KRAVSPESIFIKASJON

Vedlegg 1

KRAVSPESIFIKASJON

Saksnummer: 201500829

ANSKAFFELSE AV TØMRERTJENESTER TIL OSLO KOMMUNE

Innhold

1 Innledning 3

2 Minimumskrav 3

2.1 Kvalifikasjoner 3

2.2 Avrop på samkjøpsavtale 3

2.3 Ordremottak 3

2.4 Oppdragsbekreftelse 3

2.5 Befaring 4

2.6 Arbeidstid 4

2.7 Kvalitet på arbeid 4

2.8 Gul liste 4

2.9 Særlige hensyn 4

2.10 Språkkrav 5

2.11 Leveringstid 5

2.12 Xxxxxxxxx og opprydding 5

2.13 Miljø 5

2.14 Teknisk bistand 6

2.15 Avviksrapportering HMS 6

2.16 FDV-dokumentasjon og egenerklæring på utført arbeid 6

2.17 Fakturering 7

2.18 Administrasjon av håndverkere – påslag 7

2.19 Oppdrag underlagt sikkerhetsrestriksjoner 7

3 Tildelingskriterier 7

3.1 Pris (Vekt: 65 %) 7

3.1.1 Beskrivelse av kriteriet 7

3.1.2 Dokumentasjon 8

3.2 Oppdragsforståelse (Vekt: 35 %) 8

3.2.1 Beskrivelse av kriteriet 8

3.2.2 System og rutiner for ordremottak og ordrebekreftelse 8

Dokumentasjon: 8

3.2.3 Beskrivelse av gjennomføring av oppdrag 8

Dokumentasjon 9

1 INNLEDNING

1.1 Bakgrunn

Det skal inngås samkjøpsavtale (konsernovergripende rammeavtale) for kjøp av tømrertjenester til Oslo kommunes virksomheter, herunder bydeler og etater.

Eiendomsforetakene Boligbygg Oslo KF, Undervisningsbygg Oslo KF og Omsorgsbygg Oslo KF er ikke brukere av denne avtalen. Alle virksomheter vil ikke tiltre fra avtalen fra oppstart, da noen virksomheter har avtaler som løper per i dag. Disse virksomhetene vil tiltre avtalen når deres avtaler utløper (eventuelle opsjoner skal ikke utløses). Se vedlegg 5 for oversikt over når de ulike virksomhetene vil tiltre avtalen.

2 MINIMUMSKRAV

2.1 Kvalifikasjoner

Leverandøren skal være mesterbedrift eller ha tilsvarende kvalifikasjoner.

Dokumentasjon

Signert egenerklæringsskjema, vedlegg 4

2.2 Avrop på samkjøpsavtale

Avrop (bestilling) fra oppdragsgiver skal skje skriftlig (per e-post) for hvert enkelt oppdrag. Ved hasteoppdrag er det tilstrekkelig at eventuell telefonbestilling bekreftes elektronisk av leverandøren.

Dokumentasjon

Signert egenerklæringsskjema, vedlegg 4

2.3 Ordremottak

Leverandøren skal ha en etablert organisasjon som sørger for at alle bestilte oppdrag blir levert i henhold til rammebetingelsene. Leverandøren skal opprette en e-postadresse som fungerer som kontaktpunkt for forespørsel fra oppdragsgiver, og leverandøren forplikter seg til å kunne motta alle avrop elektronisk per e-post. Det skal snarest sendes en bekreftelse på mottatt forespørsel, og senest innen to timer fra bestilling er mottatt (innenfor ordinær arbeidstid).

Dokumentasjon

Signert egenerklæringsskjema, vedlegg 4

2.4 Oppdragsbekreftelse

Leverandøren skal innen 24 timer fra forespørsel er mottatt sende bekreftelse på hvorvidt de har kapasitet til å påta seg oppdraget.

Dokumentasjon

Signert egenerklæringsskjema, vedlegg 4

2.5 Befaring

Leverandør skal ved behov og sammen med oppdragsgiver, foreta en befaring på arbeidsstedet før oppstart og en ferdigbefaring ved ferdigstillelse av oppdrag. Befaringer skal være inkludert i tilbudte priser.

Dokumentasjon

Signert egenerklæringsskjema, vedlegg 4

2.6 Arbeidstid

Alle arbeider forutsettes gjennomført innenfor ordinær arbeidstid i tidsrommet 07.00 – 17.00 mandag til fredag. All bruk av overtid skal avklares med oppdragsgiver.

Dokumentasjon

Signert egenerklæringsskjema, vedlegg 4

2.7 Kvalitet på arbeid

Leverandøren må tilfredsstille de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter som gjelder for leverandørens fagområde. Anerkjente bransjestandarder, fremgangsmåter og prinsipper skal følges.

Arbeidene skal inneha en slik kvalitet at det ikke skal være nødvendig for oppdragsgiver å kontrollere disse. Kvaliteten på utført arbeid skal inngå i leverandørens internkontroll og være godkjent i henhold til disse før arbeidene meldes ferdig utført til oppdragsgiver.

Dokumentasjon

Signert egenerklæringsskjema, vedlegg 4

2.8 Gul liste

Leverandøren plikter å gjøre seg kjent med Byantikvarens retningslinjer for arbeider på og i bygg som omfattes av «Gul liste» med hensyn til fredede, vernede og bevaringsverdige bygg, og i nær samhandling med oppdragsgiver påse at arbeider ikke startes opp før det foreligger nødvendig godkjenning fra Byantikvar/Riksantikvar.

Dokumentasjon

Signert egenerklæringsskjema, vedlegg 4

2.9 Særlige hensyn

Det vil forekomme oppdrag hvor leverandøren skal gjennomføre oppdraget i enheter hvor det må tas særlig hensyn til brukere av kommunale tjenester, eksempelvis

barnevernsinstitusjoner, rusinstitusjoner, krisesenter m.fl. Leverandøren skal forholde seg til dette med tanke på sikkerhet, effektivitet og adferd.

Dokumentasjon

Signert egenerklæringsskjema, vedlegg 4

2.10 Språkkrav

Gjennomføring av oppdrag på denne samkjøpsavtalen skal skje på norsk. Dette gjelder alle forhold, herunder tegninger, beskrivelser, rapportering og anvisninger på arbeidsstedet.

Leverandøren må sørge for at minst én representant på oppdragsstedet behersker norsk språk, og vedkommende må kunne kommunisere effektivt med leverandørens øvrige ansatte på arbeidsstedet.

Dokumentasjon

Signert egenerklæringsskjema, vedlegg 4

2.11 Leveringstid

Oppdragsgiver krever at leverandøren har kapasitet til å igangsette og utføre oppdrag innen avtalt frist. Ordinære arbeider som bestilles skal påbegynnes snarest og senest innen tre virkedager dersom ikke annet blir skriftlig avtalt.

Dokumentasjon

Signert egenerklæringsskjema, vedlegg 4

2.12 Sikkerhet og opprydding

Leverandør skal fremskaffe og montere nødvendige stillaser/lifter og sikringer for gjennomføring av oppdrag. Stillaser/lifter skal være godkjent.

Leverandøren sørger for avsperring/sikring mens arbeidet pågår, holder arbeidsstedet ryddig, og foretar fullstendig opprydding etter fullført oppdrag.

Prising av administrasjon/koordinering av oppdrag er regulert i pkt. 2.18.

Dokumentasjon

Signert egenerklæringsskjema, vedlegg 4

2.13 Miljø

Leverandøren skal sørge for at avfall i forbindelse med gjennomføring av oppdraget leveres godkjent miljøstasjon for leverandørens regning. Oppdragsgiver kan be om kvittering på levert avfall.

Leverandøren skal bidra aktivt for å minske miljøbelastningen ved oppfyllelse av avtalen og skal tilby løsninger og produkter som reduserer energi- og miljøbelastningene. I den grad leverandøren kan påvirke avgjørelser vedrørende fremgangsmåte, materialer og løsninger skal miljøvennlige valg foretrekkes.

Dokumentasjon

Signert egenerklæringsskjema, vedlegg 4

2.14 Teknisk bistand

Det forutsettes at leverandøren kan bistå oppdragsgiver med kostnadsberegninger, teknisk bistand, enkle skisser, kalkuleringer mm for plan og budsjettarbeid. Det vil særlig være relevant og aktuelt å be om slik faglig bistand og rådgivning i forbindelse med arbeider på vernede, antikvariske bygg. Dette gjelder ikke ved tilbudsforespørsel som ikke omfattes av denne samkjøpsavtalen. Slik rådgivning og faglig bistand honoreres etter medgått tid og i henhold til særskilt bestilling.

Dokumentasjon

Signert egenerklæringsskjema, vedlegg 4

2.15 Avviksrapportering HMS

Leverandøren skal ha et system for registrering, rapportering og behandling av avvik. Gjennom egenkontroll skal avvik synliggjøres og rettes opp. Avviksrapportering skal skje umiddelbart av den som oppdager avviket og oversendes per e-post.

Korrigerende tiltak skal iverksettes snarest og senest innen tre virkedager dersom ikke annet er avtalt eller påkrevd ut fra avvikets art.

Dokumentasjon:

Signert egenerklæringsskjema, vedlegg 4

2.16 FDV-dokumentasjon og egenerklæring på utført arbeid

Leverandøren skal levere FDV-dokumentasjon der oppdragsgiver ber om det. Egenerklæring på utført arbeid skal leveres for alt arbeid som utføres. Dokumentasjonen skal leveres senest 14 dager etter at oppdraget er fullført. All dokumentasjon skal være på norsk.

Dersom FDV-dokumentasjon etterspørres skal den være i henhold til Felles Kravspesifikasjon Oslo kommune. FDV-leveransekrav som kan lastes ned fra nettstedet: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xxxxxxx.xx/xxxx_xxx_xxxxxxxxxxxxx/

Dersom det er avtalt at FDV-dokumentasjon skal leveres, vil ikke faktura bli betalt før dokumentasjon er overlevert og godkjent av Oppdragsgiver. Egenerklæring skal alltid overleveres, og faktura vil ikke bli betalt før egenerklæring er overlevert og godkjent.

Dokumentasjonen skal leveres i ett av følgende format:

• Per e-post

• Elektronisk på minnepenn

• Tegninger skal være i PDF-format

Dokumentasjon

Signert egenerklæringsskjema, vedlegg 4.

2.17 Fakturering

Fakturering skal skje i henhold til samkjøpsavtalens pkt. 8. Leverandøren plikter å fakturere innen samme kalenderår som oppdraget er utført.

Dokumentasjon

Signert egenerklæringsskjema, vedlegg 4

2.18 Administrasjon av håndverkere – påslag

Oppdragsgiver kan gi pålegg om at Leverandøren skal administrere andre faggrupper (sideentreprenør). Leverandør kan også bli pålagt av Oppdragsgiver å bli administrert av annen leverandør som oppdragsgiver har pålagt administrasjonsansvar. Slik administrasjon omfatter kun fremdrift og gjennomføring og omfatter ikke økonomisk ansvar. Sideentreprenør fakturerer Oppdragsgiver direkte og må sende kopi av faktura til koordinerende Leverandør.

Administrasjon/koordinering av andre faggrupper honoreres med en påslagsprosent pålydende 10 % av sideentreprenørs fakturabeløp direkte knyttet til dennes tjenesteinnsats eksklusive mva.

Dokumentasjon

Signert egenerklæringsskjema, vedlegg 4.

2.19 Oppdrag underlagt sikkerhetsrestriksjoner

For enkelte virksomheter kan gjennomføring av oppdrag være underlagt sikkerhetsrestriksjoner. Ved slike oppdrag vil leverandørens ressurser måtte kunne autoriseres for sikkerhetsgrad «Begrenset» før oppdrag kan utføres, jf. forskrift om sikkerhetsgraderte anskaffelser § 2-4 (2).

Der hvor det er aktuelt må det også inngås sikkerhetsavtale med den aktuelle Leverandøren. Det kan være behov for å autorisere daglig leder hos den aktuelle Leverandøren.

Leverandøren skal selv stå for autorisasjon av eget personell som skal benyttes i oppdrag på skjermingsverdige objekter.

Dokumentasjon

Signert egenerklæringsskjema, vedlegg 4

3 TILDELINGSKRITERIER

3.1 Pris (Vekt: 65 %)

3.1.1 Beskrivelse av kriteriet

Pris skal oppgis i vedlegg 3 Prisskjema. Det skal oppgis priser per time i differensierte kategorier og påslagsprosent på materiale samt at punktpriser på en del oppgitte oppdrag skal

oppgis enten per lengdemeter (lm) eller kvadratmeter (m2). Alle poster må besvares og manglende besvarelse kan medføre avvisning. Dersom det er et fåtall manglende utfylte prisposter vil konkurransens høyeste postpris legges til grunn i evalueringen.

Prisene skal være inkludert alle utgifter, herunder, men ikke begrenset til: reisetid, transport, servicebiltillegg, forbruksmateriell, henting/levering av nøkler, bortkjøring og avhending av avfall, personlige tillegg, diett, parkering, bomavgift, administrasjon, fakturagebyr, purregebyr, fortjeneste etc.

På oppdrag der det er behov for stilas eller lift, kan dette faktureres i tillegg til timepris for medgått tid for tømrerarbeid og materiell. Leverandør skal alltid etterstrebe å tilby det mest prisgunstige alternativet.

Alle priser skal oppgis ekskl. mva.

3.1.2 Dokumentasjon

Prisskjema, vedlegg 3

3.2 Oppdragsforståelse (Vekt: 35 %)

3.2.1 Beskrivelse av kriteriet

Oslo kommune krever at Leverandør har en etablert organisasjon som sørger for at alle bestilte oppdrag blir levert i henhold til rammebetingelsene og at eventuelle avvik lukkes umiddelbart. Dette ønskes dokumentert ved hjelp av svar på de to påfølgende punktene (pkt.

3.2.2 og 3.2.3). Punktene vektes likt i evalueringen.

3.2.2 System og rutiner for ordremottak og ordrebekreftelse

De fleste oppdragene på samkjøpsavtalen vil være forholdsvis små, og det blir mange oppdrag som både skal håndteres administrativt og utføres i avtaleperioden. Det er viktig for oppdragsgiver at alle forespørsler blir håndtert og besvart fortløpende og innen tidsfristene i avtalen. Det er ønskelig å se hvordan leverandøren ser for seg at mottak av forespørsler skal håndteres gitt at de blir innstilt som leverandør nr. 1 i sone 1 (ref. fordeling av oppdrag i konkurransegrunnlaget pkt.1.4).

Dokumentasjon:

Beskrivelse av bemanning (ikke CV), system og rutiner for ordremottak og ordrebekreftelse i henhold til avtalens tidsfrister (maks 2 A4 sider).

3.2.3 Beskrivelse av gjennomføring av oppdrag

Det er viktig for Oppdragsgiver at leverandøren er innforstått med avtalens krav til gjennomføring av oppdrag. Vi ber om at leverandøren, med utgangspunkt i oppgitte case nedenfor, beskriver hvordan disse vil bli ivaretatt fra leverandørens side med hensyn til planlegging, gjennomføring, kvalitetssikring av alle faser, hms-tiltak, oppfølging, avslutning

mm. Gå ut i fra at Oppdragsgiver ønsker FDV-dokumentasjon på utført arbeid (maks 2 A4- sider per case).

Case 1 og 2 vil bli vektet likt i evalueringen.

Case 1

En etat skal bygge om fire enkeltkontor til ett felles kontorlandskap i eksisterende kontorlokaler i 1.etasje. I forbindelse med dette har vi behov for følgende:

• Rivning av lettvegger

• Nytt gulv, inklusive lister etc.

• Flytting av innvendig dør

De ansatte som ikke blir fysisk berørt av ombyggingen vil fortsatt beholde og jobbe ved sine kontorplasser i 1.etg under ombyggingen.

Case 2

I en av bydelens innleide leiligheter er det nødvendig å bytte et ødelagt vindu og legge nye gipsplater på et soverom. Beboeren som bor der har utfordringer knyttet til rus og psykiatri. Beboeren er hjemme når oppdraget utføres.

Dokumentasjon

Beskrivelse av gjennomføring av oppdrag for case 1 og 2 i henhold til denne avtalens betingelser og Leverandørens eget kvalitetssikringssystem.