Revisjon Øst IKS
Revisjon Øst IKS
eid av
kommunene Eidskog, Elverum, Engerdal, Grue, Hamar, Kongsvinger, Løten, Nord-Odal, Ringsaker, Stange, Stor-Elvdal, Sør-Odal, Trysil, Våler, Åmot og Åsnes
§ 1 SELSKAPETS NAVN OG DELTAKERE
Revisjon Øst IKS er et interkommunalt selskap som er opprettet med hjemmel i Lov om interkommunale selskaper av 29. januar 1999 nr. 6, og selskapsavtalen er opprettet med hjemmel i lovens § 4. Deltakere i selskapet er;
Eidskog kommune Ringsaker kommune
Elverum kommune Stange kommune
Engerdal kommune Stor-Elvdal kommune
Grue kommune Sør-Odal kommune
Hamar kommune Trysil kommune
Kongsvinger kommune Våler kommune
Løten kommune Åmot kommune
Nord-Odal kommune Åsnes kommune
§ 2 SELSKAPETS HOVEDKONTOR
Revisjon Øst IKS har sitt hovedkontor i Løten. Selskapet er lokalisert i Kongsvinger og Løten.
§ 3 SELSKAPETS FORMÅL OG ANSVARSOMRÅDE
Revisjon Øst IKS har som oppgave å utføre revisjon i kommuner i henhold til Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven) med senere endringer, og skal sikre de deltakende eiere revisjon i egen regi.
Revisjon Øst IKS skal tilby deltakerne tjenester i samsvar med Forskrift om revisjon av 15.06.2004. Arbeidsområdet er nærmere definert i samme forskrift.
Selskapet kan også tilby revisjonstjenester til andre virksomheter der selskapet er valgbar som revisor.
Selskapet skal være på vakt for fellesskapets verdier, og selskapet skal gjennom dialog og samhandling med folkevalgte og administrativt nivå i eierkommunene, og gjennom sin revisjon- og kontrollaktivitet, bidra til å styrke tilliten til kommunal forvaltning.
Selskapet skal levere sine tjenester til selvkost, og har ikke erverv til formål.
Ved å være medeier i selskapet forplikter alle eierne seg til å kjøpe revisjonstjenester fra selskapet. Kontrollutvalgene kan bestille revisjonstjenester hos andre når selskapet ikke har kapasitet eller andre spesielle forhold tilsier at selskapet ikke bør utføre revisjonen.
§ 4 DELTAKERNES ANSVARS- OG EIERANDEL
De enkelte deltakere hefter med hele sin formue for sin andel av selskapets samlede forpliktelser.
Eier- og ansvarsdelene fordeler seg som følger:
Eidskog kommune | 3,5 % | Ringsaker kommune | 18,0 % |
Elverum kommune | 11,0 % | Stange kommune | 10,5 % |
Engerdal kommune | 1,0 % | Stor-Elvdal kommune | 2,0 % |
Grue kommune | 3,0 % | Sør-Odal kommune | 4,0 % |
Hamar kommune | 17,0 % | Trysil kommune | 4,0 % |
Kongsvinger kommune | 9,0 % | Våler kommune | 2,5 % |
Løten kommune | 4,0 % | Åmot kommune | 3,0 % |
Nord-Odal kommune | 2,5 % | Åsnes kommune | 5,0 % |
Eierandelen kan endres ved inn- eller uttreden av deltakere. Eierandelen er fastsatt ut i fra sum driftsinntekter i (fylkes-)kommunenes regnskaper for 2014.
Selskapet har pr 1.1.2020 en samlet innskutt kapital på 1,640 millioner kroner.
§ 5 PRISSETTING AV REVISJONS- OG VEILEDNINGS- TJENESTER MV
Selskapet skal alltid operere med en timesats som gjør at selskapet over tid ikke er egnet til å gå med overskudd (selvkostprinsipp). Representantskapet fastsetter årlig en timepris for levering av revisjonstjenester.
Det inngås oppdragsavtaler med de 16 kontrollutvalgene i eierkommunene. Når det gjelder ressursbruk/timebruk på de enkelte revisjonstjenester skal oppdragsavtalen være en intensjonsavtale, hvor estimatet på ressursbruk/timebruk ikke er bindende.
Ved hvert årsskifte avregnes avtalt timeforbruk mot faktisk medgått tid. Dersom kostnaden ved antall timer medgått pr 31.12. er lavere enn det som er innbetalt akonto, skal selskapet betale differansen til kommunen. Dersom kostnaden ved det antall timer som er medgått er høyere enn det som er innbetalt a konto, skal kommunen betale inn dette.
Kommunen skal akontoinnbetale oppdragsavtalt honorar i 4 terminer med ¼ for hver termin, henholdsvis per 10/2, 10/5, 10/8 og 10/11. Innbetalingen gjøres etter kvartalsvis akontofaktura fra selskapet.
Slik avregning skal også gjøres for timer som er levert etter andre avtaler enn oppdragsavtalen.
Engasjementsavtaler inngås med både eierkommuner og med virksomheter som ikke er en del av kommunen. Engasjementsavtalene avklarer roller og oppgaver i forhold til revisjon.
Virksomheter som ikke er en del av kommunen, honoreres etter samme timesats som eierkommunene.
§ 6 REPRESENTANTSKAPET
Representantskapet er selskapets høyeste organ og består av seksten (16) representanter. Valgene følger kommunevalgperioden. Kommunestyrene i de deltakende kommuner velger hver sin representant og vararepresentant. Ved votering i representantskapet, stemmer medlemmene for sin prosentvise andel av eierandelene, jf. eierfordeling i § 4.
Representantskapet konstituerer seg selv. Dersom representantskapets leder og nestleder har forfall, velges en møteleder for anledningen med alminnelig flertall av de fremmøtte medlemmene.
Konstituerende representantskapsmøte behandler bl.a.;
Valg av leder i representantskapet
Valg av nestleder i representantskapet
Valg av styre
Valg av styreleder og nestleder til styret
Valg av valgkomite
Valgkomiteen, oppnevnt i foregående periode, foreslår i forkant av konstituerende representantskapsmøte kandidater til leder og nestleder i representantskapet, samt styre, leder og nestleder i styret.
Ordinært representantskapsmøte behandler bl.a.;
Budsjett og økonomiplan
Årsmelding og regnskap
Overordnede mål og retningslinjer for driften
Møtegodtgjøring for deltakelse i representantskap og styre
Valg av revisor og godtgjøring
Xxxxxx for låneopptak
Andre saker som er forberedt ved innkallingen
Daglig leder og styrets leder har rett og plikt til å møte i representantskapet med mindre det er åpenbart unødvendig, eller det foreligger gyldig forfall. I sistnevnte tilfelle skal det utpekes en stedfortreder. Øvrige styremedlemmer har møterett. Styremedlemmer og daglig leder har også talerett.
Representantskapet er beslutningsdyktig når minst halvdelen av medlemmene er til stede, og disse representerer minst to tredeler av stemmene. Vedtak gjøres med alminnelig flertall av de avgitte stemmer.
Daglig leder kan ikke velges til medlem i representantskapet. Ansatte i kommuner eller i andre virksomheter, der selskapet er valgt som revisor, kan ikke være medlem av representantskapet. Medlemmer av kontrollutvalg skal heller ikke være medlem av representantskapet.
Representantskapet kan selv vedta deltakelse i et annet interkommunalt selskap eller aksjeselskap innenfor sitt formål og ansvarsområde.
Representantskapet har ikke instruksjonsmyndighet på selskapets revisjonsfaglige prioriteringer og beslutninger fattet av daglig leder eller andre ansatte i revisjonsselskapet.
§ 7 REPRESENTANTSKAPETS MØTER
Det skal innkalles til ordinære representantskapsmøter minst to ganger i året. For øvrig kan representantskapets leder innkalle til møte når det er påtrengende nødvendig for behandling av en sak som etter loven eller selskapsavtalen skal behandles av representantskapet, og når det ellers er nødvendig for behandling av en bestemt sak.
Representantskapets leder plikter å innkalle til møte når styret, revisor, minst en av deltakerne eller minst en tredel av representantskapets medlemmer krever det for behandling av en bestemt sak.
Innkalling til ordinære representantskapsmøter skal skje med minst fire ukers varsel, og skal inneholde saksliste. Representantskapets leder kan innkalle representantskapet med kortere frister i tilfeller hvor dette er nødvendig. Tilsvarende skal også de enkelte deltakerne varsles om innkallingen og sakslisten.
Lederen skal sørge for at det føres protokoll fra møtene. Xxxxxx og daglig leder har rett til å få sitt syn på en sak innført i protokollen. Protokollen underskrives av møtelederen og to av representantskapets medlemmer som velges ved møtets begynnelse.
§ 8 STYRET
Styret i selskapet består av seks (6) faste medlemmer og seks (6) personlige varamedlemmer, hvorav fire (4) faste og fire (4) varamedlemmer velges av representantskapet. De resterende to
(2) faste og to (2) varamedlemmer velges av og blant de ansatte.
Styremedlemmer velges for 4 år av gangen, men ved første valg velges to av medlemmene kun for 2 år.
Spørsmål om fritak for styreverv behandles av representantskapet.
De ansattes representant trer ut av styret når ansettelsesforholdet opphører. Ansattes representanter velges for 2 år. Ved endelig uttreden eller varig forfall hos enten fast eller vararepresentant, iverksettes suppleringsvalg for gjenværende del av funksjonstiden.
Styret avlegger årsregnskap og årsberetning. Årsregnskapet og årsberetningen fastsettes av representantskapet.
Daglig leder eller representantskapsmedlemmer kan ikke være medlemmer av styret.
Ansatte i kommuner eller ansatte i andre virksomheter, der selskapet er valgt som revisor, kan ikke være medlem av styret. Medlemmer av kontrollutvalg skal heller ikke være medlem av styret. For øvrig gjelder kommunelovens bestemmelser i § 77, nr. 2 om valgbarhet til kontrollutvalget for valg til styret i selskapet.
Forvaltningen av revisjonsselskapet hører under styret, som har ansvar for en tilfredsstillende organisering av revisjonens virksomhet. Styret skal påse at virksomheten drives i samsvar med selskapets formål, selskapsavtalen, årsbudsjett og andre vedtak og retningslinjer fastsatt av representantskapet, og skal sørge for at bokføringen og formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll.
Styret skal føre tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten.
Styret skal sørge for at saker som skal behandles i representantskapsmøtene er tilstrekkelig forberedt.
Styret har generelt instruksjons- og omgjøringsmyndighet overfor daglig leder. Xxxxxx har imidlertid ikke instruksjonsmyndighet på selskapets revisjonsfaglige prioriteringer og beslutninger fattet av daglig leder eller andre ansatte i revisjonsselskapet.
§ 9 STYRETS MØTER
Styret er beslutningsdyktig når minst fire (4) medlemmer er til stede. Hvert av medlemmene i styret har en stemme. Vedtak gjøres ved alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende.
Xxxxxxx leder skal sørge for at det blir ført protokoll fra styremøtene. Bestemmelser om habilitet skal følges ved behandling av saker i styret, jf. kommuneloven.
Xxxxxxxxxxxxxx med sakspapirer skal sendes representantskapet og styremedlemmer. Tilsvarende skal også eierne varsles om innkallingen og sakslisten.
§ 10 DAGLIG LEDER
Selskapet ledes av daglig leder som ansettes av styret.
Den daglige ledelse omfatter ikke saker som etter selskapets forhold er av uvanlig art eller av stor og prinsipiell betydning. Slike saker kan bare avgjøres når styret i den enkelte sak har gitt daglig leder myndighet til det, eller når styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for selskapets virksomhet. Styret skal i så fall snarest mulig underrettes om saken.
Styret avgjør hva som etter selskapets forhold er av uvanlig art eller stor prinsipiell betydning.
Ansettelsesmyndighet for andre stillinger enn daglig leder er tillagt daglig leder. Oppsigelse, avskjedigelse eller suspensjon av ansatte avgjøres av daglig leder i samråd med styret.
Selskapets daglige leder er representantskapets og styrets sekretær og saksbehandler. Daglig leder har tale- og forslagsrett i styrets møter, dersom ikke styret i enkeltsaker vedtar at vedkommende ikke skal kunne møte. Daglig leder kan delegere sin myndighet til andre ansatte.
§ 11 BEHANDLING AV BUDSJETT OG REGNSKAP
Representantskapet vedtar årsbudsjett for kommende år og økonomiplan for de neste 4 år.
Styret forbereder representantskapets behandling av budsjettforutsetninger og budsjett- rammer. Dersom styrets forslag går ut over tidligere forutsetninger, skal representantskapet og deltakerne gjøres oppmerksom på dette. Det samme gjelder om styret må fremme forslag til endringer i vedtatte budsjettrammer for selskapet.
Representantskapet skal hvert år behandle styrets forslag til økonomiplan og årsbudsjett. Styret skal få seg forelagt minst to årlige budsjettrapporter.
Regnskapet skal føres etter kommunale regnskapsprinsipper.
Budsjettet skal følge Forskrift 17. desember 1999 nr. 1568 om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper.
Årsregnskapet skal være avlagt innen 15. februar påfølgende år. Årsregnskapet, sammen med revisjonsberetning og styrets årsberetning, skal fastsettes av representantskapet før 30. april. Representantskapet skal ta stilling til anvendelse av mindreforbruk eller dekning av merforbruk.
Selskapet gis anledning til å bygge opp et disposisjonsfond som tilsvarer 10 % av selskapets brutto driftsinntekter. Disposisjonsfondet skal sikre selskapet nødvendig likviditet, og kan benyttes til bl.a. å dekke uforutsatte pensjonsutgifter og andre uforutsatte utgifter, samt investeringer i kompetanseheving og IKT.
§ 12 LÅNEOPPTAK OG GARANTISTILLELSE
Representantskapet fatter vedtak om låneopptak. Øverste ramme for selskapets samlede låneopptak er kr. 10 000 000. Det kan kun tas opp lån til investeringsformål, konvertering av eldre gjeld og likviditetsformål. Lån til likviditetsformål må gjøres opp før regnskapet for vedkommende budsjettår fastsettes.
Xxxxxx har fullmakt til å foreta låneopptak etter vedtak i representantskapet, samt godkjenne lånevilkårene.
Selskapet kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser. Selskapet kan ikke låne ut penger til egne ansatte.
For øvrig gjelder Forskrift av 17. desember 1999 nr. 1567 om lån og lånevilkår mv. for interkommunale selskaper.
§ 13 MØTEGODTGJØRELSE OG HONORAR
Representantskapet fatter vedtak om fast møtegodtgjørelse til leder og nestleder i representantskapet som dekkes av selskapet. Møtegodtgjørelse til representantskapets medlemmer dekkes av eierkommunene.
Representantskapet fastsetter honoraret til styret.
§ 14 ARBEIDSGIVERANSVAR OG –TILKNYTNING
Xxxxxx har arbeidsgiveransvaret for de personer som til enhver tid er ansatt i selskapet. Selskapet skal være medlem av virksomhetsgruppen i KS Bedrift, og følge de hovedavtaler og hovedtariffavtaler som gjelder virksomhetsmedlemmer i kommunal sektor.
§ 15 ENDRINGER I SELSKAPSAVTALEN
Selskapsavtalen kan endres ved at deltakerne gjør et likelydende vedtak om dette. Følgende endringer må godkjennes av eierkommunene:
1. Selskapets navn
2. Angivelse av deltakere
3. Selskapets formål
4. Hovedkontorkommune
5. Xxxxxx styremedlemmer
6. Deltakernes innskuddsplikt og plikt til å foreta andre ytelser ovenfor selskapet
7. Den enkelte deltakers eierandel i selskapet og den enkelte deltakers ansvarsdel i selskapet
8. Antall medlemmer i representantskapet og hvor mange medlemmer den enkelte deltaker oppnevner
9. Annet, som etter lov skal fastsettes i selskapsavtalen
Selskapets representantskap er likevel inntil annet er bestemt tillagt ansvar for å beslutte hvor selskapets hovedkontor skal være, jf. punkt 4 over.
Andre endringer vedtas av representantskapet med tilslutning av minst to tredeler av de avgitte stemmer.
Forslag til endringer i selskapsavtalen kan fremmes av styret, representantskapet eller en eller flere av deltakerne.
Representantskapet skal i alle tilfeller få anledning til å uttale seg om forslag til endringer av selskapsavtalen før disse fremmes for behandling.
§ 16 VOLDGIFT
Eventuell tvist om forståelsen av selskapsavtalen, og om fordeling av utgifter, eller i forbindelse med det økonomiske oppgjøret etter oppløsning, avgjøres endelig av en voldgiftsnemnd på tre medlemmer som oppnevnes av Fylkesmannen i Innlandet, om ikke annen ordning følger av lov eller forskrift.
§ 17 UTTREDEN OG OPPLØSNING
Den enkelte deltager kan med ett års varsel innen 30.06, si opp sin deltagelse etter reglene i Lov om interkommunale selskaper.
Forslag til oppløsning av selskapet må vedtas av representantskapet. Vedtak om oppløsning må videre godkjennes av samtlige deltakere og av Kommunal- og regionaldepartementet.
Eierandelen legges til grunn for fordeling av eventuelle aktiva ved oppløsning. Gjennom- føring av oppgjøret skjer ved registrering av verdier målt i kroner, beregning av eierandelens verdi i kroner og tilbakeføring av midler i form av kontantoppgjør eller naturalia (til omforent verdi eller til taksert verdi) innen den beløpsmessige grense eierandelens kroneverdi utgjør.
Styret plikter å melde fra om avviklingen til Foretaksregisteret.
§ 18 IKRAFTTREDELSE
Selskapsavtalen dateres og trer i kraft den 1.januar 2020 og erstatter de tidligere selskapsavtalene for Hedmark Revisjon IKS fra hhv. 1.januar 2016, 1.januar 2014, 1. januar 2012, 1. juli 2009 og 1. januar 2005, og selskapsavtale for Glåmdal revisjon IKS datert
31.12.2003.
§ 19 ØVRIGE BESTEMMELSER
For øvrig gjelder den til enhver tid gjeldende lov om interkommunale selskaper.
Selskapsavtalen er utarbeidet i sytten (17) eksemplarer, hvor deltakerne og selskapet får hvert sitt.
Vedtatt i:
Eidskog kommunestyre, Elverum kommunestyre, Engerdal kommunestyre, Grue kommunestyre, Hamar kommunestyre,
Kongsvinger kommunestyre, Løten kommunestyre,
Nord-Odal kommunestyre, Ringsaker kommunestyre, Stange kommunestyre, Stor-Elvdal kommunestyre, Sør-Odal kommunestyre, Trysil kommunestyre, Våler kommunestyre, Åmot kommunestyre, Åsnes kommunestyre,
Løten, den xx.xx.2019
ordfører Eidskog kommune
ordfører Elverum kommune ordfører Løten kommune ordfører Stor-Elvdal kommune
ordfører Engerdal kommune ordfører Nord-Odal kommune ordfører Trysil kommune
ordfører Grue kommune ordfører Ringsaker kommune ordfører Våler kommune
ordfører Hamar kommune ordfører Stange kommune xxxxxxxx Xxxx kommune
ordfører Kongsvinger kommune ordfører Sør-Odal kommune ordfører Åsnes kommune