Rammeavtale for leveranse av Mat og Drikke 1 Grossistvarer, meierivarer, mineralvann og iskrem.
Rammeavtale for leveranse av Mat og Drikke 1 Grossistvarer, meierivarer, mineralvann og iskrem.
01.06.2016–31.05.2018
Avtaleforvalter HINAS:
Xxxxxxx Xxxxxxx
E-post: xxxx@xxxxx.xx Telefon: 00 00 00 00 Avtalenummer:
Felles for 4 leverandører
Unntatt offentlighet jfr. Off.loven § 13
Innhold
1 Avtalens parter 4
2 Avtalens gjenstand 5
3 Avtalens dokumenter 6
4 Avtalens varighet 6
4.1 Varighet 6
4.2 Oppsigelse 6
4.3 Prosedyre for prolongering av avtalen 6
4.4 Ekstraordinær oppsigelse 6
4.5 Avslutning av avtalen 6
5 Priser og prisregulering 7
5.1 Priser 7
5.2 Prisregulering 7
5.3 Øvrig Sortiment 8
5.4 Øvrig økologisk sortiment 8
5.5 Utarbeidelse av statistikk over økologisk kjøp 9
5.6 Prisregulering som følge av myndighetsvedtak 9
5.7 Pant emballasje 9
6 Bestilling 9
7 Levering 9
7.1 Leveringsbetingelser 9
7.2 Leveringssted 9
7.3 Leveringstid og leveringsfrekvenser 10
7.4 Leveringsgrad og leveringspresisjon 10
7.5 Leveringsrutiner 10
7.6 Restleveranser 11
7.7 Feilleveranser og reklamasjon 11
7.8 Forsinkelse 11
8 Leverandørens plikter 11
8.1 Omdømmelojalitet innenfor avtaleområdet 11
8.2 Krav til etisk handel 11
8.3 Krav til medlemskap i returordning 12
8.4 Krav til dokumentert miljøarbeid 12
8.5 Lette og tunge lastebiler 12
8.6 Bruk av underleverandører 12
8.7 Produktene 12
8.8 Leverandørens ansvar 12
8.9 Levering av erstatningsprodukter 13
8.10 Endring av produkter i sortimentet 13
8.11 Nyutviklede produkter 13
8.12 Salgsfremmende utstyr 13
8.13 Dispenserbytte 14
8.14 Utlånsavtale kaffemaskiner 14
8.15 Faktura 14
8.16 Fakturaen skal, dersom annet ikke er avtalt, inneholde følgende informasjon 14
8.17 eFaktura 14
8.18 eHandel 15
8.19 Matinformasjon - Registrering av produkter i Millum 15
8.20 Produktansvar 15
8.21 Forsikringer 15
9 Kundens plikter 15
9.1 Betaling 15
9.2 Kundens medvirkning 15
10 Mangler 16
11 Mislighold 16
11.1 Misligholdsanksjoner ved forsinkelse i et avrop 16
11.2 Misligholdsanksjoner ved mangler ved et avrop 16
11.3 Heving av rammeavtalen 16
12 Generelle bestemmelser 17
12.1 Statistikk 17
12.2 Revisjon 17
12.3 Reklame og annen offentliggjøring 17
12.4 Oppfølgingsmøter 18
12.5 Kontaktpersoner i avtaleperioden 18
12.6 Transport av avtalen 18
12.7 Administrasjon av avtalen 18
13 Force majeure 18
13.1 Definisjon 18
13.2 Underretning 19
13.3 Kostnader 19
14 Endringer 19
15 Tvister 19
15.1 Lovvalg 19
15.2 Forhandlinger 19
15.3 Mekling 19
15.4 Domstolsbehandling 20
15.5 Verneting 20
16 Vedlegg til avtalen 20
1 Avtalens parter
Kunder på denne avtalen er:
Helse Sør-Øst RHF, xxx.xx. 991 324 968
• Oslo Universitetssykehus HF
• Vestre Viken HF
• Sykehuset i Vestfold HF
• Sykehuset Telemark HF
• Sørlandet Sykehus HF
• Akershus Universitetssykehus HF
• Sykehuset Østfold HF
• Sykehuset Innlandet HF
• Sykehusapotekene HF
• Sunnaas sykehus HF
• Sykehuspartner HF
• Betanien Hospital
• Diakonhjemmet Sykehus
• Lovisenberg Diakonale Sykehus
• Xxxxxxx Xxxxxxx Hospital
• Revmatismesykehuset
Helse Nord RHF, xxx.xx. 883 658 752
• Finnmarkssykehuset HF/ Finnmárkku Buohcciviessu
• Universitetssykehuset Nord-Norge HF/Davvi-Norgga Universitehtabohcceviessu
• Nordlandssykehuset HF/ Nordlánda Skippijviesso
• Helgelandssykehuset HF/ Helgelaanten Xxxxxxxx-Xxxxxx
• Sykehusapotek Nord HF
Helse Midt-Norge RHF, xxx.xx. 983 658 776
• Helse Nord-Trøndelag HF
• St. Olavs Hospital HF
• Helse Møre og Romsdal HF
• Sykehusapotekene i Midt-Norge HF
Helse Vest RHF, xxx.xx. 983 658 725
• Helse Stavanger HF
• Helse Fonna HF
• Helse Bergen HF
• Helse Førde HF
• Sjukehusapoteka Vest HF
• Haraldsplass Diakonale Sykehus
• Betanien Sykehus
• Solli Distriktspsykiatriske Senter
• Voss Distriktspsykiatriske Senter (NKS Bjørkeli)
• Haugesund Sanitetsforenings Revmatismesykehus AS
• NKS Olaviken alderspsykiatriske sykehus
• NKS Jæren distriktspsykiatriske senter AS
Selskap heleid av helseforetakene
• Luftambulansetjenesten ANS, xxx.xx. 986 512 810
• Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS, xxx.xx. 994 111 841
• Helseforetakenes innkjøpsservice AS, xxx.xx. 000 000 000
• Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF, xxx.xx. 911 912 759
• Nasjonal IKT HF, xxx.xx. 913 454 405
• Sykehusbygg HF, xxx.xx. 814 630 722
Andre
• Norsk Helsenett SF, xxx.xx. 994 598 759
Kunden inngår rammeavtale med x, heretter kalt Leverandør, om kjøp av x. Avtalen er signert elektronisk.
Hver kunde er juridisk og økonomisk ansvarlig for bestillinger foretatt i henhold til denne avtalen. Dersom det i avtaleperioden skjer en omstrukturering av foretakene, jf § 50 i Helseforetaksloven, vil deres rettsetterfølger kunne benytte avtalen. Det samme gjelder dersom det i avtaleperioden etableres foretak/selskap eid av Kunden.
Helseforetakenes Innkjøpsservice AS (heretter kalt HINAS) er Kundens rådgiver og avtaleadministrator.
2 Avtalens gjenstand
Avtalen gjelder følgende deltilbud:
Deltilbud | Produktområde |
Deltilbud 1 | Grossistvarer og andre tørrvarer |
Deltilbud 2 | Flytende meieriprodukter 1 |
Deltilbud 3 | Flytende meieriprodukter 2 |
Deltilbud 4 | Faste meieriprodukter |
Deltilbud 5 | Kaffe |
Deltilbud 6 | Kaffe Konsentrat |
Deltilbud 7 | Juice |
Deltilbud 8 | Iskrem og frosne desserter |
Deltilbud 9 | Mineralvann |
Hvert deltilbud skal anses som en selvstendig avtale slik at hver enkelt bestemmelse i avtalen gjelder opp mot hvert enkelt deltilbud.
3 Avtalens dokumenter
Følgende dokumenter anses som en del av avtalen. Ved motstrid mellom bestemmelsene i dokumen- tene prioriteres de på følgende måte.
• Denne avtalen med vedlegg og endringer.
• Leverandørens tilbud dersom dette tydelig avviker fra konkurransegrunnlaget med vedlegg
• Konkurransegrunnlaget med vedlegg
• Annen skriftlig dokumentasjon
For forhold som ikke dekkes av avtalen, gjelder Lov om Kjøp av 13. mai 1988 nr. 27.
4 Avtalens varighet
4.1 Varighet
Avtalen varer fra 01.06.2016 til og med 31.05.2018. Kunden kan prolongere avtalen med inntil 1 år av gangen i maksimum 2 år. HINAS plikter å melde fra til Leverandøren senest 3 måneder før utløpsdatoen dersom avtalen skal prolongeres. Den enkelte Kunde tiltrer avtalen i henhold til vedlegg – ”Kunder/tiltredelse”.
4.2 Oppsigelse
Xxxxxx har ensidig rett til å si opp avtalen med virkning fra 6 måneder etter at skriftlig varsel er sendt.
4.3 Prosedyre for prolongering av avtalen
Kunden har en ensidig rett til å beslutte prolongering på de opprinnelige vilkår. Hvis utviklingen i den opprinnelige avtaleperioden tilsier det (dvs at vilkårene og/eller sortiment ikke lenger oppfattes konkurransedyktige) vil Kunden kunne stille krav om at det foretas forbedringer av vilkårene og/eller sortiment som en forutsetning for å utløse opsjonen. Leverandøren vil kunne velge å motsette seg dette, men kan ikke motsette seg en forlengelse på opprinnelige vilkår. Det kan uansett ikke foretas vesentlige endringer i avtalen.
4.4 Ekstraordinær oppsigelse
Dersom Kundens organisasjon legges ned, eller at de oppgaver som Xxxxxx utfører faller bort på grunn av omorganisering i offentlig sektor kan Kunden si opp avtalen helt eller delvis med 6 måneders varsel.
4.5 Avslutning av avtalen
Leverandøren plikter å tilrettelegge sin avslutning av avtalen på en slik måte at en eventuell ny leverandør ikke blir forhindret fra å oppfylle sine forpliktelser.
Avtalens vilkår gjelder for alle bestillinger bekreftet innenfor avtaleperioden, selv om leveransen skjer etter utløp av herværende rammeavtale.
5 Priser og prisregulering
5.1 Priser
Alle priser er oppgitt netto i norske kroner, eksklusive merverdiavgift og inklusive alle øvrige kostnader, skatter, avgifter, toll og eventuelle gebyrer. Prisene holdes faste for bestillinger frem til første reguleringsmulighet som er 01.02.2017, jf. punkt 5.2
5.2 Prisregulering
I avtaleperioden kan prisene justeres 1. september og 1. februar.
Prisjustering den 1. september og den 1. februar, er basert på endringer i angitte undergrupper eller hovedgrupper knyttet opp mot Prisindeks for førstegangsomsetning innenlands (PIF, tidligere kalt engrosprisindeksen), en korttidsstatistikk som publiseres månedlig (den 10. hver måned) av SSB (Statistisk Sentralbyrå)
For deltilbud 1, 7, 8 og 9: Prisene justeres basert på den prosentvise endringen i hovedgruppeindeksen Matvarer (Hjemme- og importmarked i alt), jf. Statistikkbanken til SSB.
For deltilbud 2, 3 og 4: Prisene justeres basert på den prosentvise endringen i undergruppeindeksen Meierivarer og egg (Hjemme- og importmarked i alt), jf. Statistikkbanken til SSB. Meierivarer utgjør ca. 95% av indeksen.
For deltilbud 5 og 6: Prisene justeres basert på den prosentvise endringen i undergruppeindeksen Kaffe, te, kakao, krydderier (Hjemmemarked), jf. Statistikkbanken til SSB. Kaffe utgjør ca. 75% av indeksen.
Deltilbud | Produktområde | Hovedgruppeindeks | Undergruppe indeks | Indeksverdi ved innlevering av tilbud |
Deltilbud 1 | Grossistvarer | Matvarer | ||
Deltilbud 2, 3 og 4 | Meieriprodukter | Matvarer | Meierivarer og Egg | |
Deltilbud 5 og 6 | Kaffe | Matvarer | Kaffe, Te og Krydderier | |
Deltilbud 7 | Juice | Matvarer | ||
Deltilbud 8 | Iskrem og Frosne Desserter | Matvarer | ||
Deltilbud 9 | Mineralvann | Matvarer |
Prisene holdes faste for bestillinger frem til første reguleringsmulighet som er 01.02.2017.
Grunnlaget for første prisjustering (1. februar) er undergruppenes indeksverdi for måned ved innlevering av tilbud – indeksverdi for desember.
Eksempel prisjustering:
Inngitt pris er kr 50,- ved innlevering av tilbud i februar Indeksverdi i februar 2016 = 116,9
Indeksverdi i desember 2016 = 122,8
Prosentvis endring i indeksen = (122,8-116,9)/116,9 = 0,050 = 5,0 prosent Endring i kr. = 50,00 kr. * 0,05 = 2,5 kr.
Justerte beløp = 50,00 kr. + 2,5 kr = 52,50 kr.
For etterfølgende justeringer er grunnlaget for prisjustering for 1. september 2017 og 1. februar 2018 følgende:
Indeksverdi/pris januar – indeksverdi/pris juli Indeksverdi/pris august – indeksverdi/pris desember.
Alle ordrer effektuert før tidspunkter for prisendring skal følge gjeldende priser uavhengig av om fakturering skjer etter tidspunkt for iverksatt prisendring.
Dersom prisendring for den enkelte indeks ikke går ut over +/- 0,15%, gjennomføres det ingen prisendring.
Dersom en prisjustering etter HINAS vurdering går ut over naturlig sammenlignbare konkurrenters, gir dette grunnlag for reforhandling.
Prisreguleringer administreres av HINAS.
5.3 Øvrig Sortiment
HINAS vil stryke varelinjer/produkter i øvrig sortiment fra prislisten, der prisen fremstår som uforholdsmessig høy i forhold til sammenlignbare produkttyper.
5.4 Øvrig økologisk sortiment
Leverandør skal utarbeide og tilby et økologisk sortiment der Leverandør forplikter seg til å levere økologiske varer. Leverandøren kan i avtaleperioden valgfritt oppdatere/endre innholdet i det økologiske sortimentet inntil 4 ganger i året avhengig av tilgjengelighet i markedet. XXXXX skal underrettes om slike endringer 30 dager før iverksettelse.
5.5 Utarbeidelse av statistikk over økologisk kjøp
Leverandøren skal utarbeide kvartalsvis statistikk som viser andelen av alle økologiske kjøp også hovedsortiment per delområde Leverandøren er tildelt, samt regionalt der delområdet omfatter alle regionene. Rammeavtalens punkt 12.1 gjelder for øvrig.
5.6 Prisregulering som følge av myndighetsvedtak
Foruten prisregulering som følger av punkt 5.2 og 4.3 vil prisene i avtalen er gjenstand for regulering dersom vedtak eller pålegg fra offentlig myndighet endrer grunnlaget for prisfastsettelsen. Prisen kan da reguleres i tråd med den nettokonsekvens endringen i prisgrunnlaget medfører på den måte at Leverandøren blir stilt uendret.
Prisreguleringer administreres av HINAS.
5.7 Pant emballasje
Pant på transportpaller/transportkasser/ transportvogner og lignende skal ikke faktureres Helse Vest.
Partene kan inngå avtale om at standard panteavgift på plastpaller refunderes på nærmere vilkår som fastsatt av partene.
6 Bestilling
Bestilling skal, om ikke annet er avtalt, inneholde følgende informasjon:
• Bestillingsnummer
• Navn på bestillende enhet/ kontaktperson for bestillingen.
• Kundenummer
• Leveringssted
• Antall enheter
Kunden skal, i samarbeid med Leverandøren, utarbeide bestillingsrutiner som ivaretar hensynet til begge parter.
Dersom leveranse ikke kan utføres i henhold til bestillingen, skal Leverandøren informere Xxxxxx om dette uten ugrunnet opphold etter mottak av bestilling og tilby erstatningsvare. Se punkt 8.7 og punkt 7.6.
7 Levering
7.1 Leveringsbetingelser
Levering skal foretas DDP til Xxxxxx (adresse som fremkommer av bestillingen) i henhold til INCOTERMS 2010.
7.2 Leveringssted
Leveringssted skal fremkomme av bestillingen.
Dersom bestillingen ikke inneholder noe bestemt leveringssted, skal levering foretas på Kundens forretningsadresse.
7.3 Leveringstid og leveringsfrekvenser
Leveringstidspunkt og bestillingsfrist
Leverandøren skal levere varer i henhold til leveringstidspunkt angitt i egne vedlegg for leveringstidspunkter (tidsvindu for levering) og bestillingsfrister for hver enkelt lokasjon innenfor de ulike geografiske områdene, jf. vedlagte leveringsvilkår. Kunden og leverandør står fritt til å avtale nye leveringstidspunkt og bestillingsfrister i avtaleperioden.
Leveringsfrekvens
Leverandøren skal kunne levere varer med frekvens angitt i egne vedlegg for leveringsfrekvenser til hver enkelt lokasjon innenfor de ulike geografiske områdene, jf. vedlagte leveringsvilkår.
Kunden og leverandør står fritt til å avtale ny leveringsfrekvens i avtaleperioden.
7.4 Leveringsgrad og leveringspresisjon
Leveringsgrad måles i antall full-leverte varelinjer: | |
Leveringsgrad | Antall full-leverte varelinjer skal ikke være under 97,5% ved kvartalsvis måling *) |
Leveringspresisjon | Antall full-leverte varelinjer iht leveringstid skal ikke være under 97,5 % ved kvartalsvis måling **) |
*) Leveringsgrad = ((Antall varelinjer totalt – antall varelinjer med avvik ihht bestilling)/antall varelinjer totalt)*100. Måles per helseforetak minimum en gang per kvartal.
**) Leveringspresisjon = ((Antall ordrelinjer totalt – antall ordrelinjer levert for sent) / (antall varelinjer totalt)*100. Måles per helseforetak minimum en gang per kvartal))
For Forsyningssenteret i Helse Sør-Øst er det utarbeidet egne logistikkbetingelser, se vedlegg Helse Sør-Øst Forsyningssenter – Logistikkbetingelser.
Det forventes en høyere leveringsgrad enn angitt over hva omfatter prognostisert volum.
7.5 Leveringsrutiner
Leverandøren skal, i samarbeid med Xxxxxx utarbeide leveringsrutiner for å oppnå mest mulig effektivisering og utnyttelse av avtalen.
7.6 Restleveranser
Eventuelle restleveranser og leveringstidspunktet for restvarer meldes skriftlig til Kunden uten opphold etter at ordren er mottatt og gjennomgått. Kunden skal ved bestillingstidspunkt tilbys erstatningsvare. Se punkt 6 og 8.7.
7.7 Feilleveranser og reklamasjon
Kunde skal kontrollere varene ved mottak. Ved mottakskontroll, forutsatt at det er personell til stede, skal leveransen kontrolleres i forhold til antall kolli, forsvarlig emballering, at emballasjen er hel og ren.
Varer som er feillevert vil bli returnert til leverandøren. Varer som har mangler gir grunnlag for reklamasjon og Kunde kan returnere slike varer til leverandøren.
Kunde skal informere leverandør på forhånd om at retur vil skje. Ved retur legges ved kopi av faktura/pakkseddel. Omkostninger ved retur dekkes av leverandør.
7.8 Forsinkelse
Dersom varen ikke er levert i henhold til punkt 7.3 om leveringstid og leveringsfrekvenser, anses varen som forsinket. Dette gjelder ikke dersom det foreligger forhold omfattet av punktet om force majeure.
Dersom Leverandøren forstår eller har grunn til å anta at leveransen blir forsinket, skal leverandøren uten opphold underrette Kunden om dette muntlig og skriftlig
8 Leverandørens plikter
8.1 Omdømmelojalitet innenfor avtaleområdet.
Leverandør skal xxxxxxx Xxxxxxx interesser i gjennomføring av kontrakten. Leverandør skal i avtaleperioden ikke utøve virksomhet som svekker Kundens omdømme. Partene skal heller ikke omtale avtalens premisser eller innhold på et slikt vis at dette kan skade den annen parts omdømme eller forhold til 3.parter. Leverandør skal ikke ta stilling til eller kommentere synspunkter eller misnøye fra pasienter eller andre som retter seg mot Kunde, men opplyse om at slike henvendelser skal rettes til Kundens kontaktperson i avtalen.
8.2 Krav til etisk handel
Offentlig sektor er landets største kunde og forbruker, og er en del av den globale handelen med varer og tjenester. Mange av de varer som kjøpes inn kan være produsert under kritikkverdige forhold og Kunden stille derfor krav til leverandørene om at de varer som skaffes er produsert på en lovlig og etisk forsvarlig måte. Dersom leverandøren bruker underleverandører for å oppfylle denne kontrakt, er leverandør forpliktet til å videreføre og bidra til etterlevelse av kravene hos sine underleverandører. Viser til forpliktelser som gjelder etiske krav, vedlegg – ”Etiske krav til
leverandør”.
8.3 Krav til medlemskap i returordning
Hvis norsk leverandør benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon for at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende ordning).
8.4 Krav til dokumentert miljøarbeid
Leverandøren skal senest seks (6) måneder etter avtaleoppstart ha et strukturert og dokumentert miljøarbeid. Miljøarbeidet skal være aktivt gjennom hele avtaleperioden. Dette innebærer at det minimum skal finnes en miljøpolicy, målbare og tidsavgrensede mål for miljøarbeidet og ansvarsfordeling. Miljøarbeidet skal følges opp minst en gang per år av HINAS.
8.5 Lette og tunge lastebiler
Om lette (totalvekt maks 3,5 tonn) eller tunge (totalvekt over 3,5 tonn) lastebiler benyttes ved utføring av transportene, skal leverandørene bruke biler som oppfyller utslippskravene/er sertifisert til Euro 5. Nye lastebiler som tas i bruk etter kontraktsoppstart skal oppfylle utslippskravene/være sertifisert til Euro 6.
8.6 Bruk av underleverandører
Dersom Leverandør i avtaleperiode ønsker å benytte/skifte underleverandør kan dette ikke gjøres uten Kundens skriftlige godkjenning.
Leverandøren er fullt ut ansvarlig for oppfyllelse av avtalen, herunder også underleverandørens utførelse av arbeidet.
8.7 Produktene
Produktene omfattet av avtalen fremkommer av vedlegg – ”Prisliste”.
8.8 Leverandørens ansvar
Leverandøren er ansvarlig for at produktene til enhver tid er godkjent i henhold til de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter, det vises særlig til matinformasjonsforskriften.
Produktene skal til enhver tid tilfredsstille kravspesifikasjonen som ble benyttet i konkurransen som ligger til grunn for avtalen, vedlegg –” Kravspesifikasjon”.
Produktene skal leveres i forsvarlig emballasje og i den forpakningsstørrelsen som følger av prislisten. I tillegg skal produktene være ledsaget av nødvendig informasjon om produktenes beskaffenhet og korrekt bruk. Informasjonen skal foreligge på følgende språk: Norsk
For øvrig skal produktene leveres i henhold til vedlegg – «kravspesifikasjon», se særlig punkt 2.4. Dersom produktene ikke oppfyller kravene i dette punktet, anses produktene som mangelfulle
8.9 Levering av erstatningsprodukter
Leverandøren skal sikre at produktene ikke utgår av Leverandørens sortiment.
Leverandøren har rett til å tilby like eller tilsvarende produkter, dersom varene i den opprinnelige avtalen ikke lenger produseres, ikke lenger er godkjent av offentlige myndigheter, eller det foreligger forhold som nevnt i punktet om force majeure.
I øvrige tilfeller kan Leverandøren tilby like eller tilsvarende produkter dersom særlige forhold gjør det rimelig.
Produktene som blir tilbudt i henhold til dette punktet, skal ha samme pris/priskalkyle som det opprinnelige produktet, dog slik at gunstigere priser skal komme Kunden til gode. Produkter tilbudt i henhold til dette punktet må godkjennes skriftlig av Kunden.
Før Kunden kan godta produktendringen, skal Leverandøren dokumentere spesifikasjonene til det nye produktet, herunder på hvilken måte produktets egenskaper tilsvarer det produkt som erstattes.
Kunden kan ikke godkjenne endringer i produktutvalget dersom det vil stride mot regelverket om offentlige anskaffelser. Kunden er heller ikke forpliktet til å godkjenne endringer i produktutvalget dersom dette vil medføre praktiske eller økonomiske ulemper for Kunden.
Alle henvendelser omkring dette punktet tas opp med HINAS som koordinerer prosessen rundt endringer i produktutvalget, samt implementering av slike endringer.
8.10 Endring av produkter i sortimentet
Dersom det i avtaleperioden oppstår et behov for Kunden til å foreta mindre endringer av produktutvalget i sortimentet, kan Leverandøren tilby andre produkter til en pris avtalt mellom partene. Slike endringer kan ikke foretas dersom det vil stride mot regelverket om offentlige anskaffelser.
Alle henvendelser omkring dette punktet tas opp med HINAS som koordinerer prosessen rundt endringer i produktutvalget, samt implementering av slike endringer.
8.11 Nyutviklede produkter
Dersom det i avtaleperioden blir utviklet nye produkter innenfor avtaleområdet, kan Leverandøren tilby disse til Kunden i henhold til en pris avtalt mellom partene.
Leverandøren informerer HINAS om nye produkter som kan prøves ut. HINAS koordinerer iverksettelse av slik utprøving. Kunden forbeholder seg retten til å prøve ut nye produkter, samt å gjennomføre utprøving av nyutviklede produkter fra andre leverandører.
8.12 Salgsfremmende utstyr
Leverandør skal tilby salgsfremmende utstyr til alle landets helseforetak. Kunden gis adgang til å låne nødvendig utstyr fra leverandør kostnadsfritt i avtaleperioden. Leverandør leverer og installerer dette uten ekstra kostnader for Kunden. Leverandør utfører nødvendig service og vedlikehold
kostnadsfritt, og står som ansvarlig for utlånt utstyr ved tekniske feil eller andre feil som ikke er forårsaket av Kunden.
Leverandør skal for øvrig tilby bistand ved gjennomføring av salgsfremmende aktiviteter.
8.13 Dispenserbytte
Dersom ny avtale medfører produktendring og følgelig bytte av eksisterende dispensere, skal tilbyder tilby dispensere som passer til nytt produkt kostnadsfritt.
8.14 Utlånsavtale kaffemaskiner
Ved inngivelse av tilbud på flytende kaffekonsentrat (deltilbud 6) som medfører produktendring og følgelig bytte av eksisterende maskiner, skal tilbyder tilby maskiner som passer til nytt produkt gjennom en kostnadsfri utlånsavtale som inngås direkte mellom tilbyder eller tilbyders underleverandør/produsent og det enkelte helseforetak. Tilbudet skal være tilgjengelig gjennom hele avtaleperioden, og kan avbrytes ved avtalens utløp. Det innebærer at tilbyder kan hente tilbake samtlige maskiner som har vært utlånt i avtaleperioden. I leieavtalen forutsettes det kostnadsfri service og nødvendig vedlikehold av utlånte maskiner.
8.15 Faktura
8.16 Fakturaen skal, dersom annet ikke er avtalt, inneholde følgende informasjon:
• Navn på bestillende enhet
• Bestillingsnummer
• Antall enheter
• Pris
• Leveringstidspunkt
• Leveringssted
Det skal ikke beregnes noen form for gebyr eller tillegg ved fakturering. Dersom ikke annet er avtalt sendes en faktura per bestilling.
Faktura og fakturagrunnlag skal være oppsatt iht. prisbetingelser i avtalen og på en måte som gjør det kontrollerbart uten vesentlig ressursbruk fra Kundens side.
Dersom Kunden ikke godkjenner fakturaen, skal dette meddeles Leverandøren uten unødig opphold og Kunden har krav på ny faktura med nytt forfall.
Vesentlige og/eller gjentatte feil ved fakturering ansees som mislighold av avtalen.
8.17 eFaktura
Leverandøren skal kunne levere faktura og kreditnota elektronisk slik at Kunden mottar dokumentet i samsvar med standarden” Elektronisk handelsformat” (EHF).
8.18 eHandel
Dersom Kunden har innført eHandel for kjøp av varer dekket av denne avtalen, forplikter Leverandøren seg til å ta i bruk Kundens systemer ved avtalestart.
Dersom Kunden, i avtaleperioden, beslutter å innføre eHandel for kjøp av varer dekket av denne avtalen, forplikter Leverandøren seg å ta i bruk Kundens systemer innen 1 måned etter mottatt varsel fra Kunden.
Se vedlegg – ”e-handel” for krav til eHandel for Helse Sør-Øst, Helse Vest og Helse Midt-Norge.
8.19 Matinformasjon - Registrering av produkter i Millum
Leverandøren skal registrere sine produkter med nødvendige opplysninger, jf. matinformasjonsforskriften. Registreringen av produkter utføres i Millum (tjenesteleverandør av e- handelløsninger) sin produktdatabase innen 9 måneder etter avtaloppstart.
8.20 Produktansvar
Leverandøren er i henhold til lov av 23. desember 1988 nr. 104 om produktansvar og gjeldende norsk rett, ansvarlig for Kunde for den skade som produkt påfører Kunde, Kundes eiendom og/eller ansatte.
Leverandøren er pliktig til å holde Kunde skadesløs for ethvert krav, herunder krav om saksomkostninger, som tredjemann fremmer mot Kunde og som skyldes feil eller mangler ved produktet, Leverandørens mislighold eller Leverandørens skadevoldende atferd.
8.21 Forsikringer
Leverandøren skal i hele avtaleperioden for egen regning tegne og opprettholde forsikringer som er tilstrekkelige til å dekke krav fra Kunden eller tredjemann som følge av Leverandørens ansvar eller risiko i henhold til avtalen.
9 Kundens plikter
9.1 Betaling
Kunden skal betale når produktene er mottatt og godkjent i henhold til bestillingen. Betaling skjer mot korrekt og godkjent faktura. Korrekt faktura forfaller 30 dager etter godkjent levering.
For betaling som ikke finner sted til rett tid, gjelder bestemmelsene i Lov om renter ved forsinket betaling mv. av 17.desember 1976, med tilhørende forskrift.
9.2 Kundens medvirkning
Kunden skal yte nødvendig medvirkning slik at Leverandøren er i stand til å oppfylle sin leveringsplikt.
Dersom Kunden ikke kan motta leveringen, skal dette uten opphold opplyses. Leverandøren skal oppbevare produktene for Kundens regning inntil levering kan skje.
10 Mangler
Det foreligger en mangel dersom produktene ikke oppfyller de krav som kontrakten fastsetter, eller ikke oppfyller de garantier som Leverandøren har gitt.
Dersom Kunden henvender seg til Leverandøren om feil eller mangler, skal Leverandøren senest påfølgende hverdag følge opp henvendelsen.
11 Mislighold
11.1 Misligholdsanksjoner ved forsinkelse i et avrop
Ved forsinkelse, når dette ikke betraktes som force majure, kan Kunden heve avropet og kreve kompensasjon. Kompensasjonen skal fastsettes konkret for den enkelte forsinkelse og skal dekke Kundens dokumenterte kostnader som følge av forsinkelsen. Dette kan eksempelvis være kostnader knyttet til skifte av meny, overtid, dekningskjøp m.v. Kunden kan kreve erstattet ethvert direkte tap, som følger av forsinkelse, med mindre den misligholdende parten godtgjør at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke skyldes den misligholdende parten. Erstatning for indirekte tap kan ikke kreves. Som indirekte tap regnes tap som nevnt i kjøpslovens § 67 andre ledd.
11.2 Misligholdsanksjoner ved mangler ved et avrop
Ved mangler på produktene eller øvrig mislighold av avtalen har Kunden rett til helt eller delvis å avvise produktene og å kreve omlevering, prisavslag, foreta dekningskjøp hos annen leverandør, holde tilbake betaling inntil korrekt levering er skjedd og/eller kreve erstatning. Bestemmelsen om misligholdsanksjoner ved forsinkelse annet og tredje ledd gjelder også for erstatning ved annet mislighold enn forsinkelse.
Dersom mangelen/ det øvrige misligholdet er vesentlig, kan Kunden heve avtalen helt eller delvis med øyeblikkelig virkning.
11.3 Heving av rammeavtalen
Kunden kan heve rammeavtalen helt eller delvis med øyeblikkelig virkning dersom Leverandøren har vesentlig misligholdt avtalen.
Som vesentlig mislighold regnes blant annet at Leverandør tross skriftlige advarsler gjentatte ganger misligholder sine forpliktelser som følger av denne avtalen i et omfang som er vesentlig og/eller byrdefullt for Kunde.
Gjentatte forsinkelser av enkeltstående leveranser som ikke skyldes Force Majeure innebærer vesentlig mislighold av avtalen.
Ved mislighold fra Leverandørens side overfor en av de deltakende Kunder som gir grunnlag for heving av avtalen, vil en heving av avtalen gjelde for samtlige Kunder.
Ved heving av rammeavtalen kan Xxxxxx kreve erstatning for øvrig tap som ikke kan kreves dekket etter reglene om misligholdsanksjoner for foretatte avrop.
12 Generelle bestemmelser
12.1 Statistikk
Leverandøren plikter å utarbeide kvartalsvis statistikk, uten ekstra kostnad for Kunden eller HINAS. Kvartalsvis statistikk utarbeides pr 20.04 (Q1). 05.08 (Q2), 20.10 (Q3) og 20.01 (Q4). Statistikken skal oversendes HINAS uoppfordret innen disse fristene. Statistikk skal vise forbruk og omsetning eks. mva pr. produkt fordelt på de ulike Kunder. Statistikken skal leveres på den enhver tids gjeldende mal utarbeidet av HINAS. Statistikken skal inneholde alt salg til Kunden, både produkter som står i prislisten og øvrige produkter på området avtalen gjelder. Se for øvrig punkt 5.5.
Statistikk leveres via HINAS sin portal for statistikkinnlevering i Microsoft Excel format.
Det skal være mulig å kontrollere innlevert salgsstatistikk mot avtalepriser. Leverandøren må sørge for at statistikk som leveres inneholder artikkelnummer i henhold til prisskjema utfylt av leverandør. Dersom det skjer endringer i artikkelnummer må dette meldes til HINAS.
Ved forsinket oversendelse av statistikk som ikke kan henføres under Force Majeure, kan HINAS kreve dagmulkt uten dokumentasjon av tap ved forsinkelsen. Dagmulkt utgjør kr. 1.000,- per arbeidsdag etter avtalt innsendingsfrist.
12.2 Revisjon
Kunden har rett til å foreta revisjon av Leverandørens systemer, rutiner og aktiviteter som er forbundet med leveransen. Revisjonsretten starter ved avtaleinngåelse og er begrenset til avtaleperioden. Ved revisjon skal Leverandøren vederlagsfritt yte rimelig assistanse.
12.3 Reklame og annen offentliggjøring
Vilkår og priser i avtalen skal være unntatt offentlighet i henhold til lov av 19.mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet § 13, jf. lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 13.
Begge parter pålegges å behandle alle opplysninger som fremkommer i forbindelse med inngåelse av denne kontrakt og annen informasjon som måtte ha fremkommet under samtaler som fortrolig informasjon. Dette innebærer at foreliggende kontrakt ikke skal gjøres tilgjengelig for tredjepart.
Samme vilkår gjelder for all fortrolig informasjon som måtte fremkomme gjennom kontraktens levetid.
Leverandøren og Xxxxxx skal samarbeide om å gjøre avtalen kjent for Xxxxxx. Kunden skal opplyses om kommersielle vilkår, tekniske spesifikasjoner og opplysninger om produktenes anvendelsesområde.
Enhver bruk av avtalen i reklameøyemed skal godkjennes av Kunden.
12.4 Oppfølgingsmøter
Leverandøren og Kunden skal møtes regelmessig ved behov for å følge opp alle sider av avtalen. Leverandøren skal holde Xxxxxx løpende underrettet om arbeidets fremdrift, de resultater som er oppnådd og oppfyllelse av kontrakten. Begge parter kan innkalle til oppfølgingsmøter.
HINAS er ansvarlig for å innkalle til et årlig statusmøte for avtalen hvor HINAS, Kunden og leverandøren deltar.
Leverandøren er forpliktet til å holde tilgjengelig nødvendig personell for disse møtene.
12.5 Kontaktpersoner i avtaleperioden
Xxxxxx, HINAS og Leverandørens kontaktpersoner for avtaleperioden er i henhold til vedlegg
«Kunder/tiltredelse». Dersom kontaktpersoner endres skal de øvrige parter øyeblikkelig varsles om dette.
12.6 Transport av avtalen
Partene kan ikke overdra sine rettigheter og forpliktelser etter denne avtalen uten godkjenning fra den andre parten.
12.7 Administrasjon av avtalen
HINAS inngår avtale på oppdrag fra RHFene. HINAS finansieres gjennom de enkelte inngåtte avtalene og vil i dette kreve 1 % av leverandørens omsetning til kunden jfr. pkt ”Statistikk”. HINAS fakturerer dette kvartalsvis basert på tilsendt statistikk fra Leverandøren, se punktet om statistikk. Det gjøres oppmerksom på at HINAS er mva. pliktig og fakturerer mva. (25 %).
Kunden gjør oppmerksom på at HINAS’oppgaver, rettigheter og plikter kan endres i avtalens løpetid som følge av endringer i organisasjons- og eierstruktur. Dette vil kunne medføre endringer i forhold til dagens finansieringsmodell av HINAS. Slike endringer kan ensidig gjøres av Xxxxxx så lenge den overordnede økonomiske balansen i avtalen ikke endres.
13 Force majeure
13.1 Definisjon
Følgende omstendigheter skal betraktes som force majeure (fritaksgrunner) dersom de inntrer etter avtalens inngåelse og gjør dens faktiske oppfyllelse umulig: Krig, opprør eller indre uroligheter, beslutning av offentlige myndigheter, naturkatastrofe, brudd i den offentlige kraft-forsyning eller i den alminnelige samferdsel, betydningsfull arbeidskonflikt eller annen omstendighet av liknende karakter og inngripende betydning.
Ingen av partene skal anses å ha misligholdt en forpliktelse etter avtalen i den utstrekning oppfyllelse av den er forhindret på grunn av force majeure. Plikter i henhold til avtalen suspenderes så lenge forholdet gjør seg gjeldende.
13.2 Underretning
Leverandøren skal umiddelbart ved situasjonens inntreden skriftlig underrette Xxxxxx og HINAS om den antatte varighet, samt eventuelle tiltak som vil bli satt i verk for å begrense/avhjelpe virkningen av situasjonen. Leverandøren skal uten ugrunnet opphold dokumentere at den manglende oppfyllelse skyldes force majeure.
13.3 Kostnader
I tilfelle av force majeure skal hver av partene dekke sine omkostninger som skyldes force majeure- situasjonen.
14 Endringer
Enhver endring eller tillegg som har innvirkning på denne kontrakt, for eksempel i form av endret teknisk innhold, prismessige konsekvenser eller andre kontraktuelle betingelser, skal reguleres skriftlig.
Forslag til endringer skal fremmes skriftlig til HINAS ved utfyllelse av vedlegg «Anmodning om endring». Gjennomførte endringer vil fremgå av vedlegg «Endringsprotokoll».
Partene kan innkalle til reforhandling av vilkårene i avtalen om det skulle inntreffe betydelige forandringer i markedets rammebetingelser i løpet av avtaleperioden. Det kan uansett ikke gjøres vesentlige endringer i avtalen.
15 Tvister
15.1 Lovvalg
Avtalen er underlagt norsk rett.
15.2 Forhandlinger
Tvister som oppstår mellom partene på bakgrunn av avtalen skal søkes løst ved forhandlinger.
15.3 Mekling
Dersom en tvist i tilknytning til denne avtalen ikke blir løst etter forhandlinger, kan partene forsøke å løse tvisten ved mekling.
Partene kan velge å legge Den Norske Advokatforenings regler for mekling ved advokat til grunn, eventuelt modifisert slik partene ønsker. Det forutsettes at partene blir enige om en mekler med den kompetansen partene mener passer best i forhold til tvisten.
Den nærmere fremgangsmåten for mekling bestemmes av mekleren, i samråd med partene.
15.4 Domstolsbehandling
Dersom forhandlingen ikke fører frem, skal saken bringes inn for de ordinære domstolene. At en tvist er brakt inn til avgjørelse for domstol, fritar i seg selv ikke partene til å oppfylle sine forpliktelser etter kontrakten.
15.5 Verneting
Verneting for avtalen er Salten tingrett for Helse Nord, Sør-Trøndelag tingrett for Helse Midt-Norge, Stavanger tingrett for Helse Vest og Hedmarken tingrett for Helse Sør-Øst, med mindre partene enes om et annet verneting.
16 Vedlegg til avtalen
Vedlegg: Kunder, tiltredelse
Vedlegg: Kravspesifikasjon utfylt av leverandør Vedlegg: Prisliste
Vedlegg: Salgstatistikkrapportering Vedlegg: Etiske krav til leverandøren Vedlegg: Endringsprotokoll
Vedlegg: Anmodning om endring
Vedlegg: Helse Nord - Krav til implementering
Vedlegg: Helse Vest – Samhandlingsavtale og egenerklæring Vedlegg: Helse Sør-Øst – Samhandlingsavtale og egenerklæring
Vedlegg: Helse Sør-Øst – 8 vedlegg vareanskaffelser - link til dokumentene
Nr. Dokumentnavn Beskrivelse
1 Vedlegg 1 HSØ Sortiment og produktstyring.pdf Sortimentskrav, produktkrav, kritikalitet m.m. 2 Vedlegg 2 HSØ Emballering Merking og Sporbarhet.pdf Pakningsnivåer, merking, sporbarhet
3 Vedlegg 3 HSØ Veileder og Krav til Korrekt Grunndata.pdf Grunndata og katalog
4 Vedlegg 4 HSØ Implementeringsplan.pdf Implementeringskrav og plan
5 Vedlegg 5 HSØ FS Kontrollstasjon.pdf Kontrollstasjon for nye og endrede produkter
6 Vedlegg 6 HSØ Bestilling.pdf Krav til bestillinger og håndtering
7 Vedlegg 7 HSØ Konsignasjonslager og Instrumentarium.pdf Krav til konsignasjonslager og instrumentarium 8 Vedlegg 8 HSØ Vareleveranse.pdf Krav ved leveranse til HF og HSØ FS
Vedlegg: Helse Midt-Norge – Samhandlingsavtale
Vedlegg: Helse Midt-Norge – Elektronisk Handel med Helse Midt-Norge Vedlegg: Helse Sør-Øst Leveringstider
Vedlegg: Helse Vest Leveringstider Vedlegg: Helse Midt-Norge Leveringstider Vedlegg: Helse Nord Leveringstider