Tilbudsforespørsel leie av lokaler til Evje og Hornnes kommune
Tilbudsforespørsel leie av lokaler til Evje og Hornnes kommune
Lokalene skal ivareta behov for bibliotek/multifunksjoner knyttet til møteplass/ formidling / debatt / turistinformasjon/ offentlig toalett, og det vurderes plass til frivilligsentral og kommunal informasjon.
Tilbudsfrist onsdag 5. august 2015, klokken 12.00.
1 Innbydelse
Evje og Hornnes kommune, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse om inngåelse av leiekontrakt for lokaler som skal inneholde bibliotek/multifunksjoner knyttet til møteplass/ formidling / debatt / turistinformasjon/ offentlig toalett, og det vurderes plass til frivilligsentral og kommunal informasjon.
Kommunen har i 2014 utredet egne lokaler i sentrumsbygget til dette formålet; tidligere apoteket, men ønsker å se på flere alternativer, før kommunestyret får saken til behandling høsten 2015. (Mål: Kommunestyremøte 3. september 2015).
Tilbudsprosessen legges opp i to – 2 – trinn, der første trinn er innhenting av mulige tilgjengelige lokaler (med frist 5. august 2015 kl. 12.00), og i andre trinn vil kommunen gå i dialog med aktuelle tilbydere i forhold til konkret utforming.
Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel bortfall av planlagt finansiering eller manglende politisk godkjenning. Oppdragsgiver forbeholder seg også retten til å i sin helhet avvise tilbud på lokaler som vurderes å ha en ikke hensiktsmessig beliggenhet for de funksjoner de er ment å dekke.
Oppdragsgivers ansvarlige for oppdraget er: Navn: Xxxx Xxxxx Xxxxxxxxxxx
Stilling: Rådmann
Epost. Xxxx.Xxxxx.Xxxxxxxxxxx@x-‐x.xxxxxx.xx
Tilbud gis ved å benytte dette dokument vedlagt foreskrevet dokumentasjon/vedlegg. Tilbudet skal signeres.
2 Generelt om oppdraget
Beliggenhet: Sentralt i Evje sentrum.
Tilbud på lokaler som vurderes å ikke ha en hensiktsmessig beliggenhet ut i fra det behov som skal dekkes vil ikke komme i betraktning. (Se kvalifikasjonskrav)
Evje og Hornnes kommune vil gjerne bidra til å nå sentrale klima-‐ og energimål gjennom å lokalisere vår virksomhet i energivennlige bygg.
Publikumsarealene skal i hovedsak være på grunn-‐ gateplan. Det stilles krav om universell utforming. Lokalene skal framstå som åpne og lyse, og husets funksjoner skal være godt synlige i sentrumsbildet. Lokalene må være fleksible og skal foruten selve biblioteket, gi plass til kulturarrangementer, møter, seminarer osv. Det skal være godt med ”boltreplass” for folk i alle aldre hvor det legges til rette for fleksibel bruk av informasjonsteknologi.
Akustiske forhold vektlegges spesielt.
Servicefasiliteter:
Servicefasilitetene må inneholde:
• Ett universelt utformet offentlig toalett
• Ett stk. personal / gjestegarderobe med toalett og dusj.
• Tekjøkken for enkel servering
Servicefasilitetene skal inkluderes i lokalene på en funksjonell måte. Offentlig toalett vurderes også med tilgang utenfra.
Samlede funksjoner ønskes løst innenfor 450 -‐ 800 m2.
Det ønskes leiekontrakt over 10 år, med opsjon på ytterligere 5 år.
Det tas forbehold om politisk godkjenning av tilbudet. Prosessen kan således avsluttes uten at kontrakt inngås.
3 Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier
Dokumentasjon | |
Kvalifikasjonskrav | Tilbudte lokalers beliggenhet skal ligge sentralt i Evje sentrum |
Tildelingskriterier kvalitet teller (60%) og pris teller (40%) | |
Kvalitet 1: Vektes 40 % Kvalifiserte tilbuds beliggenhet i forhold til plassering i sentrum | Beliggenhet/adresse. |
Kvalitet 2: Vektes 10 % Forslag til planløsning, visuelt inntrykk, energivennlighet og akustikk. | Beskrivelse av forslag til planløsning, visuelt inntrykk, energivennlighet og akustikk. Konkrete planforslag blir en del av trinn 2, der man går i dialog om nærmere behov. Gjelder kun de som kommunen anser som aktuelle tilbydere, og som fyller kommunens kvalifikasjonskrav. |
Kvalitet 3: Vektes 10 % Tilbyders forslag til fleksibel utnyttelse av «publikumsarealene» | Xxxxxxxxx beskrivelse opp mot «publikumsarealene» beskrevet i punkt 2. |
Pris: Vektes 40 % Årlig leiekostnad eks. mva | Lokalene tilbys til en årlig leie av kr eks.mva |
Det kan maksimalt oppnås 10 poeng på pris, og 10 poeng per kvalitetskriterium etter en vurdering fra oppdragsgiver. Oppnådd score vektes slik det fremkommer i tabellen.
Oppdragsgiver vil innstille den tilbyder som inngir det totaløkonomisk sett beste tilbudet ut i fra de samlede kriteriene på kvalitet og pris.
4 Leveringssted, tilbudsfrist og tilbudsåpning
Tilbudet skal leveres/sendes til Evje og Hornnes kommune. Tilbudet skal leveres i lukket og forseglet konvolutt og kan således ikke sendes pr. e-‐post.
Tilbudet skal inneholde:
1. Informasjon om tilbyder og xxxxxxxxx representant med adresse og telefonnummer.
2. Beskrivelse i henhold til punkt 3. «Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier»
3. Årlig leiepris eks. mva
4. Referanseliste fra andre leietakere
5. Skatteattest på mva og skatt
6. HMS -‐ egenerklæring
Frist for levering av tilbud er mandag 5. august 2015, klokken 12.00. For sent innkomne tilbud vil bli avvist.
Besøksadresse Postadresse Evje og Hornnes kommune Xxxxxxxxxxxx 00,
4735 Evje.
Tilbyder må vedstå seg tilbudet i 5 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp.
Forpliktende underskrift.