KNUTEPUNKT SØRLANDET - INNKJØP
KNUTEPUNKT SØRLANDET - INNKJØP
KONKURRANSEGRUNNLAG FOR
RAMMEAVTALE FOR LEVERING AV MATVARER
Mai 2014
Saksnr. 201403252
INNHOLDSFORTEGNELSE
1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN 3
1.1. Oppdragsgiver 3
1.2. Kontaktperson 3
1.3. Konkurransen gjelder 3
1.4. Omfang og eventuell deling av avtalen 3
1.5. Avtalens varighet 4
1.6. Anskaffelsesprosedyre 4
1.7. Avtaletype 4
1.8. Kunngjøring 4
1.9. Innlevering av tilbud 4
1.9.1. Tilbudsfrist 4
1.9.2. Krav til tilbudets utforming 5
1.9.3. Informasjon om tilbyder 5
1.10. Spørsmål og svar knyttet til konkurransegrunnlaget 5
1.11. Saksbehandling og innsynsrett 5
1.11.1. Saksbehandling 5
1.11.2. Offentlig innsyn i konkurransedokumenter 6
1.12. Tilbudsåpning 6
1.13. Avvisning 6
1.14. Vedståelsesfrist 6
1.15. Avvik fra konkurransegrunnlaget 6
1.16. Presentasjon / demonstrasjon 6
1.17. Avlysning / forkastelse 6
1.18. Kvalifikasjonskrav 6
1.19. Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) 8
2. NÆRMERE OM ANSKAFFELSEN 9
2.1. Beskrivelse av oppdragsgiver 9
2.2. Minstekrav 10
2.2.1. Generelt 10
2.2.2. Til produktene 10
2.2.3. Til utførelse av kontrakt 11
2.2.4. Til varegruppene 11
2.3. Utdyping av tildelingskriterier 12
2.3.1. Service, oppfølging og opplæring 12
2.3.2. Bestilling, leveringstid og -dyktighet 12
2.3.3. Pris 13
SJEKKLISTE 15
3. OVERSIKT OVER VEDLEGG 16
1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN
1.1. Oppdragsgiver
Oppdragsgiver for konkurransen er Knutepunkt Sørlandet – innkjøp (KnS-i), heretter kalt oppdragsgiver.
KnS-i omfatter følgende kommuner: Vennesla, Søgne, Songdalen, Lillesand, Birkenes og Kristiansand. Informasjon om KnS-i finnes på Knutepunkt Sørlandets hjemmeside.
1.2. Kontaktperson
All korrespondanse og spørsmål i konkurransen, skal rettes til denne kontaktpersonen.
Navn: | Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx |
e- Post: |
1.3. Konkurransen gjelder
Oppdragsgiver ber om tilbud på levering av matvarer oppdelt i varegrupper som vist i pkt. 1.4.
Avtalen som inngås er primært en avtale for enhetene som produserer mat for levering til sykehjem/institusjoner og utkjøring til hjemmeboende. Andre enheter hos oppdragsgiver kan også omfattes av avtalen for de varegrupper hvor dette er formålstjenlig dvs. enheter som kantiner, kafeer, skoler og barnehager ref. beskrivelse oppdragsgiver i konkurransegrunnlagets del 2.
Det skal også være anledning for andre kommunale virksomheter, herunder alle offentligrettslige organer og sammenslutninger dannet av en eller flere av disse kommunene, jfr. definisjonen i lov om offentlige anskaffelser § 2, til å knytte seg til avtalen.
Se del 2 for nærmere informasjon om anskaffelsen. Den juridiske avtalepart vil være den enkelte kommune.
1.4. Omfang og eventuell deling av avtalen
Antatt verdi, eksklusive merverdiavgift: 3,2 mill.
Varegruppe | Beskrivelse | Verdi i NOK (pr. år ) |
A. | Fersk fisk, fiskeprodukter og sjømat | 1,2 mill. |
B.. | Frisk frukt og grønnsaker inkl. poteter | 2 mill. |
Se nærmere beskrivelse av varegruppene med produkter i del 2 og vedlagte produkt- og prisskjema.
Ovennevnte beløp medfører ingen forpliktelser for oppdragsgiver eller rettigheter for leverandøren. Leverandør må legge til grunn at ovennevnte beløp for årlig avrop er
beheftet med betydelig usikkerhet. De er ment som en indikasjon på avtalens størrelse og omfang.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå avtaler med en eller flere leverandører. Det er mulig å innlevere tilbud på en eller flere av varegruppene. En ytterligere oppdeling aksepteres ikke. Bruk av underleverandører er akseptert, men dersom dette benyttes er det leverandøren selv som står ansvarlig, og skal være avtalepart overfor kommunen.
1.5. Avtalens varighet
Kontrakten skal gjelde i to - 2 - år fra kontraktsinngåelse, med opsjon på 1 + 1 år.
Oppdragsgiver står fritt til å velge om opsjonen skal utløses. Dersom oppdragsgiver ønsker å utløse opsjonen, gis det beskjed 3 måneder før opsjonen skal tre i kraft.
1.6. Anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse over terskelverdi, etter forskriftens del I og III iht. regelverket for offentlige anskaffelser.
For å kunne delta i konkurransen må tilbyderne oppfylle de krav som er satt i konkurransegrunnlagets punkt 1.18 Kvalifikasjonskrav.
1.7. Avtaletype
Obligatorisk rammeavtale.
1.8. Kunngjøring
Konkurransen er kunngjort i DOFFIN – database for offentlige anskaffelser og i EU’s TED database
1.9. Innlevering av tilbud
Tilbudet skal utarbeides og sendes/leveres i en original i lukket forsendelse merket:
Tilbud – Matvarer KnS-i
til følgende adresse:
KnS-i v/Kristiansand kommune v/Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx
Besøksadresse: Rådhusgt. 18, 1. etasje, 4611 Kristiansand
Postadresse: Xxxxxxxx 000 Xxxx, 0000 Xxxxxxxxxxxx
1.9.1. Tilbudsfrist
Frist for innlevering av tilbud er satt til mandag, 23. juni 2014, kl. 10.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse, før utløpet av fristen.
Tilbudet kan sendes i posten, men tilbyder er ansvarlig for å sende det tidsnok og at det rekker frem. Tilbud levert på e-post aksepteres ikke.
For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jf. Prinsippet om likebehandling. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc.)
1.9.2. Krav til tilbudets utforming
▪ Tilbudet skal inneholde et signert tilbudsbrev undertegnet av person med fullmakt til å binde tilbyder.
▪ Tilbudet skal være utformet etter samme mal som konkurransegrunnlaget er bygget på. Xxxxxxxx skal henvise til disse punktene i sin besvarelse. Det er viktig at alle vedlegg merkes tydelig.
▪ Tilbudet skal foreligge på papir i 1 original. I tillegg skal tilbudet foreligge som 7 komplette kopier i e-format på minnepenn (Hoveddokumenter skal lagres i PDF-format, pris- og produktskjema skal lagres i Excel-format, brosjyrer/kataloger skal lagres som bilder i PDF). Hvert vedlegg skal navngis med unike og logiske navn. Minnepinnene skal merkes med tilbyders navn.
▪ Papirformatet bes levert i ringperm, eller innbundet. Dersom det er misforhold mellom versjonene, så er det papirversjonen som gjelder.
▪ Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbud utformet på andre språk vil bli forkastet. All korrespondanse vedrørende tilbudet skal være på norsk.
Alle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere.
1.9.3. Informasjon om tilbyder
Følgende informasjon skal følge tilbudet:
tilbyderens navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, kontaktperson, e-postadresse og eventuell Internett-adresse. Vedlagte skjema, vedlegg 2 Tilbyderopplysningsskjema for opplysninger om tilbyder skal leveres i utfylt stand sammen med tilbudet.
1.10. Spørsmål og svar knyttet til konkurransegrunnlaget
Alle henvendelser i forbindelse med konkurransegrunnlaget skal fremsettes skriftlig til kontaktperson, punkt 1.2. Vesentlige spørsmål vil bli anonymisert, og svar vil bli meddelt samtlige som har bedt om konkurransegrunnlaget.
Eventuelle tilleggsopplysninger etter forespørsel, sendes ut senest 13. juni 2014 kl.
16.00. Spørsmål som kommer senere enn dette vil ikke bli besvart.
1.11. Saksbehandling og innsynsrett
1.11.1. Saksbehandling
Det er kun beslutningstakere i anskaffelsesprosessen som i utgangspunktet vil få tilgang til mottatte tilbud. Informasjon om priser og øvrige konkurranseelementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen i anskaffelsesprosessen.
1.11.2. Offentlig innsyn i konkurransedokumenter
I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra 1.1.2009 vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlige innsyn frem til avtaleleverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak for offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt.
1.12. Tilbudsåpning
Det vil ikke bli avholdt offentlig åpning av de innkomne tilbud.
1.13. Avvisning
Tilbud som mottas etter tilbudsfristen vil bli avvist. For øvrig gjelder reglene om avvisning i ”Forskrift om offentlige anskaffelser”.
1.14. Vedståelsesfrist
Tilbudet må vedståes i 4 måneder fra tilbudsfristen.
1.15. Avvik fra konkurransegrunnlaget
Tilbyderen skal i eget vedlegg liste (bruk vedlagte skjema) alle eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget. Avvik som ikke er listet under dette vedlegget vil ikke bli akseptert. Tilbyderen skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudet som det enkelte avvik refererer seg til, og skal for hvert avvik oppgi priskonsekvens dersom disse ikke tas til følge. Beskrivelsene skal være presise og entydige, og skal være slik at det er mulig å vurdere avvikene uten å kontakte tilbyder. Generelle kommentarer vil ikke bli akseptert.
Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot de generelle avtalevilkårene, viser til vedlegg 1.
1.16. Presentasjon / demonstrasjon
Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å kalle inn tilbyderer til presentasjon, demonstrasjon og eventuelle avklaringer i forbindelse med konkurransen.
Oppdragsgiveren har ingen plikt til å gjennomføre slike møter.
1.17. Avlysning / forkastelse
Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen på et hvilket som helst tidspunkt i anskaffelsesprosessen, og helt eller delvis forkaste tilbudene, dersom det foreligger saklig grunn for dette.
1.18. Kvalifikasjonskrav
Tilbyder må tilfredsstille kvalifikasjonskravene opplistet nedenfor for å få sitt tilbud vurdert. For å kunne vurdere om tilbyder tilfredsstiller kvalifikasjonskravene skal tilbyder fremskaffe de etterspurte dokumentene og levere disse til oppdragsgiver sammen med tilbudet, ref. kunngjøring i DOFFIN:
Obligatoriske og ufravikelige kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves:
Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: | Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: |
Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ikke ha restanser på skatter og avgifter som tilbyder ikke har fått fastsatt en nedbetalingsavtale for med skatte- og avgiftsmyndighetene | • Krav til å fremlegge skatteattest for merverdiavgift (Mva. - attest). (Skatteattest for merverdiavgift skrives ut av Skatteetaten i den region der leverandøren har sitt hovedkontor) • Krav til å fremlegge skatteattest for skatt (Skatteattest). (Skatteattest skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor) Felles for begge attester: Attester, ikke eldre enn 6 måneder. |
Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ha et system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet i henhold til internkontrollforskriften | • Krav til å fremlegge egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller vil oppfylle ved eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS), viser til vedlegg 4 HMS – egenerklæring |
Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves knyttet til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner:
Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: | Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: |
Det kreves at tilbyder har et velfungerende kvalitetssikringssystem | • Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikrings- system/kvalitetsstyringssystem |
Øvrige kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves:
Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: | Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: |
Det kreves at tilbyder har fokus på miljø, og tar miljøhensyn | • Beskrivelse av virksomhetens miljøstyringsrutiner. Hvis rutinene allerede er beskrevet i virksomhetens miljøledelsessystem iht. Miljøfyrtårn, ISO 14001, EMAS eller tilsvarende verifisert system, |
legges sertifikat ved som dokumentasjon. Alternativt legges frem skriftlig bekreftelse på at et miljøledelsessystem vil bli tatt i bruk innen 6 måneder etter kontraktsinngåelse. • Bekreftelse for at tilbyder forplikter seg til – senest ved kontraktsinngåelse – å bli medlem i Grønt Punkt Norge eller tilsvarende ordning. |
1.19. Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier)
Kriterier for tildeling av avtale vil være det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på følgende kriterier vektet slik tabell nedenfor viser:
Tildelingskriterier | Del vekt | Totalvekt | |
1 | Priser | ||
Nettopris- pris og produktskjema | 70 % | ||
Pris på rabatt listepris | 30 % | ||
Sum 1 | 45 % | ||
2 | Bestilling, leveringstid og - dyktighet | 30 % | |
3 | Service, oppfølging og opplæring | 25 % | |
4 | SUM | 100 |
Evaluering gjøres for hver varegruppe.
Nærmere opplysninger om hva oppdragsgiveren legger til grunn i vurderingen av de ulike tildelingskriteriene fremgår av beskrivelse i del 2.
2. NÆRMERE OM ANSKAFFELSEN
2.1. Beskrivelse av oppdragsgiver
Nedenfor følger en beskrivelse av hver av Knutepunkt Sørlandet kommunene som inngår i KnS-i:
Kristiansand kommune
Kjøkkenservice er en kommunal driftsenhet i Kristiansand kommune som står for produksjon og levering av mat til Kristiansand kommunes institusjoner, eldresenter og hjemmeboende eldre.
Tjenesten er organisert med mottakskjøkken, produksjonskjøkken og kafeteriaer. Produksjon av varm mat finner sted på sentralkjøkkenet på Bråvann som lager ca. 2000 middagsporsjoner pr. dag mandag - fredag. Kristiansand kommune leverer også mat til eldresektoren i Marnardal kommune. Andre kommuner kan bli aktuelt.
Råvarer til middagsproduksjon leveres på en adresse Xxxxxxxxxxxxx 0. Kolonial leveres til flere adresser, bl.a. til Kjøkkenservice’ kafeer og kantiner.
I tillegg kan det være aktuelt å levere til en del av kommunens øvrige enheter, omfatter barnehager, skoler og andre institusjoner, inkl. råvarer til skolekjøkken, skolefritidsordninger, kantiner/kafeer og lignende.
Vennesla kommune
Leveringssteder er:
• Vennesla Omsorgssenter, Venneslaveien 289, Vennesla
• Hægeland Omsorgssenter, Hægeland
• Venneslastua, Sentrumsveien, Vennesla
Alle steder er lett tilgjengelig, og når det gjelder avstander de forskjellige stedene imellom, ligger alle unntatt Hægeland omsorgssenter innen en radius på 1km.
Skolene og barnehagene i Vennesla kommune foretar sine innkjøp i dagligvarebutikk. Dette opprettholdes, men det kan bli aktuelt å kjøpe fra varegruppen på avkortet sortimentliste.
Søgne kommune
Rammeavtalene som inngås vil for Søgne kommune dreie seg om levering til Søgne Omsorgssenter.
Skoler og barnehager kjøper sine matvarer i dagligvarebutikk i nærmiljøet. Også for disse kan det bli aktuelt å kjøpe fra varegruppene på avkortet sortimentliste.
I tillegg er det kolonial varer som leveres til flere adresser, bl.a. Lundeveien dag - og omsorgssenter og rådhuset i Søgne Kommune.
Langenes aktivitet senter og bokollektiv, foretar en del kjøp i nærbutikk, da de er geografisk spredt utover i kommunen.
Songdalen kommune
Rammeavtalene som inngås vil være å levere til kjøkkenet ved Songdalstunet.
Skoler og barnehager kjøper sine matvarer i dagligvarebutikk i nærmiljøet. Også for disse kan det bli aktuelt å kjøpe fra varegruppene på avkortet sortimentliste.
Lillesand kommune
Rammeavtalene som inngås vil for Lillesand kommune vil omfatte levering til kjøkkenet ved Lillesand bo- og aktivitetssenter i Lillesand sentrum, og til kjøkkenet ved Høvågheimen bo- og aktivitetssenter i Høvåg.
Skoler og barnehager kjøper sine matvarer i dagligvarebutikk i nærmiljøet. Også for disse kan det bli aktuelt å kjøpe fra varegruppene på avkortet sortimentliste.
Birkenes kommune
Rammeavtalene som inngås vil for Birkenes kommune i første omgang dreie seg om levering til kjøkkenet i Birkenes kommune.
Omsorgssentrene, skoler, barnehager m.m. kjøper sine matvarer i dagligvarebutikk i nærmiljøet. Også for disse kan det bli aktuelt å kjøpe fra varegruppene på avkortet sortimentliste.
2.2. Minstekrav
Dette er minstekrav som skal oppfylles. De vil ikke være gjenstand for evaluering mellom de ulike tilbyderne. Tilbydere som ikke oppfyller minstekrav vil bli avvist.
2.2.1. Generelt
Tilbyder må som minimum kunne tilby forespurte produkter iht. produkt- og prisskjema og relaterte produkter som det etterspørres rabattsatser på.
På forespørsel fra kjøper om spesielle produkter skal leverandøren tilstrebe etter beste evne å utvide sitt produktutvalg. Produktet må være vesentlig for kjøpers tjenesteleveranse til sluttbruker.
2.2.2. Til produktene
Kvalitet knyttes til ingrediensene i aktuelt produkt og produktets holdbarhet. Leverandøren må på forespørsel fra kjøper opplyse om produktets innhold i henhold til krav i gjeldende forskrifter. Leverandøren må til en hver tid kunne oppfylle gjeldene myndighetskrav om sporbarhet.
For alle produkter som omfattes av tilbudet må leverandøren kunne fremskaffe produkt- og varefaktadokumentasjon etter behov. I de tilfeller hvor det er oppgitt bestemte varemerker i produkt- og prisskjema, er dette kun å oppfatte som en beskrivelse av kvalitet på forespurt produkt.
Produktene skal være merket iht. gjeldende krav i lover, forskrifter og direktiv.
Ved behov skal kjøper kunne foreta revisjon av leverandøren i forhold til produktkvalitet og matsikkerhet.
Kommunen forbeholder seg retten til å be om vareprøver i forbindelse med vurderingen av tilbudene.
Oppdragsgiver skal på forespørsel få oversendt vareprøve av erstatningsprodukt.
2.2.3. Til utførelse av kontrakt Bestillingsrutiner for Kristiansand kommune
Kristiansand kommune har innført elektronisk handel for alle sine enheter og bruker Visma Enterprise Ehandel som innkjøpssystem. Alle bestillinger sendes via den offentliges markedsplass for elektronisk handel.
Leverandører som Kristiansand kommune inngår rammeavtaler med, må tilpasse seg slik at anskaffelser kan skje via den offentlige markedsplassen (det være seg bestilling, ordrebekreftelse m.m.).
Samhandlingsavtalen vil være et vedlegg til rammeavtalen. Samhandlingsavtalen beskriver ansvar og frister for begge parter for gjennomføring av den elektroniske handelen som skal skje over Markedsplassen. Den må skrives under av leverandør og returneres sammen med tilbudet. Åpne punkter vil bli gjennomgått i fellesskap ved signering av avtale. Leverandører må selv dekke sin del av kostnadene en slik endring vil medføre.
Avropsform for rammeavtalene som inngår vil være med katalog.
Elektronisk handel via den offentlige markedsplassen stiller en del krav til leverandører og informasjon om dette ligger på nettstedet xxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/x- handel/. Kostnader og prisliste for leverandører finnes også på nettstedet.
Elektronisk faktura
Oppdragsgiver ønsker å motta inngående fakturaer i EHF format. En elektronisk faktura er en faktura som overføres elektronisk på strukturert format fra selger til kjøper, og ikke på papir eller som PDF-vedlegg i e-post. Tilbyder må opplyse om sin mulighet og sine rutiner for elektronisk fakturering i disse formatene.
2.2.4. Til varegruppene
I tillegg til det som fremkommer i dette kapittelet viser vedlagte pris- og produktskjema hvilke produkter som omfattes av konkurransen og hvilke krav som stilles.
Ved utskifting av avtaleprodukter (jf. utfylt pris- og produktskjema) skal nytt produkt ha tilsvarende kvalitet som tidligere eller bedre, og prisen skal ikke overstige pris for det produkt som erstattes.
Varegruppe A. Fersk fisk, bearbeidede fiskeprodukter og sjømat
Fersk hel og stykket fisk, bearbeidede fiskeprodukter, samt alle former for sjømat. Som del av tilbudet ligger også en forpliktelse om å levere oppkuttede stykker etter nærmere spesifikasjon. Sesongvarer er også tatt med i pris- og produktskjemaet. Dette er for eksempel lutefisk og makrell.
Kristiansand kommune ved Kjøkkenservice, forbeholder seg retten til å sette ut deler av produksjonen til eksterne aktører. Produsenten skal i så tilfelle forholde seg til gjeldende innkjøpsavtale for Kristiansand kommune.
Varegruppe B. Fersk frukt og grønnsaker inkludert poteter
Det stilles generelt krav om leveranse av fersk frukt og grønnsaker. Dette inkluderer også ferske grønnsaksblandinger.
Sou vide poteter til Kristiansand kommune inngår ikke i avtalen. Bearbeiding av produkter gjenspeiles i produkt- og prisskjema.
2.3. Utdyping av tildelingskriterier
2.3.1. Service, oppfølging og opplæring
Beskriv hvilke rutine tilbyder har for å informere om nye relevante produkter som kommer inn under kategorien volumprodukter som er oppgitt i pris- og produktskjema. Øvrige produkter er frivillig.
Kjøper ønsker å tilbys opplæring i leverandørens fagkompetanse. Beskriv hva som kan være aktuelt og legg med eksempel på aktivitet.
Kjøper er opptatt av å redusere kostnader og tidsforbruk i anskaffelsesprosessen. Leverandøren bes derfor om å komme med forslag til hvordan brukere av avtalen best mulig kan sikres et kostnadseffektivt kjøp. Forslaget skal inneholde en beskrivelse av leverandørens distribusjonssystem og hvordan den enkelte innkjøper er tenkt fulgt opp.
Tilbudet må inneholde en beskrivelse av hvordan reklamasjoner og retur skal håndteres. Retur vil omfatte reklamasjon på produkter av for dårlig kvalitet, feilleveringer og feilbestillinger og produkter som ikke har tilfredsstillende holdbarhet.
Retur av feil leverte varer og varer av dårlig kvalitet skal skje kostnadsfritt, og tas i retur ved første levering etter feilen oppsto, dersom ikke annet avtales. Eventuell kostnad ved retur av feilbestilling må oppgis i tilbudet.
Ved behov skal leverandøren kunne delta på evaluerings- og oppfølgingsmøter. Leverandøren må dekke egne kostnader ved møtene.
Oppdragsgiver ønsker dedikerte, faste kontaktpersoner. Vennligst presenter kontaktpersonene i tilbudet med tilhørende kontaktinformasjon. Ved utskiftning av kontaktperson skal oppdragsgiver varsles i god tid før skifte gjennomføres.
2.3.2. Bestilling, leveringstid og -dyktighet
Beskriv bestillingsrutine for enhetene som ikke har elektronisk handel via markedsplassen ref. pkt. 2.2.3.
Dersom tilbyderen har et web-basert bestillingssystem må det legges med en beskrivelse av bestillingssystemets innhold og muligheter (bilder av produktene, avtalepris, kjøpshistorikk/statistikk, egne bestillingslister, lagerstatus, ordrebekreftelse m.m.). Leverandørens nettside for oppdragsgiver som vises ved pålogging web- basert bestillingssystem skal kun inneholde produkter og produktgrupper som inngår i rammeavtalen.
Beskriv hvordan levering vil bli fulgt opp så oppdragsgiver er en prioritert kunde med stabil levering av fast tilgjengelige produkter som oppgitt i pris- og produktskjemaet. Hvis oppdragsgiver må foreta erstatningskjøp fra andre leverandører, og det gir økte kostnader for oppdragsgiver må tilbyder dekke merkostnaden. Volumprodukter kan etter godkjenning fra bestiller erstattes av annet produkt, men da til samme pris.
Oppdragsgiver ønsker at levering skal skje innen en tidsfrist på maksimum 2 – to – virkedager etter at bestilling er mottatt. Ved oppstart av avtale skal leveringstidspunkt med fast ukedag og tidspunkt avtales med hvert enkelt leveringssted.
Ved valg av leverandør vil det vektlegges positivt om leverandøren kan tilby økologiske produkter og kortreist mat
Kjøper ønsker å kvittere for mottatte varer. Leverandørene må ta kontakt med oppgitt kontaktperson for at varen skal ansees levert.
Alle varer ønskes levert i returemballasje.
Ved mottak av bestilling skal leverandør sende en leveringsbekreftelse til bestiller. Dette skal ikke være en bekreftelse for at ordren som er sendt er mottatt, men en bekreftelse på hva leverandøren faktisk kan levere i henhold til avtale. Denne bekreftelsen må mottas av bestiller senest dagen før levering.
2.3.3. Pris
Tilbyder skal legge ved komplett utfylt pris- og produktskjema med priset sortiment samt datert prisliste over øvrig sortiment innenfor produktgruppene gruppert etter varegrupper med rabattsatser.
Prisene i pris- og produktskjema skal være faste 1 år av avtaleperioden, og kan deretter justeres årlig i tråd med jordbruksoppgjøret. En slik justering må varsles og dokumenteres som beskrevet i vedlegg 1 – Generelle avtalevilkår for varer.
Øvrig sortiment og sesongvarer vil følge sesongsvingningene i markedet.
Grunnlaget for prissammenligning mellom leverandørene er totalprisen slik den fremkommer i skjemaet. Tilbyder skal fylle ut pris på alle varelinjer. Unnlatelse av prissetting av en eller flere linjer vil kunne medføre avvisning av tilbud.
Oppgitte størrelser og mål skal prises nøyaktig, og i oppgitte kvantum for eksempel pr. stk. eller pr. pakke à x kg/stk. Der hvor oppdragsgiver har oppgitt antall, mengde etc. og tilbyder ikke kan inngi tilbud på eksakt det samme, skal prisen omregnes til forespurt enhet/kvanta/mål. Utregningen skal tydelig fremkomme av regnearket (formel) og i kommentarfeltet, og i slike tilfeller skal tilsvarende eller bedre produkter
tilbys. Dette for å kvalitetssikre evalueringen. Samtidig skal kommentarfeltet benyttes for å angi forpakningens størrelse/enhetens volum og enhetspris for denne.
Alle korrigeringer som gjøres ved utfylling av pris- og produktskjema skal tydelig fremkomme.
I vedlagte pris- og produktskjema, er det gitt en nærmere beskrivelse av de produkter
/ volumprodukter som omfattes av konkurransen. De opplyste mengder er beheftet med betydelig usikkerhet, og er ikke bindende for kommunen. Imidlertid vil disse legges til grunn ved prisevaluering av tilbudene.
Ved evalueringen av tilbudene vil produkter med tilbudte rabattsatser inngå i vurderingen ut fra en stikkprøvekontroll.
Oppdaterte prislister skal være tilgjengelig til enhver tid for samtlige brukerenheter Det skal i tillegg utarbeides en søkbar prisliste i Excel eller tilsvarende over kun avtalesortimentet.
Ved prisreduksjoner pga. nye produkter, markedsendringer, ol., skal prisene reduseres tilsvarende. Endringer i produktutvalget skal informeres om fortløpende. Vi ber om at tilbyderen skisserer hvordan pris håndteres ved skifte av produkter.
Dersom kommunene får kjennskap til, og kan dokumentere at det har skjedd vesentlige endringer i pris- og markedsforhold, men avtalepartneren likevel ikke tar initiativ til endringer, kan kommunene kreve at tilsvarende endring skal komme kommunene til gode.
SJEKKLISTE
Skjemaet nedenfor er ment som en sjekkliste for tilbyder, og for å gjøre tilbudet mer oversiktlig både for tilbyder og oppdragsgiver.
Skjemaet nedenfor skal følge tilbudet ferdig utfylt.
Dokumentasjon | Vedlagt: ja/nei? | Vedlegg nr. |
8 eksemplarer av tilbudet (1 original på papir + 7 elektroniske på minnepenn) | ||
Skjema for opplysninger om tilbyder | ||
Avviksskjema | ||
Kvalifikasjonskrav – ref. 1.18 • Skatteattest • MVA-attest • HMS-egenerklæring • Kvalitetssikringssystem • Miljø | ||
Tildelingskriterier – ref. 1.19 • Priser • Bestilling, leveringstid og -dyktighet • Service, oppfølging og opplæring |
Det er svært viktig at tilbyder leverer den etterspurte dokumentasjonen og svarer på alle forhold som er bedt om i konkurransegrunnlaget slik at vi kan vurdere tilbudene på en best mulig måte. Dersom obligatorisk eller annen vesentlig informasjon mangler, kan tilbudene blir avvist.
3. OVERSIKT OVER VEDLEGG
Vedlegg 1 | Generelle avtalevilkår - varer |
Vedlegg 2 | Tilbyderopplysningsskjema |
Vedlegg 3 | Avviksskjema |
Vedlegg 4 | Egenerklæring for helse, miljø og sikkerhet |
Vedlegg 5 | Samhandlingsavtalen |
Vedlegg 6 | Pris- og produktskjema |