Redegjørelse for aktsomhetsvurdering Marinetrans AS

Redegjørelse for aktsomhetsvurdering Marinetrans AS

I henhold til krav etter Xxx om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (åpenhetsloven).

1.0 Redegjørelse fra ledelsen

Det kommer frem av årsberetningen og regnskapet for Marinetrans AS (2023) at selskapet overstiger minst to av terskelverdiene som åpenhetsloven operer med, Jfr. §§ 2 og 3. I henhold til §5 plikter selskapet derfor å offentliggjøre en redegjørelse for de

aktsomhetsvurderinger som er foretatt, Jfr. §4.

Hovedformålet med loven er å "fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester".

Et virkemiddel for å oppnå dette formålet er åpenhet ved å "sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold".

Virksomheten skal selvsagt fortsatt etterleve lovgivning i Norge og i de landene de har virksomhet. Selskapet er omfattet av loven, men er allerede omfattet av regnskapsloven § 3-3 c om redegjørelse for samfunnsansvar, blant annet menneskerettigheter.

I denne forbindelse har Marinetrans AS tilpasset seg denne loven og startet en løpende prosess for å kunne etterleve, håndheve og endre hendelser som måtte stride mot Åpenhetsloven.

Den følgende redegjørelsen publiseres på selskapets nettside.

2.0 Om selskapets virksomhet

2.1 Driftsområde

Marinetrans AS er et logistikkselskap som er eid av Global Transport Solutions Norway AS. Marinetrans AS tilbyr skreddersydde logistikkløsninger innenfor den maritime sektor. Vi opererer innenfor marine- og prosjektlogistikk innenfor 4PL. I tillegg har vi et lager som utfører lagertjenester som lagring, pakking, merking og andre tjenester som faller inn under vanlig lagerdrift.

Marinetrans AS er autorisert/medlem av Going Green (gjør grønn omstilling konkret), samt at Marinetrans AS er ISO godkjente 9001 og 14001.

Det jobbes nå med sertifisering av ISO 45001.

2.2 Organisering

Selskapet har to avdelinger i Norge, henholdsvis på Lysaker i Bærum kommune og på Godvik i Bergen kommune. På Lysaker har vi kontorlokaler sentralt på Lysaker Brygge. I Bergen har vi lager/kontor på 1250kvm. Det er 29 ansatte i selskapet i Norge. Selskapet er eid av Global Transport Solutions AS som har sitt hovedkontor på Lysaker.

2.3 Retningslinjer

Marinetrans AS anerkjenner betydningen av å sette fokus på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i vår virksomhet, inkludert hos våre leverandører og forretningspartnere.

Marinetrans AS arbeider med å etablerer retningslinjer som skal implementeres i de ulike delene av organisasjonen for å sikre at de ovenfornevnte hensynene blir ivaretatt på en helhetlig måte. Dette innebærer en klar ansvarsfordeling internt, og en økt bevisstgjøring blant ansatte som har beslutningsmyndighet når det gjelder innkjøp av varer og tjenester.

Retningslinjene vil inngå som en del av organisasjonens system for internkontroll. Ansatte vil ha tilgang til retningslinjene i personalhåndboken.

Marinetrans AS følger arbeidsmiljøloven rutiner for varsling. Alle ansatte oppfordres til å varsle dersom de blir kjent med kritikkverdige forhold, eksempelvis brudd på interne retningslinjer.

2.4 Factlines som system og støtte for aktsomhetsvurderinger

I vårt arbeid med åpenhetsloven og aktsomhetsvurderingsprosess benytter vi oss av Factlines’ digitale løsning og tjenester. Factlines er et norskeid, uavhengig selskap, og er spesialister på oppfølging av etiske, sosiale og miljømessige krav i leverandørkjeder. Factlines rådgir, utvikler og produserer tjenester med digital støtte for å få effektiv og etterprøvbar informasjon direkte fra leverandører og underleverandører.

Vår virksomhet gjør en årlig informasjonsinnsamling fra leverandører i form av egenrapportering. Spørsmålene i egenrapporteringen dekker kravene i FNs Global Compact, leverandørenes kjedeinnsikt og oppfølgingspraksis, i tillegg til deres vurdering av risiko knyttet til brudd på etiske retningslinjer i de aktuelle produksjonsland. Innhentingen gir grunnlag for analyse om god praksis er etablert for å overholde åpenhetsloven, lov om offentlige anskaffelser

§ 5 og virksomhetens egne kontraktsbestemmelser.

Våre leverandører er gjort kjent med våre etiske retningslinjer og er pålagt å opptre i henhold til disse, inkludert at de selv må sikre sin produksjon, sine innkjøp og leveranser. Dersom egenrapportering eller andre indikatorer gir signaler om avvik blir disse fulgt opp gjennom henvendelser til leverandør. Avhengig av omfang og risiko vil avvik kunne avstedkomme opprettelse av forbedringsprosjekt for å skape endringer i samarbeid med leverandør og øvrige aktører i kjeden.

Les mer om Factlines her.

3.0 Aktsomhetsvurderinger

3.1 Kartlegging av leverandører og forretningspartnere

Det har blitt gjennomført en kartlegging av kjøp av varer og tjenester foretatt av Marinetrans Norway med en verdi over 100 000 NOK for perioden 1.juli 2022 til 31.januar 2024.

Kartleggingen viser at det er foretatt innkjøp av varer og tjenester fra 265 leverandører, hvorav 141 leverandører er tilknyttet salgskostnader og 124 er leverandører tilknyttet adminkostnader.

3.2 Risikovurderinger

Det ble innledningsvis foretatt en overordnet vurdering av hver enkelt leverandør med utgangspunkt i høyrisikolisten til Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ). Det store flertallet av leverandørene ble vurdert å utgjøre lav risiko for negative konsekvenser knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Det ble foretatt nærmere undersøkelser av et mindre antall leverandører med tilknytning til bransjer opplistet i den nevnte høyrisikolisten.

Når det gjelder forretningspartnere, har alle handelsavtalepartnere på sentrale handelsavtaler blitt forespurt om hvordan de forholder seg til åpenhetsloven.

Risikovurderingen har ikke avdekket faktiske negative konsekvenser eller vesentlig risiko for negative konsekvenser med hensyn til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

3.3 Fremtidige tiltak

Eksisterende leverandører som har løpende leverandøravtaler med Marientrans AS, vil bli bedt om å signere en bekreftelse på at de oppfyller kravene til aktsomhetsvurderinger i åpenhetsloven.

Ved inngåelse av nye løpende leverandøravtaler, vil avtalen inkludere tilsvarende krav om bekreftelse som omtalt nedenfor. Den umiddelbare effekten av dette tiltaket er bevisstgjøring blant våre leverandører. Det gir i tillegg en kontraktfestet mulighet til oppfølgning og kontroll, og muligheten til å avslutte samarbeidet med virksomheter som ikke følger opp disse forpliktelsene.

Videre vil det bli gjennomført tiltak for å heve kompetansenivået blant de ansatte når det gjelder åpenhetsloven. Ansatte med myndighet til å inngå avtaler for kjøp av varer og tjenester vil bli prioritert. Dette utgjør om lag 4 ansatte fordelt på begge avdelingene i selskapet.

I tillegg til avtaler om tjenester, har Marinetrans AS inngått leieavtaler på kontor- og lagerlokale, leasing av kjøretøy, truck leie og annet utstyr/inventar. Selv om slike avtaler normalt ikke utgjør risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, ser vi det som hensiktsmessig å gjennomføre en grundig kartlegging av leieavtalene og eierforholdet knyttet til slike avtaler.

Vi vil kreve fremover at alle direkteleverandørene våre godkjenner Global Transport Solutions BV sine Supplier Code of Conduct. Denne beskriver våre leverandørkrav knyttet til menneskerettigheter og andre tema innenfor bærekraft. Dette betyr at leverandøren forplikter seg til å utføre sin produksjon i samsvar med internasjonalt anerkjente standarder knyttet til

menneskerettigheter, arbeidsforhold, miljø og antikorrupsjon. Selskapene gjør en grundig vurdering av alle nye leverandører ifm. inngåelse av kontrakt. Utover dette har selskapene en risikobasert tilnærming til arbeidet med menneskerettigheter i leverandørkjeden, og fokuserer innsatsen mot de leverandørkjedene hvor vi vurderer risikoen for krenkelse av menneskerettighetene som høyest.

Les mer om selskapets Code of Conduct her xxxxx://xxxxxxxxxxx.xxx/xx- content/uploads/2024/04/GTS-Code-of-conduct.pdf

Systemet til Factlines gir oss automatisk oppfølgingsforslag som leverandørene våre har fått i Factlines basert på egenrapporteringen.

4.0 Kontaktinformasjon

Marinetrans AS er omfattet av åpenhetslovens informasjonskrav, Jfr. §§ 6 og 7.

Vi ber om at henvendelser og informasjonskrav etter §6 sendes skriftlig og kan rettes til e- post: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx

Oslo, 31.mars 2024.

Styret Marinetrans AS

Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx-Xxx

Styrets leder Styremedlem