Konkurransegrunnlag ÅPEN TILBUDSKONKURRANSE ETTER FORSKRIFTENS DEL I Kjøp av revisortjenester til Interreg Europe- prosjektet: «One Stop Shop» SAK nr. 2018/39
Konkurransegrunnlag |
ÅPEN TILBUDSKONKURRANSE ETTER FORSKRIFTENS DEL I Kjøp av revisortjenester til Interreg Europe- prosjektet: «One Stop Shop» SAK nr. 2018/39 |
K o n k u r r a n s e g r u n n l a g – å p e n t i l b u d s p r o s e d y r e
Innhold
2
1.2 Om Oppdraget – anskaffelsens formål og omfang 2
1.3 Kort om Oppdragsgivers kriterier for valg av tilbud 2
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN
3
2.2 Tilbud på deler av leveransen 3
2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget 4
2.7 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse 4
3 AVVISNINGSGRUNNER OG KVALIFIKASJONSKRAV
5
3.1 Opplysninger om leverandøren Feil! Bokmerke er ikke definert.
3.1.1 Støtte fra andre virksomheter til oppfyllelse av kvalifikasjonskrav Feil! Bokmerke er ikke definert.
3.1.2 Oversikt over eventuelle underleverandører i kontraktsperioden Feil! Bokmerke er ikke definert.
3.2 Avvisningsgrunner Feil! Bokmerke er ikke definert.
3.2.1 Generelle avvisningsgrunner Feil! Bokmerke er ikke definert.
3.2.2 Nasjonale avvisningsgrunner Feil! Bokmerke er ikke definert.
3.3 Kvalifikasjonskrav Feil! Bokmerke er ikke definert.
3.3.1 Dokumentasjonsbevis Feil! Bokmerke er ikke definert.
4 TILDELINGSKRITERIER OG EVALUERING
6
5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING
7
5.2 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud 7
5.3.1 Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering 7
5.3.2 Test av elektronisk signatur 7
5.4 Tilbudets utforming ved levering 7
9
6.1 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling 9
6.2.2 Krav til elektronisk faktura 9
10
Oppdragsgiver for denne konkurransen er Møre og Romsdal fylkeskommune ved Regional og næringsavdelinga.
For informasjon om oppdragsgiver, se nettside: xxx.xxxxxxx.xx.
1.2 Om Oppdraget – anskaffelsens formål og omfang
Møre og Romsdal fylkeskommune fikk i mars 2018 innvilget Interreg Europe-prosjektet «One Stop Shop» (OSS). Prosjektet skal gå over 5 år og med en totalramme på 1 477 612 Euro, hvorav 399 161 Euro skal gå til aktiviteter i regi av Møre og Romsdal fylkeskommune.
Prosjektet har som formål å utvikle og implementere «best practice» for rådgivning og tilrettelegging for entreprenører i partnerlandene Belgia, England, Spania, Polen, Slovenia, Bulgaria og Norge. Møre og Romsdal fylkeskommune, ved Regional- og næringsavdelinga, er «lead partner» i prosjektet.
Prosjektet har to faser. Det skal gjennomføres rapportering én gang hvert semester i fase 1 (3 år) og én gang per år i fase 2 (2 år). Totalt skal det gjennomføres revisjon av prosjektets finansielle rapporter 8 ganger i løpet av de 5 årene.
Rapporten består av to deler:
• en aktivitets- og framdriftsrapport
• en finansiell rapport
Før innsending til sekretariatet, må hver statusrapport verifiseres og valideres av en uavhengig revisor (First Level Controller). Revisoren skal kontrollere at de påløpte utgiftene i hver rapporteringsperiode er i overensstemmelse med relevante EU-, nasjonale, regionale, institusjonelle og programregler, samt med bestemmelsene i tilskuddskontrakten og den godkjente søknaden. Godkjent rapport hos sekretariatet vil utløse finansielle midler til prosjektets partnere.
Rapporteringen skjer i Interreg-programmets portal «iOLF», og det er derfor en fordel at oppdragstaker har kjennskap til denne nettportalen.
Se mer informasjon om oppdraget i Kravspesifikasjonen (Vedlegg 2) og Oppdragsbeskrivelse (Vedlegg 5).
1.3 Kort om Oppdragsgivers kriterier for valg av tilbud
Tildeling vil skje på bakgrunn av hvilket tilbud som viser det beste forholdet mellom pris og kvalitet. Leverandøren vil bli kontrollert i forhold til kvalifikasjonskravene som oppstilles i ESPD-skjemaet.
Tilbudene fra de leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene vil bli kontrollert i forhold til om de oppfyller de stilte minimumskravene til leveransen, «kategori A», i kravspesifikasjonen, og vil deretter bli evaluert etter kravene merket «kategori B» i kravspesifikasjonen.
Se utfyllende beskrivelse under kapittel 4.
Aktivitet | Tidspunkt |
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget *) | Se Mercell |
Frist for å levere tilbud | Se Mercell |
Evaluering | Uke 36-2018 |
Valg av leverandør og meddelelse til leverandører | Uke 36-2018 |
Utløp av karensperiode | Uke 37-2018 |
Kontraktsinngåelse | Uke 37-2018 |
Tilbudets vedståelsesfrist | Se Mercell |
Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene, etter åpning av tilbudene, er veiledende og ikke bindende. En eventuell forlengelse av vedståelsesfrist kan kun skje med leverandørens samtykke.
*) Eventuelle spørsmål skal rettes til oppdragsgiver i kommunikasjonsmodulen i Mercell.
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften) FOR 2016-08-12-974 del I.
Det forutsettes at leverandører har tilstrekkelig kjennskap til anskaffelsesregelverket.
2.1.1 Dialog/avklaringer
Xxxxxxxxxxxxx planlegger å velge tilbud på bakgrunn av en vurdering av tilbudene slik de foreligger ved tilbudsfristens utløp. Dialog i form av avklaringer eller korrigeringer vil bli gjennomført i henhold til de behov som eventuelt oppstår.
Dialog gjennom forhandlinger kan likevel bli gjennomført dersom Xxxxxxxxxxxxx etter at tilbudene er mottatt vurderer dette som formålstjenlig. Utvelgelsen av hvem det eventuelt skal forhandles med, vil i så fall skje etter en vurdering av tildelingskriteriene.
Det presiseres at ingen av leverandørene kan forvente å få forhandle om sitt tilbud og derfor må levere sitt beste tilbud.
2.2 Tilbud på deler av leveransen
Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av leveransen.
Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud i tillegg til det som fremgår av konkurransegrunnlaget. Alternative tilbud vil ikke bli tatt hensyn til i evalueringsprosessen.
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx. Dette for at all kommunikasjon skal loggføres.
Andre henvendelser (epost, telefon, etc.) vil ikke bli besvart.
2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget
Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen i Mercell.
Leverandøren har selv ansvar for å holde seg oppdatert på de endringer/korreksjoner til konkurransegrunnlaget som oppdragsgiver legger ut under fanebladet «Tilleggsinformasjon» i Mercell- portalen.
Dersom leverandør finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver via kommunikasjonsmodulen i Mercell.
Dersom leverandør oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i anbudsdokumentene, plikter han straks å gjøre oppdragsgiver oppmerksom på dette via kommunikasjonsmodulen i Mercell.
2.7 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse
Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. anskaffelsesforskriften § 10-4.
Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det.
3 AVVISNINGSGRUNNER OG KVALIFIKASJONSKRAV
For å kunne få sitt tilbud evaluert må leverandør levere utfylt egenerklæring, jf. anskaffelsesforskriften, om at det ikke foreligger avvisningsgrunner, samt at leverandør oppfyller samtlige kvalifikasjonskrav.
Oppdragsgiver har valgt å benytte det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD-skjema) som slikt egenerklæringsskjema i denne konkurransen.
Det gjøres oppmerksom på at ESPD-skjemaet er utformet i tråd med, og henviser til, bestemmelser i anskaffelsesforskriftens del III. Avvisningsreglene i anskaffelsesforskriftens del II og del III er svært like, men det forekommer noen ulikheter. Oppdragsgiver vil i denne del I konkurransen foreta vurderinger angående avvisning i tråd med anskaffelsesforskriften del II.
I Mercell fremgår ESPD-skjemaet av fanene:
• ESPD Opplysninger om leverandør
• ESPD Avvisningsgrunner
• ESPD Kvalifikasjonskrav
3.1 Opplysninger om leverandøren
I fanen «Opplysninger om leverandør» i ESPD-skjemaet skal leverandør fylle ut informasjon om sin egen virksomhet, samt forhold som kan ha betydning for leveransen. Dette er for eksempel informasjon til oppdragsgiver dersom leverandør deltar i konkurransen med andre, støtter seg på andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskravene, eller har til hensikt å bruke underleverandør.
3.1.1 Støtte fra andre virksomheter til oppfyllelse av kvalifikasjonskrav
Dersom leverandøren støtter seg på andre leverandører for oppfylles av stilte kvalifikasjonskrav skal han dokumentere at han råder over de nødvendige ressursene, ved å fremlegge en forpliktelseserklæring fra disse virksomhetene.
3.2 Kvalifikasjonskrav
Kvalifikasjonskravene til leverandør i denne anbudskonkurransen fremgår kun av ESPD-skjemaet i Mercell, og er altså ikke beskrevet andre steder i konkurransegrunnlaget. Hvert enkelt kvalifikasjonskrav som er stilt, må være oppfylt for at leverandøren skal være kvalifisert. Leverandør bekrefter oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i Mercell, under fanen ESPD Kvalifikasjonskrav.
I den del I konkurranse skal vi alltid still krav om:
• A: Egnethet - Registrert i handelsregister eller foretaksregister
3.2.1 Dokumentasjonsbevis for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav
Utfylt ESPD benyttes som endelig dokumentasjonsbevis.
Dokumentasjonsbevis for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav skal ikke legges ved tilbudet, da utfylt ESPD- skjema benyttes som endelig dokumentasjonsbevis, jf. anskaffelsesforskriften.
4 TILDELINGSKRITERIER OG EVALUERING
Dersom tilbyder ikke aksepterer de stilte minimumskravene (kategori A) i kravspesifikasjonen, vil tilbudet kunne bli avvist. Aksept av minimumskravene gjøres i tilbudsbrevet, vedlegg 1.
De minimumskrav som krever dokumentasjon, jf. kravspesifikasjonen, vil bli kontrollert av oppdragsgiver. Dersom dokumentasjonen ikke er i henhold til det stilte minimumskravet, vil tilbudet kunne bli avvist.
4.2.1 Tildeling på grunnlag av hvilket tilbud som viser det beste forholdet mellom pris og kvalitet
Tildeling av kontrakt skjer på grunnlag av tilbudet som viser det beste forholdet mellom pris og kvalitet, jf. anskaffelsesforskriften § 8-11.Tildelingskriteriene er oppgitt i tabellen under. Tabellen oppgir også kriterienes vekt.
Tildelingskriterium | Vekt | Dokumentasjonskrav |
1. Pris | 30 % | Prisskjema |
2. Kvalitet | 40 % | Kravspesifikasjonen |
3. Gjennomføringsevne | 30 % | Kravspesifikasjonen |
4.2.1.1 Priskriteriet
Prisene skal fylles ut under steget “Produkter” i Mercell‐portalen og skal i tillegg spesifiseres i vedlagt prisskjema.
Evaluering av pris vil bli gjort på grunnlag av kontrollregnet, evt. korrigert tilbudssum som fremgår i Mercell.
4.2.1.2 Kvalitet
De enkelte kravene tilkjennegitt som «kategori B» i kravspesifikasjonen danner grunnlag for evaluering av dette tildelingskriteriet.
4.2.1.3 Gjennomføringsevne
De enkelte kravene tilkjennegitt som «kategori B» i kravspesifikasjonen danner grunnlag for evaluering av dette tildelingskriteriet.
Ved evalueringen vil det for tildelingskriteriene, jf. pkt. 4.2, bli satt karakter. I karaktersettingen blir det benyttet en karakterskala fra 1‐10, der 10 er beste score. Karakteren som blir gitt for hvert tildelingskriterium, multiplisert med vekt, blir til kriteriets poengsum.
Karaktersettingen av kriteriet pris blir satt etter en lineær modell. Evalueringen blir dessuten gjennomført på en slik måte at karaktersettingen sikrer at relevante prisforskjeller mellom tilbudene blir gjenspeilet i de poengene som tilbudene får.
Evalueringen av de kvalitative tildelingskriteriet / de kvalitative tildelingskriteriene blir gjort skjønnsmessig.
5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming
Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til tilbudet skal være på norsk.
Det er adgang til levere vedlegg/dokumentasjon på engelsk, svensk eller dansk der hvor dokumentasjon ikke finnes på norsk. Vedlegg på øvrige språk skal følges av autorisert oversettelse til ett av de tillatte språk, primært norsk.
5.2 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud
Leverandør bærer selv alle kostnader relatert til tilbudet og deltakelsen i konkurransen.
Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen.
Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp. Leverandør har risiko for at tilbudet er levert innen fristen.
5.3.1 Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering
Leverandør vil under innlevering av tilbudet bli bedt om en elektronisk signatur for å bekrefte at det er aktuell tilbyder som har sendt inn tilbudet, samt at vedkommende har myndighet til å forplikte leverandøren i samsvar med tilbudet.
5.3.2 Test av elektronisk signatur
Leverandør kan teste sin elektroniske signatur ved å benytte lenken nedenfor: xxxxx://xx.xxxxxxx.xxx/x/XxxxxxxXxxxxxxxx/Xxxx.xxxx?
5.4 Tilbudets utforming ved levering
Det bes om at tilbudet utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget.
Følgende dokumenter skal legges ved under fanebladet «Dokumenter» i Mercell‐portalen:
Tilbudsdokumenter | Dokumenter som skal fylles ut |
Dok 01 – Tilbudsbrev | Fyll ut Vedlegg 1, Tilbudsbrev |
Dok 02 – Kravspesifikasjon | Fyll ut Vedlegg 2, Kravspesifikasjon |
Dok 03 – Pristilbud | Fyll ut Vedlegg 3, Prisskjema |
Dok 04- Sladdet tilbud | Komplett tilbud i pdf |
Prisskjema skal leveres i Excel- og PDF-format. Alle PDF- filer skal leveres i format der tekst kan kopieres.
Offentleglova (offl.) LOV‐2006‐05‐19‐16 § 23 tredje ledd, gir unntak for innsyn i tilbud, protokoller og andre strategiske dokumenter fram til evaluering og valg av leverandør er foretatt.
Etter dette tidspunkt er oppdragsgiver som hovedregel forpliktet til å gi innsyn i anbudsdokumentene, med mindre opplysninger kan unntas offentlighet med hjemmel i lov eller forskrift, jf. offl. § 3.
Eksempel på unntak som kan unntas offentlighet også etter at man har valgt leverandør, er forvaltningslovens § 13, første ledd nr. 2, som pålegger oppdragsgiver taushetsplikt om forhold som er
å anse som forretningshemmeligheter. Samlet tilbudspris vil imidlertid være å finne i anskaffelsesprotokollen, og er dermed offentlig etter at man har valgt leverandør.
Med bakgrunn i ovenstående bes det om at leverandør samtidig med at tilbud innleveres, leverer en sladdet versjon av sitt tilbud, slik at oppdragsgiver kan benytte dette som utgangspunkt ved behandling av eventuelle innsynsbegjæringer. Det presiseres at oppdragsgiver på selvstendig grunnlag vil vurdere om sladdingen er i tråd med reglene i offentleglova, forvaltningsloven og anskaffelsesregelverket, og kan både sladde mer eller mindre.
Når leverandør utarbeider sladdet versjon, skal det slettede innholdet erstattes med for eksempel en skravert boks av ca. samme størrelse som det fjernede innholdet, det skal ikke fjernes tekst i tilbudet. Sladdingen skal være gjort slik at teksten ikke kan rekonstrueres elektronisk.
Eventuelle forbehold må tydelig fremgå i tilbudsbrevet, og skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder.
Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne vil kunne føre til at tilbudet ansees som ufullstendig, og kan bli avvist.
6.1 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling
Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig og i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten.
Tildelingen/meldingen vil inneholde en begrunnelse for valget. Det vil samtidig bli kunngjort en klagefrist.
Det vil bli inngått kontrakt mellom oppdragsgiver og leverandør for levering av de tjenestene som er spesifisert i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg.
6.2.1 Kontraktbetingelser
Avtalen som blir inngått vil være basert på SSA-O.
Avtalen vil, i tillegg til selve avtaledokumentet med partenes underskrifter, inneholde følgende dokumenter:
• Protokoll fra kontraktsmøte
• Oppdragsgivers behov‐/kravspesifikasjon
• Leverandørens tilbud
• Spørsmål og svar i Mercell
6.2.2 Krav til elektronisk faktura
Leverandøren må kunne levere elektronisk faktura til oppdragsgivers fakturamottak i Elektronisk handelsformat (EHF), fastsatt av Fornyings‐, administrasjons‐ og kirkedepartementet.
Leverandøren må selv bære eventuelle kostnader leveranse av elektronisk faktura måtte medføre for denne.
Mer informasjon om elektronisk faktura finnes på xxx.xxxxxxxxxxxx.xx
6.2.3 Signering
Avtalen signeres elektronisk og gjøres tilgjengelig gjennom Mercell.
Oppdragsgiver vil gjøre en evaluering av leveransen og leverandøren ved avslutning av avtaleperioden.
Oppdragsgivers dokumentasjon på faktum og avvik i forhold til avtalevilkår, kan bli brukt som egenreferanse under evaluering i senere anskaffelser/konkurranser.
Anbudsdokumentene består av:
• Dette konkurransegrunnlaget
• Vedlegg 1: Tilbudsbrev
• Vedlegg 2: Kravspesifikasjon
• Vedlegg 3: Prisskjema
• Vedlegg 4: Referanseskjema tilbydd personell
• Vedlegg 5: Oppdragsbeskrivelse