SAMARBEIDSAVTALE DEL 2

SAMARBEIDSAVTALE DEL 2

GKI GRENLANDSKOMMUNENS INNKJØPSENHET

Avtalen er inngått mellom kommunene Bamble, Drangedal, Kragerø, Porsgrunn, Siljan og Skien

1. Formålet med samarbeidsavtalen del 2

Formålet med samarbeidsavtalen del 2 er å fastlegge avtalemessige forhold som ikke er regulert i Samarbeidsavtalen. Samarbeidsavtalen del 2 gjelder i tillegg til Samarbeidsavtalen som ble vedtatt politisk av alle kommunene i 2007.

2. Målsetting

Et overordnet mål for innkjøpssamarbeidet er gjennom samordning og gode rutiner å effektivisere innkjøpene til de 6 kommunene. Dette innebærer at kommunene gjennom felles rammeavtaler og samordnende innkjøp skal oppnå stordriftsfordeler ved bedre innkjøpspriser og betingelser, samt lavere kostnader ved innkjøpsprosessen.

Effektive rutiner skal understøttes av elektroniske innkjøpsverktøy /fakturaløsninger og informasjonssystemer. Det er i tillegg en målsetting at kompetansebygging i felles innkjøpsenhet og kommunene skal bidra til høyere kvalitet på innkjøpsfunksjonen i kommunene.

Målet er at innkjøpssamarbeidet skal bidra til et godt omdømme for kommunene og andre deltagere og kjennetegnes ved:

- Fokus på vedtatt innkjøpspolitikk

- Kostnadseffektiv behovsdekning

- Profesjonelle innkjøpsprosesser

- Høy innkjøpskompetanse og gode etiske holdninger hos de ansatte

- Effektive innkjøpsrutiner og e-handel

- Fokus på leverandørutvikling

- God samhandling mellom deltagerne

3. Organisering av samarbeidet

Organisasjonsform

GKI er organisert som et kjøpsavtalesamarbeid med Skien som vertskommune. Skien som vertskommune har ansvar for enhetens drift, organisering og de ansatte.

Styrets sammensetning

Styre består av rådmennene i deltagerkommunene, eller den person hver enkelt rådmann utpeker som sin kommunens representant i styre. Xxxxxx velger leder og nestleder blant styrets representanter for et år om gangen.

Ved uttreden eller varig forfall, iverksettes suppleringsvalg.

Ved behandling av saker som omtalt i kommunelovens §26 nr. 1 har de ansatte ved enheten krav på en representant i styret med talerett.

Styrets møter

Styret innkalles når lederen finner det påkrevd eller minst 1/3 av medlemme krever det. Styret innkalles normalt skriftlig med 5 dagers varsel. Møte skal være lukket når taushetsbelagte saker behandles.

Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede. Medlemmenes stemmer teller like mye. Styremøtene ledes av styrets leder. Styret fatter vedtak med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende.

Innstilling til budsjett skal være enstemmig.

Ved valg av leder, nestleder og ved ansettelser er den valgt/ansatt som har fått mer enn halvparten av stemmene.

Styrets oppgaver

Styret skal behandle:

- Saker av særlig betydning

- Saker av prinsipiell karakter

- Budsjett og virksomhetsplan

- Regnskap og årsmelding

Styret skal innstille:

- Årsbudsjett

Daglig leder

Daglig leder rapporterer til styreleder. Xxxxxxxxxx ved daglig leder legger fram saker for styret. Daglig leder er ansvarlig for at virksomheten ved enheten skjer i henhold til vedtatt budsjett og virksomhetsplan, samt gjeldende lover og regler.

Kontaktperson

Hver kommune skal ha en kontaktperson som er hovedkontaktpunktet i kommunene til GKI. Kontaktpersonen er medlem i samarbeidsrådet, (se nedenfor), og bør være organisatorisk sentralt plassert i kommunen.

Kontaktpersonenes oppgaver:

- Utvelgelse av kompetansepersoner

- Sektorovergripende saker av innkjøpsrelatert art

- Ivareta kommunens interesser i samarbeidsrådet

Samarbeidsråd

Det etableres et samarbeidsråd bestående av kontaktpersonene fra kommunene. Daglig leder i GKI innkaller og leder møtene i samarbeidsrådet. Samarbeidsrådet er rådgivende overfor daglig leder.

Samarbeidsrådets oppgaver:

- Gi råd i saker om samarbeid, organisering, rutiner, retningslinjer og regelverk.

- Gi råd ved utarbeidelse av virksomhetsplan, budsjett og årsmelding.

- Samarbeidsrådet er kompetansegruppe for el-kraft og forsikringer. Ved behov involveres annet fagpersonell.

Kompetansegrupper

Innenfor hvert fagområde eller grupper av fagområder etableres faste kompetansegrupper bestående av en representant fra hver kommune. Den enkelte kommunes representant har ansvaret for å ivareta interessene til alle avdelingene i kommunene. Kompetansegruppene bør sammensettes av fagpersonell slik at hele fagområdet ivaretas. Ved behov utvides eller reduseres antall representanter i gruppen.

Antall kompetansegrupper bør være færrest mulig og hver gruppe ivaretar alle rammeavtaler for varer og tjenester innenfor sitt fagområde. En representant fra GKI er koordinator for gruppen og deltar i alle møter. Representanten fra GKI ivaretar det innkjøpsfaglige og kommunenes representanter ivaretar brukerfaglige krav ved inngåelse og oppfølging av rammeavtaler.

Fagpersonene skal holde seg oppdatert om leverandørenes ytelser i rammeavtaleperioden og utviklingen i markedet for gjeldende fagområde. Ved utveksling av erfaringer og kunnskap

mellom kommunenes fagpersoner vil fellesskapet kunne ”løfte hverandre” ved å bygge videre på den faglig beste løsningen / kompetansen i gruppen. Samspillet mellom fagpersoner innenfor det enkelt innkjøpsområde og innkjøpskompetansen i GKI sikrer at gode avtaler inngås.

Kompetansegruppen/fagpersonene er ansvarlig for:

- Kontakt med andre fagpersoner og avdelinger i kommunen

- Utarbeide kravspesifikasjoner og bidra til standardisering

- Ivareta faglig krav når tilbud evalueres.

- Sammen med GKI sin representant innstille på valg av leverandør / leverandører Eventuell uenighet i gruppen skal fremgå av innstillingen.

Beslutningsmyndighet

Vertskommunen ved daglig leder i GKI gis beslutningsmyndighet og fullmakt til å signere rammeavtaler og andre fellesavtaler på vegne av kjøpergruppen. Daglig leder beslutter på bakgrunn av innstilling fra kompetansegruppene. Ved delt innstilling fra kompetansegruppene vurderer daglig leder om beslutningen skal forelegges styret.

4. Rammeavtaler

Felles rammeavtaler gir kommunene stordriftsfordeler ved bedre innkjøpspriser og betingelser, samt lavere kostnader ved innkjøpsprosessen. Arbeide med felles rammeavtaler er en av de viktigste arbeidsoppgavene for GKI. Flest mulig rammeavtaler for både varer og tjenester vil avlaste brukerne og redusere behovet for enkeltanskaffelser.

Den enkelte deltagerkommune kan i særskilte tilfeller, når det er formålstjenlig, økonomisk eller operativt, velge å ikke delta på felles rammeavtaler. I slike tilfelle skal dette meldes skriftlig til GKI ved planleggingen av anskaffelsen. Deltagerkommunen vil da selv være ansvarlig for sine anskaffelser på dette området.

Andre deltagere skal forespørres om de ønsker å delta ved hver enkelt rammeavtale.

5. Samkjøp

Når flere kommer skal foreta samme type enkeltanskaffelse bør innkjøpet foretas samlet. GKI bør foreta innkjøpet på vegne av kommunene. Initiativ til samkjøp kan tas av deltagerkommunene eller av GKI. Invitasjon til samkjøp kan legges på GKI hjemmeside.

6. Enkeltanskaffelser - varer og tjenester

Hovedregelen er at enkeltanskaffelser gjøres i kommunene. GKI bidrar med maler til konkurransegrunnlag etc. Beslutningsmyndigheten ligger i kommunene

7. Enkeltanskaffelser - Bygg og anlegg

Innkjøp av bygg- og anlegg gjøres av kommunene. GKI bidrar med maler til konkurransegrunnlag etc. Beslutningsmyndigheten ligger i kommunene.

8. Rådgivning og bistand

GKI skal gi deltagerkommunene bistand ved kunngjøring av enkeltanskaffelser og råd i saker relatert til innkjøp.

9. Opplæring

GKI har ansvaret for å tilby deltagerkommunene kurs og opplæring innenfor anskaffelsesfaget. Opplæring kan skje internt i den enkelte deltagerkommune eller som felleskurs i Grenland.

Evt. kostnader for felleskurs faktureres deltagerne til selvkost.

10. Logistikkverktøy e-handel

Implementering av e-handel i kommunene krever oppstartkostnader og driftskostnader. Begge kan reduseres dersom kommunene samarbeider ved implementering og drift. Drift av e-handel innebærer bl.a. vedlikehold av priskataloger fra rammeavtaleleverandørene. GKI har ansvaret for oppfølging av rammeavtalene og bør derfor også vedlikeholde priskatalogene. Tilsvarende bør gjelde ved implementering av e-handel. Kompetansen som kreves for å implementere e-handel bør kommunene samarbeide om. Bestilling av varer via e-handel gjøres i kommunene.

Dersom ikke alle kommunene starter med e-handel samtidig vil GKI sine kostnader på dette feltet måtte fordeles separat.

11. Informasjon - hjemmeside

Informasjon om virksomheten ved GKI formidles via xxx.xxx.xx.

Hjemmesiden skal innholde:

- Innkjøpsrelatert informasjon, nyheter osv

- Informasjon om rammeavtaler

- Konfidensiell avtaleinformasjon (passordbelagt )

- Informasjon om pågående anskaffelsesprosesser (passordbelagt)

- Driftsrapporter, løpende oppdatert med økonomiske resultat, både besparelser og kostnadsøkninger/endringer (passordbelagt)

- Lover, retningslinjer og reglementer

- Prosedyrebeskrivelser

- Ulike maler for konkurransegrunnlag, protokoller brevmaler osv. Ved behov benyttes også kommunenes hjemmesider på intranett.

12. Økonomi

a. Budsjett

Forslag til budsjett forelegges styre innen 01.10.

Budsjettet skal inneholde både driftskostnader og forventede inntekter. Endelig budsjett fastsettes etter at samtlige kommunebudsjett er vedtatt.

b. Virksomhetsplan

Virksomhetsplan forelegges styret sammen med budsjettet innen den 01.10.

c. Regnskap

Regnskap skal forelegges styret innen 15.02.

d. Betaling kommunene

Driftsutgifter fordeles prosentvis mellom de samarbeidende kommuner i forhold til folketallet i den enkelte kommune.

Den enkelte kommunes andel av budsjettet faktureres fra vertskommunene som et akontobeløp etterskuddsvis per kvartal, med unntak av siste kvartal som vil være en avregning etter regnskapsårets avslutning.

e. Betaling andre deltagere

Deltageravgift besluttes av styret.

Helårs deltageravgift faktureres 1.06. med forfall 31.06.

f. Betaling for enkeltoppdrag

Når kapasiteten i GKI tillater det kan enheten påta seg arbeidsoppgaver for en deltagerkommune eller andre deltagere. Forutsetningen for dette er at ytelsen ikke skjer på bekostning av prioriterte fellesoppgaver. Prisen for tjenesten settes til selvkost.

13. Rapportering

a. Årsmelding

Årsmelding sammen med regnskap forelegges styret innen 15.02. Årsmeldingen skal innholde:

- oversikt av årets ulike aktiviteter

- grad av måloppnåelse sett i forhold til virksomhetsplanen

- økonomiske resultat herunder besparelser og kostnadsøkninger/endringer

- en vurdering av samarbeide for gjeldende år

b. Driftsrapport

GKI skal fortløpende registrere aktivitene ved enheten og resultatene av disse. Driftsrapporteringen danner grunnlaget for årsmeldingen. Økonomiske resultat, både besparelser og kostnadsøkninger/endringer skal registreres. Løpende oppdaterte driftsrapporter legges på hjemmesiden, passordbelagt.

14. Ansvar

Kommunene

a. Overtredelsesgebyr eller erstatningsforpliktelser knyttet til feil i anskaffelsesprosessen Dersom GKI som følge av forsettlig eller grov uaktsomhet pådrar seg overtredelsesgebyr for en ulovlig direkte anskaffelse, eller pådrar seg erstatningsansvar (positiv eller negativ

kontraktsinteresse) for brudd på anskaffelsesregelverket, er alle kommunene som omfattes av den aktuelle anskaffelsen solidarisk ansvarlig utad. Mellom kommunene fordeles kostnadene prosentvis i forhold til folketallet i den enkelte kommune.

b. Erstatningsansvar som følge av kontraktsbrudd

Hver kommune er ansvarlig for oppfyllelse av sin andel av kontraktene.

Ved kontraktsbrudd er den eller de kommuner som har brutt kontraktens bestemmelser alene ansvarlig overfor leverandøren.

Dersom andre kommuner påføres tap som følge av en kommunes kontraktsbrudd, kan tapet kreves erstattet av den kommune som har brutt kontrakten.

c. Annen type erstatningsansvar

Dersom vertskommunen pådrar seg erstatningsansvar som følge av handlinger foretatt innenfor innkjøpssamarbeidet, skal ansvaret fordeles mellom de samarbeidende kommunene i henhold til alminnelige erstatningsrettslige prinsipper.

d. Kommunenes forpliktelser for driften av samarbeidet

Kommunene er solidarisk ansvarlig for at innkjøpssamarbeidet fungerer som avtalefestet.

Alle kommunene i samarbeidet plikter å delta med personell i GKIs ulike samarbeidsorganer. Kommunene forplikter seg til å delta med kompetansepersonene i forberedelsen og ved gjennomføring av rammeavtalekonkurranser for å sikre god behovsdekning for kommunene. Kommunene skal påse at ansatte med innkjøpsansvar følger de rammeavtaler som til enhver tid gjelder.

Andre deltagere

Andre deltagere er ansvarlig for oppfyllelse av sin andel av kontraktene. Det vil si avrope fra de rammeavtaler som gjelder for den enkelte deltager. Ved manglende oppfyllelse fra en deltager er denne alene ansvarlig overfor oppdragstaker.

15. Uttredelse av samarbeidet

Kommunestyre i den enkelte deltagerkommune kan ensidig si opp sitt deltagerforhold i samarbeidet med ett års varsel, og ellers etter reglene i kommuneloven § 27 nr 3. Oppsigelse av avtale om interkommunalt samarbeid kan bringes inn for Departementet.

Ved oppløsning av GKI, eller uttredelse av en eller flere deltagerkommuner, blir eiendeler og gjelde å fordele mellom de deltagende kommunene etter den fordelingsnøkkel som følger av samarbeidsavtalens pkt 12. Økonomi, bokstav d. Betaling kommunene.

16. Endring av avtaler

Eventuelle endringer av Samarbeidsavtalen del 2 forutsetter enstemmige vedtak i styret.

Bamble kommune: Dato:	Drangedal kommune: Dato:	Kragerø kommune Dato
Xxxx Xxxxxxxxxx	Xxxx Xxxxxxx	Xxx Xxxxxx Xxxxxxxx
Porsgrunn kommune	Siljan kommune:	Skien kommune:
Dato:	Dato:	Dato:
Xxxx Xxxxxxxx	Xxx Xxxxxx	Xxxx X. Xxxxx