Bilag 5 Kontraktskrav til etisk handel

Bilag 5 Kontraktskrav til etisk handel

Kontraktsvilkår for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden.

Leverandøren skal under hele kontraktsperioden overholde punkt 1-4 i kontraktsvilkårene.

Kontraktsvilkårene bygger på FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter1 med aktsomhetsvurderinger som metode. Aktsomhetsvurderinger er en internasjonalt anerkjent metode for å kartlegge, forebygge, begrense og gjøre rede for hvordan virksomheter håndterer eventuell negativ påvirkning på arbeidstaker- og menneskerettigheter i egen virksomhet og i leverandørkjeden.

Dersom Leverandøren bruker underleverandører for å oppfylle denne kontrakt, er Leverandøren forpliktet til å videreføre og bidra til etterlevelse av kravene i leverandørkjeden.

1. Overholdelse av internasjonale konvensjoner og arbeidsmiljølovgivningen i produksjonsland

Varene som leveres i denne kontrakt skal være fremstilt under forhold som er i overensstemmelse med kravene angitt nedenfor. Kravene gjelder i Leverandørens egen virksomhet og i leverandørkjeden2. Kravene omfatter:

1. ILOs kjernekonvensjoner om tvangsarbeid, barnearbeid, diskriminering, fagforeningsrettigheter og retten til kollektive forhandlinger: nr. 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 og 1823 .

1.1. Der hvor konvensjon 87 og 98 er begrenset ved nasjonal lov skal arbeidsgiveren legge til rette for, og ikke hindre alternative mekanismer for fri og uavhengig organisering og forhandling.

2. FNs barnekonvensjon, artikkel 324 .

3. Arbeidsmiljølovgivningen i produksjonsland5. Av særlige relevante forhold fremheves 1) lønns- og arbeidstidsbestemmelser, 2) helse, miljø og sikkerhet, 3) regulære ansettelsesforhold, inklusive arbeidskontrakter, samt 4) lovfestede forsikringer og sosiale ordninger.

1 xxxxx://xxx.xxxxx.xxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/XxxxxxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxx_xX.xxx

2 Kontraktsvilkåret er avgrenset til å omhandle menneske- og arbeidstakerrettigheter. Aktsomhetsvurderinger i kontraktsvilkåret er derfor avgrenset til å omhandle disse områdene. OECD har utarbeidet en veileder for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv. Denne omhandler også andre tema, som blant annet miljø, antikorrupsjon og forbrukerinteresser. Les mer om aktsomhetsvurderinger her: xxxxx://xxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx0/xxxxx/0000/00/Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxxx- n%C3%A6ringsliv-brosjyre.pdf

3 xxxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxx-xxxxxx-xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxx- recommendations/lang--en/index.htm

4 xxxxx://xxx.xxxxx.xxx/XX/XxxxxxxxxxxxXxxxxxxx/Xxxxx/XXX.xxxx

5 Her menes alle produksjonsland i leverandørkjeden der utvinning og produksjon av råvare og/eller komponent/halvfabrikata og/eller ferdigvare, inklusive distribusjon og transport, skjer.

Der hvor internasjonale konvensjoner og nasjonal lovgivning omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde.

2. Policys og rutiner

For å oppfylle kravene i punkt 1, samt for å forebygge og håndtere eventuelle avvik fra kravene, skal Leverandøren ved kontraktsstart, ha:

2.1. En eller flere offentlig tilgjengelige policys, vedtatt av styret. Innholdet skal som minimum omfatte en forpliktelse om å etterleve kravene i punkt 1, i egen virksomhet og i leverandørkjeden. En eller flere ansatte på ledelsesnivå skal ha ansvar for etterlevelse.

2.2. Rutiner for formidling og regelmessig oppfølgning av slik policy i egen virksomhet og i leverandørkjeden.

2.3. Rutiner for å utføre regelmessige risikoanalyser i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Det innebærer å identifisere og prioritere risiko for brudd på kravene i punkt 1. Rutinen(e) skal også beskrive hvilke tiltak Leverandøren vil iverksette for å forebygge, stanse og/eller redusere konsekvensene av brudd på kravene. I tråd med metoden for aktsomhetsvurderinger skal alvorligst risiko, uavhengig av hvor i leverandørkjeden risikoen er, prioriteres først.

3. Kontraktsoppfølging

Leverandøren skal sikre at kravene i punkt 1 og 2 etterleves i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Oppdragsgiver kan kreve at etterlevelse dokumenteres ved ett eller flere av følgende tiltak:

3.1. Dokumentere vedtatte policys og rutiner, jf. punkt 2.

3.2. Gi en oversikt over produksjonsenheter i leverandørkjeden for utvalgte risikoprodukter, og/eller -komponenter og/eller -råvarer, bestemt av Oppdragsgiver.

3.3. Besvare egenrapportering senest seks uker etter utsendelse fra Oppdragsgiver, med mindre Oppdragsgiver har satt en annen frist.

3.4. Dokumentere gjennomført risikoanalyse, og rapportere om oppfølging og håndtering av funn.

3.5. Delta i oppfølgingssamtale(r) med Oppdragsgiver, og eventuelt andre relevante interessenter.

3.6. Fremvise rapport(er) relevant for kravene i punkt 1. Rapport(ene) skal komme fra uavhengig part.

3.7. Kontroll og revisjon av kravene i punkt 1 og 2 på Leverandørens hovedkontor 6.

3.8. Kontroll og revisjon av kravene i punkt 1 og 2 i leverandørkjeden7 . Kontroller og revisjoner skal etterstrebes gjennomført i samarbeid mellom Leverandøren og Oppdragsgiver.

Dersom Leverandøren blir klar over forhold i strid med punkt 1 og 2 i leverandørkjeden, skal Leverandøren rapportere dette til Oppdragsgiver uten ugrunnet opphold.

6 Kan gjennomføres av Oppdragsgiver eller den Oppdragsgiver bemyndiger.

7 Oppdragsgiver, eller den Oppdragsgiver bemyndiger, har rett til å gjennomføre kontroller i leverandørkjeden. Ved kontroll plikter Leverandør å fremskaffe kontaktopplysninger. Disse behandles i overensstemmelse med offentleglova.

4. Sanksjoner

Ved brudd på punkt 1-3, eller om det foreligger mangler i dokumentasjonen, gjelder sanksjonsbestemmelser i hovedkontrakten med følgende tillegg og presiseringer.

Oppdragsgiver kan:

4.1. Kreve retting: Leverandøren skal rette brudd innen en tidsfrist satt av Oppdragsgiver. Leverandøren skal fremlegge en tiltaksplan for når og hvordan bruddene skal rettes. Tiltakene skal være rimelige sett i forhold til bruddenes art og omfang. Tiltaksplanen skal fremlegges innen fire uker, med mindre Oppdragsgiver har satt en annen frist. Oppdragsgiver skal godkjenne tiltaksplanen, og dokumentasjon av rettelser.

4.2. Iverksette midlertidig stans i hele eller deler av leveransen når: 4.2.1.Xxxxxxx ikke blir utbedret innen rimelig tid. 4.2.2.Leverandøren ikke oppfyller kravet om å fremlegge tiltaksplan. 4.2.3.Tiltaksplanen ikke blir overholdt.

4.3. Eventuelle erstatningskjøp som foretas hos annen leverandør er ikke å anse som kontraktsbrudd.

4.4. Kreve at Leverandøren bytter underleverandør: Ved vesentlige og gjentakende brudd eller hvis tiltaksplanen ikke blir overholdt. Dette skal skje uten kostnad for Oppdragsgiver.

4.5. Heve kontrakten: Ved vesentlige eller gjentagende brudd.

5. Deling av data

Sykehusinnkjøp HF er medlem i Etisk handel Norge (EhN) og deltar i samarbeidsprosjektet Bærekraft 17 - samarbeid om bærekraftige anskaffelser. Dette prosjektet er opprettet i regi av EhN, som også er prosjektleder. Prosjektet har i tillegg en styringsgruppe som treffer overordnede beslutninger.

Formålet med prosjektet er å forenkle og standardisere krav- og følge opp offentlige kontrakter. Det er hensiktsmessig og ressurseffektivt å dele data og informasjon internt i dette prosjektet.

5.1. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å dele all innsendt dokumentasjon fra Leverandør angående etisk handel med Etisk handel Norge og andre offentlige oppdragsgivere som er deltakere i samarbeidsprosjektet Bærekraft 17.

5.2. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å samarbeide med deltakere i Bærekraft 178 og Etisk handel Norge knyttet til avtaleoppfølging av etiske kontraktsvilkår i avtaleperioden.

5.3. Det forutsettes at deltakere i Bærekraft 17 samt ansatte hos Etisk handel Norge signerer taushetserklæring før opplysninger eventuelt deles og oppfølging gjøres i samarbeid med disse partene. All delt delte opplysninger som må anses taushetsbelagt, vil behandles konfidensielt av oppdragsgiver og dens samarbeidsparter.

8 Sykehusinnkjøp samarbeider med flere andre offentlige aktører i Bærekraft 17 kommuner, statlige enheter og offentlige universiteter om oppfølgingen av etisk handel i ulike varekontrakter.