KONKURRANSEGRUNNLAG
KONKURRANSEGRUNNLAG
Åpen tilbudskonferanse
etter forsyningsforskriftens del I
Avtale
Ny pumpestasjon Hvalen For
Larvik kommune
(Oppdragsgiver)
3
1.3 Avtalens varighet og antall leverandører 3
1.4 Organisasjon og entreprisemodell for gjennomføring 4
1.5 Kunngjøring/anskaffelsesprosedyre 4
1.6 Mercell-portalen og kommunikasjon 5
5
2.4 Tentativ fremdriftsplan 6
6
3.2 Tilbudets utforming ved levering 6
4 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN
7
4.1 Endringer i konkurransegrunnlaget 7
4.2 Endring og tilbakekalling av tilbud 7
4.6 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen 8
4.9 Avvisningsgrunner og forkasting 8
4.11 Tildeling av kontrakt og begrunnelse for valg 8
VEDLEGG
Vedlegg A1 Tilbudsmappe
Vedlegg A2 Prisskjema og andre opplysninger Vedlegg A3 Alminnelige kontraktsvilkår Vedlegg A4 Forpliktelseserklæring
Vedlegg A5 Veileder for sladding av tilbud Vedlegg A6 Evaluering av materielkvalitet Vedlegg A7 Tekniske krav
1 INNLEDNING
1.1 Kort om anskaffelsen
Larvik kommune innbyr til utskifting av eksisterende avløpspumpestasjon på Hvalen
Nye Hvalen pst skal bygges ved siden av dagens pumpestasjon og skal erstatte denne. Denne forespørselen gjelder levering komplett ny stasjon, igangkjøring av ny stasjon og etablering av fjernstyring av denne i
kommunens driftssentral på Lillevik renseanlegg, FDV for ny stasjon, test av ny stasjon og opplæring av LK’s personell på drift / utrustning av stasjon.
Grave- og massearbeider i forbindelse med ny stasjon og fjerning av eksisterende stasjon vil bli utført av kommunens entreprenør i en annen entreprise.
Tilbyder skal samkjøre egne arbeider og leveranser med maskinentreprenørens arbeider.
Denne anskaffelsen omfatter komplett levering, montering og igangkjøring av 1 stk avløpspumpestasjon inneholdende pumpesump, overbygg, utstyr, innredning, røropplegg og armaturer, pumper for råkloakk, automatikk, VVS osv iht. denne forespørsel. Det forlanges at tilbudet blir nøye spesifisert, slik at det klart fremgår hvilke produkter/ ytelser som inngår i tilbudet.
For nærmere informasjon om oppdraget vises det til vedlegg 1 Tilbudsmappe og vedlegg.
1.2 Kort om Larvik kommune
Larvik kommune har etter sammenslåingen med Lardal i 2018 et areal på ca. 800 km² og er med dette den største kommune i Vestfold målt i areal. Befolkningstallet i den nye kommune er ca. 46.000 innbyggere.
1.3 Avtalens varighet og antall leverandører
Varighet
.
☐ Kontraktsperioden er
☐ Tjenesten skal utføres i perioden
☒ Leveringstidspunkt for leveransen er 15.01.2024
Antall leverandører
Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Det vil si at det velges en -1- totalleverandør på avtalen.
Det gjøres oppmerksom på at alle deler må prises separat uansett om det gis tilbud på alt eller kun en eller flere av de angitte delene. Det må leveres komplett tilbud innen de delene det leveres tilbud på.
Det vil si at det i alt kan velges totalt 1 leverandører på avtalen.
1.4 Organisasjon og entreprisemodell for gjennomføring
Organisasjonskartet angir organisasjonsstruktur og beslutningsstruktur (kommandolinjer) samt avhengigheten mellom leveransene i prosjektet.
Byggeleder skal være Leverandørens daglige kontakt med byggherre. Leverandøren skal uten opphold ta kontakt med byggeleder dersom det oppstår forhold som avviker fra planen eller kan føre til kostnadsøkning for tiltakshaver.
Oppdragsgivers organisasjon på konkurransens kunngjøringstidspunkt:
Funksjon | Virksomhet | Kontaktperson |
Larvik kommunes representant | Larvik kommune Kommunalteknikk | Xxxx Xxx |
Larvik kommunes prosjektleder | Larvik kommune Kommunalteknikk | Xxxx Xxx |
Byggeleder | ||
Prosjekteringsleder | Xxxxxxx |
Leverandøren skal organisere kontraktsarbeidet med en prosjektleder.
1.5 Kunngjøring/anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser og forsyningsforskriften. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I. Denne loven med forskrifter finnes på xxxx://xxx.xxxxxxx.xx/.
Anskaffelsen er kunngjort på Mercell-portalen og DOFFIN. Anskaffelsesprosedyren som er valgt er åpen tilbudskonferanse.
☐ Oppdragsgiver planlegger dialog i form av eventuelle rettinger og avklaringer
☒ Oppdragsgiver planlegger å gjennomføre dialog i form av reelle forhandlinger
Oppdragsgiver planlegger å gjennomføre forhandlinger med en eller flere av leverandørene som inngir tilbud i konkurransen. Forhandlingene vil kunne gjelde alle sider av tilbudene. Utvelgelsen av hvem det vil forhandles med vil bli foretatt etter en vurdering av tildelingskriteriene. Det planlegges å ha forhandlinger med maksimalt 3 leverandører.
Forhandlinger blir ikke gjennomført dersom oppdragsgiver, etter at tilbudene er mottatt, vurderer at forhandlinger ikke er hensiktsmessig. Dialog i form av rettinger/avklaringer gjennomføres ved behov.
Oppdragsgiver vil ta endelig beslutning om bruk av dialog etter at tilbudene er mottatt. Det presiseres at ingen leverandører kan forvente dialog om sitt tilbud og derfor må levere sitt beste tilbud.
1.6 Mercell-portalen og kommunikasjon
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell-portalen.
Er du ikke bruker hos Mercell, eller har spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, ta kontakt med:
Mercell Support på tlf: 00 00 00 00 eller på e-post til: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx.
Bekreft ønsket om å levere tilbud elektronisk i Mercell ved å gå til fanebladet” Gi tilbud”, og trykk deretter på knappen” Jeg ønsker å tilby." Dette er kun ment som en indikator på hvorvidt innkjøper kan forvente tilbud eller ikke. Du binder deg ikke som leverandør ved å bekrefte at du ønsker å tilby. Det er ønskelig at tilbyder bekrefter om de ønsker å tilby så raskt som mulig.
2 FRISTER
2.1 Tidsfrister
Frist for å stille spørsmål
Frist for å stille spørsmål til konkurransen
er angitt i Mercell Spørsmål vedrørende konkurransen skal sendes via kommunikasjonsfanen i Mercell. Alle spørsmål vil bli anonymisert og besvart via Mercell-portalen og Doffin.
Frist for å levere tilbudet
Frist for å levere tilbud er angitt i Mercell.
Mercell-portalen stenges for innlevering ved tilbudsfristens utløp og det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp, f.eks. minimum 1 time før. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbyder har risikoen for at tilbudet er innlevert i tide.
Tilbudet kan oppdateres og endres helt fram til fristen for innlevering.
2.2 Vedståelsesfrist
Er angitt i Mercell.
2.3 Tilbudskonferanse
Det vil bli ikke avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse .
Interessentene anmodes om å sende inn eventuelle spørsmål på forhånd/ innen fristen angitt i Mercell slik at oppdragsgiver får anledning til å forberede sine svar. Spørsmål vil bli anonymisert. Referat fra tilbudsbefaringen og tilbudskonferansen vil bli distribuert til interessentene via xxx.xxxxxx.xx. Utgifter mv. i forbindelse med tilbudsbefaring/tilbudskonferansen dekkes av den enkelte deltaker.
3 GENERELT OM TILBUDET
3.1 Tilbudsinnlevering
Bekreft ønske om å levere tilbud elektronisk i Mercell ved å gå til fanebladet ”Gi tilbud”, og deretter trykke på knappen ”Jeg ønsker å tilby." Dette er kun ment som en indikator på hvorvidt innkjøper kan forvente tilbud eller ikke. Du binder deg ikke som leverandør ved å bekrefte at du ønsker å tilby. Det er ønskelig at tilbyder bekrefter om de ønsker å tilby så raskt som mulig.
Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp.)
Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp, f.eks. minimum 1 time før tilbudsfristens utløp. Skulle det komme tilleggsinformasjon fra oppdragsgiver som fører til at du ønsker å endre tilbudet ditt før tilbudsfristen utgår, kan du gå inn og åpne tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt inntil tilbudsfristen utgår. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.
3.2 Tilbudets utforming ved levering
Følgende dokumenter skal legges ved under fanebladet Dokumenter i Mercell-portalen:
Dokumentasjon | Jf. pkt. |
1. Signert tilbudsbrev og signert og utfylt tilbudsmappe o Hele dokumentet skal sendes inn. | Jf. vedlegg A1 |
2. Utfylt o Egenerklæringsskjemaet, levert som PDF | Jf. punkt 2 i tilbudsmappen |
3. Fullstendig utfylt prisskjema i henhold til vedlegg A2 | Vedlegg A2 |
4. Dokumentasjon i henhold til tildelingskriteriene. | Jf punkt 4.2 i tilbudsmappen |
5. Sladdet versjon. Tilbudet er i utgangspunktet ikke unntatt offentlighet etter tildeling. Det er mulig å sladde tilbudet for taushetsbelagte opplysninger som anses som forretningshemmeligheter. Dersom leverandøren mener det er relevant, skal det leveres en ytterligere kopi av tilbudet som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger. Sladdet kopi leveres fortrinnsvis som ett dokument/en fil i PDF-format, eventuelt flere filer dersom filstørrelsen tilsier dette. | Se vedlagte Veileder for sladding av tilbud. |
3.3 Språk
Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk, dansk, eller svensk.
3.4 Forbehold
Tilbud som etter eventuelle avklaringer inneholder forbehold som blir vurdert som vesentlige, vil bli avvist. Forbehold som blir vurdert som ikke ubetydelige kan i alle tilfeller medføre avvisning.
Forbehold(ene) skal klart fremgå i vedlegg 1 Tilbudsmappen under kapittelet om forbehold. Forbehold skal være utarbeidet i henhold til malen i tilbudsmappen og være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen.
3.5 Alternative tilbud
Alternativt tilbud aksepteres ikke.
3.6 Tilbudsåpning
Det vil ikke være offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli åpnet og protokollført med minst to representanter fra oppdragsgiver til stede.
3.7 Kostnader
Alle kostnader forbundet med hele tilbudsprosessen, samt eventuelle etterfølgende forhandlinger skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere.
4 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN
4.1 Endringer i konkurransegrunnlaget
Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, eventuelt at det mangler opplysninger av betydning, bes det om at dette formidles til oppdragsgiver via kommunikasjonsmodulen i Mercell-portalen.
Frem til signering av kontrakten har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige.
Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk via Mercell portalen. Ved en revisjon av konkurransen, vil dette vises som en ny versjon av konkurransen. Når det gjelder tilleggsopplysninger vil dette fremkomme i fanebladet Tilleggsinformasjon i Mercell portalen. Leverandører som allerede har meldt sin interesse vil også få en melding om dette via sin e-post.
4.2 Endring og tilbakekalling av tilbud
Tilbud kan tilbakekalles eller endres i Mercell-portalen inntil tilbudsfristens utløp. Endring av tilbud er å anse som et nytt tilbud.
4.3 Begrunnelse
Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom forespørselen om å få delta i konkurransen eller tilbudet avvises eller oppdragsgiver beslutter å avlyse konkurransen.
4.4 Offentlighet
I henhold til Xxxxxxxxxxxxx vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger, unntatt fra offentligheten.
4.5 Taushetsplikt
Oppdragsgivers og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår,
4.6 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen
En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjon hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte.
4.7 Habilitet
Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven § 6 til
§ 10 og kommuneloven § 40 nr. 3.
4.8 Retur av tilbud
Tilbudene vil ikke bli returnert.
4.9 Avvisningsgrunner og forkasting
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise leverandører og/eller tilbud som ikke er i samsvar med kravene som oppstilles i FOA eller konkurransegrunnlaget/tilbudsmappen eller senere versjoner disse.
4.10 Taktisk prising
Taktisk prising er ikke tillatt. Taktisk prisede tilbud som medfører at tilbudene ikke er sammenlignbare, vil bli avvist.
Taktisk prising brukes i denne sammenheng om i de tilfeller hvor tilbyder bevisst utnytter feil og svakheter i konkurransegrunnlaget. Det regnes ikke som taktisk prising der tilbyderen priser tilbudet lavt av strategiske årsaker.
Bevisste feil kan være at det angis en null for lite i prisen, eller at komma flyttes et hakk for å gi en annen pris. Videre er taktisk prising når tilbydere utnytter svakheter i konkurransegrunnlaget, for eksempel ved å utnytte oppdragsgivers feil i mengdeangivelse eller setter høy pris på komponenter som ikke er gjenstand for evaluering.
4.11 Tildeling av kontrakt og begrunnelse for valg
Før det inngås kontrakt, vil alle tilbyderne få skriftlig informasjon om hvem som er innstilt. Denne informasjonen vil også inneholde en begrunnelse for det valget som er gjort, herunder det valgte tilbudets relative fordeler, samt en karensfrist for tilbyder til å komme med innsigelser til beslutningen.