Vedlegg 1 Kravspesifikasjon
Vedlegg 1 Kravspesifikasjon
Rammeavtale på kontroll og service av sprinkleranlegg
1 Behov
Trondheim kommune, ved Trondheim eiendom (heretter kalt oppdragsgiver) kjøper inn
årskontroll og service på sprinkleranlegg for å imøtekomme myndighetenes krav, samtidig som man sikrer stabil drift av anleggene. Ved valg av leverandør forutsettes det at leverandøren har kapasitet til å dekke oppdragsgiver sitt behov på en tilfredsstillende måte.
Det forutsettes at oppdragsgiver blir en prioritert kunde for den/de leverandøren/leverandører det blir inngått avtale med.
Trondheim eiendom vil være den enheten som i størst grad vil benytte avtalen, men også
andre enheter i Trondheim kommune kan benytte seg av avtalen. Private enheter som drives med kommunal driftsstøtte og kommunale selskap som har inngått avtale med innkjøpstjenesten kan benytte seg av denne avtalen.
Trondheim eiendom har ansvar for all forvaltning, drift og vedlikehold av Trondheim kommunes eide bygningsmasse på til sammen ca 1 019 000 kvm. I tillegg til dette kommer kommunale leiligheter i borettslag/sameier/stiftelser.
Bygningsmassen fordeler seg slik:
Skoler 61 bygg ca 342 900 kvm
Barnehager ca 130 bygg, ca 80 700 kvm
Helse og velferdssenter 27 bygg, ca 143 000 kvm
Boliger, ca 4000 boenheter, ca. 200 000 kvm (inklusive borettslagsleiligheter og leiligheter i sameier/stiftelser)
Administrasjon og kulturbygg ca 113 300 kvm Idrettsanlegg ca 37 800 kvm
Andre bygg ca 101 600 kvm
2 Innhold
TK ønsker et samlet tilbud på kjøp og levering av:
▪ Årskontroll på sprinkleranlegg
▪ Administrering ifm lukking av avvik etter kontroll
▪ Service på sprinkleranlegg
3 Spesifikasjon
Fremdriftsplan
Fremdriftsplan/årsplan for gjennomføring av kontrollene og service utarbeides av rammeavtalepartner og fremlegges Trondheim eiendom før oppdraget starter. Dette gjentas før hvert nytt avtaleår.
Dokumentasjon
Det forefinnes dessverre ikke komplette anleggstegninger over alle sprinkleranlegg i Trondheim kommunes bygg. Xxxxx dokumentasjon enn det som beskrives her kan derfor ikke påregnes. Leverandøren plikter å revidere anleggsoversikten/bygglisten dersom det er foretatt endringer på anleggene etter siste kontroll. Dette gjennomgås på de regelmessige
samarbeidsmøtene som avholdes mellom partene.
4 Årskontroll
Årskontroll skal gjennomføres for å kontrollere at anleggene samsvarer med standarden med hensyn til vedlikehold, drift og ytelse i forhold til aktuell risiko av sprinkleranlegg for
eiendommer tilhørende Trondheim kommune.
Leverandøren skal sørge for at byggets driftsoperatør varsles om kontrollbesøk minimum to dager før kontrollen. Driftsoperatør skal ha mulighet til å delta under kontrollen dersom denne ønsker dette.
Kontrollrapporter
En kontrollrapport skal utferdiges i enten rapporteringssystemet ESS eller FG Kontroll når dette systemet er operativt, egen servicerapport skal utarbeides for hvert anlegg. Dette er en del av kontrollen og skal være inkludert i prisen.
5 Utbedringer/lukking av avvik etter kontroll
Eventuelle utbedringer på anleggene etter årskontroll bestilles av avtalepartner på
sprinkleranlegg hos kommunens rammeavtalepartner for VVS på de respektive byggene.
Oppfølging av dokumentasjon i etterkant, administreres av avtalepartner på sprinkleranlegg. Endelig kontrollrapport med bekreftelse på at avvik er lukket og egen servicerapport legges inn i kommunens FDV system Main Manager av avtalepartner på sprinkleranlegg.
Denne administrasjonsjobben prises separat per time i prisskjemaet.
6 Serviceavtale
Det skal utføres en service etter gjeldende regelverk for respektive bygg/ anlegg. Arbeidstimer ifm utskiftning av pakninger, glykol og annet forbruksmateriell skal være inkludert i prisen for serviceavtalen.
Fortrinnsvis utføres service og FG kontroll samtidig. Dersom det er hensiktsmessig å utsette service pga utbedringer eller ombygging av anleggene avtales dette i forkant av hvert oppdrag.
7. Miljøbestemmelser
Leverandøren garanterer at avtalens miljøkrav oppfylles, samt den til enhver tid gjeldende miljølovgivning.
7.1 Krav til transport i kontraktsperioden
Trondheim kommune har som mål å forbedre lokal luftkvalitet og redusere klimagassutslipp. Dette skal blant annet oppnås gjennom å redusere trafikkvolum og ved å fase inn klima- og miljøvennlige kjøretøy.
Minimumskrav: Alle kjøretøy som benyttes på dette oppdraget skal minimum ha euroklasse 6/VI. Tomgangskjøring skal ikke forekomme på oppdragsgivers adresser.
Leverandøren forplikter seg til å benytte de kjøretøyteknologier og/eller drivstofftyper som oppgis i tilbudsbesvarelsen. Andelen av oppdraget som utføres med nullutslippskjøretøy eller fossilfrie kjøretøy skal som et minimum gjenspeile den andelen som er oppgitt i tilbudsbesvarelsen. Nye kjøretøy eller drivstofftyper som introduseres i løpet av kontraktsforholdet skal være minst like miljøvennlige som opprinnelig avtalt. Antall kjøretøy som benyttes på kontrakten kan økes eller reduseres, så fremt den totale miljøbelastningen ikke påvirkes negativt. Oppdragsgiver skal varsles på forhånd ved endringer av kjøretøy eller ved overgang til andre drivstofftyper.
Ved kontraktsinngåelse skal det fremvises en kopi av vognkort for de kjøretøy som skal benyttes fra kontraktstart.
For kjøretøy som er under bestilling, eller skal bestilles av leverandør (eller underleverandør) hvis kontrakt tildeles, skal det legges ved dokumentasjon fra enten forhandler, importør eller leie- eller leasingselskap med bekreftelse på at kjøretøy enten er bestilt eller kan bestilles og med forventet leveringsdato.
Da det normalt går noe tid fra leveringsdato til det tidspunktet et kjøretøy er klart til og benyttes, skal det i listen over kjøretøy oppgis den sannsynlige datoen kjøretøyet er klart for og benyttes på kontrakten.
For kjøretøy som introduseres i løpet av kontraktsperioden, skal kopi av vognkort fremvises når dette er klart.
Hydrogen
Hvis Leverandøren har forpliktet seg til å benytte hydrogenkjøretøy på dette oppdraget, skal Leverandøren til en hver tid kunne fremlegge dokumentasjon på at hydrogen er anskaffet.
Dokumentasjonen skal eksempelvis inneholde følgende informasjon: drivstoffprodusent, drivstoffleverandør, mengde, opprinnelse og sertifisering.
Biogass
Hvis Leverandøren har forpliktet seg til å benytte biogasskjøretøy på dette oppdraget, er hovedregelen at kjøretøyene skal benytte biogass og ikke naturgass som drivstoff. Innblanding av naturgass aksepteres kun hvis 100 % ren biogass ikke er tilgjengelig i
markedet. Oppdragsgiver skal informeres hvis dette inntreffer. Leverandøren skal til en hver tid kunne fremlegge dokumentasjon på at biogass er anskaffet. Dokumentasjonen skal
eksempelvis inneholde følgende informasjon: drivstoffprodusent, drivstoffleverandør, mengde, opprinnelse og sertifisering.
Biodrivstoff
Hvis Leverandøren har forpliktet seg til å benytte biodrivstoff på dette oppdraget, skal drivstoffet oppfylle EUs bærekraftskriterier* for biodrivstoff. I tillegg skal det ikke benyttes biodrivstoff basert på palmeolje eller biprodukter fra palmeoljeproduksjon. Leverandøren skal til en hver tid kunne fremlegge dokumentasjon på at biodrivstoffet er produsert bærekraftig og palmeoljefritt. Dokumentasjonen skal eksempelvis inneholde følgende informasjon: drivstoffprodusent, drivstoffleverandør, mengde, opprinnelse og sertifisering. * § 3-6 til § 3-9 i Forskrift om begrensning i bruk av helse- og miljøfarlige kjemikalier og andre produkter (produktforskriften).
8 Samarbeid og oppfølging
Oppstart
Oppdragsgiver vil etter inngått avtale med leverandøren, gjøre avtalen kjent for alle berørte kommunale enheter.
Generelt
Leverandøren og oppdragsgiver skal samarbeide og vise lojalitet i gjennomføringen av
avtalen. Begge parter skal umiddelbart underrette hverandre om forhold som de bør forstå vil få betydning for tjenesten, og i nødvendig utstrekning oversende kopier av materiale av betydning for den annen parts ytelse etter avtalen.
Statusmøter/kontaktperson
Oppdragsgiver ønsker å ha gode samarbeidsforhold med sine avtalepartnere. Dette innebærer bl.a. gjensidig informasjonsutveksling i avtaleperioden. Oppdragsgiver ønsker å avholde et fast statusmøte hos Trondheim eiendom hvert kvartal i avtaleperioden. Leverandøren skal
stille med en fast kontaktperson for kontrollavtalen. Kontaktpersonen stiller på statusmøter og skal være oppdatert på det som er utført i perioden uten at dette medfører tilleggskostnader for oppdragsgiver.
Avvik
Eventuelle uregelmessigheter i avtaleforholdet bes i første omgang tatt opp med den berørte enhet, foretak eller bedrift og søkes løst der. Trondheim eiendom skal ha beskjed om
vesentlige avvik og problemer som kan oppstå og som har tilknytning til avtalen.