Åpen anbudskonkurranse
Konkurransegrunnlag
Åpen anbudskonkurranse
Finansielle revisjonstjenester
Sykehusinnkjøp HF på vegne av:
Helse Nord RHF
Tilbudsfrist: 15.04.2020
Saksnummer: 1037048
Vadsø 30.03.2020
Innhold
1. Generell informasjon om konkurransen 3
1.2. Anskaffelsens formål og omfang 3
2. Regler for gjennomføring av konkurransen 4
3.4. Tilbudets utforming ved levering 6
3.9. Offentlig innsyn i innkomne tilbud og protokoll 7
4. Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) 7
4.1. Generelt om det europeiske egenerklæringsskjemaet 7
4.2. Nasjonale avvisningsgrunner 7
4.3. Angivelse av kvalifikasjonskrav 7
5.1. Registrering og autorisasjoner m.m. 8
5.2. Økonomisk og finansiell kapasitet 8
5.3. Tekniske og faglige kvalifikasjoner 8
5.4. Støtte fra andre foretak 9
6. Avgjørelse av konkurransen 9
6.2. Utdyping av tildelingskriteriene 9
6.3. Innstilling på tildeling av rammeavtale 10
1. Generell informasjon om konkurransen
1.1. Oppdragsgiver og Kunde
Oppdragsgiver for denne konkurransen er Helse Nord RHF.
Sykehusinnkjøp HF er et selskap som eies av de fire regionale helseforetakene. Sykehusinnkjøp HF v/ divisjon nasjonale anskaffelser er avtaleforvalter. For mer informasjon, se xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx
Sykehusinnkjøp HF gjennomfører anskaffelser på vegne av Xxxxxxx.
Se vedlegg 1 – «Beskrivelse av kunder» for en beskrivelse av Kundene på avtalen.
1.2. Anskaffelsens formål og omfang
Oppdragsgiver ønsker tilbud på Finansielle revisjonstjenester.
For nærmere beskrivelse se vedlegg 3 – «Kravspesifikasjon» og vedlegg 4 – «Prisskjema».
Helseregionens foretak har begrensede muligheter til å benytte seg av revisors tjenester ut over lovpålagt revisjon, attestasjonsoppgaver mv. som valgt revisor normalt utfører. Dette gjelder selv om tjenestene anses å være innenfor de rammene som revisorloven setter i forhold til uavhengighet mv. Ved utførelse av andre tjenester skal det alltid foreligge egen skriftlig avtale / engasjementsavtale/- brev og RHF-ets kontaktperson skal være delaktig i vurderingen av om avtalen er innenfor de rammene som gjelder for helseregionene.
1.3. Avtaletype
Rammeavtale med én leverandør. Ved en rammeavtale er Kundene ikke forpliktet til å kjøpe et bestemt volum innenfor det enkelte område i avtaleperioden.
1.4. Avtaleperiode
Rammeavtalen skal ha en varighet på 3 år regnet fra oppstart.
Oppdragsgiver kan deretter forlenge avtalen med inntil 1 år. Maksimal samlet avtaleperiode er 4 år. Avtalen forlenges automatisk og på likelydende vilkår med mindre Oppdragsgiver tar andre initiativ.
1.5. Konkurransegrunnlaget
Konkurransegrunnlaget er alle dokumenter, unntatt kunngjøringen og det europeiske egenerklæringsskjemaet, som oppdragsgiveren utformer eller henviser til for å beskrive eller fastlegge elementene i anskaffelsen eller konkurransen, inkludert dokumenter som beskriver hva som skal anskaffes, kontraktsvilkårene og hvordan Oppdragsgiveren skal gjennomføre konkurransen, og eventuelle supplerende dokumenter og tilleggsopplysninger.
Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet og følgende vedlegg:
Dokument | Navn |
Vedlegg 1 | Beskrivelse av kunde |
Vedlegg 2 | Tilbudsbrev |
Dokument | Navn |
Vedlegg 1 | Beskrivelse av kunde |
Vedlegg 3 | Kravspesifikasjon |
Vedlegg 4 | Prisskjema |
Vedlegg 5 | CV-skjema |
Vedlegg 6 | Svarskjema erfaring |
Vedlegg 7 | Forpliktelseserklæring |
Vedlegg 8 | Offentlig innsyn i tilbudene |
Vedlegg 9 | Rammeavtale tjenester m/vedlegg angitt nedenfor: |
Vedlegg 9.1 | Kunder tiltredelse |
Vedlegg 9.2 | Etiske krav |
Andre vedlegg: |
1.6. Framdriftsplan
Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:
Aktivitet | Tidspunkt |
Veiledende kunngjøring | 02.11.2019 |
Kunngjøring av konkurransen | Uke 8 |
Frist for å levere tilbud | 15.04.2020, kl. 12:00 |
Evaluering | Uke 17 (tentativ) |
Tildelingsbeslutning og meddelelse til tilbyderne | Uke 23 (tentativ) |
Avtaleinngåelse | Uke 25 (tentativ) |
2. Regler for gjennomføring av konkurransen
2.1. Anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse etter del I og del III i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 nr. 73 og forskrift om offentlige anskaffelser av 12. august 2016 nr. 974.
2.2. Kommunikasjon
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell–portalen i form av meldinger sendt i systemet, xxx.xxxxxxx.xx. Annen kommunikasjon med personer som deltar i beslutningsprosessen er ikke tillatt, og henvendelser som skjer på annen måte kan ikke påregnes besvart. Ved spørsmål som angår alle tilbydere, vil Oppdragsgiver besvare dette anonymisert til alle tilbyderne.
Tilbyder skal i tilbudsbrevet oppgi kontaktperson for konkurransen, med tilhørende adresse og e- postadresse. Hvis kontaktpersonen endres, skal Oppdragsgiver informeres. Oppdragsgiver tar ikke ansvar for informasjon som ikke når fram fordi tilbyderens kontaktperson er endret uten at dette er meddelt Oppdragsgiver i henhold til konkurransegrunnlagets regler.
2.3. Skatteattest
Valgte leverandør skal på forespørsel levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Dette gjelder bare dersom valgte leverandør er norsk.
Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere forespørsel om å delta i konkurransen eller tilbud.
3. Krav til tilbudet
3.1. Parallelle tilbud
Det er kun adgang til å inngi ett tilbud per tilbyder i konkurransen. Parallelle tilbud aksepteres altså ikke.
3.2. Alternative tilbud
Alternative tilbud aksepteres ikke.
3.3. Innsending av tilbud
Tilbudsfristen er oppgitt i punkt 1.7.
Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp.)
Dersom tilbyder ikke har bruker hos Mercell, eller har spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel, hvordan det skal gis tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf.: 00 00 00 00 eller på e-post til: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx
Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp.
Leverte tilbud kan endres helt fram til tilbudsfristens utløp. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.
Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering.
Elektronisk signatur kan Xxxxxxxx skaffe på xxx.xxxxxxxxx.xxx, xxx.xxxxxxx.xx eller xxx.xxxxxx.xx.
Vi gjør oppmerksom på at det kan ta noen dager å få levert elektronisk signatur, slik at denne prosessen settes i gang så snart som mulig.
Elektronisk signatur utenfor Norge:
Vi gjør oppmerksom på at Mercell-portalen støtter følgende elektroniske signaturer fra Sverige og Danmark:
Sverige: Svensk Bank ID, Nordea
Danmark: Nem ID, TDC/OCES
Innen EU benytter Mercell en tjeneste levert av Unizeto (xxxx://xxxxxxx.xx/) gjennom en avtale med DIFI og EU prosjektet PEPPOL (xxx.xxxxxx.xx). Dette støtter de aller fleste X.509-sertifikater, men det er dessverre ikke mulig å få listet opp de aktuelle sertifikatene.
Mercell anbefaler at man tester ut signeringen med sertifikatet man har tilgjengelig snarest mulig (i god tid før tilbudsfrist). Test funksjonaliteten ligger i påmeldings- / tilbudsinnleveringsstegene.
3.4. Tilbudets utforming ved levering
Tilbudet skal leveres med filnavn i henhold til følgende struktur:
Vedlegg 1 – Tilbudsbrev
Vedlegg 2 – Utfylt kravspesifikasjon Vedlegg 3 – Utfylt prisskjema Vedlegg 4 – Utfylt CV-skjema
Vedlegg 5 flg. – Skjema tekniske og faglige kvalifikasjoner Vedlegg 5a – Forpliktelseserklæring
Vedlegg 6 – Sladdet versjon av tilbudet Vedlegg 7 – Begrunnelse for sladding av tilbud
Vedlegg 3, 4 og 5 skal leveres i Excel-format. Øvrige vedlegg skal leveres i PDF-format.
Ved motstridende informasjon i vedleggene vil dokumentrangen være lik vedleggslisten over.
3.5. Språk
Tilbudet skal være skrevet på norsk.
3.6. Forbehold
Tilbyders eventuelle forbehold bes oppgitt i Vedlegg 2 – «Tilbudsbrev». Forbehold skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen.
3.7. Vedståelsesfrist
Vedståelsesfristen er 6 måneder regnet fra tilbudsfristen.
3.8. Omkostninger
Omkostninger som Tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse av tilbud og en ev. presentasjon/demonstrasjon av tilbyders produkter, vil ikke bli refundert.
3.9. Offentlig innsyn i innkomne tilbud og protokoll
I denne konkurransen bes Xxxxxxxx om å legge ved en versjon av tilbudet hvor de opplysninger som Xxxxxxxx anser som taushetsbelagt er sladdet. Dette lages som eget vedlegg og merkes vedlegg
«Sladdet versjon av tilbudet». Det bes om at sladdet tilbud leveres i Word-format slik at Oppdragsgiver kan bearbeide dokumentet hvis det blir nødvendig. Det sladdede tilbudet vil bli gjort om til et låst dokument i PDF før det blir gitt innsyn.
I tillegg ber vi Tilbyder om å levere et eget dokument med begrunnelse for hvert punkt i tilbudet som ønskes sladdet, for hvorfor disse opplysningene kan være konkurransesensitive og bør unntas offentlighet (se konkurransegrunnlagets vedlegg 8 – Offentlig innsyn i tilbud).
Dersom Xxxxxxxx ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i vedlegg 1 – Tilbudsbrevet.
4. Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)
4.1. Generelt om det europeiske egenerklæringsskjemaet
Som en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, at det ikke foreligger avvisningsgrunner og eventuelt oppfyllelse av utvelgelseskriterier skal leverandøren fylle ut ESPD- skjema integrert i Mercell. Den eller de leverandørene som tildeles kontrakt må før kontrakt inngås dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til de opplyste dokumentasjonskrav.
I henhold til anskaffelsesforskriften § 17-1 (3) kan Oppdragsgiver på ethvert tidspunkt i konkurransen be Tilbyder om alle eller deler av dokumentasjonsbevisene dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte.
4.2. Nasjonale avvisningsgrunner
I henhold til ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat» presiseres det at i denne konkurransen gjelder også alle avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriftens § 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunnene:
- §24-2(2). I denne bestemmelsen er det angitt at oppdragsgiver skal avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene.
- 24-2(3) bokstav i. Avvisningsgrunnen i ESPD-skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet.
4.3. Angivelse av kvalifikasjonskrav
I denne konkurransen kan leverandørene i ESPD-skjemaet gi en samlet erklæring om at han oppfyller samtlige av de kvalifikasjonskravene som framkommer av dette konkurransegrunnlaget. Dette gjøres i ESPD-skjemaets del IV seksjon a.
5. Kvalifikasjonskrav
For å kunne få sitt tilbud evaluert må leverandøren fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjemaet om at han oppfyller samtlige kvalifikasjonskrav.
5.1. Registrering og autorisasjoner m.m.
Kvalifikasjonskrav | Tilbyder skal være en lovlig etablert virksomhet. |
Dokumentasjon | • Norsk tilbyder skal framlegge oppdatert firmaattest. • Utenlandsk tilbyder skal framlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. |
Kvalifikasjonskrav | Xxxxxxxx er et godkjent revisjonsfirma |
Dokumentasjon | Godkjenning fra Finanstilsynet med revisorgodkjenningsnummer. |
5.2. Økonomisk og finansiell kapasitet
Kvalifikasjonskrav | Xxxxxxxx skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Det er et krav at Tilbyder har: • positiv egenkapital og kan framvise dokumentasjon på at Tilbyder er «kredittverdig uten sikkerhet». |
Dokumentasjon | Oppdragsgiver vil vurdere Tilbyders oppfyllelse av kvalifikasjonskravet på følgende måter: • Siste avlagte årsregnskap med noter inkludert revisorberetning. • Kredittvurdering/ rating fra anerkjent kredittvurderingsselskap som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Vurderingen må ikke være eldre enn 12 måneder. Dersom Xxxxxxxx har saklig grunn til ikke å framlegge den dokumentasjonen Oppdragsgiver har krevd over, kan Xxxxxxxx godtgjøre sin økonomiske og finansielle kapasitet ved ethvert annet dokument, herunder for eksempel ved en morselskapsgaranti, bankgaranti, mv. |
5.3. Tekniske og faglige kvalifikasjoner
Kvalifikasjonskrav | Xxxxxxxx skal ha tilstrekkelig evne og kapasitet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. |
Dokumentasjon | Det er et krav at tilbyder har tilstrekkelig erfaring. |
Oppdragsgiver vil her vurdere tilbyders erfaring med levering av den ytelse konkurransen omfatter i forhold til: ▪ Volum/verdi på tidligere leveranser ▪ Størrelsen på mottaker av tidligere leveranser, herunder i hvilken grad mottakere er av sammenlignbar størrelse og kompleksitet som det/de regionale helseforetakene det leveres inn tilbud på. Tilbyder skal fylle ut vedlegg 6 – Svarskjema, erfaring |
5.4. Støtte fra andre foretak
Tilbyder kan støtte seg på andre virksomheter for å oppfylle det finansielle kvalifikasjonskravet i punkt 5.2 og/eller kravet til tekniske og faglige kvalifikasjoner i punkt 5.3 ved å krysse av for dette i ESPD-skjemaets kapittel II seksjon C. Tilbyder skal i så fall levere separate egenerklæringer for hver av virksomhetene han støtter seg på. Egenerklæringene skal inneholde opplysninger som etterspørres i ESPD-skjemaets seksjon A og B i del II og del III, samt opplysningene i del IV og V i den grad de er relevante for den eller de spesifikke kravene leverandøren støtter seg på virksomhetene for. I tillegg skal tilbyder dokumentere at han råder over de nødvendige ressursene ved å framlegge en forpliktelseserklæring fra disse virksomhetene, se vedlegg Forpliktelseserklæring.
6. Avgjørelse av konkurransen
6.1. Tildelingskriterier
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet.
Tildelingskriterium | Vekting |
1. Pris | 30 % |
2. Kvalitet | 70 % |
6.2. Utdyping av tildelingskriteriene:
Tilbudet vil bli evaluert i henhold Vedlegg 4 – Prisskjema. Følgende priser skal oppgis:
A. Årlig fastpris – Lovpålagt revisjon
B. Årlig fastpris – Øvrige oppgaver
C. Timepriser for tjenester som ikke er omfattet av årlig fastpris (tilleggstjenester) Se prisskjema for nærmere beskrivelse av hva som inngår i de ulike priselementene.
Pris evalueres i henhold til den forholdsmessige metoden. Tilbud med lavest totalsum pris gis poengscore 10. Karakterene for de øvrige tilbudene beregnes etter følgende formel:
(Sum beste tilbud)/(Sum tilbud X)*10= Sluttkarakter tilbud X.
Kvalitet vurderes ut fra tilbyders besvarelse av vedlegg 3 - Kravspesifikasjon.
Det gis poeng på hvert evalueringskrav på en skala fra 0 til 10, der 10 er best. Det tilbud som vurderes best for dette tildelingskriteriet oppnår høyeste score (forholdsmessig justering).
Tilbyder skal fylle ut vedlegg 3 – kravspesifikasjon og vedlegg 5 – CV-skjema.
6.3. Innstilling på tildeling av rammeavtale
Beslutning vedrørende tildeling av rammeavtale vil bli varslet skriftlig til alle tilbydere samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Beslutningen vil inneholde en begrunnelse for valget og gi informasjon om karenstid før inngåelse av kontrakt.
7. Kontraktsvilkår
Kontraktsvilkår med vedlegg er lagt ved konkurransegrunnlaget.