KONKURRANSEGRUNNLAG DEL III YTELSESBESKRIVELSE
KONKURRANSEGRUNNLAG DEL III YTELSESBESKRIVELSE
Avtale på service av fyrtekniske-anlegg
for Forsvarsbygg Utleie Markedsområdet Viken
Innhold
1 Momenter Feil! Bokmerke er ikke definert.
2 Generell orientering om avtalen 4
2.2 Avtalens oppstartstidspunkt 4
2.3 Forsvarsbyggs forpliktelser 4
3 Beskrivelse av virksomheten 5
3.1 Organisering av Forsvarsbygg 5
3.2 Organisering Forsvarsbygg utleie Markedsområdet Viken 6
3.2.1 Organisasjonskart Forsvarsbygg utleie 6
7.1.1 Definisjon kostpris/innpris 8
7.3 Melding av start/stopp arbeid 9
7.5 Fakturering av materiell som en del av tjenestekjøp 9
7.7 Sluttfaktura og sluttoppgjør 9
8 HOVEDREGEL FOR KJØRE-/REISEGODTGJØRELSE 10
9 Hovedregel for bo og kostgodtgjørelse 10
10 OBLIGATORISKE KRAV TIL HELSE, MILJØ OG SIKKERHET 10
10.1 Avvik, ulykker og nestenulykker 11
11 ANDRE ADMINISTRATIVE FORHOLD 11
11.1 Samarbeide/kommunikasjon 11
11.5 Sikkerhetsklarering, adgangskontroll og adkomstmuligheter 11
11.6 Andre krav til leverandørs ansatte 12
1 Generell orientering om avtalen
Forsvarsbygg er et forvaltningsorgan underlagt Forsvarsdepartementet som forvalter, drifter, vedlikeholder og utvikler Forsvarets eiendom, bygg og anlegg.
Avtaleeier av rammeavtalekonseptet vil være Forsvarsbygg utleie markedsområdet Viken.
Alle avdelinger i Forsvarsbygg for øvrig kan benytte avtalen. Rammeavtalen kan også benyttes av hele Forsvaret, dvs. enhver avdeling som inngår i eller er underlagt Det kongelige forsvarsdepartement, og som forvalter og driver egen bygningsmasse.
1.1 Avtalens Formål
Forsvarsbygg er ansvarlig for å gjennomføre kontroll og vedlikehold av fyrtekniske anlegg på Forsvarets eiendom.
Forsvarsbygg Utleie Markedsområdet Viken omfatter Østfold, Vestfold, Akershus, Oslo, Buskerud og deler av Oppland og Hedmark.
Denne avtalen skal primært dekke behovet for forebyggende vedlikehold, service og eventuelle utbedringer på el-kjeler, oljekjeler, gasskjeler, dampkjeler, hetvannskjeler, oljebrennere, gassbrennere, strålevarme, fordampere for gass og fordelingsutstyr samt sikkerhetsutrustning og automatikk og egne gasstanker med utstyr.
Oppdragsgiver ønsker også å dra nytte av leverandørenes evne til å planlegge, administrere og koordinere kontroll og vedlikeholds oppdrag som isolert sett er relativt små, men som samlet utgjør en betydelig portefølje. For et best mulig samarbeid skal leverandøren og oppdragsgiver gjensidig informerer hverandre om kommende oppdrag som skal utføres, slik at koordinering av oppdragene og god planlegging kan gjøres. Slik at unødvendige improvisasjoner, omdirigering av ressurser og stans i øvrig produksjonsapparat unngås.
1.2 Avtalens oppstartstidspunkt
Oppstart av avtalene vil bli høsten 2016.
1.3 Forsvarsbyggs forpliktelser
Kommentert [TH1]: Du nevnte ca 400.000 service + 50.000 reparasjoner per år? Vi har brukt ca 1,5 per år siste to år. Noe tilhører huseby og pellets. Er det 450.000 vi har penger til?
Omfanget av avtalen vil kunne variere (ref del II pkt 3.3), Basert på erfaringstall og forventet volum ligger avtalen i størrelsesorden på ca 1 mill per år.
Forsvarsbygg har rett, men ingen plikt til å kjøpe disse tjenestene, men imidlertid har vi en klar målsetting om at kjøp skal skje via denne avtalen. Ved noen lokasjoner utfører Forsvarsbygg selv service av enkelte anlegg. Dette gjelder spesielt Rygge flystasjon.
Forsvarsbygg har som målsetning å redusere bruken av fossilt brennstoff og omfanget av oljefyring må påberegnes å bli redusert eller ombygd i perioden.
1.3.1 Sammensatte oppdrag
Ved sammensatte oppdrag hvor andeler av oppdraget ikke er dekket av avtalen, kan oppdragsgiver anskaffe dette ved egen anskaffelse.
1.4 Tilstøtende avtaler
Forsvarsbygg har egen rammeavtale på kontroll av tankanlegg.
2 Beskrivelse av virksomheten
2.1 Organisering av Forsvarsbygg
Forsvarsbygg er et forvaltningsorgan underlagt Forsvarsdepartementet. Forsvaret er største og viktigste kunde, men Forsvarsbygg har også kunder i andre offentlige markeder.
Forsvarsbygg er organisert i sju forretningsområder:
Forsvarsbygg utvikling bygger funksjonelle og rasjonelle eiendommer, bygg og anlegg for Forsvaret.
Forsvarsbygg utleie tar seg av alle oppgaver innenfor utleie, drift, vedlikehold, renhold og utvikling av kundens eiendommer, bygg og anlegg. Forsvarsbygg Utleie består av 6 markedsområder; Viken, Østlandet, Vest, Trøndelag, Hålogaland og Nord.
Skifte eiendom utvikler for salg og avhender eiendommer, bygg og anlegg som Forsvaret ikke lenger har bruk for.
Forsvarsbygg futura er et ledende rådgivermiljø innenfor beskyttelse og sikring av verdier, mennesker og miljø, samt juridisk rådgivning.
Forsvarsbygg nasjonale festningsverk har i oppgave å forvalte, ta vare på og utvikle de nasjonale festningsverkene.
Forsvarsbygg fellestjenester leverer administrative støttetjenester til alle avdelingene internt i Forsvarsbygg.
For mer informasjon om Forsvarsbygg, se vår internettside xxx.xxxxxxxxxxxx.xx
2.2 Organisering Forsvarsbygg utleie Markedsområdet Viken
2.2.1 Organisasjonskart Forsvarsbygg utleie:
Flyplassdrift
Forsyningsservice
Tilleggsservice
Driftsservice
Utleieservice
Regional KAM
HMS/IK
Stab
Eiendomssjef
Xxxxx Xxxxxx
Dette avtalekonseptet er først og fremst innrettet mot å dekke Markedsområdet Viken, men vil også kunne nyttes for å dekke Nasjonale Festningsverk sine behov. Denne avtalen vil primært bli nyttet av avdelingen Driftsservice.
Leverandører til dette avtalekonseptet vil måtte forholde seg til personell i hele markedsområdet ved de ulike lokasjonene.
Markedsområdet Viken har samlet et forvaltningsvolum på ca. 1 mill m2 bygningsmasse.
3 Generelt om leveransen
Avtalen skal dekke utførelse av funksjonstest og vedlikehold på alt forbrenningsutstyr for olje og gass i henhold til myndighetenes krav i forhold til intervaller og type utstyr. I forbrenningsutstyr menes tanker, fordelingsutstyr og forbrenningsutstyr inkludert automatikken.
3.1 Servicebesøk
Servicebesøk skal ivareta alle myndighetskrav med hensyn til funksjonskontroll og sikkerhet. Servicen skal dokumenteres i henhold til gjellende krav for det enkelte utstyr og det skal utarbeides en servicerapport som overleveres og gjennomgås med lokalt personell når kontrollen er utført.
Servicerapportene skal i tillegg oversendes den som har bestilt oppdraget innen 2 uker etter utført service.
Forsvarsbygg skal i samarbeid med valgt leverandør utarbeide en overordnet tidsplan for gjennomføring service. Servicen skal først utføres når leverandør har mottatt bestilling (innkjøpsordre) for lokasjonen fra Forsvarsbygg.
I forkant av gjennomføring av service på el-kjeler avtales omfanget i forkant. Dette gjelder spesielt i forhold til eventuelt behov for termografering.
3.2 Utbedringer
Dersom det underveis i oppdraget oppdages behov for reparasjoner og utbedringer skal dette dokumenteres og prises som et eget oppdrag som eventuelt vil bli bestilt i etterkant. Dette gjelder der ikke annet er avtalt i forkant.
3.3 Avvik
Feil og avvik som oppdages under oppdraget som kan medføre brann eller eksplosjonsfare skal rapporters umiddelbart.
3.4 Prisskjema
Leverandører til rammeavtalen skal kunne håndtere funksjonstest og vedlikehold for de forskjellige anleggsfabrikat som er angitt i oversikt over anlegg, se vedlegg prisskjema. I de tilfeller der leverandøren ikke selv innehar kompetanse for å vedlikeholde andre fabrikat eller systemer, forutsettes det at leverandøren støtter seg på kompetanse i andre firma. Slik støtte og samarbeid skal være innkalkulert i tilbudets enhetspriser.
Ingen av de nevnte gruppene i prisskjema med fagarbeider faller innunder definisjon av underleverandør. Dvs. påslag på tjenester levert av alle disse gruppe selv om de er innleid vil ikke aksepteres. Dette innebærer at alle omkostninger med bruk av andre leverandører for å utføre oppdrag fra Forsvarsbygg må innkalkuleres i prisskjema.
Det skal prises service med oppmøte en gang per år (vil primært bli gjennomført i fyringssesongen).
3.5 Kvalifikasjoner
Forsvarsbygg har en stor del Micatrone Kjelevelgersystemer. Leverandøren må ha inngående kjennskap til styringssystemet for å kunne ivareta optimal drift av systemene. Herunder kunne programmere og feilsøke systemene. Leverandøren skal dokumentert bred erfaring og ha god kunnskap om Micatrone Kjelevelgersystemer i firmaet.
Leverandør må ha teknikker med EO godkjenning. Se xxxx://xxx.xx/xx_xx_xxxxxxxxx/
Kompetanse for energivurdering av kjelanlegg og engangsvurdering av varmeanlegg.
3.6 Materialer
Rammeavtalen skal også omfatte levering av materiell i tilknytning til tjenestekjøp. Leveringstiden her skal likevel ikke overstige normal leveringstid i bransjen.
Leverandøren skal ved innlevering av tilbudet oppgi en påslagsprosent på nettopris på materiell. Denne vil ligge til grunn for fakturering.
3.7 Bruk av lærling
Dersom leverandøren ønsker å benytte lærlinger, skal dette avklarer med oppdragsgiver i forbindelse med avropet. Leverandøren skal kun fakturere for lærlingen i de tilfellene hvor lærlingen utfører produktivt arbeid for Forsvarsbygg.
3.8 FDV-dokumentasjon
Utarbeidelse av FDV-dokumentasjon etter utført arbeid dekkes av prispåslaget som oppgis i prisskjema, og ikke blir godgjort utover dette
4 RESPONSTID
Et hovedpoeng med avtalen er at valgt leverandør skal kunne tilby kortere leveringstider og responstider enn det øvrige leverandørmarked.
Behovet for respons vil være avhengig av type oppdrag:
- Gjennomføring av service av samtlige anlegg avtales gjennom egne fremdriftsplaner med leverandør.
- Ved akutte behov skal leverandøren respondere på telefon hele døgnet og møte ved lokasjonene innen 4 timer. (se liste over lokasjoner i prisskjema).
- Behov for vedlikeholds reparasjoner skal normalt ikke overstige 10 virkedager etter bestilling med mindre det foreligger særskilte hindringer knyttet til leveransen som leverandøren ikke kan lastes for. Dette innebærer at leverandøren skal gi ordrebekreftelse så snart som mulig etter mottak av bestilling, og eventuelt angi om leveringstiden må utvides dersom det foreligger saklig grunn for dette ut i fra oppdragets karakter og omfang etc.
Leverandøren skal ha tilgjengelig materiell som erfaringsmessig oftest blir brukt ved ”oppdukkende” behov og etablere logistikkopplegg slik at fastsatt leveringstid kan overholdes.
Leverandøren skal utføre oppdraget etter avtalt fremdrift. Arbeidene skal alltid gjøres rasjonelt og fremdriften skal være normalt bedre enn hva konkurrerende firma kan tilby.
5 AVROPET
Avrop kan ha følgende prisformat:
• service etter oppgitte priser i prisskjema
• regningsarbeid
• tilbud/fastpris fra avtaleleverandøren
Leveransevilkår for arbeidene og prisnivå for fastpris skal være i samsvar med priser og leveransevilkår i rammeavtalen, og skal ikke fravikes i enkeltavrop uten at det er enighet om dette på forhånd.
6 PRISVILKÅR
6.1 Generelle vilkår
6.1.1 Definisjon kostpris/innpris
Med kostpris/innpris menes den pris entreprenøren/leverandøren selv betaler for produktene/materiellet, inklusive frakt, avgifter og lignende, eksklusive MVA og fortjeneste.
6.1.2 Påslag på materiell
Leverandørs oppgitte påslagsprosent brukes på alt materiell.
Påslaget multipliseres med kostpris/innpris, og skal dekke alle entreprenørens/leverandørens øvrige direkte og indirekte kostnader, samt fortjeneste.
6.2 Frakt
Alt materiell i tilknytning til denne rammeavtalen leveres og forsendes fritt (DDP iht. Incoterms 2000) på avtalt sted eller til angitt adresse.
6.3 Melding av start/stopp arbeid
Xxxxxxxxx som utfører oppdrag skal alltid ta kontakt med oppdragsgiver før start på oppdraget, samt meldte fra om når arbeidet opphører.
6.4 Overtid
Oppdrag utenom arbeidstid, kan forekomme, men kun etter forespørsel/aksept fra oppdragsgiver.
Timepriser ved pålagt overtidsarbeid oppgis i prisliste. Slikt arbeid er aktuelt ved utrykning og lignende der oppdragsgiver har bestemt at arbeidet skal utføres utenom ordinær arbeidstid. I de tilfeller leverandøren selv velger å utføre oppdraget utenom ordinær arbeidstid utbetales det ikke tillegg.
Tilleggsbetaling gis etter egne satser for hhv; hverdager overtid, og lørdag, søndager og helligdager.
6.5 Fakturering av materiell som en del av tjenestekjøp
Leverandørens innkjøpsfakturaer av materiell med nettopriser skal vedlegges faktura som sendes Forsvarsbygg. Av faktura skal det fremkomme i klartekst netto/kostpris, denne multiplisert med påslagsprosent.
6.6 Timepriser fagarbeidere
• Timepriser skal tilbys for alle tjenester som er oppgitt i prisskjema. Priser oppgis eks. mva.
• Det er ikke adgang til å ta påslag på timepriser for fagarbeidere som er listet i prisskjema som medfører at fakturert pris til Forsvarsbygg er høyere enn i prisskjema.
• Prisene skal inkludere alle leverandørens kostnader slik som lønn, sosiale utgifter, arbeidsavgift, feriepenger, arbeidsgiveromkostninger, kostnader for bruk av alt verktøy både manuelt og elektrisk, verneutstyr og arbeidsgivers fortjeneste.
• Timeprisen skal også omfatte generell forsikring, men ikke sikkerhetsstillelse.
• Det er ikke adgang til å fakturere Forsvarsbygg for avgifter, gebyrer, administrasjons- eller andre kostnader. Dette inkluderer fakturagebyr.
Unntatt fra timeprisene:
• Avgifter til det offentlige som tilknytningsavgifter, deponiavgift etc. Slike viderefaktureres oppdragsgiver uten påslag.
6.7 Sluttfaktura og sluttoppgjør
Leverandøren skal sende sluttfaktura innen 2 (to) måned etter at oppdraget/avropet er avsluttet. Sluttfakturaen skal omfatte alle leverandørens krav. Leverandøren kan likevel ta spesifiserte forbehold om senere endring av sluttsummen dersom grunnlaget for beregningen av kravet ikke har foreligget i tide.
7 HOVEDREGEL FOR KJØRE-/REISEGODTGJØRELSE
Reise og fraktkostnader til de geografiske steder beskrevet i vedlegg prisskjema skal være innkalkulert i prisene for gjennomføring av service. Kjøregodtgjørelse tilkommer de ganger leverandøren blir hasteutkalt eller hvor FB bestiller oppdrag utenom service.
8 Hovedregel for bo og kostgodtgjørelse
Det utbetales ikke bo og kostgodtgjørelse for oppdrag på de nevnte geografiske steder. Slike kostnader må derfor være innkalkulert i timeprisene.
9 OBLIGATORISKE KRAV TIL HELSE, MILJØ OG SIKKERHET
Ved behov skal det utføres risikokartlegging eller sikker jobb analyse (SJA) av spesielt utsatte arbeidsoperasjoner. Rutiner og skjematikk for dette finnes i Forsvarsbyggs HMS-system. Dersom leverandør har egne rutiner og skjema for dette, kan dette benyttes etter nærmere avtale med oppdragsgiver.
Forsvarsbygg setter som krav at leverandører leverer sikkerhetsdatablad på produkter som kommer inn under ”Forskrift om utarbeidelse av sikkerhetsdatablad”. Elektronisk sikkerhetsdatablad skal leveres Forsvarsbyggs sentrale stoffkartotekansvarlig i forkant av leveransen. Papirutgave av sikkerhetsdatablad skal legges ved leveransen.
Leverandøren skal spesielt påse at Forskrift om begrensning i bruk av helse- og miljøfarlige kjemikalier og andre produkter (produktforskriften) etterleves.
Det stilles krav om miljødokumentasjon for de leverte produkter. Der produktene kan inneholde miljøgifter skal dette oppgis, og om mulig skal alternative produkter tilbys.
Forsvarsbygg og leverandører til Forsvarsbygg skal ikke bruke stoffer som utsetter helse eller miljø for fare. De samme krav til bruk av farlige stoff stilles både til Forsvarsbygg selv og til leverandører av varer og tjenester til Forsvarsbygg. Forsvarsbygg skal også jobbe aktivt med å redusere bruken av farlige stoffer.
Leverandører til Forsvarsbygg skal ikke benytte stoffer fra miljøvernmyndighetenes prioritetsliste (se xxx.xxxxxxxxxxx.xx). Tilbyder skal spesielt unngå å benytte stoffer som er kreftfremkallende, arvestoffskadelig, reproduksjonsskadelige, allergifremkallende, inneholder organiske løsemidler eller blyforbindelser.
Leverandøren plikter å bruke det middel og den metode som gir minst skadevirkninger for miljø og helse og som kan føre til ønsket resultat. Dersom farlige stoffer må benyttes skal de minst farlige stoffene benyttes (substitusjonsplikt). Ved kjøp av tjenester krever Forsvarsbygg innsyn i risikovurderinger og substitusjonsvurderinger, før eventuelt farlige stoffer brukes. Forsvarsbygg krever også at sikkerhetsdatablad for stoffer som brukes skal innleveres før stoffene tas i bruk.
9.1 Avvik, ulykker og nestenulykker
Forsvarsbygg skal inngå i leverandørens varslingsrutiner i deres beredskapsplan. Ansvarlig prosjektledelse skal varsles umiddelbart etter at varsling som sikrer liv og helse er foretatt.
Leverandørs beredskapsplan skal omfatte klare rutiner for varsling, håndtering og informasjon ved nødssituasjoner, uhell og ulykker.
Alle nestenulykker skal behandles og analyseres som øvrige avvik. Dette innebærer at Forsvarsbygg skal ha kopi av alle rapporter fra nestenulykke.
10 ANDRE ADMINISTRATIVE FORHOLD
10.1 Samarbeide/kommunikasjon
Leverandøren plikter å utpeke én person som skal være Forsvarsbyggs kontaktperson vedrørende denne avtalen.
Leverandøren er ansvarlig for å implementere denne avtalen i egne salgsledd.
Partene plikter å holde hverandre løpende orientert om forhold av betydning for avtalen.
10.2 Møter
Det avholdes jevnlige møter mellom leverandør og markedsområdet. Frekvens på møtene avhenger av antallet leveranser, deres omfang og kompleksitet. Kostnader til slike møter skal innkalkuleres.
10.3 Årsvolumrabatt
Leverandør skal ikke oppgi årsvolumrabatt. Slike rabatter skal inkluderes i leverandørens pristilbud.
10.4 Kampanjepriser
Dersom leverandøren har kampanjepriser på enkeltprodukter, som er lavere enn oppgitt i denne rammeavtalen, skal kampanjeprisene benyttes for angjeldende produkt i kampanjeperioden.
10.5 Sikkerhetsklarering, adgangskontroll og adkomstmuligheter
Følgende reglement kommer til anvendelse i henhold til sikkerhetsklarering av personell og adgangskontroll:
• For de fleste lokasjoner må personell som skal gjøre tjenesteoppdrag være sikkerhetsklarert og autorisert i samsvar med lov om forebyggende sikkerhetstjeneste av 20. mars 1998 nr. 10 herunder forskrift om personellsikkerhet nr. 722 av 29. juni 2001.
• I noen områder der tjenestearbeider skal utføres kan det være gjort inndeling av områdene i samsvar med forskrift om informasjonssikkerhet av 1. juli 2001 nr. 744 §§ 6-7, 6-8, 6-9.
Leverandøren for tjenesten skal derfor kunne sikkerhetsklarere flere medarbeidere. Leverandøren skal til en hver tid ha så mange personer sikkerhetsklarert at oppdraget iht. avtale kan løses uten forsinkelser og med den kvalitet som beskrevet. Kostnader for reise i forbindelse med eventuell sikkerhetssamtale må leverandøren dekke.
Personell må for øvrig følge de militære sikkerhetsbestemmelser som gjelder for hvert enkelt område.
Rutiner for sikkerhetsklarering kan variere fra lokasjon til lokasjon og vil bli nærmere angitt. Personalet må underskrive taushetserklæring etter at sikkerhetsklarering er gitt.
Leverandørens personale kan ved enkelte tilfeller få utlevert nøkler/nøkkelkort/adgangskort. Nøkler/nøkkelkort/adgangskort skal oppbevares utilgjengelig for uvedkommende. Tap av nøkler/nøkkelkort/adgangskort må øyeblikkelig meddeles til oppdragsgiver.
Adkomstmulighetene til de forskjellige tjenestesteder vil kunne variere en del. For de fleste bygninger i leirområder vil det være mulig å komme fram til bygningen med personbil.
10.5.1 Underleverandører
Kravet om sikkerhetsklarering gjelder også for underentreprenører og annen innleid arbeidskraft.
10.6 Andre krav til leverandørs ansatte
Tjenesteytere skal benytte arbeidstøy som er godkjent av oppdragsgiver og tydelig merket med firmaemblem/logo.
Leverandør skal utstyre personalet med ID-kort med bilde, som skal bæres synlig under arbeidet.
Personalet som arbeider i områder som krever sikkerhetsklarering, skal bære oppdragsgivers adgangskort lett synlig.
11 Elektronisk fakturering
Staten har innført en ny standard for mottak av elektronisk faktura – EHF (elektronisk handelsformat). Alle fakturaer skal sendes elektronisk på dette formatet. Dette betyr at fakturaer flyttes fra papir til elektronisk medie. Elektroniske fakturaer til offentlige virksomheter forventes levert gjennom godkjente aksesspunkter. Et aksesspunkt er en transportformidler av elektroniske fakturaer fra en utsteder til en mottaker. Statlige virksomheter ble med virkning fra 1. juli 2011 pålagt å kunne ta i mot faktura og kreditnota i EHF-format.
For mer informasjon se Forsvarsbyggs nettsider – følgende link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/Xxx- leverandorer/Elektronisk-faktura/