Utlysning: Rammeavtale om konsulentoppdrag

Utlysning: Rammeavtale om konsulentoppdrag

Organisasjons- og økonomigjennomganger 2021 – 2022

1 Informasjon om Digni

Oslo, 19.3.2021

Digni er en paraplyorganisasjon for 20 norske kristne organisasjoner og kirkesamfunn som jobber med langsiktig utviklingsarbeid i 35 land i Afrika, Asia og Latin Amerika. På vegne av medlems- organisasjonene, forvalter Digni en avtale med Norad - Direktoratet for utviklingssamarbeid. I gjeldende avtaleperiode (2018 - april 2023), mottar Digni årlig 186 millioner kroner fra Norad. Dignis sekretariat kvalitetssikrer arbeidet som støttes, fører kontroll med bruk av midlene, ivaretar den strategiske koordineringen av porteføljeinnsatsen, og rapporterer resultater til Norad. Digni fremmer også medlemmenes interesser overfor myndighetene og andre aktører, og legger til rette for kompetanse- og nettverksbygging.

Digni har en samarbeidsavtale med hver av sine medlemsorganisasjoner, som reflekterer innholdet i samarbeidsavtalen mellom Norad og Digni. Medlemsorganisasjonene signerer, i sin tur, samarbeidsavtale med sine nasjonale partnere, med langsiktig og bærekraftig fokus. Xxxxxx har medlemsorganisasjonene anslagsvis 300 000–350 000 medlemmer og støttespillere i Norge. Gjennom langvarige engasjement og erfaring, står medlemmene for en bred og solid utviklingskompetanse, De følger opp lokale partnerne og deres utviklingsprosjekter med faglig rådgivning og kompetansehevingstiltak. Xxxxxxxxxx har ansvar for å formidle krav og forventninger fra Digni og til sine lokale partnere, og rapportere resultater fra utviklingsarbeidet til Digni.

Hovedtyngden av de lokale partnerne til Dignis medlemmer er kirker eller trosbaserte organisasjoner, som igjen har tett samarbeid med andre nasjonale sivilsamfunnsorganisasjoner og lokale myndigheter. De trosbaserte aktørene nyter ofte stor tillit, og har dype røtter og bred oppslutning i lokalsamfunnene. I enkelte land samarbeider også Dignis medlemmer med kirker, verdibaserte organisasjoner (NGOs) eller direkte med lokale myndigheter. Les mer om Digni på xxx.xxxxx.xx.

Som en del av sin kvalitetssikring, interne kontrollrutine og kompetansebyggende tiltak, gjennomfører Digni regelmessige organisasjons- og økonomigjennomganger av sine medlemsorganisasjoner.

Gjennomgangene inkluderer en risikoanalyse over organisasjonsrelaterte faktorer som kan påvirke forvaltningen av tilskuddet fra Digni, samt organisasjonenes etterlevelse av egen eller Dignis antikorrupsjonspolicy.

2 Oppdraget

Digni ønsker å signere en rammeavtale med en konsulent eller et konsulentbyrå som kan gjennomføre to til tre organisasjons- og økonomigjennomganger av Dignis medlemmer i 2021. Organisasjonene rammeavtalen er planlagt å gjelde for er Blå Kors Norge, Det Norske Misjonsselskap og Misjonsalliansen. Dersom det åpnes for reiser til utlandet, ønsker Digni også å få gjennomført gjennomganger av to til tre partnere i Afrika og/eller Asia i løpet av 2022.

Kontaktperson i Digni for utlysninger er Xxxxxxxx X. Xxxxxxxxxxxxxx Xxxx, xx@xxxxx.xx .

3 Mål med gjennomgangene

Gjennomgangene skal besvare følgende spørsmål: «Er organisasjonens kapasitet, kompetanse og systemer for prosjekt- og økonomiforvaltning tilstrekkelig for å håndtere tilskudd fra Digni i henhold til Dignis samarbeidsavtale med Norad 2018 – 2023?»

Gjennomgangen forventes å identifisere suksessfaktorer, utfordringer og risikoer knyttet til organisasjonens forvaltning av Digni-finansierte prosjekter, og å gi anbefalinger til forbedringer.

4 Omfang

Fokuset er medlemsorganisasjonenes avdeling som forvalter Digni-finansiert utviklingsarbeid og de organer som påvirker disse oppgaver. Gjennomgangene vil omfatte følgende områder som er knyttet til forvaltningen av Digni-finansierte prosjekter:

- Styrings- og beslutningstakingssystemer (governance) i organisasjonen som påvirker bistandsstrategien og implementeringen av utviklingsprosjektene,

- Organisasjonens menneskelige ressurser knyttet til forvaltningen av Digni-porteføljen, med tanke på kapasitet og bistandsfaglig kompetanse,

- Økonomiforvaltningssystemer, interne rutiner og kontrollsystemer, og organisasjonens etterlevelse av disse (compliance),

- Organisasjonens systemer for prosjektplanlegging, budsjettering, narrativ og økonomisk rapportering med hensyn til Dignis kriterier, og etterlevelsen av disse,

- Samhandlingen mellom regnskaps- og prosjektstab,

- Organisasjonens kompetanse og kapasitet knyttet til monitorering av prosjekter og oppfølging av partnere i felt,

- Organisasjonens systemer for forebygging, håndtering, varsling og oppfølging av misligheter, og etterlevelse av disse,

- Risikoanalyse over interne faktorer som påvirker forvaltningen og forvaltningskapasiteten til organisasjonen.

- For Misjonsalliansen spesielt; styring, kvalitetssikring, systemer for forvaltning og intern og ekstern kontroll av mikrofinansvirksomheten som er finansiert av Digni.

Det vil bli utarbeidet konkrete oppdragsbeskrivelser (Terms of Reference) med tilpassede spørsmål for gjennomgangen av hver av organisasjonene.

Basert på funnene og risikoanalysen, skal gjennomgangen gi spesifikke anbefalinger som tar sikte på å styrke organisasjonen som en utviklingsaktør med støtte fra Norad gjennom Digni. Anbefalingene skal systematiseres i henhold til følgende oppsett: observasjon, anbefaling og prioritet (høy, middels, lav).

Det Norske Misjonsselskap og Misjonsalliansen har rammeavtale med Digni. Det innebærer at de har fått delegert ansvaret til selv å behandle prosjektsøknader og -rapporter. Forutsetningen er at de har et fungerende «Ledelsessystem for kvalitet» (kvalitetssystem) som er godkjent av Digni. I disse tilfellene vil en del av oppdraget bli å se på hvilke forbedringer og eventuelt forenklinger som kan gjøres for at organisasjonens ledelsessystem for kvalitet skal bli mest mulig effektivt og tjenlig.

5 Metode

Datainnhenting skal baseres på en dokumentgjennomgang, intervjuer med Digni og organisasjonens revisor, og intervjuer og/eller workshop med relevante ansatte hos organisasjonen. Deltakere som vil

inngå i gjennomgangen er bistandskonsulenter og -rådgivere, ansatte som jobber med økonomi og regnskap, representanter fra toppledelsen, styret og eventuelle bistandsråd e.l.

Relevante referansedokumenter:

- Avtaleverket i kjeden Norad – Digni – medlem – partner

- Dignis verktøy for Due Diligence

- Relevante spørsmål fra Dignis verktøy for organisasjonsgjennomganger “The abilities”

- Dignis antikorrupsjonspolicy

- Dignis «Financial check-list»

- Dignis Prosjektmanual

- Organisasjonens egne styringsdokumenter og håndbøker

- Prosjektsøknader, prosjektrapporter og rapporter fra prosjektbesøk

- Konsulentens egne verktøy for organisasjons- og økonomigjennomganger.

6 Konsulenten/teamet

Følgende krav til kompetanse og kvalitet stilles til konsulenten(e):

- Erfaring med organisasjons- og økonomigjennomganger

- Kjennskap til mikrokredittinstitusjoner

- Mestring av deltakende og kvalitative evalueringsmetoder

- God kjennskap til hvordan sivilt samfunn i Norge jobber med utviklingsarbeid

- God kjennskap til, og erfaring, med Norads tilskuddskriterier

- God kjennskap til, og erfaring, med risikobasert tenkning

- Kjennskap til, og erfaring med, norske kristne organisasjoners utviklingsarbeid i Sør er en fordel

- God kjennskap til, og erfaringer med ledelsessystemer for kvalitet vil bli vektlagt

- Meget gode språkkunnskap i engelsk, muntlig og skriftlig. Fransk er en fordel

- Gode evner til å kommunisere sine funn og konklusjoner med den enkelte organisasjon som er i fokus for gjennomgangen, også dersom det skulle oppstå uenigheter.

Konsulenten(e) bes opplyse om eventuelle tilknytninger/relasjoner til organisasjonene som skal gjennomgås og bekrefte at det ikke er noen interessekonflikter.

7 Dignis rolle og ansvar

Digni er oppdragsgiver. Det innebærer at Digni signerer avtale med konsulent, følger opp fremdriftsplan, dekker utgifter knyttet til gjennomgangene, sørger for at relevante dokumenter er på plass, og koordinerer kontakt mellom konsulent og medlemsorganisasjonen.

8 Tidsrammer

Digni har lagt opp til følgende tidsramme for tilbudsprosessen:

22. – 26.3.21	Dignis kontaktperson svarer på spørsmål til konkurransegrunnlaget
7.4.21 kl. 12.00	Tilbudsfrist. Digni vil ta kontakt med tilbydere underveis i vurderingsprosessen for å avklare eventuelle uklarheter.
13.4.20	Resultatet foreligger. Den foretrukne konsulenten/firmaet tilbys rammeavtalen, og øvrige tilbydere blir informert.
16.4.20	Frist for aksept av tilbud. Dialog med konsulenter om detaljer i oppdragsbeskrivelsene for de enkelte gjennomgangene for 2021 starter.
Innen 30.4.21	Kontraktsinngåelse

Gjennomgangen av to til tre av Dignis medlemmer i Norge vil bli gjennomført i tidsrommet mai – desember 2021. Gjennomgangen av to til tre partnere i Afrika eller Asia vil bli gjennomført i løpet av 2022 dersom det blir mulig å reise.

Mer spesifikke datoer for intervju og/eller workshop, samt frister for ferdigstillelse av endelig rapport, avtales for hver av gjennomgangene.

9 Rapport

Maksimum 20 sider, ekskl. vedlegg. Språk: norsk eller engelsk, etter avtale.

Rapporten skal inneholde sammendrag, introduksjon, metodebeskrivelse, funn/observasjoner, konklusjoner og anbefalinger. Anbefalingene skal systematiseres i henhold til områdene nevnt under Omfang med denne rekkefølgen: observasjon, anbefaling og prioritet (høy, middels og lav).

Utkast til rapport skal sendes til Digni, som vil koordinere kommunikasjonen med Dignis medlemsorganisasjon. Som tidligere nevnt, avtales tidsfrister nærmere for den enkelte gjennomgang.

10 Budsjettramme

Gjennomgangen av hver organisasjon er estimert til 14 dager à 8 timer, inkludert forberedelser, dokumentgjennomgang, intervju/workshop og rapportskriving. Oppdragstilbyder bes gi et pristilbud ekskl. mva. for to til tre gjennomganger av Xxxxxx medlemsorganisasjoner i Norge, og oppgi hvordan dagene/timene vil bli fordelt på de ulike fasene av én gjennomgangen.

11 Konkurransekriterier

Valg av konsulent vil skje på bakgrunn av hvilke tilbud som har det beste forholdet mellom følgende kriterier, og som passer til hvert enkelt oppdrag.

- Kompetanse og erfaring	- 30%
- Oppdragsforståelse/løsningsforslag	- 25%
- Pris	- 25%
- Kjennskap til Dignis kontekst	- 20%

Utvelgelsen av hvem det vil forhandles med, vil bli gjort etter en vurdering i henhold til konkurransekriteriene.

Spørsmål til avklaring av innholdet i utlysningen kan rettes til kontaktperson i Digni fra publisering av utlysning fram til tilbudsfrist. Tilbyderliste vil bli gjort tilgjengelig ved etterspørsel.

12 Levering av tilbud

Tilbud skal sendes til xxxx@xxxxx.xx, med kopi til xx@xxxxx.xx, innen 7.4.21 kl. 12.00. Tilbudet skal inneholde følgende elementer:

• Signert tilbudsbrev, pris og habilitetserklæring (det henvises til organisasjonene under pkt. 2)

• En beskrivelse av hvordan tilbyder skal løse et tenkt oppdrag for en vanlig medlemsorganisasjon og for en rammeorganisasjon, som beskrevet

• En kort redegjørelse av to relevante oppdrag de siste to årene, med referanser

• CV