Contract

6.10 Vedlikehold og forvaltning (V)

Med forvaltning, drift og vedlikehold forstår vi et løpende organisert samarbeid som ivaretar administrativt vedlikehold, teknisk forvaltning, distribusjon og salg av data.

Det skal etableres FDV-avtaler for alle kommuner. Disse løper over flere år med oppgjør hvert kalenderår. Det utarbeides årlige versjoner av avtalens vedlegg der aktiviteter og budsjett inngår. Etter vedtak på årsmøtet ansees innholdet av vedleggene å være avtalt.

FDV-opplegget er primært etablert for å dekke forvaltningen av FKB-data i Geovekst- samarbeidet, men det er også mulig å bringe andre parter og datasett inn i avtalen. Eksempler på dette kan være fylkesmenn og fylkeskommuner og kommunale plan- og temadata. Det praktiske forvaltningsopplegg er beskrevet i kapittel 10, Retningslinjer for forvaltning av FKB-data. I kostnadsdelingsnormen tas kun med viktige momenter vedrørende kostnader og kostnadsdeling.

Basis økonomienhet i FDV avtalene er ”Timepris” som beregnes slik:

”Egeninnsats som er timebasert, honoreres med en timesats vedtatt av Geovekst-forum. Timesatsen reguleres hvert år fra og med 1.1.2008. Timesatsen beregnes på grunnlag av Konsumprisindeks for varer og tjenester gruppert etter leveringssektor, med arbeidslønn som dominerende prisfaktor. Denne indeksen distribueres månedlig av SSB. Timeprisen beregnes på grunnlag av indeksen per juni og iverksettes fra og med 1. januar etterfølgende år.

Timeprisen rundes av oppover til nærmeste hele 10-krone. Timeprisen beregnet på grunnlag av indeksen per juni 2005 er satt til kr. 400,-

For aktiviteter med fast innhold opereres det ofte med en besluttet godtgjøring i form av estimerte timer for oppgaven på landsbasis. Dette betegnes som fasttimer.

6.10.1 Kostnadsgrupper

Kalkylen av kostnader ved FDV er oppdelt i kostnadsgrupper der både kostnadsparametre og kostnadsdeling kan variere. Nedenfor er hver av kostnadsgruppene beskrevet, med angivelse av hva de innebærer og hvordan de kostnadsberegnes.

6.10.1.1 Prosjektadministrasjon [V-ADM]

Det er normalt Statens kartverk i fylket som har ansvar for å starte opp arbeidet med å inngå forvaltningsavtale og som har ansvaret for å administrere FDV-samarbeidet.

Dette innebærer blant annet følgende oppgaver:

• Inngå forvaltningsavtalene og revidere forvaltningsavtalene.

• Sørge for at partenes oppdateringsansvarlig leverer ajourholdsdata til originaldatavert

• Sørge for et effektivt distribusjonsopplegg for data til partene og andre brukere

• Produksjon av FKB-produkter og distribusjon til partene

• Holde oversikt over rettighetsmessige forhold.

• Føre regnskap over forvaltningsarbeid og salg av data til eksterne.

• Fakturere partene.

• Informere partene.

• Avholde et årsmøte mellom partene. Møtet kan holdes for flere kommuner/prosjekter samtidig.

Kostnadene for administrasjon av FDV-opplegget settes til 35 fasttimer.

6.10.1.2 KS-avgift [V-KS]

Her beregnes avgift til KS (tidligere Kommunenes Sentralforbund) for å ivareta kommunenes interesser i Geovekst-samarbeidet på riksplan (”Geovekst-Kommune”). KS-avgift beregnes kun gjennom FDV-avtaler og skal være 2 % av kommunens andel av planlagte kostnader (jfr. vedtak på årsmøte i Geovekst-kommune 08.12.2010). Kostnaden framkommer som en ekstrautgift i prosjektet som kommunen skal dekke.

6.10.1.3 Avlevering av ajourholdsdata

Oppgaven består i å ha et opplegg for innsamling av endringsdata innenfor den enkelte part sitt ansvarsområde, og sørge for å levere data på digital form (SOSI-format) til oppdateringsansvarlig. Dette er en oppgave som det normalt ikke skal kalkuleres kostnader for. Det forutsettes at den enkelte ajourholdsansvarlige ”tar seg betalt” for arbeidet gjennom behandlingsgebyrer. Eksempel på dette er kommunens byggesaksgebyr.

Parter som leverer analoge endringsdata kan etter avtale måtte betale for digitaliseringen og opprettingen av disse.

6.10.1.4 Oppdateringsansvar [V-OANS]

Flere av datasettene har nå et forvaltningsopplegg som gjør at en etat har fysisk driftsansvar for databasesystemet (for eksempel Matrikkel, NVDB, FKB-AR5), mens kommunene eller en annen etat har oppdateringsansvaret i databasen. I FDV-opplegget har vi nå byttet ut originalvertfunksjonen med nevnte begreper.

I FDV-økonomien inngår kostnader knyttet til oppdateringsansvaret, mens driftsansvaret forutsettes dekket av den etat som drifter databasen. Oppdateringsansvaret innebærer løpende oppdatering av data i databasen og å ha et egna verktøy for innlegging og utveksling av data med den som skal distribuere data til partene.

Kostnader knyttet til oppdateringsansvar er vanskelig å måle. For å ha en enkel måte å fastsette denne kostnaden på, stipuleres kostnadene etter aktiviteten på byggefronten. Byggeaktiviteten for kommunene måles i antall nye B-identer (godkjente bygg og tilbygg) pr. år. Tallene hentes fra matrikkelen pr 1.10 forrige år og dekker byggeaktiviteten ett år tilbake. Nye B-identer med dato for gitt rammetillatelse i tidsperioden benyttes. I tillegg justeres antall B-identer med ”etterslepet” fra et år tilbake i tiden.

Eksempel:

For forvaltningsåret 2013 telles antall nye B-identer for perioden 1.10.2011 til 30.09.2012. Opptellingen skjer ca 20.10.2012. Ca 20.10.2013 telles antall nye B-identer for samme periode, 1.10.2011 til 30.09.2012. Differansen mellom disse to opptellingene ”benevnes” etterslep og legges til forvaltningsåret 2014.

For hver B-ident blir godtgjørelse beregnet multiplisert med ”timepris”. Minimumsgodtgjørelse settes til 15 B-identer.

Lang erfaring viser at oppdateringsansvaret i praksis utføres av kommunen eller Kartverket. Fra og med FDV-året 2015 skal kommunene alltid ha 85 % av godtgjørelsen, mens Kartverket skal ha 15 % av godtgjørelsen.

Godtgjørelse for oppdateringsansvaret med denne enhetsprisen forutsetter at det faktisk er gjennomført løpende vedlikehold av alle aktuelle FKB-datasett.

Kostnadsdelingen for oppdateringsansvar for det enkelte datasett er som følger:

6.10.1.5 Reduksjon for manglende ajourføring [V-REDUK]

Fra 2015 innføres en kontroll ved hver FDV-runde på at alle bygg som er registrert i Matrikkelen i perioden også skal ha ligge i FKB-Bygg eller FKB-tiltak som omriss (og flater). Godtgjøring for oppdateringsansvar reduseres prosentvis etter manglende bygg.

For fullstendighet over 90 % blir det ingen reduksjon.

For fullstendighet under 50 % blir reduksjonen 50% (maksimal reduksjon) Ved 2 eller flere FDV-runder pr år beregnes gjennomsnitt %

Der hvor geosynkronisering er tatt i bruk, tar en som forutsetning at det gjennomføres minst en kvalitetsgjennomgang av data pr år.

Det benyttes samme kostnadsdeling som oppdateringsansvar til å fordele reduksjonene.

6.10.1.6 Databaseredigeringer / FKB redigering [V-RED]

Data samlet inn i FDV-runden, kontrolleres og opprettes slik at alle data blir mest mulig homogene og sammenhengende for hele landet. Data blir deretter lagt inn i nasjonale arkiver (QMS). Arbeidsoppgavene er i hovedsak av samme karakter, og arbeidsmengden er knytta til at man har en totalgjennomgang av kommunens data – altså pr FDV runde.

Fra om med FDV for 2015 er det besluttet at Kartverket får verdi tilsvarende 15 fasttimer for FDV gjennomgang pr kommune.

For arbeidet med AR5 godtgjøres Landbruk med 6 timer pr år pr kommune. Kostnadsdeling for databaseredigering er som følger:

6.10.1.7 Ekstraarbeid [V-EKSTRA]

Det defineres 2 typer ekstraarbeid som kan være aktuelle:

• Data som oversendes fra kommunen til Kartverket – eller omvendt – kan ha i seg en del feil som må rettes opp. I den grad dette er ut over det man normalt kan forvente, kan det beregnes godtgjøring for dette ekstraarbeid av mottaker. I så fall skal kostnadene for dette belastes avsender. Slikt ekstraarbeid må avtales før det iverksettes.

• Noen ganger er det behov for ekstraarbeid på datasettet som alle parter har interesse av

– for eksempel omkoding. Slikt arbeid kan da godtgjøres som ekstraarbeid og fordeles etter normal kostnadsdeling mellom partene. Arbeidet skal avklares på forhånd med partene, og helst legges inn i budsjettet for FDV gjeldende år.

Store oppgraderinger skal gjennomføres som egne prosjekter med egen avtale og eget prosjektregnskap.

6.10.1.8 Produksjon av FKB-produkter og distribusjon [V-LEV] - utgått!

6.10.1.9 Spesialleveranser [V-SPES-x] - Utgått

6.10.1.10 Kartfolier [V-KART] - Utgått

6.10.2 Finansiering forøvrig

Foruten årlige bidrag fra partene finansieres vedlikeholdet med salgsinntekter. Salgsinntektene framkommer som ”innbetaling” fra partene og skal fordeles mellom partene i henhold til samme prosentfordeling som kostnadsdelingen i forvaltningsavtalen.