Innholdsfortegnelse
Konkurransegrunnlag drift av kiosk og kafe Sørlandet sykehus HF
Innholdsfortegnelse
1 Generell informasjon om konkurransen
1.1.1 Informasjon om Helse Sør-Øst RHF
2 Regler for gjennomføring av konkurransen
2.3 Supplering og endring av konkurransegrunnlaget 3 Krav til tilbudet
3.4 Tilbudets utforming ved levering
3.9 Offentlig innsyn i innkomne tilbud og protokoll 4 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)
4.1 Generelt om det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)
4.2 Nasjonale avvisningsgrunner 5 Kvalifikasjonskrav
5.2 Økonomisk og finansiell kapasitet 6 Avgjørelse av konkurransen
6.2 Utdyping av tildelingskriterier
6.3 Avsluttning av konkurransen
6.3.1 Avlysning av konkurransen
6.3.2 Meddelelse om valg av leverandør 7 Kontraktsvilkår
1 Generell informasjon om konkurransen
1.1 Oppdragsgiver og kunde
Oppdragsgiver for denne konkurransen er Sykehusinnkjøp HF.
Sykehusinnkjøp HF er eid av de fire regionale helseforetakene, Helse Nord RHF, Helse Midt-Norge RHF, Helse Vest RHF og Helse Sør-Øst RHF, hvorav eierandelene er på 25 prosent hver. Foretaket har strategisk og operativt ansvar for innkjøp til spesialisthelsetjenesten.
Sykehusinnkjøp HF v/ divisjon sør-øst gjennomfører denne anskaffelsen og er avtaleforvalter på vegne av Helse Sør-Øst RHF.
For mer informasjon, se xxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xx/
1.1.1 Informasjon om Helse Sør-Øst RHF
Helse Sør-Øst RHF er den statlige helseforetaksgruppen som har ansvar for spesialisthelsetjenesten i Østfold, Akershus, Oslo, Hedmark, Oppland, Buskerud, Vestfold, Telemark, Aust-Agder og Vest-Agder. Virksomheten er organisert i et morselskap, Helse Sør-Øst RHF (regionalt helseforetak), med 11 underliggende datterselskaper som er organisert som selvstendige helseforetak med eget resultatansvar og med arbeidsgiveransvar for sine medarbeidere.
Helse Sør-Øst er landets største helseregion med ansvar for spesialisthelsetjenester til en befolkning på 2,9 millioner mennesker. Regionen har omlag 78 000 medarbeidere (inkl. vikarer). Omsetning er ca. 79 milliarder årlig. Hovedkontoret for Helse Sør-Øst RHF ligger i Hamar. For ytterligere informasjon, se xxx.xxxxx-xxxxxx.xx
Følgende helseforetak skal omfattes av avtalen:
Sørlandet sykehus HF
1.2 Anskaffelsens formål
Oppdragsgivers forespørsel gjelder tilbud på inngåelse av tjenestekonsesjonsavtale vedrørende drift av kiosk i Arendal og kafé og kiosk i Kristiansand.
For nærmere beskrivelse se konkurransegrunnlagets Vedlegg 02 Kravspesifikasjon og Vedlegg 03 Prisskjema.
1.3 Avtaletype
Det skal inngås tjenestekonsesjonsavtale(driftsavtale) med en leverandør per delleveranse.
1.4 Avtaleperiode
Det vil bli inngått en driftsavtale av kiosk i Arendal og endriftsavtale kiosk og kafe i Kristiansand med varighet på seks (6)år regnet fra oppstartstidspunkt.
Oppdragsgiver kan deretter forlenge avtalen med inntil to (2) år av gangen. Maksimal samlet avtaleperiode er ti (10) år (6+2+2).
Avtalen forlenges på likelydende vilkår, og i henhold til pkt. 3 i Driftsavtalen.
1.5 Hel- eller delleveranser
Konkurransen er inndelt i følgende 2 delleveranser:
1: Drift av Xxxxx Xxxxxxx
2: Drift av Kiosk og Kafe Kristiansand
Tilbud kan gis for en eller begge delleveransene. Det vil bli tildelt en driftsavtale pr. delleveranse.
1.6 Konkurransegrunnlaget
Konkurransegrunnlaget er alle dokumenter, unntatt kunngjøringen og det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD), som Oppdragsgiver utformer eller henviser til for å beskrive eller fastlegge elementene i konkurransen, inkludert dokumenter som beskriver hva som skal anskaffes, kontraktsvilkårene og hvordan Oppdragsgiver skal gjennomføre konkurransen, og eventuelle supplerende dokumenter og tilleggsopplysninger.
Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet, øvrige opplysninger som fremgår av Mercell (bortsett fra opplysningene fra kunngjøringen), samt følgende vedlegg:
Generelle vedlegg for anskaffelsen:
Vedlegg 01 - Tilbudsbrev
Vedlegg 06 - Kontraktsvilkår for etisk handel
Vedlegg 07 - Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår Vedlegg 08 - Taushetsplikt SSHF
Vedlegg 09 - Ansk_Retningslinjer for sladding av tilbud Vedlegg 09A - Forklaring for sladdetversjon
Vedlegg 10 - Miljøprofil SSHF Vedlegg 10 - Miljøsortering SSHF
Vedlegg 10 SSHF - Miljømål 2018-2020
Kiosk Arendal:
Vedlegg 02 - Kravspesifikasjon SSA Kiosk Vedlegg 03 - Prisskjema SSA
Vedlegg 04 - Driftsavtale SSA Kiosk Vedlegg 04A - Leieavtale SSA Kiosk Vedlegg 05 - Kioskareal Arendal SSA
Kiosk og kafe Kristiansand:
Vedlegg 02 - Kravspesifikasjon Kiosk og kafe SSK Vedlegg 03 - Prisskjema SSK
Vedlegg 04 - Driftsavtale SSK Kiosk og kafe Vedlegg 04A - Leieavtale SSK Kiosk og kafe Vedlegg 05 - Kiosk og kafe areal Kristiansand SSK Vedlegg 05 -Kiosk og kafe areal- Kristiansand SSK
1.7 Fremdriftsplan
Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsplan:
Befaring av lokaler Arendal/ Kristiansand 08.04.19 Frist for å stille spørsmål 16.04.2019 12.00 Tilbudsfrist 24.04.2019 12.00
Meddelelse om valg av leverandør Uke 20 (tentativt) Signering av kontrakt Uke 21 (tentativt)
Oppstart av avtale 01.01.2020
1.8 Befaring
Det vil bli avholdt befaring med samtlige Tilbydere på følgende adresser:
Sørlandet sykehus HF, Kristiansand Xxxxxxxx 000
4615 Kristiansand
Oppmøte kl 10.00 ved hovedinngangen
og
Sørlandet sykehus HF, Arendal Xxxxxxxxxxxx 0
4838 Arendal
Oppmøte kl 12.30 ved hovedinngangen
Ytterligere innkalling til befaringen vil ikke bli gitt, og vi ber derfor Tilbyderne om å notere seg datoen i fremdriftsplanen og adressene for befaringen.
Referat fra befaringen vil bli lagt ut på tilleggsinformasjon i Mercellportalen. Hvert firma inviteres til å delta med inntil 2 deltagere. Vi oppfordrer samtlige Tilbydere til å delta på befaringen. Påmelding til befaringen sendes via kommunikasjonsmodulen i Mercell senest 3dager før befaringstidspunkt.
2 Regler for gjennomføring av konkurransen
2.1 Anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse ihht. konsesjonskontraktforskriften av 12.08.2016 nr 976 del I og del II.
2.2 Kommunikasjon
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell portalen, xxxx://xxx.xxxxxxx.xx . Dette for at all kommunikasjon skal loggføres. Annen kommunikasjon med personer som deltar i beslutningsprosessen er ikke tillatt, og henvendelser som skjer på annen måte kan ikke påregnes besvart. Ved spørsmål som angår alle tilbydere, vil disse besvares anonymisert ved å gi svaret som tilleggsinformasjon til alle tilbyderne.
2.3 Supplering og endring av konkurransegrunnlaget
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget frem til rimelig tid før tilbudsfrist.
3 Krav til tilbudet
3.1 Parallelle tilbud
Det er kun adgang til å inngi ett tilbud per delleveranse av tilbyder i konkurransen. Parallelle tilbud aksepteres ikke.
3.2 Alternative tilbud
Alternative tilbud aksepteres ikke.
3.3 Innlevering av tilbud
Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell-portalen, xxxx://xxx.xxxxxxx.xx. Systemet tillater ikke levering av tilbud etter tilbudsfristens utløp.
Dersom tilbyder ikke har bruker hos Mercell, eller har spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel hvordan det skal gis tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf. 00 00 00 00 eller på e-post til: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx
Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp. Leverte tilbud kan endres helt frem til tilbudsfristens utløp. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.
3.4 Tilbudets utforming ved levering
Etterspurte dokumenter lastes inn i Mercell-portalen med følgende filnavn:
Dok 01 Leverandørnavn Tilbudsbrev
Dok 02 Leverandørnavn Kravspesifikasjon Dok 03 Leverandørnavn Prisskjema
Dok 04-1 Leverandørnavn Sladdet versjon av xxxxxx Dok 04-2 Leverandørnavn Sladdet versjon av yyyyyy Dok 04-3 Leverandørnavn Sladdet versjon av zzzzzz
Osv.
Dok 05 Leverandørnavn Begrunnelse for sladding
Dok 06 Leverandørnavn [Eventuell forpliktelseserklæring] Dok 07 Leverandørnavn [Eventuell morselskapsgaranti]
Dok 08-1 Leverandørnavn [Eventuelt annet dokument/vedlegg fra leverandøren (f. eks brosjyrer mm.)] Dok 08-2 Leverandørnavn [Eventuelt annet dokument/vedlegg fra leverandøren (f. eks brosjyrer mm.)] Dok 08-3 Leverandørnavn [Eventuelt annet dokument/vedlegg fra leverandøren (f. eks brosjyrer mm.)]
Osv.
Dok 02 Leverandørnavn Kravspesifikasjon skal leveres i Word og Dok 03 Leverandørnavn Prisskjema skal leveres i Excel-format, eller tilsvarende format som takles av Excel. Dok 04-1 til Dok 04-x Leverandørnavn Sladdet versjon av skal leveres i redigerbart format (Word, Excel eller tilsvarende). Disse dokumentene
kan eventuelt leveres i PDF-format i tillegg. Øvrige dokumenter kan leveres i PDF-format.
3.5 Språk
Tilbudet skal være skrevet på norsk
Brosjyrer, produktdatablad, m.v. skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk.
3.6 Forbehold
Tilbyders eventuelle forbehold bes oppgitt i tilbudets Dok 01 Leverandørnavn Tilbudsbrev (se konkurransegrunnlagets Vedlegg 01 Tilbudsbrev).
Forbehold skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen.
Forbehold som anses som vesentlige vil medføre avvisning av tilbudet. Et tilbud som inneholder flere mindre forbehold kan også måtte avvises, om forbeholdene i sum utgjør et vesentlig avvik.
Alle avvik og forbehold til konkurransegrunnlaget skal klart fremgå av tilbudsbrevet, være presise, entydige og prisberegnes.
Ethvert avvik eller forbehold i forhold til konkurransegrunnlaget, kontrakt eller kravspesifikasjon innebærer en risiko for at Tilbyder eller tilbud må avvises.
3.7 Vedståelsesfrist
Vedståelsesfristen er 5 måneder regnet fra tilbudsfristen.
3.8 Omkostninger
Omkostninger som Tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse av tilbud og en evt. presentasjon/demonstrasjon av tilbyders produkter, vil ikke bli refundert.
3.9 Offentlig innsyn i innkomne tilbud og protokoll
I denne konkurransen bes Xxxxxxxx om å legge ved en komplett versjon av tilbudet hvor de opplysninger som Xxxxxxxx anser som taushetsbelagt er sladdet. Dette lages som egne dokumenter med filnavn Dok 04-x Leverandørnavn Sladdet versjon av (jf. pkt. 3.4). Se konkurransegrunnlagets Vedlegg 09Veiledning for tilbydere til sladding av tilbud. Det bes om at sladdede tilbudsdokumenter leveres i redigerbart format (Excel/Word eller tilsvarende) slik at Oppdragsgiver kan bearbeide dokumentene dersom det blir nødvendig. Sladding i Excel dokumenter kan gjøres ved hjelp av tekstbokser. De sladdede tilbudsdokumentene vil bli gjort om til låste dokumenter i PDF før det blir gitt innsyn.
I tillegg ber vi Tilbyder om å levere et eget dokument (filnavn Dok 05 Leverandørnavn Begrunnelse for sladding), med begrunnelse for hvert punkt i tilbudet som ønskes sladdet, og for hvorfor disse opplysningene kan være konkurransesensitive og bør unntas offentlighet. Se konkurransegrunnlagets Vedlegg 09A Offentlig innsyn i tilbud. Dersom Xxxxxxxx ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i Dok 01 Leverandørnavn Tilbudsbrev.
4 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)
4.1 Generelt om det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)
Som en foreløpig dokumentasjon (egenerklæring) på at det ikke foreligger avvisningsgrunner og på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, skal leverandøren fylle ut Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) som er integrert i Mercell.
I denne konkurransen skal ikke dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav lastes opp i Mercell sammen med tilbudsdokumentene, men kun fremlegges når Oppdragsgiver krever det.
Hvis en leverandør støtter seg på en annen virksomhet (eks. underleverandør eller morselskap) til oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, skal også denne virksomheten levere egenerklæring i form av ESPD-skjema i Mercell, som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av de relevante kvalifikasjonskravene og fravær av avvisningsgrunner.
4.2 Nasjonale avvisningsgrunner
I henhold til ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D: "Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat" presiseres det at i denne konkurransen gjelder også alle avvisningsgrunnene i konsesjonskontraktforskriften § 11-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunnene:
§11-2(2). I denne bestemmelsen er det angitt at oppdragsgiver skal avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene.
11-2(3) bokstav i. Avvisningsgrunnen i ESPD-skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet.
5 Kvalifikasjonskrav
Formålet med å stille krav til tilbyders kvalifikasjoner er å sikre at Tilbyder er i stand til å oppfylle avtalen i hele avtaleperioden. For å kunne få sitt tilbud evaluert må Xxxxxxxx fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjemaet (ESPD) elektronisk i Mercell som foreløpig dokumentasjon (egenerklæring) på at han oppfyller samtlige kvalifikasjonskrav, se for øvrig pkt. 4.1 ovenfor.
5.1 Egnethet
Krav:
Tilbyder skal være registrert i et foretaksregister eller et handelsregister i det landet leverandøren er etablert i.
Dokumentasjon:
Norsk Tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest
Utenlandsk Tilbyder skal fremlegge attest for lovbestemt registrering i etableringslandet
Krav:
Tilbyder skal fremlegge attest for skatt og merverdiavgift
Dokumentasjon:
Attest for skatt og merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder. Evt. restanser må forklares/begrunnes.
Utenlandsk Tilbyder må fremlegge tilsvarende bekreftelse på at offentlige skatter og avgifter er betalt i landet hvor Xxxxxxxx har forretningssted.
5.2 Økonomisk og finansiell kapasitet
Krav:
Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene.
Dokumentasjon:
Siste avlagte årsregnskap med noter inkludert revisorerklæring.
Resultatregnskap og balanse urevidert for 2018. Dette for å se trenden siden siste godkjente årsregnskap
Dersom Xxxxxxxx har saklig grunn til ikke å fremlegge den dokumentasjonen Oppdragsgiver har krevd over, kan Xxxxxxxx godtgjøre sin økonomiske og finansielle kapasitet ved ethvert annet dokument som Oppdragsgiver anser som egnet, herunder for eksempel ved en morselskapsgaranti, bankgaranti, mv.
Oppdragsgiver vil i vurderingen bl.a. vektlegge om Tilbyder har lønnsom drift og positiv egenkapital.
6 Avgjørelse av konkurransen
6.1 Tildelingskriterier
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet, vurdert på bakgrunn av kriteriene nedenfor. Det vil bli benyttet en tildelingsmatrise med vekting hvor tilbyderne gis karakter 0-6, med karakter 6 som beste karakter for det enkelte tildelingskriterium.
Tildelingskriterie | Vekting i % |
Totalsum vederlag | 55% |
Kvalitet | 45% |
For at Oppdragsgiver skal kunne gjøre en korrekt vurdering av tilbudene, må Tilbyder besvare samtlige krav i kravspesifikasjonen i sitt tilbud (se konkurransegrunnlagets Vedlegg 02 Kravspesifikasjon). Manglende informasjon kan medføre avvising av tilbudet samt påvirke utfallet av konkurransen.
6.2 Utdyping av tildelingskriterier
Totalsum vederlag vil bli evaluert ut fra tilbyders tilbudte provisjonsvederlag. I tillegg tilkommer fast husleie og FDV utgifter som opplyst i prisskjema vedlegg 03. Husleie og FDV kan dog reguleres i avtaleperioden etter Leieavtalen punkt 8.
For å sikre sammenlignbare tilbud, må Xxxxxxxx oppgi provisjon som beskrevet. Hvis ikke blir tilbudet for gjeldende delleveranse avvist
Tilbud med høyeste totalsum vederlag gis karakteren 6. Karakterene for de øvrige tilbud beregnes etter følgende formel:
Karakter tilbud X= (1 - [(Beste totalsum vederlag - Totalsum vederlag tilbud X)/ Beste totalsum vederlag]) * 6
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å velge en annen evalueringsmetode dersom det i de mottatte tilbudene inngis priser som medfører at den opprinnelig planlagte evalueringsmetoden ikke vil gi et korrekt bilde av relevante forskjeller mellom tilbudene.
Kvalitet vil bli evaluert på bakgrunn av tilbudets oppfyllelse av de krav Oppdragsgiver har stilt i kravspesifikasjonen. Dette omfatter både generelle krav og spesielle krav til de enkelte delleveransene. Under de spesielle kravene vil Oppdragsgiver, der produktets art tilsier at det er relevant, som angitt i kravspesifikasjonen per delleveranse (se konkurransegrunnlagets Vedlegg 02 Kravspesifikasjon).
Kvalitetsevalueringen vil gjennomføres av fagpersoner basert på Leverandørens besvarelse i tilbudets Dok 02 Leverandørnavn Kravspesifikasjon og fagpersonenes eventuelle tidligere erfaring.
Tilbud med høyest poengsum for kvalitet gis karakteren 6. Karakterene for de øvrige tilbud beregnes etter følgende formel:
[(Poengsum tilbud X)/(Poengsum beste tilbud)]*6=kvalitetskarakter tilbud X. Se vedlegg 03 Prisskjema, Faneblad - Evaluering
6.3 Avsluttning av konkurransen
6.3.1 Avlysning av konkurransen
Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen etter konsesjonskontraktforskriften § 12-4
6.3.2 Meddelelse om valg av leverandør
Meddelelse om valg av leverandør vil bli sendt skriftlig til alle tilbydere samtidig i rimelig tid før avtale inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og gi informasjon om karenstid før inngåelse av avtale.
7 Kontraktsvilkår
Kontraktsvilkår er lagt ved konkurransegrunnlaget, se Vedlegg 04 Driftsavtale