Åpen anbudskonkurranse
Åpen anbudskonkurranse
Mikroskop/mikrokirurgisk visualisering
på vegne av: Universitetssykehuset Nord-Norge HF
Saksnummer: 2019/1270
Innhold
1. Generell informasjon om konkurransen 3
1.2. Anskaffelsens formål og omfang 3
2. Regler for gjennomføring av konkurransen 4
3.5. Tilbudets utforming ved levering 6
3.10. Offentlig innsyn i innkomne tilbud og protokoll 6
4. Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) 7
4.1. Generelt om det europeiske egenerklæringsskjemaet 7
4.2. Nasjonale avvisningsgrunner 7
4.3. Angivelse av kvalifikasjonskrav 7
5.1. Registrering og autorisasjoner m.m. 8
5.2. Økonomisk og finansiell kapasitet 8
5.3. Tekniske og faglige kvalifikasjoner 8
5.4. Støtte fra andre foretak 9
6. Avgjørelse av konkurransen 9
6.2. Utdyping av tildelingskriteriene 9
6.3. Innstilling på tildeling av kontrakt 10
1. Generell informasjon om konkurransen
1.1. Oppdragsgiver og Kunde
Oppdragsgiver for denne konkurransen er Sykehusinnkjøp HF.
Sykehusinnkjøp HF er et selskap som eies av de fire regionale helseforetakene. Sykehusinnkjøp HF v/ divisjon nord er avtaleforvalter. For mer informasjon, se xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx
Sykehusinnkjøp HF gjennomfører anskaffelser på vegne av Universitetssykehuset Nord-Norge HF, Tromsø (UNN), heretter kalt kunden.
1.2. Anskaffelsens formål og omfang
Oppdragsgiver ønsker tilbud på 1 stk mobilt mikroskop/mikrokirurgisk visualisering (low-end) og 1 stk mikroskop og/eller annet utstyr for mikrokirurgisk visualisering (high-end) som skal brukes til spinal- og akutt kirurgi.
High end mikroskop skal benyttes til avansert mikroskirurgisk vaskular- tumor og skallebasis kirurgi. Det vil under vurderingen bli lagt stor vekt på bildefremstillingen, stabilitet og ergonomiske forhold særlig ved 4-hånds kirurgi.
Det ønskes opsjon for kjøp av ytterligere 1 enhet av mobilt mikroskop/mikrokirurgisk visualisering (low-end). Opsjon vil uttøves innen utgangen av 2020.
For nærmere beskrivelse se vedlegg 2 – «Kravspesifikasjon» og vedlegg 3 – «Prisskjema».
1.3. Avtaletype
Kjøp av utstyr. Det vil bli inngått avtale for service-/vedlikehold før garantitidens utløp.
1.4. Hel- eller deltilbud
Konkurransen er inndelt i følgende deltilbud.
Deltilbud 1: mobilt mikroskop/mikrokirurgisk visualisering (low-end)
Deltilbud 2: mikroskop og/eller annet utstyr for mikrokirurgisk visualisering (high-end)
Tilbud kan gis for ett, eller begge deltilbudene. Det vil bli tildelt avtale pr. deltilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å tildele en samlet kontrakt til en leverandør, der en leverandør har tilbudt på begge delområdene og det samlede tilbudet har det beste forholdet mellom pris og kvalitet totalt sett, jf. anskaffelsesforskriften § 19-4 (5).
1.5. Konkurransegrunnlaget
Konkurransegrunnlaget er alle dokumenter, unntatt kunngjøringen og det europeiske egenerklæringsskjemaet, som oppdragsgiveren utformer eller henviser til for å beskrive eller fastlegge elementene i anskaffelsen eller konkurransen, inkludert dokumenter som beskriver hva som skal anskaffes, kontraktsvilkårene og hvordan Oppdragsgiveren skal gjennomføre konkurransen, og eventuelle supplerende dokumenter og tilleggsopplysninger.
Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet og følgende vedlegg:
Dokument | Navn |
Vedlegg 1 | Tilbudsbrev |
Vedlegg 2 | Kravspesifikasjon |
Vedlegg 3 | Prisskjema |
Vedlegg 4 | Svarskjema erfaring |
Vedlegg 5 | Forpliktelseserklæring |
Vedlegg 6 | Offentlig innsyn i tilbudene |
Vedlegg 7 | Kjøpsavtale utstyr m/vedlegg angitt nedenfor: |
Vedlegg | Utfylt kravspesifikasjon |
Vedlegg | Utfylt prisskjema |
Vedlegg | Godkjenningsprotokoll for prøvedrift |
Vedlegg | Overtakelsesprotokoll |
Vedlegg | Etiske krav til leverandør |
1.6. Fremdriftsplan
Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:
Aktivitet | Tidspunkt |
Kunngjøring av konkurransen | 27.8.19 |
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget | 23.9.19, kl. 12:00 |
Frist for å levere tilbud | 30.9.19, kl. 12:00 |
Evaluering | Uke 43 (tentativ) |
Tildelingsbeslutning og meddelelse til tilbyderne | Uke 46 (tentativ) |
Avtaleinngåelse | Uke 48 (tentativ) |
2. Regler for gjennomføring av konkurransen
2.1. Anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse etter del I og del III i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 nr. 73 og forskrift om offentlige anskaffelser av 12. august 2016 nr. 974.
2.2. Kommunikasjon
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell–portalen i form av meldinger sendt i systemet, xxx.xxxxxxx.xx. Annen kommunikasjon med personer som deltar i beslutningsprosessen er ikke tillatt, og henvendelser som skjer på annen måte kan ikke påregnes besvart. Ved spørsmål som angår alle tilbydere, vil Oppdragsgiver besvare dette anonymisert til alle tilbyderne.
Tilbyder skal i tilbudsbrevet oppgi kontaktperson for konkurransen, med tilhørende adresse og e- postadresse. Hvis kontaktpersonen endres, skal Oppdragsgiver informeres. Oppdragsgiver tar ikke
ansvar for informasjon som ikke når frem fordi tilbyderens kontaktperson er endret uten at dette er meddelt Xxxxxxxxxxxxx i henhold til konkurransegrunnlagets regler.
2.3. Skatteattest
Valgte leverandør skal på forespørsel levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Dette gjelder bare dersom valgte leverandør er norsk.
Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere forespørsel om å delta i konkurransen eller tilbud.
3. Krav til tilbudet
3.1. Parallelle tilbud
Oppdragsgiver aksepterer maksimalt 2 parallelle tilbud fra hver tilbyder. Med parallelle tilbud menes tilbud som fullt ut oppfyller krav i vedlegg 2 - Kravspesifikasjon. Eksempel på dette er der en Tilbyder leverer tilbud på flere ulike produkter som dekker samme behov. Dette kan være ulike modeller, fabrikater eller lignende. Dersom det leveres inn parallelle tilbud må det fylles ut en kravspesifikasjon og et prisskjema per tilbud. De parallelle tilbudene vil konkurrere mot hverandre på samme måte som mot tilbud fra øvrige tilbydere.
3.2. Alternative tilbud
Alternative tilbud aksepteres ikke.
3.3. Presentasjon av tilbud
Det kan bli avholdt konferanse for presentasjon av tilbud for tilbydere som har en reell mulighet til å nå opp i konkurransen. Konferanse vil finne sted etter tilbudsinnlevering.
Tilbyder må opplyse om referanser hvor utstyret er i klinisk bruk. Disse referansene kan bli kontaktet for å innhente informasjon om utstyret, som en del av evalueringen. Oversikten skal inneholde navn på kontaktperson samt telefonnummer (merkes som vedlegg 7).
3.4. Innsending av tilbud
Tilbudsfristen er oppgitt i punkt 1.6.
Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp.)
Dersom tilbyder ikke har bruker hos Mercell, eller har spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel, hvordan det skal gis tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf.: 00 00 00 00 eller på e-post til: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx
Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp.
Leverte tilbud kan endres helt frem til tilbudsfristens utløp. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.
3.5. Tilbudets utforming ved levering
Tilbudet skal leveres med filnavn i henhold til følgende struktur:
Vedlegg 1 – Tilbudsbrev
Vedlegg 2 – Utfylt kravspesifikasjon Vedlegg 3 – Utfylt prisskjema
Vedlegg 4 – Skjema tekniske og faglige kvalifikasjoner Vedlegg 5 – Forpliktelseserklæring
Vedlegg 6 – Sladdet versjon av tilbudet
Vedlegg 7 – Eventuelt Produktark/produktinformasjon/brosjyre /referanser Vedlegg 2 og 3 skal leveres i Excel-format. Øvrige vedlegg skal leveres i PDF-format.
Ved motstridende informasjon i vedleggene vil dokumentrangen være lik vedleggslisten over.
3.6. Språk
Tilbudet skal være skrevet på norsk, svensk eller dansk.
Brosjyrer, produktdatablad, mv. kan også leveres på engelsk med mindre annet er angitt i vedlegg 2 -
«Kravspesifikasjon».
3.7. Forbehold
Tilbyders eventuelle forbehold bes oppgitt i Vedlegg 1 –«Tilbudsbrev». Forbehold skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen.
3.8. Vedståelsesfrist
Vedståelsesfristen er 6 måneder regnet fra tilbudsfristen.
3.9. Omkostninger
Omkostninger som Xxxxxxxx pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse av tilbud og en evt. presentasjon av tilbyders utstyr, vil ikke bli refundert.
3.10. Offentlig innsyn i innkomne tilbud og protokoll
I denne konkurransen bes Xxxxxxxx om å legge ved en versjon av tilbudet hvor de opplysninger som Xxxxxxxx anser som taushetsbelagt er sladdet. Dette lages som eget vedlegg og merkes vedlegg 6
«Sladdet versjon av tilbudet». Det bes om at sladdet tilbud leveres i Word-format slik at
Oppdragsgiver kan bearbeide dokumentet hvis det blir nødvendig. Det sladdede tilbudet vil bli gjort om til et låst dokument i PDF før det blir gitt innsyn.
I tillegg ber vi Tilbyder om å levere et eget dokument med begrunnelse for hvert punkt i tilbudet som ønskes sladdet, for hvorfor disse opplysningene kan være konkurransesensitive og bør unntas offentlighet (se konkurransegrunnlagets vedlegg 6 – Offentlig innsyn i tilbud).
Dersom Xxxxxxxx ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i vedlegg 1 – Tilbudsbrevet.
4. Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)
4.1. Generelt om det europeiske egenerklæringsskjemaet
Som en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, at det ikke foreligger avvisningsgrunner og eventuelt oppfyllelse av utvelgelseskriterier skal leverandøren fylle ut ESPD- skjema integrert i Mercell. Den eller de leverandørene som tildeles kontrakt må før kontrakt inngås dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til de opplyste dokumentasjonskrav.
I henhold til anskaffelsesforskriften § 17-1 (3) kan Oppdragsgiver på ethvert tidspunkt i konkurransen be Tilbyder om alle eller deler av dokumentasjonsbevisene dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte.
4.2. Nasjonale avvisningsgrunner
I henhold til ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat» presiseres det at i denne konkurransen gjelder også alle avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriftens § 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunnene:
- §24-2(2). I denne bestemmelsen er det angitt at oppdragsgiver skal avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene.
- 24-2(3) bokstav i. Avvisningsgrunnen i ESPD-skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet.
4.3. Angivelse av kvalifikasjonskrav
I denne konkurransen kan leverandørene i ESPD-skjemaet gi en samlet erklæring om at han oppfyller samtlige av de kvalifikasjonskravene som fremkommer av dette konkurransegrunnlaget. Dette gjøres i ESPD-skjemaets del IV seksjon a.
5. Kvalifikasjonskrav
For å kunne få sitt tilbud evaluert må leverandøren fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjemaet om at han oppfyller samtlige kvalifikasjonskrav.
5.1. Registrering og autorisasjoner m.m.
Kvalifikasjonskrav | Tilbyder skal være en lovlig etablert virksomhet. |
Dokumentasjon | • Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. • Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. |
5.2. Økonomisk og finansiell kapasitet
Kvalifikasjonskrav | Xxxxxxxx skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Det er et krav at Tilbyder har a) positiv egenkapital |
Dokumentasjon | Oppdragsgiver vil vurdere Tilbyders oppfyllelse av kvalifikasjonskravet på følgende måter: • Oppdragsgiver vil selv kunne innhente ratingrapport fra xxx.xxxxx.xx for å verifisere at tilbyder har tilstrekkelig økonomisk og finansiell evne Dersom Xxxxxxxx har saklig grunn til ikke å fremlegge den dokumentasjonen Oppdragsgiver har krevd over, kan Xxxxxxxx godtgjøre sin økonomiske og finansielle kapasitet ved ethvert annet dokument, herunder for eksempel ved en morselskapsgaranti, bankgaranti, mv. |
5.3. Tekniske og faglige kvalifikasjoner
Kvalifikasjonskrav | Xxxxxxxx skal ha tilstrekkelig evne og kapasitet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. |
Oppdragsgiver vil her vurdere Xxxxxxxxx erfaring med levering av den ytelse konkurransen omfatter i forhold til: • En oversikt over de viktigste vareleveransene eller tjenestene som leverandøren har utført i løpet av de siste tre årene, sammen med opplysninger om kontraktenes verdi, tidspunktet for levering eller utførelse og navn på mottaker. |
5.4. Støtte fra andre foretak
Tilbyder kan støtte seg på andre virksomheter for å oppfylle det finansielle kvalifikasjonskravet i punkt 5.2 og/eller kravet til tekniske og faglige kvalifikasjoner i punkt 5.3 ved å krysse av for dette i ESPD-skjemaets kapittel II seksjon C. Tilbyder skal i så fall levere separate egenerklæringer for hver av virksomhetene han støtter seg på. Egenerklæringene skal inneholde opplysninger som etterspørres i ESPD-skjemaets seksjon A og B i del II og del III, samt opplysningene i del IV og V i den grad de er relevante for den eller de spesifikke kravene leverandøren støtter seg på virksomhetene for. I tillegg skal tilbyder dokumentere at han råder over de nødvendige ressursene ved å fremlegge en forpliktelseserklæring fra disse virksomhetene, se vedlegg Forpliktelseserklæring.
6. Avgjørelse av konkurransen
6.1. Tildelingskriterier
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet.
Tildelingskriterium | Vekting |
1. Livssykluskostnader | 40 % |
2. Kvalitet | 55 % |
3. Leverandørtjenester | 5 % |
6.2. Utdyping av tildelingskriteriene:
Tilbudet vil bli evaluert i henhold Vedlegg 3 – Prisskjema.
Pris evalueres i henhold til den forholdsmessige metoden. Tilbudet med lavest livssykluskostnad gis poengscore 10. Karakterene for de øvrige tilbud beregnes etter følgende formel:
(Sum beste tilbud)/(Sum tilbud X)*10= Sluttkarakter tilbud X.
Minstekrav som er opplistet i vedlegg 2 skal være inkludert i prisen, og ikke priset som
opsjon. Det gjelder også utstyr som er nødvendig for at beskrevet utstyr skal fungere etter hensikt.
Utstyrets livssykluskostnader beregnes for en periode på 8 år, inkludert utstyr, kostbare deler, vedlikeholdsavtaler for 6 år og opplæring. Det ønskes en oversikt over relevante opsjoner som ikke er etterspurt som krav men som kan være aktuell ut fra utstyrets bruk. Opsjoner vil ikke bli evaluert i livssykluskostnad.
Her vurderes oppfyllelse av evalueringskrav i kravspesifikasjonen. Kundenes fagpersoner vil vurdere tilbudt utstyr basert på opplysninger gitt i tilbudet, brosjyrer, referanser, tilbudspresentasjon, referansebesøk, demonstrasjon og evt. utprøvning av utstyr. Det gis poeng på en skala fra 0 til 10, der 10 er best. Det tilbud som vurderes som best for dette kriteriet oppnår høyest poengsum (forholdsmessig justering). Tilbudene får poeng basert på skjønn ut fra de oppgitte forhold.
6.3. Innstilling på tildeling av kontrakt
Beslutning vedrørende tildeling av kontrakt vil bli varslet skriftlig til alle tilbydere samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Beslutningen vil inneholde en begrunnelse for valget og gi informasjon om karenstid før inngåelse av kontrakt.
7. Kontraktsvilkår
Kontraktsvilkår med bilag er lagt ved konkurransegrunnlaget.