REGLER FOR KONKURRANSEGJENNOMFØRING
REGLER FOR KONKURRANSEGJENNOMFØRING
- KVALIFIKASJONSSØKNAD
etter Lov om offentlige anskaffelser og Forskrift om offentlige anskaffelser, del I og del II
Prosjektstyringssystem
03.02.2015
Innhold
1 GENERELL INFORMASJON OM KONKURRANSEN | 3 | ||||
1.1 Definisjoner | 3 | ||||
1.2 Oppdragsgiver | 3 | ||||
1.3 Kommunikasjon og kontaktperson | 3 | ||||
1.4 Anskaffelsens formål og omfang | 4 | ||||
1.5 Oppbygging av kvalifikasjonsgrunnlaget | 4 | ||||
1.6 Endring av konkurransedokumentene og tilleggsopplysninger | 5 | ||||
1.7 Tentativ fremdriftsplan 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN | 5 | 5 | |||
2.1 Anskaffelsesprosedyre | 5 | ||||
2.2 Offentlighet | 6 | ||||
2.3 Taushetsplikt | 6 | ||||
2.4 Søkers plikter ved feil og mangler i kvalifikasjonsgrunnlaget | 6 | ||||
3 KRAV TIL FORESPØRSELEN | 6 | ||||
3.1 Innlevering av forespørsel | 6 | ||||
3.2 Generelle krav til forespørselen | 6 | ||||
3.3 Krav til utforming av forespørselen | 7 | ||||
3.4 Krav til struktur av forespørselen | 7 | ||||
3.5 Åpning av forespørsler 4 KVALIFIKASJONSKRAV | 8 | 8 | |||
4.1 Obligatoriske krav og krav til Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling | 8 | ||||
4.2 Søkerens økonomiske og finansielle stilling | 9 | ||||
4.3 Søkerens tekniske og faglige kvalifikasjoner | 10 | ||||
5 VALG AV KVALIFISERTE SØKERE | 11 | ||||
5.1 Gjennomføring av kvalifiseringen | 11 | ||||
5.2 Antall leverandører som blir invitert til å gi tilbud | 11 | ||||
5.3 Antall tilbud det vil bli forhandlet om | 11 | ||||
6 AVSLUTNING AV KVALIFISERINGEN | 11 | ||||
6.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse | 11 | ||||
6.2 Avvisning av leverandøring | 11 | ||||
6.3 Meddelelse om valg av kvalifiserte leverandører | 11 | ||||
1 Generell informasjon om konkurransen
1.1 Definisjoner
Begrep | Forklaring |
Kvalifikasjonsgrunnlag | Se punkt 1.5 Oppbygging av kvalifikasjonsgrunnlaget |
Oppdragsgiver og Kunde | Oppdragsgiver er Bergen Teknologioverføring AS (BTO). Enkelte av dokumentene i konkurransegrunnlaget bruker også begrepet Kunde. Kunde og Oppdragsgiver brukes synonymt. |
Søker, Tilbyder og Leverandør | Søker er den leverandør som søker om å bli kvalifisert i aktuell konkurranse. Tilbyder er betegnelse som brukes på alle som inngir tilbud i aktuell konkurranse. Etter avtalesignering brukes begrepet Leverandør. Leverandør og Tilbyder brukes synonymt. |
1.2 Oppdragsgiver
Oppdragsgiver er Bergen Teknologioverføring AS (BTO).
Bergen Teknologioverføring AS, BTO, har som formål å være et kompetansesenter for innovasjon og kommersialisering av forskningsresultater. Dette innebærer forvaltning av selskapseiernes og andres immaterielle rettigheter og interesser knyttet til forskningsresultater og forskningsprosesser. BTO skal videre utføre utredning, rådgivning og administrativ oppfølging i forbindelse med mulig kommersialisering samt andre aktiviteter som står i naturlig sammenheng med dette. Dette oppnås gjennom effektive kommersialiseringsprosesser, aktiv kulturbygging og gode holdninger. Selskapet har forretningsadresse i Bergen kommune.
BTO er eid av Helse Bergen (40 %), Universitetet i Bergen (40 %) og Havforskningsinstituttet (20 %). Selskapet har også etablert samarbeid med Høgskolen i Bergen (HIB), Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx Research (CMR), Norsk institutt for forskning på ernæring og sjømat (NIFES), Uni Research AS og Xxxxxx Xxxxxxxxxxx, avd. Bergen) for utredning og oppfølging av kommersialiserbare forskningsresultater.
1.3 Kommunikasjon og kontaktperson
Oppdragsgivers kontaktperson er:
Navn: | Xxxxxxx Xxxxx |
e-post: |
Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post.
Det skal ikke være kontakt eller kommunikasjon om denne konkurransen med andre personer hos Oppdragsgiver enn ovennevnte kontaktperson. All kontakt om denne konkurransen med andre personer hos Oppdragsgiver skal initieres og godkjennes skriftlig av nevnte kontaktperson før gjennomføring.
Kontakt som ikke er godkjent av overnevnte person hos oppdragsgiver, vil kunne føre til at Tilbyder blir avvist fra konkurransen, jfr. FOA§20-12 (1) litra a.
1.4 Anskaffelsens formål og omfang
BTO har utarbeidet og forankret nytt IT-målbilde for hele virksomheten. Dette innebærer restrukturering og fornyelse av flere IT-systemer, blant annet et nytt prosjektstyringsverktøy. Formålet med anskaffelse av et nytt prosjektstyringsverktøy er å anskaffe et helhetlig arbeidsverktøy for oppfølging og gjennomføring av prosjekter i BTO.
Systemet skal sikre
• forbedret kvalitet og effektivitet i etablering, gjennomføring og styring av prosjekter
• mer standardisert gjennomføring, oppfølging, dokumentering og rapportering
• bedre støtte for risikostyring
• bedre kontroll og kvalitet på endringsbehov i prosjektgjennomføringen
• bedre kontroll og oversikt over ressursstyring og timeforbruk i prosjektene
Prosjektstyringssystemet er tenkt å være en webbasert eller tilsvarende levert tjeneste som ikke krever installasjon hos BTO eller anskaffelse av maskinvare. Hele eller deler av løsningen skal også kunne være tilpasset for bruk på nettbrett/mobil. Systemet skal primært kunne
• fungere som en samhandlingsplattform, der brukere kan kommunisere, gi hverandre oppgaver og dele dokumenter med hverandre.
• lagre alle nødvendige prosjektdata, inkludert beskrivelse av ideen som skal kommersialiseres, prosjektets faser med sjekklister av hva som skal gjøres, prosjektets fremdrift målt mot prosjektets milepæler og oversikt over timeforbruk
• lagre dokumenter som blir utformet gjennom prosjektet, og knytte disse opp mot riktig prosjekt.
• lagre kontaktinfo på aktører forbundet med et prosjekt
• xxxxx et utvalg prosjektmaler som gjør det raskere for brukerne å etablere prosjekter og å utforme dokumenter
• levere data til andre systemer som økonomisystem og rapporteringssystem
Systemet må også kunne benyttes for timeregistrering, kontaktinfo og dokumenthåndtering for forhold som ikke er knyttet til et prosjekt. Alle dokumenter må kunne lagres på en sikker måte ihht innholdets sensitivitet.
1.5 Oppbygging av kvalifikasjonsgrunnlaget
Kvalifikasjonsgrunnlaget består av følgende dokumenter:
Dokument | Navn | Beskrivelse / instruks |
Konkurranseregler | Dette dokumentet (pdf) | |
Vedlegg A | Tilbudsbrev | Fylles ut og legges ved tilbudet |
Vedlegg B | Informasjon om tilbyder | Fylles ut og legges ved tilbudet |
Vedlegg C | Egenerklæring HMS | Fylles ut og legges ved tilbudet |
Vedlegg D | Forpliktelseserklæring | Fylles ut og legges ved tilbudet |
Vedlegg E | Referansebeskrivelser | Fylles ut og legges ved tilbudet |
1.6 Endring av konkurransedokumentene og tilleggsopplysninger
Dersom Tilbyder finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller at det foreligger antatte feil i konkurransedokumentene, skal Xxxxxxxx pr e-post eller brev be om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver ved Oppdragsgivers kontaktperson, jf. 1.3.
Henvendelser merkes: ”Prosjektstyringssystem”
Oppdragsgiver vil besvare spørsmålene på en generell og anonymisert måte. Tilleggsopplysninger eller endringer av konkurransedokumentene vil bli lagt ut på xxx.xxxxxx.xx og dermed være tilgjengelig for samtlige leverandører som har meldt sin interesse. Det er Søkerens ansvar å holde seg oppdatert på tilleggsopplysningene.
Oppdragsgiver vil også kunne foreta endringer av konkurransedokumentene underveis på eget initiativ i henhold til FOA § 17-2(1).
1.7 Tentativ fremdriftsplan
Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for kvalifikasjonsprosessen:
Aktivitet | Tidspunkt |
Kunngjøring DOFFIN | 04.02.2015 |
Frist for å stille spørsmål | 26.02.2015 |
Frist for å levere kvalifikasjonsforespørsel | 10.03.2015 |
Kvalifisering av søkere | Uke 11-12 |
Utsendelse av konkurransegrunnlag til kvalifiserte søkere | 20.03.2015 |
Frist for å stille spørsmål | 17.04.2015 |
Frist for å levere tilbud | 29.04.2015 |
Fremdriftsplan for den videre gjennomføring av konkurransen, vil fremgå av konkurransegrunnlaget som sendes til kvalifiserte søkere, men BTO har som overordnet mål å signere kontrakt med valgt tilbyder før sommeren 2015, og starte implementering av nytt system i august 2015.
2 Regler for gjennomføring av konkurransen
2.1 Anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal følge prosedyren «Konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring» etter forskriftens del I og del II. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandører mulighet å søke om kvalifikasjon for å få lov til å delta i konkurransen. Oppdragsgiveren inviterer leverandører til å delta i konkurransen på bakgrunn av de krav som er stilt i kvalifikasjonsgrunnlaget.
2.2 Offentlighet
Tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet inntil meddelelse om avtaletildeling er gitt, jfr. Offentleglova av 19.05.2006 nr.16 § 23.
2.3 Taushetsplikt
Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jfr. FOA § 3-6, jfr. forvaltningsloven § 13.
2.4 Søkers plikter ved feil og mangler i kvalifikasjonsgrunnlaget
Dersom Xxxxxxxx oppdager feil, mangler eller annet som er utelatt eller uklart i kvalifikasjonsgrunnlaget, skal Xxxxxxxx straks varsle Oppdragsgiver om dette.
3 Krav til forespørselen
3.1 Innlevering av forespørsel
Forespørsel skal leveres enten direkte eller pr post til:
Navn: | Bergen Teknologioverføring AS v/Xxxxxxx Xxxxx |
Postadresse: | Xxxxxxxxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxx |
Besøksadresse (innleveringssted virkedager mellom kl. 08:00 og 15:30) | BTO’s Resepsjon, 2.etg (Inngang VilVite-senteret) Xxxxxxxxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxx |
Forespørselen skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av søknadsfristen. Innlevering av forespørsel utenfor angitt åpningstid må avtales spesielt.
For sent innkommet forespørsler vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (Posten, budfirma, etc.).
3.2 Generelle krav til forespørselen
Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav, dokumentasjon og avklaringspunkter i kvalifikasjonsgrunnlaget besvares/innleveres/belyses.
Kostnader som Xxxxxxxx pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølgning av forespørselen vil ikke bli refundert.
3.3 Krav til utforming av forespørselen
Forespørsel skal utformes og leveres på følgende måte:
• Oversendes i lukket og nøytral forsendelse, og merket med «Kvalifikasjonssøknad Prosjektstyringssystem» og «Åpnes kun av adressat»
• Forespørsel inkl. vedlegg skal være utformet på norsk.
• Forespørsel skal leveres i følgende to versjoner
o Papirversjon
• Forespørselen m/vedlegg skal leveres innbundet i ringperm eller tilsvarende med fast ryggperm. Mellom hvert punkt i besvarelsen skal det være et skilleark.
• Arkene skal ikke stiftes.
• Perm skal merkes med Søkers navn og tittel på anskaffelsen (Prosjektstyringssystem).
o Elektronisk versjon
• Forespørselen m/vedlegg leveres på minnepinne.
• Dokumentene skal ligge i en felles filmappe med Tilbyders navn.
• Hvert dokument prefikses med nummer og litra i tråd med strukturen i neste punkt.
Forespørsel som ikke leveres i henhold til beskrevet struktur vil kunne avvises.
3.4 Krav til struktur av forespørselen
Forespørselen skal bestå av dokumenter i henhold til strukturen angitt under, i angitt rekkefølge og med angitt nummerering. Denne strukturen og rekkefølgen gjelder både for papirdokumentene og de elektroniske dokumentene (filnavn og struktur):
1. Tilbudsbrev, jf «Vedlegg A». Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av den som står oppført som daglig leder/adm. direktør i Firmaattest fra Brønnøysundregistrene eller tilsvarende personer med signaturrett i Firmaattest fra Brønnøysundregistrene. Alternativt skal det ligge ved fullmaktserklæring fra daglig leder/adm. direktør eller personer med signaturrett i henhold til Firmaattesten.
2. Informasjon om Søker, jf «Vedlegg B».
3. Attester, jf punkt 4.1
A. Skatteattest, MVA-attest
B. Firmaattest (ikke obligatorisk)
C. HMS-egenerklæring, jf «Vedlegg C».
4. Dokumentasjon på Tilbyders økonomiske og finansielle stilling, jf punkt 4.2
5. Dokumentasjon på Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf punkt 4.3 herunder
A. Gjennomføringsevne
B. Beskrivelse av referanser, jf. «Vedlegg E».
C. Beskrivelse av system for Kvalitetssikring.
6. Hvis aktuelt: Beskrivelse av underleverandører/samarbeidspartner inkl. Forpliktelseserklæring, jf. «Vedlegg D». Det skal leveres egen Skatteattest, MVA-attest og HMS-egenerklæring som inngår under punkt 3 samt dokumentasjon på underleverandør/samarbeidspartners økonomiske og finansielle stilling eller tekniske og faglige kvalifikasjoner, dersom det er aktuelt for Tilbyder å benytte underleverandør, samarbeidspartner, morselskap eller lignende for å oppfylle kvalifikasjonskravet
«Tilbyders økonomiske og finansielle stilling» eller kvalifikasjonskravet «Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner».
3.5 Åpning av forespørsler
Åpningen vil ikke være offentlig.
4 Kvalifikasjonskrav
Tilbyder må oppfylle kravene opplistet under for å kunne være kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som inviteres til å levere tilbud.
Tilbyder er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at forespørselen blir avvist, jfr. FOA § 20-12.
4.1 Obligatoriske krav og krav til Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjonskrav |
A. Det er et krav at norske tilbydere har oppfylt sine for- pliktelser i forhold til innbetaling av skatt og mva. | 1. Skatteattest som utstedes av kemner/kommunekasserer. 2. Attest for betalt merverdiavgift som utstedes av Skatteetaten. Attestene skal være utstedt på Skattedirektoratets skjema RF-1244 eller annen blankett som gir de samme opplysninger. Attestene skal ikke vise vesentlige restanser. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsfristen for tilbudet. |
B. Det er et krav at Tilbyder er et lovlig etablert foretak. | Norske selskaper: Dokumenteres gjennom dokumentasjonskravene i tabellraden over (A), men firmaattest kan vedlegges for å dokumentere daglig leder/adm. direktør. Utenlandske selskaper: Dokumenteres at foretaket er registrert i bransjeregister eller foretaks- register som foreskrevet i lovgivningen i det land som Tilbyder er etablert. |
C. Tilbyder skal ha et fungerende HMS- system. | HMS egenerklæring, se «Vedlegg C». HMS egenerklæring skal være signert av den som står oppført som daglig leder/adm. direktør i Firmaattest fra Brønnøysundregistrene eller tilsvarende. Alternativt skal det ligge ved fullmaktserklæring fra daglig leder/adm. direktør. |
4.2 Søkerens økonomiske og finansielle stilling
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjonskrav |
A. Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell styrke til å gjennomføre opp- draget/avtalen | Kredittvurdering, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En vurdering skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Vi forbeholder oss retten til å innhente kredittvurdering på eget initiativ fra velrennomert ratingselskap. Selskaper uten tilfredsstillende kredittvurdering, nystartede selskaper med kredittrating AN, enkelte utenlandske selskaper eller selskaper uten innrapporteringsplikt til Brønnøysundregistrene vil ikke alltid kunne levere kredittrating som dokumentasjon på at kvalifikasjonskravet er tilfredsstilt. I slike tilfeller vil dette kunne kompenseres med tilfredsstillende garanti fra bank og/eller garanti fra morselskap med tilfredsstillende kredittvurdering som gir en tilsvarende sikkerhet for gjennomføringsevnen. Slik alternativ dokumentasjon skal følge som en del av tilbudet. Tilbyder kan velge å støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kravet til økonomiske og finansielle styrke. Tilbyder må i så fall dokumentere ressursene til de foretakene han vil støtte seg på og bevise at han vil ha rådighet over de nødvendige ressursene fra disse i kontraktsperioden, ved for eksempel å legge frem en forpliktelses- erklæring, garanti, samarbeidsavtale eller lignende. Dette gjelder uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom foretakene, dvs. at de støttende foretakene enten kan være Søkers morselskap, et annet foretak i samme konsern, en samarbeidspartner eller lignende. |
4.3 Søkerens tekniske og faglige kvalifikasjoner
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjonskrav |
A. Tilbyder skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne. | Tilbyder skal beskrive virksomhetens primære virksomhet og angi eventuelle underordnede/sideordnete satsningsområder, og angi styrkeforhold/prioriteringer disse imellom med tanke på å klargjøre hvor sentral en slik leveranse er i forhold til virksomhetens primære virksomhet. Tilbyder skal redegjøre for leverandørens totale gjennomsnittlige arbeidsstyrke og utdanning/faglige kvalifikasjoner, og eventuelt tilsvarende innenfor det virksomhetsområdet av leverandørens virksomhet som er aktuell for håndtering av forespurt leveranse. Tilbyder skal beskrive hvordan en slik leveranse som BTO forespør vil bli håndtert med tanke på prioritering og disponering av ressurser og organisering av leveransen. Tilbyder kan velge å støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kravet til tekniske og faglige kvalifikasjoner. Tilbyder må i så fall dokumentere ressursene til de foretakene han vil støtte seg på og bevise at han vil ha rådighet over de nødvendige ressursene fra disse i kontrakts- perioden, ved for eksempel å legge frem en forpliktelses- erklæring, garanti, samarbeidsavtale eller lignende. Dette gjelder uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom foretakene, dvs. at de støttende foretakene enten kan være søkers morselskap, et annet foretak i samme konsern, en samarbeidspartner eller lignende. |
B. Xxxxxxxx skal ha god erfaring fra tilsvarende oppdrag. Som tilsvarende oppdrag regnes levering av den ytelse konkur- ransen omfatter til offentlige etater/-foretak eller private virksomheter av tilsvarende karakter/størrelse som BTO. | Referanser fra relevante oppdrag/leveranser de siste 3 år. «Vedlegg E» skal fylles ut av tilbyder med minimum 3 og inntil 5 relevante referanser. Oppdragsgiver skal ha mulighet til å kontakte kontaktpersoner som oppgis. Attester utstedt eller bekreftet av Tilbyders kunde kan vedlegges. Oppdragsgivers eventuelle egne erfaringer med Tilbyder vil bli vektlagt på linje med eksterne dokumenterte referanser. |
C. Tilbyder skal ha et velfungerende kvalitetssikrings- system for tjenestene som skal leveres. | Dersom rutinene som er omtalt under dette punkt er i samsvar med ISO-standard eller tilsvarende 3. parts- verifiserte system, er det nok å legge frem et gyldig sertifikat med opplysning om hvor dette er omtalt. Alternativt kan det gjøres greie for eksisterende system og rutiner som dokumenterer at kravet er dekket. |
5 Valg av kvalifiserte Søkere
5.1 Gjennomføring av kvalifiseringen
Oppdragsgiveren vil evaluere innsendte kvalifikasjonsforespørsler opp mot de kvalifikasjonskravene som er stilt i punkt 4.
5.2 Antall leverandører som blir invitert til å gi tilbud
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avgrense hvor mange leverandører som blir invitert til å gi tilbud. Så lenge det foreligger et tilstrekkelig antall kvalifiserte leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene, vil tallet på leverandører som blir invitert til å gi tilbud bli avgrenset til minimum 3 og maksimum 8. Utvelgelsen gjøres i forhold til hvilke leverandører som blir vurdert som best kvalifiserte på bakgrunn av kvalifikasjonskravene som er stilt i pkt. 4.2 og 4.3.
5.3 Antall tilbud det vil bli forhandlet om
Oppdragsgiver legger opp til at forhandlingene gjennomføres i flere faser og reduserer det antall tilbud som det skal forhandles om, jf. FOA § 20-11, i hver fase. En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene.
Forhandlinger vil bli gjennomført i samsvar med de alminnelige regler i FOA § 3-1 og § 3-6.
6 Avslutning av kvalifiseringen
6.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen, dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA § 22-1.
6.2 Avvisning av leverandøring
Avvisningsreglene i FOA § 20-12 vil være aktuelle. Leverandørene oppfordres til å gjøre seg kjent med disse.
6.3 Meddelelse om valg av kvalifiserte leverandører
Oppdragsgiver vil sende en skriftlig begrunnelse dersom Søkerens kvalifikasjonsforespørsel blir avvist.