Protokoll fra styremøte 12. oktober 2021
Protokoll fra styremøte 12. oktober 2021
Boligselskap: Øvre Haukåsen Velforening (2707)
Klokkeslett: 18:00
Sted: OMV 62 A
Møtedeltagere: Xxxx Xxxxxxx, Xxxxx Xxxx Xxxxxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxx, Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx, Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx
Signert av: Xxxx Xxxxxxx /s/
Sak 1
Godkjenning av innkalling og saksliste
Saksliste
1) Innkalling og Saksliste
2) Godkjenning av forrige møtereferat
3) Økonomi
4) Drift og vedlikehold
5) OBOS oppstart
6) Årsmøtet for 2020
7) PaGa-prosjektet
8) Eventuelt og fast avslutning
Forslag til vedtak
Innkalling og saksliste godkjennes.
Vedtak
Innkalling og saksliste godkjennes.
Sak 2
Godkjenning forrige møtereferat
Det er behov for litt opprydding i bruken av Styrerommet / referater / oppfølging. Forrige referat står i Styrerommet som "ikke godkjent". Dette fordi referatet er sendt til alle 7
i styret, for å holde alle orientert. Dem som ikke deltok på møtet har selvfølgelig ikke signert, men dem som deltok har godkjent.
OBOS support anbefaler å dele utsending av referatet i to, til dem som deltok og kopi til dem som bare skal bli orientert. Xxxxxxxxxx vil sende referatet på re-signering, som anbefalt. Vær klar, og hjelp med rask signering.
Det er også kommentert at 2-3 saker har, og "forlanger" oppfølging. Dette gjelder i første rekke PaGa og OBOS-oppstart.
Forslag til vedtak
Styreleder "rydder opp" og referatet fra 24.8./ 8.9. godkjennes
Vedtak
Styreleder "rydder opp" og referatet fra 24.8./ 8.9. godkjennes.
Saken følges opp senere.
Sak 3
Økonomi
Alle kan gå inn i Styrerommet og se / følge med. Noen som ønsker hjelp / kurs?
Orientering fra Ingar. Xxxxx, ubetalte regninger, Forventet inntekt, andre kommentarer vedrørende ØHV's økonomi. Vi har også fått halvårsrapport.
Forslag til vedtak
Vedtak avventer orienteringen
Notater fra møtet
Kort gjennomgang av økonomien via Styrerommet.
Roar rydder opp i oversikt over restanse. Inkasso på nn fortsetter, tros dom i forliksrådet. Vi mangler faktura fra Xxxxxxxx. Har sendt instruks og purrebrev 2 ganger.
Vedtak
Redegjørelsen tas til orientering
Sak 4
Drift og utbedringer
Prioriteter i år
- Vedlikehold støttemurer (oppmåling)
- Vedlikehold rekkverk (oppmåling)
- Vedlikehold garasjetomta (Sprekker)
- Vedlikehold takrenner
- Vedlikehold øvre lekeplass/Ss (Ny søknad)
I styremøtet 12. oktober behandles
- Ny avtale med Entelios/ OBOS for el-kraft
- Ny avtale med Fremtind/ DnB for forsikring
- Fornyet avtale med Vaktmesterkompaniet for snøbrøyting o.l.
- Fornyet avtale med Xxxxxxxx Xxxxxxx for maling og vaktmestertjenester
- Utvikling av Øvre lekeplass til Storstua
Vedtak 9. februar – - Vi må bestille sand til 3b.
- Lage rutine for å konkurransesjekke betingelser på større avtaler / oppdrag.
- Roar tar kontakt med Fortum for å fjerne de tre tilleggspunktene.
- Anders sjekker "Storbedrifts-avtale" med Fortum opp mot alternative leverandører. Xxxx skaffer antatt årsforbruk.
- Xxxxxxxx xxxxxxx forsikringsavtalen med If. Roar skaffer dagens avtale.
- Roar følge opp ENS og Elvia om Xxxxxxxx
Vedtak 9. mars – Roar kontakter OBOS/Xxxxxxxx og stiller spørsmål rundt deres siste tilbud.
Han kontakter også Fortun om bindingstid kan kortes ned til 3 mnd. Styreleder bestiller ENS til sjekk av el-anlegget.
Orienteringen er notert.
Vedtak 12. oktober – - Enstemmig styre har vedtatt avtale med Entelios.
- Enstemmig styre har vedtatt avtale med Fremtind.
- Enstemmig styre har vedtatt fornyelse av avtalen med Vaktmesterkompaniet.
- Enstemmig styre har vedtatt forslag om strengere krav og utsettelse av fristen for fornyelse av den reviderte avtalen med Xxxxxxxx for 2022. (Overlater til neste styre.)
- Enstemmig styre har vedtatt å utsette utviklingen av Storstua til neste sommer. Styreleder "returnerer" de innvilgede midler som allerede er tildelt fra kommunen.
- Enstemmig styre har vedtatt å overlevere til neste styre å planlegge 50års-feiring.
Oppdatering av saken
Styreleder orienterer om ...
- Ny avtale med Entelios/ OBOS for el-kraft
- Ny avtale med Fremtind/ DnB for forsikring
- Fornyet avtale med Vaktmesterkompaniet for snøbrøyting o.l.
- Fornyet avtale med Xxxxxxxx Xxxxxxx for maling og vaktmestertjenester
- Utvikling av Øvre lekeplass til Storstua
Forslag til vedtak
Avventer diskusjonen
- Bestille settingsmåling
- Sette ut på anbud
Notater fra møtet
Xxxxxx har jobbet mye med konkurranseutsetting av avtaler.
Xxxxxxxxxx har, i samarbeid med Xxxxxx, vurdert og forhandlet fram avtale om el-kraft med Entelios/ OBOS. Avtalen gir lik / bedre leveranser / betingelser og bedre økonomi. Entelios bekrefter også at de kan levere gunstige tilbud til våre individuelle medlemmer. Avtalen er vedlagt. E-kommunikasjonen i saksbehandlingen er arkivert. Se Roars pc- C:\Users\rluth\OneDrive\Documents\1 ØHV\ØHV Div. Avtaler\Entelios/
Styreleder har, i samarbeid med Xxxxxx, vurdert og forhandlet fram avtale om forsikring med Fremtid/ DnB. Avtalen gir bedre betingelser for det vi hadde fra før (If) og i
tillegg dekning for forsikringer vi har manglet (styreansvar). Senere bør vi utvide med eiendomsforsikring for de hvite støttemurene ØHV har ansvar for.
Xxxxxxxxxx har forhandlet fram fornyelse avtale om snøbrøyting i 2021-2022 med Vaktmesterkompaniet. Avtalen gir bedre betingelser for det vi hadde fra før. Vi slipper prisoppgang og VK skal brøyte de små veiene med håndfreser. Strøing og feiing blir som før.
Styreleder har tidligere dokumentert et nytt (strengt) vedlegg til avtalen med Xxxxxxxx. Han har endelig begynt å levere tjenester, men alt for sent.
Vi kommer antagelig ikke i mål med det vi hadde prioritert i sommer (se over). Ny epost sendt om utsettelse av vår svarfrist for ny avtale.
Ny epost sendt om krav til timelister og fakturering.
Styreleder søkte kommunen og fikk innvilget kr. 65.000 til utvikling av øvre lekeplass i 2021. De forsøk styret har gjort for å motivere medlemmene til å delta i utviklingen av øvre lekeplass har ikke gitt verken rekruttering eller nevneverdige konkrete resultater. En leverandør som skulle rehabilitere grusbanen trakk seg også, etter lang forsinkelse med oppstart. Xxxxxxxxxx foreslår å utsette, med nytt forsøk neste sommer, som del av 50års feiringen.
Vedtak
- Enstemmig styre har vedtatt avtale med Entelios.
- Enstemmig styre har vedtatt avtale med Fremtind.
- Enstemmig styre har vedtatt fornyelse av avtalen med Vaktmesterkompaniet.
- Enstemmig styre har vedtatt forslag om strengere krav og utsettelse av fristen for fornyelse av den reviderte avtalen med Xxxxxxxx for 2022. (Overlater til neste styre.)
- Enstemmig styre har vedtatt å utsette utviklingen av Storstua til neste sommer. Styreleder "returnerer" de innvilgede midler som allerede er tildelt fra kommunen.
- Enstemmig styre har vedtatt å overlevere til neste styre å planlegge 50års-feiring.
Vedlegg
1. 5. Avtale med OBOS for Entelios.pdf
2. Fremtid Ny forsikring for ØHV.pdf
3. Fremtid Forsikringsavtale.pdf
Sak 5
OBOS oppstart
Dette er en oppfølging av saken "OBOS-oppstart", som er sperret pga. feil i utsending av forrige referat (24.8./0.0.00.) Hele saksbehandlingen fra 24.8. gjelder fortsatt.
Xxxxxxxxxx og Xxxxx hadde møte med toppledelsen i OEF AS 6. september. Etter møtet kunne vi annonsere i medlemspost 36: "Etter formelle diskusjoner med jurister i OBOS Eiendomsforvaltning AS og Skattedirektoratet har vi endelig fått svar på vårt spørsmål,
«Hva type organisasjon er ØHV, og hvilke regnskaps- og årsmøterutiner skal vi følge?» Svaret er i korthet: «ØHV kan fortsette som før!»" Dette gir oss ny energi! Spesielt gjelder dette i regnskapsrutinene, men like viktig, Vi kan komme i gang med Medlemsportalen. Begge deler får re-start i det neste styret.
Xxxx deltok på Høstseminaret til OBOS 14.sep. Traff Daglig leder Xxxxxx Xxxxxxx. Enighet om "Vi skal begge utvikle og forbedre oss. ØHV har "åpen dør."
Forslag til vedtak
Oppfølging av alle saker som har ventet på den avklaringen overlates til kommende styre. 1.Pri er ordne opp i utbetaling av kontingenter for 2020 og 2021. Parallelt må Medlemsportalen prioriteres!
Vedtak
Oppfølging av alle saker som har ventet på den avklaringen overlates til kommende styre. 1.Pri er ordne opp i utbetaling av kontingenter for 2020 og 2021. Parallelt må Medlemsportalen prioriteres!
Sak 6
Årsmøtet 14. oktober 2021
Vi må fordele oppgaver før, under og etter selve årsmøtet. Se vedlegg. Er dette en komplett oppgaveliste?
Er fordelingen grei for de delegerte? Hvem tar de åpne ?? postene?
Vi Har fått Ordstyrer, Xxxx Xxxxxxxx OMV 164. Vi må utpeke referent (1+1)
Se siste utspill fra RT. Er det en styresak eller en privatsak? I tilfelle, hva gjør styret med dette?
Vi må behandle 2 benkeforslag fra styret, sak 1 (innsyns-revisjon) og sak 10 (Revisor). Roar renskriver 2 utkast. Resultatene blir vedlagt referatet.
Forslag til vedtak
Prøve å "tyvstarte" fordelingen. Avvente diskusjonen
Roar renskriver 2 utkast. Resultatene blir vedlagt referatet.
Notater fra møtet
Styret diskuterte Xxxx Xxxxxx utspill (gult notat) og besluttet vedtak. I ettertid har det kommet SMS fra RT om hemmelig avstemming.
Vedtak
- "RTs gule sider" er å betrakte som et privat valgkampinnlegg, som hører hjemme under sak 10 i årsmøtet. Årsmøtet gjennomføres som annonsert.
- Roar sender mail til våre medlemmer som minner om GF. Han nevner samtidig hvorfor RT's forslag til sak til GF ble avvist.
- Roar varsler valgkomiteen om oppgavefordeling.
- Styret var enstemmig i benkeforslag vedr. ny revisor.
Vedlegg
1. Huskeliste for GF.pdf
2. Benkeforslag på ny revisor.docx
Sak 7
PaGa
Dette er en oppfølging av saken "Xxxxxxxxx og Garasjer", som er sperret pga. feil i utsending av forrige referat (24.8./0.0.00.) Hele saksbehandlingen fra 24.8. gjelder fortsatt.
Styreleder og Xxxxx har hatt flere runder med "justeringer i tekster", både i reglene og i følgebrevet, som begge er klare til utsending rett etter årsmøtet. Det er også kjøpt
inn oblater og gjestekort. Det er likevel noen forberedelser til som må ferdigstilles før vi kan sette regelverket i full drift, f. eks. re-starte P-selskapet, innmelding av biler, dele ut oblater, registrere biler i databasen, flytte steiner og merke opp nye P-plasser.
Ingar tar med de nye tekstene og leder debatten i tirsdagens møte. Xxxxx og Dzemal tar stafetten videre i det neste styret.
Forslag til vedtak
Et enstemmig styre står bak konklusjonen at:
- Strategien til styret og utvalg er å sørge for flere parkeringsplasser og etterlevelse.
- Alle biloppstillingsplasser inne i garasjene må regnes med som del av det regulerte kravet om parkeringskapasitet for vårt bofellesskap. Innstramming av etterlevelse er for å gjøre den samlede parkeringssituasjonen bedre - for alle beboere i OMV 10- 192.
- Alle "nye" regler er ny gjentagelser av eksisterende intensjoner og regler. Følgelig er det ikke nødvendig med GF-vedtak for å håndheve reglene etter intensjon og tekst.
- De nye tekstene skal legges til som vedlegg til denne saken før referatet går til godkjenning.
- Resultatet fra PaGa-prosjektet annonseres/ settes i drift snarest etter årsmøtet 14. okt. 2021.
- Ingar og Dzemal tar stafetten videre i det neste styret.
Notater fra møtet
Roar sjekker bruk av ordet "eier" og sanksjonsmuligheter hos advokat før følgende punkt kan stemmes for:
- Alle biloppstillingsplasser inne i garasjene må regnes med som del av det regulerte kravet om parkeringskapasitet for vårt bofellesskap. Innstramming av etterlevelse er for å gjøre den samlede parkeringssituasjonen bedre - for alle beboere i OMV 10- 192.
Vedtak
Et enstemmig styre står bak konklusjonen at:
- Strategien til styret og utvalg er å sørge for flere parkeringsplasser og etterlevelse.
- Alle "nye" regler er ny gjentagelser av eksisterende intensjoner og regler. Følgelig er det ikke nødvendig med GF-vedtak for å håndheve reglene etter intensjon og tekst.
- De nye tekstene skal legges til som vedlegg til denne saken.
- Roar sjekker en sak med advokat.
- Resultatet fra PaGa-prosjektet annonseres/ settes i drift snarest etter årsmøtet 14. okt. 2021.
- Ingar og Dzemal tar stafetten videre i det neste styret.
Vedlegg
1. Garasjeutleie standard mal v1.2.pdf
2. Parkeringsregler for ØHV.pdf
3. Info om parkeringsreglene.pdf
Sak 8
Eventuelt og fast avslutning
Eventuelle innmeldte saker: Foreløpig ingen. Korte orienteringspunkter:
- Ramin følger opp sin sak rimelig bra. Roar har sendt bemerkning til siste "plan" fra Ramin. Disse er mottatt og akseptert.
- Styreleder har fått 2 tips/ ønsket om ny praksis for vedlikehold av fellesområder som medlemmene pr. i dag har ansvar for (rode-inndelingen i hverdagen og dugnader). (Ønsker å kjøpe alle tjenester og frigjøre eiere for alt ansvar for utearealene.)
- Styreleder har snakket med B. Forliksrådet har avsagt dom i inkassosaken mot B. Regning fra kr. 3.390 til kr. 6.575.
- Roar i møte 14. sep. med D.leder i OEF AS, Xxxxxx Xxxxxx. Enighet om "åpen dør for samarbeid".
Møteplan:
14 okt. Oppmøte for Årsmøte kl. 1700
15 okt. Opptelling og informasjon om foreløpig resultat 23 okt. Svare Le om utbetaling av honorarer
?? okt. Lanseringsplan for Medlemsportalen 26 okt. Konstituerende styremøte
?? okt. Lanseringsring av PaGa 05 nov. Lansere Medlemsportalen 16 nov. Styremøte
Kjent fravær:
Noen som ikke kan?
Forslag til vedtak
- Redegjørelsen tas til orientering.
Notater fra møtet
Ingar må snarest sende de to ferdige dokumentene til Roar. Skal følge med protokollen for signering.
Vedtak
- Redegjørelsen tas til orientering.