT-SP-0015	Revisjon: 01	Dato:	30.06.2020
Tittel: Kontrakt:	Vedlegg 1.8 Samhandlingsavtale IO-9801 - Felles Prøvemottak		Side:	18 av 26

	Antall F-PAK pr L-PAK	Ja	Eks. 1. 5 Eks. 2 Eks 3: Eks 4: 5
	T-PAK	Ja	Eks. 1. pall Eks. 2 Eks 3: Eks 4:
	Enhetspris T-PAK	Ja
	Antall L-PAK pr T-PAK	Ja	Eks. 1. 12 Eks. 2 Eks 3: Eks 4:
	SI-enhet	Ja	Dette er verdier som sier noe om ltr, mtr eller vekt. Den kan også brukes for stk dersom det er aktuelt. F.eks papirark, fyrstikker o.l.
	Erstatter	Ja	Her fylles inn gammelt artikkelnummer dersom det har vært bytte

Dokumentnr.:	SUS2023-IO-9801-KONT-SP-0015	Revisjon: 01	Dato:	30.06.2020
Tittel: Kontrakt:	Vedlegg 1.8 Samhandlingsavtale IO-9801 - Felles Prøvemottak		Side:	19 av 26

2.6. Meldingsutveksling relatert til katalog

Følgende katalogprosesser utføres via E-handelsplattformen mellom partene:

Samhandlingsprosess	Dokument/melding	Krav (ja/- nei)	Maks behandlingstid1,	Anmerkning
Ny produktkatalog	Kjøpers godkjenning/avvisning av produktkatalog 1	Ja	10 virkedager
	Tilbakemelding om at Katalog er tilgjengelig for sluttbruker 2	Ja
Oppdatering produktkatalog	Kjøpers godkjenning/avvisning av produktkatalog 1	Ja	10 virkedager
	Leverandørs utbedring av mangler ved avvisning av katalog 1	Ja	5 virkedager
	Tilbakemelding om at Katalog er tilgjengelig for sluttbruker 2	Ja	10 virkedager

1Med maks behandlingstid menes den maksimale tid som tillates hos Kjøper og Leverandør for kontroll/utbedring før den første respons og motrespons er gitt via katalogverktøy. For informasjon om katalogverktøy, ta kontakt med operatør av Ehandelsplattformen (CAPGEMINI/IBX).

2Overføring av Produktkatalog til sluttbruker vil si enten å laste opp en godkjent katalog i Ehandelsplattformens søkemotor eller filoverføring til kjøpers innkjøpssystem via Ehandelsplattformen. Viktig at Kjøper kvalitetssikrer opplastingsprosessen fra Ehandelsplattformens katalogverktøy til sitt innkjøpssystem ved å stille krav til systemoperatør så tid er harmonisert mot denne avtale.

3. Bestilling

3.1. Løsning for kommunikasjon

Ja/nei

All utveksling av elektroniske meldinger mellom partene skal gjøres i henhold til en av nedenstående prinsippløsninger:

Dokumentnr.:	SUS2023-IO-9801-KONT-SP-0015	Revisjon: 01	Dato:	30.06.2020
Tittel: Kontrakt:	Vedlegg 1.8 Samhandlingsavtale IO-9801 - Felles Prøvemottak		Side:	20 av 26

A	Enveis kommunikasjon fra Kjøper til Leverandør Denne løsningen innebærer kun at leverandøren mottar ordre via Ehandelsplattformen. Leverandøren kan her motta ordre via e- post, BX Order Management og Integrert løsning	Nei
B	Toveis kommunikasjon, dvs. meldingsutveksling mellom Kjøper og Leverandør Denne løsningen krever at leverandør benytter ”Order Management” (en webbasert løsning for ordrehåndtering på Ehandelsplattformen), eller integrerer sitt ordrehåndteringssystem med Ehandelsplattformen	Ja
C	Enkel toveis kommunikasjon, dvs. begrenset meldingsutveksling mellom Kjøper og Leverandør Dersom Kjøper har lagt til rette for det, kan løsningen ”Mail Order Respons” benyttes. Da vil Leverandør ved å respondere på ordre mottatt som epost, kunne akseptere eller avvise ordren.	Nei

3.2. Funksjonalitet og informasjonsinnhold ved bestilling

Partene skal tilrettelegge sine løsninger slik at følgende funksjonalitet er tilgjengelig ved bestilling:

Funksjonalitet i bestilling		Ja/nei (anmerkning)
A	Kjøper kan bestille produkter fra Leverandør ved å sende ordrelinjer med fritekstbeskrivelse av produktet (forespørsel/fritekstordre) 1	Ja
B	Kjøper kan knytte vedlegg til hele bestillingen2	Ja
C	Kjøper kan knytte vedlegg til den enkelte varelinje i bestillingen 2	Ja
D	Kjøper kan angi tekstkommentar til hele bestillingen 2	Ja
E	Kjøper kan angi tekstkommentar til den enkelte varelinje i bestillingen 2	Ja
F	Kjøper kan benytte eforms (smart forms) i tilknytning til bestillingene	Ja
G	Kjøper skal benytte GLN eller annen unik identifikator som adressereferanse i ordredokumentet for å angi oppdragsgiver/fakturaadresse, enhet som bestiller og leveringsadresse. 3	Ja
H	Annen funksjonalitet

1Kjøper ønsker toveis kommunikasjon ved at funksjonalitet på Ehandelsplattformen skal benyttes

2Viktig at Leverandør tar hensyn til dette i sin mottaksprosess

3Viktig for en helhetlig elektronisk prosess.

Dokumentnr.:	SUS2023-IO-9801-KONT-SP-0015	Revisjon: 01	Dato:	30.06.2020
Tittel: Kontrakt:	Vedlegg 1.8 Samhandlingsavtale IO-9801 - Felles Prøvemottak		Side:	21 av 26

3.3. Meldingsutveksling relatert til bestilling

Følgende prosesser utføres via Ehandelsplattformen mellom partene:

Samhandlingsprosess	Dokument/melding	Krav (ja/- nei)	Maks behandlingstid1	Anmerkning
Ordrebekreftelse	Ordrebekreftelse2 (aksept, aksept med endring eller avvisning av bestillingen)	Ja	1 virkedag
Kjøpers endring av ordre3	Endringsordre	Ja	1 virkedag
	Endringsbekreftelse2 (Leverandørs aksept eller avvisning av endringsordren)	Ja
Kjøpers kansellering av ordre3	Kansellering	Nei	1 virkedag
	Kanselleringsbekreftelse2 (Leverandørs aksept eller avvisning av kanselleringen)	Ja
Leverandørs kansellering av ordre	Kanselleingsbekreftelse2 (Leverandørs kansellering av en etablert ordre)	Ja	Ikke aktuelt

1Med maks behandlingstid menes den maksimale tid som tillates hos mottaker for behandling av en melding, dvs. fra mottak av en melding til det er gitt en respons.

2Bruk av Leverandør initierte bekreftelser betinger at det er en toveis kommunikasjon mellom partene. I praksis kreves det at leverandør benytter Order Management eller integrert løsning.

3Der hvor det foreligger avtale om Ordre Avslutnings Tidspunkt (OAT) kan ordren endres eller kanselleres frem til OAT. Dersom OAT ikke er avtalt kan en ordre ikke endres eller kanselleres. Der hvor det foreligger avtale om ”umiddelbar levering” og leverandøren i sin ordrebekreftelse ikke har gitt en aksept med endring, vil kjøper ikke ha mulighet for endring eller kansellering. Der hvor leverandøren har gitt en aksept med endring i sin ordrebekreftelse, kan kjøper endre eller kansellere ordren frem til et nærmere avtalt tidspunkt.

3.4. Kjøpers håndtering av bekreftelse med endring

Et av følgende prinsipp er avtalt for kjøpers behandling av bekreftelser med status ”Akseptert med

endring”: Forutsetter at leverandør benytter Order Management eller integrert ved ordrebekreftelse

Dokumentnr.:	SUS2023-IO-9801-KONT-SP-0015	Revisjon:	01	Dato:	30.06.2020
Tittel: Kontrakt:	Vedlegg 1.8 Samhandlingsavtale IO-9801 - Felles Prøvemottak			Side:	22 av 26

Prinsipp		Ja/Nei
A	Stilltiende aksept Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” er Leverandørens endringer å betrakte som akseptert av kjøper med mindre kjøper gir leverandør respons innen _1 virkedag_ etter mottak av bekreftelsen.	Ja
B	Kansellering og ny bestilling Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” skal kjøper alltid kansellere bestillingen og eventuelt starte bestillingsprosessen på nytt.	Nei
C	Endringsordre Dersom Leverandør bekrefter med status “Akseptert med endring” skal kjøper alltid bekrefte aksept eller avvisning av endringen innen Skal ikke fylles ut etter mottak av bekreftelsen.	Nei

3.5. Bruk av bekreftelse med endring

Partene er enig om at Leverandør kan benytte bekreftelser med status ”Akseptert med endring” (3.4 A og C)

Type endring		Ja/Nei
A	Endret leveringsdato som gjelder for hele ordren	Ja
B	Endret leveringsdato for en enkelt varelinje	Ja
C	Reduksjon i kvantum som leveres	Ja
D	Erstatningsprodukt (må avtales med kjøper)	Nei
E	Endret pris (i de tilfeller man har en avtalefestet variabel pris eller pris er lavere enn avtalepris)	Nei
F	Splitting av leveransen for en eller flere varelinjer over to eller flere leveringsdato (restordre)	Ja
G	Andre endringer	Nei

4. Forsendelse og varemottak

4.1. Informasjonsinnhold

Partene skal tilrettelegge sine løsninger slik at følgende funksjonalitet er tilgjengelig ved forsendelse og varemottak:

Dokumentnr.:	SUS2023-IO-9801-KONT-SP-0015	Revisjon: 01	Dato:	30.06.2020
Tittel: Kontrakt:	Vedlegg 1.8 Samhandlingsavtale IO-9801 - Felles Prøvemottak		Side:	23 av 26

Funksjonalitet ved forsendelse og varemottak		Ja/nei (anmerkning)
A	Den elektroniske pakkseddelen må inneholde produsentens varenummer i tillegg til leverandørens varenummer.
B	Leverandøren skal oversende kopi av det elektroniske fraktbrevet.
C	Må vise til kjøpers bestillingsnummer på alle sendingsdokumentene.
D

4.2. Meldingsutveksling relatert til forsendelse og varemottak

Følgende prosesser skal støttes elektronisk:

Samhandlingsprosess	Dokument/melding	Krav (Ja/Nei)	Maks behandlingstid1	Anmerkning
Forsendelse	Pakkseddel	Ja	Før varemottak	Ønske
Varemottak	Mottaksbekreftelse	Ja	Ikke aktuelt	Ønske

1Med maks behandlingstid menes den maksimale tid som tillates hos mottaker for behandling av en melding, dvs. fra mottak av en melding til det er gitt en respons.

5. Fakturering

5.1. Format for elektronisk faktura

Følgende format er avtalt bruk for utveksling av elektronisk faktura (og eventuell kreditnota). Elektronisk handelsformat (EHF)

5.2. Transportkanal for elektronisk faktura

Følgende transportkanal er avtalt bruk for utveksling av elektronisk faktura (og eventuell kreditnota) 1 . Capgemini IBX

1Via Ehandelsplattformen eller andre kanaler (spesifiser)

Funksjonalitet i elektronisk faktura		Ja/nei (anmerkning)
A	Avtalenummer på linjenivå	Nei
B	Bruke samme linjenummer, leverandørens varenummer og enhet.	Ja
C	Ref. 3.1.1. ”Innholdskrav til en faktura” (xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx r-for-ehf-faktura-og-kreditnota-v1.4_1.pdf). Alle felt som er merket obligatorisk i en/alle av de ulike kolonnene 1,2,3 og 4, er obligatorisk.	Ja

Dokumentnr.:	SUS2023-IO-9801-KONT-SP-0015	Revisjon:	01	Dato:	30.06.2020
Tittel: Kontrakt:	Vedlegg 1.8 Samhandlingsavtale IO-9801 - Felles Prøvemottak			Side:	24 av 26

D	Vårt ordrenummer (bestillingsnummer) er obligatorisk (hodenivå)	Ja
E	Leverandørens referanse (Vår ref.)	Xx
	Xxxxxxxxxxx (Kjøper ID)	Nei
	KID nr. (Betalingsreferanse)	Ja
	Leverandørens artikkelnr. (Selgers artikkelnr.)	Ja
	Konteringstreng på linjenivå	Nei
	Enhet (@UnitCode)	Ja
	Ordrelinje ref. på linjenivå	Ja

5.3. Informasjonsinnhold i elektronisk faktura

Partene skal tilrettelegge sine løsninger slik at følgende funksjonalitet er tilgjengelig ved fakturering:

5.4. Meldingsutveksling relatert til fakturering

Følgende prosesser skal støttes av elektronisk meldingsutveksling mellom partene:

Samhandlingsprosess	Dokument/melding	Krav (ja/- nei)	Maks behandlingstid1	Anmerkning
Fakturering	Faktura	Ja	Ikke aktuelt
	Kreditnota	Ja	Ikke aktuelt

1 Med maks behandlingstid menes den maksimale tid som tillates hos mottaker for behandling av en melding, dvs. fra mottak av en melding til det er gitt en respons.

Kvalitetsparameterne skal hjelpe Kjøper å sette krav til Leverandør for ønsket kvalitet i den elektroniske katalogen. Dette for å øke innkjøpsopplevelsen og søkbarhet i innkjøpssystemet for sluttbruker for derigjennom øke avtalelojalitet, anbefales høyest mulig poengskår.

Tallverdi fylles inn i 2.4

Attributt	Verdi	Kriterier
Produkt- navn	0	Artikkelnummer, typebetegnelse eller lignende brukes som artikkelnavn. Ingen informasjon om produkttype.
	1	Nøkkelterminologi er forkortet. Viktig produktinformasjon savnes (for eksempel produsent/modell). Artikkelnavnet er ikke unikt.
	2	Se verdi 1. Artikkelnavnene er unike.
	3	Artikkelnavnet er unikt og beskrivende, men ikke rasjonalisert (se verdi 4). Ingen forkortede nøkkeltermer.
	4	Rasjonaliserte artikkelnavn ifølge anbefalt syntaks-> (Type av produkt - merke / modell - nøkkelattributt). Unike navn. Ingen forkortede nøkkeltermer.

Dokumentnr.:	SUS2023-IO-9801-KONT-SP-0015	Revisjon: 01	Dato:	30.06.2020
Tittel: Kontrakt:	Vedlegg 1.8 Samhandlingsavtale IO-9801 - Felles Prøvemottak		Side:	25 av 26

Attributt	Xxxxx	Kriterier
	5	Se verdi 4. Konvensjonelle navn og termer brukes (brukervennlige, enkle å forstå for alle sluttbrukere).
Produkt- beskrivelse	0	Produktbeskrivelsene er kortere og mindre utførlige enn artikkelnavnet. Produktbeskrivelser savnes.
	1	Produktbeskrivelse = Artikkelnavnet
	2	Viktig informasjon savnes (for eksempel minnet til en PC)
	3	Produktenes formål og egenskaper er beskrevet. Nøkkeltermer er forkortet.
	4	Utførlige beskrivelser med all vital produktinformasjon. Ingen forkortede nøkkeltermer.
	5	Saklig informasjon som beskriver produktenes formål og egenskaper. Ingen unødig reklame eller irrelevant informasjon. (alle produkter har en produktbeskrivelse)
Bilder	0	Mindre enn 15 % av samtlige artikler har bildelenker
	1	Minst 15 % av samtlige artikler har bildelenker
	2	25 % av samtlige artikler har bildelenker
	3	50 % av samtlige artikler har bildelenker
	4	Rett formaterte (størrelse og vekt) og relevante bilder lenket til 80 % av samtlige artikler
	5	Rett formaterte (størrelse og vekt) og relevante bilder lenket til 99 % av samtlige artikler
Kategori- sering (UNSPSC)	0	Mindre enn 80 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt segment (nivå 2)
	1	Minst 80 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt segment (nivå 2)
	2	99 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt segment (nivå 2)
	3	99 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt familie (nivå 3)
	4	90 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt klasse (nivå 4). Øvrige 5 % må være kategorisert i korrekt familie (nivå 3).
	5	95 % av samtlige artikler kategorisert i korrekt varegruppe (nivå 4). Øvrige 5 % må være kategorisert i korrekt familie (nivå 3).
Synonymer	0	Ingen synonymer
	1	Synonymer identifiserer sortimentet / leverandøren snarere enn de enkelte produktene, for eksempel 'kontormateriell', 'møbler', 'vaskeutstyr' etc., som kan medføre irrelevante søketreff.
	2	Synonymer identifiserer 25 % av samtlige artikler
	3	Synonymer identifiserer 50 % av samtlige artikler. De må være så eksakte som mulig for å gi bra søkepresisjon. For generelle synonymer gir irrelevante søketreff.
	4	Synonymer identifiserer 75 % av samtlige artikler. De må være så eksakte som mulig for å gi bra søkepresisjon. For generelle synonymer gir irrelevante søketreff.
	5	Synonymer identifiserer 99 % av samtlige artikler. De må være så eksakte som mulig for å gi bra søkepresisjon. For generelle synonymer gir irrelevante søketreff.
Produkt- identitet	0	Leverandørens artikkelnummer har dårlig format med lav søkbarhet (for eksempel begynner med '0000' eller er separerte med mellomrom).
	1	Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog.
	2	Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog. Katalogen savner navn på produsent samt produsentens artikkelnummer.

Dokumentnr.:	SUS2023-IO-9801-KONT-SP-0015	Revisjon: 01	Dato:	30.06.2020
Tittel: Kontrakt:	Vedlegg 1.8 Samhandlingsavtale IO-9801 - Felles Prøvemottak		Side:	26 av 26

Attributt	Verdi	Kriterier
	3	25 % av samtlige artikler har med produsent og produsentens artikkelnummer. (unntak: tjenester og logistikkleverandører). Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog.
	4	50 % av samtlige artikler har med produsent og produsentens artikkelnummer. (unntak: tjenester og logistikkleverandører). Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog.
	5	99 % av samtlige artikler har med produsent og produsentens artikkelnummer. (unntak: tjenester og logistikkleverandører). Leverandørens artikkelnummer har samme format / syntaks i e-katalogen og i web shop / trykt katalog.
Vedlegg	0	Ingen bilag
	1	Link til leverandørens hjemmeside. Ingen produktspesifikke lenker, tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad.
	2	25 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker. (OBS! Ikke bildelenker), tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad.
	3	50 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker. (OBS! Ikke bildelenker), tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad.
	4	75 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker. (OBS! Ikke bildelenker), tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad.
	5	99 % av samtlige artikler har produktspesifikke lenker. (OBS! Ikke bildelenker), tekniske spesifikasjoner eller materialdatablad.