Reglement forutlån/utleie av«Skattekista» Flesberg Kommune

Reglement for

utlån/utleie av

«Skattekista»

Flesberg Kommune

1

kk

Reglement for utlån/utleie av «Skattekista»

1 Innledende bestemmelser

1.1 Formål

Utlån/leiesordningen skal bidra til at frivillige organisasjoner og aktører kan søke om å låne eller leie

«Skattekista» og omkringliggende lokaler når kommunen ikke har behov for å disponere dem selv.

1.2 Ikrafttreden

Dette reglementet gjelder fra 01.01.2020

1.3 Virkeområde

Reglementet gjelder for lån av lokalene, idrettshall, basseng, «hjertet», sosial rom, musikkrom, grendehus og to møterom. Dette gjelder for regelmessig lån gjennom et skoleår og timebasert engangs lån.

Frivillige oranisasjoner og aktører som har virksomhet i Flesberg kommune kan søke om lån av lokalene.

Utenbygds organisasjoner som er invitert til Flesberg av lokale organisasjoner kan søke om å låne

«skattekista» sine lokaler. Det må være et samarbeid mellom organisasjonen i Flesberg og den utenbygds organisasjonen om arrangementet som det skal søkes om lokale til.

Utlån av lokaler til frivillige organisasjoner skal være gratis. Det kan unntaksvis tas betaling for å dekke merkostnader.(1)

Det kan tas betalt ved utlån av lokalene til privatpersoner og til virksomheter(2) uten forretningsmessig preg.

Xxxx kommersielle virksomheter prioriteres ikke.

«Skattekista» kan kun brukes til aktiviteter som ikke strider mot norsk lov.

1.4 Utlånsperiode

(1)Det åpnes for at enhetene kan ta betalt for ekstra tilsynsvakt og renhold når det er behov for det. Kommunen vil understreke at det ikke at det ikke må etablere seg en praksis der betaling for renhold og tilsynsvakt blir hovedregelen. Det skal bare kunne tas betalt når det er helt spesielle og ekstraordinære behov som ikke dekkes av de ordinære renholdet og vedlikeholdet.

(2)Når reglementet anvender begrepet virksomhet menes arrangører som selger enkle varer/tjenester av hobbymessig art. Eksempler på dette kan være arrangører av dansekurs eller andre kurs hvor arrangøre har en viss inntjening, arrangør av håndverkmesser, loppemarked og lignende.

Perioden for regelmessig ulån/leie er fra 1. September inneværende år til 20 juni året etter, unntatt i skoleferier og på helligdager og høytidsdager. Lokaler kan etter avtale lånes ut fast andre tidsperioder enn dette.

Timebasert engangs-utlån kan foretas gjennom hele året.

Konkrete dager og klokketimer som er tilgjengelige for utlån, bes ta kontakt med Aktivitetskoordinator Xxxxxxx xxxxxxx på tlf 00000000.

1.5 Prioriterte aktiviteter og målgrupper

«Skattekista» skal primært brukes til å utføre kommunale tjenester for bygdas innbyggere. Kommunens bruk av lokalene må derfor prioriteres foran utlån til andre brukere.

Følgende aktiviteter som arrangers i regi av frivillige organisasjoner og aktører prioriteres ved tildeling av gratis lokaler. I prioritert rekkefølge:

1.5.1 Gjelder for «Skattekistas» lokaler unntatt idrettshall og basseng:

1. Kurs som arrangeres av godkjente opplysningsorganisasjoner (studieforbund og medlemsorganisasjoner); jfr. Lov om voksenopplæring §7 (3).

2. Skolekorps som ønsker fast øvingstid i musikkrommet kommende skoleår.

3. Aktiviteter rettet mot barn og unge under 18 år og seniorer over 65.

4. Aktiviteter som kan ivareta og utvikle trivsel, tilhørighet og et generelt bedre miljø for nærområdets beboere.

1.5.2 Gjelder for idrettshall og basseng:

Gjelder mandager til fredager kl. 15 til 21 i idrettshallen og xxxxxxx, samt lørdager og søndager kl. 10-16.

I prioritert rekkefølge:

1. Kommunale enheter (skolen selv, Flesberg kommunale kulturskole eller andre enheter) som ønsker tid i idrettshallen og basseng.

2. Fysiske aktiviteter rettet mot barn og unge under 18 år.

3. Fysiske aktiviteter som kan ivareta og utvikle trivsel, tilhørighet og et generelt bedre miljø for nærområdets beboere.

4. Kulturaktiviteter med sørlige behov for å benytte idrettshallen, som for eksempel ungdoms- og voksenkorps.

1.5.3 Utlån/utleie av «Skattekista» til private og virksomheter

1. Private aktører som gjennomfører aktiviteter som kan ivareta og utvikle trivsel, tilhørighet og generelt bedre miljø for nærområdets beboere kan låne lokaler gratis.

2. Private aktører som arrangerer private selskap og tilstelninger kan leie lokaler i henhold til betalingssatser i punkt 4.2, så fremt arrangementet ikke går på bekostning av prioriterte målgrupper.

3. Virksomheter som har til hensikt å skape økonomisk overskudd av sitt arrangement, og som har til formål å bidra til å ivareta og utvikle trivsel, tilhørighet og et generelt bedre miljø for nærområdets beboere/enhetens brukere, kan leie «Skattekistas» lokaler i henhold til betalingssatser i punkt 4.2.

1.5.4 For søknader om fast regelmessig lån av lokaler gjelder:

Prioriterte søkere som får tildelt et lokale, kan ikke garanteres å få tildelt akkurat det lokale de har søkt om. Flesberg kommune vil forsøke å tilby alternative lokaler og/eller tidspunkter til de som ikke får sitt førstevalg.

2. Fast regelmessig lån av lokaler

2.1 Søknad

Organisasjonen må sende søknad hvert år og gi oppdatert informasjon.

Søknadsfristen er 1. April hvert år. Søknaden sendes til xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxxxxx.xx

Den som søker må ha fullmakt til å signere søknaden på vegne av organisasjonen. Vedkommende må være fylt 18 år.

2.2 Vedtak om tildeling

Aktivitetskoordinator tildeler fast regelmessig lån av lokaler. Før tildeling skal kommunen og involverte enheter gis mulighet til å komme med innspill.

Søknaden skal inneholde informasjon om organisasjonens behov for å bruke lokalene i tidsrom for utlånet, med angitte datoer for dette. Dersom organisasjonen har ekstraordinært behov for lokalene utover dette, må organisasjonen varsle lånetaker minst en måned i forveien.

2.3 Klage

Vedtaket kan påklages innen 3 uker etter mottatt vedtak. Klagen sendes til den enheten som fattet vedtaket. Dersom vedtaket opprettholdes, sendes klagen videre til Flesberg kommune.

2 Timebasert engangs lån av lokaler

3.1 Søknad

Frivillige organisasjoner, privatpersoner og virksomheter kan søke om timebasert korttids lån/leie av

«Skattekistas» lokaler til møter, arrangementer og lignende.

Alle som søker om korttids lån sender søknad til xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxxxxx.xx

Søknad må sendes innen 3 uker før ønsket dato for lån av lokale

Den som søker må ha fullmakt til å signere søknaden på vegne av organisasjonen/aktøren. Vedkommende må være fylt 18 år.

3.2 Tildeling

Aktivitetskoordinator ved enheten har ansvar for lokalet og avgjør tildeling til den som melder sin interesse først. Aktivitetskoordinator avgjør om søker får tildelt lokalet eller ikke. Det er ikke klageadgang.

BRUKSREGLEMENT

1 Generelle regler

1.1 Bruk av lokalene

All bruk av lokaler skal skje i samsvar med dette reglementet og de til en hver tid gjeldene regler for de enkelte lokalene.

1.2 Fremleie

Tildelt lånetid kan ikke gis til andre.

1.3 Lånetid som ikke blir benyttet

Låntakere som ikke kan benytte tildelt tid skal uten opphold melde fra om dette.

Xxxxxx en låntaker gjentatte ganger uteblir uten å melde fra, kan låntakeren fratas den tildelte lånetid og evenuelt få avslag på senere søknader om lån av lokaler.

1.4 Adgang til lokalene

For å få adgang til lokalene må låntaker ta kontakt med den personen som har ansvar for lokalene. Kontaktinfo står i svarmailen låntaker har motatt.

1.5 Aksept av reglement og rutiner

Kontaktpersonen skal gi låntaker informasjon om reglement, ordensregler, oppslag, anvisninger, brannvernrutiner og rutiner for alarm. Låntaker må bekrefte med signatur at organisasjonen/aktøren og dens medlemmer vil forholde seg til dette.

1.6 Nøkler/nøkkelkort

Det kan kreves et depositum før utlevering av nøkler/nøkkelkort.

Låntaker må hente og levere nøkler/nøkkelkort i kontaktpersonens kontortid.

Utleverte nøkler/nøkkelkort skal leveres tilbake så fort som mulig etter endt låneperiode.

Hvis utleverte nøkler blir borte stilles låntaker økonomisk ansvarlig for eventuelle tap det medfører.

1.7 Røyking og bruk av alkohol

Røyking er ikke tillatt ved lokalenes inne og uteområde.

Det er som hovedregel ikke tillatt å nyte alkohol i lokalenes inne og uteområder.

Hvis det er akuelt å nyte alkohol, har vi andre lokaler til dette, evt send inn søknad til skjenkebevildning, så vil vi ta det opp som sak og komme tilbake til det.

1.8 Overnatting

Overnatting er kun tillatt ved engangs lån av lokaler.

Dersom overnatting innvilges skal ansvarlig selv melde fra til Xxxxxxxx brann og redningstjeneste.

1.9 Førstehjelp

Kommunen har ikke ansvar for at førstehjelpsutstyr er på plass i lokalene til enhver tid. Lånetaker er selv ansvarlig for å ha med nødvendig førstehjelputstyr.

1.10 Oppførsel i lokalene

Låntaker er ansvarlig for ro og orden. Unødvendig opphold i bygningen og på enhetens uteområder må ungås.

2 Bruk av lokalene

2.1 Lokalenes tilstand og utstyr

Lokalene stilles til disposisjon i den stand som de er.

Ved bruk av enhetens utstyr må egen avtale inngås mellom enheten og låntaker.

2.2 Tilsyn

Låntaker er ansvarlig for nødvendig tilsyn og vakthold. Dette gjelder også ved enheter med tilsynsvakt.

Låntaker må sørge for at uvedkommende ikke får adgang til lokalene eller til andre deler av bygningen når lokalene benyttes.

Låntaker må passe på at de lånte lokalene er ryddet og konrollere at alle vinduer og utgangsdører er forsvarlig lukket og låst når bygget forlates. Låntaker er ansvarlig for skader på bygningen som oppstår av låntakers bruk.

2.3 Spesielle regler for bruk av gymsaler til fysisk aktivitet.

• Låntaker må sørge for at en ansvarlig voksen person er tilstede ved all trening. Den ansvarlige skal være den siste som forlater idrettshallen.

• Treningstøy, sko, klær, redskaper, baller med mer skal være grundig rengjort før det brukes i idrettshallen.

• Sko med knotter eller såler som setter merker på gulvet tillates ikke brukt innendørs.

• Bruk av kvae/klister er forbudt i idrettshallen.

2.4 Spesielle regler ved bruk av svømmehallen

• Det henvises til eget regelverk.

2.5 Åpne arrangementer

Ved åpne arrangementer er låntaker ansvarlig for at antall funksjonærer (vakter o.l) er i samsvar med det som er nødvendig for å avvikle arrangementet forsvarlig. Låntaker er også ansvarlig for ikke å ta inn flere personer i lokalet enn det er godkjent for.

Ved åpne arrangement er låntaker som arrangør ansvarlig for eventulet hærverk og ødeleggelser.

For arrangementer som skal avvikles på søndag og helligdager til tidspunkt som omfattes av «Lov om helligdagsfreden», må det innhentes tillatelse fra politet.

xxxxx://xxxxxxx.xx/xxxxxxxx/XX/xxx/0000-00-00-00

3 Egenansvar, erstatningsansvar og skademelding

3.1 Egenansvar

Kommunen har ikke ansvar for skade eller tap som låntaker eller andre måtte bli påført ved bruk av lokalene.

Kommunen er uten ansvar for låntakers tapte eiendeler i låneperioden.

3.2 Erstatningsansvar

Låntaker er erstatningsansvarlig for skader låntakeren selv eller andre påfører lokalene/bygningen i låneperioden.

Dersom låntaker utløser innbrudd- eller brannalarmen uten at det er grunn for det, er låntaker ansvarlig for å dekke eventuelle utrykningskostnader.

Ved utlån av «Skattekista» eller omkringliggende lokaler er man pliktig til å levne lokalene i samme stand som ved ankomst. Om renhold ikke er utført tilfredsstillende av låntaker, kan enheten kreve dekning av utgifter til ekstra renhold. Satsene for fakturering ved mangelfull rengjøring avgjøres ut ifra enheten sine utgifter; og kan inkludere kostnader som utkjøring, timesbetaling, renholdsmateriell osv.

Kommunen kan kreve erstatning fra låntaker for å dekke Skattekistas ekstra utgifter dersom det oppstår en hendelse i låneperioden som medfører at personell fra kommunen må reise til lokalet utenom sin arbeidstid.

3.3 Melding om skade og hærverk

Låntaker er forpliktet til straks å melde fra om en påført skade på lokalet eller utstyr. Skaden meldes til Skattekistas kontaktperson. Ved behov for akutt varsling, kontaktes en av nødetatene.

4 Brudd på reglement

Brudd på dette reglement, regler knyttet til de enkelte lokalene og Skattekistas øvrige anvisninger kan medføre utestenging. Likeledes kan avtalt lånetid bli vurdert inndratt og adgang kan vurderes utelukket for kortere eller lengre tid.

5 Avlysning

Ved uforutsette hendelser, Force majeure, som medfører at kommunen må avlyse låneavtalen, har låntaker ingen krav overfor kommunen. Avgjørelse om avlysning tas av enhetsleder.

Utlåner plikter å varsle låntaker om annullering så snart som mulig.

6 Klager

Klager kan sendes inn til kommunens klagenemd.