rammeavtale for økonomi- og regnskapstjenester
Åpen anbudskonkurranse
rammeavtale for økonomi- og regnskapstjenester
på vegne av:
Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF
Tilbudsfrist: 09.11.2020
Saksnummer:
20201389
Innhold
1. Generell informasjon om konkurransen 3
1.2. Anskaffelsens formål og omfang 3
2. Regler for gjennomføring av konkurransen 5
3.3. Vareprøver, demonstrasjon eller utprøving 6
3.9. Offentlig innsyn i innkomne tilbud og protokoll 7
4. Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) 7
4.1. Generelt om det europeiske egenerklæringsskjemaet 7
4.2. Nasjonale avvisningsgrunner 8
5.1. Registrering og autorisasjoner m.m. 8
5.2. Økonomisk og finansiell kapasitet 8
5.3. Tekniske og faglige kvalifikasjoner 9
5.4. Støtte fra andre foretak 9
6. Avgjørelse av konkurransen 9
6.2. Utdyping av tildelingskriteriene 10
6.3. Innstilling på tildeling av rammeavtale 10
1. Generell informasjon om konkurransen
1.1. Oppdragsgiver og Kunde
Oppdragsgiver for denne konkurransen er Sykehusinnkjøp HF.
Sykehusinnkjøp HF er et selskap som eies av de fire regionale helseforetakene. For mer informasjon, se xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx
Sykehusinnkjøp HF gjennomfører anskaffelser på vegne av Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF, heretter kalt HDO HF.
HDO HF ble stiftet 29. april 2013 som et driftssenter for helsetjenestenes bruk av løsninger for nødmeldingstjenester. HDO HFs brukere er helsepersonell i regionale helseforetak, helseforetak og alle landets kommuner. HDO HF skal være et verktøy for å levere gode informasjons- og kommunikasjonsløsninger i det prehospitale og den akuttmedisinske kjede.
HDO HF har i 2020 en budsjettert omsetning på ca. 250 mill. og har 69 ansatte. HDO HF har i dag følgende organisering:
• Stab Administrasjon
• Avdeling Drift og endringer
• Avdeling Kunde- og tjenesteforvaltning
Enkelte av ansvarsområdene er videre delt inn i team. Avdeling Drift og endringer
• Team Driftsprosesser
• Team Endringsprosesser
• Team Service Desk
• Team Støtteprosesser
Avdeling Kunde- og tjenesteforvaltning
• Team Applikasjon
• Team IT Infrastruktur
• Team Mobile enheter
For mer informasjon, se xxx.xxx.xx
1.2. Anskaffelsens formål og omfang
Oppdragsgiver ønsker tilbud på økonomi- og regnskapstjenester for HDO HF.
HDO HF skal anskaffe økonomi- og regnskapstjenester for definerte regnskapsleveranser og tilgang til et økonomisystem som håndterer øvrige oppgaver i forhold til rapportering, regnskap, fakturering, budsjettering, logistikkfunksjon og lønn. HDO HF benytter i dag Xledger, og det er en forutsetning at valgte tilbyder kan tilby tjenestene i Xledger.
Det er HDO HF som skal stå juridisk ansvarlig for regnskapet.
Anskaffelsens anslåtte verdi er estimert til ca. kr. 3.000.000 eks. mva. inklusive lisenser per år for HDO HF. Dette knytter seg i hovedsak til regnskapstjenester. Omfanget er basert på forventet behov for bistand. Det anslåtte omfanget er kun veiledende og ikke på noen måte bindende for kunden.
For nærmere beskrivelse se vedlegg 2 – «Kravspesifikasjon» og vedlegg 3 – «Prisskjema».
Det vil bli inngått tjenesteavtale med én leverandør. Avtalens vilkår fremkommer av vedlegg 8 –
Utkast rammeavtale.
For rammeavtalen er avtaleperioden 2 år, med mulighet for prolongering i inntil 2 år, med ett år ad gangen (2+1+1). Maksimal varighet blir således 4 år. Tentativt oppstartstidspunkt er 1. januar 2021. Avtalen forlenges automatisk og på likelydende vilkår med mindre Kunden tar andre initiativ.
Konkurransen er ikke inndelt i deltilbud. Det ble besluttet å ikke dele opp kontrakten, da dette ikke ville være hensiktsmessig.
Konkurransegrunnlaget er alle dokumenter, unntatt kunngjøringen og det europeiske egenerklæringsskjemaet, som Oppdragsgiver utformer eller henviser til for å beskrive eller fastlegge elementene i anskaffelsen eller konkurransen, inkludert dokumenter som beskriver hva som skal anskaffes, kontraktsvilkårene og hvordan Oppdragsgiver skal gjennomføre konkurransen, og eventuelle supplerende dokumenter og tilleggsopplysninger.
Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet og følgende vedlegg:
Dokument | Navn |
Vedlegg 1 | Tilbudsbrev |
Vedlegg 2 | Kravspesifikasjon |
Vedlegg 3 | Prisskjema |
Vedlegg 4 | Svarskjema erfaring |
Vedlegg 5 | CV-skjema |
Vedlegg 6 | Forpliktelseserklæring |
Vedlegg 7 | Offentlig innsyn i tilbudene |
Vedlegg 8 | Utkast Rammeavtale |
Vedlegg 9 | Etiske krav til leverandøren |
Kunden har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:
Aktivitet | Tidspunkt |
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget | 02.11.2020 |
Frist for å levere tilbud | 09.11.2020 |
Tildelingsbeslutning og meddelelse til tilbyderne | Uke 47 |
Avtaleinngåelse | Uke 48 |
2. Regler for gjennomføring av konkurransen
Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse etter del I og del III i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 nr. 73 og forskrift om offentlige anskaffelser av 12. august 2016 nr. 974. Det er i henhold til XXX ikke anledning til å forhandle om innleverte tilbud. Av denne grunn henstilles tilbyderne til å inngi sine beste betingelser i tilbudene.
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell–portalen i form av meldinger sendt i systemet, xxx.xxxxxxx.xx. Annen kommunikasjon med personer som deltar i beslutningsprosessen er ikke tillatt, og henvendelser som skjer på annen måte kan ikke påregnes besvart. Ved spørsmål som angår alle tilbydere, vil Oppdragsgiver besvare dette anonymisert til alle tilbyderne.
Frist for å stille spørsmål er 02.11.2020. Spørsmål som fremsettes etter denne fristen kan ikke påregnes besvart.
Tilbyder skal i tilbudsbrevet oppgi kontaktperson for konkurransen, med tilhørende adresse og e- postadresse. Hvis kontaktpersonen endres, skal Oppdragsgiver informeres. Oppdragsgiver tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem fordi tilbyderens kontaktperson er endret uten at dette er meddelt Oppdragsgiver i henhold til konkurransegrunnlagets regler.
Valgte leverandør skal på forespørsel levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Dette gjelder bare dersom valgte leverandør er norsk.
Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere forespørsel om å delta i konkurransen eller tilbud.
3. Krav til tilbudet
3.1. Parallelle tilbud
Det er kun adgang til å inngi ett tilbud per tilbyder i konkurransen. Parallelle tilbud aksepteres altså ikke.
Alternative tilbud aksepteres ikke.
3.3. Vareprøver, demonstrasjon eller utprøving
Ikke aktuelt i denne konkurransen
Tilbudsfristen er oppgitt i punkt 1.7.
Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp.)
Dersom tilbyder ikke har bruker hos Mercell, eller har spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel, hvordan det skal gis tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf.: 00 00 00 00 eller på e-post til: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx
Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp.
Leverte tilbud kan endres helt frem til tilbudsfristens utløp. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.
Tilbudets utforming ved levering
Tilbudet skal leveres med filnavn i henhold til følgende struktur:
Vedlegg 1 – Tilbudsbrev
Vedlegg 2 – Utfylt kravspesifikasjon Vedlegg 3 – Utfylt prisskjema Vedlegg 5 – Forpliktelseserklæring
Vedlegg 6 – Sladdet versjon av tilbudet
Vedlegg 2 og 3 skal leveres i Word / Excel-format. Øvrige vedlegg skal leveres i PDF-format. Ved motstridende informasjon i vedleggene vil dokumentrangen være lik vedleggslisten over.
Tilbudet skal være skrevet på norsk. Dokumantasjonen skal være på norsk.
Tilbyders eventuelle forbehold bes oppgitt i Vedlegg 1 –«Tilbudsbrev». Forbehold skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen.
Vedståelsesfristen er 6 måneder regnet fra tilbudsfristen.
Omkostninger som Tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse av tilbud og en evt. presentasjon/demonstrasjon av tilbyders produkter, vil ikke bli refundert.
3.9. Offentlig innsyn i innkomne tilbud og protokoll
I denne konkurransen bes Xxxxxxxx om å legge ved en versjon av tilbudet hvor de opplysninger som Xxxxxxxx anser som taushetsbelagt er sladdet. Dette lages som eget vedlegg og merkes vedlegg 6
«Sladdet versjon av tilbudet». Det bes om at sladdet tilbud leveres i Word-format slik at Oppdragsgiver kan bearbeide dokumentet hvis det blir nødvendig. Det sladdede tilbudet vil bli gjort om til et låst dokument i PDF før det blir gitt innsyn.
I tillegg ber vi Tilbyder om å levere et eget dokument med begrunnelse for hvert punkt i tilbudet som ønskes sladdet, for hvorfor disse opplysningene kan være konkurransesensitive og bør unntas offentlighet (se konkurransegrunnlagets vedlegg 6 – Offentlig innsyn i tilbud).
Dersom Xxxxxxxx ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i vedlegg 1 – Tilbudsbrevet.
4. Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)
4.1. Generelt om det europeiske egenerklæringsskjemaet
Som en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, at det ikke foreligger avvisningsgrunner og eventuelt oppfyllelse av utvelgelseskriterier skal leverandøren fylle ut ESPD- skjema integrert i Mercell. Den eller de leverandørene som tildeles kontrakt må før kontrakt inngås dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til de opplyste dokumentasjonskrav.
I henhold til anskaffelsesforskriften § 17-1 (3) kan Oppdragsgiver på ethvert tidspunkt i konkurransen be Tilbyder om alle eller deler av dokumentasjonsbevisene dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte.
4.2. Nasjonale avvisningsgrunner
I henhold til ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i Oppdragsgivers medlemsstat» presiseres det at i denne konkurransen gjelder også alle avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriftens § 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunnene:
- §24-2(2). I denne bestemmelsen er det angitt at Oppdragsgiver skal avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene.
- 24-2(3) bokstav i. Avvisningsgrunnen i ESPD-skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet.
5. Kvalifikasjonskrav
For å kunne få sitt tilbud evaluert må leverandøren fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjemaet om at han oppfyller samtlige kvalifikasjonskrav.
Kvalifikasjonskravene ligger i Mercell og skal dokumenteres i hht. instruksjonene under.
5.1. Registrering og autorisasjoner m.m.
Kvalifikasjonskrav | Tilbyder skal være en lovlig etablert virksomhet. |
Dokumentasjon | • Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. • Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. |
5.2. Økonomisk og finansiell kapasitet
Kvalifikasjonskrav | Xxxxxxxx skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. |
Dokumentasjon | Oppdragsgiver vil vurdere Tilbyders oppfyllelse av kvalifikasjonskravet på følgende måter: • Siste avlagte årsregnskap med noter inkludert revisorerklæring. • Resultatregnskap og balanse siste halvår dersom det er mer enn seks måneder siden siste årsregnskap. Dersom Xxxxxxxx har saklig grunn til ikke å fremlegge den dokumentasjonen Oppdragsgiver har krevd over, kan Xxxxxxxx godtgjøre sin økonomiske og finansielle kapasitet ved ethvert annet dokument, herunder for eksempel ved en morselskapsgaranti, bankgaranti, mv. Oppdragsgiver vil i vurderingen bl.a. vektlegge om tilbyder har lønnsom drift, positiv kontantstrøm siste år, og positiv egenkapital. |
5.3. Tekniske og faglige kvalifikasjoner
Kvalifikasjonskrav | Xxxxxxxx skal ha tilstrekkelig evne og kapasitet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. |
Oppdragsgiver vil her vurdere Tilbyders erfaring med levering av den ytelse konkurransen omfatter i forhold til: o En kort og generell beskrivelse av firmaet og firmaets organisasjon og virksomhetsområder. o Liste med en kort beskrivelse av de viktigste og mest relevante leveransene de siste tre år. Beskrivelsen skal omfatte opplysninger om verdi og tidspunkt/varighet på avtalen, samt navnet på den offentlige eller private Kunden. Vedlegg 4 svarskjema erfaring o CV på nøkkelpersoner som vil utføre oppdraget. Vedlegg 5 CV- skjema. |
Tilbyder kan støtte seg på andre virksomheter for å oppfylle det finansielle kvalifikasjonskravet i punkt 5.2 og/eller kravet til tekniske og faglige kvalifikasjoner i punkt 5.3 ved å krysse av for dette i ESPD-skjemaets kapittel II seksjon C. Tilbyder skal i så fall levere separate egenerklæringer for hver av virksomhetene han støtter seg på. Egenerklæringene skal inneholde opplysninger som etterspørres i ESPD-skjemaets seksjon A og B i del II og del III, samt opplysningene i del IV og V i den grad de er relevante for den eller de spesifikke kravene leverandøren støtter seg på virksomhetene for. I tillegg skal tilbyder dokumentere at han råder over de nødvendige ressursene ved å fremlegge en forpliktelseserklæring fra disse virksomhetene, se vedlegg 6 Forpliktelseserklæring.
6. Avgjørelse av konkurransen
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har
• det beste forholdet mellom pris og kvalitet
Tildelingskriterium | Beskrivelse | Vekting |
1. Pris | Evaluering av pris vil baseres på et gjennomsnitt av de oppgitte timepriser i prisskjemaet. | 40% |
2. Kvalitet, kravspesifikasjon | Evaluering av kvalitet vurderes på bakgrunn av tilbyders besvarelse av kravspesifikasjonen. | 60% |
6.2. Utdyping av tildelingskriteriene:
Tilbudet vil bli evaluert i henhold Vedlegg 3 – Prisskjema.
Alle priser skal oppgis eksklusive mva., men inkludert alle leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, opplæring, godtgjørelser og lignende). Et årlig møte for å diskutere erfaringer fra gjennomførte leveranser og planer for kommende periode skal være inkludert i oppgitte timepriser. Det samme gjelder kostnader ved oppstartsmøte og evt. oppfølgingsmøter i forbindelse med den enkelte leveranse/oppdrag.
Lavest totalsum evalueres på følgende måte:
• Lavest totalsum økonomi- og regnskapstjenester (vektes 90 % av tildelingskriteriet pris).
• Sum oppstartskostnad og lisenskostnad økonomisystem, Xledger (vektes 10 % av tildelingskriteriet pris).
Pris evalueres i henhold til den forholdsmessige metoden. Tilbud med lavest totalsum gis poengscore
10. Karakterene for de øvrige tilbud beregnes etter følgende formel:
(Sum beste tilbud)/(Sum tilbud X)*10= Sluttkarakter tilbud X.
Evaluering av kvalitet vurderes på bakgrunn av tilbyders besvarelse av kravspesifikasjonen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kontakte oppgitte referanser ved behov, for å få bekreftet opplysninger som er gitt rundt relevante oppdrag hos de tilbudte ressurser. En slik referansesjekk vil da gjennomføres på en måte som sikrer likebehandling iht. FOA.
6.3. Innstilling på tildeling av rammeavtale
Beslutning vedrørende tildeling av rammeavtale vil bli varslet skriftlig til alle tilbydere samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Beslutningen vil inneholde en begrunnelse for valget og gi informasjon om karenstid før inngåelse av kontrakt.
7. Kontraktsvilkår
Kontraktsvilkår med bilag er lagt ved konkurransegrunnlaget.