Anskaffelsesregelverk
Kort oppdatering om elektronisk kommunikasjon
Elektronisk kommunikasjon
Hovedregel for kommunikasjon mellom oppdragsgivere og leverandører
Kunngjøring, konkurransegrunnlag og innlevering, samt spørsmål/svar mv Enkelte unntak vil være mulig, må begrunnes
Ordinær e-post kan ikke benyttes som innleveringsløsning
Ikrafttredelse?
Forslag på høring: Obligatorisk fra regelverket trår i kraft Direktivkrav: Obligatorisk for innkjøpssentraler senest fra april 2017
Direktivkrav: Obligatorisk for alle oppdragsgivere senest fra oktober 2018
Mulige datoer: 1.1. 2018 for statlige og 1.7.2018 for offentlig sektor for øvrig, innkjøpssentraler fra april 2017
Det europeiske egenerklæringsskjemaet vil være elektronisk fra ikrafttredelse
Hovedregelen forventes å gjelde over og under
EU-terskelverdi
13.04.2016 Direktoratet for forvaltning og IKT
Digitalisering av offentlige anskaffelser
Brukerutvalgsmøte 13.04.2016 Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx, Difi
Generalsekretær OpenPEPPOL AISBL
Utfordringen – læring og utviklingsprosess – må utvikle mennesker før vi kan utvikle anskaffelser
Strategi v.1.0
13.04.2016
Direktoratet for forvaltning og IKT
Hva innebærer digitalisering?
Digitalisering av offentlige anskaffelser innebærer bruk av IKT som støtte i gjennomføring, forbedring og utvikling av anskaffelsesprosesser i forvaltningen, og mellom kjøpende og selgende virksomheter
Direktoratet for forvaltning og IKT
Hva som skal utredes
3. Fulldigitalisert anskaffelsesprosess
Forenkling og effektivisering
1.
Minimumsløsning med nytt regelverk
• Manuell eller enkel elektronisk håndtering av digitale dokumenter
• Digitale dokumenter
(PDF,word, excel, scannede)
• Elektronisk tilgjengelige konkurransegrunnlag
• Elektronisk støttet dialog med tilbydere.
• Elektronisk tilbudsinnlevering og håndtering av tilbud.
• Tilrettelagt for økt bruk av digitale bestillingsrutiner
«Papirbaserte prosesser gjort elektronisk»
2. Fulldigitalisert konkurransegjennomføring
• Minimumsløsning er på plass
• Systemstøtte for digital saksbehandling er tilgjengelig for hele delprosessen
• Alle informasjon er helt eller delvis i maskinlesbart format
• Informasjonen er i et format som
enkelt kan utveksles mellom aktører
• Felles datakilder forhindrer at samme informasjon må utveksles flere ganger
• Der det er mulig, er saksbehandling automatisert
• Felles standarder sikrer sammenlikning av informasjon mellom kontrakter og virksomheter
• Digital sporbarhet og etterprøvbarhet
i alle deler av prosessen
• Digitalisering bidrar til mer effektive prosesser.
• Tilrettelagt for digital kontraktsoppfølging
• Digitalisering av alle faser i anskaffelsesprosessen:
• Behovsdefinering
• Konkurranse og avtaleinngåelse
• Bestilling, leveranse og avtaleoppfølgning.
• Offentlige virksomheter har satt mål og etablert planer for digital transformering av egne anskaffelsesprosesser
• Det er etablert standard profiler for alle anskaffelsesaktiviteter i offentlige anskaffelser
• Informasjon fra planleggings- og styringsprosesser kan elektronisk overføres til anskaffelsesprosesser og visa versa
• Alle leverandører kan delta i en digital anskaffelsesprosess og foretrekker digitale bestillingsløsninger og kontraktsoppfølging
• Digitale anskaffelsesprosesser er uavhengig av teknologivalg og brukerverktøy i alle faser av prosessen.
Digitalisering av anskaffelsesprosessen
Direktoratet for forvaltning og IKT
Tilnærming til digitalisering og utredning
3.
Fulldigitalisert anskaffelsesprosess
2.
Fulldigitalisert konkurranse- gjennomføring
1.
Minimumsløsning
Koordinert planlegging
Behov og muligheter for digitalisering
=
Digital Informasjon
+
Digital teknologi
+
Digital kapabilitet
Koordinert gjennomføring
=
+
+
= + +
= + +
Hvordan vi kartlegger behov
Behov for forbedring og utvikling
Input
Output
Forbedring Innovasjon
Anskaffelsesprosess
Aktivitet
Digital informasjon (Informasjonsprosess)
Digital teknologi
Kommunikasjons
Informasjons
-kilde
-form
Database
Transport/ integrasjon
Informasjons- behandling
Databehandling
og prosessering
Kommunikasjons form
Registrere data
Informasjon s-mottaker
Transport/
integrasjon
Hvilken type informasjon og i hvilken form ønsker vi informasjonen?
Hvordan innhenter vi informasjonen?
Hvordan bruker vi informasjonen?
Hvordan gjør vi informasjonen tilgjengelig for neste trinn i prosessen?
Digital informasjonsprosess – EHF-støtte
BII46 Vise interesse BII48 Spørsmål og svar 10 Contract Notis, 14 Prior Information Notis, 43 Contract Award Notis | Konkurranse BII 34 Advanced Call for tender with pre-award catalogue request (ESPD + Katalog) | Innlevering BII 35 Advanced Tendering with pre-award catalogue (ESPD + EHF Tilbudskatalog | Evaluering ESPD BII 56 VCD BII 58 Notify Avarding Tildeling | Kontrakts- inngåelse BII 59 Contracting | BIS/EHF Katalog | BIS/EHF Ordre og ordrebekreftelse | BIS/EHF Faktura | |
BIS/EHF kreditnota BIS/EHF Purring | ||||||||
Konkurranse BII 22 Advanced Call for tender (ESPD) | Innlevering BII 12 Advanced Tendering (ESPD) | BIS/EHF Pakkseddel | ||||||
Konkurranse BII 47 Call for tenders | Innlevering BII 54 Tendering | ISO 20022 |
BII: Standardformat fra CEN BII workshop → PEPPOL BIS: Standardformat fra OpenPEPPOL → EHF: Elektronisk HandelsFormat
Graden av maskinlesbart innhold
Høy
Middels
Lav
Planlegging
Kunngjøring Vise interesse Spørsmål og svar
Konkurranse-
grunnlag
Kvalifisering Innlevering
Evaluering Tildeling
Kontrakt
Forespørsel
Katalog
Bestilling
Leveranse
Fakturering Kreditering Utbetaling
Planlegging
Konkurransegjennomføring
Kontraktsoppfølging
Faser og trinn i anskaffelsesprosessen
Grad av
utbredelse
Høy
Middels
Lav eller ingen
Styring, ledelse og støtte
Elementer og sammenhenger
Leverandører
Forberede anskaffelser
Konkurranse
gjennomføring
Kontrakts oppfølgning
Aksesspunkt B
Felles europeisk meldingsutveksling
Elma
EHF
Aksesspunkt A
+ +++ +++
Styring,
ledelse og
støtte
EHF
Offentlig oppdragsgivere
EHF
Forberede anskaffelser
Konkurranse gjennomføring
Kontrakts oppfølgning
Gode (digitale) anskaffelser
EHF
Informasjon
• Kategorier
Løsninger for
Analyse
Gjennomføring, forbedring, utvikling
++ + + +
• Leverandører
• Produkter
• Kontrakt
Arkiv
Konkurranse- gjennomføring
Bestilling
Kontrakts- administrasjon
+
+++
+
+++
+
+++
+
+++
+++
Økonomi
Faktura og +
++
betaling
Funn og anbefalinger – SÅ LANGT
Offentlig sektor skal gjennomføre gode anskaffelser som bidrar til økt verdiskapning og effektiv ressursbruk | ||||||
Forutsetning: At virksomheten utnytter teknologien. | Bedre behovs- dekning | Kostnads- effektivisering | Bedre leverandører til offentlige konkurranser | Forenkling | Samfunns- ansvar | Regelverks- etterlevelse |
Fulldigitalisert konkurransegjennomføring | ++ | + | +++ | + | +++ | |
Helhetlig digital prosesstøtte for standardiserte, repetitive anskaffelsesprosesser | ++ | +++ | + | +++ | ++ | +++ |
Kontraktsoppfølgning | + | + | ++ | ++ | ++ | +++ |
Styrings- og ledelsesinformasjon | ++ | ++ | ++ | ++ | ++ | ++ |
Leveranse
Utredningen (ARBEIDSTITLER) | Innhold |
1 Sammendrag | |
2 Mandat | • Bakgrunn • Mandat |
3 Tilnærming | • Beskrivelse av Difis tilnærming til digitalisering og utredning. Modellen med de fire elementene og prinsippene. |
4 Innledning (Den kunnskap om digitalisering man bør ha for å forstå strategien) | • Definisjon digitalisering • Beskrivelse av elementene i modellen • Gevinster og forutsetninger for gevinstrealisering |
5 Overordnede mål og rammer (formålet med digitalisering – de mål som skal understøttes) | • Styrende dokumentasjon og implikasjoner. |
6 Status (beskrivelse og evaluering av nåsituasjon. | • Status • Vurdering av nåsituasjon (SWOT) • Sammenligning med andre land |
7 Alternativer som skal utredes | • Beskrivelse av de tre alternativene, endringsbehov og utfordringer. |
8 Samfunnsøkonomisk analyse (strategi) | • Anbefaling |
9 Forslag til tiltak | • Beskrivelse av de anbefalte tiltakene |
Direktoratet for forvaltning og IKT
Plan
2016 | |||||||||
Aktiviteter | J | F | M | A | M | J | J | A | |
1 | Samfunnsøkonomisk analyse | ||||||||
2 | Beskrive strategier/overordnede tiltak | ||||||||
3 | Brukere og interessentinvolvering • Utvalg 10-12 ikke avgjort hvem • 2 workshops (mai + juni) • Spørreundersøkelse/kartlegging • Involvering ved behov | ||||||||
4 | Skrive utredningen – kap. 2-5 | ||||||||
5 | Skrive utredningen – kap. 6-7 | ||||||||
7 | Kvalitetssikring | ||||||||
8 | Frist 01.09.15 | ||||||||
Direktoratet for forvaltning og IKT
xxxx@xxxx.xx xxx.xxxxxxxxxxxx.xx