Konkurransegrunnlag

Stiftelsen er overbygningen for de seks museene Maihaugen, Lillehammer Kunstmuseum, Norges Olympiske Museum, Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxx Bjerkebæk og Norges Postmuseum, og kunnskapssenteret Norsk Håndverksinstitutt.

Konkurransen gjennomføres av Abakus AS xxx.xx. 983 335 543 på vegne av oppdragsgiver.

Abakus as er et selskap 100 % eid av Engerdal, Trysil, Stor-Elvdal, Åmot, Alvdal, Folldal, Os, Rendalen, Tolga, Tynset, Røros, Elverum, Frøya, Orkland og Rindal kommuner.

2. ANSKAFFELSEN

2.1. FORMÅL

Formålet med å inngå rammeavtaler er å sikre tilstrekkelig kapasitet og god kompetanse til enhver tid. Gjennom rammeavtalene ønsker oppdragsgiver å knytte til seg personell som raskt kan hentes inn ved behov, ved små eller mellomstore oppdrag.

Store og/eller spesielle oppdrag vil normalt bli satt ut på vanlig konkurranse i markedet og vil ikke omfattes av rammeavtalene.

Leverandøren skal bruke sin fagkunnskap og kompetanse for å bidra til at kontraktens formål blir ivaretatt.

2.2. OMFANG

Stiftelsen Lillehammer museum har til hensikt å inngå nye rammeavtaler for rådgivertjenester for prosjektering, uavhengig kontroll og prosjektadministrasjon.

Anskaffelsen er delt inn i 4 avtalepakker, med intensjon om å inngå 3 parallelle rammeavtaler for pakke 1, 2 og 4, forutsatt at det foreligger tilstrekkelig antall akseptable tilbud. For pakke 3 inngås rammeavtale med kun én leverandør.

Basert på omsetningen i tidligere rammeavtale innenfor samme tjenester, og justert for markedsmessig prisutvikling, anslås en maksimal omsetning på kr 7.000.000 eks. mva. Fordelingen konkret mellom de forskjellige avtalepakkene er noe usikkert, men det antas at majoriteten er fordelt mellom avtalepakke 1, 2 og 4. Anslaget medfører ingen forpliktelser for oppdragsgiver eller rettigheter for leverandørene.

Avtalepakkene er som følger:

Pakke 1 – Prosjektering og uavhengig kontroll inkludert følgende fag:

• Rådg. ing. prosjektering

• Landskapsarkitekt (LARK)

• Plan og veg (Plan, RIVeg)

• VA-teknikk (RIVA)

• Byggeteknikk (RIB)

• VVS-teknikk (RIV)

• Elektroteknikk (RIE)

• Klima, energi, miljø (miljøkartlegging bygg) (RIM)

• Brannsikkerhet (RIBR)

• Akustikk (RIAKU)

• Tilstandsregistreringer (bygg og tekniske fag)

Pakke 2 - Prosjektadministrasjon inkludert følgende fag:

• Rådgivende ing. prosjektadministrasjon

• Prosjektledelse (PL)

• Prosjekteringsledelse (PRL, PGL)

• Byggeledelse/byggherreombud (BL, BO)

• SHA-koordinator (KU, KP)

• Anskaffelsesbistand/innkjøp

• Ansvarlig søker

• Uavhengig kontrollerende utførelse (UAK) Pakke 3 - ITB-tjenester (ITB)

Pakke 4 - Arkitekt inkl. bygn.fysikk (ARK)

2.3. LEVERANSER

Leveransene skal skje direkte til oppdragsgivers tjenestesteder etter nærmere avtale.

Komplett levering inkluderer all nødvendig dokumentasjon og alt skriftlig materiale levert i avtaleperioden.

Levert materiale er oppdragsgivers eiendom og kan fritt benyttes av oppdragsgiver, til dette og andre relevante formål.

Leverandøren skal gjennomføre et oppstartmøte senest 2 uker etter avtaleinngåelse hos oppdragsgiver(e), hvor alle oppdragsgiver(e) skal være representert.

2.4. KONTRAKTSTYPE

Det skal inngås rammeavtale i hht. avtalepakkene beskrevet i avsnitt 2.2.

Det kan leveres tilbud på kun én, flere eller alle avtalepakkene. Tilbudet må omfatte alle fagene beskrevet innenfor de forskjellige pakkene. Det er derfor ikke anledning til å tilby enkeltfag innenfor avtalepakke 1 og 2.

Avtalepakkene evalueres hver for seg, og det økonomisk mest fordelaktige tilbudet per avtalepakke blir valgt. Dvs. at kontraktene også kan samles til én leverandør dersom samme tilbyder leverer det mest fordelaktige tilbudet på alle pakkene.

Avrop på rammeavtalene

For hvert enkelt oppdrag/avrop inngås avtale basert på en av følgende kontraktstandarder, med korrigeringer/tillegg avhengig av oppdragets art og størrelse:

• NS 8401 Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag

• NS 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid

• NS 8403 Alminnelige kontraktsbestemmelser for byggelederoppdrag

• NS 8404 Alminnelige kontraktsbestemmelser for uavhengige kontrolloppdrag

Kontrakt inngås enten ved skriftlig oppdragsbekreftelse fra rådgiver, eller ved bruk av Byggblanketter tilhørende ovennevnte kontraktstandarder.

Avropene/kontraktene vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter.

Ved en eventuell totalentreprise basert på rådgivers grunnlag som prosjekterende fram til kontrahering, har totalentreprenøren rett til å overta eventuelle krav oppdragsgiver måtte ha mot den prosjekterende, jf. NS8407 pkt. 24.2.1

Avropsmekanismer

Direkte avrop – for oppdrag inntil kr 300.000 eks mva.

De valgte leverandører innen hver pakke vil bli sidestilte ved direkte avrop. Ved direkte avrop tildeles oppdraget en av rammeavtaleleverandørene direkte. Oppdragsgiver har som intensjon å fordele disse oppdragene noenlunde likt over avtaleperioden, og vil benytte følgende metodikk ved avropene:

• Type tjeneste/fag etter oppdragsgivers behovsvurdering

• Beste kommersielle vilkår og mest erfarne/best skikkede medarbeidere oppsatt i rammeavtalene

• Ledig kapasitet

• Leveransetid – framdrift for å løse oppdraget

• Ikke ledig – gå til neste

Minikonkurranse – benyttes for oppdrag fra kr 300.000 eks mva. Oppdragsgiver fastsetter etter behov hvilke(t) fagområde som skal leies inn. Oppdraget tildeles etter gjennomført minikonkurranse mellom rammeavtaleleverandørene på det aktuelle fagområdet(er), forutsatt at det er to eller flere parallelle avtaler.

Oppdrag kan være enkeltvis eller en gruppe. Dette beskrives av oppdragsgiver i den aktuelle minikonkurransen. Oppdragsgiver tildeler oppdraget til leverandør som gir det beste forholdet mellom pris og kvalitet etter følgende kriterier:

- Tilbudte kandidat(er)s kompetanse og egnethet for det aktuelle prosjekt

- Oppdragsforståelse og løsningsforslag på leveransen/oppdraget

- Deltagelse i tidligere faser i prosjektet ved ellers like vilkår

- Kapasitet/leveringsdyktighet/mobiliseringstid

- Kostnad på leveransen

Oppdrag med en estimert oppdragsverdi som overstiger 1 MNOK eks. mva, faller normalt utenfor rammeavtalen, og vil kunne bli kunngjort på vanlig måte som en fri og åpen konkurranse.

Minikonkurranse kan også benyttes fra leveranser med estimert oppdragsverdi fra 0,- eks mva og oppover dersom oppdragsgiver anser dette riktig.

2.5. KONTRAKTENS VARIGHET

Kontraktens varighet er 2 år med kundestyrt opsjon på 1+1 års prolongering.

2.6. VEDSTÅELSESFRIST

Tilbyder er forpliktet til å vedstå sitt tilbud til dato oppgitt i Mercell.

2.7. FORBEHOLD OG PRESISERINGER

Det tas forbehold om det oppgitte omfanget, og at endringer i budsjetter, politiske/administrative vedtak og rutiner kan påvirke det endelige omfanget. Dersom det foreligger saklig grunn, kan oppdragsgiver avlyse konkurransen i henhold til Xxx om offentlige anskaffelser.

3. TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING

3.1. INNLEVERINGSSTED OG –FORM

Tilbudet skal leveres elektronisk gjennom Mercell MSS og signeres med digital signatur.

Om det er behov for bistand ved tilgang og nedlasting av dokumenter eller spørsmål knyttet til innlevering av tilbud og digital signatur, vennligst kontakt Xxxxxxx support telefon: 00 00 00 00 eller e- post: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx

All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal skje gjennom kommunikasjonsmodulen i Mercell. Tilbudsfristen er i henhold til dato oppgitt i Mercell.

3.2. TILBUDETS STRUKTUR

Det er tilbyders ansvar å påse at filene er nummerert og navngitt korrekt og i henhold til strukturen som følger av skjemaene og metoden i Mercell.

Tilbudet skal inneholde følgende:

• utfylt ESPD-skjema

• tilbudsbrev der eventuelle forbehold skal angis

• utfylt prisskjema

• dokumentasjon på tildelingskriteriene

• signert forpliktelseserklæring (hvis bruk av underleverandør)

3.3. FORBEHOLD

Forbehold som ikke er prissatt av tilbyder, eller som kan prissettes av oppdragsgiver, vil kunne medføre avvisning i henhold til Xxx om offentlige anskaffelser.

Tilbudet skal utarbeides i henhold til de spesifikasjoner og avgrensninger som er gjort i konkurransedokumentene. Det vil si dette konkurransegrunnlaget med alle vedleggene, DOFFIN- kunngjøring og eventuell tilleggsinformasjon som blir sendt ut gjennom Mercell i konkurranseperioden.

3.4. LAGRING AV OPPLYSNINGER OM TILBYDERS KONTAKTPERSONER

• Innleverte tilbud blir i sin helhet lagret i Mercell, hvor dataene håndteres i henhold til ISO27001

• Abakus sitt kunde/leverandør register ligger i en lukket CRM-database som administreres av SuperOffice.

• Her lagres kun jobbrelaterte epostadresse og/eller telefonnummer som er nødvendig for de aktiviteter vi er pålagt i forbindelse med anskaffelser.

• Ingen øvrige personopplysninger lagres.

• Lagret informasjon benyttes kun til formål som omfattes av denne anskaffelsen, og ikke til salg eller markedsføring.

• Lagrede firma- og/eller personopplysninger deles aldri med andre.

• Kontaktpersoner kan ha anledning til å få innsyn i hvilke opplysninger som ligger registrert på vedkommende.

• Opplysninger om kontaktpersoner lagres så lenge det er behov for å utføre de arbeidsoppgaver som er knyttet til relasjonen.

I henhold til Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) artikkel 6, er tilbyder ansvarlig for å sikre samtykke fra angjeldende personer når de tilbyr sitt personell og vedlegger personopplysninger.

I henhold til arkivloven er Xxxxxx forpliktet til å oppbevare alle tilbud m/vedlegg for en konkurranse i minimum 4 år, mens tilbudsdokumentene for valgt(e) leverandør(er) /avtalepart(er) må oppbevares i 10 år.Etter henholdsvis 4 og 10 år slettes nevnte dokumenter fra våre arkiver.

3.5. OFFENTLIGHET

Oppdragsgiver er omfattet av Offentleglova og Forvaltningsloven. Dette innebærer at dokumenter knyttet til offentlige anskaffelser kan bli gjenstand for innsynsbegjæring.

Det er i offentleglova en utsatt innsynsrett i tilbud og protokoll til etter at leverandørvalg er gjennomført. I tilbudene er det gjort unntak fra innsynsretten når det gjelder opplysninger som kan karakteriseres som forretningshemmeligheter. Det er avgjørende at det har en «konkurransemessig betydning å hemmeligholde» dokumentene, i den betydning at det kan medføre økonomisk tap for bedriften.

Det skal ikke leveres et eget sladdet tilbud, men tilbyder skal vedlegge en egenerklæring som inneholder opplysninger om hvilke deler av tilbudet som skal unntas offentlighet. Tilbyder skal begrunne hvorfor det er forretningshemmeligheter og av «konkurransemessig betydning å hemmeligholde».

Oppdragsgiver tar den endelige avgjørelsen om hvilken informasjon som kan gjøres offentlig.

3.6. KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING

3.6.1. TILBUDET

Tilbudet skal være i overensstemmelse med konkurransedokumentene. Det er tilbyders ansvar å gjøre seg kjent med alle dokumentene i konkurransen, og levere et korrekt og komplett tilbud.

Det er adgang til å gi tilbud på deler av omfanget, basert på kontraktens struktur og inndeling beskrevet i punktet Kontraktstype.

3.6.2. PRISSKJEMA

Tilbudspriser skal oppgis i vedlagte prisskjema. Alle felt skal være utfylt. Det er ikke anledning til å endre skjemaet med nye varelinjer eller kolonner. Det er tilbyders ansvar at prisskjema er fullstendig og korrekt utfylt.

Manglende eller feilaktig utfylt prisskjema kan medføre at tilbudet ikke er sammenlignbart med øvrige tilbud. Slike tilfeller medfører normalt at tilbudet må avvises.

Dersom det foreligger motstrid mellom opplysningene i prisskjemaet og i tilbudsbrevet har opplysningene i tilbudsbrevet forrang.

3.6.3. KOMPLETT BESVARELSE AV TILDELINGSKRITERIENE

Tilbudet skal inneholde en komplett beskrivelse av hvordan tilbyder oppfyller tildelingskriteriene i punkt 4.2.

Manglende beskrivelser kan medføre at tilbudet må avvises i henhold til Xxx om offentlige anskaffelser.

3.6.4. AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET

Eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget skal være i tråd med kravene i Lov om offentlige anskaffelser. Alle avvik skal beskrives og prissettes slik at oppdragsgiver kan vurdere og kvantifisere implikasjonene av disse.

4. PROSEDYRE

4.1. ANSKAFFELSESPROSEDYRE

Konkurransen gjennomføres etter prosedyren åpen anbudskonkurranse.

Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016(LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) FOR 2016-08-12-974. del I og del III. Kontraktstildeling gjennomføres i henhold til prosedyren åpen anbudskonkurranse, jamfør FOA § 13-1(1).

I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser§ 24-8(1) b. Oppdragsgiver kan avvise tilbud som inneholder avvik fra anskaffelsesdokumentene, uklarheter eller lignende som ikke må anses ubetydelige, jamfør forskriftens § 24-8(2) a.

4.2. TILDELINGSKRITERIER

Valg av leverandører bestemmes ut ifra det beste forholdet mellom pris og kvalitet, vurdert ut fra følgende kriterier med vekting i parentes.

4.2.1. PRISER (40 %)

Prisene skal oppgis i henhold til beskrivelsene i punkt 3.6.2 eksklusive merverdiavgift og inneholde alle relevante kostnader og avgifter for å utføre tjenesten.

Alle kostnader som ikke er oppgitt eller spesifisert, anses som inkludert.

4.2.2. KOMPETANSE OG ERFARING (60 %)

Det er viktig for oppdragsgiver at tilbyder kan dokumentere relevant kompetanse og erfaring innenfor de forespurte fagfeltene for tilbudte ressurser.

Dette skal dokumenteres med en CV pr. tilbudt ressurs, inneholdende informasjon om nøkkelkompetanse som er relevant for avtalens karakter, og referanseliste med oppdragsgiver, type oppdrag, størrelse og leveringstidspunkt.

Det vil legges særlig vekt på museumsrelatert kompetanse innenfor følgende fag:

- RIB – erfaring med vernede og fredede bygninger

- RIV og ITB – utstillingsarealer og klimakrav i museer

- RIBR – erfaring med vernede og fredede bygninger, utstillingsarealer og publikumsarealer

- ARK – erfaring med nybygg i historisk kontekst og erfaring med utstillinger

For ARK skal det i tillegg til CV-er leveres beskrivelse av 3 relevante referanseprosjekter, hver på maks 1 A4-side. Referanseprosjektet skal minimum angi hvem som var oppdragsgiver, kontraktens størrelse og tidsrom for utførelse.

For disse fagene tillates maksimalt 3 tilbudte ressurser. For RIM i pakke 1 tillates maksimalt 2 ressurser.

For øvrige fag kan det tilbys maksimalt en (1) ressurs som fagansvarlig.

5. ADMINISTRATIV INFORMASJON

5.1. BEHANDLINGSPROSEDYRE

Etter tilbudsåpning vil Abakus as distribuere tilbudsdokumenter til oppdragsgiver. Xxxxxx as lager en sammenstilling av de innkomne tilbud, som presenteres for oppdragsgiver. Oppdragsgiver tar den endelige beslutningen om hvilken tilbyder som skal tildeles kontrakten. Abakus as sender meddelelser om valg av leverandør.

Kontrakten inngås mellom oppdragsgiver og valgte leverandører.

5.2. EVALUERINGSPROSEDYRE

Evalueringsprosedyren bygger på en evalueringsmodell som er en absoluttmodell. Denne tar utgangspunkt i tilbudt pris, med tillegg av manglende oppfyllelse av de øvrige kriteriene. Dette gir et sammenligningstall som gir grunnlag for rangering av tilbyderne.

For tildelingskriteriene utover pris, har evalueringsmodellen en poengskala fra 0-3 poeng. Poengene settes ut fra besvarelsen av tildelingskriteriene.

Den teoretiske bakgrunnen for denne modellen er utarbeidet av professor Xxxx Xxxxxxx ved Södertörns Högskola i Sverige. Modellen og rapporten med det teoretiske grunnlaget finnes tilgjengelig her: xxxx://xxxxxx.xx/xxxxxxx.xxx/0000000.0000.xxxxxxxxxxxxxx/xxxxx_xxx_0000-0.xxx

5.3. KONFIDENSIALITET

Mottatte tilbud vil bli behandlet i henhold til Lov 2006-05-19 nr 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd § 23 jfr. Forvaltningsloven §§ 13 og 19b. Informasjon om tilbudene vil bli gjort internt tilgjengelig i den grad det er nødvendig for evalueringen.

5.4. ENDRING AV FORESPØRSEL

Oppdragsgiver kan gjøre endringer i forespørselen, som ikke er vesentlig, inntil 6 dager før tilbudsfristens utløp. Frist for å stille spørsmål til konkurransen er i henhold til frist angitt i Mercell.

5.5. UNDERLEVERANDØRER

Dersom tilbyder i sitt tilbud inkluderer leveranser fra andre leverandører, står tilbyder selv ansvarlig overfor sine underleverandører med hensyn til oppfylling av kontraktsforpliktelser og forpliktelser i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser. Hvilke underleverandører som benyttes, i hvilket omfang og i hvilke deler av leveransen, skal oppgis i tilbudet.

Dersom tilbyder i sitt tilbud støtter seg på andre virksomheter for å oppfylle kravene til økonomisk og finansiell kapasitet, kapasitet eller andre kvalifikasjonskrav, skal dette dokumenteres med forpliktelseserklæring.

5.6. SPRÅK

Tilbudet og øvrig informasjon skal leveres på norsk.

5.7. EIENDOMSRETT

Xxxxxx tilbud er oppdragsgivers eiendom.

5.8. RETTELSER, SUPPLERING OG ENDRINGER AV KONKURRANSEDOKUMENTENE

Dersom tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransedokumentene, plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette.

Henvendelser i utlysningsperioden blir anonymisert, og gjort tilgjengelig i Mercell sammen med relevant svar. Tilbydere har et selvstendig ansvar for å hente denne informasjonen. Dersom tilbud allerede er levert før eventuelle endringer i konkurransen, må tilbudet bekreftes på nytt av tilbyder.

Henvendelser skal skje skriftlig gjennom kommunikasjonsmodulen i Mercell. Meldingen skal merkes med referansenummer og tittel på konkurransen.

Spørsmål må fremsettes innen fristen oppgitt i punkt 5.4.

Det skal ikke være kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver vedrørende konkurransen enn oppgitt kontaktperson.

6. SAMFUNNSANSVAR

6.1. ARBEIDSVILKÅR FOR ANSATTE

Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av firmaet er ansvarlig for at denne regelen blir overholdt.

Jamfør ”FOR 2008-02-08 nr 112: Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter”. Oppdragsgiver kan når som helst be om å få tilsendt dokumentasjon på at kravet oppfylles.

6.2. NULLTOLERANSE

Oppdragsgiver vil håndheve en streng praksis overfor leverandører som kan knyttes til mislige forhold. Oppdragsgiver vil avvise leverandører som ved anbudsinnbydelsen ikke oppfyller sin opplysningsplikt slik det er beskrevet.

Xxxxxx oppdragsgiver blir oppmerksom på mislighold i avtaleperioden, vil oppdragsgiver avslutte kontraktsforholdet umiddelbart.

Document Metadata

Table of Contents

Konkurransegrunnlag

Document Metadata