Organisasjon: Prosesseier:

Organisasjon:		Prosesseier:
Hovedprosess: Bestilling av varer og tjenester	Revisjonsdato:	Lenke prosesskart.

Rolle	Aktiviteter og sjekkpunkter	Prosess-aktivitets nr.	Utdypende prosess eller systembeskrivelse eller lenke til slik beskrivelse
Behovshaver	Før
	Sjekk at behovet er reelt og vil dekke Difis behov.	1
Behovshaver	Under
	Beskriv behovet utdypende og send til bestiller i din avdeling.	1
Behovshaver	Etter
	Hvis man er vare eller tjeneste mottaker sjekk at leveransen er i henhold til bestilling og registrer leveransen i innkjøpssystemet	1
Bestiller	Før
	Vurder behovet mot rutiner og avtale/rammeavtaler
	Sjekk om det finnes en avtale som dekke behovet via søkemotor eller innkjøpsavdelingens webside	2
	Hvis det ikke finnes avtale og er over terskelverdi send behovet til innkjøpsavdelingen for konkurranseutsetting.	2
	Hvis det ikke finnes avtale og er under terskelverdi forespør minimum 3 leverandører.	2
Bestiller	Under
	Opprett anmodning/bestilling (katalog, fritekst, punchout, annet)
	Søk frem varer eller tjenester fra katalog	3
	Søk frem varer eller tjenester via ekstern katalog/punchout	3
	Søk frem varer eller tjenester via maler	3
	Gjør en anmodning/bestilling via fritekst	3
	Gjør en anmodning/bestilling via plankjøp	3
	Konter bestilling eller sjekk at forslag er riktig	4
	Send bestillingen til godkjenner.
Bestiller	Etter
	Sjekk status på anmodningen/bestillingen		Sikre at din godkjenner har en vikar ved fravær. Avtal gjerne hvor ofte din godkjenner skal sjekke systemet for nye bestillinger.
	Hvis ikke godkjenner har gitt en respons innen avtalt tid, purr opp.
	Hvis ikke godkjenner har godkjent anmodningen/bestillingen informer behovshaver.
	Hvis du er vare eller tjeneste mottaker sjekk at leveransen er i henhold til bestilling og registrer leveransen i innkjøpssystemet		Se sjekkliste for varemottak.
	Hvis timeliste ikke følger som vedlegg til faktura scann denne og lagre denne i sak / arkiv tilknyttet bestilling. Ved vareleveranser du selv mottar eller ekstern varemottaker mottar scann		Se varemottaker. Ekstern varemottaker sender pakkseddel til bestiller hvis det ikke er avtalt at varemottaker arkiverer pakkseddel selv.
	Hvis ikke faktura fra leverandør er i henhold til din bestilling må du behandle faktura manuelt		Se sjekkliste for hovedprosess «Betaling»
	Plankjøp for prosjektledere Bestilleren i din avdeling har lagt opp et plankjøp for ditt prosjekt der konteringsinformasjon og kostnadsrammen er ferdig registrert.
Bestiller/Prosjektleder	Før
	Avtal med konsulenten(e) i ditt prosjekt at de skal sende deg timelisten og motta bestilling før de fakturer.
	Motta og sjekk timelister om de er i henhold til avtalt/utført arbeid for perioden.
Bestiller/Prosjektleder	Under
	Logg inn på ditt plankjøp for gjeldene prosjekt og fyll ut informasjon fra timelisten tilsendt fra konsulenten.	3
	Sjekk at konteringsinformasjon er riktig
	Send bestilling	6	Da totalrammene for ditt prosjekt er godkjent vil bestillingen gå rett til leverandør uten å være igjennom godkjenner.
	Etter
	Hvis faktura ikke er i henhold til din bestilling må du behandle faktura manuelt eller bestiller på din avdeling vil håndtere dette etter avtale.		Se sjekkliste for hovedprosess «Betaling»
	Hvis timeliste ikke følger som vedlegg til faktura scann denne og lagre denne i sak / arkiv tilknyttet bestilling
Godkjenner	Før
	Avtal med bestilleren som har deg som godkjenner lengste behandlingstid for anmodninger/bestillinger
Godkjenner	Under
	Vurder bestillingen i henhold til Difis. retningslinjer, behov og budsjett. Godkjenn anmodningen/bestillingen fra bestiller. Returner anmodningen/bestillingen til bestiller. Forkast anmodningen/bestillingen fra bestiller. Videresend anmodningen/bestillingen fra bestiller.	7 10 8 9 11
Godkjenner	Etter
Varemottaker	Før
	Avtal med bestiller om varemottaker skal sjekke varer i henhold til pakkseddel eller det er bestiller. Sjekk i systemet jevnlig om det er foretatt bestillinger som skal tas i mot.
Varemottaker	Under
	Sjekk mottatt vare sett opp mot pakkseddel
	Gå inn i systemet og registrer mottatte varer opp mot bestilling. Husk og merke på linjenivå hvis vare, antall ikke stemmer mot bestilling eller at det er brekkasje og varen returneres med transportør.	18
	Hvis pakkseddel er på papir send denne til bestiller for arkivering. Hvis det er avtalt at varemottaker skal arkivere pakkseddel scann denne og lagre denne i sak / arkiv tilknyttet bestilling.
Varemottaker	Etter

Forklaring: Dette er en prosedyre og sjekkliste som beskriver hva den enkelte rolle i bestillingsprosessen må gjøre og passe på ved bestilling. Ved å klikke på teksten kan du få frem tekst, illustrasjoner, bruker eller systemveildninger og video som forklarer den enkelte aktivitet og sjekkpunkt nærmere hvis dette finnes for delprosessen. Ved å bruke prosedyren med forklaringer i og etter opplæring, vil den som skal bestille forstå hva som skal gjøres, hvorfor og hvordan. Har du spørsmål eller forslag til forbedringer kan du ta kontakt med prosesseier som er ansvarlig for utforming og tilrettelegging av prosessen.