Konkurransegrunnlag for rammeavtale om juridisk bistand
Sak: 13/050077
Konkurransegrunnlag for rammeavtale om juridisk bistand
til saksbehandling av personskadekrav innenfor psykiske belastningsskader for forsvarspersonell
Tilbudsfrist: 12.12.2013 kl. 12.00
Innhold
1.1 Invitasjon til anbudskonkurranse 4
1.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget 4
3 Informasjon om SPK og forsikringsavdelingen 4
4 Rammeavtalens omfang og varighet 5
7 Kvalifikasjonskrav til tilbyder 6
7.4 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling 6
7.5 Tilbyders økonomiske og finansielle stilling 7
7.6 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner 7
8 Behovsbeskrivelse og krav til tjenesten som skal leveres 8
9 Tilbyders løsningsbesvarelse 9
9.1 Hvordan tilbyder vil levere tjenestene basert på SPKs behov og krav 9
9.2 Rutiner og ressursleveranse (tilgjengelighet) 9
11 Krav til tilbudets innlevering og utforming 10
12 Prosess for evaluering av tilbud og valg av leverandør 12
12.1 Tidsplan for anskaffelsesprosessen 12
13 Viktig informasjon om øvrige forhold vedrørende konkuransen 12
13.3 Tilbyders forbehold og avvik 12
13.4 Kontakt mellom SPK og tilbyder i tilbudsfasen 13
13.5 Spørsmål til konkurransen 13
13.6 Feil/uklarheter i anbudsdokumentene 13
13.7 Endring av konkurransegrunnlaget 13
13.9 Honorar for utarbeidelse av tilbud 13
14 Tildeling av kontrakter under rammeavtalen 14
14.1 Gjennomføring av avrop 14
1 Innledning
1.1 Invitasjon til anbudskonkurranse
Statens pensjonskasse, heretter kalt SPK, inviterer til anbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtale for kjøp av juridisk bistand til saksbehandling av mottatte personskadekrav.
Tilbyder må innlevere tilbud i henhold til informasjonen i dette konkurransegrunnlaget.
Tilbyderen må kontrollere at det mottatte konkurransegrunnlaget inneholder alle tekstsider, bilag og vedlegg som er angitt.
1.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget
Konkurransegrunnlaget gir tilbyder nødvendig informasjon og rettledning i tilbudsfasen og består av følgende dokumenter:
• Konkurransegrunnlag for rammeavtale for bistand (dette dokumentet).
• Vedlegg 1: Rammeavtale for bistand til saksbehandling av personskadekrav med bilag.
• Vedlegg 2: SSA-B enkel
• Vedlegg 3: Mal for tilbyders besvarelse.
• Vedlegg 4: Mal for tilbyders priser.
• Vedlegg 5: Forpliktelseserklæring underleverandør
2 Formål med anskaffelsen
Formålet med anskaffelsen er å inngå rammeavtale med én – 1 – leverandør som innehar fagressurser med dokumentert kompetanse og erfaring med saksbehandling av personskadekrav. Bistanden omfatter Forsvarsdepartementets erstatningsordninger om psykiske belastningsskader, se omtale av disse under neste punkt.
3 Informasjon om SPK og forsikringsavdelingen
Staten er selvassurandør. Forsikringsavdelingen, som for tiden har 12 ansatte, har ansvaret for administrasjonen av yrkesskadeforsikringen i staten. I tillegg administrerer avdelingen tariffbaserte ytelser, herunder ytelser etter hovedtariffavtalen i staten. Avdelingen behandler også krav om erstatning for skade på person forvoldt av statens motorvogner etter bilansvarsloven.
Avdelingen behandler videre saker i henhold til forskrifter gitt av Forsvarsdepartementet for forsvarspersonell som har deltatt i internasjonale operasjoner og som er påført psykiske belastningsskader som følge av dette, jf. Forskrift om billighetserstatning for psykiske belastningsskader som følge av deltakelse i internasjonale operasjoner og Forskrift om særskilt kompensasjonsordning for psykiske belastningsskader som følge av deltakelse i internasjonale operasjoner. SPK behandler krav etter ordningene og fatter vedtak i førsteinstans. Det er etablert en klagenemnd for ordningene. Statens pensjonskasse ønsker å kjøpe saksbehandlingsbistand til ordningene om psykiske belastningsskader.
Forskriftene dekker psykiske belastningsskader som følge av deltakelse i internasjonale operasjoner fra 1. januar 1978 til 31. desember 2009. SPK har siden forskriftenes ikrafttredelse mottatt ca. 650 krav, hvorav ca. 300 er under behandling og ca. 350 er ferdigbehandlet. I hovedsak er sakene knyttet til tjeneste i Libanon, Balkan og Afghanistan.
4 Rammeavtalens omfang og varighet
4.1 Omfang
Det skal inngås rammeavtale med én – 1 – leverandør.
Forsikringsavdelingen i SPK behandler i utgangspunktet alle saker selv. Det kan imidlertid i perioder være ekstra mange saker hvor det er behov for ekstern bistand. Behovet for bistand vil derfor kunne variere betydelig fra år til år.
Rammeavtalens økonomiske omfang anslås å være mellom 1 og 1,5 MNOK i 2014, med et antatt lavere omfang påfølgende år. Øvre ramme i hele avtaleperioden inkludert opsjoner er på ca. 4 MNOK eks. mva.
Rammeavtalen vil innebære en rett, men ikke en plikt, for SPK å innhente bistand. Rammeavtalen innebærer heller ingen forpliktelser med hensyn til mengde eller omfang av bistand som anskaffes i løpet av avtaleperioden.
4.2 Rammeavtalens varighet
Rammeavtalen vil ha en varighet på 2 år med mulighet for SPK til å forlenge avtalen med 1 + 1 år, slik at maksimal varighet for rammeavtalen vil være 4 år.
5 Anskaffelsesprosedyre
5.1 Anskaffelsesprosedyre
Reglene for anskaffelsen følger av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA), med tilhørende forskrift nr. 402 om offentlige anskaffelser fastsatt ved kongelig resolusjon 7. april 2006 (FOA). Juridiske tjenester er en uprioritert tjeneste og anskaffelsen foretas etter FOA del I og II. Anskaffelsen foretas ved åpen anbudskonkurranse, se FOA § 5- 1.
Etter at tilbud er levert, er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er herunder ikke tillatt å endre pris eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Se FOA § 12-1(1).
5.2 Deltilbud
Det er ikke tillatt å levere tilbud bare på deler av anskaffelsesomfanget som er beskrevet i dette konkurransegrunnlaget.
6 Kontraktbestemmelser
Kontraktsforholdet reguleres av følgende dokumenter vedlagt konkurransegrunnlaget:
- Vedlegg 1: Rammeavtale for bistand til saksbehandling av personskadekrav med bilag
- Vedlegg 2: SSA-B enkel
I henhold til § 6 i forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, informeres det om at SPK har inntatt kontraktsklausul om lønns- og arbeidsvilkår i Rammeavtalen, se avtalens kapittel 7.
7 Kvalifikasjonskrav til tilbyder
Dette kapittelet beskriver kvalifikasjonskravene til tilbyderne. Disse er å anse som minimumskrav som alle må være oppfylt for at tilbyder skal kunne delta i konkurransen.
Det er tilbyders ansvar å påse at alle relevante forhold knyttet til besvarelse av kravene er tilstrekkelig belyst og dokumentert. Dersom en tilbyder ser at det kan oppstå tvil med hensyn til om vedkommende oppfyller kvalifikasjonskravene, oppfordres det til å vedlegge relevant tilleggsinformasjon i besvarelsen.
7.1 Forpliktelseserklæring
Det skal vedlegges forpliktelseserklæring fra aktuelle underleverandører som dokumenterer at hovedleverandøren har reell disposisjonsrett over underleverandørenes ressurser ved eventuelle leveranser knyttet til denne konkurransen. Mal for slik erklæring er vedlagt dette konkurransegrunnlaget. Se Vedlegg 5 – Forpliktelseserklæring fra underleverandør.
7.2 Skatteattester
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjonskrav |
Tilbyder skal ikke ha restanser knyttet til betaling av skatter og avgifter til det offentlige. | 1. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra skatteoppkrever (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden. 2. Attest på betalt merverdiavgift fra skattekontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden. |
7.3 HMS egenerklæring
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjonskrav |
Tilbyder skal bekrefte å oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). | Signert HMS egenerklæring. |
7.4 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjonskrav |
Tilbyder skal være et lovlig registrert foretak. | For norske tilbydere: Firmaattest For utenlandske tilbydere: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor tilbyder er etablert. |
7.5 Tilbyders økonomiske og finansielle stilling
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjonskrav |
Tilbyder skal ha god økonomisk soliditet. | Det skal vedlegges soliditetsvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap. Vurderingen må ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist. Vurderingen må opplyse om kredittverdighet og bør opplyse om grad av konkursrisiko (konkursprediksjon). |
7.6 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjonskrav | |||
7.6.1 Fagområde Tilbyder skal ha behandling av personskadekrav som et etablert fagområde. | Tilbyder skal beskrive sin virksomhet, herunder: a. Historikk og dagens organisasjon b. Fagområdet personskadekrav c. Kort beskrivelse av eventuelle underleverandører som benyttes. Besvarelsen skal gjøres på anvist sted i Vedlegg 3 - Mal for tilbyders besvarelse. | |||
7.6.2 Kompetanse Tilbyder skal ha tilstrekkelig kompetanse til å levere på avtalen. | Det er viktig for SPK å sikre seg at den leverandøren som blir tildelt rammeavtale kan tilby kvalifiserte konsulenter ved avrop under rammeavtalen. Tilbyder skal levere 2 CV-er som dokumenterer at de på tilbudstidspunktet disponerer over konsulenter som oppfyller kravene til kompetanse nedenfor. | |||
Konsulentene skal ha følgende kompetanse: • Juridisk embetseksamen • Minst 5 års erfaring fra fagområdet personskadekrav | ||||
CV for oppgitte konsulenter skal legges ved på anvist sted i Vedlegg 3 - Mal for tilbyders besvarelse. | ||||
7.6.3 Kapasitet Tilbyder må ha tilstrekkelig kapasitet til å levere på avtalen. | Det skal i tilbudet utformes en oversikt som dokumenterer hvor mange konsulenter tilbyder disponerer over (pr. dato for innlevering av tilbudet) som beskrevet i pkt. 7.6.2. Tilbyder må ha den minimumskapasitet som er angitt i tabellen for å bli kvalifisert. | |||
Konsulentkategori | SPKs krav til kapasitet | Antall årsverk | ||
Personskadekrav | ≥ 5 | |||
Besvarelsen skal gjøres på anvist sted i tabellen i Vedlegg 3 - Mal for tilbyders besvarelse. |
7.6.4 Erfaring Xxxxxxxx skal ha god erfaring fra sammenlignbare oppdrag. | Xxxxxxxx skal kort redegjøre for sammenlignbare oppdrag de siste tre år, maksimalt tre oppdrag. Med sammenlignbare oppdrag menes oppdrag med saksbehandling av personskadekrav. Beskrivelsen av kundeoppdraget skal inneholde følgende informasjon: • Kundens navn. • Kontaktinformasjon til relevant person hos kunden, herunder e-postadresse og telefonnummer. • Kundens virksomhet. • Beskrivelse av oppdraget og de tjenester som er levert. • Tidsrom og økonomisk omfang. Beskrivelsen skal gis i den form som er angitt i Vedlegg 3 – Mal for tilbyders besvarelse. Xxxx: SPK forbeholder seg retten til å kontakte kontaktpersonen for kundeoppdraget ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. |
8 Behovsbeskrivelse og krav til tjenesten som skal leveres
SPK har behov for saksbehandlingsbistand, relatert til vurdering av krav etter ordningene for psykiske belastningsskader etter deltakelse i internasjonale operasjoner.
I henhold til ordningene behandler SPK krav og fatter vedtak i førsteinstans. Forvaltningslovens saksbehandlingsregler gjelder for ordningen. Det innebærer blant annet at SPK skal utrede spørsmålet om erstatning, det stilles krav til innhenting av spesialisterklæring etter særskilte mandater fastsatt for ordningene. Videre skal vedtak begrunnes og det er klagemulighet på vedtakene.
Saksbehandlingsbistanden inkluderer vurdering av krav etter ordningene og utarbeidelse av forslag til vedtak, herunder utarbeidelse av brev til klagenemnda for ordningene. På bakgrunn av at den personelle kompetansen til å fatte vedtak i førsteinstans er lagt til SPK, må forslag til vedtak gjennomgås og undertegnes av SPK på SPKs brevark. Bistanden må skje i SPK lokaler. Sakenes dokumenter er i hovedsak i papirformat, og disse kan ikke tas ut fra SPKs lokaler. Saksbehandlingsbistanden inkluderer ikke mer administrativt arbeid som innhenting av dokumentasjon, spesialisterklæring etc.
Minimumskrav
Dette kapittelet beskriver SPKs minimumskrav til bistanden. Tilbyder må bekrefte at samtlige minimumskrav i tabellen nedenfor kan godtas og leveres. Besvarelsen skal gis i den form som fremgår av vedlegg 3 - Mal for tilbyders besvarelse.
SPK gjør oppmerksom på at avvik/forbehold til minimumskravene kan føre til avvisning av tilbudet, jf. FOA § 11-11 (1) bokstav e.
Minimumskrav | Leverandørens svar – ja/nei |
Saksbehandling av personskadekrav skal utføres i SPKs lokaler i ordinær kontortid. | |
Ved avrop under rammeavtalen skal de konsulenter som tilbys inneha minimum den kompetanse og erfaring som er oppgitt i konkurransegrunnlagets pkt. 7.6.2. |
9 Tilbyders løsningsbesvarelse
9.1 Hvordan tilbyder vil levere tjenestene basert på SPKs behov og krav
Tilbyder skal i sitt tilbud beskrive hvordan de vil levere tjenester basert på SPKs behov, jf. konkurransegrunnlagets punkt 2, 3 og 8.
Beskrivelsen skal konkretiseres i form av besvarelse av de nedenstående punktene.
9.2 Rutiner og ressursleveranse (tilgjengelighet)
I de to delkapitlene nedenfor skal tilbyder beskrive hvordan leveranse av ressurser vil bli håndtert i forbindelse med oppdrag under rammeavtalen. Tilbyders besvarelse vil benyttes til evaluering i forbindelse med tildelingskriteriene.
a) Tilbyders responstid og leveringsevne
Det er viktig for oppdragsgiver å få tildelt kvalifisert ressurs innen rimelig tid etter at behovet er meldt.
Tilbyder skal beskrive:
1. Rutiner for mottak og oppfølging av henvendelser i forbindelse med avrop.
2. Forventet responstid på henvendelsen.
3. Rutine for verifisering av kundens behov og utvelgelse av kvalifisert ressurs.
4. Forventet tildelingstid for bemanning av oppdraget.
5. Rutiner for igangsetting av oppdrag.
Svarene skal inngå i Vedlegg 3 - Mal for tilbyders besvarelse.
b) Erstatning av ressurs
Ved behov for skifte av konsulent er det viktig for SPK at tilbyder på en rask og effektiv måte kan erstatte ressurser innenfor pågående oppdrag.
Tilbyder skal beskrive:
• Rutine for å sikre at erstatning av konsulent i pågående oppdrag hos SPK vil bli gjennomført uten ekstra ulempe og kostnad for SPK.
Besvarelsen skal gjøres i Vedlegg 3 - Mal for tilbyders besvarelse.
9.3 Pris
Pris skal oppgis i NOK eksklusiv mva., men inklusiv øvrige avgifter eller tillegg.
Det er ikke tillatt å oppgi timepriser som varierer med antall timer som tas ut på avtalen (rabattmatriser eller lignende). Det er heller ikke tillatt å oppgi intervaller eller ”prisspenn” for timepriser.
Tilbyder skal angi kun en timepris som gjelder for samtlige av leverandørens ressurser som skal levere bistand til SPK under denne rammeavtalen.
Bistand | Maksimal timepris |
Saksbehandling personskadekrav |
Prisen indeksreguleres i henhold til rammeavtalens prisreguleringsbestemmelser. Tabellen settes inn i Vedlegg 4 - Mal for tilbyders priser, se kapittel 11.2 utforming av tilbud.
10 Tildelingskriterier
Tildelingen vil basere seg på det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på SPKs evaluering av tilbudene.
Det er angitt prosenttall som tilsier hvilken vekt de ulike kriteriene skal gis i den samlede vurderingen. Summen av vektene utgjør 100 %.
Ved evaluering av de enkelte tilbud vil SPK benytte en evalueringsmodell der poengskalaen for det enkelte evalueringspunkt går fra 1 til 10. Det tilbud som vurderes som best på det enkelte evalueringspunkt vil få 10 poeng og de andre tilbudene vil bli gitt en lavere poengsetting som er relativ til det tilbud som har fått 10 poeng. De innkomne tilbudene vurderes på den måten relativt i forhold til hverandre, og ikke i forhold til eksterne faktorer som for eksempel det samlede markedet, beste praksis eller lignende.
Nr. | Tildelingskriterium | Dokumentasjonskrav | Vekt |
1 | Rutiner og ressursleveranse | Besvarelse av konkurransegrunnlagets pkt. 9.2 i Vedlegg 3 – Mal for tilbyders besvarelse | 40 % |
2 | Timepris | Utfylt prisskjema i Vedlegg 4 – prisskjema. | 60 % |
11 Krav til tilbudets innlevering og utforming
11.1 Innlevering av tilbud
Alle tilbud skal leveres elektronisk i PDF-format hvor tekst i PDF-dokumentene er søkbar. Levering skjer ved bruk av elektronisk signatur via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx, innen tilbudsfristen. Tilbud som leveres på en annen måte vil bli avvist.
Har tilbyder spørsmål til SPK vedrørende denne konkurransen, må spørsmålene stilles via kommunikasjonsmodulen i Mercell for at all kommunikasjon skal loggføres.
Er tilbyder ikke bruker hos Mercell eller har spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, eller hvordan tilbud skal innleveres, ta kontakt med Mercell Support:
xxxxxxx@xxxxxxx.xxx. Tlf: + 00 00 00 00 00.
Ved offentlige anbud kreves det elektronisk signatur av tilbyder (BankID, Commfides eller Buypass). Dersom tilbyder har spørsmål vedrørende dette vennligst kontakt Xxxxxxx support.
Vi anbefaler at tilbudet leveres inn i god tid før fristens utløp. Tilbudsfristen er absolutt og tilbyder bærer risikoen for eventuelle komplikasjoner i forbindelse med den elektroniske innleveringen som medfører at tilbudet ikke blir levert innen fristen. Skulle det komme tilleggsinformasjon fra SPK som fører til at tilbyder ønsker å endre tilbudet før fristen utgår, kan tilbyder gå inn og åpne tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt til tilbudsfristen utgår.
11.2 Utforming av tilbudet
Det skal leveres ett signert følgebrev og tre (3) dokumenter med egne filnavn. Tilbudet, inklusiv alle vedlegg, skal være på norsk.
Firmapresentasjoner, brosjyrer, fakta-ark og lignende skal ikke vedlegges tilbudet. Det skal heller ikke gis henvisninger til nettsider.
Tilbudet skal bestå av følgende dokumenter med angitt filnavn:
Signert følgebrev.
Filnavn: <tilbyder>-følgebrev.pdf
Følgebrevet skal som et minimum inneholde følgende informasjon:
• Tilbyders fulle juridiske navn, organisasjonsnummer og adresse.
• Kontaktperson for tilbudet, angitt med navn, tittel, telefon og
• e-post.
• Signatur fra bemyndiget person.
Dokument 1: tilbyders besvarelse
Filnavn: Dokument 1. <tilbyder>-.pdf
I Dokument 1 skal tilbyder ta inn sin utfylte besvarelse av Vedlegg 3 - Mal for tilbyders besvarelse. Samtlige kapitler i malen for tilbyders besvarelse skal inngå i dokumentet.
Dokument 2: Prisskjema.
Filnavn: Dokument 2.<tilbyder>-prisskjema.pdf
I Dokument 2 skal tilbyder ta inn utfylt prisskjema fra Vedlegg 4 - Mal for tilbyders priser.
Dokument 3: Sladdet tilbud.
Filnavn: Dokument 3.<tilbyder>-sladdet.pdf
En sladdet versjon av komplett tilbud i PDF-format. Informasjon som tilbyder anser som forretningshemmeligheter skal være sladdet.
Tilbud som leveres med oppsett som avviker fra det som er beskrevet ovenfor kan bli avvist, jf. forskrift om offentlige anskaffelser § 20-13.
12 Prosess for evaluering av tilbud og valg av leverandør
Etter at tilbudsfristen har gått ut vil SPK gjennomgå alle rettidig innleverte tilbud og vurdere disse med henblikk på tilfredsstillelse av kvalifikasjonskravene. Tilbydere som ikke tilfredsstiller samtlige kvalifikasjonskrav vil bli avvist.
De tilbydere som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert i henhold til de oppgitte tildelingskriteriene.
Når SPK har foretatt innstilling på valg av leverandør, vil alle som har levert tilbud motta skriftlig meddelelse om hvem som er tildelt kontrakt og begrunnelse for tildelingen.
12.1 Tidsplan for anskaffelsesprosessen
Anskaffelsen planlegges gjennomført etter tidsplanen nedenfor. Tidsplanen er tentativ og tilbydere vil bli informert ved endringer av betydning.
Milepæl | Dato |
Kunngjøring av konkurranse | 21.11.2013 |
Frist for oppklarende spørsmål/avklaringer fra leverandører | 05.12.2013 |
Tilbudsfrist | 12.12.2013 |
Evaluering av tilbud | Uke 51 2013 |
Beslutning om tildeling av rammeavtale | Uke 52 2013/ Uke 1 2014 |
Utløp av karensperiode | 10 dager etter beslutning |
Kontraktsignering | Etter utløp av karensperiode |
Vedståelsesfrist | 12.03.2014 |
13 Viktig informasjon om øvrige forhold vedrørende konkurransen
Nedenfor angis øvrige bestemmelser for gjennomføring av konkurransen.
13.1 Vedståelsesfrist
Vedståelsesfristen for tilbudene er satt til 12.03.2014. Tilbudet opphører å være bindende for tilbyderne når kontrakt er signert med den som tildeles kontrakt.
13.2 Offentlighet
I henhold til offentleglova § 23 kan hvem som helst kreve innsyn i tilbudene etter at valg av leverandør er gjort.
Ved en eventuell innsynsbegjæring vil det i utgangspunktet være den sladdede versjonen av tilbudet som utleveres, men det gjøres oppmerksom på at SPK har et selvstendig ansvar for å vurdere omfanget av opplysninger som tilbyderen anmoder om å unnta fra offentlighet.
13.3 Tilbyders forbehold og avvik
Alle forbehold og avvik må være så presise og entydige som mulig, slik at SPK kan vurdere konsekvensen av avviket uten kontakt med tilbyderen.
SPK vil oppfordre tilbydere til å være varsomme med å ta forbehold eller gjøre avvik i sitt tilbud, da et tilbud skal avvises dersom det inneholder vesentlige forbehold mot
kontraktsvilkårene eller vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget (jf. forskrift om offentlige anskaffelser § 11-11 (1), bokstav d og e.).
Et tilbud skal også avvises dersom det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene (jf. forskrift om offentlige anskaffelser § 11-11 (1), bokstav f).
13.4 Kontakt mellom SPK og tilbyder i tilbudsfasen
All kontakt mellom SPK og tilbyder i forbindelse med tilbudet, skal foregå skriftlig via kommunikasjonsmodulen i Mercell. Dette for at all kommunikasjon automatisk skal loggføres. Xxxxxxxx skal ikke ta personlig kontakt med noen i SPK i forbindelse med anskaffelsesprosessen.
13.5 Spørsmål til konkurransen
Spørsmål til konkurransen eller anmodning om avklaring av eventuelle uklarheter i anbudsdokumentene, skal oversendes i god tid via kommunikasjonsmodulen i Mercell, se frist for å stille spørsmål i kap. 12.1.
Alle spørsmål som SPK mottar vil besvares og sendes til samtlige tilbydere via Mercell- portalen, uten at identiteten til spørsmålsstiller avsløres. SPK forbeholder seg retten til å avvise ethvert spørsmål som SPK vurderer som irrelevant eller ledende. Enhver informasjon fra SPK som tilbyder får på en annen måte enn beskrevet over, vil med henblikk på evalueringen og kontrakten bli ansett for ikke å ha blitt gitt.
13.6 Feil/uklarheter i anbudsdokumentene
Dersom tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i anbudsdokumentene som kan ha betydning for kontraktens ytelser, herunder forståelsen, gjennomføringen, prissettingen eller ferdigstillelsen av kontrakten, plikter tilbyder umiddelbart å varsle SPK om dette.
13.7 Endring av konkurransegrunnlaget
SPK kan gi tilleggsopplysninger om konkurransegrunnlaget og vil i så fall sende likelydende skriftlig melding via Mercell-verktøyet til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget.
Dersom tilleggsdokumenter eller tilleggsopplysninger er for omfattende til at de kan fremskaffes innen fristen, skal SPK fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen.
13.8 Språk
All kommunikasjon og alle dokumenter vedrørende konkurransen skal være på norsk.
13.9 Honorar for utarbeidelse av tilbud
Tilbydere har ikke krav på noen form for godtgjørelse i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet, eller i forbindelse med eventuelle befaringer, avklaringer eller møter i tilbudsprosessen.
13.10 Avvisning
I konkurransen vil avvisningsreglene i FOA §§ 11-10 til 11-13 komme til anvendelse.
13.11 Avklaringer
Etter at tilbudene er kommet inn, kan SPK foreta avklaringer av tilbudene med den enkelte tilbyder innenfor de regler som følger av Forskrift om offentlige anskaffelser kapittel 12.
13.12 SPKs forbehold
SPK anser ikke å ha inngått noen forpliktelse før endelig kontrakt er signert. SPK forbeholder seg retten til å velge og ikke gjennomføre anskaffelsen, uten at dette skal medføre noen krav fra leverandørene. SPK forbeholder seg retten til å forkaste alle innkomne tilbud, helt eller delvis, og utlyse ny konkurranse dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA § 13-1.
14 Tildeling av kontrakter under rammeavtalen
14.1 Gjennomføring av avrop
Avrop under rammeavtalen gjøres skriftlig, via e-post eller pr. brev. SPK vil utarbeide en kravspesifikasjon hvor behov og omfang spesifiseres. Rammeavtaleleverandøren skal besvare henvendelsene fra SPK i henhold til de frister og rutiner Leverandøren har forpliktet seg til i sitt tilbud.
14.2 Tildelingsavtaler
For de enkelte avrop som gjennomføres under rammeavtalen skal SSA-B enkel legges til grunn.