Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger Viken Skog SA
Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger Viken Skog SA
Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger | 28.06.2023
5
1. INNLEDNING
Åpenhetsloven trådte i kraft 1. juli 2022. Xxxxx skal fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og dessuten sikre allmenheten tilgang til informasjon.
Xxxxx pålegger virksomhetene en informasjonsplikt og en plikt til blant annet å gjennomføre aktsomhetsvurderinger. Viken Skog og konsernet er omfattet av loven.
En aktsomhetsvurdering er etter åpenhetsloven en undersøkelse og vurdering om det er noen faktiske, eller risiko for, negative konsekvenser for menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet, leverandørkjeden og andre forretningsforbindelser. En del av vurderingen er å forebygge og redusere slike skadevirkninger.
Dette dokumentet er en redegjørelse for aktsomhetsvurderinger i henhold til åpenhetsloven §5. Vurderingene viser at Viken Skog dekker grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, antikorrupsjon og miljø og sikkerhet på arbeidsplassen. Dette dokumentet er utarbeidet for å oppfylle Viken Skogs plikt til å redegjøre for aktsomhetsvurderinger.
Redegjørelsen vil oppdateres og offentliggjøres årlig innen 30. juni, eller ved vesentlige endringer i vår virksomhets risikovurderinger.
2. ORGANISERING, ANSVARSOMRÅDER OG RETNINGSLINJER FOR OPPFØLGING AV ÅPENHETSLOVEN
2.1. Virksomhetsområde
Viken Skog SA er et samvirkeforetak eid av om lag 9 000 skogeiere i Viken, Vestfold og deler av Innlandet. Disse representerer ca. 8,5 millioner dekar produktiv skog.
Samvirkets formål er gjennom bærekraftig ressursutnyttelse å sikre langsiktig råderett og avkasting på andelseiernes skogeiendommer. Dette gjør vi ved å tilbyd rådgivende tjenester og, kjøp og salg av tømmer.
2.2. Organisering av virksomheten
Viken Skog er organisert på følgende måte:
2.3. Ansvarsområder
Aktsomhetsvurdering x Xxxxx Xxxx involverer flere roller og krever et systematisk samarbeid, ansvarsmatrisen under viser roller og ansvar i den sammenheng.
Rolle | Ansvar |
Styret | Forankre ansvarlighet i virksomhetens retningslinjer. |
Daglig leder | Overordnet ansvar for å implementere og følge opp. |
Ledergruppen | Plikt til å utføre aktsomhetsvurderinger i samarbeid med øvrige funksjoner i virksomheten. Plikt til å redegjøre for aktsomhetsvurderinger i samarbeid med øvrige funksjoner i virksomheten. |
Kommunikasjon | Sikre rett til informasjon – informasjonsplikten. |
Øvrige stabsfunksjoner | Spesifikke ansvarsområder som berøres av aktsomhetsvurderingen og redegjørelsen, involveres når det er aktuelt. Eksempelvis Kvalitet og miljø, HR og HMS. |
2.4. Styrevedtak og retningslinjer
Styret x Xxxxx Xxxx har vedtatt rolle og ansvarsfordelingen som vist i tabellen over. Ansvarlighet og etterlevelse av åpenhetsloven er implementert som en del av virksomhetens retningslinjer og styringssystem i tråd med OECD sin modell for gjennomføring av aktsomhetsvurdering.
Dette inkluderer rutine for å:
• kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser
• iverksette egnede tiltak for å stanse og forebygge negative konsekvenser
Implementering av retningslinjene i styringssystemet skal sikre at ansvarlighet og etterlevelse av åpenhetsloven gis en faktisk og operasjonell forankring i virksomheten. Videre har Viken Skog retningslinjer om forretningsetikk som underbygger god forretningsskikk. Dette innarbeides som et vedlegg til avtale i leverandørkjeden.
Leverandører er forpliktet til på forespørsel fra Viken Skog å dokumentere hvordan dette ivaretas. Krav om å dokumentere dette arbeidet kan gjøres på følgende måter:
• Spørreskjema og/eller
• Egenerklæring fra leverandør og/eller
• Oppfølgingssamtaler med oppdragsgiver og/eller
• Egen eller uavhengig tredjepartskontroll av arbeidsforholdene
Brudd på de etiske retningslinjene innebærer kontraktsbrudd og gir Viken Skog rett til å pålegge underleverandører å rette opp mangler, innen en gitt tidsfrist.
Dersom retting ikke gjennomføres innen fastsatt frist, kan Viken Skog ved alvorlige brudd pålegge stans i arbeidene og heve kontrakten
2.5. Kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser
Aktsomhetsvurderingene utføres i henhold til ansvarsmatrisen i punkt 2.3. Det er utarbeidet retningslinjer som er implementert i vårt styringssystem for hvordan Viken Skog skal aktsomhetsvurdere i henhold til åpenhetsloven. Retningslinjene inneholder beskrivelse av kravene åpenhetsloven stiller til de enkelte stegene i aktsomhetsvurderingen og hvordan resultatene fra vurderingen skal publiseres.
I styringssystemet er det et varslingssystem som kan benyttes dersom det avdekkes faktiske eller mulige konsekvenser knyttet til blant annet brudd på menneskerettigheter. Dette varslingssystemet håndterer varsler og klager fra egne ansatte, etterfulgt av et detaljert oppfølgingsløp for å sikre god behandling.
2.6. Iverksette egnede tiltak for å stanse og forebygge negative konsekvenser
Retningslinjene i styringssystemet inneholder veiledning for å iverksette og følge opp tiltak etter funn av faktiske eller mulige konsekvenser i virksomheten.
Dokumentet beskriver hvordan vi skal gå frem når vi håndterer slike konsekvenser og hvem som har ansvar for å følge opp tiltakene internt.
3. AKTSOMHETSVURDERINGER
3.1. Utvalg og avgrensning
For å gjennomføre aktsomhetsvurderinger velges det ut leverandører og samarbeidsparter som kartlegges i henhold til punkt 2.5.
3.2. Metode for kartlegging av risiko
Med utgangspunkt i punkt 3.1. er det et utvalg leverandører og samarbeidspartnere som skal kartlegges for mulig risiko for faktiske og potensielle negative konsekvenser.
Som metode benyttes et digitalt spørringsverktøy som leverandører og samarbeidsparter plikter å svare på etter en gitt frist. Dette spørringsverktøyet gir et grunnlag for å stille spørsmål som gir et godt informasjonsgrunnlag for videre oppfølging.
Med utgangspunkt i innhentet informasjon vurderes det hvorvidt svarene er tilfredsstillende i henhold til åpenhetsloven, og om det er nødvendig med ytterligere tiltak og oppfølging.
Dersom svarene ikke er tilfredsstillende nok, vil punkt
4. følges.
Det er i kartleggingen ikke avdekket brudd på krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, antikorrupsjon og miljø og sikkerhet på arbeidsplassen i egen virksomhet eller i vår leverandørkjede.
4. TILTAK FOR IDENTIFISERTE KONSEKVENSER
Dersom kartlegging av risiko gir funn på faktiske eller potensielle negative konsekvenser, vil tiltak iverksettes. Hvilke tiltak som skal iverksettes, avhenger av type konsekvens. Dette vurderes i hvert enkelt tilfelle.
4.1. Hovedfunn – risikovurdering av egen virksomhet
Det er gjennomført aktsomhetsvurdering av virksomheten. Vurderingene viser at selskapet dekker grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, antikorrupsjon og miljø og sikkerhet på arbeidsplassen.
4.2. Hovedfunn – risikovurdering av leverandørkjede
Det er i kartleggingen av leverandørkjeden ikke avdekket brudd på krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, antikorrupsjon og miljø og sikkerhet på arbeidsplassen.
4.3. Tilgjengelige tiltak
Viken Skog vil gjøre nødvendige tiltak dersom aktsomhetsvurdering skulle resultere i faktiske eller potensielle negative konsekvenser.
Eksempler på mulige tiltak kan være ekstraordinære revisjoner, internkontroller med handlingsplaner eller andre former for sanksjoner.
4. KONTAKT OG INFORMASJONSKRAV
For spørsmål om redegjørelsen og Viken Skogs tilnærming til grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, kontakt kommunikasjonsavdelingen.