KONKURRANSE-
KONKURRANSE-
GRUNNLAG
ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE
for anskaffelse av
RAMMEAVTALE FOR BLIKKENSLAGER OG
TAKTEKKINGSTJENESTER
Sak 12/1374
INNHOLDSFORTEGNELSE
1.2 Oppdragsgivers kontaktperson 4
1.3 Overordnet om oppdraget og kontrakten 4
1.4.1 Adgang til minikonkurranser 5
1.4.2 Utarbeidelse av tilbud ved avrop 5
1.5.3 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget 6
1.1 Fremdriftplan for anskaffelsesprosessen 6
1.2.2 Forbud mot sosial dumping 6
1.2.3 Lærlingordning – forskrift om offentlig anskaffelser § 3-11 (3) 6
1.4 Anskaffelsesportalen i Oslo kommune 7
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 7
2.4.3 Språkkrav, merking av tilbud m.v. 8
2.4.5 Ønsket presentasjonsform 8
2.11 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver 10
2.13 Avlysning av konkurransen 10
3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav 10
3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav 10
3.3 Andre kvalifikasjonskrav 11
3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling 11
3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling 11
3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner 12
4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 12
4.1 Registrering og åpning av tilbud 12
4.2.2 Evaluering av tildelingskriteriene 13
4.3 Bestilling på rammeavtalene 14
4.4 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang 15
1 OPPDRAGET
Oslo kommune v/ Eiendoms- og byfornyelsesetaten, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med etablering av ny rammeavtale for blikkenslager og taktekkingstjenester til eiendomsporteføljen.
1.1 Oppdragsgiver
Eiendoms- og byfornyelsesetaten er Oslo kommunes grunneier og en aktiv pådriver for utvikling av byen. Etaten arbeider for en variert og bærekraftig vekst i hovedstaden ved å:
• utvikle arealer for bygging av boliger, næring og andre offentlige formål,
• inngå utbyggingsavtaler og koordinere byutviklingsprosjekter,
• rydde opp i forurenset grunn og gjennomføre ulike miljøtiltak,
• kjøpe og selge eiendom
• forvalte og leie ut eiendommer
• arbeide for universell utforming, og
• bidra til et attraktivt bysentrum
I tillegg forvalter Eiendoms- og byfornyelsesetaten en rekke av Oslo kommunes utenbys eiendommer og leier ut både boliger og næringslokaler.
1.2 Oppdragsgivers kontaktperson
Navn: Xxxx Xxxxxxx/Xxx-Xxxx Xxxxx
E-postadresse: xxxxxxxxxx@xxx.xxxx.xxxxxxx.xx Telefaks: 22 17 33 16
Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post eller telefaks. Samtlige henvendelser skal merkes med saksnummer 12/1374.
Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktpersoner.
1.3 Overordnet om oppdraget og kontrakten
Formålet med anskaffelsen er å sikre at etatens eiendomsmasse blir vedlikeholdt og fulgt opp slik at byggenes og eiendommenes tilstand ikke forringes og verdiene opprettholdes.
Rammeavtalen gjelder for oppdrag og arbeider opp til kr. 200.000,- og skal sikre en effektiv og rasjonell tilgang på tjenestene beskrevet i kravspesifikasjonen.
Oppdragsgiver forventer god kvalitet, service og effektivitet av rammeavtalepartnerne. Oppdragsgiver har ansvar for utvendig vedlikehold av bygninger og eiendomsmasse. De fleste arbeider vil komme inn under tiltaksklasse 1.
Rammeavtalen omfatter ikke tjenester i forbindelse med prosjekter hvor blikkenslager og taktekking inngår som en del av et større rehabiliterings- eller totalprosjekt.
1.4 Avrop på rammeavtale
Ved avrop på rammeavtalen vil oppdragsgiver gjøre direkte bestillinger på enkeltoppdrag og/eller samleoppdrag av lik type der dette fremstår som hensiktsmessig.
Ved valg og inngåelse av kontrakt med 3 leverandører vil oppdragene fordeles med henholdsvis 50 %, 30 % og 20 % av faktisk oppdragsmengde i avtaleperioden. Rangering av
leverandørene foretas i henhold til tildelingskriteriene, jfr. punkt 4.2 og bygger på det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på oppgitte time- og enhetspriser.
1.4.1 Adgang til minikonkurranser
Avrop på rammeavtalen kan gjennomføres i form av minikonkurranser dersom verdien på enkeltoppdraget er over kr. 200.000,- eks. mva. Minikonkurranser gjennomføres ved at leverandører med rammeavtale blir invitert til å gi tilbud.
Tildeling av oppdrag i minikonkurranser skjer til det økonomisk mest fordelaktige tilbudet baser på følgende kriterier:
Pris Kvalitet
Tid for ferdig utført oppdrag/kapasitet
Den innbyrdes vektingen kan avvike fra konkurranse til konkurranse avhengig av oppdragenes art, omfang og prioritet.
1.4.2 Utarbeidelse av tilbud ved avrop
Bestilling/avrop iht. rammeavtalen skjer enten ved direkte bestilling med henvisning til rammeavtalens poster (uten at det foretas befaring) eller ved befaring der leverandøren utarbeider et tilbud basert på rammeavtalens poster.
Oppdragsgiver vil utarbeide eget avrops-/bestillingsskjema som skal benyttes ved levering av tilbud og bestilling av oppdrag.
1.4.3 Forutsetninger
Ett av kjennetegnene ved en rammeavtale er at de konkrete oppdrag og oppdragsvolum ikke er spesifisert ved inngåelsen av rammeavtalen. Slike forutsetninger er selve kjernen i premissene for parallelle rammeavtaler. Avrop vil finne sted etter hvert som oppdragsgivers behov avdekkes og denne forutsetningen er kjent for begge parter og innebærer risiko for at oppdragsmengde vil avvike.
Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å trekke ut og legge til eiendommer som følge av endringer i eiendomsporteføljen.
1.5 Konkurransegrunnlaget
1.5.1 Innhold
Konkurransegrunnlaget består av:
Denne tilbudsinnbydelsen, og følgende vedlegg:
1. Kravspesifikasjon
2. Kontraktformular for håndverkstjenester Oslo kommune
3. Standard kontraktsvilkår
4. Pris-/tilbudsskjema med postbeskrivelser og enhetspriser
5. HMS-egenerklæring
6. EBY- miljøpolicy
1.5.2 Tilleggsopplysninger
Dersom leverandøren finner at tilbudsinnbydelsen ikke gir tilstrekkelig veiledning oppfordres vedkommende til å be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson.
Det samme gjelder dersom det oppdages feil i tilbudsinnbydelsen.
Eventuelle henvendelser skal skje skriftlig og merkes med saksnummer 12/1374, og sendes på e-post til følgende adresse: xxxxxxxxxx@xxx.xxxx.xxxxxxx.xx.
1.5.3 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget
Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres på DOFFIN.
1.1 Fremdriftplan for anskaffelsesprosessen
Planlagt dato/uke | Fast/ Tentativ | Aktivitet |
12.11.2012 | Fast | Kunngjøring av konkurranse |
21.11.2012 kl. 13.00 | Fast | Tilbudskonferanse |
24.12.2012 kl. 12.00 | Fast | Tilbudsfrist |
24.12.2012 kl. 12.30 | Fast | Tilbudsåpning |
Uke 51 | Tentativ | Evaluering av kvalifikasjoner og tilbud |
Uke 51/52 | Tentativ | Valg av tilbud |
Uke 52 | Tentativ | Utsendelse av tildelingsbrev |
Uke 1/2 | Tentativ | Klagefrist |
Uke 2 | Tentativ | Kontraktsinngåelse |
1.2 Kontrakt
Tjenesten skal utføres i perioden 15.01.2013 til og med 15.01.2015.
Oppdragsgiver har opsjon på forlengelse av kontrakten med ytterligere 2 år, med inntil 1 år om gangen på uendrede vilkår, jfr. dog kontraktens punkt 7.3 om prisregulering. Total mulig kontraktlengde er 4 år.
Varsel om utløsning av opsjon skal gis senest en – 1 – md. før avtalens utløp.
1.2.1 Kontraktbestemmelser
Avtaleforholdet vil bli regulert av Oslo kommunes standardvilkår for håndverktjenester med de endringer som følger av kontraktformularet (vedlegg 2 og 3).
Kontrakten vil bli nærmere tilpasset denne anskaffelsen når tildelingsbeslutning er truffet og klagefristen er utløpt.
1.2.2 Forbud mot sosial dumping
Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 08.02.2008.
1.2.3 Lærlingordning – forskrift om offentlig anskaffelser § 3-11 (3)
Det stilles i kontrakten krav til at norske leverandører er tilknyttet offentlig godkjent lærlingordning ved oppstart av kontraktarbeidet. Leverandøren skal ved kontraktsignering
fremlegge dokumentasjon på at bedriften er en offentlig godkjent lærebedrift eller dokumentere at denne plikten vil bli oppfylt senest ved oppstart av kontraktarbeidet.
1.3 Kunngjøring
Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se xxx.xxxxxx.xx.
All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal foregå via denne databasen. Unntak fra dette er innsendelse av leverandørenes spørsmål til konkurransegrunnlaget og innlevering av tilbud.
1.4 Anskaffelsesportalen i Oslo kommune
Konkurransen er også kunngjort på Oslo kommunes anskaffelsesportal.
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN
2.1 Prosedyre
Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget.
Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og III. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt.
2.2 Tilbudsfrist
Siste frist for innlevering av tilbud er onsdag 20.12.2012 kl. 12.00.
Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen.
For sent innkomne tilbud og tilbud pr. e-post vil bli avvist.
2.3 Vedståelsesfrist
Leverandørene er bundet av sitt tilbud til 20.02.2013 klokken 12:00.
2.4 Innlevering av tilbud
2.4.1 Tilbudsbrev
Leverandøren skal levere et tilbudsbrev basert på den mal som er vedlagt dette konkurransegrunnlaget.
2.4.2 Tilbudsvedlegg
Som vedlegg til ovennevnte tilbudsbrev skal leverandørene levere den dokumentasjon som oppdragsgiver har etterspurt i tabellen nedenfor i pkt. 3.2, 3.3 og pkt. 4.2. Dette skal systematiseres i henhold til den vedleggstrukturen som fremgår av tabellens kolonne
”Tilbudsvedlegg”.
Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning.
2.4.3 Språkkrav, merking av tilbud m.v.
Tilbudet skal være på norsk, være skriftlig og undertegnet av person som har fullmakt til å forplikte leverandøren.
Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket ”Tilbud – Rammeavtale blikkenslager m.m. 12/1374”.
Tilbudet i sin helhet skal leveres i papirversjon med signert tilbudsbrev.
Det bes også om at en versjon leveres elektronisk, på CD-rom eller USB-minnepenn.
I tillegg skal det leveres en utgave av tilbudet hvor leverandøren har sladdet det som anses å være forretningshemmeligheter.
Den elektroniske innleveringen aksepteres følgende filformat: Tekstdokument: PDF/A
Bildefiler: JPEG eller TIFF
Video: MPEG 2
Lyd: MP3 eller PCM-basert Wave
Kart: Sosi eller TIFF
2.4.4 Innleveringssted
Tilbudet skal leveres direkte til oppdragsgivers besøksadresse: Christian Xxxxxx xxxx 00,
0186 Oslo,
0.xx. publikumsmottak
Vårt publikumsmottak er betjent på hverdager fra kl. 08.00-15.35, og tilbud skal leveres innenfor dette tidsrommet.
Alternativt kan tilbudet sendes pr. post til følgende adresse: Postboks 491, Sentrum
0105 Oslo
Leverandøren har selv ansvar for at tilbudet kommer frem rettidig.
2.4.5 Ønsket presentasjonsform
Dokumentasjon | Skilleark |
Signert tilbudsbrev. o Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) | 1 |
Skatteattest, jf. punkt 3.2 | 2 |
Merverdiavgiftattest, jf. punkt 3.2 | 3 |
HMS-egenerklæring (se vedlegg 4), jf. punkt 3.2 | 4 |
Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. punkt 3.3.1 | 5 |
Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk stilling, jf. punkt 3.3.2 | 6 |
Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. | 7 |
Dokumentasjon | Skilleark |
punkt 3.3.3 | |
Dokumentasjon på tildelingskriteriet pris iht.– fullstendig utfylt Pris- og tilbudsskjema med poster og enhetspriser (vedlegg 5) | 8 |
Sladdet utgave av tilbudet | 9 |
Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning.
2.5 Deltilbud
Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget.
2.6 Alternative tilbud
Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud til det som fremkommer av konkurransegrunnlaget.
2.7 Tilbyderkonferanse
Det vil i denne konkurransen bli avholdt tilbyderkonferanse onsdag den 21.11.2012 kl. 13.00
– 14.30. Oppmøte i resepsjonen i Akerselva Atrium, Xxxxxxxxx Xxxxxx gt. 16, 0186 Oslo. Kontaktperson: Xxxx Xxxxxxx.
Under tilbyderkonferansen vil vi gjennomgå konkurransegrunnlaget. Formålet er at leverandørene skal få god informasjon om de krav EBY stiller i konkurransen samt få anledning til å stille spørsmål.
Leverandørene anmodes om å sende inn eventuelle spørsmål på forhånd slik at oppdragsgiver får anledning til å forberede sine svar. Spørsmål vil bli anonymisert.
Referat fra tilbyderkonferansen legges også ut i eget dokument på Oslo kommunes anskaffelsesportal så raskt som mulig etter at konferansen er avholdt.
Reiseutgifter med videre i forbindelse med tilbyderkonferansen dekkes av den enkelte leverandør.
2.8 Opplysningsplikt
Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses.
Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for avvisningen, forkastelsen eller avlysningen. Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt.
2.9 Taushetsplikt
Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven § 13.
2.10 Offentlighet
Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet.
2.11 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver
Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta.
2.12 Forbehold
Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist.
Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere samt prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer).
Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist.
Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktbestemmelser.
2.13 Avlysning av konkurransen
Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger en saklig grunn, jfr. forskrift om offentlige anskaffelser § 13-1.
3 KRAV TIL LEVERANDØRENE
3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav
Oppdragsgiver stiller krav til leverandørene for å sikre at vedkommende evner å oppfylle kontrakten. I tillegg til de obligatoriske og ufravikelige krav stilles det krav til leverandørens finansielle og økonomiske stilling samt tekniske og faglige kvalifikasjoner.
Leverandørens kvalifikasjoner blir vurdert ut fra innlevert dokumentasjon, og det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert.
3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav
Krav | Dokumentasjonskrav | Tilbudsvedlegg |
Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling. | Skatteattest for skatt som ikke er eldre enn 6 måneder. Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder. | Jfr. punkt. 2.4.5 |
Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. | Utfylt og signert HMS- egenerklæring. | Jfr. punkt. 2.4.5 |
Dersom en eller flere leverandører ikke har levert HMS-egenerklæring og/eller skatte-
/merverdiavgiftsattest eller offentlig tilgjengelig dokumentasjon innen fristens utløp, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatte-/merverdiavgiftsattest som er eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av frist for forespørsel om deltakelse. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten.
3.3 Andre kvalifikasjonskrav
3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
Krav | Dokumentasjonskrav | Tilbudsvedlegg |
Leverandøren skal ha et lovlig etablert foretak. | Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske firmaer: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. | Jfr. punkt. 2.4.5 |
3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling
Krav | Dokumentasjonskrav | Tilbudsvedlegg |
Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten. | Kredittrating utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Ratingen skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp og skal basere seg på siste kjente regnskapstall, eller fullstendig årsregnskap fra siste regnskapsår inkludert styrets årsberetning, revisjonsberetning, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall | Jfr. punkt. 2.4.5 |
Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere.
3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal ha erfaring fra oppdrag av tilsvarende art, omfang og vanskelighetsgrad | Oversikt over tidligere gjennomførte oppdrag av tilsvarende art. Av oversikten skal det blant annet fremgå opplysninger om kontraktsverdi, tid og sted for utførelse og navn på oppdragsgiver. |
Leverandøren skal tilfredsstille de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter som gjelder leverandørens fagområder | Opplysninger om utdanning og faglige kvalifikasjoner hos leverandøren, herunder autorisasjon, fagbrev/svennebrev, mesterbrev eller tilsvarende dokumentasjon som godtgjør at kravet er innfridd. |
Leverandøren skal ha bemanningsmessig kapasitet til å gjennomføre kontrakten. | Oversikt over leverandørens totale bemanning inkludert organisasjonskart. Bemanningsplan for denne avtalen hvor antall egne ansatte, underentreprenører, innleide mv. skal fremgå. |
Leverandørene skal ha et godt og velfungerende internkontrollsystem | Redegjørelse for leverandørens system for internkontroll. Innholdsfortegnelse for interkontrollsystem. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente supplerende/avklarende informasjon vedrørende systemet. |
Leverandøren skal være kvalifisert for lokal godkjenning for ansvarsrett i tiltaksklasse 1 innen utførende og kontrollerende | Sentral godkjennelse eller erklæring på at leverandøren vil få lokal godkjenning for ansvarsrett eller annen dokumentasjon som oppfyller kravet. |
Leverandøren skal ha prosedyrer som sikrer at oppdraget blir utført på en miljømessig forsvarlig måte. | Redegjørelse for eksisterende rutiner, eller fremleggelse av gyldig sertifikat fra tredjepartsverifisert system (eks. Miljøfyrtårn, ISO 14001, EMAS) |
4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE
4.1 Registrering og åpning av tilbud
Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert.
Tilbudsåpning vil finne sted 24.12.2012 kl. 12.30.
Leverandørene har ikke rett til å være tilstede under tilbudsåpningen.
4.2 Tilbudsevaluering
4.2.1 Tildelingskriteriene
Tildelingen skjer på bakgrunn av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier:
Kriteriene | Vekt | Dokumentasjonskrav | Tilbudsvedlegg |
Pris Enhetspriser, timepriser, materialpriser og påslagsprosent | 75 % | Ferdig utfylt tilbudsskjema, med opplysninger om totalpris, timesatser og påslagsfaktorer Beskrivelse av eventuelle forbehold eller avvik som har betydning for pris | Jfr. punkt. 2.4.5 |
Kvalitet Oppdragsforståelse Referanser | 10 % 15 % | Beskrivelse av hvordan kontrakten og dens forpliktelser skal håndteres. Herunder blant annet håndtering av tenkt henvendelse fra oppdragsgiver, rutiner for gjennomføring og oppfølging, tilpasning i fht. arbeidssted i full drift, akutte oppdrag, materialbruk m.v. Erklæring fra 3 stk. referansekunder (vedlegg 8) | Jfr. punkt. 2.4.5 |
4.2.2 Evaluering av tildelingskriteriene
I denne konkurransen benyttes en evalueringsmodell hvor samtlige tilbud gis en poengscore. Det benyttes en poengskala fra 0-10, hvor 10 er høyest mulig poengscore for hvert av tildelingskriteriene.
Poengscoren fra hvert enkelt kriterium multipliseres med kriteriets angitte vekt. Kriterienes vektede poengscore summeres, og den leverandøren som etter dette har høyest poengscore totalt sett anses å ha det økonomisk mest fordelaktige tilbudet.
Priskriteriet
Leverandørene er bedt om å oppgi timepriser og enhetspriser, jfr. tilbudsskjemaet. Disse evalueres på bakgrunn av estimater over henholdsvis timeforbruk, og over kostnader knyttet til materialer og annet relevant angitt som evalueringsmengder i prisskjema.
Summen av ovennevnte utregning legges sammen med den totalsum leverandøren har oppgitt i tilbudsskjemaet. Den tilbyderen som har den laveste prisen totalt sett honoreres med 10 poeng. Øvrige tilbydere blir tildelt en poengscore som gjenspeiler forskjellen mellom laveste pris og tilbudt pris.
Kvalitetskriteriet:
Dette kriteriet er inndelt i to underkriterier som evalueres hver for seg, henholdsvis oppdragsforståelse og referanser. Kvalitetskriteriet vektes totalt sett med 25 %, herunder oppdragsforståelse 10 % og referanser 15 %.
Den leverandøren som anses å ha best kvalitet honoreres med 10 poeng. Øvrige tilbydere tildeles en poengscore som gjenspeiler de relative forskjeller mellom tilbudene. Det samme gjelder ved evalueringen av referanser.
4.3 Bestilling på rammeavtalene
Innenfor rammeavtalen kan oppdragsgiver gjøre direkte avrop blant leverandørene på oppdrag < NOK 200.000,-.
Som avropsmekanisme tildeles leverandøren med høyest rangering i rammeavtalen 50 % av samlet volum under forutsetning av kapasitet. Deretter fordeles resterende oppdrag til leverandørene etter rangering med 30 % og 20 % av oppdragene < NOK 200.000,-.
Leverandøren skal gi kostnadsoverslag på alle oppdrag som danner grunnlag for bestilling. Volumangivelsen over forutsetter nødvendig kapasitet og faglige forutsetninger for hvert oppdrag på bestillings/-leveringstidspunktet.
Det blir sendt elektronisk rekvisisjon/bestilling for alle oppdrag.
Alle avvik som avdekkes i forbindelse med arbeidet utover 10 % av det opprinnelige kostnadsoverslaget betinger at leverandøren stopper arbeidet og gir et nytt kostnadsoverslag til oppdragsgiver før arbeidet gjenopptas.
4.3.2 Minikonkurranse
Ved større avrop som samlet antas og ha en verdi over NOK 200.000,- vil det bli gjennomført minikonkurranse hvor alle rammeavtalepartnerne får anledning til å gi pris på oppdraget.
Minikonkurranse gjennomføres i henhold til følgende prosedyre og tildelingskriterier:
1. Forespørsel til leverandørene om å inngi tilbud skal sendes samtidig på felles måte og format.
2. Leverandørene skal ha minst 3 – tre – virkedagers frist (tilbudsfrist) til å besvare tilbudsforespørselen, regnet fra og med første virkedag etter at forespørsel ble sendt.
3. Leverandørens tilbud skal leveres/sendes skriftlig til virksomheten i lukket, merket forsendelse. Tilbudet kan ikke sendes pr e-post. Tilbudene skal ikke åpnes før tilbudsfristen er gått ut.
4. Leverandørene skal vedstå seg sitt tilbud i minst 60 – seksti – virkedager.
5. Aksept av tilbud skal skje skriftlig ved e-post før vedståelsesfristen har gått ut.
6. Tildeling av kontrakt ved minikonkurranse skal skje ut fra følgende kriterier:
Vekting | Kriterium | Beskrivelse |
* | Kostnad | Pris** Sammenlagt fast pris for beskrevne ytelser basert på tidsbruk, timepris og enhetspriser. |
* | Levering | Tids- og gjennomføringsplan(kriteriet benyttes ikke hvis den er fastsatt i oppdragsgivers bestilling) |
* | Oppdragsforståelse | Tilbudt løsning(kriteriet benyttes ikke dersom løsning er bestemt i oppdragsgivers kravspesifikasjon) |
* Vekting vil oppgis i den enkelte minikonkurranse ut fra oppdragets art og omfang.
** Pris kan være lavere enn den som er oppgitt i rammeavtalen på det enkelte oppdrag. Rammeavtalens priser anses som maksimalpriser i avtaleperioden.
4.4 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang
Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt en frist for å påklage beslutningen.
* * *
Oslo, den 09.11.2012 Oslo, den 09.11.2012
Xxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx
etatsdirektør seksjonssjef
VEDLEGG
Vedlegg 1:
Kravspesifikasjon – generell del
Vedlegg 2:
Kontraktsformular
Vedlegg 3:
Oslo kommunes standardvilkår for håndverktjenester
Vedlegg 4:
HMS - egenerklæringsskjema
Vedlegg 5:
Pris- og tilbudsskjema med poster for timepris og enhetspriser
Vedlegg 6:
EBY- miljøpolicy
Vedlegg 7:
Utkast minikonkurranse skjema
Vedlegg 7:
Skjema for Erklæring fra referansekunde