Beskrivelse av Kundens behov for Oppdraget

Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget

Avtalen punkt 1.1 Avtalens omfang

Beskrivelse av Kundens behov for Oppdraget

Oppdraget omfatter;

• medieovervåkning

• tilgang til medieovervåkningsportal

• medieanalyse

Formål;

Kunden blir omtalt i ulike medier og har derfor behov for medieovervåkning som gir god oversikt og informasjon om hvordan og hvor mye Kunden omtales i de ulike medier.

Følgende ytelser omfattes ikke av Oppdraget

Medieovervåkningen omfatter ikke utenlandske medier.

Kundens krav til Oppdraget

Konsulenten skal svare ja eller nei for om de oppfyller kravet og gi kommentar til kravet i kolonne «kommentar» eller henvise til punktnummer hvor besvarelsen står. V-krav er krav som vil evalueres, og som knyttes til tildelingskriteriene. S-krav er krav som skal oppfylles, og kan medføre avvisning dersom de ikke oppfylles.

Nr.	Krav til Medieovervåkning	Prioritet (S, V) krav	Svar (Ja eller nei)	Kommentarer
1.	Konsulenten skal levere kontinuerlig medieovervåkning av Kundens omtale i mediene.	S
2.	Konsulenten skal levere medieovervåkning av betalte medier (papir, nett, eter), åpne kilder herunder sosiale medier i henhold til Kundens krav og behov.	S
3.	Kunden ønsker et bredt utvalg av medier slik at intensjonen om god informasjon ivaretas. Konsulenten bes beskrive sitt kildegrunnlag. Det bes om at Konsulenten oppgir en komplett liste av tilbudte kildegrunnlag, fordelt på riks, lokal og region. Det forutsettes at kildene som oppgis inngår i oppgitte priser i prisskjemaet, og at Kunden får tilgang til kildene i hele avtaleperioden. (Ved vekting av kravet, vil omfang og bredde av kilder vektlegges).	V
Nr.	Krav til portal	Prioritet (S, V) krav	Svar (Ja eller nei)	Kommentarer
1.	Leverandøren skal tilby en nettportal med kontinuerlig medieovervåkning av betalte og åpne kilder og sosiale medier. Portalen skal gi tilgang til arkiv, analyser og statistikk.	S

2.	Nettportalen skal ha stabil drift og optimal funksjonalitet til alle døgnets tider, og da uavhengig av antall påloggede brukere.	S
3.	Det er ønskelig med høy oppetid. Konsulenten bes om å oppgi en gjennomsnittlig oppetid for nettportalen og oppgi kompensasjon (i kroner) i tilfelle nedetid/bortfall av funksjoner. Det oppgis pris per påbegynte halvtime.	V
4.	Det skal være mulig å få bistand fortløpende til å endre søk og omfang av kildegrunnlaget i portalen.	S
5.	Nettportalen skal ivareta arkivering av medieklipp som medieovervåkningen har fanget opp i avtaleperioden	S
6.	Konsulenten skal gi opplæring på bruken av portalen til 5-10 superbrukere hos Kunden.	S
7.	Det er ønskelig at portalen har god brukervennlighet og funksjonalitet. Konsulenten bes beskrive og illustrere følgende; Portalens brukervennlighet • Layout o Navigering o Oppsett av siden – struktur o Brukerveiledning Portalens funksjonalitet • Søkefunksjon o Gjennomføring av søk o Muligheter for tilpasning i søket o Presisjon i treffene - mulighet til å skille nyhetsmedier og sosiale medier o Oppsett av søkestrenger - muligheter og begrensninger o Presentasjon av resultatene - det er ønskelig med et raskt bilde av hva saken handler om, og hvordan den er relevant for NAV • Uttak av rapporter og analyser o Mulighet til å velge analyser basert på tid, område, vekting (positiv, nøytral, negativ), tema, kilde (redaksjon, plattform), medietype (papir, nett, eter), antall lesere og potensielle lesere, deling • Distribusjon/eksport av rapporter og analyser • Varslingsfunksjoner o Treff på relevante mediesaker o Mange treff på bestemte søk	V

	o Teknisk løsning for varsling – SMS, App, E- post etc. Kunden ønsker ekstra funksjonalitet som ikke er listet opp her, men som er relevante for gjennomføringen av medieovervåkning, og gir merverdi. Konsulenten bes beskrive disse også.
8.	Konsulent skal ved innlevering av tilbud oppgi innloggingsinfo. til testmiljø, slik at Kunden kan teste brukervennligheten og funksjonaliteten til portalen. Dersom det er behov for gjennomgang av bruken av portalen ved evaluering, skal Konsulenten illustrere dette for Kunden via video/nett.	S
9.	Konsulenten skal ved tilbudsfrist leverer et testmiljø, med tre testsøk forhåndsdefinert av Kunden: • Testsøk 1. «NAV» • Testsøk 2. «arbeidsavklaring*» • Testsøk 3. «arbeidsledig*» Testmiljøet skal være satt opp på samme måte som den endelige løsningen presentert av Konsulenten i tilbudet. Tekstsøk evalueres under nr. 7	S

Nr.	Krav til Konsulenten	Prioritet (S, V) krav	Ja, nei	Kommentarer
1.	Konsulenten skal levere medieanalyse ved ad-hoc bestillinger etter nærmere avtale med Xxxxxx.	S
2.	Konsulenten skal levere komplett medieanalyse hvert kvartal, samt helårsanalyse. Medieanalysen er basert på medieklipp fra medieovervåkninger, og skal inneholde analyse av alle riksmedier og regionale medier, samt 15-20 utvalgte lokale medier. Kunden anslår at antall medieklipp i medieanalysegrunnlaget vil ligge på mellom ca. 7 000 – 10 000 pr år. Medieklipp utover 10 000 stk. pr år i medieanalysen skal avtales i forkant med Kunden. Medieklippene i den kvartalsvis medieanalysen skal kategoriseres etter variablene: • Kilder: riks, regional, lokal • Medietype: papir, eter, web • Sjanger: redaksjonell, meningsbærende • tema (15) • utvalgte talspersoner (10) • Tendens: positiv, nøytral, negativ	S

	• inndelingen etter tendens skal være basert på klart definerte inndelingskriterier I tillegg skal analysen kunne krysskoble Tendens og tema, Tendens og medietype, tendens og sjanger.
3.	Det er ønskelig med god kvalitet på medieanalysen, herunder; kvalitativ vurdering av funn, oversiktlig oppsett, god argumentasjon for resultater, henvisning til kilder, bruk av både bilder, grafer og fritekst, dybde i analysen. Konsulenten bes legge ved et eksempel på en medieanalyse. (Ved vurdering av kvalitet vil Konsulentens svar bedømmes ut fra disse kriteriene: oversiktlig oppsett, god argumentasjon for resultater, henvisning til kilder, bruk av både bilder, grafer og fritekst, dybde i analysen)	V
4.	Kundeservice/support skal være tilgjengelig for Kunden alle arbeidsdager i tidsrommet kl. 07-17.	S
5.	Det skal gis tilgang til utvidet mediearkiv. Dette er arkiver som inneholder medieklipp og som går utover det medieovervåkningen dekker.	S

Bilag 2 Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget

Kundens krav til Oppdraget

(Denne skal svare på Kundens beskrivelse og krav som følger av bilag 1)

Konsulenten skal svare ja eller nei om kravene oppfylles. S står for «skal-krav» og må oppfylles. V står for «vektet krav», og bedømmes etter tildelingskriteriene. I kolonne med kommentarer fyller Konsulenten inn sin besvarelse eller henviser til punktnummer hvor besvarelsen oppgis.

Nr.	Krav til Medieovervåkning	Prioritet (S, V) krav	Svar (Ja eller nei)	Kommentarer
3.	Kunden ønsker et bredt utvalg av medier slik at intensjonen om god informasjon ivaretas. Konsulenten bes beskrive sitt kildegrunnlag. Det bes om at Konsulenten oppgir en komplett liste av tilbudte kildegrunnlag, fordelt på riks, lokal og region. Det forutsettes at kildene som oppgis inngår i oppgitte priser i prisskjemaet, og at Kunden får tilgang til kildene i hele avtaleperioden. (Ved vekting av kravet, vil omfang og bredde av kilder vektlegges).	V
Nr.	Krav til portal	Prioritet (S, V) krav	Svar (Ja eller nei)	Kommentarer
3.	Det er ønskelig med høy oppetid. Konsulenten bes om å oppgi en gjennomsnittlig oppetid for nettportalen og oppgi kompensasjon (i kroner) i tilfelle nedetid/bortfall av funksjoner. Det oppgis pris per påbegynte halvtime.	V
7.	Det er ønskelig at portalen har god brukervennlighet og funksjonalitet. Konsulenten bes beskrive og illustrere følgende; Portalens brukervennlighet • Layout o Navigering o Oppsett av siden – struktur o Brukerveiledning Portalens funksjonalitet • Søkefunksjon o Gjennomføring av søk o Muligheter for tilpasning i søket o Presisjon i treffene - mulighet til å skille nyhetsmedier og sosiale medier	V

o Oppsett av søkestrenger - muligheter og begrensninger

o Presentasjon av resultatene - det er ønskelig med et raskt bilde av hva saken handler om, og hvordan den er relevant for NAV

• Uttak av rapporter og analyser

o Mulighet til å velge analyser basert på tid, område, vekting (positiv, nøytral, negativ), tema, kilde (redaksjon, plattform), medietype (papir, nett, eter), antall lesere og potensielle lesere, deling

• Distribusjon/eksport av rapporter og analyser

• Varslingsfunksjoner

o Treff på relevante mediesaker

o Mange treff på bestemte søk

o Teknisk løsning for varsling – SMS, App, E-post etc.

Kunden ønsker ekstra funksjonalitet som ikke er listet opp her, men som er relevante for gjennomføringen av medieovervåkning, og gir merverdi. Konsulenten bes beskrive disse også.

Nr.	Krav til Konsulenten	Prioritet (S, V) krav	Ja, nei	Kommentarer
3.	Det er ønskelig med god kvalitet på medieanalysen, herunder; oversiktlig oppsett, god argumentasjon for resultater, henvisning til kilder, bruk av både bilder, grafer og fritekst, dybde i analysen. Konsulenten bes legge ved et eksempel på en medieanalyse. (Ved vekting av xxxxxx, vil oversiktlig oppsett, god argumentasjon for resultater, henvisning til kilder, bruk av både bilder, grafer og fritekst, dybde i analysen vektlegges	V

Avtalen punkt 3.5 Fri programvare

Fri programvare som benyttes i forbindelse med Oppdraget:

Navn på fri programvare Fri programvarelisens

Kopi av aktuelle fri programvarelisenser skal vedlegges

Konsulentens redegjørelse for sin vurdering av hvorvidt den frie programvare kan krenke tredjeparts rettigheter:

Virkning av videredistribusjon:

(Konsulenten må oppgi hvis videredistribusjon innebærer at også andre deler av leveransen enn det som opprinnelig var fri programvare vil bli omfattet av vilkårene i en fri programvarelisens)

Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan

Fremdriftsplan for Oppdraget:

• Kontraktsignering - mai

• Forberedelse til oppstart, inkludert opplæring - mai-juni

• Oppstart medieovervåkning - 1. juli

• Kvartalsvis innlevering av rapporter - senest den 20. i påfølgende måned

Bilag 4 Administrative bestemmelser

Kundens krav:

- Møter ved behov (antar å bli et lite omfang), kan gjennomføres som videomøter.

- Presentasjon av medieanalyse ved behov, kan gjennomføres via nett/video

- Konsulenten skal oppgi kontaktperson og vara som har ansvar for å følge opp kontrakten med Xxxxxx

Avtalen punkt 1.5 Partenes representanter

Representanter for partene:

For Kunden:

Navn: Xxxxxxxx Xxxxxxxx

Tittel: Seniorrådgiver, Seksjon for samfunnskontakt Adresse: Xxxxxxxxxx 00, Xxxx

Telefon: 00000000

E-post: xxxxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xx

For Konsulenten:

Navn:

Tittel:

Adresse:

Telefon:

E-post:

For Konsulenten - vara:

Navn:

Tittel:

Adresse:

Telefon:

E-post:

Xxxxxx en representant for en part skiftes ut, skal den andre part bli varslet om dette 30 virkedager i forkant.

Avtalen punkt 1.6 Nøkkelpersonell

Konsulentens nøkkelpersonell:

Navn Stilling Kompetanseområde

Det er viktig å sørge for at nøkkelpersonell som er tilbudt i konkurransen faktisk kommer med i dette bilaget. Det er disse ressursene kunden kan holde til utførelsen. Dersom personell må skiftes ut, er det viktig at det sørges for at tilsvarende ressurser med minst like god kompetanse settes inn i.

Avtalen punkt 3.3 Bruk av underleverandør

Konsulentens godkjente underleverandører:

Navn Xxx.xx Leveranseområde

Avtalen punkt 3.4 Lønns- og arbeidsvilkår

Ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle Avtalen skal ha lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med denne bestemmelse.

På områder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale kreves at lønns- og arbeidsvilkår er i samsvar med gjeldende forskrifter.

På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, kreves at lønns- og arbeidsvilkår er i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen.

Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel kunne dokumentere at disse kravene til lønns- og arbeidsvilkår er oppfylt.

Kunden forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom Leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever ovennevnte krav til lønns- og arbeidsvilkår.

Avtalen punkt 4.2 Bruk av tredjepart

Kundens valgte tredjeparter:

Navn Xxx.xx Arbeidsområde

Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser

Konsulenten skal oppgi sine priser i henhold til tabellen under.

Alle elementene vil ikke nødvendigvis inngå i hele avtaleperioden, de ulike elementene vil vurderes ved kontraktinngåelse, samt kunne revurderes ved senere anledning.

Konsulenten skal oppgi priser som beskrevet i tabell og rettledning, ellers så vil det kunne medføre avvisning.

I kolonne x har vi gitt et estimat som pris vil multipliseres med, kun ment som et tall i beregningen. Konsulent fyller inn pris i kolonnen pris eks. mva.

Priselementer	Pris eks. mva.
Fastpris pr. måned for medieovervåkning av betalte kilder (papir, nett), inkludert ubegrenset uttak av medieklipp, rapporter og analyser, samt inntil 55 lisenser for pålogging.
Fastpris pr måned for medieovervåkning av åpne kilder (nett), inkludert ubegrenset uttak av medieklipp, rapporter og analyser, samt inntil 55 lisenser for pålogging
Fastpris per måned for medieovervåkning av etermedier
Fastpris pr måned for komplett medieanalyse som ferdigstilles hvert kvartal, samt halvårs- og årsanalyse. Prisen skal inkludere analyse av inntil 10 000 medieklipp pr år. Fastpris pr måned for komplett medieanalyse som ferdigstilles hvert kvartal, samt halvårs- og årsanalyse. Prisen skal inkludere analyse av inntil 10 000 medieklipp pr år.
Pris per krysskobling i medieanalysen (ref. pkt. 2 under Krav til konsulenten)
Pris pr time for medieanalysearbeid ved behov. (ad hoc- bestillinger)
Fastpris per måned for medieovervåkning av sosiale medier
Fastpris per måned for tilgang til andre mediearkiv, inkludert 6 lisenser og inntil 400 uttrekk pr måned
Totalpris

Avvik fra kontraktsvilkårene

Referanse til kontraktsvilkår Reservasjoner og tillegg Begrunnelse Økonomisk verdi (prising) av avviket

Avtalen punkt 6.2 Fakturering

Betaling skjer månedlig i henhold til de tjenester som er valgt.

1. KRAV TIL INNHOLD I ELEKTRONISK FAKTURA

Alle leverandører som leverer varer og tjenester til NAV skal levere elektronisk faktura på formatet Elektronisk Handels Format (EHF).

Detaljert og uttømmende beskrivelse finnes tilgjengelig på DIFIs sider xxx.xxxxxxxxxxxx.xx. Det gjøres følgende presiseringer om krav til innhold:

• Deres referanse

Dette er et obligatorisk felt som i XML-malen for faktura finnes i Xpath “AccountingCustomerParty/Party/Contact/ID”.

Feltet skal alltid inneholde bestiller sin referanse. NAV har to alternative referanser som kan godtas. NAV identifikator som inneholder en bokstav og seks siffer eller bestiller referanse som består av 3 bokstaver og 4 siffer, uten mellomrom, f.eks. XXX1400.

Alle som bestiller varer og tjenester på vegne av NAV skal oppgi referanse.

• Bestillingsnummer

Dette er et anbefalt felt som i XML-malen for faktura finnes i Xpath ”OrderReference/ID”.

Feltet skal benyttes dersom Oppdragsgiver ber om dette. Bestillingsnummeret framgår av bestillingsdokumentet fra NAV.

• Fakturareferanse på kreditnota

Dette er et anbefalt felt som i xml-malen for kreditnota finnes i Xpath ”BillingReference/InvoiceDocumentReference/ID”.

På alle kreditnotaer må det i dette feltet oppgis fakturanummeret til den fakturaen som kreditnotaen gjelder.

2. KRAV TIL VEDLEGG

Generelle krav

NAV har ikke absolutte krav til hvilke typer vedlegg som kan brukes, men PDF format er det prefererte format.

Krav til dokumentasjon der vare/tjeneste ikke blir levert direkte til NAV

I tilfeller der NAV er fakturamottaker, men vare eller tjeneste ikke blir levert til NAV, er det nødvendig å dokumentere leveransen i eget vedlegg til faktura. Dette gjelder f.eks. ved levering av varer eller tjenester hjem til private mottakere av NAVs tjenester, kommunale etater, offentlige sykehus mv.

Dokumentasjon på mottatt vare eller tjeneste må følge fakturaen som elektronisk vedlegg for at vi skal godkjenne utbetaling.

Kvittering for mottatt vare kan dokumenteres på følgende måter:

• Signert dokument på at vare er levert til bruker, kommunal etat etc.

• Sendingskvittering fra transportør der bestillingsnummer og pakkesporingsnummer framgår.

Kvittering for mottatt tjeneste som f.eks. installasjoner, utredninger og reparasjoner

dokumenteres på følgende måte

• Signert dokument fra tjenestemottaker på logg over utført arbeid.

På kvitteringene/vedleggene må det alltid opplyses hvilken vare som er levert og hvilken tjeneste som er utført.

Leverandører som leverer varer og tjenester innen det som er definert som hjelpemidler, må påføre NAVs bestillingsnummer, både på faktura og vedlegg. I tillegg skal serienummer (for de produktene som har det) også framkomme.

3. RETUR AV ELEKTRONISK FAKTURA

NAV som kunde forbeholder seg retten til å returnere faktura som ikke er i samsvar med våre krav til innhold i elektronisk faktura, jf. punkt 3 og 4.

Returnering av faktura vil i så fall skje ved at NAV utsteder et avvisningsbrev som oversendes leverandøren.

Når faktura returneres Leverandøren, regnes betalingsfrist fra dato for mottak av korrekt faktura.

4. HVORDAN SKAL ELEKTRONISK FAKTURA LEVERES

NAVs elektroniske adresse er vårt juridiske organisasjonsnummer 889 640 782.

Elektronisk Faktura skal leveres til NAV via en meldingsformidler som er godkjent som aksesspunkt i det europeiske e-handelsnettverket (PEPPOL).

5. KONTAKTINFORMASJON

Alle henvendelser om elektroniske fakturaer kan rettes til xxxxxxx@xxx.xx eller telefon 00 00 00 00.

6. BRUK AV SYSTEM FOR ELEKTRONISK BESTILLING OG ORDREHÅNDTERING SAMT VERKTØY FOR KONTRAKTSADMINISTRASJON

Leverandøren skal kunne ta i bruk NAVs tilgjengelige systemer for elektronisk bestilling/ordrehåndtering.

Leverandøren skal kunne ta i bruk NAVs tilgjengelige systemer for kontraktsadministrasjon og -oppfølging (KAV).

Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten

Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 6, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag.

Det er mulig å gjøre endringer til alle punkter i avtalen, også der hvor det ikke klart henvises til at endringer kan avtales. Endringene til avtaleteksten skal fremkomme her, slik at teksten i den generelle avtaleteksten forblir uendret. Det må fremkomme klart og utvetydig hvilke bestemmelser i avtalen det er gjort endringer til.

Konsulenten bør imidlertid være oppmerksom på at forbehold og endringer i avtalen ved tilbudsinnlevering kan medføre at tilbudet blir avvist av Xxxxxx.

Punkt	Erstattes med
Avbestilling (2.3)	Ved brudd på kravene om lønns og arbeidsvilkår kan Kunden avbestille tjenesten med umiddelbar virkning. Kompensasjon gjelder ikke ved avbestilling i slike tilfeller. Kunden får alle rettigheter til alt materiell som Leverandøren har utarbeidet frem til avbestillingen ble mottatt.
Alminnelige bestemmelser1.1	Avtalen er inngått med forbehold om at Stortinget, så lenge Avtalen løper, bevilger de nødvendige midler til gjennomføring av Avtalen. Manglende bevilgning gir ikke Leverandøren rett til å kreve erstatning for det tap han måtte lide som følge av at Kunden ikke kan oppfylle sine forpliktelser etter Avtalen på dette grunnlag, med mindre Kunden har opptrådt forsettlig eller grovt uaktsomt. Dersom Kunden ønsker en styrt avvikling, kan partene avtale dette. Leverandøren skal i så fall få dekket sine omkostninger med slik avvikling.

Bilag 7 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen

Dette bilaget skal ikke fylles ut før avtaleinngåelse, men må ligge ved selv om det foreløpig er tomt.

Det er Konsulenten som er ansvarlig for at det føres en fortløpende katalog over endringene som utgjør bilag 7. Konsulenten er også ansvarlig for at Kunden uten ugrunnet opphold gis en oppdatert kopi. Kunden må selv holde oversikt over hvilke endringsanmodninger de har sendt og hvilke endringsoverslag de har mottatt.

Xxxxxx er ansvarlig for at endringene det er anmodet om ikke er i strid med regelverket for offentlige anskaffelser. Endringer som anses som vesentlige vil kunne bli betraktet som en ulovlig direkte anskaffelse. Ulovlige direkteanskaffelser er sanksjonsbelagt med et overtredelsesgebyr på inntil 15 % av den ulovlige anskaffelsens verdi. Kontrakten kan også kjennes «uten virkning»

Nr. Dato Endringen gjelder