Vedtekter for Chains

Vedtekter for Chains

Sist endret på årsmøte 22.04.22

§ 1 Navn

Foreningens navn er Chains

§ 2 Formål

Chains har som hovedformål å skape et nettverk for mennesker på Nordvestlandet og Midt-Norge med interesse for sadomasochisme, underkastelse, dominans, bondage, fetisjisme, transpersoner og andre som har en legal seksuell orientering som kan føles vanskelig å fa erkjennelse og aksept for i samfunnet generelt.

§ 3 Samarbeid og tilslutninger

Chains ønsker samarbeid med andre BDSM-foreninger i Norge og skal søke samarbeid med andre lokalforeninger og landsomfattende foreninger eller organisasjoner i de saker der det matte være naturlig. Chains kan også, om det er formålstjenlig, opprette kontakt eller samarbeidsavtaler med internasjonale foreninger og organisasjoner.

§ 4 Medlemskap

Xxxxxxxxxxxx for medlemskap er 18 år.

For å bli medlem må man ha møtt en fadder eller et styremedlem for en samtale om foreningen og hva det innebærer å være medlem.

Medlemskapet starter når medlemskontingent er betalt. Xxxxxx har rett til å avslå søknad om medlemskap uten begrunnelse. Vedkommende vil da få tilbakebetalt kontingenten i sin helhet.

Medlemskontingenten fastsettes av årsmøte. Krav om innbetaling skal sendes ut i første halvdel av januar. Nye medlemmer som melder seg inn i perioden januar – juni betaler full kontingent og nye medlemmer som melder seg inn i perioden juli – desember betaler halv kontingent.

Opphør av medlemskap skjer ved skriftlig utmelding eller ved manglende kontingentbetaling etter purring.

Etter at et medlem meldes ut av foreningen, som følge av manglende kontingentbetaling, skal personalia fjernes fra medlemsregisteret ved andre årsskifte. Ved aktiv utmelding skal personalia fjernes fra medlemsregisteret umiddelbart.

Xxxxxx et medlem ekskluderes fra Chains skal personopplysninger lagres til eksklusjonsperioden er over, men maksimalt frem til tiende årsskifte etter at ekskludering er vedtatt.

Alle medlemmer plikter å sette seg inn i foreningens vedtekter og regler og følge disse.

§ 5 Ekskludering av medlemskap

Styret kan ekskludere medlemmer som har overtrådt foreningen sine vedtekter eller regler.

§ 6 Årsmøte

Årsmøtet er foreningens høyeste myndighet, og er beslutningsdyktig når den lovlig er innkalt.

Årsmøte skal avholdes hvert år innen utløpet av april og styret kaller inn til årsmøte med 1 måneds varsel.

Årsmøtet skal behandle saker etter foreningens vedtekter samt innkomne saker fra medlemmer. Saker som skal behandles av årsmøtet må være styret i hende senest 3 uker før årsmøtet.

Xxxxxxxxx til årsmøte skal sendes ut senest 1 uke før årsmøtet.

Endringer av Chains vedtekter skjer ved 2/3 flertall, valg og andre forslag vedtas med 50% flertall av tilstedeværende medlemmer/fullmakter.

Hvert fremmøtt medlem kan maksimalt disponere 2 fullmakter. Avstemninger foretas skriftlig dersom en eller flere fremmøtte krever det.

Dagsorden på årsmøte:

• Godkjenning av innkalling

• Valg av møteleder, referent og valg av to medlemmer til å godkjenne fullmakter og å underskrive årsmøteprotokollen.

• Årsberetning

• Revidert regnskap

• Fastsetting av kontingent.

• Budsjett

• Innkomne Forslag

• Valg av styre, valgkomite og revisor

Ekstraordinært årsmøte skal avholdes dersom minst to styremedlemmer eller 20 % av medlemmene skriftlig ber om dette.

§ 7 Styret

Styret består av 5 medlemmer: Leder, nestleder, sekretær, kartotekfører og kasserer, og 2 varamedlemmer, som velges på årsmøte. Styrevervene velges for to år av gangen. Xxxxx, sekretær og kasserer velges i oddetallsår, nestleder og kartotekfører velges i partallsår.

Varamedlemmer velges for 1 år av gangen.

I valgperioden kan styret, dersom valgte personer av noen grunn ikke har anledning til, eller viser vilje til, å fylle den valgte rollen, med 3Ú4 flertall rullere på rollene uten å avholde ekstraordinært årsmøte.

Hvis ett eller to styremedlemmer faller fra i valgperioden, overtar en eller begge varamedlemmene vervet frem til neste årsmøte. Dersom flere faller fra, avholdes ekstraordinært årsmøte. Dersom leder faller fra i valgperioden tar nestleder midlertidig over rollen som leder og det avholdes ekstraordinært årsmøte for å få valgt ny leder.

Varamedlem har møterett på alle styremøter og innkalles på samme måte som de øvrige styremedlemmene. Varamedlem har talerett, men ikke stemmerett med unntak av når de fungerer som styremedlem.

§ 8 Valgkomite

Valgkomiteen består av 2 medlemmer og velges for 1 år av gangen. Valgkomiteen skal forespørre og utarbeide forslag på kandidater til verv, som velges på årsmøte.

§ 9 Revisjon

Revisor er ansvarlig for gjennomgåelse av foreningens regnskap før årsmøte, i samarbeid med kasserer. Revisor velges for 1 år av gangen, og kan ikke være medlem av styret.

§ 10 Retningslinjer for styret

Det innkalles til styremøte av leder, eller når et flertall av styret finner det nødvendig. Styret er beslutningsdyktig når minst 4 styremedlemmer er til stede.

Leder og nestleder deler administrative roller mellom seg. Leder skal holde nestleder jevnlig orientert om sitt arbeid, slik at nestleder har tilstrekkelig innsikt til å fungere som leder dersom denne faller fra.

Sekretær skal føre protokoll fra styremøter. Referat fra styremøtene skal gjøres tilgjengelig for medlemmene på forespørsel. Styret har rett til å holde tilbake referat eller deler av referat som omhandler navngitte personer. Referater av møter og korrespondanse med andre foreninger behandles på samme måte.

Kasserer er ansvarlig for foreningens regnskap, og skal holde styret løpende orientert om foreningens økonomi. Kasserer legger frem revidert regnskap på årsmøtet. Xxxxxxxx skal ha innsyn i medlemskartoteket.

Kartotekfører er ansvarlig for føring og vedlikehold av medlemskartoteket, samt korrespondanse med medlemmer. Kartotekfører skal ha innsyn i regnskapssystemet. Styret kan ved behov gi kartotekfører tilgang til foreningens bankkontoer.

Kasserer og kartotekfører kan med løyve fra styret velge å dele arbeidsoppgavene vedrørende regnskap og medlemsregister mellom seg der det faller seg naturlig. Slik deling omfatter kun arbeidet, ikke ansvaret for utførelse av oppgavene.

Kun kasserer og kartotekfører skal ha fullt innsyn i medlemsregisteret. Ved likt stemmetall under avstemning i styret har leder dobbeltstemme.

§ 11 Personvern

Xxxxxx skal til enhver tid sikre at medlemmenes personopplysninger blir oppbevart på en forsvarlig måte. Som et ledd i dette kan styret innga avtale om oppbevaring av personopplysninger hos en ekstern, profesjonell tredjepart. Styret er ansvarlig for at det inngås databehandleravtaler med eksterne leverandører.

Styret utarbeider og vedtar personvernerklæring. Denne skal inneholde informasjon om hvordan Chains behandler personopplysninger. Personvernerklæringen skal være lett tilgjengelig på foreningens nettside, og skal henvises til ved innsamling av personopplysninger.

Dersom styret endrer rutiner til slik grad at personvernerklæringen på et eller flere punkter må skrives om, skal de som blir berørt varsles om endringen.

Styret skal i løpet av årets siste kvartal gjøre en risikovurdering av foreningens praksiser ved behandling av personopplysninger. Denne skal belyse sannsynlighet for lekkasje samt kritikalitet ved lekkasje, og skal favne all behandling av personopplysninger. En rapport skal skrives, og gjøres tilgjengelig på forespørsel.

§ 12 Faddere

Styret kan utpeke faddere i områdene der foreningen er aktive. Disse skal være et kontaktpunkt for potensielle nye medlemmer og skal også arrangere sosiale treff i sin region.

Det kan også utpekes en egen fadder for ungdom slik at personer under 22 år har en egen fadder å forholde seg til.

§ 13 Webansvarlig

Styret utpeker webansvarlig. Webansvarlig har ansvar for drift av hjemmeside og forum, og bistår styret i data og webrelaterte saker. Webansvarlig kan engasjere flere parter i arbeidet, i samråd med styret.

Alle som har tilgang til personopplysninger via hjemmeside eller forum, skal signere en taushetserklæring. Styret har ansvar for å utarbeide denne og webansvarlig har ansvar for at den blir signert. Signerte taushetserklæringer oppbevares av sekretær.

Webansvarlig har møte- og talerett, men ikke stemmerett, i styremøter hvor saker angående hjemmeside eller forum skal behandles.

§ 14 Diskresjon og taushetsplikt

Medlemmer i Chains er pliktige til å utvise diskresjon angående opplysninger man blir kjent med om andre medlemmer i foreningen. Styret vedtar diskresjonsregler og sanksjoner ved brudd på disse.

Styremedlemmer, varamedlemmer, medlemmer av valgkomiteen og revisor undertegner taushetserklæring ved tiltredelse. Xxxxxxxxx som xxxxxx verv utnevnt av styret, skal undertegne taushetserklæring i de tilfeller der de gjennom sitt verv vil kunne bli kjent med fortrolig informasjon. Signerte taushetserklæringer oppbevares av sekretær.

§ 15 Fester

Styret, eller medlemmer som styret peker ut, kan avholde fester i Chains sin regi. Disse skal være åpne for Chains sine medlemmer og medlemmer fra samarbeidende foreninger. Styret kan bestemme at det på enkelte fester skal være mulig å delta uten at man er medlem, men da må man ha deltatt på sosiale treff eller hatt møte med en av foreningene sine faddere på forhand.

Xxxxxx har anledning til å nekte personer å delta på fest dersom det er tvil om vedkommende sin egnethet til deltakelse. Dersom et styremedlem er part i en sak som fører til utestengelse fra fest skal vedkommende tre til side og erstattes av et varamedlem ved behandling av saken.

§ 16 Festreglement

Styret vedtar festreglement og sanksjoner ved brudd på dette.

§ 17 Tilgjengelighet

Vedtektene skal legges ut på foreningens hjemmeside.

§ 18 Formuerettslige forpliktelser

Foreningen hefter for sine forpliktelser med sin formue alene. Xxxxxx har ikke anledning til å ta opp gjeld på vegne av foreningen.

§ 19 Oppløsning

Oppløsning av foreningen kan kun skje med 2/3 flertall av stemmene på årsmøte eller ekstraordinært årsmøte. Om oppløsning blir vedtatt skal det avholdes ekstraordinært

årsmøte tidligst 2 måneder etter. Her skal man stemme over oppløsning på nytt, samt evt. fullføre saklisten fra forrige årsmøte.

Hvis Chains opphører å eksistere skal foreningens eiendeler, og dens eventuelle formue fordeles likt og gis til Chains sine samarbeidsforeninger etter at alle utestående fordringer er dekket.