Vedtatt styret i NII 03.04.2020
Samarbeidsavtale
Interkommunalt innkjøpssamarbeid
mellom kommunene Aure, Averøy, Gjemnes, Hustadvika, Kristiansund, Rindal, Smøla, Surnadal, Sunndal og Tingvoll.
Vedtatt styret i NII 03.04.2020
Innhold
Faste møter mellom rådmenn / kommunedirektører – «Samarbeidsmøtet». 3
Forpliktelser fra deltakerkommunene 3
Oppgjør fra deltagerkommune til vertskommune 5
Evaluering, endring, uttreden 6
Avtalen gjelder et innkjøpssamarbeid mellom kommunene Aure, Averøy, Gjemnes, Hustadvika, Kristiansund, Rindal, Smøla, Surnadal, Sunndal og Tingvoll.
Innkjøpssamarbeidet har som hovedoppgave å ivareta kommunenes behov ved inngåelse og oppfølging av innkjøpsavtaler. Med innkjøpsavtaler menes her rammeavtaler knyttet til spesifikke varegrupper og større engangskjøp som partene ser det hensiktsmessig å foreta i fellesskap. Innkjøpssamarbeidet skal sørge for at kommunene gjør optimale innkjøp med hensyn til kostnadseffektivitet og kvalitet, samt bidra til effektive innkjøpsrutiner og en samlet kompetanseheving på innkjøpsområdet.
Det til enhver tid gjeldende strategidokumentet for innkjøpssamarbeidet skal være førende for denne samarbeidsavtalen.
Innkjøpssamarbeidet organiseres som et administrativt vertskommunesamarbeid, jfr. Kommunelovens § 20-2 med Kristiansund som vertskommune og kommunene Aure, Averøy, Gjemnes, Hustadvika, Rindal, Smøla, Surnadal, Sunndal og Tingvoll som samarbeidskommuner. Kommunelovens kapittel 20 «Vertskommune» kommer til anvendelse så langt det passer.
Rådmannens myndighet i vertskommunen, jfr. kommunelovens §20-2, 2. ledd, er delegert til leder for Innkjøpstjenesten i Kristiansund kommune.
Saker av prinsipiell betydning skal ikke avgjøres i vertskommunen, ref. Kommunelovens § 20-2, 1. ledd. Slike saker skal behandles i hver kommunene i samarbeidet.
Den interkommunale innkjøpssamarbeidet organiseres som en tjeneste underlagt leder for Innkjøpstjenesten i Kristiansund kommune.
Vesentlige endringer i organiseringen skal drøftes i de faste møtene mellom rådmenn / kommunedirektører.
Faste møter mellom rådmenn / kommunedirektører –
«Samarbeidsmøtet».
Rådmenn / kommunedirektører, eller den med delegert fullmakt -
«samarbeidsmøtet», møtes minimum to ganger pr år for dialog og informasjonsutveksling. Dette møtet skal avklare hvilke innkjøp samarbeidet skal konkurranseutsette, samt beslutte føringer for saker av prinsipiell betydning. Leder for innkjøpssamarbeidet deltar på disse møtene. Vertskommunen kaller inn.
- Forslag til budsjett skal være tema på ett av disse møtene. Forslag til budsjett sendes til samarbeidskommunene for uttale før endelig behandling i vertskommunen innen 1. september hvert år.
- Regnskap skal være tema på ett av disse møtene. Vertskommunen fremlegger forrige års regnskap.
Forpliktelser fra deltakerkommunene
Deltakerkommunene forplikter seg til å stille med følgende bidrag til samarbeidet.
- Deltakerkommunene skal ha en fast kontaktperson som skal bistå innkjøpstjenesten med kommunespesifikk informasjon og tjenester vedrørende avtaler og konkurranser.
- Deltakerkommunene skal også ha en fast e-handelsressurs som også fungerer som superbruker i egen kommune.
- Deltakerkommunene forplikter seg til å fasilitere møter, kurs og andre arrangementer, samt teknisk utstyr i forbindelse med dette.
- For å sikre at deltakerkommunene har en innkjøpsordning som tjener kommunenes interesse ut fra et produktfaglig perspektiv, kan vertskommunen opprette brukergrupper etter behov.
Deltakerkommunene plikter og stille med representanter i slike brukergrupper.
Utlysning og inngåelse av avtaler skal skje i overensstemmelse med de pålegg som framgår av de til enhver tid gjeldende lover og regler.
Deltakerkommunene kan reservere seg mot deltakelse i enkeltavtaler etter at kravspesifikasjon for avtalen er utarbeidet og før tilbudsinnbydelse.
Det må være minimum tre deltakerkommuner som ønsker å gjennomføre en konkurranse, for at innkjøpssamarbeidet skal gjennomføre konkurransen.
Avtaler inngås med like priser for alle deltakerkommuner slik at avtalt pris inkluderer betalingsbetingelser, fakturaomkostninger, frakt og andre omkostninger. Fakturering skal skje til den enkelte kommune.
Avtaler som inngås er bindende for den enkelte deltakerkommune og undertegnes av person som har slik fullmakt. Hver deltakerkommune skriver under den enkelte avtale/kontrakt.
Den enkelte deltakerkommune har selv ansvar som medkontrahent og er ansvarlig for gjennomføringen av den del av felles rammeavtaler som angår vedkommende kommune. Dette omfatter eksempelvis ansvar for riktige behovsopplysninger, rettidig oppgjør, rettidige reklamasjoner og for øvrig de forpliktelser man har som kjøper/kontrahent.
De kommunene som deltar i den aktuelle konkurransen har solidaransvar ovenfor vertskommunen dersom Innkjøpssamarbeidet blir dømt i KOFA eller i retten til å betale erstatning eller inngår forlik, etter feil i konkurransegjennomføringen.
Solidaransvar innebærer en deling av kostnader mellom alle deltakerkommunene etter en fordeling, 30% likt mellom deltakerkommunene og 70% ut i fra folketall når endelig dom foreligger.
I kontraktsperioden er den enkelte deltakerkommune selv ansvarlig både juridisk og økonomisk for eventuelle mislighold mot avtalen.
Innkjøpstjenesten skal ha kontorsted i Kristiansund kommune som vertskommune.
Kristiansund kommune har som vertskommune arbeidsgiveransvaret for ansatte i samarbeidet. Dette innebærer at ansatte skal forholde seg til Kristiansund kommune sitt personalreglement. Eventuelle begrensninger her fremgår av Arbeidsmiljølovens §16-2.
Samarbeidsmøtet har fullmakt til å beslutte modell for kostnadsfordeling i tråd med modellene under.
De årlige administrasjonskostnadene vertskommunen har, deles mellom alle deltakerkommunene etter en fordeling 30% basis, 70% ut i fra folketall pr. 1 juli det året faktureringen skjer.
Grunnlaget er Kristiansund kommunes utgift til administrasjonskostnader (lønn, kontorhold, kurs, etc.) til NII.
I tillegg vil innkjøpssamarbeidet kunne benytte innkjøpsproveny for å dekke inn økte administrasjonskostnader ved en fremtidig økt bemanning. Innkjøpsprovenyen skal basere seg på selvkostprinsippet.
Man kan også gradvis gjennomføre en utfasing av eksisterende finansieringsmodell fra inngått samarbeidsavtale, til fordel for innkjøpsproveny etter hvert som omsetningen øker.
Samarbeidsmøtet har fullmakt til å fastsette prosentsatsen på innkjøpsprovenyen.
Samarbeidsmøtets beslutning om kostnadsfordeling skal være enstemmig.
Oppgjør fra deltagerkommune til vertskommune
Vertskommunen forskutterer alle utgiftene til samarbeidet. Det faktureres àkonto pr 1. juli. Sluttoppgjør blir foretatt etter at revidert regnskap for året foreligger.
Vertskommunen skal hvert år før 1. mars rapportere på driften av innkjøpssamarbeidet for forrige kalenderår. Rapporten skal ha en form som kan stå alene og skal kunne passe inn i deltakerkommunenes årsrapport til kommunestyrene.
Evaluering, endring, uttreden
Samarbeidet skal evalueres etter tre års drift. Initiativet og opplegget for evalueringen er vertskommunen sitt ansvar.
Avtalen og eventuelle endringer av avtalen skal vedtas av kommunestyrene i alle deltakerkommunene. Det er tilstrekkelig at en av deltakerkommunene fremsetter krav om endring.
Dersom alle deltakerkommunene er enige om det, kan samarbeidet oppløses med øyeblikkelig virkning, jfr. Kommuneloven § 20-8.
Varsel om uttreden må sendes deltakerkommunene i samarbeidet innen
1. oktober året før uttreden (15 måneder oppsigelsesfrist).
Ved uttreden eller oppløsning av samarbeidet vil den enkelte deltakerkommune selv overta ansvaret for de oppgaver som omfattes av samarbeidsordningen. De eiendeler og verdier som er opparbeidet i fellesskap under avtaleperioden skal tilbakeføres til kommunene etter fordelingsnøkkel som er avtalt for fordeling av administrasjonsutgifter.
Dersom det oppstår tvister i tilknytning til avtalen, skal tvisten søkes løst ved forhandlinger før den eventuelt bringes inn for de ordinære domstolene.
Det interkommunale samarbeidet trer i kraft .........
Aure/ dato
Rådmannen i Aure
Averøy/ dato
Rådmannen i Averøy
Gjemnes/ dato
Rådmannen i Gjemnes
Hustadvika/ dato
Kommunedirektøren i Hustadvika
Kristiansund/ dato
Rådmannen i Kristiansund
Rindal/ dato
Rådmannen x Xxxxxx
Xxxxx/ dato
Rådmannen i Smøla
Surnadal/ dato
Rådmannen i Surnadal
Sunndal/ dato
Kommunedirektøren i Sunndal
Tingvoll/ dato
Kommunedirektøren i Tingvoll